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应用文写作讲义
第三章应用文写作讲义
第一节日常文书写作概述及集中日常文书的写作
(一)请柬
1、请柬的概念:
请柬是邀请其他团体或个人前来参加会议、活动、宴请等的凭证性书信。
2、请柬的特点1.礼节性强 2.文字简约
3、请柬的类型请柬按用途可分为宴会请柬、展览请柬、典礼请柬、会议请柬
4、请柬的基本格式和写法
请柬从形式上又分为横式写法和竖式写法两种。
竖式写法从右边向左边写。
但从内容上看请柬,作为书信的一种,又有其特殊的格式要求。
请柬一般有标题、称呼、正文、结尾、落款五部分构成。
(一)标题在封面上写的“请柬”(请帖)二字就是标准,一般要做一些艺术加工,可用美术体的文字,文字的色彩可以烫金,可以有图案装饰等。
需说明的是,通常请柬已按照书信格式印制好,发文者只需填写正文而已。
封面也已直接印上了名称“请柬”或“请帖”字样。
(二)称呼要顶格写出被邀请者(单位或个人)的姓名名称。
如“某某先生”、“某某单位”等。
称呼后加上冒号。
(三)正文要写清活动内容,如开座谈会、联欢晚会、生日派对、国庆宴会、婚礼、寿诞等。
写明时间、地点、方式。
如果是请人看戏或其它表演还应将入场券附上。
若有其它要求也需注明,如“请准备发言”、“请准备节目”等。
(四)结尾要写上礼节性问候语或恭候语,如“致以——敬礼”、“顺致——崇高的敬意”、“敬请光临”等,在古代这叫做“具礼”。
(五)落款署上邀请者(单位或个人)的名称和发柬日期。
5、请柬写作的文字要求
我国文化历史悠久,历来对语言文字的推敲十分重视,何况请柬是较庄重正式的一种文体,而且文字容量有限,所以要摈弃那些繁冗造作或干瘪乏味的语言。
具体而言有如下几点:
第一,求其“达”,即要通顺明白,又不要堆砌辞藻或套用公式化的语言。
第二,求其“雅”,即要讲究文字美。
请柬是礼仪交往的媒介,乏味的或浮华的语言会使人很不舒服的。
第三,请柬文字尽量用口语,不可为求“雅”而去追求古文言。
要尽量用新的、活的语言。
雅致的文言词语可偶一用之,但需恰到好处。
第四,整体而讲,要根据具体的场合、内容、对象、时间具体认真地措词,语言要文雅、大方、热情。
6、请柬写作的注意事项
请柬主要是表明对被邀请者的尊敬,同时也表明邀请者对此事的郑重态度,所以邀请双方即便近在咫尺,也必须送请柬。
凡属比较隆重的喜庆活动,邀请客人均以请柬为准,切忌随便口头招呼,顾此失彼。
请柬是邀请宾客用的,所以在款式设计上,要注意其艺术性,一帧精美的请柬会使人感到快乐和亲切。
选用市场上的各种专用请柬时,要根据实际需要选购合适的类别、色彩、图案。
请柬要在合适的场合发送。
一般说来,举行重大的活动,双方又是作为宾客参加,才发送请柬。
寻常聚会,或活动性质极其严肃、郑重,对方也不作为客人参加时,不应发请柬。
措词务必简洁明确、文雅庄重、热情得体。
(二)申请书
1、申请书的概念:
申请书,是机构或个人向有关主管部门提出某种请求,希望予以解决的专用文书。
2、申请书的特点:
1.目的性强2.态度恭敬
3、申请书的类型申请书按性质可分为公务类申请书、个人事务类申请书。
4、申请书的格式要素
(1)标题
有两种写法,一是直接写“申请书”,另一是在“申请书”前加上内容,如“入党申请书”、“调换工作申请书”等,一般采用第二种。
(2)称谓
顶格写明接受申请书的单位、组织或有关领导。
(3)正文
正文部分是申请书的主体,首先提出要求,其次说明理由。
理由要写得客观、充分,事项要写得清楚、简洁。
(4)结尾
