酒店物资管理制度全套.docx

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酒店物资管理制度全套

酒店物资管理制度

第一章总则

第一条为建立健全内部控制，规范和加强物资管理工作，提高经济效益和供应保障能力，保证酒店经营业务健康正常运行，根据国家法律、法规和规章，特制定本管理制度。

第二条物资管理实行中茂实业集团和贵都大酒店两级管理。

第三条物资管理职能实行事权权责、财权权责、采购权责和支付权责既相互协调、又相互制约的权责主体四分离。

第四条物资管理的主要内容有以下六个方面

1、预算管理

2、授权审批

3、采购管理

4、验收管理

5、付款结算管理

6、物资领用管理

7、盘存管理

第五条物资部是酒店物资管理的归口部门，酒店所需物资采购的预算、存储、领用和废旧物资处理均有物资部负责。

第二章预算管理

第六条酒店对物资采购实行预算管理，各部室对所需物品必须编制部门采购预算，物资部编制酒店的采购总预算。

第七条预算的编制要以年度销售预测为基准，对所需原材料、物料配件和劳务的数量进行具体数量计划，以提高物资的利用率、杜绝浪费、控制库存，加快资金周转，提高经济效益为原则。

第八条各职能部室根据年度销售计划编制本部室的年度、月度采购预算（一式四份），月度预算于每月24日前交物资部。

第九条物资部负责汇总整理、各部室采购预算形成酒店采购总预算，制定出实际采购的年度预算和月度预算报请总经理批准，报财务部备案。

物资部根据有关规定安排采购。

第十条对酒店维修改造、大型设备、器具的购置，由使用和分管部门编制项目预算，经总经理办公会研究同意，由物资部实施。

第十一条预算审批同意后，必须由仓库或各使用部门按照不同的情况提前填写采购申请单，经部室有关授权经理或主管审批签字后报请物资部采购。

第十二条凡酒店仓库储备的物资商品，仓库根据使用部室预算，认真核查库存量及消耗量，由仓库提出采购申请。

第十三条仓库储备以外的物资商品，各部室在提出采购申请时，必须查询仓库是否有该项储备，或代用品。

第十四条厨房部所需物资除蔬菜、肉类等每日必须采购的食品外，其他物资商品按正常的程序办理采购申请。

第十五条厨房部日常消耗食品要填写《厨房部每日采购单》，一式四联报物资部。

第三章授权审批

第十六条物资管理实行授权审批制度，各相关责任人必须按规定的授权审批方式、权限、程序、责任和相关内部控制制度，办理相关业务。

第十七条物资管理中预算审批、供应商确定、采购计划、实施采购、合同的拟定审批、货物验收和质检、存储、付款、盘存、废旧物资处理必须履行授权程序。

第十八条严禁XX的机构和个人办理相关业务，任何机构和个人不得超越审批权限。

第十九条对于超越审批权限的采购业务物资部有权拒绝办理，财务部有权拒绝付款。

第四章采购管理

第二十条采购管理工作，应明确采购方式、采购数量、采购订单、供应商选择等各项规定，确保采购过程透明化及所购商品数量和质量符合公司要求。

第二十一条采购前应对供应商的商品质量、性能、报价、交货期限、售后服务等作出评价，以供参考。

第二十二条应以合理的价格取得较高质量做为价格质量要求，供应商在所需日期内保证足量供应。

第二十三条物资部应根据商品使用状况、用量、采购频率、市场供需状况、交易习惯及价格稳定性等因素选择最有利的采购方式。

第二十四条采购方式可分为合同订购方式、订单订购方式、特约厂商采购、直接采购、紧急采购和代购代销方式。

第二十五条物资部应根据使用部门提出的需要日期办理采购，掌握适当的采购时机，物资部应召集有关部门按商品特性、采购地区及市场供需情况拟定商品采购处理期限，呈总经理批准后公布实施。

