Word文档常用技巧.docx
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Word文档常用技巧
目录
第一章Word样式应用1
1.1学习目的1
1.2学习内容1
1.3制作劳动合同1
1.3.1了解样式和格式。
1
1.3.2套用内建样式。
1
1.3.3新建样式2
1.3.4使用分页符4
1.4技术转让协议5
1.4.1应用其它文档中的样式5
1.4.2为文档添加文字水印6
1.4.3设置权限操作密码7
第二章Word模板应用9
2.1学习目的9
2.2学习内容9
2.3创建模板文件9
2.4添加提示域13
2.4.1设置副标题占位符13
2.4.2设置“收件人姓名”占位符14
2.4.3设置正文占位符14
2.4.4设置“部门名称”占位符14
2.4.5设置日期占位符14
2.5使用模板文件建立文档15
2.6思考与练习16
第三章Word长文档编辑17
3.1学习目的17
3.2学习内容17
3.3页面设置17
3.4利用样式创建纲目结构17
3.4.1定义各级标题样式18
3.4.2定义多级符号列表18
3.4.3输入文档的纲目结构19
3.4.4调整纲目级别20
3.5输入文档内容21
3.5.1使用“公式编辑器”输入公式21
3.5.2插入流程图22
3.6设置页眉和页脚23
3.6.1分节23
3.6.2设置奇偶页不同的页眉和页脚23
3.6.3设置页眉与页脚24
3.7生成文档目录25
3.7.1设置要在目录中显示的文字25
3.7.2插入文档目录26
3.8思考与练习28
第四章Word窗体应用29
4.1学习目的29
4.2学习内容29
4.3窗体简介29
4.4创建《读者调查表》29
4.5插入窗体域30
4.5.1打开“窗体”工具栏30
4.5.2创建文字型窗体域30
4.5.3创建下拉型窗体域31
4.5.4创建复选框型窗体域32
4.6保护窗体34
4.6.1普通保护34
4.6.2加密保护34
4.6.3使用窗体域输入内容34
4.7思考与练习35
第一章Word样式应用
一.1学习目的
1.了解使用Word编辑合同文档的一般方法。
2.掌握Word样式的使用方法。
包括使用内建样式、创建新样式、修改样式等操作。
3.初步掌握Word模板的使用方法。
4.掌握公司文件中水印文字的制作方法
5.了解Word文档权限密码的设置方法。
6.了解分隔符的使用方法。
一.2学习内容
合同的种类很多,随着商品经济的发展,还会越来越多。
我们以常用的劳动合同和技术转让协议为例,介绍如何在Word中快速格式化合同文本。
一.3制作劳动合同
一.3.1了解样式和格式。
样式就是应用于文档中的文本、表格和列表的一组格式。
当应用样式时,系统会自动完成该样式中所包含的所有格式的设置工作,可以大大提高排版的工作效率。
样式通常有字符样式、段落样式、表格样式和列表样式等类型。
Word允许用户自定义上述类型的样式。
同时还提供了多种内建样式,如标题1~标题3、正文等样式。
以下我们打开文档“劳动合同(草稿).doc”,对该文档进行格式化操作。
一.3.2套用内建样式。
(1)单击【格式】→【样式和格式】命令,打开如图1-1所示的【样式和格式】任务窗格。
在“请选择要应用的格式”列表中列出了标题1~标题3等内建样式。
(2)按住键盘上的Ctrl键,依次选中文中的一级标题(即以一、二……十一等大写编号的段落),如图1-2所示。
图1-1“样式和格式”任务窗格图1-2选中文中的一级标题
(3)单击“格式”工具栏左端的“样式”下拉列表框或“样式和格式”任务窗格中的“请选择要应用的格式”列表框中选择“标题2”。
这样所有选中的内容应用了内建样式“标题2”。
如图1-3所示。
图1-3应用了内建样式“标题2”的效果
