安远财务内控制度V2.docx
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安远财务内控制度V2
作成
签署
刘守涛
白清苏
财务内控制度
(草稿)
嘉兴市安远物业管理有限公司
嘉兴市安远物业管理有限公司
财务内控制度
第一部分一般会计核算原则
一、为了加强企业财务管理工作,保障企业及投资人合法权益,维护公司正常经济运行秩序,控制经营风险,保证公司可持续、健康发展,根据《公司法》、《会计法》以及《中华人民共和国物业管理条例》的相关规定,结合本企业的具体情况,制定本制度。
二、本企业的会计核算年度自公历1月1日起至12月31日止。
三、企业的会计核算工作应当以实际发生的经济业务为依据,做到记录准确,内容完整,方法正确,手续齐备,符合时限。
四、企业收入和费用的计算应当相互配比,同一会计期间所取得的收入以及与其相关联的成本、费用,应当在同一会计期间登记入帐。
五、企业的财产应按照实际成本核算,除另有规定者外,企业不得自行调整财产的帐面价值。
六、企业的会计核算方法,前后各期应当一致,不得随意变更,如果有必要变更,一般应当自新的会计年度开始时变更,并在变更年度的会计报告中予以说明。
七、企业每发生一笔经济业务,都应当取得或者填制原始凭证,各种原始凭证必须内容真实、完整,手续齐备,数字准确,原始凭证经审核无误,才能据以填制记帐凭证。
八、本企业设置日记帐、总分类帐和明细分类帐三种主要帐簿以及各种必要的辅助性帐簿。
各种帐簿应当根据审核无误的原始凭证、记帐凭证或者凭证汇总表等登记,做到登记及时,内容完整,数字准确,摘要清楚。
现金和银行存款设置日记帐,按照业务发生顺序逐日逐笔进行登记。
九、存货需定期盘点,每月盘点一次,盘存数如果与帐面记录不符,应当于查明原因后及时进行会计处理,一般在年终结帐前处理完毕。
一十、企业的固定资产应当单独核算,并在资产负债表中单列项目反映,固定资产应当按照原价登记入帐。
固定资产的折旧采用直线法;固定资产每年盘点一次,盘存数如果与帐面记录不符,应当于查明原因后及时进行会计处理,一般在年终结帐前处理完毕。
十一、实收资本是指投资人按照合同、协议或者企业申请书的约定实际缴入的出资额。
十二、企业在经营过程中发生的物资消耗、劳动报酬及各项费用,都应当按规定计入成本、费用。
企业在生产经营中所耗用的各项材料,应当按照实际耗用的数量和帐面单价计算,计入成本、费用。
企业应付职工的工资,应当根据规定的工资标准、工资形式、奖励津贴等制度,以及工时等记录资料正确计算,计入成本费用;按规定支付的职工保险福利费用、各项补贴等,也应以工资项目计入成本、费用。
十三、管理费用包括管理企业所发生的各项费用,包括公司管理人员工资、福利、办公用品、社会保险费、交通差旅费、诉讼费、交际应酬费、税金(包括城市房地产税和车船使用税等)、培训费、坏帐损失、职工培训费和其他管理费用。
财务费用包括利息支出(减利息收入)、金融机构手续费等。
十四、企业的营业收入,包括主营业务收入和其他业务收入,应当分别核算。
主营业务收入,包括物业服务费收入,物业经营收入,物业大修收入。
物业服务收费,是指物业服务企业按照物业服务合同的约定,为业主提供房屋及配套设施设备和相关场地维修、养护、管理,维护相关区域内的环境卫生和秩序等服务,向业主收取的费用。
物业服务收费项目包括物业服务费、住宅装修垃圾清运费、住宅小区汽车停放服务费、代办服务费和特约服务费等。
物业服务收费应当遵循合法、合理、公开以及收费与服务质量相适应的原则。
十五、企业的利润总额,包括营业利润和营业外收支净额。
营业利润为主营业务收入减去营业税金和营业成本后的毛利,再减去管理费用和财务费用、加上其他
业务利润的净额;其他业务利润为其他业务收入减去其他业务支出的净额。
