学校内控制度及手册.docx

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学校内控制度及手册

学校内控制度及手册

内部控制

手册

xx中心学校

二0一五年四月

单位层面内部控制

内部控制规范……………………………………………………………1

内部控制工作机制……………………………………………………11

不相容职务分离办法…………………………………………………20

账务处理程序制度……………………………………………………23

财务收支审批制度……………………………………………………24

财务牵制制度…………………………………………………………25

财务公开制度…………………………………………………………26

财产管理制度………………………………………………………28

资产清查制度………………………………………………………30

固定资产管理制度……………………………………………………31

教育收费专项议事制度………………………………………………33

收费管理制度………………………………………………………34

财务稽核制度…………………………………………………………35

会计工作交接制度………………………………………………37

会计电算化管理制度…………………………………………………38

会计档案管理制度……………………………………………………40

票据管理制度………………………………………………………41

会计档案借阅制度……………………………………………………43

会计电算化档案管理制度……………………………………………44

货币资金管理制度………………………………………………45

往来款项管理制度……………………………………………………46

印章管理使用制度……………………………………………………47

预借款管理制度………………………………………………………51

报销票据管理制度……………………………………………………52

差旅费管理规定………………………………………………………53

财务负责人岗位职责………………………………………………54

会计员岗位职责………………………………………………………55

出纳员岗位职责………………………………………………………56

稽核员岗位职责………………………………………………………57

审核岗位职责…………………………………………………………58

财政专项资金管理办法……………………………………………59

基建、维修管理制度………………………………………………61

内部稽核制度…………………………………………………………63

业务层面内部控制

印章管理内部控制制度………………………………………………68

印章管理内部控制流程图……………………………………………73

票据管理内部控制制度………………………………………………74

票据管理内部控制流程图……………………………………………78

银行账号管理内部控制制度…………………………………………79

银行账号管理内部控制流程图………………………………………83

行政事业性收费内部控制制度………………………………………84

XXXXX乡中心学校

内部控制规范

第一章总则

第一条：

为了进一步提高学校内部管理水平，规范内部控制，加强廉政风险防控机制建设，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国预算法》等法律法规和相关规定，制定本规范。

第二条：

本规范适用于学校经济活动的内部控制。

第三条：

本规范所称内部控制，是指学校为实现控制目标，通过制定制度、实施措施和执行程序，对经济活动的风险进行防范和管控。

第四条：

学校内部控制的目标主要包括：

合理保证学校经济活动合法合规、资产安全和使用有效、财务信息真实完整，有效防范舞弊和预防腐败，提高公共服务的效率和效果。

第五条：

学校建立与实施内部控制，应当遵循下列原则：

（一）全面性原则。

内部控制应当贯穿学校经济活动的决策、执行和监督全过程，实现对经济活动的全面控制。

（二）重要性原则。

在全面控制的基础上，内部控制应当关注到重要经济活动和经济活动的重大风险。

（三）制衡性原则。

内部控制应当在学校内部的部门管理、职责分工、业务流程等方面形成相互制约和相互监督。

（四）适应性原则。

内部控制应当符合国家有关规定和学校的实际情况，并随着外部环境的变化、学校经济活动的调整和管理要求的提高，不断修订和完善。

第六条：

建立学校内部控制组织机构。

为切实做好我校内部控制工作，我校成立内部控制工作领导组，统筹、协调本校内部控制工作。

组长：

XXX

副组长：

XXX

成员：

XXXXXXXXXXXX各分校负责人

内部控制工作领导组设办公室，XXX负责牵头、组织我校具体的内部控制工作。

第七条：

学校具体工作包括梳理学校各类经济活动的业务流程，明确业务环节，系统分析经济活动风险，确定风险点，选择风险应对策略，在此基础上根据国家有关规定建立健全单位各项内部管理制度并督促相关工作人员认真执行。

