婚礼项目管理方案说明书.docx
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婚礼项目管理方案说明书.docx
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婚礼项目管理方案说明书
婚礼项目管理方案说明书.
婚礼进行曲
项目范围管理一、
首先是明确项目目标1.
29日举办一个快乐的中西结合式婚礼年成果:
在20099月8日日—10月工期:
2009年6月16万元人民币。
成本:
项目总投资为两个关键:
1)不仅是婚礼的利害关系人快乐,婚礼来宾也要感觉快乐。
)由于婚礼是在男方的家乡举行,所以必须照顾到云南当地的风俗2习惯。
WBS
界定需要做哪些工作,形成2.
个月做的项目筹备,所以可事先分3这个通常比较复杂,由于我们是提前为三个阶段来进行规划:
日(婚礼前一周)月221日——2009年9年①婚礼准备阶段:
20096月29日(婚礼当天)2009年9月②月婚礼执行阶段:
2009年923日——日(假期结束)10月7日——2009年9月302009年③婚礼收尾阶段:
(确定项目组相关人员是项目计划的第一步)婚礼筹备组人员介绍:
勇——新郎璠——新娘父——新娘的父亲,言出必行母——新郎的母亲,传统、细腻、有见地梅——男方的妹妹,昆明当地吃喝玩乐很熟悉鹏——男方的妹夫,管理协调能力较强,人缘不错爷——男方的爷爷,家族中最有威信的慈祥长者琴、色——伴娘萧、东——伴郎
项目计划编工作内执计验完成收人时间质-2-
量婚礼准备阶段
1.确定婚礼筹备组成员勇、璠6月6
名日2
(男方的家人和出1亲朋
(女方的家人和出贵宾勇(新郎新娘的朋友同学母3整体统计人数、预3馆、确定酒席数量
宴席餐单、价确认婚宴现场的音4效5婚置、婚礼路线等细节(妹妹找的酒店还包-3-
括赠送婚礼新房、婚宴主持和跟车摄影、新娘服饰、化妆等服
务6预订蜜月旅行路线3京滇之间的来回机
7确定伴郎、伴娘人梅31-个(最好各选,方便对方因某确定因素突然出现席的问题8确定主婚人证婚人3婚车数量及相关司梅
新娘开始皮肤保养9
塑身计
挑选婚纱影楼、预10勇3时间、拍婚纱
前
11.璠选片、决定是否加印月8-4-
日31照片、喷绘婚纱照签前名卷和迎宾X展架月母、912.结婚物品采购:
新家
2布置用品(彩球、梅条、喜字、拉花)床上用品家具电喜贴、红包、喜烟喜酒、饮料、糖、生、瓜子、茶叶、果、其他物品、预新娘手捧花13设计婚礼抽奖活动
3节、并购置抽奖活奖6-1(答谢礼勇143(新郎西服一套、娘敬酒服一套、婚
及伴娘礼服酒店提、结婚戒指或租赁)新娘化妆品长辈、母发喜贴给亲友、15.月8-5-
日31邻里前9月16.再次确认主、证婚人、
2对于重要亲
勇17电话通知昆明当地3友、朋友、同
再次确认并及时反182亲友受邀信息及人婚礼执行阶19新郎新娘抵达昆勇2召开婚礼筹备组第202勇次见面会议,由家上持,明确各方亲友期望值和当天主要件,两位新人做好记录员21.分配具体人员及家中9及爷月-6-
27日车辆,准备婚礼前后男方族下午的女方父母接待及同家要游人员,并沟通确定主
成游玩路22请清洁公司彻底打
新2
23布置新房(贴喜字母
拉彩条、拉花、放2球等准备喜糖子、花生等招待客的点24去酒店确定婚礼主人并沟通当天活动勇2节、新娘试穿并挑婚纱礼勇新娘父母抵达昆明252店;同时预订新娘宿酒店及房间(婚迎亲地点)双方父母欢聚晚宴26.月9勇母、28日-7-
9月勇、璠宴后新娘做好美27.晚28日甲、新郎和伴郎伴娘电话沟通好第二天的
抵达时间及再次确注意事新郎新娘分别注意勇28
2息养好精神,期待
婚礼当
2
30
29起
30新娘早餐后乘车往梅30
店婚礼部化鹏3开始扎婚礼花车、31
结并装饰婚礼车队1请大家吃早餐并给00
机派红包、接新郎伴00
32伴娘到达化妆室开琴化妆33.10璠梅、服装及化妆造型完毕:
00
后返回新娘的酒店房-8-
间10:
璠新娘藏好新鞋,迎接34.
