行政分册.docx
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行政分册
枫桥郡项目部运行手册
行政分册
文件编号:
JH-FQJ/XZSC-000
修订状态:
A/0
重庆江鸿物业服务有限公司
目录
1.0项目概况2
2.0物业委托项目及内容2
3.0物业管理质量目标2
4.0组织机构和岗位设置3
4.1.组织机构3
4.2.岗位设置3
5.0岗位职责4
5.1.项目经理岗位职责4
5.2.项目经理岗位职责4
5.3.财务部经理岗位职责5
5.4.行政办公室职责5
5.5.财务部职责6
5.6.客户服务部职责6
5.7.工程部职责6
5.8.保安部职责7
6.0行政办公室规程8
6.1.办公管理制度8
6.2.归档制度8
6.3.例会制度9
6.4.综合检查制度9
6.5.保密管理规定9
6.6.考勤管理规定10
6.7.常用办公设备的维护保养与维修:
11
6.8.人事招聘标准规程11
6.9.采购计划管理规程13
6.10.费用支出审批报销程序14
7.0质量记录14
1.0
项目概况
2.0物业委托项目及内容
江鸿物业服务有限公司受业主委托全权负责枫桥郡的物业服务工作。
3.0物业服务质量目标
(1)物业建筑及公共设施完好率98%以上;
(2)管理区域内火灾、刑事和交通责任事故发生率为0%;
(3)管理区域内卫生、消杀、绿化达到国家标准率100%。
(4)房屋零修、急修及时率100%;
(5)顾客对服务的总体满意率达到97%以上。
组织机构和岗位设置
3.1组织机构
3.2岗位设置
根据本项目实际情况岗位设置情况如下:
(1)项目经理1人;
(2)管家服务部经理1人;
(3)秩序维护部经理1人;
(4)工程部经理1人;
(5)办公室文员1人;
(6)财务部经理1人;
(7)环境部主管1人;
各部门岗位设置情况详见各部门分册内容。
4.0岗位职责
4.1项目经理岗位职责
直接上级:
公司总经理、
直接下级:
各部门经理或主管
(1)全面主持项目部的日常工作,保证项目部的正常运转;
(2)负责监督、检查各方面工作完成情况和制度执行情况;
(3)负责项目部的领导和管理工作,使各级员工积极努力完成工作;
(4)具体安排、协调物业服务各方面工作,运作井然有序;
(5)负责客户的投诉处理工作,力争使客户满意;
(6)做好与政府各相关单位和公司各职能部门的沟通协调工作,以获得良好的外部环境;
(7)完成项目部工作指标;负责日常工作的考核,坚持原则、公平合理;
(8)完成公司领导交办的其它工作。
4.2财务部经理岗位职责
直接上级:
公司总经理、项目经理
直接下级:
客服主管、客服人员
(1)负责客户服务部、保洁部日常工作的管理;
(2)搞好各种周边关系,与政府及行业主管部门建立良好关系;
(3)处理与小区内业主的各种业务及事务关系,对小区业主负责,解决业主在小区生活中提出的各种合理要求,解答业主各方面的咨询;
(4)配合地产公司做好有关社区文化建设,策划、创意、安排各种社区文化活动;
(5)处理公司内部各部门之间的衔接及日常公共关系活动,做好内部宣传工作,增强公司凝聚力;
(6)树立完美的公司形象;
(7)安排好领导随时交付的各项任务;
(8)主持召开例会,了解处理管理信息及工作疑难;
(9)每周开展一次培训活动;
4.3行政办公室职责
(1)负责统筹管理项目部的行政、后勤、信息、及其他行政管理工作;
(2)负责组织安排项目部各类会议,传达会议精神;
(3)负责处理项目部和外部的来往信函及接待工作;
(4)负责统筹管理项目部的合同和档案资料;
(5)负责或协助组织、策划公司的有关活动;
(6)负责项目部机密文件资料及信息的保密工作;