第二章学校层面内部控制

第八条：

财务室为内部控制牵头部门，负责组织协调内部控制工作。

同时，应当充分发挥财会、内部审计、资产管理等部门或岗位在内部控制中的作用。

第九条：

学校经济活动的决策、执行和监督应当相互分离。

学校建立健全集体研究决策机制。

重大经济事项的内部决策，由学校领导班子集体研究决定。

重大经济事项的认定标准应当根据有关规定和学校实际情况确定，一经确定，不得随意变更。

第十条：

学校建立健全内部控制关键岗位责任制，明确岗位职责及分工，确保不相容岗位相互分离、相互制约和相互监督，内部控制关键岗位主要包括预算业务管理、收支业务管理、政府采购业务管理、资产管理、建设项目管理、合同管理以及内部监督等经济活动的关键岗位。

第十一条：

内部控制关键岗位工作人员具备与其工作岗位相适应的资格和能力。

加强内部控制关键岗位工作人员业务培训和职业道德教育，不断提升其业务水平和综合素质。

第十二条：

学校根据《中华人民共和国会计法》的规定建立会计机构，配备具有相应资格和能力的会计人员。

根据实际发生的经济业务事项按照国家统一的会计制度及时进行账务处理、编制财务会计报告，确保财务信息真实、完整。

第三章业务层面内部控制

第一节预算业务控制

第十三条：

建立健全预算编制、审批、执行、决算与评价等预算内部管理制度。

合理设置岗位，明确相关岗位的职责权限，确保预算编制、审批、执行、评价等不相容岗位相互分离。

第十四条：

学校的预算编制应当做到程序规范、方法科学、编制及时、内容完整、项目细化、数据准确。

（一）正确把握预算编制有关政策，确保预算编制相关人员及时全面掌握相关规定。

（二）建立内部预算编制、预算执行、资产管理、基建管理、人事管理等部门或岗位的沟通协调机制，按照规定进行项目评审，确保预算编制部门及时取得和有效运用与预算编制相关的信息，根据工作计划细化预算编制，提高预算编制的科学性。

