物资供应管理办法.docx
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物资供应管理办法
附件一:
物资供应管理暂行办法
第一章总则
第一条为进一步加强公司物资供应的管理工作,本着规范管理、优化流程、效益优先、科学合理的原则,确保公司生产、维修、技改物资供应,特制定本办法。
第二条制订和执行本办法的目的:
节约资金,降低采购成本,合理储备,加强物流信息化管理,通过科学有效管理提高整体经营业绩。
第三条本办法所称物资包括:
生产所需的外购大宗原、燃材料、包装物、辅助材料、车辆、矿车和工程机械配件。
各种设备、备品配件、进口物资及办公用品另行规定,但应符合本办法规定的原则。
第四条公司各用料单位应确定专职(兼职)管理人员,明确职责,使公司物资供应管理工作切实得到落实。
第二章计划管理
第五条采购计划管理
1、年度物资采购计划
(1)编制依据
a、年度公司生产经营目标。
b、公司采购物资的分类。
c、公司专业管理部门制订的各项单耗定额和工艺配比参数。
d、公司历年消耗、储备情况。
e、国家相关政策及市场环境因素预测。
(2)编制方法
a、供销处根据公司下年度生产经营目标和工艺配比参数,结合库存情况及历年消耗情况制订下年度的物资供应计划,列入公司年度经营计划。
b、对公司采购的物资,供销处根据各用料单位历年消耗情况进行平衡,核定全年采购总资金,列入公司年度经营计划。
2、月度采购计划
(1)每月20日前各生产用料单位,依据下月生产、维修等用料情况,召开内部计划评审会,编制下月用料计划,23日前报供销处,计划中应明确产品名称、规格型号,材质、数量、供货时间,对特殊要求的材料需提供样品、图样、生产厂家等资料。
(2)供销处根据公司下月生产、维修、技改用料,各生产单位用料计划,同时考虑合理储备,每月28日组织召开材料计划评审会(会议由生产品质处及各用料单位分管领导或材料员参加),编制月度物资采购计划。
(3)对漏报或生产急需要的材料,用料单位必须报专题计划并经公司分管领导批准后提报供销处,供销处作特殊用料编制紧急计划采购。
(4)供销处计划主管根据用料单位上报的内容编制统一采购物资月度采购计划,经处长核定审签后报公司主管领导审批,每月25日前将批准后的采购计划反馈给各用料单位。
(5)原燃材料月度计划确定:
根据公司月度生产计划由供销处会同生产品质处每月25日召开评审会议,公司分管领导参加。
3、月度资金使用计划
根据年度采购资金总额、上月物资到货验收及公司财务部门资金调度情况,28日前供应部门编制月度资金使用计划,报公司主管领导审批。
第三章采购管理
第六条采购方式的确定:
供销处会同相关部门成立专业评议组,按照先厂家、后批发、再零售的物流顺序,负责每年定期对各类物资进行采购方式议定工作,确定当年物资可直供范围及中间供应商招标议标方案,并组织实施,提出下时期目标价格。
第七条根据采购物资的批量大小、资金比重、运输条件及市场状况把大类物资按以下四种采购方式进行渠道分类:
1、非招标性厂家直供物资。
2、招标性厂家直供物资。
3、中间供应商招标性采购物资。
4、市场零星采购物资。
第八条非招标性厂家直供物资采购管理
1、非招标性直供物资范围或条件:
(1)采购有一定批量及资金优势,但由于市场环境不适合招标采购的物资。
(2)无合适第二家供应厂选择的物资。
(3)需创造条件挤进厂家直供的物资。
2、非招标性直供物资价格管理:
(1)按照已确定的非招标物资范围,积极进行市场调研,组织做好材料品牌及厂家议定工作。
(2)非招标性厂家直供采购实施过程:
a、供销处会同相关部门进行厂家或品牌议定。
b、以诚实信用为原则,并根据行业水平及产品成本构成特性,与直供厂家签订约定期价格协议。
c、价格协议签订程序视同产品购销合同签订程序办理,并可作为特殊情况下带款提货的请款依据。