(7)负责控制项目部各项行政费用的开支;
(8)负责项目部信息的反馈工作;
(9)负责提供相关资料及数据,配合财务的成本核算;
(10)负责项目部的培训、调配、劳资工作;
(11)负责组织项目部员工的岗前培训、专业培训;
(12)负责项目部员工考勤与工资福利管理工作;
(13)完成上级安排的其他工作。
4.4财务部职责
(1)负责公司财务活动的资金运作、成本核算、审计及各种财务结算工作;
(2)负责材料的验收、入库、保管及出库工作;
(3)负责公司固定资产与低质易耗晶管理及清查工作;
(4)为项目部的筹资决策和投资决策提供真实可靠的会计信息;
(5)负责与财务、税务、银行、工商等部门和客户的沟通联络;
(6)完成上级安排的其他工作。
4.5管家服务部职责
(1)参与物业接管验收工作;
(2)负责住户入住、报修、投诉、求助、回访工作的组织、接待处理工作;
(3)负责有偿便民服务及特殊服务的组织工作;
(4)负责社区文化活动的组织、实施及设施的管理工作;
(5)负责住户邮件、包裹分发及物品代管工作;
(6)负责园区内日常保洁管理工作;
(7)负责管理处与业主之间沟通协调的组织工作;
(8)完成上级安排的其他工作。
4.6工程部职责
(1)参与物业接管验收工作;
(2)负责公用设备、设施和建筑物、场地的维修处理工作;
(3)负责编制各种设备、设施的维修保养计划并组织实施;
(4)负责住户家庭的维修工作;
(5)负责各类检测设备的管理;
(6)协助参与设施设备的采购评审工作;
(7)负责水电的正常供应;
(8)完成上级安排的其他工作。
4.7秩序维护部职责
(1)负责辖区范围内24小时保安服务;
(2)负责封闭小区人员/物品出入管理;
(3)负责对施工人员和装修人员进行管理;
(4)负责园区内交通及停车场管理;
(5)负责突发事件处置和火警、火灾抢救工作;
(6)负责防火管理;
(7)完成上级安排的其他工作。
4.8保洁主管岗位职责
(1)在管业部经理的领导之下,负责检查住宅区的各项卫生指标,消除、脏、乱、差等不良现象,现场督导保洁员的工作;
(2)负责按标准对小区进行清洁工作量化考核,预防和纠正不合格之处;
(3)对保洁工作实行岗位分配制,做到员工任务清楚责任分明;
(4)根据实际的需要,及时调整清洁岗位,提出对不合格员工的处理意见;
(5)组织保洁员工学习消防知识,当合格的义务消防员;
(6)每周对保洁工作内容进行检查,并作好记录,按月检评,形式不断改进工作提高质量;
(7)不定期对员工进行技能和行为服务规范,消防知识的培训;
(8)完成领导叫给的其它各项任务;
4.9行政办公室规程
4.9.1办公管理制度
(1)所有工作人员进出办公室要精神饱满,举止文明,礼貌待人。
(2)所有工作人员要在左胸前配带好工作牌后方能开始工作。
(3)工作时间内不得高声喧哗、呼唤、吵闹及吃东西,不得哼唱歌曲、吹口哨;不得长时间占用办公电话拨打、接听私人电话。
(4)公司所有工作人员必须按着装规定要求执行,注意言行举止,不得当众整理个人衣物。
(5)爱护办公室内一切公有财物,室内所有用品不得乱扔乱放。
保持办公室内整洁、有序、无杂物。
(6)外出、离开办公室或下班,应将桌面清理干净,文件收好,办公椅放在办公桌的空档处。
(7)上班时应保持桌面整洁、有序,不许摆放与工作无关的其它物品;不得将公司文件乱摆放,严格保密制度,如当时不用应收于桌内。
(8)下班切记关灯、关门、关窗、关闭电器,注意安全防范措施。
4.9.2归档制度
(1)凡是反映项目部经营、管理及工程建设等活动及具有查考价值的文件资料均属归档范围。
(2)公司下发文件,质量体系文件,给公司的请示及批复文件,对外合同及相关资料、客户档案(营业执照、法人身份证等)、清洁协议、质量记录、与客户相关往来文件、装修协议等由客户服务部负责保存。