第十五条：

根据内设部门的职责和分工，对按照法定程序批复的预算在学校内部进行指标分解、审批下达，规范内部预算追加调整程序，发挥预算对经济活动的管控作用。

第十六条：

根据批复的预算安排各项收支，确保预算严格有效执行。

建立预算执行分析机制。

定期通报各部门预算执行情况，召开预算执行分析会议，研究解决预算执行中存在的问题，提出改进措施，提高预算执行的有效性。

第十七条：

加强决算管理，确保决算真实、完整、准确、及时，加强决算分析工作，强化决算分析结果运用，建立健全单位预算与决算相互反映、相互促进的机制。

第十八条：

加强预算绩效管理，建立“预算编制有目标、预算执行有监控、预算完成有评价、评价结果有反馈、反馈结果有应用”的全过程预算绩效管理机制。

第二节收支业务控制

第十九条：

建立健全收入内部管理制度。

合理设置岗位，明确相关岗位的职责权限，确保收款、会计核算等不相容岗位相互分离。

第二十条：

学校的各项收入应当由财会部门归口管理并进行会计核算，严禁设立账外账。

业务部门应当在涉及收入的合同协议签订后及时将合同等有关材料提交财会部门作为账务处理依据，确保各项收入应收尽收，及时入账。

财会部门应当定期检查收入金额是否与合同约定相符；对应收未收项目应当查明情况，明确责任主体，落实催收责任。

第二十一条：

建立健全支出内部管理制度，确定单位经济活动的各项支出标准，明确支出报销流程，按照规定办理支出事项。

合理设置岗位，明确相关岗位的职责权限，确保支出申请和内部审批、付款审批和付款执行、业务经办和会计核算等不相容岗位相互分离。

第二十二条：

按照支出业务的类型，明确内部审批、审核、支付、核算和归档等支出各关键岗位的职责权限。

（一）加强支出审批控制。

明确支出的内部审批权限、程序、责任和相关控制措施。

审批人应当在授权范围内审批，不得越权审批。

（二）加强支出审核控制。

全面审核各类单据。

重点审核单据来源是否合法，内容是否真实、完整，使用是否准确，是否符合预算，审批手续是否齐全。

支出凭证应当附反映支出明细内容的原始单据，并由经办人员签字或盖章，超出规定标准的支出事项应由经办人员说明原因并附审批依据，确保与经济业务事项相符。

（三）加强支付控制。

明确报销业务流程，按照规定办理资金支付手续。

签发的支付凭证应当进行登记。

（四）加强支出的核算和归档控制。

由财会部门根据支出凭证及

时准确登记账簿；与支出业务相关的合同等材料应当提交财会部门作为账务处理的依据。

第四节资产控制

第二十三条：

学校对资产实行分类管理，建立健全资产内部管理制度。

合理设置岗位，明确相关岗位的职责权限，确保资产安全和有效使用。

第二十四条：

建立健全货币资金管理岗位责任制，合理设置岗位，不得由一人办理货币资金业务的全过程，确保不相容岗位相互分离。

（一）出纳不得兼管稽核、会计档案保管和收入、支出、债权、债务账目的登记工作。

（二）严禁一人保管收付款项所需的全部印章。

财务专用章应当由专人保管，个人名章应当由本人或其授权人员保管。

负责保管印章的人员要配置单独的保管设备，并做到人走柜锁。

（三）按照规定应当由有关负责人签字或盖章的，应当严格履行签字或盖章手续。

第二十五条：

加强对银行账户的管理，严格按照规定的审批权限和程序开立、变更和撤销银行账户。

第二十六条：

加强货币资金的核查控制。

指定不办理货币资金业务的会计人员定期和不定期抽查盘点银存现金，核对银行存款余额，抽查银行对账单、银行日记账及银行存款余额调节表，核对是否账实相符、账账相符。

对调节不符、可能存在重大问题的未达账项应当及时查明原因，并按照相关规定处理。

第二十七条：

加强对实物资产和无形资产的管理，明确相关部门和岗位的职责权限，强化对配置、使用和处置等关键环节的管控。

（一）对资产实施归口管理。

明确资产使用和保管责任人，落实资产使用人在资产管理中的责任。

贵重资产、危险资产、有保密等特殊要求的资产，应当指定专人保管、专人使用，并规定严格的接触限制条件和审批程序。

（二）按照国有资产管理相关规定，明确资产的调剂、租借、对外投资、处置的程序、审批权限和责任。

（三）建立资产台账，加强资产的实物管理。

定期清查盘点资产，确保账实相符。

财会、资产管理、资产使用等部门或岗位应当定期对账，发现不符的，应当及时查明原因，并按照相关规定处理。

（四）建立资产信息管理系统，做好资产的统计、报告、分析工

作，实现对资产的动态管理。

第五节建设项目控制

第二十八条：

建立健全建设项目内部管理制度。

合理设置岗位，明确内部相关部门和岗位的职责权限，确保项目建议和可行性研究与项目决策、概预算编制与审核、项目实施与价款支付、竣工决算与竣工审计等不相容岗位相互分离。

