整体转换在建项目物资管理手册1021.docx
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整体转换在建项目物资管理手册1021
东方有线数字电视整体转换
在建项目物资管理手册
东方有线网络有限公司
2009年10月
第一部分:
整体转换在建项目物资管理总体流程及规范
为了进一步理顺整转物资在整转在建项目中各个实施环节的流程及规范标准,便于整转入户服务外包单位的仓库管理负责人在整转过程中明确自己的工作职责,确保整转物资能够顺利的管理、流转,提高物资管理效率,降低物资管理风险,特制定此物资管理流程及规范,具体如下:
1、分公司工程部在公司流程系统上收到整转项目立项任务单后,进行立项方案上报,详见第二部分《整转项目立项工作规范》,总师审批通过后生成项目编号,物资部根据立项的材料清单准备向机顶盒供应商下订单。
需要注意的问题:
(1)严格控制立项申领机顶盒的数量,具体参考09年整转办新制定的标准进行立项申领。
(2)考虑到整转项目立项的严密性及完整性,禁止分公司在立项数量上直接抵扣入户服务外包单位上一个项目的剩余机顶盒数量。
(办理机顶盒抵扣需要填写退库申请单,物资部发料前进行相关抵扣操作)。
2、入户服务外包单位在信号切换日后三个工作日内将该项目剩余机顶盒数量报至分公司专人处,最晚不能超过整转项目驻点维护期结束后两个工作日上报剩余数量。
入户服务外包单位需要预留一定数量的机顶盒用于驻点维护期的补装、维修,其余的剩余库存机顶盒可进行退库操作。
入户服务外包单位在上报整转项目剩余机顶盒数量时要考虑一定的余量,并以50台为最小单位整数取整。
分公司工程部在收到其上报的上批次整转项目剩余机顶盒数量后,1个工作日内向整转办提交退库申请单,整转办审核签字确认后传真至物资部办理机顶盒的退库操作。
3、物资部待流程系统上整转项目审批通过且分公司上报了上批次项目的机顶盒退库申请单后,按照“实发数量=立项数量-抵扣数量”的原则向机顶盒供应商下机顶盒采购订单。
4、机顶盒供应商收到物资部的采购订单后,及时与分公司仓库负责人、入户服务外包单位仓库负责人确定具体送货时间和地址,按时发货并将该批次的机顶盒条形码发送到整转办、物资部备案,整转办会将该批次条形码发送给相关入户服务外包单位,便于其收货时进行随机抽检验收。
5、机顶盒供应商将机顶盒物资按时运送到指定地址后,由分公司仓库负责人、入户服务外包单位仓库负责人联合进行现场随机开箱抽检,清点数量是否与送货单上一致,无问题后进行签收;如有机顶盒数量上的差异以及质量问题,及时与机顶盒供应商沟通,在送货单上写明问题情况,并及时通知物资部、整转办相关负责人报备。
入户服务外包单位仓库负责人及分公司仓管人员分别保存送货单存根,以备后期盘库核对。
6、入户服务外包单位仓库负责人严格按照仓库收发存管理要求对整转物资进行管理,并填写《整转机顶盒收发存统计表》,注意机顶盒先进先出、分类堆放等相关原则,注意仓库防火、防水、防潮、防腐、防盗等相关事项,建立完备的整转物资收发存管理制度,详见第三部分《入户服务外包单位周转物资仓库收发存管理意见》。
7、安装人员现场上门安装、维修时,需要注意更换机顶盒后要将新的机顶盒条形码带回,重新在BOSS系统中进行替换;安装人员对更换下来后的待理赔机顶盒进行预先判断,填写《机顶盒故障分类表》,放入待理赔机顶盒包装内,便于机顶盒供应商进行理赔机的故障判断,提高翻新效率。
8、入户服务外包单位在驻点结束后,及时回收剩余机顶盒至自己仓库或者下个安装小区,理赔机统一回收至自己仓库,入户服务外包单位安排专人负责测试待理赔机的故障情况,减少误判率。
