01文件和资料控制程序.docx
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01文件和资料控制程序
广州联洪合成材料有限公司
程序文件
文件和资料控制程序
(第B/1版正本)
编制:
审核:
批准:
受控状态:
受控文件
发放号码:
文件编号:
Q/LHQP-B-01-2011
实施日期:
2011年5月1日
文件批准修改页
编制:
审核:
批准:
修改记录
日期
修改号
修改人
批准人
修改内容(文件修改申请表序号)
09.1.14
1
黄京华
李大坤
27:
4.2.1.1,4.2.2.1,4.4.4,4.4.5
09.5.26
2
黄京华
李大坤
34:
附件、标示:
生产车间→“CJ”
11.4.8
3
李运华
李大坤
1、文件编号由Q/LHQP-B-01-01改为Q/LHQP-B-01-2011
2、版本号由B/O版改为B/1版
3、增加4.5文件的编码原则、4.6文件的保存期限。
4、增加附件1、2、3、4、5、6、7表单。
5、删除附件一、文件标示,二、文件格式内容。
1.目的:
对公司所有体系相关文件、资料、表格及外来文件、标准、图样进行管理和控制,确保体系正常运行。
2.适用范围:
适用于公司所有体系文件与资料及相关外来文件的管理与控制。
3.职责:
3.1企管部:
负责对质量手册、程序文件等管理文件、资料的管理。
3.2技质部:
负责对技术文件、资料的管理。
4.工作程序:
工作内容
工作流程
责任部门
工作要求
记录
4.1
文件编制与发放
4.1.1
文件编制
使用部门或指定部门
4.1.1.1文件必须能有效地描述并控制相
关过程。
4.1.1.2支持文件的记录/表格须同时编制。
4.1.2
审核会签
部门负责人
4.1.2.1审核文件的充分性与适宜性。
4.1.2.2必要时相关部门应对文件的内容进行会签。
4.1.3
批准
总经理
管理者代表
部门负责人
4.1.3.1文件审批权限:
a.总经理:
负责批准质量手册、程序
文件、公司级文件、产品企业标准。
b.管理者代表:
负责审核质量手册、
程序文件;审批各分管部门形成的文件。
C.部门负责人:
负责部门内部文件的审批。
4.1.4
编号打印
企管部
办公室
4.1.4.1文件按公司统一要求标识。
4.1.4.2文件按公司统一格式打印。
(标识和格式均见附件)
4.1.5
文件发放
企管部
技质部
4.1.5.1文件发放时,受控文件应注明版本
号,受控文件在批准修改页上(或文
件上)加盖红色“受控”章及文件发
行编号印章。
受控文件为公司的有效
版本。
4.1.5.2企管部、技质部管理员按批准人员
核定的发放范围发放。
文件接收人在文件分发/回收登记表中签字。
文件分发/回收登记表
4.1.6
建立文件清单
企管部
各部门
4.1.6.1将文件名称、编号等列入受控文件
一览表。
电子文件在备注栏中注明。
受控文件一览表
4.1.7
文件使用
相关部门
4.1.7.1保持现场文件整洁,使用有效版本,并妥善保管,不得复印及涂改。
4.2
文件更改
4.2.1
更改申请
相关部门
4.2.1.1必要时对文件进行评审,有不适宜之处时各部门可提出文件更改申请。
由提出部门填写《文件编制/修订申请表》,说明更改要求及理由。
文件编制/修订申请表
4.2.2
更改审批
总经理
管理者代表
4.2.2.1按原审核、会签、审批过程审批更
改申请(见4.1.2,4.1.3)。
申请表副本需交企管部保存。
文件编制/修订申请表
4.2.3
更改
主管部门
4.2.3.1更改方式:
a.换页更改;
b.划改:
由原编制人员或企管部、技质部
管理员负责划改并在首页注明更改内容;
c.换版。
4.2.3.2修正"受控文件一览表"及版次。
4.2.4
更改发放
企管部
技质部
4.2.4.1将更改后文件发放使用部门并签收
4.2.4.2收回旧页及旧版文件,除正本加盖作废章保留(另外存放)外,其余文件全部销毁,并作记录。
电子文档更改,新文档替换旧文档。
文件销毁申请表
4.3
外来文件
4.3.1
外来文件收集、识别
技质部
4.3.1.1技质部负责收集外来技术文件、标
准、规范和顾客文件等资料(包括电子文档),填写外来文件登记表并统一保管,经技质部部长审批后使用。
4.3.1.2对顾客要求的工程标准/规范的更
改,技质部保证在二个工作周内及时评审、分发和实施,并保存每项更改在生产中实施的记录。
作废文件作好标识专档保存。
4.3.1.3属工程类的图纸由技质部相关人员审核后,填写外来文件评审单。
4.3.1.4技质部识别外来文件是否是现行有效版本,可通过以下途径进行:
a.网上查询;
b.与国家该类专业技质部门联系查询;
c.与技术情报部门或同行业联系、联络。
4.3.1.5每年技质部至少进行一次对公司所有外来文件的最新有效版本予以确认。
外来文件登记表
外来文件评审单
4.3.2
外来文件发放管理
技质部
同4.1.5/4.1.6/4.2.4
4.4
文件的借阅/补发/查核/销毁
4.4.1
借阅
各部门
4.4.1.1一般可公开的文件,借阅部门可直接向企管部借阅,由资料员填写借阅登记表,借阅者在表中签字。
4.4.1.2顾客/供应商查阅索取文件资料,须技术主管或总经理核准。
文件借阅登记表
4.4.2
补发
各部门
4.4.2.1已核准发行的文件,因文件损坏/遗失/涂改或工作需要,应向企管部申请登记补发.
