精编费用支出及审批审核管理办法.docx

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精编费用支出及审批审核管理办法

费用支出及审批审核管理办法

中国银河证券股份有限公司

费用支出及审批审核管理办法

第一章总则

第一条为了加强对公司费用支出的管理，明确费用支出范围，统一费用开支标准，明晰管理职责，规范审批流程，完善报销手续，严明财经纪律，提高管理效率，根据公司《财务管理办法》等有关规定，制定本办法。

第二条本办法适用于公司本部及分支机构。

第三条公司费用支出及审批审核管理应遵循“成本控制、权责分明、分级审批、手续完备”的原则。

（一）成本控制

通过建立科学的绩效考核机制，强化成本的自我控制和预算约束，推进成本费用全员管理和全过程控制，促进提高公司综合竞争能力。

（二）权责分明

各单位根据公司业务发展需要合理安排各项费用支出，相关层级责任人承担审批责任；财务部门根据公司财务制度办理费用支出报销、划款手续，相关层级责任人承担审核责任。

（三）分级审批

费用支出应按照业务或管理序列的责任层级体系，实行授权审批，逐级负责，任何人不得越权、越级审批，并确保不相容岗位相互分离、制约和监督。

（四）手续完备

经办部门应备齐相关合同、协议、签报、发票、报销单、划款单等有效凭据，履行相关审批手续后，方可到财务部门办理各项报销、划款手续。

第二章费用支出分类

第四条公司费用支出划分为业务及管理费、资本性支出、营业外支出、业务性支出、往来款项等，根据部门职能分工实行归口管理。

（一）业务及管理费。

分为变动费用、固定费用、职工薪酬等。

1.变动费用包括：

业务宣传费、业务招待费、广告费、会议费、差旅费、通讯费、市内交通费、车辆运转费、车辆租赁费、电子设备运转费、咨询费、劳务费、审计费、律师费、诉讼费、办公用品、低值易耗品、劳动保护费、印刷费、外事费、董事会费、会员费、修理费、绿化费、公杂费等费用。

2.固定费用包括：

房租、物业管理费、水电费、取暖降温费、财产保险费、安全防范费、线路租费、交易所设施使用费、税金、投资者保护基金等付现性固定费用，以及折旧、摊销等。

3.职工薪酬包括：

①员工工资薪金

②员工福利，包括基本医疗保险费、基本养老保险费、失业保险费、工伤保险费、生育保险费等社会保险，住房公积金，福利费，补充医疗保险费、企业年金。

③董事、顾问津贴。

④员工辞退补偿金。

⑤劳务派遣人员薪酬，包括工资、奖金、福利即五险一金、辞退补偿金等。

⑥职工教育经费。

⑦工会经费等。

（二）资本性支出。

包括长期股权投资、拨付所属营运资金，购建固定资产、无形资产以及长期待摊费用等支出。

（三）营业外支出。

包括差错损失、捐赠、罚没、盘亏及毁损、赔偿、滞纳金等支出。

（四）业务性支出。

包括证券投资款、新股（债）申购款、债券回购款、拆借资金、融资融券业务资金、股指期货业务资金、证券承分销款、集合理财配资款、客户委托理财款等业务资金划拨，以及手续费支出、利息支出等。

