办公室前台接待工作职责.docx

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办公室前台接待工作职责

办公室前台接待工作职责

2008-07-0511:

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办公室文员（会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发）工作职责：

1.接听、转接电话；接待来访人员。

2.负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。

3.负责总经理办公室的清洁卫生。

4.做好会议纪要。

5.负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。

6.负责传真件的收发工作。

7.负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。

8.做好公司宣传专栏的组稿。

9.按照公司印信治理规定，保管使用公章，并对其负责。

10.做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。

11.每月环保报表的邮寄及社保的打表。

12.治理好职员人事档案材料,建立、完善职员人事档案的治理，严格借档手续。

13社会保险的投保、申领。

14统计每月考勤并交财务做帐，留底。

15治理办公各种财产,合理使用并提升财产的使用效率,提倡节俭。

16.同意其他临时工作.

直属部门：

店内各部门

直属上级：

各部门经理或主管

适用范畴：

店内各部门文员、一样工作人员

工作职责：

1．打字处理工作

2．信息的上传下达

3．文件归档、保管

4．工作记录

5．来访客人通报及接待

6．本工作区域清洁

要紧工作：

1．完成公司、部门交办的事项，追踪结果及时汇报

2．完成日常的正常管辖范畴内的工作

3．接听电话做留言记录、讯息处理

4．工作资料的储存、分类、归档、保管

前台接待礼仪

1前台人员必须对客人讲一般话

2妆容整洁，上班时刻长发需盘起，不能有色涂指甲油、化浓妆

3客人进入大厅后前台人员需起立双手交叉放于腹部咨询“您好”

4电话在三声内接听，必须使用规范应答语

5接外线电话“您好，xxxx”

接内线电话“您好，xx”或者“您好，xx”

6当有客人来访时，应起身站立。

面带微笑，热情、主动咨询候，使用礼貌用语：

“您好，请咨询有什么能够帮您吗？

”，耐心倾听客人的来意，并按照客人的需求主动予以关心

7做好来访者的登记工作（按照公司规定执行）。

8电话机旁备纸、笔，主动提供留言服务，随时预备记录客人提出的要求和关心解决的事项。

专门对客人的姓名、电话、时刻、地点、事由等重要事项认真记录并及时转达有关部门和责任人。

9在接到投诉电话的时，要注意礼貌语用和讲话口气，主动的为客人解决咨询题，主动的留下客人的电话，及时的反应给领导或者领班

10任何情形下不能和客人起冲突

前台接待礼仪培训

一、       规范自己的职业形象

1、职场仪态礼仪

专门多职业人士，为了美化外在的形象，不惜花重金去美容，购买高档的服饰。

爱美之心，人皆有之，这无可厚非。

然而，精心打造出来的光鲜夺目的形象，往往会被行为举止上的一些差错而完全粉碎。

修饰你的仪态美，从细微出显露你的风度、幽雅，远比一个衣服架子，更加赏心悦目！

①站姿

古人云：

站如松。

联系现代职场的世界，倒也不必站的那么严肃！

男士则要紧体现出阳刚之美，抬头挺胸，双脚大约与肩膀同宽站立，重心自然落于脚中间，肩膀放松。

女士则体现出柔和和轻巧，丁字步站立。

谈话时，要面对对方，保持一定的距离。

尽量保持躯体的挺拔，不可歪斜。

依靠着墙壁、桌椅而站；双腿分开的距离过大、交叉，差不多上不雅观和失礼的行为。

手中也不要玩弄物品，那样显的心不在焉，是不礼貌的行为。

②坐姿

③行走

　　靠道路的右侧行走，遇到同事、主管要主动咨询好。

在行走的过程中，应幸免吸烟、吃东西、吹口哨、整理衣服等行为。

上下楼梯时，应尊者、女士先行。

多人行走时，注意不要因并排行走而占据路面。

2、体态语

①目光

与人交往是，少不了目光接触。

正确的运用目光，传达信息，塑造专业形象，要遵守以下规律。

PAC规律：

P—PARENT，指用家长式的、教训人的目光与人交流，视线是从上到下，打量对方，试图找出差错。

A—ADULT，指用成人的眼光与人交流，互相之间的关系是平等的，视线从上到下。

C—CHILDEN，一样是小孩的眼光，目光向上，表示要求或撒娇。

作为职场人士，因此差不多上运用成人的视线与人交流，因此要准确定位，不要在错误的地点、对象面前选择错误的目光，那会让人心感惊奇的。

三角定律：

按照交流对象与你的关系的亲疏、距离的远近来选择目光停留或凝视的区域。

关系一样或第一次见面、距离较远的，则看对方的以头顶到肩膀的那个大三角区域；关系比较熟、距离较近的，看对方的头顶到下巴那个三角区域；关系亲昵的，距离专门近的，则凝视对方的头顶到鼻子那个三角区域。