20父母过来房间
35姐妹团点好餐送至琴1
22
店房间大家一起吃新郎、伴郎发型做136
后和兄弟团一起到0酒店附近准备迎亲萧1也是一起先吃好午
22
371伴郎准备好鲜花、萧301琴伴娘给新娘随时补3830
及准备好问题和设障敲喜门、回答姐妹39152各种问题、唱云南萧地民歌打动新娘、门缝里塞红包、姐妹团开门、新郎带领兄弟们开始抢人、新郎-9-
摄影开始拍(找新鞋)
摄:
勇、璠1240.新郎向女方家长作出
00
承诺、新郎新娘向母敬1新郎背新娘出门,勇4102
彩带,踩气
(142新郎背新娘下电梯12兄弟团设置障碍,调度伴郎开车门达婚车伴娘提好新娘裙拖车队出143车队到达新房所在48区,一直开至楼
144新郎背新娘出婚车52鞭炮响、伴郎提前好电梯、新人进门喷彩带,踩气球,人欢1小孩子滚床、新娘45
58在喜床上等待会客
:
色46.伴娘准备好茶及跪垫琴、12-10-
58(要行跪拜礼)
:
勇、璠1347.新郎新娘给男方父母
—02族及中长辈逐一敬
茶
长辈给红包并送祝114
(148新郎、新娘、伴郎2调度伴娘及婚车队重新发,开始随车队巡1整个城市、途径某52
园进行婚礼当天的题摄像及摄影(所随行人员可入镜49酒店筹备人员单独1发提前至酒店安排亲3午宴150最后检查酒席安排
0音响、新娘换装房亲
等细151喜糖及小点的酒席桌面摆设和婚礼墙贴画亲友30前沟通-11-
:
16婚礼车队抵达酒店52.
52
梅53.:
安排好几个素淡小菜16
给新人及伴郎伴娘5行迎宾前备餐,以体力不支。
签到处1员门口就位12
萧154伴郎准备好新郎新
迎宾香烟、打火机12
喜糖碟、打开并放好迎宾婚纱展架(置要醒目155在酒店提供的房间琴12
伴娘给新娘补好妆更换新鲜头花、其一人准备提包(替人保管红包156新郎新娘伴郎伴娘
2男方父母门口迎宾
接席带位人员3-5:
18名)就位并开始工作
00
-12-
:
1757.主持人与新人的最后
52确认并沟通细节
17:
主持人准备、音响师58.
52准备、戒指及结婚书准1婚礼仪式正式开始59
00奏乐,新人入场,彩主持人自我介绍、601婚人致词、证婚人0读结婚证书、新人母上台、新郎新娘132
换戒指后三鞠躬、方父母代表讲话、持人向新人问话、母退场、新人喝交酒、新娘召集姐妹到台前、转身向后花婚宴正式开611:
32
:
璠62.新郎新娘退场、新娘勇、18-13-
前换礼服、补妆、换头52花:
63.新郎新娘逐桌敬酒、18
伴郎挡酒伴娘斟酒5新娘派发给席间小友的红122
1抽奖环节开始(提勇643备好的抽奖盒及签
时贴到每位来宾手152
字主持人邀请新上台抽奖、获奖者取礼物并与新人合265宴席结束,新人及勇00
开摄影一天的全程跟结束,派红包66送完所有宾客,酒勇2:
30
结账,派车辆送父母回家并安排好女方父-14-
母的旅游行程、核定下次碰面时间:
勇、璠21新人乘专车回新房休67.