一.3.3新建样式
(1)单击如图1-1所示的【新样式】按钮,打开如图1-4所示的“新建样式”对话框。
图1-4“新建样式”对话框图1-5“字体”对话框
(2)输入样式名称,如“#文件标题”。
在“样式类型”中选择“段落”;“样式基于”和“后续段落样式”均设置为“正文”。
(3)单击图1-4中所示的“格式”按钮,选择下拉列表中的“字体”。
打开如图1-5所示的“字体”对话框。
(4)在“字体”选项卡中设置中文字体为“黑体”,字形为“加粗”,字号为“初号”。
切换至“字符间距”选项卡,从“间距”列表中选择“加宽”,设置磅值为“5磅”。
单击“确定”按钮返回“新建样式”窗口。
(5)单击图1-4中所示的“格式”按钮,选择下拉列表中的“段落”。
在打开的“段落”对话框中设置“对齐方式”为“居中对齐”。
单击“确定”按钮返回“新建样式”窗口。
(6)单击“新建样式”窗口的“确定”按钮。
此时“格式”工具栏左端的“样式”下拉列表框或“样式和格式”任务窗格中的“请选择要应用的格式”列表框中新增加了一项“#文件标题”,如图1-6所示。
(7)选中“劳动合同”段落,单击样式和格式列表中的“#文件标题”,该段被设置为该样式中定义的格式。
如图1-7所示。
(8)用同样的方法和步骤,定义样式“#条款编号”。
其格式如下:
样式类型:
字符;
样式基于:
默认段落字体;
格式:
加粗,阳文。
图1-6新建的“#文件标题”样式图1-7应用“#文件标题”样式的效果
(9)依次选中正文中的条款编号(即:
第一条、第二条……),应用单击样式和格式列表中的“#条款编号”样式。
设置结果如图1-8所示。
图1-8应用了“#条款编号”样式的效果图1-9设置完成的合同封页
(10)依次选中“编号:
”和“签订日期年月日”,设置为“右对齐”。
(11)将“××市××区劳动和社会保障局监制”一行设置为字体“黑体”、字号“小三”,居中对齐。
至此,合同上的文字格式,我们就设置完成了。
一.3.4使用分页符
将光标移至在“签订日期年月日”后面或下一行,单击【插入】→【分隔符】,从“分隔符类型”中选择“分页符”。
这样,合同的封页就可以单独显示在第一页了。
如图1-9所示。
一.4技术转让协议
本例中,我们练习如何修改样式;如何将其它文档中的样式应用到当前文档;如何为文档添加文字水印;如何设置文档打开和修改密码等操作。
我们打开文件“技术转让协议(草稿).doc”,对该文件进行编辑。
一.4.1应用其它文档中的样式
(1)单击【格式】→【样式和格式】命令,打开【样式和格式】任务窗格。
在“显示”列表框中选择“自定义”,从打开的“格式设置”对话框中单击【样式】命令按钮,然后再“样式”对话框中单击【管理器】命令按钮,打开如图1-10所示的“管理器”对话框。
图1-10“管理器”对话框图1-11在“管理器”对话框中打开文档
(2)单击“管理器”窗口右侧的【关闭文件】按钮,可关闭Normal模板,并且【关闭文件】按钮变为【打开文件】按钮。
(3)单击【打开文件】按钮,在出现的“打开”对话框中选择文件类型为“Word文档(.doc)”,打开上例中编辑好的文档“劳动合同.doc”。
如图1-11所示,“劳动合同”文档中的样式显示在“管理器”对话框右侧的列表中。
(4)从“劳动合同”的样式列表中选择我们在上例中定义的样式“#条款编号”,单击【复制】按钮,将样式“#条款编号”复制到左侧的“技术转让协议(草稿)”的样式列表框中。
如图1-12所示。
图1-12在“管理器”对话框中复制样式
(5)单击【关闭】按钮,退出“管理器”对话框。
(6)在“样式和格式”任务窗格中,已经增加了样式“#条款编号”。
单击样式“#条款编号”右侧的下拉箭头,选择【修改】命令,打开与“新建样式”类似的“修改样式”对话框。