d、在价格协议范围内,采购实施人根据购货计划签订产品购货合同,并注明价格协议编号。
e、价格如有变动,需另立补充协议,在直供厂方无意签订协议的特殊情况下,可请示处领导后办理,纳入合同评审程序,入档案管理。
f、采购实施人及相关人员要认真做好同类厂家的价格及产品质量的调研咨询工作,为下阶段厂家的选定提供必要有效参考,以达到推陈出新、追求实现价廉物美的效益目标。
第九条招标性厂家直供物资采购
1、招标物资范围或条件
(1)市场资源丰富,价格变化较小,与国家宏观调控政策关连性较弱的物资(避免违约交货或经济纠纷)。
(2)单项条件成熟,供货资源宽松,运输条件便利,有一定资金批量的其他物资。
2、招标办法
(1)供销处会同有关部门拟定3个以上投标单位,并根据情况报相关部门进行资格或质量认可。
(2)会同办公室、财务处等相关部门集体议标,并确定议标单位。
(3)商务谈判组通过议标、竞标确定下阶段供货单位,并实行招标会签制。
(4)议标结果报公司主管领导审定。
(5)为避免个别供应厂家瓶口卡壳情况,确定备用渠道并报财务部门。
(6)公司招标具体按《物资采购招标管理暂行办法》。
3、招标性直供物资的采购
(1)采购实施人按评定的购货渠道的招标议定价格,进行正常业务采购活动。
(2)采购实施人根据购货计划签订购货合同。
(3)采购实施人及相关人员要认真做好行业价格咨询工作,掌握市场动态,为下期议标提供参考。
(4)采购实施人有责任根据所掌握的市场价格变化情况,做好与供应厂家价格下浮协商工作,对协商不成的应及时报告供销处处长,经处长同意或相关部门质量认可后有权进行市场采购,避免偏离市场的采购行为发生。
第十条中间供应商招标性物资的采购
1、中间供应商招标性采购范围或条件
(1)单项或系列产品年进货金额在5万元以上,市场条件成熟,运输条件不足,不便于在厂家直购的物资。
(2)批量采购,有定期消耗,但无资金优势,不便于厂家直供的物资。
(3)无批量,但资金大,不适于厂家直供的物资。
(4)创造条件能实行中间招标的其他物资。
2、投标中间商的选择条件或范围
(1)合理运输距离内、有赔偿能力的物资公司、机电公司、五交化公司。
(2)有赔偿能力的产品区域代理型专业公司。
(3)有赔偿能力的产品专营型公司。
3、中间供应商招标性物资的采购
(1)供销处会同技术主管部门、使用单位等相关部门确定待招标物资品牌或生产厂家,以确保产品质量,避免实行招标产生品牌混杂及质量低劣等负面效应。
(2)根据确定的品牌,组织相关人员进行厂家直访,实行物流分开、价格对接,摸清物资出厂价格,便于招标谈判。
同时,报档案管理员归档。
(3)采购实施人根据购货计划,按照评定的购货渠道、产品品牌及议定价格办理购销合同和相关业务。
(4)当采购的产品发生品牌变更时,采购实施人应及时报告部门负责人决策,同时,做好价格协商工作,并送交归档。
4、招标按《物资采购招标管理暂行办法》办理。
第十一条零星采购物资管理
1、零星采购物资范围:
无采购数量或资金优势,需在市场零星或紧急采购的物资。
2、零星采购管理:
(1)组织做好近两年期零星物资进货价格统计工作。
(2)对部分产品市场成熟,价格相对平稳的零星材料,制定符合市场原则的积极的最高采购限价。
(3)参照中间供应商招标渠道,以就近采购为原则,组织评定零星采购供应商。
(4)采购实施人根据购货计划与确定的供应商办理相关业务。
(5)采购实施人要经常进行市场价格咨询活动,坚持定期实行部分抽样材料的市场价格咨询制度,以便于对供应商的价格管理。
(6)定期召开价格分析会,找出不足,加强对供应商督管工作,做到市场压力分担、利益共享。
(7)当生产出现紧急需求,约定渠道采购利益不足以冲销采购费用时,采购实施人应遵循就近采购原则并报处领导同意后负责实施。
(8)采购实施人每月定期把零星采购价格资料送交档案管理员归档。
