时间管理学员手册样本.docx

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时间管理学员手册样本

一．课程简介

二．时间管理基本

三．提高效率时间管理工具

四．提高效能时间管理思路与办法

五．制定并实行你筹划

课程介绍

一．课程简介

关于时间管理研究已有相称历史。

犹如人类社会从农业革命到工业革命再到信息革命，时间管理理论也可以分为四代。

●第一代理论着重运用便条与备忘录，在忙碌中调配时间与精力。

●第二代理论强调长/中/短期日程表，反映出时间管理已注意到规划将来重要。

●第三代理论注重优先顺序观念，即根据轻重缓急设定短、中、长目的，再逐日订定实现目的筹划，将有限时间精力加以分派，争取最高效率。

●第四代理论主张核心不在于时间管理，而在于个人管理，与其着重于时间与事务安排，不如重心放在提高人工作和生活质量上。

强调以原则为重心，以良知为导向，针对个人独有使命，协助个人平衡发展工作和生活中不同角色，并且全盘规划寻常生活。

课程目的：

成果：

自然法则：

时间管理基础

二时间管理基本

（一）时间管理基本概念

1“时间”是什么？

[Timeis]acontinuum---inwhicheventssucceedoneanotherfrompastthroughpresenttofuture.

-----Webster’sDictionary

[时间]区别事件发生先后顺序量度。

符号为T，单位为秒。

时间是加在空间三维上第四维，用时间可以指出因素和后果，并且依照人们知觉可以指出过去、当前和将来------

《剑桥百科全书》1994年第2版

2．“时间”这一概念中最主线要素是“”。

因此“时间管理”就是一种“”。

3．时间，咱们无法“管住”它，不让它流逝，“子在川上曰：

逝者如斯夫!

”但咱们可以管理时间用法，有选取地运用咱们时间。

Timemanagementisnotaboutmanagingtime;

it’saboutmanaginghowwechooseuseourtime.

TimeManagement=ChoiceManagement

4．关于事件控制限度及咱们态度

（二）个人组织性几种环节

个人组织性水平测试

对你个人组织性体现状况打分，如果左面一栏所描述状况与你相似，请圈较低分数，如果右面一栏所描述状况与你相似，请圈较高分数，如果状况在两者之间，请圈中间分数。

我总紧张忘掉细节细节我非常有效地解决细节

12345678910

我没有个人组织管理系统，组织性我总随身携带个人组织管理

各种事情分散于我家中，12345678910工具以管理我时间和信息

办公室，公文包内

我以随机方式安排自己活动优先级我总是将每周、每天活动

12345678910按优先顺位排序

我没有有效办法来记录对人承诺我有有效办法来记录和

和管理我对别人承诺12345678910管理我对别人承诺。

拖沓是我别称拖沓我有某些有效做法使我不拖沓

12345678910

在记住别人对我承诺方面别人对你承诺我有一种好系统来记住别人

我存在问题12345678910对我承诺

为将来做筹划？

你在开玩笑！

筹划我有一种好系统以筹划

12345678910将来事件和活动。

我不能给出电话/会议上文献电话、会议和其她沟通方式

说了什么证据12345678910所记述事情被井然有序地记录、归挡

由于干扰，我几乎做不成干扰我对于减少和控制干扰有好技巧

任何事情12345678910

我办公桌太乱，办公桌我办公桌总是整洁有序

我不能确认东西放在哪里12345678910

我总有太多事情记着要做，贯彻我运用有效办法贯彻每项活动和承诺

很难集中于手头工作12345678910

Ø记录资料表白，在接受“时间管理”培训后，如果学员持续运用一套自我时间管理系统，其在个人组织性11个方面所体现出技巧、行为和态度会呈现明显正向变化。

这11个方面是：

筹划性、优先顺序、组织性、文献管理、细节解决、避免拖沓、对付干扰、办公桌管理、记住承诺、对待别人对自己承诺、贯彻办法

Ø依照美国知名测试公司DIAGNOSTICSPLUS，INC，Dr.PaulWeener对70家公司中员工记录分析，持续运用一套时间管理系统达60天员工报告说，她们平均每周可节约3.8小时。

如果更好地运用此系统，她们尚有每周节约2.7小时余地。

Ø如果我每周有额外3.8小时，我将：

（三）为持续不断改进而养成好习惯

1．习惯养成三要素

2．自然法则：

咱们养成咱们；然后，咱们习惯塑造。

提高效率时间管理工具

三．提高效率时间管理工具

（一）筹划与优先

1．Plan：

arrangementforcarryingoutsomefutureactivity.（Proactive，notreactive）

PlanningIs：

Guidelinesforeffectivedailyplanning:

●Reviewvaluesandgoals

●Setspecificdailytasks

●Evaluatetimeversustask

●Anticipateobstacles

●Prioritizetasks

Themoretimewespend---onplanning---aproject，thelesstotaltimeisrequiredforit.Don’tlettoday’sbusyworkcrowdplanningtimeoutofyourschedule.