（五）往来款项。

包括内部往来和外部往来。

其中内部往来是指公司本部与分支机构之间的自有资金往来、经费往来等；外部往来是指公司经营过程中与外单位的应收、应付款项等。

公司本部成本费用归集对象及归口管理部门

成本费用项目

归集对象

归口管理部门

一、变动费用

1.业务招待费、差旅费、通讯费、市内交通费、会议费、外事费

个人

其中外事费、为职能部门统一办理的礼品由总裁办公室归口管理；公司统一承办的会议费由行政服务中心归口管理

2.董事会费

董事会办公室

3.业务宣传费、广告费

部门

其中职能部门的业务宣传费、广告费由总裁办公室归口管理

4.会员费、劳动保护费

总裁办公室

5.车辆运转费、车辆租赁费、劳务费、印刷费、修理费、低值易耗品、办公用品、绿化费、公杂费

行政服务中心，其中投资银行部门车辆运转费、车辆租赁费、车辆修理费不归口行政服务中心管理

6.电子设备运转费

信息技术部

7.咨询费

其中资讯费由投资研究总部归口管理

8.审计费

稽核审计部

9.律师费、诉讼费

法律合规部，其中投资银行项目需支付的律师费不归口法律合规部管理

二、固定费用：

1.房租、物业管理费、水电费、取暖降温费、财产保险费、线路租费、交易所设施使用费、安全防范费

部门

其中房租、物业管理费、水电费、经营及办公用房的取暖降温费、财产保险费由行政服务中心归口管理；安全防范费由总裁办公室归口管理；线路租费信息技术部归口管理；交易所设施使用费由结算管理部归口管理

2.折旧、摊销

计划财务部

3.税费：

税金、投资者保护基金

部门

计划财务部

三、职工薪酬，包括：

1.员工工资薪金

2.员工福利

个人

人力资源部（其中具体管理按照公司和人力资源部有关规定执行）

3.董事、顾问津贴

4.员工辞退补偿金

5.劳务派遣人员薪酬—工资奖金、福利（即五险一金）、辞退补偿金

6.职工教育经费

个人

7.工会经费

工会

小组

工会

四、其他支出

1.资本性支出

部门

信息技术部、总裁办公室、行政服务中心

2.营业外支出

部门

发生支出部门

3.手续费支出

部门

其中经纪人报酬由经纪管理总部归口管理

4.纳税调整、资产减值损失

部门

计划财务部

备注：

各项费用具体开支内容参见公司《会计核算办法》。

公司本部成本费用按部门职能实行归口管理。

即，上表中各归口管理部门对相关费用进行归口管理，主要负责该项成本费用的预算编制、预算控制、预算执行情况统计以及年度预算未下达时列支该费用出具会签意见等。

资本性支出各归口管理部门按月将各项支出预算执行情况报送至计划财务部，计划财务部统一进行汇总。

发生由归口管理部门归口管理的费用时，在上报公司主管领导时应会签归口管理部门。

各归口管理部门应制定相应的费用归口管理流程，规范归口管理的各项费用的使用和管理，并将管理流程送至计划财务部报备，作为计划财务部履行财务审核职责的依据。

第三章费用开支标准

第一节差旅费

第五条差旅费开支范围包括城市间交通费、住宿费、伙食补助费和公杂费。

差旅费按照本办法规定据实报销，超支部分费用自理。

（一）城市间交通费

1.出差人员乘坐交通工具的等级见下表：

员工级别

交通工具等级

一、公司领导

飞机头等舱或公务舱、火车软卧、轮船头等舱

二、本部部门负责人，MD，ED；分支机构负责人

飞机经济舱、火车软卧、轮船一等舱（因业务需要陪同重要领导和客户的业务部门MD，经部门主管领导审批可乘公务舱）

三、其他员工

飞机经济舱、火车硬卧或软卧、轮船二等舱

备注：

1.本部部门负责人包括行政负责人、正副总经理。

2.分支机构负责人包括分公司正副总经理、代表处正副主任、证券营业部正副总经理。

2.往返机场、车站、码头的出租车票、机场建设费、过路费、航空保险费（限每人每次一份；或单位统一购买一年期交通意外险，一年报销一次）、订票手续费、退票手续费，据实报销。