(9)采购实施人有责任根据市场情况做好与供应商的价格协商工作。
对协商不成的情况应及时报供销处处长,经同意后有权进行市场采购。
第四章消耗管理
第十二条物资消耗管理应尊重客观,确保实质性生产维修、技改需求的前提下,降低物资消耗为出发点和立足点,通过管理提高企业经济效益为目的。
第十三条消耗定额的制定:
1、消耗定额制定原则:
(1)确保生产、技改正常所需求的物资。
(2)确保突发性急需物资。
(3)保证办公环境、现场管理、生活设施等建设与维修物资。
(4)保证基建等其它项目物资。
2、消耗定额制定依据:
(1)年度公司生产经营目标。
(2)公司专业管理部门制订的各项单耗定额工艺配比参数。
(3)历年消耗参数。
(4)特殊审批项目用料。
第十四条ABC消耗管理与资金卡运用办法
1、ABC消耗管理及“资金卡”应用是以尊重客观工艺消耗、确保生产运行、降低物料消耗为出发点和立足点,并针对不同物资的不同消耗特征,按工艺性消耗、半生产性消耗和非生产性消耗为分类标准,对不同类别物资实行差异性消耗管理控制和考核办法。
本着保证生产性实际需求、压缩非生产消耗为原则。
2、ABC消耗管理运用程序
(1)进行历史消耗与单耗的分析。
结合公司年度生产作业计划及资金支出控制计划,由公司生产品质处会同有关部门编制年度消耗控制计划及分类消耗管理计划。
(2)按生产各工序环节历年度可比消耗(单耗)情况,按消耗控制计划进行工序消耗及ABC类别消耗定额分配。
(3)公司(公司定额管理组)最终审定并形成公司年度辅材消耗管理指导计划。
(4)专业管理部门按照公司审定后的消耗管理计划,行使专业管理职能,承担管理责任。
各用料单位应按工序消耗指标合理组织生产或提供生产服务。
3、ABC消耗管理分类原则
按照尊重客观工艺性消耗,保证实质性生产维修需求,压缩非生产性消耗为原则。
A类:
维持生产基本需求类。
指生产工艺性消耗、周期更换性、大资金消耗或大资金均衡式消耗物资。
结合公司实际,应包括:
大宗原材料、电、耐火、耐磨材料;蓬布;采矿、窑用柴油、炸药、雷管。
毛竹支架及运输胶带。
消耗以工艺控制型为主。
B类:
指与生产销售关联或半关联物资,是维护公司生产运行及设备运转或检修的必然消耗的物资。
包括润滑油、轴承、部分五金、电料和化工及汽车、工程机械配件等。
消耗以维护保养控制型为主。
C类:
指与生产销售环节无关联性物资,一般为维持班组建设、办公环境、现场管理生活设施与维修的与生产无关联性物资,消耗以限额领用控制型为主。
4、A类物资的计划申报、领用程序
此类物资一般为工艺性、大资金性或相对均衡式消耗,对不同物资采用不同的申报方式和领用控制方式。
耐火、耐磨材料,由工艺管理部门按照磨损磨耗标准,参照其使用周期情况,年底申报次年需求情况,经公司生产经营平衡后形成年度需求计划,具体需求进度由用料部门根据实际需要申报,经工艺管理部门审定后报供销处。
炸药雷管柴油类物资为重点区域均衡性消耗材料,由供销处按公司生产经营计划组织供货。
蓬布由用料单位及销售部门在年初提出请购申请,供销处报公司平衡形成综合生产经营计划。
供销处按需供货。
超额部分由使用单位报公司主管领导审定后执行。
领用:
供销处凭物资采购计划,在月度内根据生产、维修情况分次发料,保管员凭供销处计划主管、领料部门负责人签批后的料单发料。
对计划外用料,需经公司分管领导审批。
大宗原材料的领用由生产用料单位于每月一日前将上月实际消耗量开具领料单经公司分管领导审批后办理领料手续。
5、B类物资的计划申报、领用程序
(1)此类物资为一般性关联消耗,计划申报由用料单位参照定额指标,结合当月预计需求编制用料计划,经本单位领导审批报供销处,供销处结合库存情况编制采购计划报公司审定后形成实际采购计划。
领用:
供销处凭物资采购计划,在月度内根据生产、维修情况分次发料,保管员凭供销处计划主管、领料部门负责人签批后的料单发料。