写明惯用语“特此申请”、“恳请领导帮助解决”、“希望领导研究批准”等,也可用“此致”“敬礼”礼貌用语。
(5)署名、日期
个人申请要写清申请者姓名,单位申请写明单位名称并加盖公章,注明日期。
5、申请书写作注意事项
注意事项:
(1)申请的事项要写清楚、具体,涉及到的数据要准确无误。
(2)理由要充分、合理,实事求是,不能虚夸和杜撰,否则难以得到上级领导的批准。
(3)语言要准确、简洁,态度要诚恳、朴实。
(三)便条与字据
1、便条的概念:
便条,是非正式的、最简单的书信。
2、便条的特点:
方便灵活
3、便条的类型便条按用途可分为留言类便条、请假类便条、馈赠类便条、邀请类便条、委托类便条。
4、便条是一种简便的短信。
用于把比较简单的事情告诉别人,如托事条、请假条等。
各种便条的写法基本相同,一般在第一行正中写明便条性质,如请假条、留言条等。
第二行顶格写收信人的称呼和冒号以示尊重。
第三条空两格写正文。
正文后致意。
一般另起一行空两格写“此致”,下一行顶格写“敬礼”。
给朋友或同学相熟者的便条,也可省略该项内容。
最后写姓名和时间。
5、字据的概念:
是借还或收领钱物时所写的凭证性条据。
6、字据的特点:
内容完整清楚,书写慎重仔细。
7、字据的类型字据按用途可分为借条、欠条、领条、收条、发条。
8、借条、收条、欠条的法律含义
借条是出借人向借用人或者借款人出具的表示出借某物或者某款项的凭证,一般用来证明借用或者借款关系;收条是收领人向送给人出具的表示收到某物或者某款项的凭证,用来反映或者证明“收到”的事实;欠条,是债务人向债权人出具的表示尚欠某物或者某款项的凭证,一般用来证明债权债务关系。
9、书写借条应注意:
(1)借款时宜写“借条”,不宜写“欠条”。
借条和欠条均是一种债权债务的凭证,但两者之间有很大的区别。
借条是借款人向出借人出具的借款书面凭证,它证明双方建立了一种借款合同关系;而欠收是双方基于以前的经济往来而进行结算的一种结算依据。
(2)借款时双方约定的利率宜写入借条中。
实践中有不少债主误解借款不能收取利息,所以利息只在口头约定,而没有写进借条中。
事实上,法律规定借款双方可在银行同期贷款利率的4倍范围内约定利息。
(3)借款时宜将还款期限写入借条中。
从债权安全回收的角度考虑,借款时宜将还款期限写入借条中,如借款人逾期不归还借款的,出借人应当在借款到期后2年内向其主张权利。
(4)借款时借条宜写清楚借款人全名。
实践上,出借人与借款人往往关系较密切,也不泛亲戚关系,借款时将日常习惯称谓写入借条,万一借款人逾期还款,出借人想到法院起诉借款人,往往会因债权、债务人不明确而被法院拒之门外。
10、书写收条应注意:
(1)书写时表述尽量详细、准确,不该省的字不能省。
不涂改,数目要大写。
(2)应规范填写收据事由。
填写收款事由时,应尽可能做到用语准确、详略适当,让使用者一看便能认定属于借、领、收、欠的具体项目;作为持据方,除审查收据的各要素项目外,应重点审查收款事由书写是否恰当,会不会在日后产生歧义而发生纠纷。
(3)必须有出据单位盖章证明才是有效的收据,或者本人手写签名。
(4)在写收条时,务必清点好所收到的物品钱款的具体数额,做到准确无误、不出差错。
(5)如果是替别人代收的,应在题目代收到字样,在文尾署名时用代收人三个字。
10、书写欠条应注意:
(1)欠条必须由债务人本人填写。
有的债务人原本就有意要逃避债务,在打欠条时,故意找人代写。
当债权人索款时则以不是本人笔迹为由,拒绝偿还。
所以欠条必须由债务人本人填写。
如欠条为打印稿,在欠款人署名栏最好要求由借款人签名、盖章、按手印。