文件核查表
4.4.3
查核
企管部
技质部
4.4.3.1企管部和技质部每半年对各部门所使用的文件进行查核,以确保使用有效文件。
4.4.4
电子文件
资料管理
企管部
技质部
4.4.4.1文件、记录表格正本及其它资料由
企管部或技质部集中存放。
各部门形成的体系文件副本(包括电子版和书面版)在每季度末送企管部归档。
4.4.4.2除授权人员外,他人不得更改资料内容。
4.4.5
文件销毁
各部门
4.4.5.1受控的文件经修改、换版作废及到期资料上交企管部处理,不受控的文件及资料各部门不定期自行销毁。
文件销毁前,需填写《文件销毁申请表》,经管理者代表批准后实施,文件销毁时需二人在场。
文件销毁申请表
4.5
文件的编码原则
4.5.1
文件的分级
各部门
4.5.1.1公司体系文件分为四级,其中质量手册为一级文件、程序文件为二级文件、指导性文件、作业规程、管理文件等均为三级文件分别用A、B、C表示。
4.5.1.2由一、二、三级文件产生的质量记录为四级文件。
4.5.2
文件的编码原则
各部门
4.5.2.1一到二级文件的编码原则,例:
质量手册编号为:
Q/LHQM-A-2006
程序文件编号为:
Q/LHQP-B-01-2006
指导性文件编号为:
Q/LHWI-C-QG-01-2006
(1)第一码代表文件类别
①Q表示内部质量体系文件.
②O代表外来文件.
(2)第二码代表公司文件级别,LH为公司名称缩写。
①LHQM-AQM-A表示质量手册属一级文件。
②LHQP-BQP-B表示程序文件属二级文件。
③LHWI-C-QGWI-C-QG表示指导性文件属三级文件,QG表示企管是“QIGUAN”的汉语拼音的第一个字母的缩写,例如:
技质部用JZ表示,各部门依此类推。
(3)第三码01表示文件流水号0-100.0-100
(4)第四码2006表示制订文件年份
4.5.2.2四级文件的编码原则,
例:
Q/LHFM-B-0.1-2011
(1)第一码
第一码代表文件类别。
①Q代表内部质量体系文件。
②O代表外来文件。
(2)第二码
第二码代表公司文件级别,LH为公司名称缩写。
LHFM--BFM-B表示出自二级文件的质量记录,属四级文件,其中FM表示质量记录。
(3)第三码
第三码代表记录流水号
第三码代表文件流水码0-100.0-100。
(4)第四码
第四码代表年度别0~9。
4.6
文件的保存期限
4.6.1一、二、三级文件的保存期限
各部门
一、二、三级文件保存最新的有效版本文件,经修订作废文件以档案的形式保存至前一版本。
如为通知等视文件的重要度每半年统一销毁一次。
文件销毁申请表
4.6.2四级文件的保存期限
各部门
四级文件(记录表)如为环境记录保存期为4年,如为质量记录根据公司产品质量的特性,与客户有直接关系的记录,例如《出货检验报告》保存期限为两年,内部生产工序等质量记录保存期限为一年。
文件销毁申请表
5.相关文件:
5.1Q/LHQP-B-02-2011《记录控制程序》
6.相关记录
【附件】1Q/LHFM-B-01.01-2011《文件制/修订申请表》
【附件】2Q/LHFM-B-01.02-2011《文件分发/回收登记表》
【附件】3Q/LHFM-B-01.03-2011《文件借阅登记表》
【附件】4Q/LHFM-B-01.04-2011《外来文件登记表》
【附件】5Q/LHFM-B-01.05-2011《受控文件一览表》
【附件】6Q/LHFM-B-01.06-2011《文件销毁申请表》
【附件】7Q/LHFM-B-01.07-2011《文件核查表》
【附件】文件制/修订申请表
编号:
Q/LHFM-B-01.01-2011
文件(图纸、记录)名称
制/修订原因
制/修订人
审批人
日期
备注
(图纸注明客户名称和零件号)
修订前内容:
修订后内容:
修改后的验证和确认:
验证人:
日期:
【附件】2文件分发/回收登记表
编号:
Q/LHFM-B-01.02-2011
文件类型:
版次:
第一版
序号
文件名称
编号
发放记录
回收记录
签收
部门
份数
签收人
日期
回签人
份数
日期
编号:
Q/LHFM-B-01.03-2011
版次:
第一版
【附件】3文件借阅登记表
序号
资料
借阅
归还
备注
名称
编号/代号
借阅人
日期
签收人
日期
编号:
Q/LHFM-B-01.04-2011
版次:
第一版
【附件】4外来文件登记表
类别:
序号
接收
日期
发件人
文件名称
文件编号
版次
接收人
备注
编号:
Q/LHFM-B-01.05-2011
版次:
第一版
【附件】5受控文件一览表
□厂内文件
□外来文件
编号
文件名称
文件编号
版次
发放单位
适用范围
备注
编号:
Q/LHFM-B-01.06-2011
版次:
第一版
【附件】6文件销毁申请表
申请部门
文件种类
/数量
文件名称
文件编号
销毁理由:
申请人:
日期:
审批意见:
主管领导:
日期:
备注:
【附件】7文件核查表
Q/LHFM-B-01.07-2011
部门
文件名称
编号
核查结论
处理结果
企管部
设备部
综合部
生产车间
财务部
办公室
技质部
核查人:
核查日期:
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- 关 键 词:
- 01 文件和资料控制程序 文件 资料 控制程序