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固定资产管理政策
1.1范围
固定资产是指使用期限超过一年的房屋及建筑物、机器设备、运输设备、工具器具以及办公设备等在使用过程中基本保持其原来实物形态的劳动资料。
单位价值在人民币2000元以上,并且使用期限超过一年的其它物品,也作为固定资产管理。
使用年限较短,更换频繁的专用工具,虽然列为低值易耗品,但应视同固定资产加以管理。
价值2000员以上的电脑软件列为固定资产。
1.2控制目标
❑有效加强固定资产管理与控制
❑在公司范围内对各单位的固定资产实行集中控制、归口管理与统筹安排的管理原则
❑建立固定资产管理和核算体系,动态控制固定资产的增置、验收、核算、使用、维护、更新、转移、出租、出售、报废的全过程
1.3特定政策
❑固定资产的计价
▪国内购入的固定资产,按实际支付的买价、运杂费(包括保险费)、包装费、安装调试费及增值税计价。
▪从国外进口的固定资产,以CIF价为基础,加上进口环节缴纳的各项税金、港杂费及国内包装费、运杂费和安装调试费计价。
▪自制自建的固定资产,按实际发生的全部支出,包括投资方向调节税、耕地占用税及建造过程中发生的利息支出计价。
▪在原有基础上改建、扩建的固定资产,按固定资产原价减去改建、扩建过程中发生的变价收入,加上改建、扩建过程中的支出计价。
▪投资者投入的固定资产,按评估确认价值或合同、协议约定中规定的价格计价。
▪融资租入的固定资产,按租赁协议规定价加企业负担的运杂费(含保险费)、安装调试费等支出计价。
▪接受捐赠、境外调入或引进的固定资产,按所附单据加运保费、安装费及缴纳的各项税金计价。
未附单据的,按同类固定资产市场价值估价计价。
▪盘盈的固定资产,按同类固定资产重置完全价值计价,并估计该固定资产的成新率,以确定该项固定资产的累计折旧。
❑固定资产帐簿记录制度
▪所有设备的附件与非单独使用的附属设备如电动机,电气控制柜等列入主机合为一项固定资产,不单独建立台帐和资产编号
▪除固定资产总帐外,企业还须设置固定资产明细分类帐和固定资产登记卡,按固定资产类别、使用部门和每项固定资产进行明细分类核算。
▪固定资产的增减变化均应有充分的原始凭证。
❑固定资产的折旧
▪计提折旧的固定资产:
房屋和建筑物,在用的机器设备、仪器仪表、运输工具,季节性停用、修理停用的设备,融资租入和经营租赁方式租出的固定资产。
▪不计提折旧的固定资产:
未使用和不需用的机器设备,以经营租赁方式租入的固定资产,在建工程项目交付使用以前的固定资产,已提足折旧继续使用的固定资产,未提足折旧提前报废的固定资产。
▪折旧方法:
一般采用平均年限法,折旧年限5年。
经总部特别批准的设备等可选用加速折旧法,包括双倍余额法或年数总和法。
▪固定资产残值,规定统一为0。
▪起用的固定资产,从购入使用月份的次月起,按月计提折旧;停止使用的固定资产,从停用月份的次月起,停止计提折旧。
❑固定资产的盘点和清查
▪各单位应建立定期清查和盘点制度,财务部门、管理部门、承办部门和使用部门应定期清查、盘点实物和帐务,编制清查报告,调整相应的固定资产卡片和帐务。
清查盘点的工作按以下程序办理。
▪每年x月x日和x月x日盘点固定资产,使用部门应清查固定资产实物,填报固定资产盘存盈亏明细表,管理部门负责统一汇总,查找原因,对盘盈或盘亏的固定资产办理增减登记手续;对于盘亏的固定资产,需填写盘亏申请表报主管领导审批;财务管理部门核实后,做相应帐务处理。
▪属于赠送的固定资产,各部门应及时按盘盈手续办理,赠送不报,纳为己有,按违纪处理。
固定资产的增置
1.4范围
公司范围内的固定资产采购预算、固定资产购置、自营在建工程的核算、自营在建工程的竣工验收及固定资产收货的流程
1.5控制目标
❑确保各部门提出的固定资产购置申请都是严格以实际业务需求为依据的,并且所有的固定资产购置申请在物管部加以汇总之前,都经过了由固定资产管理员进行的现场调查
❑确保所有的固定资产购置的资金预算中的单价都是经过审核,并且从市场价格角度出发,是有利于日发公司的。
如果单价被审核认为不合理,原有的预算必须加以修改
❑确保预算的通过是在各级明确审批权限和依据的基础上,逐级审核得到的结果,任何部门和个人不得以其他形式或途径添置固定资产
❑确保所有的固定资产购置都是由预算内计划而来,或者是预算外经严格审批后通过的