--EdwinC.Bliss

GettingthingsDone

Case:

MaryKayAsh在开办MaryKay化妆品公司初期听到一则关于查尔斯.施瓦布故事。

（美国一家数一数二钢铁公司BethlehemSteel总裁）一名企管顾问I.Lee对施瓦布说：

“我可以教你如何提高公司效率。

”施瓦布问：

“费用是多少？

”说“如果无效话，免费；但如果有效，但愿你能拨出公司因而省下费用1%给我。

”施瓦布批准说：

“很公平。

”

接着施问Lee要怎么做，“我需要与每一位高档主管面对面谈10分钟。

”施批准了。

Lee开始与所有高档主管会晤，她告诉每一位主管：

“在下班离开办公室前，请写下六件你今天尚未完毕，但明天一定得做事。

”主管们都批准这个主意，并在开始实行这个筹划后，她们发现自己比此前更专心了，由于有了这张表，她们会努力完毕表上事情。

不久后来，公司生产力有了明显改进，几种月后，由于效果惊人，施瓦布开了一张35，000美元支票给Lee，并附了一种条，上面写道：

这个主意是我所学到主意中产生效益最大一种。

（在1930s这应当很值钱了）

MaryKay说：

“当我听到这个故事后心想，如果这个办法对施瓦布而言值35000美元，对MaryKay也会有同样价值。

”因而，她开始在每天下班前写下六件明天要做重要事情，并且也勉励业务员这样做。

今天MK化妆品公司拥有三十多万业务员，印刷了上百万份粉红色小便条本，每一张上写都是：

“我明天必要做六件重要事项。

”

★为什么要做筹划?

为是在必要牺牲什么时候不作出错误牺牲。

每天筹划时间犹如在使用杠杆来撬重物，代价很小，10-15分钟，但获益是整个一天有序与高效。

（诸如清晰地界定每件任务所需时间，增长对更重要任务关注，在每天结束时更有成就感）

★几种不做筹划借口

A．没有时间。

72%人以此为不做筹划借口（DanielHoward-《TheTimeTrap》）这些人事实上是在说做筹划没有看电视、读报纸或多睡15分钟重要。

如果你开始每一天是没有筹划，你是PROACTIVE，还是REACTIVE？

B．我已经懂得我要做什么，为什么还要花时间筹划呢？

每天的确有许多程式化事情（routinetasks）需要完毕，有时候这些事情占据了咱们大量时间，但是尚有无某些不这样明显但却和咱们深层次理念有关联事情呢？

如果你曾问过你自己你想从生活中得到些什么，你想为你事业或家庭做些什么，许多事情会浮出水面，而不但仅是那些程式化事情。

为了那些将来将发生事件，每天筹划是必要，甚至是至关重要。

C．筹划不适合我，我经常被打扰。

许多人均有这样经历：

工作正进行到紧要关头，打扰接踵而至。

有许多办法来对付打扰，如果你控制了它们，它们就有也许变成机会而不是干扰。

如果打扰已变成家常便饭而不是偶尔发生事，咱们就要仔细筹划要完毕任务数量或完毕它们所需要时间与咱们所能运用时间相比与否适合。

如果时间有限，可以将任务提成小某些你可以在活动干扰间歇将它们各个击破。

D．当我面对一串我必要要做事情时，我感到受约束（有被束缚感觉）

——面对现实，“事情”并不会由于你不写下来而消失

——把“每日筹划”当做工具

2、Prioritizing:

OrderingEvents

Prioritizingis：

（1）80/20原则

意大利经济学家帕雷托（Pareto）发现80%财富在20%人手里，日后许多人发当前其她领域也有类似规律，记录分析学家将它发展成一种图表叫（ParetoDiagram）,许多大公司都用它作为一种分析工具。

例如：

80%salesfrom20%customers

80%profitfrom20%productline

80%problemsfrom20%employees

Douglas，MerrillE.andDonnaDouglas.《ManageYourTime，ManageYourWork，ManageYourself》1989,NY:

AMS

80%pronecallscomefrom20%callers

80%mealsorderedinarestaurantcomefrom20%itemsonmenu

80%ofallTVviewingisspentwatching20%shows.

LeBoeuf，Michael.《WorkingSmart》

80%dirtison

20%floorareasthatishighlyused

80%interruptionscausedby20%interrupters.

