档案管理实施细则.docx
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档案管理实施细则
档案管理实施细则
1.目的
为顺应公司发展需要,加强公司档案的管理和收集、整理工作,改善以往部门分管和统一集中保管两种管理模式的弊端,有效保护和利用档案,特成立档案室并制定档案管理实施细则。
2.适用范围
档案编号适用于公司档案室的资料编号工作,管理规定适用于公司内部及各部门的档案管理。
3.职责
3.1公司档案管理实行各部门收集归档,档案室集中分类保管,提供利用的原则。
3.2档案室人员负责公司各部门移交档案室资料的整理、合并、归档。
3.3相关部门按要求配合档案室的档案管理工作。
4.定义
4.1本细则中所称的档案:
指公司在运营发展及各职能部门在完成其职能活动中所形成的对日后工作还有查考价值,可能成为工作中的依据,可提供参考、借鉴的文件。
4.2文件材料的归档:
即将公司在运营发展活动中及各部门在完成其职能活动中形成的已经使用完毕或办理完毕且对日后工作还有查考价值,可能成为工作中的依据,可供参考、借鉴的文件材料,由各部门档案专职人员进行收集,按公司统一的分类方法分类整理、保管,并按公司规定移交期限移交公司档案室汇总整理,以提供利用。
4.3公司的保密文件是指与公司一切经营活动有关的,公司不允许向外发布和扩散的文件,包括但不限于各种文件、函件、文档、报告、报表、纪要、目录、清单、合同、协议、备忘录等。
5.程序
5.1文件归档要求
5.1.1各部门应指定专职人员(文员)进行文件的收集、整理工作。
并按本细则中规定的移交时间,完整、系统地向档案室移交;
5.1.2严格文件的的登记制度,文件收进、发出、借出都要进行严格的登记,登记便
于掌握文件的去向,收集时容易收回;。
5.1.3将办理完毕的文件,随即收集归档。
文件办理完毕后,文件处理部门如不及时追回归档,继续放在承办人手中,由于承办人不是专门管理文件的,没有积累和管理文件的经验,容易将文件遗失;
5.1.4对办完的文件进行检查,是不是有残缺的或不全的,如有应及时追回,以免时间一长,找不到责任人;
5.1.5注意“帐外”文件的归档。
主要指公司领导人及有关人员外出开会的会议文件和参加公务活动、培训形成的与本机关有关的文件材料。
5.2档案的分类及归档
5.2.1设立档案室,并指定专门的档案管理人员,负责公司文书、音像、技术、实物等档案的管理工作,各部门指定档案专门负责人,做好本部门档案建设,并协助公司档案管理员做好档案管理工作。
5.2.2档案工作的基本原则是:
集中管理与分散管理相结合,以集中管理为主,即公司档案由公司档案室统一管理,各部门档案负责人每月10号前将上月已整理好的固定需移交的原始档案移交档案室,如工程部方案材料表;销售部工程通报、客户信息调查表;技术中心方案、科研项目申请报告及总结等(文书档案,部门自留复印件或电子版),并办理好交接手续。
各部门不能按要求及时向档案室移交文档的,根据具体情况对负责人处于50-150元的罚款。
5.2.3公司文书档案包括:
重要的会议材料,包括会议通知、报告、决定、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报及会议纪要等;
公司下发的与各部门有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件资料;
各部门对外的正式发文与有关客户(政府部门)的往来文书及电子文档;
各部门的请示与总经理的批复;
各部门反映主要职能活动的报告、总结;
各部门的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议纪要、统计、报表、票据材料、广告材料、简报、本部门有业务来往的客户信息;
各部门与有关客户签订的合同、协议书等;
人事任免及员工处罚、处分的文件资料;
员工人事档案及工资、福利文件资料;