十六、本企业的会计报告包括会计报表和财务情况说明书。
会计报表包括小企业资产负债表、小企业利润表、小企业现金流量表。
十七、企业的会计档案包括会计凭证、会计帐簿、会计报告、验资报告、查帐报告、财务会计制度以及与经营管理和投资人权益有关的其他重要文件,如合同、章程、董事会决议和长期经济合同等。
十八、企业必须按规定建立会计档案和档案管理制度。
会计档案必须妥善保存,不得丢失损坏。
会计凭证、会计帐簿和月份、年度会计报表,至少保存15年。
十九、一般会计核算原则是会计工作基本遵守,是规范公司会计行为,保证会计核算合法性的重要依据。
第二部分财务内控管理
一、财务管理组织图
二、财务部岗位职责
职务
财务经理—
上级主管
总经理
职位要求
1、经济类会计专业,大专以上学历
2、男性,35岁以上,8年以上工作经验
3、扎实的财务功底,熟练财务软件和办公软件
4、制订财务战略规划和修订相关财务制度
岗位责任
1、负责制订、修正公司财务内控制度,预算制度并监督执行
2、参与公司重大经济事项决策(如招投标、经济合同的签订)
3、根据授权负责财务事项的审批
4、负责公章、法人章使用管理
5、负责财务部日常运行,雇佣解聘财务部员工、制定薪资标准及奖罚事项
6、参与新增项目岗位设置、人员配备及项目退出时清算监督
7、对项目(物业管理处)财务事项进行监督检查
8、协调处理公司内外部财务事项关联关系
9、负责月度财务报表及分析
10、负责税务规划及报税工作
11、其他事项[工商年检、汇算清缴(所得税、养老金)等]
12、总经理临时安排的其他工作
职务
会计—
上级主管
财务经理
职位要求
1、经济类会计专业,大专以上学历
2、女性,30岁--45岁,5年以上工作经验
3、熟悉财务知识和资金结算,熟练财务软件和办公软件
4、有一定协调能力和财务分析水平,遵守公司基本规章制度
岗位责任
1、根据项目部提交开票申请单及时开票,时时跟踪资金到位情况
2、制作会计凭证,登记入帐,与出纳帐目核对无误
3、协助财务经理检查项目财务帐目,台帐,报表提交情况
4、负责重要经济合同财务登记备案
5、负责管理营业执照等各类证件,以及会计凭证、报表等财务档案。
6、协助财务经理做好财务部日常管理工作
7、协助财务经理进行年度决算并制订下一年度财务预算
8、会计工作周报每周一发财务经理
9、财务经理临时安排的其他工作
职位
出纳--
上级领导
财务经理
职位要求
1、经济类会计专业,大专以上学历
2、女性,28岁-40岁,2年以上工作经验,本地户籍
3、熟悉财务知识和资金结算,熟练财务软件和办公软件
4、工作仔细认真,能吃苦,遵守公司基本规章制度
基本职能
负责公司货币资金的收支工作,包括将各种收入款项及时存入银行,按财务规定对符合审批手续的款项办理银行付款手续,或现金报销手续,要保证帐款相符,日清月结。
岗位责任
1、认真清点各部门交来的各种款项,做到单据和款项核对相符,做好资金收支明细报表
2、按财务规定做好报销的日常工作,做到日清月结,及时补充备用金
3、认真审核每笔款项审批手续是否完善,对不符合手续的,坚决拒付
4、公司收据统一管理,各部门领用登记、缴销,缴销时财务经理需签字
5、及时跟踪催收应收帐款及个人借款,当月费用当月入帐
6、逐笔登记银行存款及现金日记帐,做到帐帐相符,未达帐项编制银行余额调节表报财务经理确认
7、负责财务专用章保管,支票等银行票据的使用管理
8、保证资金安全,日备用金余额不能超过2000元
9、出纳周报每周一发财务经理,适时掌握资金动态
10、财务经理临时安排的其他工作
二、公司审批程序
第一业务办理审批
提出申请审核审核审批
部门经理副总经理财务经理总经理
第二资金支付审批
支付申请审核审核审批
申请人副总经理财务经理总经理
