签约仪式策划案例.docx
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签约仪式策划案例
豪进集团与意大利ITT(E&E)公司技术合作签约仪式
推进方案
一、仪式背景
以“民族品牌,世界技术”为目标的豪进集团,自成立以来即致力于持续提升自身的科技竞争力:
一方面广招贤才,积极打造具有国家级水平的豪进研发中心,进行独立自主的技术研发;另一方面注重与世界先进的摩托车及发动机研发公司展开战略性合作,利用欧美的技术外脑实现豪进集团在技术上的快速提升,紧跟世界先进水平。
意大利技术转让公司(ITT)及旗下E&E公司(Engine&Engineering)是意大利乃至整个欧洲久富盛名的摩托车整车及发动机技术开发公司,拥有一流的研发理念和世界级的研发水平,以开放的心态专门为实力雄厚的摩托车制造企业提供最先进的技术协助。
2007年,豪进集团与ITT及E&E公司正式签订技术研发合作协议,在产品研发的各个领域展开全方位、深层次的技术合作,共同致力于为全球消费者提供具有世界水平的中国精品摩托。
随着战略合作协议的全面签订,双方在发动机领域的首个技术提升项目正式启动,年内将向市场投放一款完全达到欧Ш标准、噪音大幅降低的新型发动机。
本次技术合作在豪进的发展史上将是一个具有里程碑意义的事件,它标志着豪进集团在技术研发领域达到了一个新的起点。
伴随今后一系列的技术合作,豪进将进入一个全新的发展空间。
二、仪式主题:
豪进集团与意大利ITT(E&E)公司技术合作签约仪式
三、仪式时间:
2007年3月15日18:
00-18:
50(详见仪式日程安排表)
四、仪式地点
凤凰城大酒店毕加索2会议厅(全体参会人员约150人指定座号入座),贵宾休息到VIP厅
五、记者专访地点(约3月15日16:
30-17:
30)
凤凰城大酒店到卢森堡厅(刘国杰、黄品、陈必兴、汪建中、陈健、专业媒体记者约15人)
六、晚宴地点(约3月15日19:
00-20:
30):
凤凰城大酒店渔米之乡大厅(集团副总经理级以上领导、政府领导、行业领导、意大利ITT(E&E)公司代表、核心代理商及直供商代表、商家、供应商代表及相关业务负责人、媒体记者等约85人,指定座号入座,其余人员大巴送回公司)
七、主办单位:
研发中心、豪进/凌肯推广部
八、仪式内容:
签约仪式、记者招待会、晚宴
九、参加人员(详见参会人员名单)
参会人员
数量
邀请确认部门
责任人
确认时间
集团领导:
刘国杰、区璧、黄品、集团总部各分公司副经理级以上领导及工程师,着西装戴工牌
约70人
人力资源部
周世远
3.13前确认落实完成,名单报行政部
意大利ITT(E&E)公司代表
约5人
研发中心/出口
黄总\陈总
政府部门领导
约5人
行政部
古焕东
行业领导
约3人
研发中心
陈超
媒体记者
约10人
推广部
刘小军\张学贵
HJ/LK南北核心代理商及直供商代表
约20人
市场部
刘小红
商家相关片区第一负责人
约10人
市场部
刘小红
供应商代表
约10人
供应中心
李勇
相关工作人员
约20人
推广部
王忠峰
总计
约150人
十、仪式主持人:
内招或增城电视台节目主持人(集团行政部确认)
十一、中方翻译:
曹平香
十二、仪式组织
1)、领导小组:
组长:
刘国杰、区璧
副组长:
黄品
组员:
陈必兴、汪建中、陈健、黄兴、李勇、陈世鹏、李琦、樊亚波、韩福林、江金根
2)、筹备小组:
组长:
古焕东
组员:
张学贵、刘小军、王忠峰、杨舜、周世远、罗建、韩巧云、赖晓春、闵利红、刘小红、廖先伟、陈超、曹平香
