企业协同办公平台建设方案上报版.docx
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企业协同办公平台建设方案上报版
企业协同办公平台建设方案(上报版)
1、信息门户管理平台
建立统一的集团信息门户,为企业信息发布、交流提供一个有效的场所,实现企业内部的各种信息(公告通知、文件、函件新闻资讯、内部期刊、管理制度等)的统一管理和发布,同时为员工的个人办公提供个性化服务。
需求
描述
公告通知
集团/部门级公文及通知信息有效传达,同时可以归档备查
制度文件
集团/部门级规章制度信息及修订发布
新闻信息
集团内部或外部新闻通讯信息发布,丰富企业文化
民意调查
针对集团组织的活动或某项决定调查员工的想法
知识订阅
根据权限获取他人共享的知识文档
考勤信息
员工出勤、请、休假等信息的审批发布
事务信息
日常事务的提醒、督促、跟踪、反馈
日程信息
日常办公行程计划的管理及发布
2、工作流程管理平台
利用软件系统自由配置、固化成熟的工作流程及表单,以实现制度流程的电子化、规范化、标准化,减少人为理解原因造成的制度运作不流畅,从而提升集团的整体执行力。
同时可以对工作的进程予以实施监控、催办和督办,对流程数据及结果进行分析、统计,继而进一步完善、优化工作流程。
需求
描述
通用流程
内部沟通(自由流程)、工作联系单、工作计划和总结
法务办公
公文管理、印章管理、合同会签、信息发布、档案利用
行政事务
名片印制、发送快递、物品采购、车辆使用
人力资源
招聘管理、入职流程、离职流程、人员调动、请假审批
财务管理
现金报销、付款申请、借款申请
3、知识共享管理平台
打破知识文档分散储存在不同员工及部门,依据权限统一管理集团所有知识文档,沉淀日常工作中产生的成果并在合理范围内共享,提高内部经验的分享利用率,改进企业创新能力、快速响应能力,提高工作效率及员工技能素质,避免因员工流失带来的企业知识流失,减少管理培训成本。
需求
描述
通知公告
集团/部门级公文及通知、公告信息审批后发布、归档供查阅
管理制度
集团及部门规章管理制度信息展示
工作职能
员工岗位职责界定信息查阅
工作流程
集团内部工作流程信息查阅及梳理
计划报告
集团及部门计划总结报告信息查阅备忘
员工关系
集团内部员工座谈会纪要、员工关系、沟通与交流、建议与意见等
部门知识
部门通知公告、部门工作计划、部门管理制度、部门技术文档
合同管理
经会签、审批后各类合同归档供有条件查阅管理
法律法规
集团所需各类法律法规文件信息查阅管理
会议信息
集团会议纪要及处理结果等信息查阅等管理
管理知识库
集团所需管理类知识信息管理
管理培训教材
集团管理类培训信息管理
4、个人办公管理平台
通过系统中的个人办公事务小工具,帮助企业员工对自身工作内容进行计划、记录和总结,提高员工个人的办公效率;支持领导对下属工作任务的派发、监管和协助,为准确考核员工绩效提供决策依据。
需求
描述
日程安排
员工行程的计划、总结、存档便于统筹工作安排
集团论坛
实现员工多角度信息互动
名片管理
工作业务往来信息收集管理及共享
工作日志
日常工作的记录和备忘
通讯录
集团内、外交流沟通信息参考
及时通讯
集成RTX等,实现通过RTX办公流程在线提醒
5、人力资源管理平台
整合人事信息、考勤管理、薪资福利、培训管理、绩效考核于一体,借助协同办公系统处理人力资源事务性工作,实现人员信息电子化、信息录入流程化、事务工作自动化,有效提升企业内部管理、增进人事管理效率。
需求
描述
组织架构
组织机构编制、定岗定编、岗位设置、用人需求、人员调动、辞职、辞退开除、工作交接
招聘管理
计划内、外招聘、面试复试、录用、入职、试用考核、转正、本/跨部门调动、合同续签、薪资调整、离职申请
人员信息
信息归档、调整、调阅、注销、审批
违纪管理
人员违纪报批、归档、调阅、注销
培训管理
员工需求/计划培训、课程审批、技能评估、内/外部培训实施、培训报告提交审批
考勤管理
员工加班、出差、请假操作管理
薪资管理
员工薪资规划、发放、调整等
6、移动办公管理平台:
Ø系统平台支持远程登录,方便员工在网络允许的情况下随时随地处理办公事务。
Ø移动设备平台:
基于集团移动办公的需要,实现移动设备对系统的登录、查阅、发起、操作、审批等移动办公功能。
三、建设设想:
1、组织保证:
由信息部牵头,组织系统实施涉及到的相关部门负责人组成项目实施小组,配合软件供应商共同完成对流程的梳理、知识文档的分类等系统实施工作。
2、建设原则:
整体规划、分步实施,充分考虑公司管理的个性化和现有的办公习惯,力求在短期内快速见到效果再逐渐深入推进。
3、环境配合:
软硬件和网络环境部署充分考虑现有条件,适当进行改造和升级。
4、系统开发:
协同办公平台软件在技术有一定的先进性,预留接口,满足不同业务信息系统数据对接以及今后业务、组织的变化和需求的扩展。
5、合作伙伴:
选择有丰富经验的知名协同办公平台供应商合作,要求协同办公软件供应商满足“流程配置灵活、方便,技术设计先进、科学,应用功能成熟、稳定,售后服务及时、优质”等基本要求。
充分借鉴他们的成功案例经验,最大化降低项目风险,最短期内快速取得效果。
6、时间计划:
Ø2012年9月上旬完成专业供应商的询价、必选、合同签订工作。
Ø2012年10月底前完成信息整理、流程梳理及系统搭建等实施工作。
Ø2012年11月中旬完成权限配置、系统培训及推广等实施工作。
Ø2012年12月底前完成系统试运行、后续改进、完善等工作。
信息管理部
2012年8月28日
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- 企业 协同 办公 平台 建设 方案 上报