（二）住宿费

1.出差人员原则上应住宿在公司协议宾馆，相应级别人员按协议价支付的住宿费据实报销。

因特殊原因无法安排在协议宾馆住宿的，在本办法规定的非协议宾馆住宿费限额内据实报销。

出差人员住宿宾馆的等级、限额见下表：

员工

级别

协议宾馆

星级

非协议宾馆

住宿费限额（间）

备注

一、公司领导

四星及以上

据实报销

商务套间或标准间。

二、本部部门负责人，MD，ED；分支机构负责人

四星及以下

北京、上海、广州、深圳600元；其他地区500元

行政间、标准间。

三、其他员工

三星

北京、上海、广州、深圳400元；其他地区300元

标准间，两人一间，如因特殊原因需要单人分开住宿，北京、上海、广州、深圳不超过350元，其他地区不超过250元。

2.因工作需要，如陪同客户、参加会议、加班制作文件避免相互影响休息、陪同领导出差等特殊情况，需超标准的，应报经经办部门主管领导书面批准。

3.分支机构以城市为单位，指定联系人负责向计划财务部上报协议宾馆名单和价格。

如有变化，请及时通知计划财务部。

各分支机构上报的最新协议宾馆统计表,由计划财务部统一通过公司内部邮箱（公用文件夹\计划财务部\公司协议宾馆）公布，出差人员可随时查阅。

4.因工作需要，由公司其他单位协助预订安排住宿的，应按照出差人员级别对应的住宿标准预定住宿。

（三）伙食补助费实行定额包干。

1.公司领导出差，不享受出差伙食补助。

2.其他出差人员的伙食补助费按出差自然（日历）天数实行定额包干，每人每天100元。

3.出差期间因工作需要支出的业务招待费不得作为差旅费报销。

因工作需要开支餐费的，应纳入各单位业务招待费管理，与差旅费同时办理报销手续，并相应扣减伙食补助费（早餐20元、中晚餐各40元）。

（四）公杂费实行定额包干。

出差人员的公杂费包括出差期间的市内交通费、通讯费、托运费等杂费，按出差自然（日历）天数实行定额包干，每人每天50元。

第六条外出参加会议、培训的差旅费

（一）员工经批准外出参加各种会议，会议统一安排食宿的，会议期间的住宿费、伙食补助费、公杂费按照会议主办单位规定的标准开支，开具会议费发票，作为会议费报销；在途期间的城市间交通费、伙食补助费、公杂费，按照差旅费规定报销。

不统一安排食宿的，会议期间和在途期间的住宿费、伙食补助费、公杂费、城市间交通费，按照差旅费规定报销。

（二）员工经批准外出参加各种培训，培训统一安排食宿，培训期间的住宿费、伙食补助费、公杂费按照培训主办单位规定的开支标准，开具培训费发票，作为培训费报销；在途期间的城市间交通费、伙食补助费、公杂费，按照差旅费规定报销。