十三、整体仪式日程(3月15日)豪进集团与意大利ITT(E&E)公司技术合作签约仪式
日期
时间
内容
地点
对象
负责人
备注
14日
全天
签约场地布置,迎接商家及领导
凤凰城及工厂
布置组
王忠峰/邵焕光
参见设计稿及布置图
15日
08:
00-12:
00
签约场地细节落实
凤凰城毕加索会议厅
会议组
王忠峰
试场地并彩排
媒体、商家及供应商报到入住酒店
聚福大酒店
媒体、商家及供应商
刘艳兰/王琴
登记、发资料,设签到台
分2批迎接意大利客人
机场/凤凰城
意大利客人
陈超/曹平香/邵焕光
鲜花迎接
12:
00-14:
00
媒体、商家、供应商午餐
聚福中餐厅
媒体、商家及供应商
刘小军/张学贵
刘总、区总、黄总与意大利客人共进午餐
凤凰城渔米之乡A15
高层与客人
黄品/曹平香
落实用餐场地、饮食等
16:
00
媒体约12人到凤凰城卢森堡会议厅
聚福大酒店
媒体
赖晓春/邵焕光
发会议资料
16:
00
公司与会人员约80人到凤凰城毕加索厅
公司大门口
公司与会人员
赖晓春/邵焕光
着深色西装/衬衣/领带/带卡
16:
30-17:
30
记者专访刘总、黄总、HJ陈总、汪总、出口陈总
凤凰城卢森堡会议厅
公司领导及记者
刘小军/2礼仪
礼仪引导,采访提纲
17:
00
商家及供应商等约50人到凤凰城毕加索厅
聚福大酒店
商家及供应商
赖晓春/邵焕光
发会议资料
17:
10
播放双方宣传片
凤凰城毕加索会议厅
与会人员
王忠峰/礼仪组
入席前贵宾厅休息
17:
50
欢迎政府领导、行业领导、签约双方入席
凤凰城毕加索会议厅
贵宾
刘小军
政府行业官员、签约方到VIP厅休息
18:
00-18:
05
主持人宣布仪式开始及介绍嘉宾
凤凰城毕加索会议厅
全体与会人员
邢恺/曹平香
准备串词,准备双语发言稿
18:
05-18:
10
政府官员致辞
凤凰城毕加索会议厅
全体与会人员
古焕东/曹平香
准备双语发言稿
18:
10-18:
20
刘总裁致辞
凤凰城毕加索会议厅
全体与会人员
杨舜/曹平香
准备双语发言稿
18:
20-18:
30
意大利ITT(E&E)公司总裁致辞
凤凰城毕加索会议厅
全体与会人员
对方翻译/曹平香
准备双语发言稿
18:
30
请贵宾登台见证签约
凤凰城毕加索会议厅
贵宾
邢恺/曹平香
提前确定名单
18:
32
双方签约
凤凰城毕加索会议厅
全体与会人员
闵利红/礼仪
备合同、印章、印泥,2名礼仪协助
18:
35
双方交换文本,互赠礼品
凤凰城毕加索会议厅
全体与会人员
闵利红/礼仪
准备礼品,2名礼仪协助
18:
40
互敬香槟庆贺
凤凰城毕加索会议厅
全体与会人员
闵利红/礼仪
提前准备香槟,4礼仪协助
18:
45
与会贵宾集体合影
凤凰城毕加索会议厅
全体与会人员
王忠峰
媒体及公司摄影师
18:
50
仪式结束
凤凰城毕加索会议厅
全体与会人员
邢恺
礼仪引领到指定地点
18:
50
引导贵宾离会场并前往晚宴现场
凤凰城渔米之乡大厅
贵宾
古焕东/赖小春
政府领导A11厅
18:
55
商家及供应商、副总以上领导,业务关联人员前往晚宴现场
凤凰城渔米之乡大厅
贵宾及业务关联人员
礼仪
19:
00
公司副总以下人员前往聚福酒店
凤凰城正门
公司副总以下人员
邵焕光
20:
30
送媒体、商家及供应商回聚福酒店
凤凰城正门
媒体、商家及供应商
邵焕光
16日
14:
00前
退房并返程
聚福大酒店
媒体、商家及供应商
刘艳兰/王琴
待定
送意大利客人返程
凤凰城大酒店
