银行签报部门业务联系单处理规范.docx
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银行签报部门业务联系单处理规范
ⅩⅩⅩⅩ银行签报、部门业务联系单处理规范
第一章总则
第一条为提高工作质量和办事效率,使我行签报处理工作规范化、制度化、科学化,根据《ⅩⅩⅩⅩ银行公文处理办法》等有关制度,制定本规范。
第二条本规范所称签报,是指总行各部门向总行行领导请示工作、报告情况的载体,是领导决策和部门办事的重要依据。
本规范所称部门业务联系单,是指用于总行部门之间协商请办工作、解决具体问题的内部、辅助文书工具。
第三条签报处理是指签报的办理、运转和管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条签报处理要坚持实事求是、精简高效的原则,严格按部门职责办理。
第五条总行各部门负责人要高度重视签报处理工作,模范遵守本规范并加强对本部门签报处理工作的指导和检查。
第六条总行办公室是签报处理工作的归口管理部门,主管并负责指导检查各部门的签报处理工作;负责起草我行有关签报管理制度,并加强指导和督促检查。
第二章签报种类
第七条总行签报的种类包括:
请示、报告。
各部门不得自造其他签报种类。
第八条请示适用于向总行行领导请求指示、批准的事项,以及商请有关职能部门办理的事项。
包括:
(一)超过部门职权范围,需经总行行领导批准后执行的;
(二)对重要事项有多种处理方案或意见,需要提供总行行领导决策的;
(三)根据工作新进展、新情况,提出新的意见建议或政策措施的;
(四)涉及人事安排与处理等须事先请示的;
(五)重要会议、举办的重要活动需请总行行领导作出安排的;
(六)需要有关部门批准或共同协商处理的;
(七)其他特殊事项需向总行行领导请示的。
第九条报告适用于向总行领导汇报工作,反映情况,反馈交办事项处理结果等。
包括:
(一)报告我行重大事项的情况以及后续处理情况;
(二)参加外部重要会议或活动及工作调研等需事后报告的;
(三)总行行领导交办事项处理结果等需书面报告的;
(四)新的工作项目或工作建议的报告;
(五)其他特殊事项需向总行领导报告的。
第三章签报格式
第十条为提高运转速度,除以下事项的签报须纸质运转外,统一使用我行电子流转系统办理签报。
(一)人事任免和案件处理等涉密事项;
(二)必须使用纸质文件作为依据的;
(三)因电子流转系统故障等原因,无法电子流转的。
第十一条签报应格式统一(包括电子和纸质),要素齐全。
一般由签报处理单(附件1)、正文和附件组成,统一使用A4纸型。
处理单用于记录签报运转的全过程,随电子流转系统附发;正文格式(附件2)按《ⅩⅩⅩⅩ银行公文处理办法》的要求制定。
第十二条签报一般由拟写部门标识、签报字号、急缓程度、批件阅件、标题、主送、正文、会签、部门负责人签署姓名和日期、联系人和电话、审核、附件,以及领导批示等部分组成。
(一)签报名称为“ⅩⅩⅩⅩ银行()签报”,括号内为拟写部门标识,应使用全称。
(二)签报字号标注方式为:
由部门代字、“签”字、年份及流水号组成。
即“XX签〔〕X号”。
(三)根据所办事项的急缓程度,签报可分为一般件、急件、特急。
需在3个工作日内办结的签报,应标注“急”,需于1个工作日办结的签报,应标注“特急”,必要时注明时限。
(四)签报分为批件和阅件。
批件为“请示”类签报;阅件为“报告”类签报。
应根据签报内容分别标注。
(五)签报标题包括事由和种类两部分,应与签报内容保持一致。
签报正文标题使用小二号标宋体。
(六)主送一律为“行长室”,一般不得主送行领导个人。
(七)签报正文应力求简短,字数一般应控制在1000字以内,有关事项的背景材料可用附件形式进行说明。
正文使用仿宋小三号字。
(八)拟稿人姓名及电话,应在处理单指定位置填写;部门主要负责人应在处理单的指定位置签注意见。
(九)会签部门领导应在“会签部门意见”栏签署意见、姓名和日期。