（2）WilliamE.MooreCase

Moore于1939年大学毕业后，在哥利登油漆公司找到业务员工作。

当时月薪是160美元，但满怀雄心壮志Moore仍拟定了一种月薪1000美元目的。

当她逐渐对工作得心应手后，她立即拿出客户资料以及销售图表，以确认大某些业绩来自哪些客户。

她发现，80%业绩都来自于20%客户中，同步，不论客户购买量大小，她花在每个客户身上时间都是同样。

于是，她把其中购买量最小36个客户退回公司，然后全力服务别的20%客户。

80/20法则成了Moore秘方，第一年她就实现了月薪1000美元目的，次年容易超越了这个目的，而成为美国西海岸知名油漆制造商，成了（Kelly-MoorePaintCompany）董事长。

★集中精力在能获得最大回馈事情上；别耗费时间在对成功无益事情上。

（记住：

这不是让你唯利是图，而是让你在做事时想着它和你理念有多大关联）

（3）A/B/C/系统

ABC：

A-Vital，mustbedone;

B-Important，shouldbedone;

C-Trivial，nicebedone.

在决定期可以问自己下面问题：

-不完毕有什么后果？

-如每天只能做几种做哪几种？

-哪些是和目的直接有关？

-哪些是高回报？

（不但仅指眼前）

-哪些活动直接支持我扮演角色？

（雇员，丈夫，爸爸，孩子，）

（二）工具

1．每月月历

（1）会议与约会

●在详细某天

●在特殊性时间

●你必要亲自出席

（2）值得纪念特殊事件

2．“本月任务”

在本月前就已筹划好要发生在本月，但详细时间未定活动

3．“任务”

今天要做事情：

●工作时间活动

●工作时间之外活动

在每周将“本月任务”移转到本周详细某天

在下班之前筹划好明天要做“任务”

4．“优先级”划分

A：

今天必要做事情

B：

今天应当做事情

C：

今天可以做事情

5．每日筹划将“会议与约会”及“任务”准时间排好

6．关于“承诺”

●别人对你承诺：

记录别人对你承诺-记在“每日筹划上

●若该承诺不发生在本月，记在“将来任务”上

●设立记录承诺专页，记在该页上

●你对别人承诺：

记录你对别人承诺

●将“会议与约会”记在每月月历上

●将有详细日期活动记在“每日筹划”相应栏

●设立记录承诺专页，记在该页上。

7．信息记录

（1）电话交流信息记录

（2）筹划会议

（3）筹划与别人沟通

8．A-Z标签

（1）记录电话号码或姓名

（2）储存信息字母索引

（三）工具使用技巧

1．四把钥匙：

●

●

●

●

2．四种办法：

●优先排序

●监控进展

●记录事项

●整合连接

提高效能时间管理思路与办法

四、提高效能时间管理思路与办法

●为什么有人忙来忙去，却不懂得自己在忙些什么？

-没有目的。

●为什么有人达到目的后以为没故意思，或发现这不是她想要？

-目的没有与价值观（人生信条）相联系。

（一）效率与效能

（二）产品与产能

（三）指南针与金字塔

●

价值观：

价值观举例：

忠诚、正直、善良、真诚、慷慨、幽默、合伙、亲情、情谊、家庭、财富、智慧、自由、责任感、创造性、同情心、有条理、节俭、权力、健康、教诲、事业、坚韧、高兴、美丽、勇气、冒险、追求卓越、内心宁静、积极心态、经济上安全