意大利客人
陈超/曹平香
聚福电话:
020-********,中餐:
135********刘小姐;凤凰城电话:
020-********,会议:
137********王导东;渔米之乡电话:
020-********,137********李生
2、嘉宾仪式日程(3月15日)豪进集团与意大利ITT(E&E)公司技术合作签约仪式
日期
时间
内容
地点
对象
负责人
备注
15日
08:
00-12:
00
媒体、商家及供应商报到入住酒店
聚福大酒店
媒体、商家及供应商
刘艳兰/王琴
登记、发资料
意大利客人入住酒店
机场/凤凰城
意大利客人
陈超/曹平香/邵焕光
12:
00-14:
00
媒体、商家、供应商午餐
聚福中餐厅
媒体、商家及供应商
刘小军/张学贵
刘总、区总、黄总与意大利客人共进午餐
凤凰城渔米之乡A15
高层与客人
黄品/曹平香
16:
00
媒体约12人到凤凰城卢森堡会议厅
聚福大酒店
媒体
赖晓春/邵焕光
发会议资料
16:
30-17:
30
记者专访刘总、黄总、HJ陈总、汪总、出口陈总
凤凰城卢森堡会议厅
公司领导及记者
刘小军/礼仪
17:
00
商家及供应商等约50人到凤凰城毕加索厅
聚福大酒店
商家及供应商
赖晓春/邵焕光
发会议资料
17:
50
欢迎政府领导、行业领导、签约双方入席
凤凰城毕加索会议厅
贵宾
刘小军
政府行业官员、签约方到VIP厅休息
18:
00-18:
05
主持人宣布仪式开始及介绍嘉宾
凤凰城毕加索会议厅
全体与会人员
邢恺/曹平香
准备串词,准备双语发言稿
18:
05-18:
10
政府官员致辞
凤凰城毕加索会议厅
全体与会人员
古焕东/曹平香
准备双语发言稿
18:
10-18:
20
刘总裁致辞
凤凰城毕加索会议厅
全体与会人员
杨舜/曹平香
准备双语发言稿
18:
20-18:
30
意大利ITT(E&E)公司总裁致辞
凤凰城毕加索会议厅
全体与会人员
对方翻译/曹平香
准备双语发言稿
18:
30
请贵宾登台见证签约
凤凰城毕加索会议厅
贵宾
邢恺/曹平香
18:
32
双方签约
凤凰城毕加索会议厅
全体与会人员
闵利红/礼仪
18:
35
双方交换文本,互赠礼品
凤凰城毕加索会议厅
全体与会人员
闵利红/礼仪
18:
40
互敬香槟庆贺
凤凰城毕加索会议厅
全体与会人员
闵利红/礼仪
18:
45
与会贵宾集体合影
凤凰城毕加索会议厅
全体与会人员
王忠峰/记者
18:
50
仪式结束
凤凰城毕加索会议厅
全体与会人员
邢恺
礼仪引领到指定地点
18:
50
引导贵宾离会场并前往晚宴现场
凤凰城渔米之乡大厅
贵宾
古焕东/赖小春
18:
55
商家及供应商、副总以上领导,业务关联人员前往晚宴现场
凤凰城渔米之乡大厅
贵宾及业务关联人员
礼仪
20:
30
送媒体、商家及供应商回聚福酒店
凤凰城正门
媒体、商家及供应商
邵焕光
16日
14:
00前
退房并返程
聚福大酒店
媒体、商家及供应商
刘艳兰/王琴
待定
送意大利客人返程
凤凰城大酒店
意大利客人
陈超/曹平香
聚福电话:
020-********,中餐:
135********刘小姐;凤凰城电话:
020-********,会议:
137********王导东;渔米之乡电话:
020-********,137********李生
十四:
费用预算
项目
规格
数量
单价
总金额/元
备注
住宿费
媒体、经销商、供应商等住聚福大酒店
40人,20间,1天
218元/间
4360
含早餐,
用餐费
媒体、经销商、供应商等期间用餐