(十)附件应完整齐全,并在正文后逐一列明标题,正文与附件引用的文字、数字应保持一致。
附件中如有外文函电等材料,可根据具体情况,或译成中文,或附中文内容提要。
(十一)“行领导批示”栏供总行行领导签署意见。
第十三条审签纸质签报应一律使用碳素、蓝黑墨水的钢笔与签字笔。
凡涂改较多,不易辨认的,应清稿后呈送。
纸质签报应装订整齐,对附件内容较多的,应整理成册后,再行呈送。
第四章签报的办理与运转
第十四条签报办理是指签报的草拟、审签、会签、送审、签批、办理、督查、归档等程序。
第十五条撰写签报的基本要求
(一)一事一报。
(二)情况确实,观点明确,表述准确,层次分明,文字精炼。
请示事项应明确具体,并应单独集中撰写。
请批件中提出多个方案的,应列明其利弊,提出倾向性意见。
(三)签报内容涉及保密事项的,应采用纸质形式。
(四)拟制紧急签报,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。
(五)部门职权范围内能决定的事项,不得请示总行行领导。
(六)部门签报由总行办公室根据签报内容呈送相关行领导,原则上按总行行领导工作分工确定,谁主管就向谁报送。
涉及多位行领导的,可同时报送。
分管领导可视签报的内容决定是否转其他领导审阅。
分管领导外出期间,呈送其委托或规定的B角领导。
(七)办理电子公文需要说明的事项,可在发文模版中的“备注”中撰写,不需另行签报。
第十六条签报的基本内容
(一)扼要陈述签报事项的基本情况。
(二)阐明签报事项的处理依据,包括有关法律法规、政策规定和制度惯例等。
(三)提出签报事项的处理意见。
第十七条签报的基本流程
(一)签报部门的审签程序
1、拟稿人启动“内部签报模板”拟稿,并填列签报处理单相关要素。
如果签报内容很少,可直接在签报处理单中“签报内容”处填写;如果签报内容较多,则应按照“ⅩⅩⅩⅩ银行(X部)签报”(附件2)格式填写,作为签报的附件。
2、在签报的审签过程中,各级相关负责人应留有审签意见。
根据签报处理单要求填写相关要素。
3、除部门主要负责人签注意见外,不需要附加说明文字。
4、部门负责人外出期间,由授权主持工作的负责人签署;凡涉及重要事项的签报,应征求负责人意见后方可签署,并在签报邮件中体现授权及征求意见等背景情况。
对于纸质签报,应在纸质处理单上注明。
5、拟稿部门的各级负责人应切实履行职责,认真审核把关。
(二)签报的会签程序
1、凡涉及总行内其他部门的事项,签报部门必须事先协调,通过签报部门负责人信箱或机构信箱将签报处理单、正文、附件等发至会签部门负责人信箱或机构信箱,启动会签程序。
凡应送其他部门会签的签报,签报部门的负责人应先行在签报处理单上注明意见。
2、会签部门应对签报内容认真研究,经主要负责人审签后返回签报部门负责人信箱或机构信箱。
(1)如没有不同意见,则应在签报处理单“会签意见”栏注明“同意”等类似用语,并署名、写明日期;
(2)如有不同意见,则应再签报处理单“会签意见”栏列明不同的见解和主张,说明原因。
如果内容较多,则应注明“意见另附”字样,引入“ⅩⅩⅩⅩ银行(X部)会签意见书”(附件4)。
(3)凡有不同意见的签报,签报部门须再行协调或修改,经双方协商取得一致意见后,重新拟写、会签和呈送。
如经协商难以达成一致意见的,应列明双方理据,提出倾向性意见后,再行拟写、会签后呈送。
(4)会签部门要认真负责,专人承办,一般签报不超过2个工作日,急件、特急件随到随时阅研会签。
(三)签报的呈送程序
签报部门应通过部门负责人或机构信箱将签报发至“总行:
公文处理信箱”。
由总行办公室负责人按照本规范对签报的格式、基本要素和运转程序等进行审核,对符合要求的签报,呈报相关行领导;对不符合要求的签报,退回经办部门重新办理。
必要时,办公室可对签报提出意见和建议,连同原签报一并呈报总行行领导。
(四)签报的审签程序