第二十九条：

建立与建设项目相关的议事决策机制，严禁任何个人单独决策或者擅自改变集体决策意见。

决策过程及各方面意见应当形成书面文件，与相关资料一同妥善归档保管。

第三十条：

建立与建设项目相关的审核机制。

项目建议书、可行性研究报告、概预算、竣工决算报告等应当由学校内部的相关工作人员或者根据国家有关规定委托具有相应资质的中介机构进行审核，出具评审意见。

第三十一条：

依据国家有关规定组织建设项目招标工作，并接受有关部门的监督。

采取签订保密协议、限制接触等必要措施，确保标底编制、评标等工作在严格保密的情况下进行。

第三十二条：

按照审批单位下达的投资计划和预算对建设项目资金实行专款专用，严禁截留、挪用和超批复内容使用资金。

财会部门加强与建设项目承建单位的沟通，准确掌握建设进度，加强价款支付审核，按照规定办理价款结算。

第三十三条：

加强对建设项目档案的管理。

做好相关文件、材料的收集、整理、归档和保管工作。

第三十四条：

经批准的投资概算是工程投资的最高限额，如有调

整，应当按照国家有关规定报经批准。

单位建设项目工程洽商和设计变更应当按照有关规定履行相应的审批程序。

第三十五条：

建设项目竣工后，按照规定的时限及时办理竣工决算，组织竣工决算审计，并根据批复的竣工决算和有关规定办理建设项目档案和资产移交等工作。

建设项目已实际投入使用但超时限未办理竣工决算的，根据对建设项目的实际投资暂估入账，转作相关资产管理。

第六节合同控制

第三十六条：

建立健全合同内部管理制度。

合理设置岗位，明确合同的授权审批和签署权限，妥善保管和使用合同专用章，严禁XX擅自以学校名义对外签订合同，严禁违规签订担保、投资和借贷合同。

对合同实施归口管理，建立财会部门与合同归口管理部门的沟通协调机制，实现合同管理与预算管理、收支管理相结合。

第三十七条：

加强对合同订立的管理，明确合同订立的范围和条件。

对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，应当组织法律、技术、财会等工作人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与相关工作。

谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，应当予以记录并妥善保管。

第三十八条：

对合同履行情况实施有效监控。

合同履行过程中，因对方或单位自身原因导致可能无法按时履行的，应当及时采取应对措施。

建立合同履行监督审查制度。

对合同履行中签订补充合同，或变更、解除合同等应当按照国家有关规定进行审查。

第三十九条：

财会部门根据合同履行情况办理价款结算和进行账务处理。

未按照合同条款履约的，财会部门应当在付款之前向单位有关负责人报告。

第四十条：

合同归口管理部门加强对合同登记的管理，定期对合同进行统计、分类和归档，详细登记合同的订立、履行和变更情况，实行对合同的全过程管理。

与单位经济活动相关的合同应当同时提交财会部门作为账务处理的依据。

单位应当加强合同信息安全保密工作，未经批准，不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家秘密、工作秘密或商业秘密。

第四十一条：

加强对合同纠纷的管理。

合同发生纠纷的，在规定时效内与对方协商谈判。

合同纠纷协商一致的，双方应当签订书面协议；合同纠纷经协商无法解决的，经办人员应向单位有关负责人报告，并根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。

第四章评价与监督

第四十二条：

建立健全内部财务牵制制度，明确各相关部门或岗位的职责权限，规定内部监督牵制的程序和要求，对内部控制建立与实施情况进行内部监督检查和自我评价。

内部监督牵制应当与内部控制的建立和实施保持相对独立。

第四十三条：

根据实际情况确定内部监督检查的方法、范围和频率。

第四十四条：

学校负责人应当指定专门部门或专人负责对学校内部控制建设的有效性进行评价并出具学校内部控制自我评价报告。

XXXXX乡中心学校内部控制

工作机制

内部控制机制建设包括：

经济活动的决策、执行、监督实行有效分离；建立健全议事决策机制、岗位责任制、内部监督机制。

一、经济活动决策、执行、监督实行有效分离。

进行经济活动组织架构和岗位设置，既要服从“九定方案”规定要求，在现有编制内按照内部控制的要求设计，又要从单位经济活动特点出发，建立联合工作机制。

决策、执行和监督相互分离机制侧重点为：

（一）过程分离：

决策（授权审批）、执行、监督过程分离。

（二）岗位分离：

申请与审批，审批与执行，执行与监督、决策与监督分离、会计记录与财产保管、财产保管与清查稽核等岗位相分离。

二、建立健全议事决策机制。

单位重大经济事项实行班子集体决策制度，防范“一言堂”或者“一支笔”造成的决策风险和腐败风险。

（一）重大经济业务事项内容

纳入本制度的重大经济事项包括：

1．年度财务预算、决算;

2．超过一万元的支出；

3．经济分配方案，主要是指职工劳保、奖金及福利待遇分配等；

4.非正常经济（资产）损失的处置;