❑确保固定资产收货过程是由物资管理部门经过严格检验完成的,所有收入的固定资产不仅与购置合同相符,而且符合质量条款的要求
❑确保所有在建工程的核算经过了严密的审核,其结果准确无误
1.6涉及部门
❑物资管理部、固定资产管理员
❑财务部
❑总裁
❑各使用部门
1.7主要控制点
❑所有固定资产的采购都必须经过询价流程,填写询价单,并建立或更新供应商档案
❑所有采购合同的签订都经过适当的审批
❑物资管理部必须根据所签订的固定资产购置合同维护供应商档案
❑财务人员在付款时,必须核对供应商发票、购置合同或请购单、送货单和验收单,仅当所有单据都一致后,才可付款
❑物管部在批准施工单位工程结算单时,必须核对合同、结算单和进度报告后,方能予以结算
❑仓库管理员在发出在建工程材料时,必须根据实发数填写实际领料单,并根据实发数登记仓库台帐
❑在供应商将固定资产发来后,必须由物管部核对送货单和购置合同,并和使用部门及固定资产管理员一起按照合同中的质量条款进行质量检查,仅当检查合格后才填写固定资产验收单
❑需安装的固定资产按合同规定由供方提供安装,或由物管部会同使用部门进行安装、调试,完毕后由物管部和使用部门进行验收。
❑财务人员在登录固定资产明细帐前,必须核对供应商发票、固定资产购置合同和送货单,仅当三者一致后才登录固定资产明细帐
❑本固定资产购置流程中,除了可以直接使用的固定资产之外,还包括为营建工程所购进的材料物资。
一般而言,属于新建、改造的、工程量较大的在建工程项目都由日发公司聘请专业施工单位完成;仅有小部分的简单装饰装修项目才列入自营在建工程,由日发自行施工和检验。
❑在发生预算外购置需求时,凡固定资产购置金额在人民币xxxxx元以下的,属于物资管理部经理的审核权限之内,可以由其审核批准;凡固定资产购置金额在人民币xxxxx元以上的,不属于物资管理部门经理的审核权限之内,必须由总裁审核批准,方能执行。
同时,必须规定同一部门不得连续提出购置某项固定资产的申请,防止某些部门以化整为零的方式,避开总裁的审核。
❑对于固定资产购置金额在xxxx万元以上,或者产品技术性能复杂、专业知识要求较高的固定资产,必须签订固定资产购置合同,以保护日发公司的经济利益。
❑物管部门编制的固定资产预算应具体落实到每一个月份,固定资产预算中除了列明产品的名称、数量和型号以外,还应该附有产品单价。
❑日发公司外包在建工程时,凡是施工合同总金额超过一定限度的,必须选择信誉良好、有国家建设管理部门颁布的正规资质的工程监理公司。
特别要防止和杜绝监理公司与所聘的工程施工单位在经济利益上有联系的情况
发生。
对于施工单位自行编制的工程总决算,除了必须由监理公司审核以外,还应聘请专业的工程审计人员提供工程审计。
❑自制自建的固定资产,按实际发生的全部支出,包括投资方向调节税、耕地占用税及建造过程中发生的利息支出计价。
在原有基础上改建、扩建的固定资产,按固定资产原价减去改建、扩建过程中发生的变价收入,加上改建、扩建过程中的支出计价。
1.7职责分工(未改)
文件编号、
名称及联数
编制部门
编制
人员
提交部门
提交时限
提交频率
固定资产购置预算
NRF001
3份
固定资产
管理部门
经理
财务部
预算委员会
使用部门/物资管理部/财务部
编制当天
16工作小时内
8工作小时内
每半年一次
固定资产请购单
NRF002
1联
固定资产
管理部门
固定资产
管理员
本部门领导
固定资产
采购员
编制当天
8工作小时内
不固定
询价单
NRF003
1联
固定资产
管理部门
固定资产采购员
本部门留存
编制当天
不固定
供应商档案
NRF004
1份
固定资产
管理部门
固定资产
采购员
本部门留存
编制当天
不固定
1.7职责分工(续)
文件编号、
名称及联数
编制部门
编制
人员
提交部门
提交时限
提交频率
询价报告
NRF005
1份
固定资产
管理部门
固定资产
采购员
物资管理部经理
编制当天
不固定
固定资产购置合同
NRF006
2份
固定资产
管理部门
固定资产管理员
物资管理部经理
固定资产
供应商
财务部/
固定资产
管理部门
编制当天
8工作小时内
签订当天
不固定
固定资产竣工验收单
NRF007
3联
固定资产
管理部门
固定资产
管理员
使用部门
财务部
使用部门/物资管理部
编制当天
8工作小时内
8工作小时内
不固定
1.7职责分工(续)
文件编号、
名称及联数
编制部门
编制
人员