第三直接支付时
提出申请审核审批
申请人财务经理总经理
要求:
1、所办业务必须先审批后执行,按照审批程序依次办理,各部门审批及资金支付事项统一到部门(项目)经理处,各部门长须认真核对,力求节约,符合实际,副总注明审批意见,财务经理预算审核。
2、财务经理须严格审核各项开支内容,对不符合要求的及与预算不符的项目可要求部门修改或取消,财务经理审核无误并签字后上报总经理审批。
3、对预算之外的各项开支且部门认为必须购置或支出的,需打报告说明原因并报副总经理确认,经总经办讨论通过后执行。
4、各级管理人员要严格审批程序,事必躬亲,严格把关,倒序追责,签字须负责。
5、日常审批及支付手续统一放至行政秘书,由秘书统一转交总经理审批,紧急情况可直接审批。
三、公司公章、法人章、财务专用章
1、公司公章、法人章由财务经理负责管理
财务专用章由出纳负责管理,财务专用章只限财务部业务使用
2、用章审批流程
由副总经理审批,涉及财务事项内容财务经理须审核
说明:
1、公司业务合同、协议、授权书、承诺书等以公司名义对外用章必须由副总经理以上领导审签
盖章须登记,必要时资料复印备案
2、严禁在内容填写不全的文件或空白合同、协议、证明及介绍信上加盖公司印章
3、合同类等重要经济文书,财务部须备案,原件统一由行政秘书编号归类保管
4、原则上公章、法人章严禁带出公司,更不得私自交于他人,财务经理指定专人保管时注明时段
第三部分物业管理费收缴控制
一、物业管理费是公司主要收入来源,是企业赖以生存和发展的基础,规范收缴物业管理费行为,确保物业管理费按时、全部、足额上缴是财务管理的重点。
具体要求:
1、项目部建立报表和台帐制度,记载必须正确,物业管理费报表登记收入与财务会计账面物业管理费收入定期核对,分周报、月报,报送必须及时,同时分收费项目建立和登记收费日记帐
2、物业管理费报表中应收未收的物业管理费要正确反映,信息齐全,与财务会计帐面进行核对
3、款项的缴存
(1)收据由公司财务部统一管理,各部门使用收据严格执行缴销制度
(2)收费员在业主交纳物业管理费时,必须在收据联、记账联上盖财务专用章、收款员签字,收据填写必须认真规范,一式三联内容一次性复写,内容一致,收据作废时三联要齐全
(3)收款员将当天收到的现金填写“现金缴款单”送交公司指定银行或公司财务部
收据记帐联与收费明细表随同“现金缴款单”交财务部审核签收,收费明细表一份退回收费员
(4)财务部将审核、签收后的“收费明细表”和收据记账联转会计记帐
(5)项目部收费员月末编制“物业管理费月报表”,经财务部稽核确认,本月财务账反映的物业管理费实收数与月报表实交数无误,财务部签字后退回一份由项目部保管
(6)定期(年末)对应收未收物业管理费进行清算,对由于各种原因确实无法收回的账项,由项目
部提交报告,详细介绍物业管理费收缴情况,由公司总经办共同研究方案。
4、公司所属全部项目业务收入由公司财务部统一帐户管理,项目部应如实申报,不允许项目部私立帐户或坐支现金,隐瞒不报甚至挪用资金,一经核实,严肃处理,构成犯罪的报司法机关处理
5、逐步建立公司财务与项目部财务管理无缝对接,统一管理,统一标准,努力做到精、细、准。
6、缴费责任划分:
项目收费收据及收费报表必须经项目负责人签字确认,以划分责任
项目经理(项目直接管理者)负主要责任,分管领导负监管责任
二、发票管理办法
1、发票由公司财务部统一管理,统一开具,严格按照税务规定办理发票购买、保管和缴销事宜
2、发票开具
⑴非居住类项目严格按照项目管理部分工,负责发票送达及服务费收缴工作,服务费收缴情况将纳入年度考核(附AY/CW-B03)
发票开具程序:
业务联系单开票登记送达收款款到核销
申请人会计项目经理财务部
要求:
①、新增业务或开票内容发生变动的,项目责任人需提交开票申请单提交财务部