●角色：

三个工作中角色

三个生活中角色

●使命：

（四）时间管理象限

事务分类表

偏重成果

1.偏重第一类事物

2．偏重第三类事物

3．偏重第三、四类事物

着重第二类事务

（五）“大石头”理论

制定并实行你筹划

五、制定实行你筹划

（一）管理办法六原则

1、一致：

个人抱负与使命、角色与目的、工作重点与筹划、欲望与自制之间，应和谐一致。

2、平衡：

管理办法应有助于生活平衡发展，提示咱们扮演不同角色，以免忽视了健康、家庭、个人发展等重要人生层面。

有人觉得某方面成功可以弥补她方面遗憾，那终非长期之计。

难道成功事业可以弥补破碎婚姻、孱弱身体或性格上缺失？

3、有重心：

抱负管理办法会勉励并协助你，着重于不紧急但却极重要事。

4、重人性：

管理重点在人，不在事。

行事固然要讲求效率，但以原则为重心者更注重人际关系得失。

因而有效个人管理偶尔会牺牲效率，迁就人因素。

5、能变通：

管理办法因人而异，不可一成不变，须视个人作风与需要而调节。

6、携带以便：

目在于随时参照和修正。

（二）个人管理四环节

●拟定角色

●选取目的

●安排进度

●逐日调节

附录

附录

1．.文献管理

记录资料表白，超过90%人在办公桌上堆资料（StackManagement）人们堆资料因素如下：

（1）提示自己要做某事

（2）怕再也找不到它们了

（3）还没有决定什么时候做它们或在那里存储这些资料

通惯用堆办法会将你办公桌变成文献堆。

咱们探讨一种控制这种状况办法可以使你办公桌成为能集中精力工作地方，提高工作效率。

TimeActivate是解决问题核心。

TimeActivate是指将活动时间化。

即：

a.WhatIneedtodo;

b.WhenIneedtotakeaction;

c.Whereanynecessaryinformationisstored.

为了懂得必要信息存储在哪里，一方面要找个存储地方。

在办公桌抽屉中按字母顺序存储是个好办法。

桌上纸可分两类：

“活动”和“信息”。

典型“活动”有：

备忘录、报告、要付帐单；典型“信息”有：

历史资料、供参照资信，数据。

决定是哪一类时，问自己：

这片纸与否要引起一种行动？

如果是，它什么时候发生？

将它记在“小秘书”上，并将此纸存档。

如果不是，它是不是尚有用？

如果不懂得或不能区别什么时候用，就扔掉它。

或者设立一种永久或长期档案来存此类信息。

但专家记录那些储存超过一年资料，其中只有5%会再用。

因此，在存之前仔细考虑一下，并附一种存入时间，或建一种关于档案存入时间日程表。

2、SMARTGOAL

Specific

Measurable

Agreeduponinwriting

Realistic

Timeactivated

（耶鲁大学记录资料）

a.83%人没有明确表达出来目的

b.14%有详细目的，但没有写下来

c.3%有详细且书面目的

B组平均收入倍于A组，C组平均收入倍于A组。

3．Case:

（1）ConradHilton：

Hilton将她成功全归功于目的魔力。

1929年经济萧条打击了希尔顿。

自股市大崩盘后，没人想要旅行，就算有，她们也不会住进希尔顿在代中收购那些旅馆。

到了1931年，她债主威胁要撤销抵押权。

不但她洗衣店被典当，她甚至还被迫向门房借钱以糊口。

在潦倒之际，她偶尔看到了沃尔多夫饭店（WaldorfHotel）照片：

6个厨房、200名厨师、500位服务生、间房间，尚有附属私人医院与位于地下室旁私人铁路。

她将这张照片剪下来，并在上面写上“世界之最”。

希尔顿事后形容1931年：

“那段迷失而混乱日子真是连想都不敢想。

”但那张照片自此就保存在她皮夹里。

当她再度拥有自己书桌后，她便将照片压在书桌玻璃板下，每天看着它。

在事业渐有起色并且买了新大桌子后，她仍把那张贵重照片放在玻璃板下。

后，1949年10月，希尔顿买下了沃尔多夫饭店。

（2）LewisJ.Walker:

前美国财务顾问协会总裁刘易斯·沃克在回答记者问题：

“究竟是什么因素使人无法成功？

”时说：

“模糊不清目的。

”记者请沃克进一步解释，她说：

“我在几分钟前问你，你目的是什么？

你说但愿有一天可以拥有一栋山上小屋，这就是一种模糊不清目的。

问题就在‘有一天’不够明确，由于不够明确，成功机会也就不大。

”“如果你真但愿在山上买一间小屋，你必要先拟定在哪座山上造一种什么样小屋，它当前值多少钱，你打算什么时候拥有它，为此每月要存多少钱……”“如果你当前30岁，但愿自己在65岁时有100万美元，你只要每月存100美元，再加上复利计算利息，就可实现这个愿望。

但如果你不采用任何实际行动，你就只能寄但愿于摸彩票中大奖了。

”

4．Thetyrannyoftheurgent:

Urgencyengulfsthe[time]manager；yetthemosturgenttaskisnotalwaysthemostimportant.Thetyrannyoftheurgentliesinitsdistortionofpriorities...Oneofthemeasuresofamanageris[the]abilitytodistinguishtheimportantfromtheurgent，torefusetobetyrannizedbytheurgent，torefusetomanagebycrisis.

-R.AlecMackenzie

TheTimeTrap

5．建造人生金字塔

知行合一，将价值观体现于每日活动中，千里之行始于足下

把握今天

由于昨天但是是一场梦

而明天只是一种幻影。

但是好好地度过今天，

就会让每一种昨天都是一场美梦，

而每个明天都是可预见但愿。

因而，好好地把握今天。