(3)工程维修、维护、工程建设等外包合同及相关资料,各系统图纸及相关资料由工程部负责归档保存。
(4)保安的登记表,消防、安全检查记录、文件、质量记录及政府相关文件由保安主管负责归档保存。
(5)凡属归档范围的文件资料,原则上必须是原件,因报批或备案的可保存复印件。
(6)凡属归档范围的文件,任何个人不得留存。
4.9.3例会制度
(1)项目部每周一下午召开工作例会。
(2)例会由项目经理主持,副经理、客服、保安和工程主管参加。
(3)项目经理听取各部门上周工作情况汇报,和本周工作计划并做出总结,布置本周工作。
各部门由此确定计划,布置工作。
(4)每周例会由客服记录并整理会议纪要存档、分发各部门。
(5)各部门于每周五召开本部门例会,对本周工作作出总结,于项目例会时汇报。
(6)项目部于每月初第一个周一下午召开月总结会,对本月各部门工作作出讲评。
会议由客服记录并整理会议纪要存档。
4.9.4综合检查制度
(1)各部门主管领班每日对本部门、本班组各岗位工作进行检查,发现问题及时指正并责令做到位。
(2)客服每日至少巡视园区一次,对园区卫生保洁、前台、保安、设施、设备情况进行查看,发现问题及时反映给各部门主管或领班由其布置整改或维修,巡视完毕后做好做好巡视记录。
(3)项目经理每日至少巡视园区一次,检查园区各方面工作,发现问题及时处理,并做好处理记录。
(4)每周项目经理组织各部门主管人员,一起对园区各部门、各部位、各岗位进行一次综合巡查,对发现的问题提出整改意见,以便各部门协调和本部门改进。
(5)巡检所提出的问题的处理结果和改进意见,措施的落实情况均纳入业绩考评。
4.9.5保密管理规定
(1)本规定适用于项目部全体员工,每位员工均段严格遵守。
(2)有关客户内部的情况不得向其它客户和无关人员透露;
(3)有关与客户的成文条款、条件、客户档案、文件资料等不得向其它客户或无关人员透露或出示;
(4)有关与客户协商的过程、情况、往来文件、信函、请示与批复不得向无关人员透露或出示;
(5)有关公司内部的文件、管理经营状况、财务状况、对外协议内容等不得向外人透露;
(6)凡已存档文件个人不得私自携带回家或外借,如确有需要,须经项目经理批准;
(7)各种文件应妥善保管、收存,不能随意放于桌面或它处。
4.9.6考勤管理规定
(1)工作时间:
9:
00—17:
30,其中12:
00—13:
30为用膳时间;某些岗位因工作及业务情况可另定工作时间,但需报办公室备查。
(2)执行上下班打卡制度,确因工作关系不能签到者,由部门领导签字认可,任何员工不能代替别人打卡,一经发现,扣发当天工资。
(3)员工外勤必须高效率办事,不得无故逗留,闲游在外,确因工作耽误须用电话向部门负责人告之。
(4)迟到/早退5分钟内口头警告;迟到/早退5分钟以上每次扣款50元,累计计算;多次迟到/早退经教育不改,给予解聘。
(5)员工因病(凭医生证明)、因事需要请假,需经部门经理批准,权限一天;一天以上需经项目经理批准,三天以上需副总经理批准。
(6)当月旷工一天记小过处分,旷工两天记大过处分;连续旷工三天按自动离职处理。
(7)各部每月20日将考勤情况上报给公司人事部。
4.9.7常用办公设备的维护保养与维修:
(1)常用办公设备应进行以下日常维护
——防尘;
——防晒;
——防潮;
——防腐蚀;
(2)其他需要预防的事项参照各设备有关维护操作说明书;
(3)保养与维修:
常用办公设备应定期保养,一般情况下需要由专业公司
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