②、新增项目合同(或新签合同)须在财务部备案登记
⑵居住类(小区)发票开具由收费管理员按客户要求,根据收费收据统一到公司财务部办理
三、项目其他业务收入
为了扩大公司营业收入,各项目应该拓展思路,积极开源节流,既做好项目的管理者,又要有经营意识,落实好停车费,商铺等其他服务收入的经营和管理
1、鼓励各项目进一步提高服务质量,积极开展延深服务,激励多业务发展
2、创新服务模式,树立公司品牌,下大力气打造2-3个优质项目,打造管理样板项目,扩大公司影响力
3、狠抓内部管理,练好基本功,打好基础,为公司进一步发展创造条件
第四部分成本费用控制
目前公司项目点多,面广,线长,项目管理难度大是现实情况,同时也加大了成本费用控制的难度,我们必须面对现实,公司采取了一系列应对措施,建立激励约束机制,进一步扩大公司规模,利用规模效应降低成本。
最关健是全员树立节约意识,养成精打细算的习惯,把浪费、损失消灭在事前,防患于未然
一、人力资源成本
1、组织机构:
部门设置功能清晰,人员配备精干高效,业务运转流畅有序
2、人员配备:
坚持“三定、一考核”原则,定岗定员定职责,绩效考核跟进,激励机制引导
新增项目
定岗定员复核审批执行
行政人事部副总经理总经理项目经理
加岗加人复核审核审批
项目经理行政人事部副总经理总经理
3、工资核算及发放:
行政人事部负责工资表核算制作,财务部负责审核发放
考勤汇总编制工资表复核审核
项目主管人事助理行政人事部经理副总经理----10号完成
行政人事部经理负责内容:
考勤、人员、工资标准、考核工资、工龄工资、加班审批
审核审批发放
财务部总经理出纳--------------------------------14号完成
财务部负责内容:
1、人员增减审核2、薪资标准依据3、考核依据
要求:
1、“三定、一考核”统一由行政人事部门负责,发生改变,走相关人事审批流程,批准后通告各部门
2、所有工资性质补贴、奖励、加班等内容全部纳入当月工资,统一发放,不再零星办理
3、超出正常工资标准的各类补贴、加班、奖励等项目,必须向财务部提供公司制度依据,严格按照审批流程事前审批,不得延后或补签
二、办公用品、消耗品
办公用品(消耗品)的支出由行政人事部控制,各部门根据实际需要提出采购申请,原则上每月集中采购一次,行政文员根据库存情况提出采购意见及清单,财务经理审核,总经理批准后采购
采购需求核实汇总审核审核审批
部门经理行政文员副总经理财务经理总经理------采购程序
入库单领料单同意发放登记
行政文员使用部门行政人事经理行政文员---------------领用程序
要求:
1、行政人事部负责公司物料采购,使用管理和控制,其他部门不得擅自采购
2、行政文员逐项登记办公用品(消耗品)台帐,下月5日前,出入库报表报财务部
3、努力实现零库存
三、差旅费、汽油费
出差费用由行政人事部控制
⑴一般市内出差
①出行要登记,口头请示上级,建议出行一车多用
②公司统一办理加油卡(见车辆统计表),统一开具发票报销,按车牌号持卡加油登记
每月充值报销一次
油卡冲值加油登记审核报销批准
出纳申请人财务经理出纳总经理
⑵长途出差(或需要食宿)
实行总经理审批制度,事前与财务部经理确认出差费用标准
出差审批单批准审核批准
行政人事部分管副总财务经理总经理
说明:
出差审批单事前确认出差人数,天数及费用标准,超支自付
四、其他费用控制,严格按照财务预算,规范运作,严格审批流程
五、本制度由财务部负责制订和修正,解释权归财务部
自2013年5月1日开始执行
嘉兴市至安保安服务有限公司参照执行
嘉兴市安远物业管理有限公司
2013年04月20日
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