(7)在“修改样式”对话框中,将样式“#条款编号”中的字体改为“黑体”,字号改为“小三”。
(8)单击【确定】按钮,关闭“修改样式”对话框。
“样式和格式”任务窗格中的样式“#条款编号”格式已经改变。
(9)依次选中文中的条款编号(第一条、第二条……),然后单击样式“#条款编号”,即可将格条款编号设为样式中定义的格式。
如图1-13所示。
图1-13应用样式前后的条款编号格式比较
一.4.2为文档添加文字水印
在实际工作中,有时需要在某些文件上显示“公司绝密”、“内部资料”、“请勿带出”等水印文字。
一下操作能够实现水印文字的制作。
(1)单击【格式】→【背景】→【水印】命令,打开如图1-14所示的“水印”对话框。
图1-14“水印”对话框
(2)选择“文字水印”,在“文字”下拉列表框中选择“公司绝密”;并设置“字体”、“尺寸”、“颜色”和“版式”。
(3)设置完毕后,单击“确定”按钮。
添加文字水印后的效果如图1-15所示。
图1-15添加了文字水印后的显示效果
一.4.3设置权限操作密码
对于重要的公司文件,应当为文档设置权限密码。
(1)单击【工具】→【选项】命令,在“选项”对话框中,单击“安全性”选项卡。
如图1-16所示。
图1-16“选项”对话框的“安全性”选项卡
(2)在“打开文件时的密码”文本框中键入打开密码,它会以“*”显示在屏幕上。
单击“高级”按钮可以设置加密类型及密钥长度。
(3)在“修改文件时的密码”文本框中输入修改密码,为安全起见,最好不要与打开密码相同。
同时可以选择“建议以只读方式打开文档”复选框。
下载本学习中用到的文件:
劳动合同(草稿).doc技术转让协议(草稿).doc
思考与练习
1.什么是样式?
怎样使用已有样式?
怎样自定义样式?
怎样使用其它文档中的样式?
2.怎样设置文档的安全性?
第二章
Word模板应用
二.1学习目的
1.掌握模板文件的创建方法。
2.掌握使用模板文件创建文档的方法。
3.了解域的使用。
二.2学习内容
本例通过制作一个信函模板,练习使用Word模板创建文档,以及在文档中插入域、修改域的方法。
二.3创建模板文件
1.启动Word,新建一个空白文档。
2.设置页眉和页脚。
(1)单击【视图】→【页眉和页脚】,开始编辑页眉何页脚。
(2)在页眉中输入“河山广告有限公司您值得信赖的朋友”,四号字,加粗,空心,左对齐。
如图2-1所示。
图2-1在页眉区输入文字
(3)确认光标仍在页眉区,单击【插入】→【图片】→【来自文件】,插入修饰图片。
将图片的环绕方式设置为“浮于文字上方”。
如图2-2所示。
图2-2在页眉区插入图片
(4)单击“页眉和页脚”工具栏上的“在页眉和页脚间切换”按钮,切换至页脚区。
在页脚区输入公司的电话、传真及地址,如图2-3所示。
图2-3页脚效果
(5)在页脚区上方使用自选图形绘制一条直线,起到装饰作用。
(6)单击“页眉和页脚”工具栏上的“关闭”按钮。
编辑好的页脚如图2-3所示。
3.设置信纸背景。
(1)单击【格式】→【背景】→【水印】,打开“水印”对话框。
如图2-4所示。
图2-4“水印”对话框图2-5设置好的背景效果
(2)在“水印”对话框中,单击“图片水印”单选钮,选择“冲蚀”复选框。
(3)单击“图片水印”下方的【选择图片】按钮,选择需要插入的图片。
(4)单击【确定】按钮。
设置好的背景如图2-5所示。
4.插入公司图章
(1)单击【绘图】工具栏上的“椭圆”按钮,按住“Shift”键,在页面上绘制一个正圆。
(2)右键单击正圆形,在快捷菜单中选择“设置自选图形格式”命令。
在“设置自选图形格式”对话框的“颜色和线条”选项卡中,在“填充”区域中将“颜色”设置为“无填充颜色”,在“线条”中,颜色设置为红色,线型设置为实线,粗细设为3磅。
如图2-6所示。
