前台岗位职责说明书.docx

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前台岗位职责说明书

前台岗位职责说明书

前台岗位职责说明书

一、基本情况

岗位名称：

前台

岗位编号：

所属部门：

行政管理部

直接上级：

行政经理

直接下级：

岗位编制：

2

下属人数

二、岗位设置目的

为了保持和提高公司对外形象，协助公司人事行政体系和后勤保障体系建立健全，在国家相关法律法规、公司发展战略规划的指导下，进行日常接待工作、考勤统计、办公事务处理等工作

三、主要工作职责和内容

1、来访接待

接待来访客人，并进行登记引见工作；接听来访电话，在需要的时候进行转接；负责日常传真、信件、报刊的收发工作

2、考勤休假统计

对员工的考勤和休假情况进行统计汇总，定期上报人力资源部，为薪资核算提供依据；及时反馈和处理与考勤相关的各类问题；

定期更新和管理员工通讯地址和电话号码等联系方式

3、办公事务处理

负责公司的收发文登记、盖章、编号、发送、存档等相关事宜；公司各类票务的预订与报批；负责公司办公室钥匙的日常管理；

协助行政主管，负责办公文具的统筹购买；根据公司需要打印、复印各种文件；

管理维护各种公共办公用品，包括打印机、复印机等办公器材；

印制名片

4、会议室管理与服务

随时准确掌握公司各会议室的使用情况，合理协调各部门对会议室的使用时间；

协助准备公司级会议文件、发布会议通知；

负责会场设备、座位布置以及提供会场茶饮服务；

负责公司级会议的现场记录和会议纪要的编写

5、其他

完成领导交办的其他工作

四、工作权限

业务类

监督权：

对各部门会议室、公共办公设备的使用情况有监督权

财务类

决策权：

授权范围内预算的使用权、费用的报销权

五、工作关系

内部工作关系：

汇报：

向行政经理汇报日常工作情况，向人力资源部上报月度考勤汇总情况

协调：

对公司各部门会议室使用进行协调

外部工作关系：

各类办公器材维修中心、快递公司等机构

六、任职资格

教育程度：

高中以上学历专业不限，行政、文秘类专业优先

资格证书

工作经验：

不限，有相关经验优先

知识技能：

熟悉：

常用办公软件及办公设备的使用了解：

相关服务礼仪专业知识

能力要求：

优秀的沟通能力，计划执行能力，较强的公文写作能力，学习能力，较好的服务意识和主动性

七、工作特征

使用设备：

电脑、电话

工作环境：

室内

工作时间：

正常工作时间，有时加班

身体条件：

健康女性

前台岗位职责说明书

（2）

一、岗位标识

岗位名称：

前台

所属部门：

综合管理部

岗位级别：

一般职员

岗位人数：

1人

直接上级：

综合管理部经理

直接下级：

无

二、本职工作

负责接待、后勤保障、行政管理等工作，为公司内外部客户提供支持和服务。

三、工作职责

1.接听电话，接收传真，记录留言，按要求转接电话或记录信息，确保及时准确。

2.对来访客人做好接待、登记、引导，安排洽谈地点，及时通知被访人员。

对无关人员、上门推销和无理取闹者应拒之门外。

3.保持公司清洁卫生，展示公司良好形象。

（1）负责总经理办公室的清洁卫生。

（2）负责会议室的清洁卫生

（3）负责前台花草的看养工作。

4.监督员工每日考勤情况，不允许作假包庇。

5.负责公司快递、信件、包裹的收发工作

6.负责复印、传真和打印等设备的使用与管理工作，合理使用，降低材料消耗。

7.负责管理及更新公司刊物。

8.配合行政人事的招聘工作。

9.负责公司员工饮用水的订购与管理。

10.协助上级完成日常工作，完成上级交办事务。

四、岗位权限

1、对来电、来访者具有监督、决策权；

五、任职资格

经验要求

性别：

女

年龄：

20-25岁

教育背景：

文秘、中文等专业大专及以上学历

工作经验：

1年以上前台接待、文员、助理等相关工作经验

技能要求：

具有良好的语言、文字表达能力，熟练使用办公软件及办公自动化设备，有一定英文基础。

知识要求：

熟悉前台接待和商务礼仪的标准规范，了解办公室档案管理、用品管理方面的知识。

个人素质要求：

身高160cm以上，外貌端正、声音甜美；性格开朗、工作认真细心，责任心强，具有良好的服务意识，沟通协调能力、口语表达能力强。

前台岗位职责说明书（3）

岗位名称

行政前台

所属部门

行政人力资源部

文件编号

文件名称

行政前台岗位职责说明书

版本

页数

2

直接上级岗位

行政人力资源部经理

直接下级岗位

无

岗位核心价值

负责前台接待、会议接待、后勤保障、办公室用品管理、考勤管理、为公司内外部客户及员工提供前台服务与后台支持

工作职责与结果

一级职责

二级职责

工作内容

前台本职工作及行政相关工作

办公区域卫生及接待工作

1.保持前台周边接待区域及各个会议室的整洁，物品存放整齐，阻止无关人员进入前台范围