分清对象，对号入座，切勿弄错！

时刻规律：

每次目光接触的时刻不要超过三秒钟。

交流过程中用60%-70%的时刻与对方进行目光交流是最适宜的。

少于60%，则讲明你对对方的话题、谈话内容不感爱好；多与70%，则表示你对对方本人的爱好要多于他所讲的话。

②手势运用

通过手势，能够表达介绍、引领、请、再见等等多种含义。

手势一定要柔和，但也不能拖泥带水。

3、定位你的职业形象

“云想衣裳花想容”，有关于偏于稳重单调的男士着装，女士们的着装则亮丽丰富得多。

得体的穿着，不仅能够显得更加漂亮，还能够体现出一个现代文明人良好的修养和独到的品位。

①职业着装的差不多原则

   着装TPO原则

TOP是三个英语单词的缩写，它们分不代表时刻（Time）、场合（Occasion）和地点（Place），即着装应该与当时的时刻、所处的场合和地点相和谐。

场合原则衣着要与场合和谐。

与顾客会谈、参加正式会议等，衣着应庄重考究；听音乐会或看芭蕾舞，则应按惯例着正装；出席正式宴会时，则应穿中国的传统旗袍或西方的长裙晚礼服；而在朋友聚会、郊游等场合，着装应轻便舒服。

试想一下，如果大伙儿都穿便装，你却穿礼服就有欠轻松；同样的，如果以便装出席正式宴会，不然而对宴会主人的不尊重，也会令自己颇觉尴尬。

时刻原则不同时段的着装规则对女士专门重要。

男士有一套质地上乘的深色西装或中山装足以包打天下，而女士的着装则要随时刻而变换。

白天工作时，女士应穿着正式套装，以体现专业性；晚上出席鸡尾酒会就须多加一些修饰，如换一双高跟鞋，戴上有光泽的佩饰，围一条漂亮的丝巾；服装的选择还要适合季节气候特点，保持与潮流大势同步。

地点原则在自己家里接待客人，能够穿着舒服但整洁的休闲服；如果是去公司或单位拜望，穿职业套装会显得专业；外出时要顾及当地的传统和风俗适应，如去教堂或寺院等场所，不能穿过露或过短的服装。