2个中餐,50人,5桌
500元/桌
5000
聚福大酒店零星客户签单计算
凤凰城酒店
1个晚宴,约85人,8桌
1500元/桌
12000
公司副总以上领导及相关业务负责人,客人
酒水费
中餐啤酒
5瓶/桌,2餐,5桌
40元/桌
400
送聚福大酒店
中餐可乐、雪碧各1瓶
2瓶/桌,2餐,5桌
10元/桌
100
送聚福大酒店
晚宴红酒,精品长城干红
2瓶/桌,1餐,8桌
160元/桌
2500
备25瓶,送凤凰城渔米之乡
晚宴可乐、雪碧各1瓶
2瓶/桌,1餐,8桌
10元/桌
80
送凤凰城渔米之乡
茶话会果点,取消
年桔5个/人,约半斤
85人,约45斤
3元/斤
140
送凤凰城渔米之乡,提前布置按桌按人摆放
盐花生2.5两/人
85人,约20斤
4元/斤
80
送凤凰城渔米之乡,提前布置按桌按人摆放
玉米塘10粒/人,,约2两
85人,约16斤
5元/斤
80
送凤凰城渔米之乡,提前布置按桌按人摆放
瓜子2.5两/人
85人,约20斤
5元/斤
100
送凤凰城渔米之乡,提前布置按桌按人摆放
香蕉3两/人
85人,约25斤
3元/斤
80
送凤凰城渔米之乡,提前布置按桌按人摆放
苹果1个/人,约3两/人
85人,约25斤
4元/斤
100
送凤凰城渔米之乡,提前布置按桌按人摆放
签约用香槟
大香槟
1瓶
100/瓶
100
签约仪式用,提前开启根据人数斟好
签约本夹
精装本合同装订夹
4个
50元/本
200
签约仪式用,提前备好合同并装订好
签字笔
高级水印签字笔
2支
50元/支
100
签约仪式用,提前试用
礼品
中国特色纪念品赠意大利客人
1个
500元/个
500
签约仪式用,提前整理好
小国旗
中国和意大利两国小国旗
2面
50元/个
100
放签约台
场租费
凤凰城毕加索2会议厅
半天,1个
9350元/节
9350
提前1天布置
贵宾休息厅(卢森堡会议厅)
半天,1个
2550元/节
2550
贵宾休息及记者会用
投影租用费
会场两侧各一个
2个
500元/个节
1000
自备笔记本电脑
场地布置费
工厂中英文空飘
4个
300元/个
1200
中英文背景喷绘
1个,60平方米
10元/平方米
600
工厂及酒店中英文横幅
18条
100元/条
1800
中英文指示牌
10
20元/个
200
租行架
2000
录像采编费
全场录像,采编,制作成碟
DVD2张、VCD50张
3500
精剪,后期制作,配解说词
媒体报道费
7家媒体,润笔费500元/家,软文费16000元
19500
主持人聘用
增城电视台节目主持人
1人
2000元/人
2000
交通费
接送客人
40余人
2000
胸花
签约仪式配戴
30人
8元/朵
240
行架
租用搭建签约背景台
1个
2000
红地毯
30×1.2米
1条
50元/米
1500
礼仪布置费
1000
不可预见费
2000
总计
79560
相关费用由集团财务中心落实支付
十五、推进计划表豪进集团与意大利ITT(E&E)公司技术合作签约仪式
一)、筹备小组:
组长:
古焕东
组员:
张学贵、王忠峰、刘小军、杨舜、周世远、罗剑、韩巧云、赖晓春、闵利红、刘小红、廖先伟、陈超、曹平香
二)、推进计划
组别
工作任务
责任人
联系电话
统筹策划组
1、11日前仪式方案策划落实,报批实施
2、12日前召开筹备工作会议落实各环节
3、13日前会议、住宿、(聚福及凤凰城)用餐等事宜跟进落实
4、跟踪各项目推进执行情况
5、会议幻灯片制作
张学贵/刘小军
133********/133********