2.熟悉电话机的使用，熟记公司电话、传真及各分机号码。

使用礼貌用语接听电话，认真记录留言，按要求转接电话或记录信息，确保及时准确；接听解答电话咨询，为需要者安排适合的律师

3.对来访客人做好接待、引导，及时通知被访人员。

对无关人员、上门推销和无理取闹者应拒之门外，律师预定会议室，安排会议室，来访客人的接待

4.为前来应聘的求职者提供服务，安排填写《职位申请表》，并及时将相应信息上报到公司行政人事部

办公用品管理工作

1、负责办公用品月盘点、出、入库登记，办公用品及清洁消耗用品的发放及领用，建立办公用品管理台账，保证账、物相符，办公用品预算编写

2、不定时检查用品库存，及时申请采购，做好办公用品预算和后勤保障工作

打印及办理相关手续

1、律师复印、打印需要的文件，并监督其登记在册

2、为入职者提供入职表格，检查其所填写的是否正确，安排阅读员工手册，通知人力资源办理手续

3、为律师及本所员工印制名片；将需要者的资料提供给名片公司，联系当事人核实名片资料，为其保管印制好的名片

4、为律师扫描文件，并发其邮箱；为律师保管来访者送来的文件及礼品

5、.为律师定火车票、飞机票；为律师装订结案档案

6、为入职员工及律师提供出入证及饭卡的办理；合理的为律师推掉不需要的来访电话及来访者

7、监督公司员工每日考勤签到情况，不允许作假包庇，负责员工外勤、出差登记，资料存档

8、会议通知，临时会议及例会，及时通知各部门参加会议的时间和地点

各种费用统计及报表

1、每个月核对快递费用，统计每个律师的费用，做出详细的报表，递交财务

2、每个季度核对名片的费用，统计每个律师的费用，做出详细的报表，递交财务

3、每个月统计复印、打印。

统计每个律师的复印打印费用。

做出详细的表格。

半年向财务递交一次

4、废品的收集，将可回收的物品（如废纸）收集，定期的通知收废品的人回收，将钱交给财务

档案及信件的管理

1、负责公司快递、信件、包裹的收发工作；收发快件及普通信件，并妥善保管做好收、发记录；收到的快件及时通知律师。

没有联系上的律师记录下来，随时联系。

保留发快递的底单，方便律师跟踪查询

2、到地下一层的收发室取信和报纸，签收挂号信派发给各个律师

其它

3、下班时关闭门窗，切断电源及各类电器，锁好办公室门

4、设施损坏上报，大厦的设施及时通知物业维修

5、及时订购桶装水，保证会议期间的茶水供应

6、完成上级领导安排的其它工作

岗位职业行为禁区

工作规范

1.当有客人来访时，应起身站立，面带微笑，热情主动问候，使用：

“您好”、“欢迎您”、“请问。

。

。

”、“请稍后”等文明礼貌用语。

耐心倾听来客的来意，并根据来客的需求给予礼貌的帮助

2.对客人的咨询，应细心倾听后再做出解答，解答问题需耐心。

不能准确解答的应表示歉意，不得简单回答“不知道，不清楚”等用语。

3.客人离开时，应使用：

“谢谢”、“再见”、“欢迎再来”等文明礼貌用语。

4.在接听来电时，应及时接听，并必须使用“您好，请问有什么需要帮助？

”接听电话时必须口齿清晰，语气和蔼，耐心细心解答对方提出的问题。

如遇到不能解答的咨询或业务问题应及时转接至相关部门。

切忌态度生硬死板

5.在转接电话前须使用礼貌用语“请稍后”，并立即转接

6.如对方打错了电话或不知道找谁时，应礼貌解释并为对方转接给相关人员

7、必须着装整洁、着职业装，化淡妆，黑色高跟鞋；提前5分钟到岗，不得迟到早退，不得擅自离岗、脱岗、空岗，离岗需告知行政负责人

核心权限

1.对来电来访者具有监督、决策权

2.对考勤情况具有监督、检查、决策权

3.对办公用品具有保管、检查、监督权

任职资格要求

准入学历

文秘、中文等专业大专及以上学历

经验

1年以上前台接待、文员、助理等相关工作经验

培训经历

接受过商务礼仪、文秘相关培训经历

知识和技

能

具有良好的语言、文字表达能力，熟悉前台接待和商务礼仪的标准规范，熟练使用office、excel等软件和相关办公设备。

接受过前台接待、档案管理及商务礼仪等方面的培训。

熟悉前台接待及商务礼仪标准规范，了解办公室档案管理，办公用品管理方面的知识

职业素养

岗位素质

1.高度认同公司核心价值观

2.认同结果导向的工作方法、尊重客户及公司价值的工作取向

3.具备职业经理人的自律与勤奋，是职业化的榜样

4.坚持原则，能够独立履行行政职能

个人素质

1.形象气质良好，性格开朗，待人诚恳；工作认真负责，善于与人沟通，具有较强的应变能力和良好的服务意识

2.身高160CM以上,外貌端正，声音甜美

3.沉稳、敬业、细致、耐心

工作条件

工作场所

一般工作环境

职业危险

无

预防

无

使用工具

计算机，一般办公设备（电话、传真机、打印机、文件柜等）

记录文档

人力资源相关表格，办公用品管理表格，周报表、月报表、应聘人员登记表，来访人员干登记表、各种工作记录表等

协作要求

内部协调

人事行政相关人员

外部协调

办公用品供应商、物业、保洁、绿植等

批准

审核

编制

实施日期