行领导可在签报处理单“行领导批示”处明确批示意见,即“同意”、“不同意”或其他具体意见。
审批签报一般不超过2个工作日,急件、特急件签报,应随到、随审、随批。
行领导在签报中签注意见后,该签报即生效。
(五)签报的反馈程序
签报经总行行领导签批后,即生效。
由总行办公室直接返还签报部门负责人及机构信箱办理。
(1)批件经总行行领导批示同意后,签报部门应抓紧办理,不得延误、推诿。
(2)会签签报生效后,签报部门应将行领导批示要求告知有关会签部门。
(3)遇有涉及其他部门职权范围内的事项,签报部门应主动与有关部门协商,有关部门应积极配合。
(4)签报部门文书管理人员应对生效签报编制生成签报字号。
按照有关归档要求进行归档,并于次年第二季度前移交总行办公室档案室。
没有生效的签报原则上不需要进行归档。
第十八条纸质签报应比照上述规定办理,并应建立严格登记交接手续,按照文书档案的有关管理规定整理、归档。
第十九条对有总行行领导重要批示、需督查的签报事项,由办公室立项跟踪督查。
第二十条“绝密”类签报拟稿人应自始至终全程负责送审、送签、交办、归档等。
第五章部门业务联系单
第二十一条为规范部门间工作联系,提高办事效率,提倡使用《部门业务联系单》(参考样式见附件3),作为开展日常工作的承载工具。
第二十二条《部门业务联系单》填写说明
(一)编号:
发出部门根据工作联系单产生的先后顺序编制统一的流水号。
如:
ⅩⅩ-01,ⅩⅩ-02,……。
(二)发出日期:
发出业务联系单的日期。
(三)联系部门:
对于同一事项涉及的多个联系部门可以同时罗列。
但对于不同事项,应分别填制不同的联系单。
(四)签收人、签收日期:
由收到联系单的部门填写。
(五)主要内容:
由发出部门填写主要联系工作内容。
如果涉及内容较多,可将相关内容作为联系单的附件,在该栏中注明“见附件”,并写明附件名称。
(六)经办人、审核人、签发人:
分别由发出部门的各办理环节人员署名。
(七)联系部门回复意见:
由收到联系单的部门根据联系业务内容提出意见或注明处理结果。
如果内容较多,可将相关内容作为联系单的附件,在该栏中注明“见附件”,并写明附件名称。
(八)联系部门负责人、日期:
由联系部门负责人或其授权人填写,以示对回复意见的认可。
第二十三条该表单可由有关部门根据工作实际需要研究设计。
其版面应统一使用A4纸型,格式应符合规定要求,并经办公室审定。
第六章附则
第二十四条电子签报的其他有关事宜,比照《公文电子化流转操作规定(暂行)》及《公文电子化归档操作规定(暂行)》(浦银办发〔ⅩⅩ〕第5号)等有关规定执行。
第二十五条本规范由总行办公室负责解释。
第二十六条本规范自ⅩⅩ年11月20日起施行。
附件:
1、ⅩⅩⅩⅩ银行签报处理单及填写说明
2、ⅩⅩⅩⅩ银行(X部)签报
3、ⅩⅩⅩⅩ银行(XXX)部门业务联系单
4、ⅩⅩⅩⅩ银行(X部)会签意见书
附件1:
ⅩⅩⅩⅩ银行签报处理单
签〔ⅩⅩ〕×号
处理类型(批件/阅件)
紧急程度
签报标题
签报内容:
签报部门
拟稿人/联系人
会签部门
签报部门意见
会签部门意见
办公室意见
行领导批示
备注
ⅩⅩⅩⅩ银行签报处理单填写说明
1、批件和阅件:
有请示事项的签报为批件,没有请示事项的为阅件,由拟稿人在电子表单上或在纸质文件上填写。
2、签报字号由签报部门文书管理员在签报生效后填写。
3、会签部门名称:
由拟稿人或部门负责人等在电子表单上填写。
4、签报部门意见:
由签报部门负责人审签意见。
5、会签部门意见:
由会签部门负责人填写。
如有不同意见,需注明“意见另附”。
其中,电子签报应附上“会签意见书”;纸质签报应按照规定格式打印,并经部门负责人签字确认。
6、备注:
可由各环节处理人填写说明事项。
附件2:
ⅩⅩⅩⅩ银行(X部)签报
××签〔×××〕×号(仿宋三号字)
关于×××××××××的请示(小二号宋体)
××××
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