财会资料;
各部门的历史沿革、大事记及反映本部门重要活动的文件资料;
素材资源、设备的图纸说明,其它技术方面的科技研发资料;
重要的报刊资料;
其它具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料;
5.2.4各部门均应指定档案管理人员,负责管理本部门的文件资料,并保持相对稳定,人员变动应及时通知档案室。
各部门要建立健全平时归卷制度,及时对处理完毕或批存的文件资料做好归档。
5.2.5在工作活动中一项工作由几个部门参与办理而形成的文件资料由会议主办部门收集归档。
5.2.6归档的文件资料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
5.2.7文件资料归档时,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发与原件、多种文字形成的同一文件分别立在一起,不得分开;一个项目的材料,要把项目从立项到结束形成的材料组在一起,准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程,尽量做到一事一卷。
绝密文电单独立卷,少数普通文电如果与绝密文件有密切联系的,也可随绝密文电立卷。
5.2.8跨年度材料的处理:
除产品、项目、设备、仪表、基建项目档案外,不同年度的文件不能放在一起立卷,但跨年度的请示与批复放在复文立卷;没有复文的放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议资料放在会议开幕年;文件数量很少或一件事密不可分的文件,可不必因价值不同而拆开组卷,其它文件立卷按归类有关规定执行。
5.2.9已归档的文件应区别不同情况进行排列,密不可分的文件资料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后,印件在前、定稿在后;会议记录依会议时间顺序排列,会议文件要按文件的重要程度顺序排列,重要的在前;一般工作形成的材料,结论性的文件在前,依据性的文件在后;产品销售合同应按销售产品种类组卷,再按供货时间依序排列;上级政策性规定的普发文件按问题单独组卷,卷内文件依其重要程度排列。
科技文件的排列执行GB/T11822-89国家标准。
其它文件资料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
。
5.2.10已归档的文件应按照排列顺序,依次编写页号。
每一本案卷的卷内文件按“件”编号,每件文件用铅笔编写页号。
装订的案卷应统一在有文字的每页资料正面的右上角、背面的左上角编写页号。
图纸编号应在右下角,或标题栏外右上方。
成套图样或印刷成册文件,不必重新编页号。
各卷之间不连续编页号。
5.2.11卷内目录是指卷内文件目录。
在每一卷文件的最前面,都必须填写卷内文件目录,用以介绍卷内文件的内容和成分,就像一本书的目录一样,以便查询利用。
卷内文件目录填好后,应制作一式两份,除放置一份于卷首外,其余一份做《档案目录》。
5.2.12备考表是用来说明卷内文件状况的。
应放在全卷文件的最后。
备考表项目有:
本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。
本卷情况说明:
填写卷内文件缺损、修补、补充、移出、销毁等情况。
格式如下:
卷内备考表
图3卷内备考表
图3:
卷内备考表
5.2.13具有长期保存的案卷,卷内文件有圆笔和铅笔字迹,要用蓝黑墨水或碳素墨水笔重抄或复印,连同原件一同归档。
5.2.14案卷在装订前,卷内的文件资料要去掉金属物,对破坏的文件资料应按裱糊技术要求托裱,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷,案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