第二十六条原定采购业务处理期限变更，物资部应应报告原因，呈总经理批准后，通知各有关部门，以利于存量管理和适时提出采购

第二十七条物资部应建立合格供应商评价制度。

供应商评价工作由职能部室、财务部、物资部参与，设定评价指标和评价方法，对评价结果做出不同处理。

第二十八条供应商评价内容应包括资质、经营情况、信用等级和所购商品质量、价格、交货及时性、付款条件等内容。

第二十九条物资部接到采购申请单要认真归纳整理，对需采购物资商品的名称、规格、数量等项目要与申报部门授权人及时沟通确认，在确认无误后，在合格供应商中寻找三家以上的供货商进行洽谈，综合考察质量、价格和售后服务等指标择优选择采购。

对于未达要求的商品，物资部应开发新供应商。

第三十条物资部应及时掌握市场信息，根据不同商品价格变动情况定期或不定期的对市场进行考察分析。

与供应商进行交流及时调整价格。

第三十一条、对于临时采购，物资部应以最快速度择商报价，一经收到所需部门已经形成的有效订单并取得结算手段后，必须千方百计采取紧急购买措施，以保证供应。

第三十二条对于技术性较强，或有特殊要求的采购项目，物资部可以邀请有关部门相关人员共同购买或授权有关部门相关人员购买，并与之共同承担责任。

有关部门对此要予以协助。

第三十三条、物资部在人力不足的情况下，可以授权使用部室有关人员代购，并与之共同承担责任。

第三十四条代销物资商品由物资部统一管理，各使用部门不得私自销售或使用代销商品，各部门可以向物资部推荐厂家，由物资部负责洽谈和报价工作，并提出申请报告，报请总经理批准后，由物资部与供应商签订代销合同，报送财务部登记备案。