00
婚礼收尾阶68两人做好项目总结勇3预测利害关系人的意度;协助人在筹过程中产生的相关用给予报账;并逐感谢所有婚礼筹备成员的倾心付69给女方父母定好回勇3机票、陪同送往各族亲男方家族欢迎新成170聚1两方家长及儿女共71
中秋72送女方父母回1勇月3日73.10勇、准备开始短期蜜月旅璠月-15-
日行(昆明——大理—3———丽江)日7
勇174由丽江返京,给双父母致电问候及平日项目时间管理二、
在项目范围明确后,根据项目目标分解得出的时间节点,行成进度表也1.就是项目时间基准。
以进度表衡量实施过程中的进度绩效,确保各项目动按时完成1-1时间节完成情阶
分衡量日—2002200备阶2日—2002行阶2003日—2001尾阶2009.3总体
价
里程碑计划2.针对项目的目标要求,初步拟定该项目的重大里程碑计划,制作该项目实施的反映重大里程碑事件关系的里程碑计划图。
-16-
任务A任务B
任C任DE
任务
说明:
里程碑事件如下:
预订婚A任务:
整体统计参加婚礼人数、礼场馆、确定酒席数量与宴席餐单、价格拍婚挑选婚纱影楼、B任务:
预约时间、纱照:
结婚物品采购任务C:
婚礼当天整体仪式及婚宴D任务:
蜜月旅行任务E项目费用管理三、
通过估算、整合,行程项目的费用基准,对项目费用变更加以控制,目的是确保项目按照规定的预算完成。
由于新郎的妹妹是已婚人士,整个婚礼过程也是在昆明市举行的,所以其
中大部分活动可采用类比估算法估算;也综合了一些活动的市场价格表(如机票、婚纱照等费用)。
-17-
该项目分三个主要阶段,所以预算也是拆分开来的。
日9月22年2009年6月1日——2009婚礼准备阶段:
①
实际预算主要任务支出金额
0.0.2确定项目筹备人员的电万万沟通成本及酒席订采购结婚用品及新郎新2.1服装、戒万0.3婚纱摄影及加印喷绘0.2万万
0.30.2新郎新娘来回机票预万万
2.8万
婚礼执行阶段:
2009年9月23日——2009年②9月29日
主要任预实金支
0.接待亲友及预支给统筹0.员采购及调度费万万
1.喜宴及红包支1元万元1.81.7合计
-18-
万元万元
7日年日——200910③月婚礼收尾阶段:
2009年9月30实际预算主要任务
支金0.0.接送女方父母及为亲友万万购礼物支
0.0.蜜月旅行开万万
1.0.万万
总结整个项目过程三个阶段合计最后结果:
万元人民币(计划工作预算成本)即BCWSPV=6
ACWP(完成工作实际成本)即万人民币AC=5.29
EV=PV
因为完成计划的日期与计划的日期完全一致,所以
EV=6万元人民币BCWP(完成工作预算成本)即为有利V=6-5.29=0.71万元人民币≥0=EV-ACV(成本偏差)为有利>1=EV/ACPI(成本执行指数)V=1.13项目质量管理四、
质量管理的目的是为求达到项目既定的质量要求。
如果把项目整体管那么质量管理则是项目具体工作在战术层理看成对项目进行战略层面的指导,次的细化,是从技术层面指导个人实施项目工作的依据。
由于本项目的终极目的是希望每个参与者都能快乐和积极的享受整个过
程。
而分配任务时基本也都是根据每个人自己擅长的领域,所以只要沟通积极得当,没有设置很死板的质量标准要求,更谈不上对参与者的指导。
我相信:
亲情友情和爱情维系起来的纽带,以及明确的分工和目标,会比对各关系人的硬性指标要求更有积极的促进达成效果。
项目人力资源管理五、
-19-
项目人力资源管理包括项目团队组建和管理的各过程,最终使项目人,从而顺利实力资源管理达到“人适其事、事得其人、人尽其才、事竞其功”现项目目标。
通过事后的各项成绩分析来看,我们这个集体项目的人力资源分配十分合
理,确实达到了各展所长、人尽其才的效果。
但请各位不要问我“项目经理是
^_^
谁?
”这个问题可以告诉大家的是面对这种家庭成员共同参与组织的项目,解决项目冲突
(为确保目标达成起的主要方法一定是面对问题,妥协或调和;决不会是强制。
见,也不建议用撤退)六、项目沟通管理沟通是信息交流的过程,对于项目管理来说,沟通就是在利害相关者之间进行信息的交流。
主要分以下几个步骤进行:
1)规划过程组编制沟通沟通规划:
分析及并确定项目利害关系者的信息和沟通需求,a.规划。
2-5次每周。
本项目的沟通频率为每周1次,如遇项目冲突或难题时为沟通方向b新娘女方家长:
沟通需
新男方家长:
沟通需求
新新娘:
讨论综合需求和各方满意度指标
2)执行过程组
信息发布:
向项目利害关系者及时传递所需要的信息。
当遇到京滇两地相关联的活动及确认环节时,秉承规划里的沟通方向及时进行。
3)监控过程组
a.绩效报告:
搜集并传播项目的绩效信息,包括项目状态报告、项目进展报告和项目未来预测。
(略)
b.利害相关者管理:
满足项目利害相关者的信息需求,并与项目利害相关者一起解决沟通中的问题,从而满足项目沟通的需求。
由于本项目利害相关者从一开始就确定了是家人,所以频繁的沟通和共同参与感的激励,反而通过各自辛苦的付出增进了彼此的了解和亲密感情。
这也是对一个家庭的新成员来讲,双方最好的收获和体验。
七、项目风险管理
项目风险包括项目风险管理规划、风险识别、分析(定性/定量)、风险-20-
应对和风险监控的过程。
项目风险管理的目标是增加积极事件的概率和影响,降低消极事件的概率
和影响。
风险管理规划1.