然后,按“件”号顺序排列装盒,一盒为一卷。
5.2.15案卷各部分的排列格式:
软卷封面(含卷内文件目录)一文件一封底(含备考表),以案卷号排列次序装入卷盒,置于档案柜内保存。
卷内文件的情况说明,都应填在备考表内,若无情况可说明,也应将立卷人姓名填上,检查人由单位领导或案卷质量审核者签名。
5.2.16卷内目录是指卷内文件目录。
卷内目录的填写:
凡是组成的案卷,都应填写卷内目录。
卷内目录表的各项要填写齐全。
在每一卷文件的最前面,都必须填写卷内文件目录,用以介绍卷内文件的内容和成分,就像一本书的目录一样,以便查询利用。
卷内目录格式如下:
卷内文件目录
序号
文号
责任者
题名
日期
页号
备注
图2卷内文件目录
序号:
填写文件的件号。
文号:
填写文件制发机关的发文字号,合同可填写合同号。
责任者:
应填写文件形成的部门或以印章为准。
题名:
填写文件标题,一般应照实抄录,不要随意更改和简化;没有标题或不能说明文件内容的标题,应根据文件内容自拟标题,外加〔〕;会议记录应在卷内目录的文件题名下写明会议的主要内容。
合同、协议在此栏内填写合同内容及对方单位。
日期:
填写文件形成的时间,填写时可省略“年”、“月”、“日”,用“.”表示。
没有责任者、年、月、日的文件要考证清楚责任者和年、月、日。
页号:
填写每份文件的页数
卷内文件目录填好后,应制作一式两份,除放置一份于卷首外,其余一份做《档案目录》。
5.2.17归档照片、录像片、录音带要写清载体的摄制时间、地点、所反映事情的内容,摄制人。
照片要连同底片一起归档。
5.2.18归档的电子文档要附有标签,标签内应填写编号、套别、名称、密级、保管期限等。
5.2.19文件点收:
文书结案后,原稿由档案管理部门归档,经办部门根据实际需要留存印本或电子版本。
如因业务处理需要,原稿须由经办部门保管的,应经总经理同意后妥善保存,并办好手续,档案室以印本归档。
文件如需借阅,应有档案管理部门主管的签认、总经理签字方可。
文件和办理手续必须完备,如有遗漏应立即退回经办部门,并责令在规定的期限内补齐手续上交档案管理部门。
与本案无关的文件或不应随案归档的文件应立即退回经办部门。
有价证券或其他贵重物品应退回经办部门或经总经理批准,转交相关部门。
5.2.20档案类别的设置
根据公司目前发展的需求,将公司档案的类别共设置成八个大类,即:
行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品管理类、科学技术研究管理类、基本建设类、设备仪器类、会计管理类。
根据职能活动和档案形成的特点,每个大类下设置若干个二级类目(属类),根据需要可以在二级类目下,设置三级类目(属类)。
录音、录像、照片、计算机软盘(磁盘)和其它非纸质载体形式的档案,其形成和反映的内容、作用与纸质载体档案有着不可分割的联系,不单独设置类目,视其内容特征同纸质载体档案对应分类编号。
各部门根据分类办法组织整理案卷,以利于分类标识和管理。
5.2.21分类标识方法
企业档案实体分类的标识符号采用英文字母顺序标识一级类目(大类);采用阿拉伯数字“双位制”标识二级类目(属类)及三级类目(属类)。
档案实体排架和编号要反映八个基本大类,从实际出发,做到科学合理,经济实用,保证利用档案的系统性、有效性。
⑴行政管理类(A)、经营管理类(B)、生产技术管理类(C)的案卷排架,按大类一年度一属类进行排列,不区分保管期限特征(但同一属类内按照永久、长期、短期顺序排列),案卷顺序号按大类流水编号,流水号编制到“999”时,重新从“1”另行编号,并用案卷目录号加以区别。
档案编号(档号)由、目录号、分类号、案卷顺序号、档案顺序号构成。
档案编号(档号)标识举例示意:
A1.A12.010—08
┃┃┃┃┃档案目次(阿拉伯数字)
┃┃┃┃
┃┃┃┗━━━━档案卷次(阿拉伯数字)