图2-6设置正圆形格式
(3)单击【插入】→【图片】→【艺术字】,打开“艺术字库”对话框,从中选择一种实心且不带阴影的艺术字式样,单击【确定】按钮;在“编辑艺术字文字”对话框中输入图章中的文字“山河广告有限公司”,单击【确定】。
(4)右键单击艺术字,在快捷菜单中选择“设置自选图形格式”命令。
在“设置自选图形格式”对话框的“颜色和线条”选项卡中,在“填充”区域和“线条”中,颜色均设置为红色;在“版式”选项卡中,选择“浮于文字上方”。
(5)单击选中艺术字,在艺术字工具栏中单击“艺术字形状”按钮,从形状列表中选择“细上弯弧”。
(6)拖动艺术字某一角的圆形手柄,将艺术字调整为圆弧形;再拖动艺术字左边的黄色菱形手柄,调整好艺术字环绕的弧度。
如果文字有些拥挤,可以单击“艺术字”工具栏上的“艺术字字符间距”按钮,选择“稀疏”。
(7)从“自选图形”中选择“星与旗帜”,从中选择“五角星”按钮,拖动鼠标,绘制大小适当的五角星。
五角星的线条色与填充色均设置为红色。
(8)将正圆形、艺术字和五角星排列好,按住“Shift”键分别单击,同时选中,再单击“绘图”工具栏左端的“绘图”按钮,在菜单中单击【组合】命令。
至此,图章的制作就完成了。
选中图章,将其移动到合适的位置后,还可以将其旋转一定的角度,以增加生动感。
如图2-7所示。
图2-7公司图章效果
5.输入文字内容
在文档中输入如图2-8所示的文档内容,并设置为需要的格式。
图2-8输入邀请函文字内容
6.保存为模板文件。
(1)单击【文件】→【另存为】,打开“另存为”对话框。
图2-9保存为模板文件
(2)在“保存类型”下拉列表框中选择“文档模板(.dot)”。
此时“保存位置”自动改为“Templates”,我们不要更改。
(3)在文件名中输入“邀请函”,单击【保存】按钮。
如图2-9所示。
至此邀请函的模板文件就制作完成了。
二.4添加提示域
二.4.1设置副标题占位符
(1)选中副标题“2006年广告界学术交流暨作品展示会”,单击【插入】→【域】,打开如图2-10所示的“域”对话框。
图2-10“域”对话框
(2)在“类别”下拉列表框中选择“文档自动化”。
(3)在“域名”列表框中选择“MacroButton”;在“宏名”列表框中选择“DoFieldClick”;在“显示文字”文本框中输入“请单击此处输入副标题”。
如图2-9所示。
(4)单击【确定】按钮。
二.4.2设置“收件人姓名”占位符
(1)选中收件人姓名“王海滨”,单击【插入】→【域】,打开“域”对话框。
(2)在“类别”下拉列表框中选择“文档自动化”。
(3)在“域名”列表框中选择“MacroButton”;在“宏名”列表框中选择“DoFieldClick”;在“显示文字”文本框中输入“收件人姓名”。
(4)单击【确定】按钮。
二.4.3设置正文占位符
(1)选中正文文字,单击【插入】→【域】,打开“域”对话框。
(2)在“类别”下拉列表框中选择“文档自动化”。
(3)在“域名”列表框中选择“MacroButton”;在“宏名”列表框中选择“DoFieldClick”;在“显示文字”文本框中输入“请单击此处输入正文”。
(4)单击【确定】按钮。
二.4.4设置“部门名称”占位符
用类似的2或3的步骤,我们可以设置“部门名称”占位符。
也可复制以上占位符,再进行修改。
方法是
(1)选中“收件人姓名”占位符,单击“复制”命令。
(2)选中落款的部门名称“山河广告有限公司策划部”,单击“粘贴”。
(3)右键单击粘贴过来的“收件人姓名”占位符,选择“切换域代码”命令。
显示域代码为“{MACROBUTTONDOFIELDCLICK收件人姓名}”,将其改为“{MACROBUTTONDOFIELDCLICK部门名称}”。