5.对外捐赠资金、资产;

6．单位基本建设投资；

7.资金筹集等其他经济业务重大事项。

（二）重大经济事项决策原则

1．科学、依法、民主、集体决策的原则。

重大事项必须集体讨论后按规定程序报批，坚决禁止校长独断专行的决策行为。

2．专家咨询和评估的原则。

对专业性、技术性较强的重大事项，必须进行专家论证、技术咨询、决策评估。

3．公示原则。

坚持政务公开、透明特别是涉及教职工切身利益问题的决策，必须进行公示广泛听取教职工意见。

4．谁决策、谁负责的原则。

实行重大经济事项领导负责制和责任追究制。

参与决策有关人员在集体讨论时应明确个人意见（同意、反对、弃权）。

5．财务室充分论证的原则。

财务人员根据国家有关法律法规，从单位预算资金的安排情况、自有资金状况、资金筹措能力、财务和预算制度等方面对有关重大经济事项的可行性提出意见和建议，对重大经济事项支出的合理性、合法性及预算安排进行审核。

（三）集体决策的程序集体决策采取校长会、教代会的形式,由校长负责主持,财务负责人参加,必要时有关分校负责人列席参加（会议列席人员由校长确定）。

1．确定议题。

会议议题由校长根据分管校长和相关分校（部门）的提议确定。

2．准备材料。

会议所需文件、审议需要的决策方案、草案及说明等资料，由分管校长组织相关分校（部门）提前准备。

3．酝酿意见。

会议召开的时间、议题一般应提前通知与会人员。

必要的会议材料应于会前送达。

与会人员要认真熟悉材料，酝酿意见，做好发言准备。

4．充分讨论。

议题由分校校长或有关负责人作简要说明，与会人员应就议题充分讨论并发表明确的意见。

讨论时，坚持一把手本位表态制，校长在听取其他与会人员的意见后再表明自己的意见。

5．逐项表决。

会议实行逐项表决，议题经充分讨论后，进行表决。

6．作出决定。

校长根据会议讨论、表决情况，对决策事项作出通过、不予通过、修改或者再次审议的决定。

作出通过决定的，由校长签发；作出修改决定的，由承办分校（部门）依照会议要求修改后报分管校长审定，由校长签发；属重大原则或者实质内容修改的，作出再次审议决定，按程序重新审议。

7．形成纪要。

重大行政决策事项，指定专人负责会议记录和整理会议纪要。

校长否定多数人意见作出最后决定的，须在会议纪要中说明理由。

会议作出的决定，领导班子成员必须坚决执行，任何个人无权改变。

在执行过程中，确需进行重大调整或变更的，应经领导班子集体研究。

进行集体决策重大事项，必须有三分之二以上组成人员到会方能举行，并且分管校长必须到会，如分管副校长因故无法到会，除特别紧急事项须立即进行决策外，该事项应留待下次会议决定。