┃┃┃
┃┃┗━━━━━━━━分类二级类目(属类代号)
┃┗━━━━━━━━━分类一级类目(大类代号)
┗━━━━━━━━━━━━目录号(A类的第一本目录)
⑵产品管理类(D)、科学技术研究管理类(E)、基本建设类(J)、设备仪器类(F)的案卷排架。
ⅰ根据公司产品特点,产品档案原则上按大类一属类一项目进行排列,案卷顺序号按属类流水编号,同样将顺序号编制到“999”时重新从“1”另行编号。
对于项目少的产品,可以将多种属类混合流水编号,用分类号加以区别,流水编号办法同前。
ⅱ设备仪器类,按设备类、仪器类分别排架,各按技术性文件和管理性文件分别流水编号,不同属类用分类号区别,流水号编制办法同前类。
ⅲ产品、基建、设备仪器类档案的编号由目录号、分类号、项目(型号)代号、案卷顺序号构成。
举例示意:
D1.D11.C2000.001—06
┃┃┃┃┃┃档案目次(阿拉伯数字)
┃┃┃┃┗━━━━━案卷顺序号
┃┃┃┗━━━━━━━产品型号(项目代号)
┃┃┗━━━━━━━━━━━分类号二级类目(属类)
┃┗━━━━━━━━━━━━分类号一级类目(大类)
┗━━━━━━━━━━━━━━目录号(产品档案第一本目录)
⑶科学技术研究类按大类分科研课题排列,案卷顺序号按大类流水编号,流水编号办法同前四大类编制办法。
档号(档案编号)由目录号,分类号,课题代号,案卷顺序号构成。
⑷会计档案的排架编号,按大类一属类一年度进行排列,案卷顺序号按属类流水编号,流水编制到“999”时,重新从“1”另行编号,用目录号加以区别。
档号(档案编号)由目录号、分类号、案卷顺序号构成。
⑸特殊载体档案,按载体类别分别编号。
即:
按照片、录音带、录像片、软盘、光盘、实物分别编号,用特殊载体(TZ)•类别[照片(Z)、录音带(Y)、录像带(X)、软盘(R)光盘(G)、实物(SW)、电子(DZ)]•顺序号标识。
示例:
TZ•R•001;TZ•Z•001
5.2.22文件整理
点收文件后,应依下列方式整理:
中文直写文件以左方装订为原则,中文横写或外文文件则以右方装订为原则。
右方装订文件及其附件均应对准左上角,左方装订则对准右上角、理齐钉牢。
文件如有皱折、破损、参差不齐等情形,应先补整、裁切、折叠,使其整齐划一。
档案各级分类应赋予统一名称,其名称应简明扼要,以充分表示档案内容性质为原则,并且要有一定的范畴,不能笼统含糊。
档案各级分类名称经确定后,应编制“档案分类编号表”,将所有分类名称及其代表数字编号依顺序排列,以便查阅。
档案编号应预留若干空档,以备将来组织扩大或业务增多时可随时作增补之用。
档案各级分类名称及编号一经确定,不宜任意修改,如确有修改必要应事先审查讨论,并拟定新旧档案分类编号对照表,以免混淆。
5.2.23档案保存
保管期限:
根据国家档案局发布的《关于机关档案保管期限的规定》,分为永久、长期、短期三种。
永久为50年以上,长期为15-50年,短期为3年以上,15年以下。
永久保存:
公司章程,股东名册、组织规程及办事细则,董事会股东纪录,会计年报,政府机关核准文件,不动产所有权及其他债权凭证,工程设计图,其他经核定须永久保存的文书。
(凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌,对本公司有长远利用价值的档案,列为永久保管。
)
长期:
凡是反映本公司一般工作活动,在较长时间内对本公司工作有查考利用价值的文件材料,列入长期保管。
如预算、决算书类,会计凭证,事业计划资料、及其他经核定需长期保存的文书资料等。
短期:
凡是在较短时间内对本公司有参考利用价值的文件材料,列为短期保管。
如期满或解决之合约、结案后无长期保存必要的、其他经核定只需要短期保存的文书资料等。
凡是介于两种保管期限之间的档案,其保管期限一律从长。
5.2.24档案清理与清洁
档案管理人应随时擦拭及维护档案清洁,以防蛀虫腐朽。