对计划外用料,需经公司分管领导审批。
(2)、B类中专业管理类物资的申报或领用:
环保设备用收尘袋,因其更换频繁,有一定资金量消耗,为便于计划及领用控制,实行“一机一卡”办法。
申报时注明使用机号,环保管理部门在加强环保设备使用管理的同时,跟踪收尘袋消耗信息并建卡登记,拟定考核办法。
使用部门凭审核卡批单发料并积极做好回收及二次利用的管理工作。
6、C类物资的计划申报、领用程序
此类物资表现为非生产性消耗特征,其计划申报及领用程序实行更为科学严格的“资金卡”限额形式。
(1)计划申报
a、用料单位按公司实际核定限额申报计划,并按C类物资详细清单做好资金预算。
从轻重缓急出发,申报总额不得突破。
否则视为无效计划。
b、用料计划应专项编制,供应部门结合库存情况,编制并自动生成实际采购计划。
(2)C类物资的领用:
C类物资为限额领用物资,其领用程序采用“资金卡”方式。
其程序按以下方式运作。
a、用料单位每月25日前,到供应部门领取下月度“资金卡”,同时交回当月资金卡,以便统计存档。
b、用料单位应由成本核算员或材料员按实际性需求遵循轻重缓急原则,开具领料单,领料人凭单领料并将资金卡交发货人登记销减。
c、资金卡核定额度使用完毕,用料部门不得领料,发货人不得发货。
d、供销处核算员按当月实际消耗情况统计编制ABC分类消耗明细表,报送相关部门。
e、当月定额当月有效,不可带入次月使用。
f、特殊情况下用料单位当月需增加C类领用,需填报“资金卡申请单”,并报公司主要领导审定。
申请额度纳入C类考核。
g、各用料单位对资金卡要专人管理,便于本单位领用控制,同时制定符合本单位的切实可行的管理方案。
7、ABC消耗管理考核办法:
ABC类物资因其不同的消耗特性,采取不同的考核办法。
供销处定期分析消耗定额执行情况,并进行消耗分析通报。
各用料单位建立相应分析制度,重点对超额情况进行分析并采取相应的整改措施。
A类:
此类物资表现为周期性或工艺性能消耗特征,具有使用时间的延续性或者相对均衡消耗的特点,除大宗原材料、电耗外,实行季度考核。
考核标准按照公司工资考核办法执行。
其中耐火、耐磨材料同时对专业技术管理部门考核。
B类:
由于此类物资以使用频繁性,易损易耗为特征,品种繁多,采取月度总额考核。
考核标准按照公司工资考核办法执行。
C类:
因实行限额领用方式,原则上不会出现超额领料情况。
。
条件成熟后,逐渐向货币化考核过渡。
第十五条消耗统计与分析
1、每月根据所消耗的物资,由供销处编制备品配件消耗分配表,辅助材料消耗分配表,并编制物资收发存报表。
2、为了科学分析消耗的合理性,备品配件消耗分配表及辅助材料消耗分配表一般以用料单位为消耗统计对象。
第五章采购质量控制
第十六条采购质量计划管理
为了保证物资的采购质量,满足公司生产、技改、维修的需要,各部门在编报物资申请计划时,必须提供详细明确的质量标准,以便供销处组织货源。
凡有国家或部颁标准的,应以规定的技术资料为依据。
如果没有统一标准的,应以企业所规定的标准或双方约定条款为依据。
1、对备品配件(含轴承)的采购,使用单位必须提供准确的名称、规格型号、图号(代号)、材质、精度等级等,有特殊技术要求的,不得遗漏。
必要时还须提供生产国别、厂家名称代号和商标等。
2、其它物资的采购,用料单位应详细正确写清所需物资的名称、型号规格、材质、技术参数、精度和可代用情况等。
3、原燃材料的订货,要经质量控制部门取样化验确认符合质量标准后,才能办理订货合同。
4、采购质量管理责任
(1)对验收不合格的物资,原则上谁采购谁退换,谁进货谁追补或索赔。
(2)采购人员必须按照采购计划、订货合同所规定的质量要求进行采购,否则由此造成的经济损失,应追究采购人员和主管领导的责任。
(3)申请单位因计划不周,技术资料掌握不准,型号规格、质量报错或含混不清、模棱两可,致使购回的物资不对路造成积压,影响生产,也应追究申报单位经办人和其主管领导的责任。