遇突发事件和紧急情况，如来不及领导集体讨论决定的，分管副校长长应及时报告。

三、建立健全内部控制关键岗位责任制。

建立健全内部控制关键岗位责任制，明确校内各岗位职责及分工，确保不相容岗位相互分离、相互制约和相互监督。

加强对内部控制关键岗位工作人员的管理。

（一）建立健全岗位责任制按照权责对等原则建立健全关键岗位责任制，明确岗位职责及分工，确保不相容岗位相互分离、制约和监督。

1、岗位构成。

内部控制关键岗位是指与预算业务管理、收支业务管理、政府采购业务管理、资产管理和内部监督等经济业务有关的审批、执行和监督等岗位。

主要包括预决算编制和绩效评价、资金管理、票据管理、印章管理、物资和固定资产的采购和管理、以及内部监督等。

2、制定岗位责任制的原则。

岗位责任制的制定要坚持：

才能与岗位相统一的原则，职责与权利相统一的原则和考核与奖惩相一致的原则。

3、岗位责任制的形式和内容。

以书面形式描述关键岗位的专业能力和职业道德要求，明确岗位职责、岗位权利以及与其他岗位的关系。

（二）关键岗位工作人员管理

1、实行轮岗制度。

单位经济活动关键岗位实行轮岗制度，轮岗周期为5年（特殊原因或特殊岗位可适当缩短或延长轮岗时间）。

2、把好人员入口关。

关键岗位人员选拔要具备与其工作岗位相适应的的资格和能力，包括：

知识、技能、专业背景和从业资格等。

3、加强业务培训和职业道德教育。

在每年的学习计划中安排相应内容，对关键岗位工作人员进行的业务培训和职业道德教育，及时、全面、准确掌握国家有关法律法规政策，不断提升专业技能和业务水平，不断提高职业道德修养。

四、建立健全内部监督稽核机制。

学校成立内部监督稽核机构（人员兼职），负责检查单位内部管理制度和机制建立与执行情况，以及内部控制关键岗位及人员设置情况等，及时发现内部控制存在的问题并提出改进建议。

（一）内部监督检查频率：

每年至少进行一次全面向监督检查，必要时根据需要不定期地对内部控制开展各项专项检查、抽查等监督检查工作。

（二）内部监督检查内容：

第一、单位层面内部控制制度建立和执行情况，具体包括：

1、单位经济活动的决策、执行和监督是否实现有效分离；权责是否对等；议事决策机制是否建立；重大经济事项的认定标准是否确定而且一贯地执行。

2、内部管理制度是否符合国家有关规定尤其是国家明确的标准、范围和程序；内部管理制度是否符合本单位的实际情况。

3、授权审批的权限范围、审批程序和相关责任是否明确；授权审批手续是否健全；是否存在XX审批就办理业务的情形；是否存在越权审批、随意审批情形。

4、岗位责任制是否建立并得到落实；关键岗位轮岗制度是否建立或采取了替代措施，是否存在不相容岗位混岗的现象。

5、内部控制关键岗位工作人员是否具备与其工作岗位相适应的资格和能力。

第二、业务层面内部控制建立和执行情况，具体包括：

1、预算业务重点检查：

预算编制、预算执行制度否建立并得到有效执行；预算执行分析机制是否建立并得到有效执行；预算与决算相互反映、相互促进的机制是否建立并得到有效执行；全过程的预算绩效管理机制是否建立并得到有效执行等。

2、收支业务重点检查：

收支是否实施归口管理并得到有效执行；印章和票据的使用、保管是否存在漏洞；相关凭据的审核是否符合要求；定期核查的机制是否建立并得到有效执行等。

3、政府采购业务重点检查：

府采购活动是否实施归口管理并得到有效执行；政府采购与财会、资产管理等岗位之间是否建立沟通协调机制并得到有效执行；政府采购申请的审核是否严格；验收制度是否建立并得到有效执行；是否妥善保管政府采购业务相关资料等。

4、资产管理重点检查：

各类资产是否实施归口管理并得到有效执行；是否按规定建立资产记录、实物保管、定期盘点和账实核对等财产保护控制措施并得到有效执行等。

（三）监督检查程序

1、制定监督检查工作方案。

内部监督机构制定监督检查工作方案。

方案中应当明确检查的依据、范围、内容、方式、实施计划、人员构成等相关内容。

监督检查工作方案经单位负责人批准后实施监督检查。

2、实施监督检查：

第一步，内部监督机构获取相关的文件和资料，掌握内部控制建立情况。

例如，单位相关的内部管理制度，各类经济活动的业务流程图、内部控制关键岗位的岗位责任书，以及相关的财务数据等。

通过查阅相关文件和资料，了解内部控制在建立上是否覆盖了单位的全部经济活动，是否符合单位的实际情况，是否针对风险点选择了恰当的控制措施以及以前期间发现的问题是否及时采取措施整改等。

第二步，根据了解的经济活动业务流程，确定监督查的范围和重点，综合运用各种检