9、入户服务外包单位按照理赔机操作管理办法与机顶盒供应商接口及时进行理赔工作,详见第四部分《整转机顶盒理赔方案》。
10、入户服务外包单位按照整转项目剩余机顶盒退库操作办法与分公司专人接口,及时上报剩余机顶盒数量,详见第五部分《整转项目剩余机顶盒退库操作办法》。
11、整转项目的整改及增端辅料采取年初预支、年中按月申领、年末抵充结算的操作办法进行,详见第六部分《整转项目整改及增端辅料预支申领结算办法》。
12、为了将降低入户服务外包单位的机顶盒赔偿数量在年底一次性结算过大的风险,以及能够尽量及时的进行被绑定机顶盒条形码的追溯,所以需要在全年整转过程中,人为设定两个时间节点,对入户服务外包单位的库存机顶盒进行盘库,详见第七部分《整转物资盘库操作办法》。
13、待年终整转项目全部结束后,盘库小组对各家入户服务外包单位进行年终盘库,清点的机顶盒数量可作为安装费用的结算依据(最终机顶盒数量以我司、机顶盒供应商回收数量为准),并及时安排机顶盒供应商回收库存机顶盒。
第二部分:
整转项目立项规范
为了对整转机顶盒数量进行更加合理的立项申领,以提高整转项目立项准确性、规范性为目的,对整转项目立项做了进一步的规范和补充:
1、整转子项目立项流程采用现行总师系统进行立项申报,由整转实施推进办公室派发立项任务单至分公司工程部,由分公司完成立项申报。
整体转换实施推进办公室对立项进行初审,总师室进行复审并生成项目编号。
2、分公司立项申请单上报时需要明确以下几点,具体参见《XX光发机整转子项目立项申请(模版)》:
(1)整转项目名称以某个光发机来命名。
(2)立项任务单中的预算金额以机顶盒材料费用加上入户服务外包单位安装费用进行填写。
(3)整转项目初步进场受理日期、信号切换日期。
(4)交互型机顶盒申请量:
A,入住率在80%(不含)以上:
交互型机顶盒申领数=正常户数*91%*110%
备注:
公式中,91%=89%+2%(89%为08年整转登记率×安装率,2%为08年交互型机顶盒自购率×安装率);10%为余量
B,入住率在80%以下:
交互型机顶盒申领数=正常户数*115%
备注:
公式中15%是由08年整转使用交互型机顶盒得出的预估量
(5)基本型机顶盒申请量:
A,入住率在80%(不含)以上:
交互型机顶盒申领数=二端正常户数*93*110%+一端正常户数*50%*91%*110%
备注:
公式中,93%=89%+4%(89%为08年整转登记率×安装率,4%为08年交互型机顶盒自购率×安装率;10%为余量
B,入住率在80%以下:
交互型机顶盒申领数=二端正常户数*115%+一端正常户数*50%*115%
备注:
公式中15%是由08年整转使用交互型机顶盒得出的预估量,50%是根据08年集中转换现场一端用户增端比例约为43.52%得出的。
若一项目内多个小区,入住率均在80%以下,可以适当提高机顶盒的申请数量。
(6)安装费预算按照立项任务单中的有效户数进行计算。
3、各个时间结点要求:
(1)立项申请单上报时间:
提前整转安装进场14个工作日提交整转办
(2)立项上报时间:
立项任务单下发后2个工作日完成立项上报
(3)项目完工时间:
入户服务外包单位撤离现场的日期
(4)项目验收时间:
项目完工后两周
(5)项目结算时间:
项目验收结束后两周
(6)项目移交时间:
即项目完工时间
4、整转项目立项上报必须明确的要求包括:
(1)光发机编号、用户数/端数
(2)光发机所辖的各个小区的门牌号、及各小区的用户数/端数
(3)各小区中每幢楼的门牌号,及对应的用户数/端数
(4)光发机所辖区域的整体平面图,以及每个小区的平面图,平面图中至少需要包括小区名称、小区名牌号,每幢楼的门牌号等相关信息。