②职业女性着装四讲究

整洁平坦服装并非一定要高档华贵，但须保持清洁，并熨烫平坦，穿起来就能大方得体，显得精神焕发。

整洁并不完全为了自己，更是尊重他人的需要，这是良好仪态的第一要务。

色彩技巧不同色彩会给人不同的感受，如深色或冷色调的服装让人产生视觉上的收缩感，显得庄重严肃；而浅色或暖色调的服装会有扩张感，使人显得轻松爽朗。

因此，能够按照不同需要进行选择和搭配。

配套齐全除了主体衣服之外，鞋袜手套等的搭配也要多加考究。

如袜子以透亮近似肤色或与服装颜色和谐为好，带有大花纹的袜子不能登大雅之堂。

正式、庄重的场合不宜穿凉鞋或靴子，黑色皮鞋是适用最广的，能够和任何服装相配。

饰物点缀巧妙地佩戴饰品能够起到画龙点睛的作用，给女士们增加色彩。

然而佩戴的饰品不宜过多，否则会分散对方的注意力。

佩戴饰品时，应尽量选择同一色系。

佩戴首饰最关键的确实是要与你的整体服饰搭配统一起来。

③严格禁止的着装

牛仔服（衣、裤）、超短裙、拖鞋（包括时装脱凉）

4、如何化职业妆

前台接待人员上班时应化淡妆，以体现出女性的健康、自信。

下面介绍一种适合多数女性的化妆方法。

第一清洁面部。

用滋润霜按摩面部，使之完全吸取，然后进行面部的化妆步骤。

打底：

打底时最好把海绵扑浸湿，然后用与肤色接近的底霜，轻轻点拍。

定妆：

用粉扑沾干粉，轻轻揉开，要紧在面部的T字区定妆，余粉定在外轮廓。

画眼影：

职业女性的眼部化妆应自然、洁净、柔和，重点放在外眼角的睫毛根部，然后向上向外逐步晕染。

眼线：

眼线的画法应紧贴睫毛根，细细地勾画，上眼线外眼角应轻轻上翘，这种眼形专门有魅力。

眉毛：

第一整理好眉形，然后用眉形刷轻轻描画。

睫毛：

用睫毛夹紧贴睫毛根部，使之卷曲上翘，然后顺睫毛生长的方向刷上睫毛液。

腮红：

职业妆的腮红要紧表现自然健康的容颜，时尚晕染的方法一样在颧骨的下方，外轮廓用修容饼修饰。

口红：

应选用亮丽、自然的口红，表现出职业女性的健康与自信。

按以上步骤化妆后，一位靓丽、健康、自信的职业女性就会展现在人们面前。

二、商务接待礼仪

1、日常接待工作

①迎接礼仪

生疏客人的接待：

生疏客人光临时，务必咨询清其姓名及公司或单位名称。

通常可咨询：

请咨询贵姓？

请咨询您是哪家公司？

②接待礼仪

接待客人要注意以下几点。

（一）客人要找的负责人不在时，要明确告诉对方负责人到何处去了，以及何时回本单位。

请客人留下电话、地址，明确是由客人再次来单位，依旧我方负责人到对方单位去。

（二）客人到来时，我方负责人由于种种缘故不能赶忙会见，要向客人讲明等待理由与等待时刻，若客人情愿等待，应该向客人提供饮料、杂志，如果可能，应该经常为客人换饮料。

（三）接待人员带领客人到达目的地，应该有正确的引导方法和引导姿势。

在走廊的引导方法。

接待人员在客人二三步之前，配合步调，让客人走在内侧。

在楼梯的引导方法。

当引导客人上楼时，应该让客人走在前面，接待人员走在后面，若是下楼时，应该由接待人员走在前面，客人在后面，上下楼梯时，接待人员应该注意客人的安全。

在电梯的引导方法。

引导客人乘坐电梯时，接待人员先进入电梯，等客人进入后关闭电梯门，到达时，接待人员按“开”的钮，让客人先走出电梯。

客厅里的引导方法。

当客人走入客厅，接待人员用手指示，请客人坐下，看到客人坐下后，才能行点头礼后离开。

如客人错坐下座，应请客人改坐上座（一样靠近门的一方为下座）。

（四）诚心诚心的奉茶。

我国人民适应以茶水招待客人，在招待尊贵客人时，茶具要专门讲究，倒茶有许多规矩，递茶也有许多讲究。

2、不速之客的接待

有客人未预约来访时，不要直截了当回答要找的人在或不在。

而要告诉对方：

“让我看看他是否在。

”同时婉转地询咨询对方来意：

“请咨询您找他有什么事？

”如果对方没有通报姓名则必须咨询明，尽量从客人的回答中，充分判定能否让他与同事见面。

如果客人要找的人是公司的领到，就更应该慎重处理。

三、电话礼仪

1、电话接听技巧

①目的

通过电话，给来电者留下如此一个印象：

键桥通讯是一个礼貌、温顺、热情和高效的公司。

当我们接听电话时应该热情，因为我们代表着公司的形象。

②左手持听筒、右手拿笔

大多数人适应用右手拿起电话听筒，然而，在与客户进行电话沟通过程中往往需要做必要的文字记录。

在写字的时候一样会将话筒夹在肩膀上面，如此，电话专门容易夹不住而掉下来发出刺耳的声音，从而给客户带来不适。

为了排除这种不良现象，应提倡用左手拿听筒，右手写字或操纵电脑，如此就能够轻松自如的达到与客户沟通的目的。

③电话铃声响过三声之内接起电话

④注意声音和表情

你讲话必须清晰，正对着话筒，发音准确。

通电话时，你不能大吼也不能喃喃细语，而应该用你正常的声音——并尽量用热情和友好的语气。

你还应该调整好你的表情。

你的微笑能够通过电话传递。

使用礼貌用语如“感谢您”，“请咨询有什么能够帮忙的吗？

”“不用谢。

”

⑤保持正确姿势

接听电话过程中应该始终保持正确的姿势。

一样情形下，当人的躯体略微下沉，丹田受到压迫时容易导致丹田的声音无法发出；大部分人讲话所使用的是胸腔，如此容易口干舌燥，如果运用丹田的声音，不但能够使声音具有磁性，而且可不能损害喉咙。