提交部门
提交时限
提交频率
材料物资领料单
NRF008
3联
固定资产
管理部门
固定资产
管理员
物资管理部经理
仓库管理员
领料人/财务部/仓库
编制当天
8工作小时内
8工作小时内
不固定
在建工程费用清单
NRF009
2联
固定资产
管理部门
固定资产
管理员
物资管理部经理
财务部/
固定资产
管理部门
编制当天
8工作小时内
不固定
1.7职责分工(续)
文件编号、
名称及联数
编制部门
编制
人员
提交部门
提交时限
提交频率
监理委托合同
NRF010
3份
固定资产
管理部门
固定资产管理员
相关部门
监理公司
财务部/
固定资产
管理部门
编制当天
8工作小时内
8工作小时内
不固定
工程进度报告
NRF011
2份
监理公司
现场监理人员
固定资产
管理部门
编制当天
定期(每周或每旬)
编制
工程结算单
NRF012
1联
施工单位
施工单位财务人员
监理公司
固定资产
管理部门
财务部
编制当天
8工作小时内
8工作小时内
每月编制
1.7职责分工(续)
文件编号、
名称及联数
编制部门
编制
人员
提交部门
提交时限
提交频率
施工单位工程总决算
NRF013
1份
施工单位
财务人员
监理公司
工程审计人员
固定资产
管理部门
财务部
编制当天
尽快
8工作小时内
8工作小时内
施工结束
日发公司工程完工结算
NRF014
1份
财务部
财务人员
财务部
主任
固定资产
管理部门经理
财务部
编制当天
8工作小时内
8工作小时内
工程完工
1.7职责分工(续)
文件编号、
名称及联数
编制部门
编制
人员
提交部门
提交时限
提交频率
供应商送货单
NRF015
1联
供应商
送货人员
固定资产
管理部门
编制当天
不固定
固定资产
验收单
NRF016
3联
固定资产
管理部门
固定资产
管理员
物资管理部/财务部/使用部门或仓库
编制当天
不固定
固定资产的使用与经营
1.8范围
公司范围内的固定资产转移、固定资产报废、固定资产出租、固定资产销售的流程。
1.9控制目标
❑确保固定资产在转移之前都得到过核准,并且转入部门、转出部门、物资管理部和财务部的有关帐务记录都及时得以调整。
❑确保固定资产的报废申请都经过严格的调查与审核,并且在相关部门的帐务记录上及时、准确地得到反映。
❑确保出租的固定资产都在可供出租的范围之内,没有任何公司仍需使用的固定资产被随意出租出去。
❑确保固定资产的出租行为都受正式的固定资产出租协议的约束,日发公司的相关部门根据固定资产出租协议监督承租方在租约规定的范围内使用,并及时检查租约的履行情况。
❑确保日发公司的固定资产在出售之前,都经过适当的审核与批准。
并且在正式出售前,都有专业资产评估人员对拟出售的固定资产进行正确估价。
1.10涉及部门
❑物资管理部门
❑财务部
❑固定资产转出部门
❑固定资产转入部门
❑主管副总裁
1.11主要控制点
❑转出部门在提出固定资产的转移申请后,必须交本部门的经理审核,仅当本部门经理审核批准后才交由物资管理部根据实际情况加以审核。
❑固定资产的转出部门、转入部门必须根据经批准后的固定资产转移通知单变更部门的固定资产实物登记表,物资管理部和财务部则必须根据经批准的固定资产转移通知单调整固定资产台帐、明细账和固定资产卡片。
❑使用部门提出固定资产报废申请后,必须填写固定资产报废申请书,首先交本部门领导审核,继续交物资管理部审核。
固定资产管理员根据报废申请书和固定资产台帐判断申请报废的固定资产是否已到使用年限。
若尚未到达使用年限,则请专业人员对是否应予以报废提供意见,并交财务部审核。
❑对于一定金额以下的固定资产申请报废,只需财务总监审核即可;对于一定金额以上的固定资产申请报废,则需要由日发公司总裁审核并批准。
❑对于经批准将报废的固定资产,在清理之前必须由物资管理部判断是否仍有使用价值,考虑将其整体或部件出售。
❑固定资产管理员提出固定资产出售申请后,填写固定资产出售申请单,交部门领导审核批准是否可以出售。
❑在固定资产出售之前,由财务部组织力量,聘请专业的资产评估事务所对拟出售的固定资产进行估价。
❑销售固定资产时,从公司本身的利益角度出发,一般不签立销售合同。
但若客户坚持要签订销售合同,则由固定资产管理员起草完固定资产销售合同条款后,必须交制造总监和财务总监审核,经批准后方可正式签订。
1.12特定政策