不统一安排食宿，培训期间和在途期间的住宿费、食补助费、公杂费、城市间交通费，按照差旅费规定报销。

第七条员工在公司系统内调动工作到调入单位报到所发生的城市间交通费、住宿费（限报到当天）、伙食补助费、公杂费，按照差旅费规定报销，由调入单位承担。

在公司系统内临时借调异地员工在一个月以内的，往返一次的城市间交通费、伙食补助费、公杂费、住宿费按照差旅费规定报销，由调入单位承担。

其中住宿费应本着节约的原则从紧安排，自行解决住宿问题的，按住宿费规定限额的50%给予补贴。

第八条员工出差期间，经批准就近回家省亲办事的，其绕道城市间交通费，扣除出差直线单程城市间交通费，多开支的部分由个人自理。

绕道和在家期间不予报销住宿费、伙食补助费、公杂费。

第九条各单位要建立健全出差审批管理制度，员工出差前应填报《出差申请表》，严格控制出差天数和费用标准,本部员工不得向分支机构转嫁差旅费。

出差人员应尽量为公司节约成本，在不影响工作的前提下，自觉购买打折机票，降低乘坐交通工具和住宿宾馆的等级。

第二节外事费

第一十条经公司批准的因公临时出国人员费用管理办法参照《财政部、外交部关于印发<临时出国人员费用开支标准和管理办法>的通知》（财行[2001]73号）执行。

（一）出国人员费用应控制在批准的外事费预算范围内。

出国前，要根据批准的活动计划，按规定的开支标准并本着节约的原则编制经费预算，经财务部门审核，并经总裁批准后，由财务部门预付经费，不得擅自突破。

（二）出国人员要选择经济合理的路线，所选航线有中国民航的应按规定乘民航班机，尽可能购买往返、打折机票。

（三）出国人员在国外的住宿费标准以及伙食费、公杂费包干标准，根据实际情况适当上浮，调整为：

主要国家及港澳台地区调整后相关费用标准

序号

国家和地区

币别

住宿费标准

伙食费标准

公杂费标准

01

韩国

美元

180

60

22.5

02

日本

日元

18000

9000

3750

03

马来西亚

美元

130

33

15

04

新加坡

美元

140

37.5

19.5

05

德国

欧元

210

52.5

30

06

荷兰

欧元

160

52.5

30

07

意大利

欧元

170

60

22.5

08

比利时

欧元

190

52.5

22.5

09

法国

欧元

170

52.5

30

10

丹麦

美元

150

45

22.5

11

瑞士

美元

160

60

27

12

英国

英磅

140

37.5

18

13

美国

美元

160

45

22.5

14

加拿大

美元

100

42

22.5

15

澳大利亚

美元

120

37.5

19.5

16

新西兰

美元

120

45

19.5

17

港澳台

人民币元

1400

200

200

备注：

公司领导根据工作需要，住宿费本着节约的原则安排，据实报销。

（四）出国人员在国外的零用费包干标准为：

每人每次出国在15天之内的，发给150美元；超过15天的，从第16天算起，每人每天发给10美元，但最多不超过150美元。

同一个项目多次往返的，按一次计算。

（五）宴请标准。

按照活动计划需宴请的，应在经费预算中列明，宴请标准按照所在国家一人一天的伙食费包干标准掌握。

（六）出国人员在国外付费应尽量使用信用卡付费，同时应保留银行扣款单随同有关单据一同作为报销凭证。

（七）出国人员报销机票凭机票和航空公司开具的发票一并作为报销凭证报销。

机票以外的费用必须凭有效单据填报国外费用明细单，将各类报销凭证顺序编号，并用中文注明开支内容、日期、数量、金额等，办理内部审批手续后，到财务部门办理报销手续。

（八）伙食费、公杂费、零用费等，以返程当日人民银行公布的外汇牌价中间价，折算成人民币支付。

第三节员工公务通讯费

第一十一条员工公务通讯费原则上应在公司规定标准内按照各地税务局规定可以税前扣除的额度，由各单位根据业务需要统一购买电话充值凭证等，统一开具发票（必须为各电信运营商正式发票），统一报销。

各地税务机关有特殊规定的，可按当地规定执行。

本部具体标准为：

（一）公司领导，每人指定一部移动电话和一部住宅电话，通讯费在1000元/月的限额内据实报销。

（二）本部部门负责人、MD、ED以及分支机构负责人，额度不超过600元/月。

（三）本部经理以上级别员工、D、SVP以及分支机构部门经理，额度不超过300元/月。

（四）其他员工，额度不超过200元/月。

（五）投资银行部门等特殊岗位因工作需要，按总裁批准后的额度执行，年内有效。

第四节员工福利

第一十二条公司员工“五险一金”、补充医疗保险费、企业年金、福利费等员工福利应按照国家或公司发布的《福利费管理办法》等有关员工福利政策以及相关税收法规等执行。

第一十三条各单位福利费应根据国家税务总局《关于企业工资薪金及职工福利费扣除问题的通知》（国税函〔2009〕3号）要求，结合当地实际情况，制订相应的制度，明确合理发放或报销标准，不得随意开支。

相关支出需按国家税法有关规定并入工资奖金总额缴纳个人所得税的，应依法纳税。

其中：

（一）员工午餐费原则上应统一供应，不得发放或支付给个人。

若因客观原因不统一供应员工午餐的，可根据实际情况制订相应标准发放误餐补助，并应并入工资奖金总额缴纳个人所得税。

（二）交通补贴具体标准由公司统一规定。

1.公司领导、各分支机构负责人配备公务车的，原则上不享受交通补贴。

2.本部其他员工交通补贴标准为600元/月。

3.分支机构其他员工交通补贴标准根据当地具体情况自行制定，但应在其福利费额度范围内且上限不得超过600元。

第五节业务招待费

第一十四条发生的与经营管理活动有关的业务招待费，公司总体按照发生额的60%计算的金额原则上不超过营业收入的5‰，各分支机构原则上不超过营业收入的5‰，超出部分进行纳税调整。