会议布置组
1、与礼仪公司确定合作事宜并跟进布置并检查
2、14号前准备好空飘、横幅、欢迎牌、喷绘、X展架、小国旗、台卡等物品;
3、14号下午布置会场、宴会厅、工厂、聚福酒店等,安排参加人员座次;
4、15号上午再次检查会场布置的细节;
5、16号上午清理会场物品,带回公司。
王忠峰/推广活动小组/工厂抽调4人/礼仪公司张生/135********/82670358
会议布置020-********
工厂布置组
1、14号下午组织销售公司、海利大楼、动力公司、新工业园悬挂横幅;
2、组织厂区拱门、垂幅、欢迎牌的布置并检查;
3、16号下午收起拱门、垂幅、欢迎牌。
彭争/及推广活动小组
外商接待组
1、落实外商名单,15号上午接外商,下榻凤凰城,沟通外商致辞的中英文内容;
2、中午协调外商与刘总等领导的午宴;
3、下午引导外商进入签约现场;仪式结束后刘总接受采访期间,在陪外商小坐,18:
00参加晚宴;
4、16号送外商返程。
接机牌设计。
陈超/曹平香
媒体商家接待组
1、12号前确定邀请的媒体、记者及采访提纲(附媒体名单、联系电话);
2、集团、凌肯、豪进、技术研发各角度新闻通稿撰写及确认;
2、12号前确定邀请的商家及片区负责人;
3、15号上午在聚福酒店接待报到商家、媒体,发新闻通稿;
3、签约仪式后引导记者专访刘总;后期宣传报到跟进确认
4、现场录像及平面拍摄、报道。
5、晚宴期间陪同商家、媒体记者。
6、13日前领取媒体红包,15日分发。
7、主持人接待并沟通
刘小军、张学贵、廖先伟/刘小红/摄制组136********董增涛
政府官员接待组
1、13号前确定邀请的政府官员,落实名单;
2、14号确定致辞的中英文内容;
3、仪式结束后刘总接受采访期间,在茶话厅全程陪同官员;晚宴A11厅,后送政府官员
6、13日前刘总裁赠ITT客人礼品确定。
7、主持人选定
古焕东/杨舜
139********
礼仪组
1、13号前确定礼仪小姐的人选、服装、注意事项;(卢森堡厅2人,贵宾厅2人,会议大堂4人,1人签到,3人引领配戴胸花)
2、与礼仪公司、凤凰城酒店沟通有关签约礼仪的细节;
3、14号下午赴凤凰城实地排练;
4、14号确定刘总致辞的中英文内容(杨舜)
5、负责签约现场的礼仪引导、签约本准备、协助签约等
6、礼品、香槟呈送、收存,引导领导先退场
赖小春/闵利红/刘艳兰/王琴/许秋杰/唐园婷/动力2名/海利2名
公司人员组织
1、12号确定参加签约仪式的公司人员(副部以上及工程师);
2、15号组织参加人员乘车赴凤凰城;
3、仪式结束后引领公司人员有序退场,返回公司。
4、引导员工领导入场欢迎,让领导先退场
杨舜/周世远
采购组
1、采购酒水、饮料、小食品等,详见物品明细,设计由推广部跟进;
2、采购签约相关的香槟酒、礼品、签字笔、签字本、小国旗等;
3、以上任务14号完成。
罗剑133********
车辆组
1、14日考察熟悉场地,迎接部分商家及供应商
2、15号上午派车接外宾和商家,下午2点安排车辆送公司人员到凤凰城;
3、下午3点安排车辆将商家媒体从聚福接到凤凰城;
4、15日下午19:
00仪式结束后送公司人员回厂
5、15日晚上8点送商家媒体记者回聚福。
6、16日送商家、媒体、意大利客人到车站机场
邵焕光
翻译组
1、13日前完成会议基础资料翻译
2、外宾接待过程翻译
3、15日签约仪式翻译
曹平香
财务组
1、备合同和印章、印泥
2、会议期间款项支付,相关合同方案确认
3、与意大利方款项支付
韩巧云/陈超
后勤组