(5)入户服务外包单位的项目发包,详细模版请参见《入户服务外包单位工程实施区域分配表》,需要填写:
项目名称、进场安装日期、信号切换日期、光节点编号、小区名称、小区门牌号、户数、入户服务外包单位。
该表格在立项申报时作为相关附件随立项一起申报。
(6)机顶盒分配清单,详细模版请参见《入户服务外包单位机顶盒分配清单》,需要填写:
项目名称、机顶盒配送地址、要求到达时间、入户服务外包单位、机顶盒数量。
该表格在立项申报时作为相关附件随立项一起申报。
立项时,需在“立项预算汇总表”中进行查找相关型号机顶盒,填写数量,编制机顶盒费用。
(7)在立项审批表中的项目简介中,除了要填写整转子项目的相关概况外,还需要填写机顶盒送货地址及要求到达时间,便于物资部能够及时下定单要求机顶盒供应商配送机顶盒按时到达指定地址。
(8)立项申请时,若一个光发机所带光节点未满4个,立项时请在光发机编号后加A,再次对该光发的其他光节点立项时,在光发机编号后加B,依此类推,最多可立4次项,请注意同一个光发机只能一次立项,在立项申请提交后,不得随意改动,否则整转物资无法正常结算;请尽量避免多次立项,否则会加大物资结算的工作量。
同时请注意在BOSS系统内创建工程目录时,也相应的在光发机编号、整转组编号后加ABCD。
注意:
整转立项申请主机、副机的数量严格按照09年立项任务单上的新的计算公式进行申请,考虑到整转项目立项的严密性及完整性,禁止分公司在立项申请数量上直接抵扣入户服务外包单位上一个项目的剩余机顶盒数量。
(办理机顶盒抵扣需要填写退库申请单,在物资部发料前进行相关操作,详见“退库操作办法”)。
入户服务外包单位工程实施区域分配表
项目名称
虹口xxxTXxxx光发机整体转换
进场受理安装日期
信号切换日期
光节点编号
小区名称
小区门牌号
户数(有线在册户数)
入户服务外包单位
091111122B
建机新村
建机新村1-16号
283
XX
洛阳新村
洛阳新村11-24号
352
商业二村
商业二村39-47号
203
广灵一路261-265单号
72
091111123B
灵新小区(部分)、广赞大楼
水电路1013弄3号、7-30号
566
091171241B
广益、广良、六合大楼
水电路1013弄1号、2号、5号
551
091113127B
广灵一村
广灵一村1-29号
458
灵新小区(部分)
水电路1013弄31-57号
344
入户服务外包单位机顶盒分配清单
项目名称:
虹口XXX光发机整体转换
机顶盒配送地址:
要求到达时间:
入户服务外包单位
物资名称
规格
物资编号
单位
数量
XX
数字电视机顶盒(机顶盒供应商)
DVT-5500EU-PY-NDS20C
M.21.652
台
2400
数字电视机顶盒(机顶盒供应商)
DVT-5500L-NDS
M.21.021
1600
编制:
日期:
第三部分:
入户服务外包单位周转物资仓库收发存管理意见
为了加强入户服务外包单位整转物资收发存的管理,规范整转物资收发存的工作流程及规范,提高整转物资的仓储管理安全,特制定本管理意见:
一、整转物资入库管理
1、整转物资收货时,由分公司仓库负责人、入户服务外包单位仓库负责人依据物资部门签发的订货单和相应的供应商送货单进行核单点收。
2、核对送货数量与订货单数量无误后进行开运输箱抽检验收。
随机检查整转物资是否完好,品种、规格、数量是否与包装标签一致;并随机抽检不少于百分之一的机顶盒条形码是否属于该批次发货条形码范围内。
(机顶盒供应商在机顶盒出厂前一个工作日将该批次发货机顶盒条形码发送至整转办,由整转办分发至各入户服务外包单位)