(4)右键修改完毕的占位符,选择“切换域代码”命令,即可显示“部门名称”占位符。
二.4.5设置日期占位符
(1)选中文末的落款日期,单击【插入】→【域】,打开“域”对话框。
图2-11设置日期占位符
(2)在“类别”下拉列表框中选择“日期与时间”类别中的“CreateDate”域。
(3)在“日期格式”中输入需要的日期格式“yyyy'年'm'月'd'日'”,或从列表框中选择需要的日期格式。
如图2-11所示。
(4)单击【确定】按钮。
落款日期占位符就设置完成了。
至此,带占位符的模板文件,我们就创建完成了。
完成后的模板文件如图2-12所示。
保存模板文件后,我们就可以使用该模板快捷地建立邀请函文档了。
图2-12完成后的模板文件
二.5使用模板文件建立文档
以下我们练习如何使用已有模板建立新文档。
(1)单击【文件】→【新建】,打开“新建”对话框。
值得注意的是,如果要基于“Normal.dot”之外的其它模板建立新文件,不能使用“常用”工具栏中的“新建”按钮。
(2)在“新建文档”任务窗格中单击“根据模板新建”下面的“通用模板…”,打开如图2-13所示的“模板”对话框。
图2-13模板对话框
(3)在“常用”选项卡中,单击选中“邀请函.dot”,并选中右下角的“文档”单选钮。
(4)单击【确定】按钮,我们就建立了一个新的邀请函文档,只需单击各个占位符做修改就可以了。
下载本学习中用到的文件:
邀请函.doc邀请函.dot
二.6思考与练习
1.怎样创建模板文件?
2.怎样使用已经建立的模板文件?
3.怎样在文档中使用DoFieldClick域?
4.怎样使用日期与时间域?
5.怎样修改域代码?
第三章
Word长文档编辑
三.1学习目的
1.了解篇幅较长的Word文档的排版技巧。
2.掌握大纲视图的使用方法。
3.掌握设置大纲级别的方法。
4.掌握长文档目录的创建方法。
5.掌握多级符号的设置方法。
6.掌握Office公式编辑器的使用方法。
7.掌握流程图的制作方法。
8.了解撰写毕业论文时的一般方法和技巧。
三.2学习内容
本学习我们以撰写文档“毕业论文(草稿).doc”为例,练习用Word制作毕业论文,掌握编辑长文档的方法和技巧。
论文的格式我们以“硕士论文规范”为要求。
首先了解一下大纲视图:
1.大纲视图用缩进文档标题的形式代表标题在文档结构中的区别,也可以使用大纲视图来处理主控文档。
2.大纲极别:
用于为文档段落指定等级结构的段落格式,分为1级~9级。
三.3页面设置
1.单击【文件】→【页面设置】,打开“页面设置”对话框。
2.在“页边距”选项卡中,设置上边距:
2.5cm;下边距:
2.5cm;左边距:
2.5cm;右边距:
2.5cm;装订线:
0.5cm。
3.切换至“纸张”选项卡中,在“纸型”下拉列表框中选择“A4”。
4.切换至“版式”选项卡中,设置页眉2.5cm,页脚2cm。
三.4利用样式创建纲目结构
因为毕业论文篇幅较长,所以首先应该完成的工作是确定各部分的主要内容,然后创建文档的纲目结构。
我们首先创建一个空白的Word文档,文件名“毕业论文.doc”。
三.4.1定义各级标题样式
在论文中,共有三级标题,而这些标题的格式与Word的内建标题样式不同,所以我们修改以下三个内建标题样式和内建正文样式。
样式名格式
标题1小三号、黑体、段前段后0.5行、居中对齐
标题2四号、黑体、段前段后0.5行
标题3四号、黑体、段前段后0.5行
正文小四号、宋体,标准字间距、1.25倍行间距、首行缩进2个字符
三.4.2定义多级符号列表
多级符号列表是为文档设置层次结构而创建的列表。
文档最多可有9个级别。
在本例中,我们定义三级符号列表。
(1)单击【格式】→【项目符号和编号】→【多级符号】,如图3-1所示。
图3-1“多级符号”选项卡图3-2“自定义多级符号列表”对话框