在风险规划阶段,我们主要件评估了以下项目风险范围:
风险类已知风险和已未知风
1品味:
喜宴环境、餐单味和新房布置与新人的赏角度不绩效与可靠性:
对活动2标的理解与实际需求不在配合实施过程中改3风费用标4估算:
估算错
理风5计划:
项目计划质量不
6沟通:
项目沟通未能达理想效
7资源:
项目之间资源冲
8资金:
项目资金不
9优先级:
组织内各项目优先级不清风险10.新郎新娘的感情突然分裂导致组织解散
外部风11.变更:
来宾人数增加或-21-
减少;伴郎伴娘的临时缺险席;酒店音响效果的突发故障或酒店因食品安全问题
造成的不良影不可抗力:
恶劣天气12突发环境(地震、洪水等)2.风险应对规划经过我们的讨论和定性、定量风险分析,制定了面对以上风险的应对策略具体做风险清应策放松要求喜宴环境餐单口味新房布置与新人的风赏角度不喜欢就对活动目标的理解澄清需求实际需求不取信息及时/
/
加强沟风接乐差观(积偏对已出现受,接极偏正可)受的纠-22-
变取权差采措施何任不采取在配合实施过程中改接受
行风变费用标)
纠正措估算错
风)
项目计划质量不
理计风项目沟通未能达成想效风设法将件到限度内筹急应立项目之间资源冲突建受接-23-
时源同风险备资计后备(积做好接划极
)
项目资金不提用账户风备20本)
组织内各项目的优级不清风
发到(WBS员手新郎新娘的感情突风怎么分裂导致组织解来宾人数增加或预计预风少多人伴郎伴娘的临时最少人)/席来预订酒席极备后请邀B)受酒店音响效果的突发C故障或酒店因食品安人员;-24-
与酒店签订C全问题造成的不良影中书响合同的此生定发规
恶劣天气或突发环气应急计风(地震、洪水等
八、项目采购管理涉及如何利用组织外的资源满足项目需求,对于这一过程首先要进行判断:
同样一件工作,在北京完成与云南完成购买哪一种方式更方便快捷?
新娘自己购买与委托男方亲友购买哪一种更经济实惠?
哪些购买行为会决定利害关系者的满意度关键指标?
由于整个项目的支出都来自新郎新娘共同支出的婚礼账户。
故先假设新郎新娘的自行采购活动为自制,其他为外包。
所有外包的采购活动,虽然有一定的计划范围和预算,但由于考虑都是家人的关系,如遇到对方超支要求及不具备采购发票和收据的报账情况,一律不予追究和过问。
该过程中的合同管理只涉及到我方代表人与酒店签订的买卖合同,此合同为固定总价合同。
合同收尾也基本愉快,虽然因为有加桌情况增加了一桌的餐饮费用,但双方均未发生任何违约责任,皆大欢喜。
九、项目总结报告1.项目里程碑检查报告:
质量合格,进度正常.项目沟通状态报告:
完全符合预期每周一次的预期,未出现紧急情况沟2通任务.任务完成质量报告:
项目过程的每个月底会进行任务活动总结,均验收3合格.重大突发性事件的报告:
风险清单中的情况只有来宾人数一项出现4-25-
增加9人左右,采取预先制定的风险应对措施通知酒店加桌实现。
5.项目变更报告:
费用变更在全过程中均有出现,但总体都在预算范围内。
6.项目进度报告:
全部按计划时间点完成。
7.项目费用报告:
成本偏差和CPI值均呈现有利结果。
8.项目管理报告:
无为胜有为。
9.利害关系者满意度报告:
从双方父母到姥姥、爷爷奶奶、舅舅、姨妈等均交口称赞,其他项目组成员也一并受到了大家的表扬和鼓励。
所有婚礼来宾抽到幸运礼物的兴高采烈,未获得礼物的亦感染到了欢快的现场气氛,席间欢声笑语不断。
特别感谢:
非常非常感谢爷爷对新娘爸妈的饮食照应和观光安排,临走时还赠送了许多珍贵的当地特产,对促进两个家庭更好的融合和增进情谊起到了不可磨灭的作用。
项目撰文:
小勇、乙璠
-26-
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