为支持低收入证券营业部的业务发展，全年营业收入不足2,000万元的，全年业务招待费可控制在10万元以内，但变动费用总额应控制在预算范围内。

第四章授权审批及财务审核

第一十五条各单位办理各项费用支出应在公司授权范围内严格履行本办法规定的审批程序，超出预算范围或制度规定的费用支出，应按照公司规定的费用支出审批权限履行相关审批程序后执行，严禁越权、越级开支各项费用支出。

第一十六条公司财务人员及主管计划财务部的公司领导应根据公司有关规定和相应职责对公司发生的费用支出进行财务审核，即审查核实各级授权审批程序是否完整、原始单据是否合法、合规等。

第一十七条计划财务部应加强对各单位费用支出情况的分析，通过绩效管理报表定期向公司领导和各业务条线反馈绩效考核数据，并结合公司年度经营计划和财务预算执行情况，对各单位费用支出进行窗口指导，以保障公司各项经营管理目标的实现。

第一节审批权限

第一十八条在全成本核算口径基础上，公司根据不同的业务特点和管理需要，强化成本的自我控制和预算约束，其中：

（一）预算控制

公司本部各层级责任人应在公司下达的年度预算范围内审批各项费用支出。

1.年度预算正式下达前，按下列规定办理审批：

（1）已通过合同、协议、签报等方式批准的费用支出，公司制度已有明确规定的费用支出，已批准的业务规模之内的业务性资金划拨，在批准或规定的范围内，办理划款或报销手续。

（2）业务招待费、业务宣传费、差旅费等三项费用，由计划财务部报请公司领导批准后，通过网报系统下达临时预算。

（3）年度预算正式下达前，各归口管理部门与计划财务部及时沟通预算编制情况，由各归口管理部门严格审批、控制费用支出项目，待预算正式下达后统算账。

2.年度预算正式下达后统算账，全年控制在年度预算范围内。

3.超出部门预算（包括在项目预算间进行调剂或动用机动预算、预算正式下达前的临时预算）或公司制度规定的费用支出，均需由经办部门事先以签报等形式会签计划财务部，根据归口管理部门相关规定需要会签归口管理部门的，同时还应会签归口管理部门，并由经办部门主管领导审核后，报总裁批准后执行。

（二）变动费用：

对业务条线按照业务特点和业务需要，采取弹性费用预算或项目费用预算约束下的授权审批管理方法；对本部职能部门按照职能性质和管理需要，采取归口管理预算约束下的授权审批管理方法。

（三）固定费用：

房租、水电费等付现性费用，根据按照公司《合同管理办法》有关规定审批后的合同、协议等支付。

（四）公司对于新建、改扩建、采购等引起资产增加的行为，以及计提减值准备、对外出租、出借、出售、报废等引起资产减少的行为，实行授权审批。

其中：

1.各单位资产购建支出应纳入公司年度资本性支出预算。

经批准后的公司年度资本性支出预算，分解下达到各归口管理部门，各归口管理部门应将预算责任落实到具体的单位、部门或责任人，并采取积极有效措施，合理安排各项支出，超出公司授权范围或制度规定的资产购置，应事先报经总裁批准后进行。

2.各单位购建支出达到履行招投标程序的，应按照公司《招投标管理办法》及公司招投标有关规定实行招投标。

第一十九条具体审批权限及流程

（一）本部费用支出具体审批权限及流程见《本部费用支出审批审核权限及流程图》。

（二）本部业务性支出具体审批权限及流程见《本部业务性支出审批权限审核及流程图》。

（三）分支机构费用支出及自有资金划拨审批权限及流程见《分支机构费用支出审批审核权限及流程图》。

第二十条总裁可根据工作需要授权经办部门主管领导一定范围、一定金额的审批权限，经办部门主管领导在此审批权限范围内进行审批；

第二十一条经办部门主管领导可根据工作需要授权经办部门负责人业务招待费、差旅费等日常费用开支和业务资金划款的一定金额的审批权限，经办部门负责人在此审批权限范围内进行审批；

第二十二条各部门主管领导不在或因故不能履行职责时，经总裁批准，可授权经办部门负责人及MD以上级别人员代行审批权限，被授权人代行审批权限签字时，应在授权人签字处写“XXX代”字样。