第三十五条使用部门有了解所需物品的价格和提出质疑的权利。

物资部在择商报价中必须认真研究对待，并对所提出的问题解释说明。

第三十六条使用部门在工作中主动与物资部部沟通配合，对于掌握的供应商情况及购物意项要主动通报物资部，由其选定供货商。

第三十七条确属疑难采购的项目，采购部和使用部门及时联系沟通，研究对策。

无力解决的必须及时上报有关部门，不得拖延。

第三十八条采购订单由物资部部经理落实到采购员实施购买。

所有购买活动必须依据有效订单规定的项目、数量、价格、时限、供应厂、商及其他要求进行。

第三十九条在进货过程中要认真检查所购物的品质、商标、期限、卫生标准等内容，坚决杜绝假冒伪劣等不合格商品流入酒店。

第四十条由于市场变化或其他原因而造成购买时的价格高于有效订单报价或数量多于有效订单数量时，必须重新办理补缺申请，经审批后方能购买。

第五章验收管理

第四十一条无论是采购人员自提项目还是供应商送货项目，在货到酒店后，必须首先与仓库进行联系，由仓库依据采购订单过数检验。

经验收合格后再分送所需部门。

不允许采购人员或供应厂、商直接交货予所需部门。

对不符合采购订单内容的项目一律拒收。

第四十二条《厨房部每日市场定单》所列采购项目的验收，由厨房部授权人员，物资部采购人员和仓库保管员联合验收，验收合格后直接交于厨房部。

同时办理相应的入库、领用手续。

第四十三条验收合格并已付款的采购项目由采购人员将发货票、支票存根登记后交予仓库签收。

第四十四条验收合格但未付款的采购项目由仓库开具收货单，经交货人签字后，将第二联给交货人作为结算凭证，第一联随同收货日报交财务部，第三联仓库留存备查。

第四十五条仓库在对购入项目的质量、规格、样式、等难以确认的情况下，要主动请所需部门的授权人协助，有关部门和人员要积极帮助解决。

第四十六条在验收中，仓库或所需部门均有权进出退货要求。

经确认，实属不符合要求的项目，由采购部办理退货事宜。

第四十七条代销商品和其他采购项目一样，必须遵守以上各项验收、入库、领用之规定。

第四十八条购买、收货和使用三个环节上的相关人员要相互监督、相互合作，共同做好工作。

对争议不决的问题可向各自主管报告，由其协调解决。

如仍存在分歧，应由酒店管指定授权人进行裁决。

第六章付款结算管理

第四十九条物资部要及时汇总采购合同和采购定单，按所约定付款时间和付款方式到财务部办理相应手续进行付款。

第五十条本市采购项目金额在200元以上的，应由采购人员凭采购单领取转帐支票付款。

第五十一条本市采购项目金额在200元以下的由采购人员填写《现金申请单》，经物资部经理、财务部经理批准签字后，到出纳处领取现金付款。

付款后经办人要及时将发货票、收货单证一并交计财部报帐。

第五十二条对于事先付款的采购业务，采购人员要及时督促催货，待货物验收后将发货票和收货单证递交财务

第五十三条物资部可以先用自留备用金付款，然后填写《零星开支单》，经物资部经理、财务部经理批准签字后附发货票、入库单报销现金，回补备用金。

第五十四条供需双方认可的带有预付款的采购项目必须由采购人员填写《费用申请单》，附该项采购订单、预付款协议书报物资部经理、财务部经理审批签字后，再依据有关规定选择不同方式进行付款。

第五十五条代销商品根据代销合同，由财务部根据销售单核定销售数量，物资部办理出入库手续，遵照上述程序，实行定期结算。

第七章物资领用管理

第五十六条各职能部门要对领用和发出进行规范和控制。

物资使用部门负责本部门所需存货领用，物资部负责存货发出管理，财务部负责存货的相关会计处理。

第五十七条物资使用部门领用材料需填写领料申请单并办理相应审批手续，凭借经过审批的领料申请单到仓库领料。

第五十八条领料申请单应填明材料名称、规格、型号、领料数量并经部门经理签字。

第五十九条仓库管理员对领料单进行审核，审核项目包括使用材料名称、规格、型号、领料数量及相关签字信息，审核无误后才能发料。

第六十条领用材料时，仓库保管员与领料人必须当面点交清楚，并在领料单上签字。

第六十一条仓库管理员根据领用情况，编制材料出库单，并在出库单上加盖材料发讫印章，并妥善保管所有发料凭证。

第六十二条禁止领料人到仓库翻拿物资，所有库存物资必须办理手续后方可发出。

第六十三条仓库管理员必须在每月结账前，将整理后的领料单及汇总表交财务部办理入账手续。

第八章盘存管理

第六十四条、为保证物资信息的真实性、安全性和完整性，应建立物资盘存制度，年中和年终应进行全面盘存。

第六十五条物资盘存应包括定期全面盘存和不定期抽查，抽查可根据管理需要，采取特定范围检查。

第六十六条盘存工作，应有盘存小组统一领导，盘存小组由总经理或分管经理、物资部、财务部相关人员组成。

第六十七条每种商品的数量应于确定后在进行下一项，盘点后不得任意更改，盘点应进行实际清点，避免采用主观目测的方式，盘点报表不得随意修改，各盘点人员均受盘点负责人监督，发现困难和问题应及时汇报。

第六十八条盘点结束，物资部须汇总编制存货盘点盈亏表，总经理将根据盘存情况分别责任处理，对于以管理不善引起的盘亏和毁损应予以相应惩罚。

第六十九条对于残次冷被物资，盘存小组提出处理意见，报总经理批准进行相应处理。

第七十条要注重盘存资料整理，根据盘存结果找出问题点，提出改善管理对策，物资部要根据批准的盘点报表进行调整，实现帐卡物一致。

第七章附则

第七十一条本规定由贵都大酒店财务部负责解释。

第七十二条本规定自下达之日起实行，以前制订的制度与本规定不一致之处，以本制度为准。

鹏程国际酒店

2015-09-24