(4)无计划、无合同又未经领导批准,自行采购的物资,其经济责任由采购人自负。
第十七条采购质量控制
1、物资订货合同的签订,必须按照国家颁布的《合同法》有关规定办理,做到条款完备,内容具体,责任分明,措词严谨,质量标准明确,用语确切。
2、物资采购应遵循"比质比价、择优选购"的原则。
(1)所采购的物资必须规格对路符合我厂的质量标准和生产技术要求。
(2)供需双方有明确的质量保证协议,如订货合同、材料加工协议等。
(3)供货方随货发运的物资,应提交质量检验资料,如理化成份分析单、技术参数、质检证明等,必要时,由厂质量部门实施化验检查。
(4)在市场购买的物资,应有合格证,生产厂家标牌,在验收入库时,按物资验收入库管理标准实施严格的进货验收。
(5)售后服务质量良好。
3、为保证购进的物资符合质量控制标准,采购人员必须做到七个不进:
(1)渠道不正不进。
(2)产地厂家不明不进。
(3)无商标不进。
(4)型号规格、材质、性能不清不进。
(5)质价不符不进。
(6)滞销劣质、霉变残次品不进。
(7)包装不合格不进。
4、进行市场调查,预测市场发展趋势,掌握新老产品更新换代动态,定期开展对进厂物资的质量、使用效果的分析活动,优化采购决策。
第六章仓储管理
第十八条物资验收入库管理
1、验收入库的物资以采购计划单、货物运单、明细码单、货物转运交接单、收料单为依据,由保管员与采购员对实物的数量、外观质量当面逐项核对点清,并按规定的项目做好验收记录。
若采购员不能到场验收,应由分管计划员参与验收,以便分清责任。
2、严格入库物资的检查验收,做到名称、型号规格、质量(外观)、数量四清楚。
凡是质量不符合要求、型号规格不符数量、短缺的物资或验收的实物与收料单的内容不符,不得办理签收入库手续。
3、供货单位或承运单位将货物直接送到仓库时,保管员应与送货人办理接货,当面验收,若有短少、损坏、受潮、雨淋、变形等情况,应填写验收记录,由送货人签章,采购人员及时提出处理办法。
4、原煤燃材料的验收入库(含包装材料)
(1)原燃材料进厂后,以地中衡检测数值为准,质量验收以质量取样化验结果为准。
(2)通过地中衡的原材料数据,应按品种名称分别填写《过磅码单》一式三份,司磅员签字后(全名)传递到供销处。
未经司磅员签字,码单无效。
保管员每天到磅房取回《货物运单》及《过磅码单》进行登记,掌握到货进度。
(3)保管员接到《过磅码单》后,与《货物运单》逐项核对,计算盈亏,做好验收记录。
验收情况及时反馈给计划员,据以掌握供货计划完成情况。
(4)在现场验收核对时,如发现装载状况不良、有票无货、有货无票或者材料品种与货不相符等,应做好货运记录,并立即向计划员汇报处理。
(5)原材料的卸车作业,必须在验收后进行,未经验收,不得卸车。
卸车完毕后,空车过磅,保管员或现场监督作业人员应注意车底有无留存材料。
5、燃油的验收入库
(1)所有燃油入库都必须经地中衡过磅验收。
(2)油罐车过毛重后进入油库时保管员应检查铅封、核对车号、品名、型号规格、数量等。
卸油完毕,进行检查,收净底部余油再过空车磅,司磅员和送油司机在磅单上签字,对过磅验收数字的真实性、准确性负责。
保管员取回磅单进行验收登记后,及时送交计划员以便掌握供油计划进度和盈亏情况。
(3)对直接送到制造分厂、矿山分厂的油料,其过磅码单由司磅员传递给分管计划员或者计划员定期回收,与发票核对后附帖于《收料单》后,便于油料保管员签收。
(4)对桶装油料,若数量少,不便用汽车衡过磅时,可用油库的磅称过磅,登记《收料码单》,保管员与送货人或采购员在《收料码单》上签字。
6、润滑油脂的验收入库
(1)润滑油脂进库,保管员与采购员或送货人按货单采购计划单对品种、型号规格、数量进行核对登记。
(2)特种油料的验收应附有理化成份分析单,必要时,由质量部门取样进行质量检验。