3、收货人员经过抽检无误后,签收送货单,进行整转物资入库记帐。
如果抽检发现存在错误,该物资不得允许入库,及时联系供货商,并向物资部、整转办报备。
4、入户服务外包单位仓库负责人和分公司仓库管理人员分别保存送货单存根,以备后期盘库核对。
5、整转现场回收的整转物资需要分类清点堆放,并安排专人负责检测待理赔机的故障情况。
二、整转物资仓储管理
1、整转物资的仓储保管,原则上应以整转物资的入库时间、类别、用途、吞吐量等方面来规划设置仓库,根据仓库的条件考虑划区堆放。
2、整转物资堆放时必须按照“先进先出、推陈储新”的原则进行。
3、在堆放合理安全可靠的前提下,根据货物特点,必须做到过目见数,发货方便、检点方便,成行成列,堆放整齐。
4、仓库内不得堆放易燃物品,禁止使用不合规格的电源保险装置,电器设备和电线不准超过安全负荷。
仓库工作结束时,必须切断电源。
仓库管理人员严禁在仓库中抽烟、使用明火。
5、整转物资应堆放在货架上离地、离地距离不低于15厘米,不靠墙堆放,仓库最好具有通风条件,清洁,无蝇无鼠,防潮防腐。
6、整转物资仓库需要建立完备的人员出入登记制度,禁止非本库人员擅自入库,做好相关防盗措施。
三、整转物资出库管理
1、仓库管理负责人严格按照“先进先出、推陈储新”的原则进行整转物资的出库发货。
2、领货人员应严格按照领料单信息接受并核对出库物资,无误后在领料单上签字确认。
3、所有发料、领料凭证,仓库管理员应妥善保管,不可丢失,并实时进行登记入账。
XXX整转机顶盒收发存统计表
入库
出库
库存结余
时间
项目编号
项目名称
主机
副机
主机
副机
收货人
主机
副机
1
2
3
合计
制表人:
复核人:
第四部分:
整转机顶盒理赔方案
1、理赔原则
(1)整转入户服务外包单位预判故障原则:
安装人员对更换下来后的待理赔机顶盒进行预先故障判断,填写《机顶盒故障分类卡》(见附表2),放入待理赔机顶盒包装内,便于全景进行理赔机的故障判断,提高翻修效率。
(2)整转入户服务外包单位理赔误判率考核
误判机的定义:
整转入户服务外包单位更换下来的认为需要进行理赔的,全景通过检测发现机顶盒没有故障可以进行正常安装的机顶盒。
误判率=误判机数量/该批次送理赔设备总数×100%。
为了减少误判率,东方有线为各个入户服务外包单位仓库搭建机顶盒模拟测试环境,由全景验收通过后,整转入户服务外包单位安排专人负责测试每台待理赔机故障情况,如为误判机则直接返回整转安装用途;如为故障机,则进入理赔流程。
全景对所有回收设备进行检测、修复和翻新处理,并向东方有线整转办提供每家整转入户服务外包单位每批次理赔机的误判率和误判机条形码明细,若整转入户服务外包单位全年误判率超过标准上线35%,在全景和入户服务外包单位双方确认的前提下,由全景先进行理赔翻新,超出误判比例部分的机顶盒翻新费用由入户服务外包单位承担,年底统一结算。
整转办将每批次的误判率纳入整转入户服务外包单位月度考核内,对整转入户服务外包单位误判率进行严格的控制。
(3)理赔机顶盒原出原回原则:
为方便理赔误判率确认的操作,并预防绑定设备流转,所有理赔机顶盒全景按照“哪家回收,返还哪家”,保证设备KEY号一致的原则处理,理赔执行中不做条形码校验确认。
如过程中发生绑定机顶盒进入理赔,则返还后还是由该整转入户服务外包单位自行负责设备的状态更新。
整转办在年中及年终强制盘库的时候,对各家入户服务外包单位的所有设备进行条形码检查。
(4)机顶盒开箱即缺少附件:
针对机顶盒开箱即缺少附件的偶发事件,全景提供一次性额外附件补充,09年整转周期内一次性额外附件补充数量以实发数量标准配置的万分之五为标准。