1、会议期间物品跟进、宣传光碟播放跟进
2、跟进用餐、会议及物品到位
刘永清
主持人:
邢恺
1、会议前期沟通筹备工作
2、主持人串词
2、会议期间主持工作
古焕东
邢恺:
135********
82754149
增城电视台
十六、物品明细
名称
规格
数量
担当
日期
聚福中餐啤酒
50瓶
罗剑
13日前
聚福中餐可乐/雪碧各1瓶
20瓶
罗剑
13日前
凤凰城晚宴精品长城干红
25瓶
罗剑
13日前
凤凰城晚宴可乐、雪碧
各1瓶
16瓶
罗剑
13日前
凤凰城年桔5个/人
约45斤
罗剑
14日前,取消
凤凰城盐花生2.5两/人
约20斤
罗剑
14日前,取消
凤凰城玉米塘10粒/人
约16斤
罗剑
14日前,取消
凤凰城瓜子2.5两/人
约20斤
罗剑
14日前,取消
凤凰城香蕉3两/人
约25斤
罗剑
14日前,取消
凤凰城苹果1个/人
约25斤
罗剑
14日前,取消
凤凰城签约用大香槟
1瓶
罗剑
13日前
凤凰城签约用精装本合同装订夹
4个
罗剑
13日前
凤凰城签约中英文合同
4份
陈超
13日前
印泥
大盒
2盒
罗剑/陈超
13日前
签约双方印章
HJ/ITT
2
陈超/韩巧云
13日前
高级水印签字笔
2支
罗剑
13日前
凤凰城签约用中国特色纪念品ITT客人
1个
罗剑
13日前
凤凰城会议签到本、签到处台卡
1本
罗剑/王忠峰
13日前
会议主题LOGO设计制作
20张
吴德才
13日前
凤凰城签约仪式用中国和意大利两国小国旗
2面
王忠峰
13日前
凤凰城会议中国国旗
2面
王忠峰
13日前
凤凰城会议意大利国旗
2面
王忠峰
14日前
凤凰城会议HJ/LK品牌旗
2面
王忠峰
14日前
凤凰城会议万国旗
10面
王忠峰
13日前
凤凰城会议刀旗(带竹杆)
50面
王忠峰
13日前
凤凰城X展架主会场
LK/HJ各半
18个
王忠峰
13日前
主会场外
LK/HJ各半
20个
王忠峰
13日前
会场外走廊
LK/HJ各半
12个
王忠峰
13日前
酒店走廊
LK/HJ各半
4个
王忠峰
13日前
卢森堡厅
LK/HJ各半
4个
王忠峰
13日前
贵宾厅
LK/HJ各半
4个
王忠峰
13日前
鱼米之乡
LK/HJ各半
12个
王忠峰
13日前
凤凰城会议室红地毯
30×1.2米
1条
罗剑/王忠峰
13日前
凤凰城晚宴厅中英文布幅
6×0.9米
1条
吴德才/翟达天
14日前
凤凰城主持台KT标识板
54.5×59.5cm
2个
吴德才/王忠峰
14日前
凤凰城卢森堡厅KT背景
2.77×4.15米
1个
吴德才/王忠峰
14日前
凤凰城会议室投影及幕布
2个
王忠峰
14日前
凤凰城会议室笔记本电脑
1
张学贵
13日前
凤凰城酒店会场中英文空飘
4个
吴德才/王忠峰
13日前
凤凰城会议中英文背景喷绘
10×5米
1个
吴德才/王忠峰
13日前
凤凰城中英文会场正门布幅
12×0.9米
1条
吴德才/王忠峰
13日前
凤凰城中英文KT指示牌会议室
45×58cm
2
吴德才/王忠峰
13日前
卢森堡采访厅
45×58cm
1
吴德才/王忠峰
13日前
晚宴厅
45×58cm
2
吴德才/王忠峰
13日前
毕加索贵宾厅
45×58cm
1
吴德才/王忠峰
13日前
走廊
45×58cm
2
吴德才/王忠峰
13日前
凤凰城会议室行架
外租5×10
1
王忠峰
13日前
会议全程录像光碟制作
100个
李炳龙
13日前
凤凰城
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