每年定期清理一次,已到保存期的档案应给予销毁,销毁前应造册呈总经理/总裁批准,并于目录表附注栏内注明销毁日期。
保管期限届满的文件,部分经核定仍有保存参考价值的,管档人员应将“收(发)文登记单”附注在其保留文件上,并在上注明部分销毁的日期。
5.3文件保密管理规定
5.3.1密级划分,保密文件根据其内容不同,划分为绝密、机密、秘密、内部公开文件等四个级别:
“绝密”文件(1级):
是指包含公司最重要的机密,关系公司未来发展的前途命运,对公司根本利益有着决定性影响的保密文件;
“机密”文件(2级):
是指包含公司的重要秘密,其泄露会使公司的安全和利益遭受严重损害的保密文件;
“秘密”文件(3级):
是指包含公司一般性秘密,其泄露会使公司的安全和利益受到损害的保密文件;
内部公开文件:
是指仅在公司内部或在公司某一部门内部公开,向外扩散有可能对公司的利益造成损害的保密文件。
5.3.2密级确认
保密文件由拟制人根据文件密级不同,提交不同级别的领导进行密级确认,在确认之前不得将文件内容透露给与确认密级无关的人。
密级确认的具体权限为:
绝密文件(1级)由公司高层领导确认,或由公司高层领导指派运管中心确认。
机密文件(2级)由各部门经理级领导确认。
秘密文件(3级)及内部公开文件由发文部门根据需要进行确认。
5.3.3密级标识
密级确认后,文件应当按其密级在其醒目位置用铅笔写上相关标识。
绝密文件应当在其文件第一页的左上角写明“绝密”字样。
机密文件应当在其文件第一页的左上角写明“机密”字样。
秘密文件应在其文件首页的左上角写明“秘密”字样。
内部公开文件应写明“内部文件”、“内部资料”等字样。
5.3.4分发
绝密、机密、秘密文件的分发应当有所记录。
绝密、机密文件必须发至收件人本人,并由收件人签收。
内部公开文件可以按部门分发或在公司内部公告栏内张贴,也可以在公司内部计算机网络上发布。
绝密、机密文件严禁在计算机网络上发布、公开和传送,秘密文件如需在网络上传送,应得到相应领导的批准。
在对外合作中,如确需向合作方提供公司保密文件的,应当首先按其密级由相应领导书面批准,并在提供前与之签订保密协议。
5.3.5查阅、借阅、申请复制
各部门工作人员经本部门经理同意可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。
如需查阅非本部门的重要文件和有密级的文件,须经总经理或指派运管中心管理人员和原形成档案部门主管批准,方可借阅。
档案借阅者应负责档案的完整和清洁,不得私自影印、复印或翻版,不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证,不得转借,如有违纪,酌情处罚。
档案一般不可借出档案室,如有特殊情况,可作短期外借,最长为两周,但必须经使用者部门经理批准并办理借阅手续。
如延长借阅时间,须到档案室办理续借手续。
逾期不还者,而又未告知档案人员原因,档案管理员除了要及时催还外,可上报运管中心加以考核。
借阅档案要妥善保管,若有遗失将根据档案的价值和数量报总经理批准后,则令其赔偿一切损失。
对珍贵或易损的档案,应制成复制品提供使用。
复制可采取复印、照片、重印副本、摘录等形式。
复制件应仔细核对,与原稿无误后,注明档案编号,然后提供使用。
如有必要,给复制件加盖公章,以示无误。
查阅权限:
查阅公司文件必须填写档案借阅申请单。
绝密文件、机密文件:
公司总经理及其授权、签字批准的人员。
(各公司证照类文件,属于绝密文件,为了便于工作,此处借阅人经部门经理签字即可)
秘密文件:
部门经理以上领导及其签字批准的人员。
申请复制文件必须填写档案资料/印章使用(复印)登记表,在上面注明复印的份数,绝密文件必须交由总经理批准,秘密文件由部门经理签字批准。
复印废件应即时销毁。
档案主要供本企业利用,一般不外借。
如情况特殊,外企业须借阅档案须报公司总经理批准,只限查阅无密级档案。
必须由公司相关人员带领办理,相关人员负连带担保责任。