因此，保持端坐的姿势，专门不要趴在桌面边缘，如此能够使声音自然、流畅和动听。

此外，保持笑脸也能够使来电者感受到你的愉悦。

⑥复诵来电要点

电话接听完毕之前，不要不记得复诵一遍来电的要点，防止记录错误或者偏差而带来的误会，使整个工作的效率更高。

例如，应该对会面时刻、地点、联系电话、区域号码等各方面的信息进行核查校对，尽可能地幸免错误。

⑦最后道谢

最后的道谢也是差不多的礼仪。

来者是客，以客为尊，千万不要因为电话客户不直截了当面对而认为能够不用搭理他们。

实际上，客户是公司的衣食父母，公司的成长和盈利的增加都与客户的来往紧密有关。

因此，公司职员对客户应该心存感激，向他们道谢和祝福。

⑧让客户先收线

不管是制造行业，依旧服务行业，在打电话和接电话过程中都应该牢记让客户先收线。

因为一旦先挂上电话，对方一定会听到“喀嗒”的声音，这会让客户感到专门不舒服。

因此，在电话立即终止时，应该礼貌地请客户先收线，这时整个电话才算圆满终止。

⑨当你正在通电话，又碰上客人来访时，原则上应先招待来访客人，现在应尽快和通话对方致歉，得到许可后挂断电话。

只是，电话内容专门重要而不能赶忙挂断时，应告知来访的客人稍等，然后连续通话。

2、电话转接流程

当我们接到一个外线电话时，应该遵循以下流程：

①使用以下语句：

“您好，键桥通讯。

”

②不同的来电者可能会要求转接到某些人。

任何找治理者或领导的电话必须第一转到有关的秘书或助理那儿。

如此能够保证治理者或领导们不被无关紧要的电话打搅。

③如果来电者要求转接某个职位的人，如“请找你们的人力资源总监听电话好吗？

”“我帮你转到他办公室。

”然后，我们试着将电话转到有关的秘书哪里。

④如果来电者讲出要找的人的名字——你必须回答：

“请稍等，我帮你转到他的办公室。

”然后，试图将电话转给有关秘书。

如果秘书的电话占线或找不到秘书——你必须回答：

“对不起，**先生电话正占线，您要等一下吗？

”

如果对方回答“是”，请保留来电者的电话不挂段，但等到快一分钟时，你必须跟来电者确认是否还要连续等候。

你必须讲“**先生的电话还在占线，您还要等侯吗？

”如果回答“否”，你必须讲：

“请咨询您有什么事我能够转告吗?

”

⑤如果你明白有关的人员现在不在办公室——你必须讲：

“对不起，**先生临时不在办公室，请咨询有什么情况我能够转告吗？

”或者讲“对不起，**先生去香港出差了，请咨询有什么情况能够转告吗?

”千万不要在不了解对方的动机、目的是什么时，随便传话，更不要在未授权的情形下讲出指定受话人的行踪或将受话人的手机号码或家庭电话号码告诉来电者。

⑥如果来电者不期望和具体某个人或者不确定和谁通话时，你必须讲“有什么能够帮到您的吗？

”通过与他的对话了解来电者的目的。

如果是投诉电话，你应该认真倾听后，帮他们找到能够关心的人，但不能将电话直截了当转到公司领导那儿。

如果是一样性的推销电话，你必须讲：

“对不起，**先生外出香港了，他的秘书临时联系不上，您需要我转达什么信息吗？

”

⑦如果来电者拨错了号码，你必须讲“对不起，您是不是打错了呢？

那个地点是键桥通讯”。

如果有必要你还能够告诉来电者“那个地点的号码是25625233”。

⑧如果一次通话占用了较长时刻又有其他电话进来时，你必须讲：

“对不起先生，您能稍等一会，让我接听另外一个电话吗？

”

⑨在转接电话的时候，如果你明白的话，告诉领导或秘书来电者的姓名。

四、公司内部的礼仪和秩序

1、离座和外出

前台接待人职员作的专门性决定了其离座不应该太久，一样不能超过10分钟。

如果是因为专门缘故需要外出时，应该先找妥代办人，并交待清晰接听电话的方法等。

2、严守工作时刻

前台接待人员应该严格遵守作息时刻。

一样情形下，应该提早5-10分钟到岗，下午下班应该推迟20-30分钟。

3、闲谈与交谈

应该区分闲谈与交谈。

前台人员应该尽量幸免长时刻的私人电话占线。

更不应该显现在前台与其他同事闲谈的场面。