在全景针对附件缺少提供一次性额外补充的基础上,如在理赔执行中,仍发现整机内附件缺少,在全景和入户服务外包单位双方书面认定的前提下,由全景先行预支补充附件。
相关附件赔偿价格、及支付方式上由全景与物资部确认后,整转办协调各整转入户服务外包单位年末统一执行。
一次性额外补充品种
遥控器
AV线(标配)
RF线
电池
外包装盒
内包装袋
(5)该批补充附件,建议项目启动前一次性配置全年预计量的50%,年中按实际需求继续配置剩余补充附件或直接送理赔缺损中抵扣。
如在收货过程中,发现附件缺失率异常的情况,各整转入户服务外包单位应及时上报分公司、物资部、整转办,保留相关现场,以便核查并确认处理方案。
(6)人为损坏机顶盒理赔原则:
理赔执行中发现有少量人为损坏的机顶盒(例如进水、机器严重敲击变形等),为保证机顶盒理赔的及时性,避免库存加压,在全景、入户服务外包单位双方书面认定的前提下,由全景先行回收理赔。
相关理赔成本、及支付方式上由全景与物资部确认后,整转办协调各入户服务外包单位年末统一执行。
(7)取消附件单独理赔:
所有判定为故障的附件可同任意待理赔机顶盒包装中无故障的附件更换后,并入理赔机顶盒包装内一起理赔,并在《机顶盒故障分类卡》内注明。
2、理赔周期:
各入户服务外包单位执行固定理赔日,初期以每两周一次为周期,后续视理赔机顶盒数量调整理赔周期。
3、理赔地点:
由申请理赔的入户服务外包单位指定一个地点,由全景指定的收货单位上门处理理赔相关工作。
4、理赔操作流程
(1)入户服务外包单位固定理赔负责人及联系方式。
(2)全景在固定理赔日前日电话联系入户服务外包单位理赔负责人,确认次日理赔回收事宜。
(3)入户服务外包单位填写《机顶盒理赔交接单》(一式五联)见附表1,在理赔日当天,明确理赔数量、回收日期等信息,现场递交理赔回收人员。
经理赔回收人员现场请点无误后,签字确认,一联现场返回入户服务外包单位留存,做设备回收凭证。
(4)全景对该批次的理赔机进行翻新,确认该批次的误判机数量(率)和误判机顶盒明细,以及缺少附件的数量清单,填写《机顶盒理赔交接单》反馈至该入户服务外包单位。
(5)入户服务外包单位接收翻新设备时,根据《机顶盒理赔交接单》对接收数量做确认,并现场签字确认,确认后一联留存入户服务外包单位作为物资接收凭证、一联留存全景、一联留存整转办、一联留存厂商。
全景理赔设备翻新返回一般不超过两周。
(6)入户服务外包单位在收到理赔翻新机以及全景反馈的误判和缺少附件清单后,两个工作日内进行核查,如有质疑数据可在保留原始资料的情况下,在两个工作日内向整转办申请复核,由整转办协调物资部、全景现场确认。
最终确认的数据,将作为整转入户服务外包单位月度考核依据,以及年底与全景结算依据。
附表1
机顶盒理赔交接单
理赔交接日期:
整转入户服务外包单位:
NO:
理赔物件清单
翻新返回物件清单
物件名称
申请理赔数量
确认回收数量
备注
物件名称
翻新返回数量
确认回收数量
备注
外包单位填写
收货单位填写
送货单位填写
外包单位填写
主机(DVT-5500EU-PY-NDS20C)
主机(DVT-5500EU-PY-NDS20C)
副机整机
副机整机
申请人签字:
回收人员签字:
送货人签字:
接收人签字:
申请日期:
回收日期:
送货日期:
接收日期:
误判设备信息反馈
附件缺损数量反馈
误判设备总数:
本批次误判率:
遥控器缺损数量:
AV线缺损数量:
其他:
人为故障情况说明:
机顶盒供应商理赔反馈数据确认人:
确认日期:
注:
本单一式五联,白联:
整转入户服务外包单位留存联(送交时);红联:
设备生产商留存联(返回时);蓝联:
整转入户服务外包单位留存联(返回时);黄联:
机顶盒供应商留存联(返回时);绿联:
整转办留存联(返回时)
附表2
机顶盒故障分类卡
所属整转入户服务外包单位:
故障原因(请画勾选择,可多选)
主机
副机
A
无电
B
面框按键坏
C
有图像无声音
D
锁定失败(马塞克、少台)
E
红外接收失灵(遥控器正常)
F
读卡失败
G
前面框显示异常(BE1、缺笔画)
H
人为故障(外壳、高频头断)
I
遥控器坏
G
AV线坏
K
其它故障描述:
所属整转入户服务外包单位预检人员签名:
日期:
注:
请安装人员对无法正常安装或者维修退回的机顶盒进行预判断,在上表中进行勾选,并将该表放入机顶盒包装中,以便于全景故障判断,提高翻修效率。
第五部分:
整转项目剩余机顶盒退库操作办法
为了及时降低入户服务外包单位的剩余机顶盒库存压力,提高整转机顶盒的周转速度,特制定此退库操作办法,具体如下:
1、由分公司指定专人负责进行整转项目剩余机顶盒的退库申请操作,该退库申请单需要由分公司工程部经理签字确认。
2、入户服务外包单位在信号切换日后三个工作日内将该项目剩余机顶盒数量报至分公司专人处,最晚不能超过整转项目驻点维护期结束后两个工作日上报剩余数量。
入户服务外包单位需要预留一定数量的机顶盒用于驻点维护期的补装、维修,其余的剩余库存机顶盒可进行退库操作。
入户服务外包单位在上报整转项目剩余机顶盒数量时要考虑一定的余量,并以50台为最小单位整数取整。
3、分公司工程部在收到上一批次入户服务外包单位报送的剩余机顶盒数量后,填写《整体转换项目剩余机顶盒退库申请单》,表单请参见附件。
需要在附件中填写需退库的项目名称、需退库的项目编号、入户服务外包单位、剩余主机数量(写明型号)、剩余副机数量(写明型号)、用于下批次使用的项目编号(项目立项审批流程未结束,项目编号可填写“暂无”)、用于下批次使用的项目名称(写明抵扣主机数量、抵扣副机数量)。
(注意:
抵扣发货数量应<=立项申请发货数量)。
4、分公司工程部完成填写《整体转换项目剩余机顶盒退库申请单》后,由分公司工程部经理签字确认,1个工作日内向整转办提交退库申请单,整转办审核签字确认后1个工作日内传真至物资部办理机顶盒的退库操作。
5、分公司、整转办、物资部分别对退库申请单进行备案,并由分公司通知仓库管理员处备案,通知入户服务外包单位本次抵充数量明细。
6、物资部根据分公司提交的退库申请单,进行整转项目的机顶盒抵扣退库操作,向机顶盒供应商下发的机顶盒订单数量=整转子项目立项申请数量-上批次退库数量。
整体转换项目剩余机顶盒退库申请单
编号:
(分公司)2009-×××
物资部:
退料项目编号
退料项目名称
入户服务外包单位
主机(台)
M.21.652
DVT-5500EU-PY-NDS20C
副机(台)
M.21.021
DVT-5500L-NDS
用于下批次使用的项目编号
用于下批次使用的项目名称(抵扣主机数量、抵扣副机数量)
合计
特此联系。
制单分公司:
制单人:
审核人:
整转办审核人:
日期:
年月日
物资部经办人:
日期:
第六部分:
整转项目整改及增端辅料预支申领结算办法
为确保整转项目中整改、增端辅料预支、申领、结算的及时性和便利性,对整转辅料的管理办法进行了简化和完善,具体如下。
一、整改辅料的预支申领结算
1、整改辅料的预支:
分公司在年初整转启动前,提前1个月提交整改辅料预支申领至物资部,预支申领量按照该分公司全年整转安装工作量最大的一个月用户数的1.5倍进行测算。
2、整改辅料的申领
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