(2)所欠的内容要写清楚,归还或结算的时间、地点要写清楚,如果违约,违约责任怎样承担,如何赔偿等等,都要写清楚。
(3)妥善保管欠条,要注意防止欠条被盗、丢失或受污染等现象,保管的地方要安全、不易潮湿,也不能与化学物质接触。
同时,还应复印几份,在以后催款时,可先向借款人出具复印件,以确保原件的安全。
11、综合注意事项:
(1)写借条、收条、欠条时务必使用碳素等不易消褪、更改的墨水,借款金额前注明币种,并用大写汉字,同时还要在括号里填上小写的阿拉伯数字。
(2)特别注意不要使用多音、多义字。
我国的许多汉字存在一字多音、一字多解的现象,在欠条中一旦使用这些汉字,就有可能造成纠纷。
第二节会议记录和会议纪要的写作
一、记录会议的组织情况、应写明
1.会议的名称;
2.开会的时间;
3.开会的地点;
4.出缺席和列席人员;
5.主持人的姓名;
6.记录人的姓名;
7.备注;有些会议还要写清楚会议的起止时间(年、月、日)。
二、记录会议的内容,会议记录的重要组成部分
1.要写明发言人的姓名,发言的内容,包括讨论的内容,提出的建议,通过的决议等。
必要时,还要记下表决情况(如全体通过或多少人同意,多少人异议,多少人弃权)。
2.记录还要记下会议的有关动态。
如发言中的插话、笑声、掌声,临时中断以及会场重要情况等等。
3.会议结束,记录完了,就要另起一行写“散会”两字。
重要的会议记录,要有主持人和记录人在正文结尾右下方签字。
三、会议记录的写作要求。
1.会议记录要求准确、真实、清楚、完整。
记录人员应当有高度的政治责任心,以严肃认真的态度忠实记录发言人的原意,重要的意思应记原话,不得任意取舍增删。
会议的主要情况,发言的主要内容和意见,必须记录完整,不要遗漏。
记录字体力求清晰易认,不要过于潦草,不要使用自造的简称或文字。
2.会议记录的格式。
会议组织情况:
要写明会议名称、届数或次数、时间、地点、出席人、列席人、缺席人(包括缺席原因)、主持人、记录人等。
会议内容:
由会议议程、议题、讨论过程、发言内容、决定事项等组成。
会议记录的结尾没有固有程式。
会议记录使用的工具:
会议记录可采用统一制发的会议记录本或记录纸。
四、会议记录的技巧。
一般说来,有四条:
一快、二要、三省、四代。
一快,即书写运笔要快,记得快。
字要写得小一些、轻一点,多写连笔字。
要顺着肘、手的自然去势,斜一点写。
二要,即择要而记。
就记录一次会议来说,要围绕会议议题、会议主持人和主要领导同志发言的中心思想,与会者的不同意见或有争议的问题、结论性意见、决定或决议等作记录,就记录一个人的发言来说,要记其发言要点、主要论据和结论,论证过程可以不记。
就记一句话来说,要记这句话的中心词,修饰语一般可以不记。
要注意上下句子的连贯性、可讯性,一篇好的记录应当独立成篇。
三省,即在记录中正确使用省略法。
如使用简称、简化词语和统称。
省略词语和句子中的附加成分,比如\”但是\”只记\”但\”,省略较长的成语、俗语、熟悉的词组,句子的后半部分,画一曲线代替,省略引文,记下起止句或起止词即可,会后查补。
四代,即用较为简便的写法代替复杂的写法。
一可用姓代替全名,二可用笔画少易写的同音字代替笔画多难写的字;三可用一些数字和国际上通用的符号代替文字;四可用汉语拼音代替生词难字;五可用外语符号代替某些词汇,等等。
但在整理和印发会议记录时,均应按规范要求办理。
会议纪要
会议纪要是会议记录的一种再加工,是记载和表达会议主要精神和议定事项的文稿。
写好会议纪要应把握三个要点:
一、注意会议记录的整理
注意“去粗留精”,把握侧重点。