❑固定资产的转移必须根据业务或人员的实际变动情况而定,对于无偿调拨或租借给系统内或系统外的人员或单位使用的做法,不能视作为固定资产转移,不应开具任何形式的固定资产转移通知单。
❑在固定资产的转移申请被批准以后,固定资产转出部门和固定资产转入部门应该及时调整本部门的固定资产实物登记表,物资管理部和财务部也应相应调整固定资产的台帐、卡片和明细帐,否则会因为折旧的计提不准确,从而造成对部门成本费用的考核不合理。
❑公司内部的固定资产调拨,一般实行有偿调拨。
调拨过程中,所有随机附件、工具、及技术资料必须同时移交,并有记录。
❑公司内部借用固定资产,在短期内仍归原使用部门的管理。
❑在公司内部转移固定资产时,不得变动固定资产的内部资产编号。
固定资产的编号和标签统一由管理部门按照其类别和按年度顺序号编制后,应一直保持不变,直到该资产拨出和报废时为止。
❑固定资产管理人员应根据固定资产目前的使用状况,确定可供出售的固定资产的范围,一方面防止误将仍需使用的固定资产出售,另一方面一些已无使用价值的固定资产却未被列入出售范围。
对于一些产品性能复杂的固定资产,物资管理部在提出出售申请时应征询专业人员的意见。
❑对于所出售的固定资产金额超过一定限度的,财务部应聘请具有专业资质并且信誉良好的资产评估事务所,对拟出售的固定资产进行评估。
物资管理部和财务部应向资产评估师提供有关固定资产的完整资料包括财务资料和技术资料。
对于专门设备或特殊设备,应专门聘请具有具有该方面知识背景的人员加入资产评估小组。
❑固定资产评估操作程序是指评估机构及其评估人员,从评估项目委托洽谈起至完成评估项目、建立项目档案止的全部工作过程和步骤。
主要步骤包括:
▪明确评估目的、评估范围和对象;
▪选定评估基准日;
▪签署资产评估业务委托协议书;
▪确定评估项目编号,拟定评估方案;
▪组织培训,指导资产占有单位清查资产、填报资产评估明细表,收集有关资料;
▪检查核实资产,验证委托单位提供的证件和资料;
▪检测并鉴定资产;
▪确定评估价格标准,选择评估方法和计算公式;
▪收集市场价格资料;
▪针对具体评估对象逐个进行评定估算,拟定评估值;
▪评估项目负责人初步复核;
▪分析拟定评估结果、撰写评估说明;
▪编写资产评估报告、汇集资产评估工作底稿;
▪评估项目总负责人进行全面复核;
▪评估机构负责人进行最终复核;
▪在三级审核的基础上,提交资产评估报告书及有关材料;
▪根据审核,确认委托单位的合理意见,对资产评估报告书进行调整、补充或修改;
▪收集被评估单位实现评估目的时对评估报告的反馈信息;
▪建立评估项目业务档案。
固定资产的日常使用、保养和维修
1.13范围
公司范围内的固定资产日常使用、保养和维修流程。
1.14控制目标
❑确保公司的固定资产都得到妥善的保管、使用和保养,防止固定资产因为粗暴使用而发生损毁和提前报废的现象。
❑确保固定资产的维修都得到了适当的审核与批准,所有人为的破坏都应受到相应的追究与处罚。
1.15涉及部门
❑物资管理部
❑使用部门
1.16主要控制点
❑对于所增置的固定资产,日发公司的物资管理部固定资产管理部员必须建立起完整的产品档案,包括:
使用说明书、保修卡等。
并将产品档案的原件存档,复印件交使用部门建档。
❑物资管理部根据产品的使用特性下达固定资产使用标准,明确规定使用部门必须严格按照所颁布的使用标准对部门拥有的固定资产进行日常养护。
❑固定资产的维修申请必须经过固定资产管理员的现场调查,查明损坏是否由人为原因造成,并详细填写损坏情况,交物资管理部的领导审核是否批准。
1.17特定政策
❑固定资产管理员在接收供应商送抵的固定资产产品时,除了验收产品本身以外,还必须确保所有的相关产品文档是完整和齐全的,包括使用说明书和产品保修卡等,并将所有的产品文档归集整理为产品档案,原件由物资管理部存档,复印件由使用部门保留,据此建立部门的固定资产产品档案。
❑公司各部门在使用固定资产时应掌握使用方法及要领,严禁违规使用和粗暴使用,应保证固定资产在使用期内的清洁、完整、安全和有效使用。
1.18职责分工(未改)
文件编号、
名称及联数
编制部门
编制
人员
提交部门
提交时限
提交频率
固定资产维修申请书
NRF021
2联
使用部门
部门固定资产管理员
固定资产
管理员
固定资产
管理部门经理
编制当天
8工作小时内
不固定
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