(2)选择任一种多级符号样式,单击“自定义”按钮,打开如图3-2所示的“自定义多级符号列表”对话框。
(3)设置第1级别符号
1)在级别列表中单击“1”。
2)在“编号格式”文本框中输入“第”。
3)从“编号样式”下拉列表框中选择“一,二,三……”。
4)在“编号格式”文本框中输入“章”,“编号格式”文本框中显示“第一章”。
5)单击“字体”按钮,打开字体对话框,设置字体黑体,字号小三号。
6)在“将级别链接倒样式”下拉列表框中选择“标题1”。
如图3-2所示。
(4)设置第2级别符号
1)在级别列表中单击“2”,删除“编号格式”中的内容。
2)在“前一级别编号”下拉列表框中选择“级别1”,“编号格式”文本框中显示“一”(带有灰色域底纹)。
3)在“编号格式”文本框中“1”后单击鼠标,输入“.”。
4)从“编号样式”下拉列表框中选择“1,2,3……”,“编号格式”文本框中显示“一.1”(带有灰色域底纹)。
5)单击“字体”按钮,打开字体对话框,设置字体黑体,字号四号。
6)在“将级别链接倒样式”下拉列表框中选择“标题2”。
7)单击选中“正规形式编号”,“编号格式”文本框中显示“1.1”(带有灰色域底纹)。
(5)设置第3级别符号
1)在级别列表中单击“3”,删除“编号格式”中的内容。
2)在“前一级别编号”下拉列表框中选择“级别1”,“编号格式”文本框中显示“一”(带有灰色域底纹)。
3)在“编号格式”文本框中“1”后单击鼠标,输入“.”。
4)在“前一级别编号”下拉列表框中选择“级别2”,“编号格式”文本框中显示“一.1”(带有灰色域底纹)。
5)在“编号格式”文本框中“一.1”后单击鼠标,输入“.”。
4)从“编号样式”下拉列表框中选择“1,2,3……”,“编号格式”文本框中显示“一.1.1”(带有灰色域底纹)。
5)单击“字体”按钮,打开字体对话框,设置字体黑体,字号四号。
6)在“将级别链接倒样式”下拉列表框中选择“标题3”。
7)单击选中“正规形式编号”,“编号格式”文本框中显示“1.1.1”(带有灰色域底纹)。
三.4.3输入文档的纲目结构
将计划好的文档纲目结构输入到文档中。
如图3-3所示。
图3-3输入的文档纲目
三.4.4调整纲目级别
(1)选中全文,单击【格式】→【项目符号和编号】→【多级符号】,选择我们定义好的多级符号,单击确定,文字格式如图3-4所示。
图3-4应用了第1级编号的文档
(2)选中“摘要”和“英文摘要”两行,单击“格式”工具栏上的“编号”按钮,取消编号。
(3)选中其它各段落,使用“格式”工具栏中的“增加缩进量”按钮(提升级别)和“减少缩进量”按钮(降低级别)调整纲目级别。
设置完毕后的纲目结构如图3-5所示。
图3-5设置完毕后的纲目结构
三.5输入文档内容
三.5.1使用“公式编辑器”输入公式
在论文撰写中,需要输入各种复杂的公式,我们可以用公式编辑器完成。
我们以论文中的公式(2.2)
为例,练习公式的输入。
(1)单击【插入】→【对象】命令,从“新建”选项卡下面的“对象类型”列表中选择“Microsoft公式3.0”,然后单击【确定】按钮。
(2)在如图3-6所示的“公式”编辑框中输入“S(X)=”,然后在“公式”工具栏中选择“分式及根式模板”,从中选取如图3-7所示的分式模板,输入分子和分母。
图3-6“公式”工具栏和“公式”编辑框
图3-7分式及根式模板图3-8积分模板
(3)在分号的右边单击,然后在公式工具栏中选择“积分模板”,从中选取如图3-8所示的积分模板,输入积分的上下限及积分函数。
用类似的方法,选择所需的模板和符号。
三.5.2插入流程图
在论文中,可以使用“自选图形”来制
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