会议纪要应该抓住会议的中心议题,侧重表达大家已经取得一致的或基本一致的意见。
(一)围绕会议研究的中心议题“取精”。
抓住了会议研究和解决的主要问题,就抓住了写会议纪要的“纲”。
会议讨论中可能附带牵涉到其他一些问题,如果没有实质性内容,就应避而不谈或者谈而从简。
有时会议的中心议题不十分明确,或一个会议同时讨论多个议题,且难分主次。
遇到这种情况,应把难分主次的几个问题视为一个中心议题中的几个子议题,放在基本同等的位置上,分题归纳整理,写成“一、关于xxx问题”、“二、关于xxx问题”等。
(二)围绕与会人员取得的一致意见“取精”。
与会人员在讨论中心议题时,往往看法不完全一致,或者很不一致。
遇到这种情况,起草人员应该对各种意见认真研究,归纳整理出完全一致或基本一致的意见。
对少数人提出的意见,如果没有被会议否定,或者说符合会议的宗旨,也应该采纳。
如果有些意见分歧较大,没有能够统一认识,就不应写入纪要中去。
当然,有些带学术性、研究性的会议所形成的纪要,不同的甚至是相反的观点,也可以写上去,但应写明是多数人的看法还是少数人的看法。
(三)围绕会议主持人的总结性讲话“取精”。
一般在会议结束时,主持人会进行总结性讲话,对需决定的事项进行“拍板”,这是写入会议纪要的最好材料,也是最需要抓住的“纲”。
表达决定的事项,注意“滴水不漏”,把握相关点。
表述议定事项最重要的是注意“三性”,把住相关点。
(一)注意语言表达的准确性,防止产生歧义。
要注意用语准确,讲究文法,避免在文字上产生歧义。
对敏感问题表达不准,就很容易引起歧议,甚至造成新的矛盾。
(二)注意重要决定的依据性,防止互相矛盾。
有的会议决定与相关的政策或规定存在某种矛盾。
只要不是正面"碰撞",起草人员就应该在查找有关依据、研究有关类似问题的基础上,选择恰当的表达方式,注意文字处理上的技巧,以尽量避免矛盾。
(三)注意付诸实施的可行性,防止影响操作。
会议纪要表述议定事项须注意可行性,务必切合实际,力求具体、明白。
二、写作的方法和体式
(一)注意“从实际出发”,把握基本点
会议纪要的标题最基本的形式:
一是会议名称与文种的组合,如“临沧供电局办公会议纪要”;二是召集会议单位名称、会议内容与文种三者的组合,如“临沧供电局讨论xx工程会议纪要";三是有的固定形式的会议,如党委会、党政联席会、部门会议等,也可以直接用会议的次数与文种的组合,如“第十次党委会议纪要”。
(二)会议纪要的具体内容,一般可由两部分组成,即会议概况部分和正文部分。
会议概况主要是写主持开会的单位、会议名称、时间、地点、参加人员(出席人、列席人)及会议研究的中心议题等。
概况应力求简要,有时可以只写上述方面的部分内容。
参加会议人员也可以在正文后面独立成段。
一般几个单位联合开会的纪要和党委会、政府办公会的纪要,都适宜这种形式。
(三)会议纪要正文部分的基本写作方法,一般采取以下几种:
一是分专题归纳法。
即把讨论议定的几个问题,划分为几个专题,用小标题加以归纳。
二是分层次归纳法。
一般只有一个议题讨论后形成的决定,可以采用这种办法,把议定事项按内容分成若干层次写清楚。
可以在每段的首句写“会议认为”、“会议同意”、“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”等用语。
三是分段落归纳法。
就是把会议议定事项分成若干段,并明确标示出“一”、“二”、“三”……而在每段的首句不另用一句话概括段意。
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