第二十三条授权人授权后，其承担的审批责任不变。

授权时应根据公司有关授权管理规定签署书面授权文件，或按照本办法规定签署《费用支出及业务资金划款审批授权书》，送计划财务部备案，作为计划财务部履行财务审核职责的依据。

上述三种授权情况下的被授权人不得对所授的审批权限再进行转授权。

第二节审批流程

第二十四条员工出差、发生业务招待费、参加外部培训、申请办公设备，无论金额大小，一般应填制《出差申请表》、《费用支出申请表》、《参加外部培训审批表》、《设备采购审批表》，并按照本单位事前审批有关规定履行手续。

上述表格不作为报销必备凭证，但各部门应安排专人留存备查，以满足归口管理部门及监督检查的需要。

第二十五条各经办部门负责办理各项费用支出事项，对各项费用支出的合法性、合理性负责，承担审批责任。

（一）各单位报销各项费用事项，应向财务部门提供如下各类原始凭证：

1.公司对外签订的合同、协议等。

2.公司内部文件，如通知、批复、签报、纪要等。

3.主管部门、行业协会等按照规定收取交易设施使用费、会员费、税金、投资者保护基金等的通知单或扣款凭证。

4.各层级领导按照支出审批权限在费用报销及支出凭证的审批签字等。

（二）经办人填写报销单或划款通知书，粘贴单据，签字，并附有关原始单据如合同、协议、签报、发票、实物验收单等，按照本办法规定的权限和流程逐级履行审批程序。

（三）已按本办法第二十四条规定履行事前审批手续的，报销时间在一个月之内、金额未超、内容一致、审批人未变的情况下，可由经办部门负责人审批后直接办理报销手续。

第二十六条分支机构主要负责人（包括分公司总经理、代表处主任、证券营业部总经理）发生的费用，设副总经理（副主任）的由副总经理（副主任）审核；未设副总经理（副主任）的，主要负责人作为经办人、审批人在“经办人”、“单位负责人”处签字审批。

参照公司有关规定，各单位应对主要负责人的职务消费，进行台账明细管理。

分支机构主要负责人在进行职务消费时原则上应使用商务卡结算，对未使用商务卡结算的消费在财务报销前应先在台账明细表（见附表）上按要求进行登记。

第三节财务审核

第二十七条财务部门负责办理报销、划款手续，对报销凭据的合规性、完整性负责，承担财务审核责任。

（一）审核费用支出是否在授权范围内，是否符合规定标准。

（二）审核划款、报销手续是否完备，包括但不限于：

1.经办部门是否已履行审批程序。

2.是否已按规定履行招投标程序。

3.合同、协议、签报等书面批准文件是否齐全。

4.查验发票的真实性、合法性。

5.报销单或划款单各要素是否填写齐全、准确，所表述的内容是否与书面批准文件一致，是否与发票的内容、金额一致。

6.实物资产清单及实物验收手续是否完备等。

（三）经财务审核人员审核判断，如出现费用支出事项超出预算或不符合公司制度规定，或实际发生金额与事前审批金额差异较大等情况，或事前审批前提已经发生重大变化，可以视情况采取下列措施：

1.请经办部门补充相关材料后报销、划款。

2.退回经办部门，由经办部门重新履行审批手续。

3.提请更高级别审批人审批。

第二十八条分支机构自有资金划拨

（一）各分支机构在当地银行账户的备用金余额不得超过每月日常变动费用定额（不包括当天下划尚未支付的资金）。

（二）各分支机构可根据实际需要，通过自有资金管理系统申请下划资金头寸。

资金头寸下划一般每日进行2次，即分支机构通过自有资金管理系统申请当日或下一个工作日需要支付的资金。

1.每月初，各证券营业部通过自有资金系统填写“资金划拨单（下划）”，用途为“×月日常变动费用”，计划财务部审核后在1个工作日内划拨资金。

2.月度中间，证券营业部根据营销的实际需要，实时申请营销变动费用资金、付现性固定费用、资本性支出资金、税金等，计划财务部审核后，在1个工作日内划拨资金。

3.计划财务部定期不定期对各分支机构资金使用情况进行非现场检查和分析监控，对恶意虚报冒领、严重不合理开支造成超预算列支费用的