5.3.6文件保管、存档
绝密、机密、秘密文件非特殊情况一般由档案管理员保管。
内部公开文件一般由各部门负责人保管。
绝密、机密、秘密文件的查阅人和复制应当在档案管理员处进行登记,以备核查。
如绝密、机密、秘密文件的保管人不慎将文件丢失,应立即向公司相应的领导汇报情况,尽快挽回影响。
5.3.7保密责任
绝密、机密、秘密文件的保管人不得擅自复制文件,不得让无关人员接触这些文件。
严禁未被授权的人员查阅、复制和摘抄绝密、机密、秘密文件。
员工离开公司时,必须将有关本公司技术信息和经营信息的全部资料(如试验报告、数据手稿、图纸、软盘和调测说明等)交回公司。
员工离开公司时,公司需要以书面或者口头形式向该员工重申保密义务和竞业限制义务,并可以向其新任职的单位通报该员工在原单位所承担的保密义务和竞业限制义务。
员工离开公司后,利用在公司掌握或接触的由公司所拥有的商业秘密,并在此基础上作出新的技术成果或技术创新,有权就新的技术成果或技术创新予以实施或者使用,但在实施或者使用时利用了公司所拥有的且本人负有保密义务的商业秘密时,应当征得公司的同意,并支付一定的使用费。
未征得公司同意或者无证据证明有关技术内容为自行开发的新的技术成果或技术创新的,有关人员和用人单位应当承担相应的法律责任。
公司员工必须具有保密意识,做到不该问的绝对不问,不该说的绝对不说,不该看的绝对不看。
严禁在公共场合、公用电话、传真上交谈、传递保密事项,不准在私人交往中泄露公司秘密。
档案管理员、各部门兼职档案管理员出现工作变动时应及时办理交接手续,交由主管领导签字。
司机对领导在车内的谈话要严格保密。
各部门需指定兼职档案管理员,从而加强保密工作。
如以上行为一旦发现,公司将严肃处理。
情节严重者,公司将追究其民事和刑事责任。
5.3.8措施
不按借阅期限归还的,限期归还并责令其当事人写出书面检查
出现下列情况之一者,给予警告处分并处以200元以上500元以下扣款:
⑴泄漏公司秘密尚未造成严重后果或经济损失的。
⑵已泄漏公司秘密但采取补救措施的。
⑶对涂改、拆散或未经批准转借、复印或携带档案外出的;视具体情况,对其部门负责人和当事人进行罚款,并予以通报批评。
⑷无故延期或不交应归档的文件材料的,一经发现,限期上交,经催交仍拖延不交的,除责令其文件负责人和部门负责人写出书面检查外,还要进行罚款,并予以通报批评。
出现下列情况之一的,给予辞退并赔偿经济损失,直接追究法律责任:
⑴故意或过失泄漏公司秘密,造成严重后果或重大经济损失的。
⑵违反《公司保密工作条例》规定,为他人所窃取、刺探、收买、提供公司秘密的。
⑶利用职权强制他人违反保密规定的。
5.3.9监督和检查
各部门领导应当对本部门机密、秘密文件的保密情况进行有效监督,对违反管理规定的行为要及时指正,对严重违反者要立即上报。
同时对本部门机要文件的控制情况有所记录,并应根据最新记录对各保密执行情况进行不定期检查,对违反管理规定的情况要通报批评;对严重违反规定,可能或者已经造成重大损失的情况要立即汇报公司最高领导。
5.4各类文件材料保管期限表
5.4.1行政办公类
序号
类别
文件范围
责任机构
移交时间
保管机构
保管期限
保管地点
密级
1
往来函
公司对外收发文,包括政府部门、公司、合作单位等机构间的文件往来
行政部/企划项目部/基建部/综合办/销售部
完成即移交归档
档案室
永久
档案室
3级
2
公司内部收发文、包括公司内部相关部门之间的文件往来
公司各部门
档案室
10年
档案室
3级
3
领导班子架构及资料
公司领导班子(包括董事会、股东会、监事会和经理会)构成及机构设置材料、法人代表、经营管理负责人任职批文、简历
行政部/人力资源部
完成即移交归档
档案室
永久
档案室
1级
4
通知、决议
以公司及部门名义下发的各类公函、通知、通报、指示、
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