(3)在验收登记时,出现油桶碰损、漏油,或品名、规格不清,除详细登记外,并立即向领导和计划员汇报进行处理。
在进行处理前,应堆放一边,不得与验收合格的混堆一起。
漏油的应采取措施止漏。
7、在验收中发生问题的处理方法
(1)对验收不合格的物资,或名称、规格、性质不清的物资,在处理前应另行堆放,代为保管。
(2)物资入库后必要的验收凭证未到,应卸车点数,验收登记,妥善保管,待凭证到后再补办手续。
(3)不合格的物资和短少的数量,由谁采购谁退换,谁进货谁追补。
(4)原燃材料、燃油、润滑油脂进厂过磅验收后,对不符合质量标准和亏吨超标部分,由分管计划员与供方联系追补索赔,或提出拒汇理由通知财务拒付货款。
(5)无计划、合同又未经公司分管领导批准或无供应部门委托而自行采购的物资,不予验收入库,经济责任由购买人自负。
第十九条物资的保管
1、物资保管的要求
(1)四清:
型号规格清、库存数量清、质量状况清、储备定额清。
(2)三相符:
帐物卡相符、帐表相符、帐据相符。
(3)五不:
不锈蚀、不霉烂、不变质、不损坏、不丢失。
(4)六有:
进货有交换、入库有验收、发料有凭证、保养有记录、定期有盘点、盈亏有分析。
2、物资堆码存放必须达到的标准
(1)库内物资存放做到“二齐”、“三洁”、“四号定位”、“五五堆放”,悬挂料牌,过目知数。
“二齐”:
库容库貌清洁整齐、物资堆放整齐。
“三洁”:
货架洁、物件洁、地面洁。
“四号定位”:
入库的物资按照库号、架号、层号、位号统一编号,对号存放。
“五五堆放”:
将存放的物资按五或十作为一个数单位进行存放,堆码成各种不同的垛形。
(2)露天存放的物资上盖下垫,根据场地情况,力求做到成行成线,成方成垛,标记清楚。
(3)对易燃易爆、有腐蚀毒害和性质相互抵触的材料,严禁混存混堆,分为专项保管,标注醒目,按其性质严格管理,保证万无一失。
3、物资日常维护保养
(1)加强科学维护保养,按其保管物资的性质,掌握正确维护方法,认真做好防挥发渗漏、防霉烂变质、防锈蚀、防虫蛀和鼠咬、防尘、防冻、防高温、防火等日常工作,确保物资在保管期内不受损失。
(2)在日常维护保养中,必须实行“预防为主,防治结合”的方针,对保管的物资可能发生的各种损失进行积极的预防,如采取晾晒、通风、搞好库房的清洁卫生、灭鼠等。
积极做好防盗工作,确保仓库物资安全。
4、物资保管期间的检查
(1)检查内容:
a、查数量:
核对帐物卡是否一致。
b、查质量:
检查库存物资的质量有否变化,如:
变质损坏、虫蛀鼠咬、锈蚀、发热自燃等。
c、查库房、堆场管理:
检查库房是否漏雨、库容库貌是否整洁、场地是否有积水、堆垛是否稳固、防雨的物资是否遮盖严密,检查保管的方法与各种物资的保养要求是否符合等。
d、查计量器具:
检查计量器具如游标卡尺、磅称等是否准确,使用和保养是否正确合理,是否定期校检,是否在有效的检定周期内。
e、查安全:
检查各种安全设备,操作电源开关和消防器材是否符合安全要求,有无不安全因素和隐患。
检查库房门窗良好情况,通风降温设施是否安全有效。
检查库房防盗报警器是否完好有效等。
(2)检查方法
a、保管员日常进行自查,每月一次全面检查,在梅雨和高温季节对易霉变、易燃物资作重点检查。
在自查中发现问题积极处理,处理不了的,应及时向领导汇报。
b、每季度由部门领导组织有关人员进行检查。
在梅雨和高温季节,对重点物资不定期组织检查。
c、保管员自查和领导组织检查,都必须纪录检查结果,发现问题,采取有效措施进行处理。
第二十条物资的发放
1、各单位领料须填写领料单,按一料一单的要求将材料的名称、型号规格、请领数量、用途填写清楚,领料单位领导签字,供销处分管计划员审批,保管员凭审批后
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