人力资源管理制度.docx
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人力资源管理制度
江西燕兴长安汽车销售有限公司
内部管理制度及规范
江西燕兴长安汽车销售有限公司
2010年01月01日
目录
第一章管理大纲2
第二章员工守则3
第一节基本准则3
第二节行为规范3
第三节规章纪律5
第三章财务管理7
第一节总则7
第二节费用支出管理7
第三节其他14
第四章人事管理17
第一节考勤管理17
第二节员工的聘用19
第三节部门、岗位说明24
第四节薪酬制度24
第五节福利管理制度29
第六节员工培训30
第七节绩效考核32
第八节奖惩制度32
第九节人事记录和档案36
第十节建议及意见投诉36
第五章行政管理37
第一节办公用品管理37
第二节文档管理38
第三节车辆管理制度39
附则 ……………………………………………………………………………...41附则一….……………………………………………………………………………………………………41
附则二.……………………………………………………………………………………………………....42
第一章管理大纲
(一)为了加强管理,完善各项工作制度,促进公司发展壮大,提高经济效益,根据国
家有关法律、法规及公司章程的规定,特制订本管理细则。
(二)公司全体员工都必须遵守公司章程,遵守公司的规章制度和各项决定、纪律。
(三)公司的财产属股东所有。
公司禁止任何组织、个人利用任何手段侵占或破坏公司
财产。
(四)公司禁止任何所属机构、个人损害公司的形象、声誉等公司利益。
(五)公司禁止任何所属机构、个人为小集体、个人利益而损害公司利益或破坏公司发
展。
(六)公司通过发挥全体员工的积极性、创造性和提高全体员工的技术、管理、经营水
平,不断完善公司的经营、管理体系,实行多种形式的责任制,不断壮大公司实力和提高经济效益。
(七)公司提倡全体员工刻苦学习科学技术文化知识,公司为员工提供学习、深造的条
件和机会,努力提高员工的素质和水平,造就一支思想和业务过硬的员工队伍。
(八)公司鼓励员工发挥才能,多作贡献。
对有突出贡献者,公司予以奖励、表彰。
(九)公司为员工提供平等的竞争环境和晋升机会,鼓励员工积极向上。
(一十)公司倡导员工团结互助,同舟共济,发扬集体合作和集体创造精神。
(一十一)公司鼓励员工积极参与公司的决策和管理,欢迎员工就公司事务及发展提出合理
化建议,对作出贡献者公司予以奖励、表彰。
(一十二)公司尊重知识分子的辛勤劳动,为其创造良好的工作条件,提供应有的待遇,充
分发挥其知识为公司多作贡献。
(一十三)公司为员工提供收入、福利等保证,并随着经济效益的提高而提高员工各方面的
待遇。
(一十四)公司推行岗位责任制,实行考勤、考核制度,端正工作作风和提高工作效率,反
对办事拖拉和不负责任的工作态度。
(一十五)公司提倡厉行节约,反对铺张浪费;降低消耗,增加收入,提高效益。
(一十六)维护公司纪律,对任何人违反公司章程和各项制度的行为,都要予以追究。
第二章员工守则
第一节基本准则
为了展示良好的精神面貌及工作作风,共同培育“燕兴”文化及精神,特制定员工基本准则。
✧坚持“进取、创新、共赢”的企业核心价值观。
✧“在实干中磨练,在学习中成长”,脚踏实地、兢兢业业的工作,在实践中勤勉学习、
提升自我。
✧敬业,高效,忠诚的对待自己的岗位和事业,团结协作,提高执行力。
✧爱护公物,节约开支,杜绝浪费。
✧维护公司声誉,保护公司利益。
第二节行为规范
企业形象的塑造需要企业内每个员工的共同努力。
本行为规范对员工的行为有约束、引导、指导的效力,它使员工的行为趋于一致,并与企业总体目标相适应。
(一)仪容
✧公司员工在工作现场或参加商务活动、接待客户时,必须注意自己的仪容仪表。
✧请将头发梳理整齐,指甲修好,男士们切记要将胡须修整干净,形成良好的卫生习
惯。
(二)服饰
✧公司员工须按照公司规定规范着装。
✧在公司范围内,必须把员工卡置于胸前明显处。
员工胸卡须妥善保存,如有遗失应
立即向公司综合管理部报告并自行支付制卡费用和补领。
正式员工胸卡制作费由公司支付,离职时必须退卡。
✧公司员工出席商务活动、重要会议、接待客户必须穿工作制服,佩戴员工卡。
✧公司正常上班时间严禁穿短裤、汗衫、拖鞋等。
✧为倡导活泼民主的工作氛围,每周最后一个工作日员工可着便装上下班。
(三)姿态
✧行为要求有正确雅观的姿势,要体现公司的精神面貌。
✧在公司内行走,不要勾肩搭背。
✧在工作场所内或社交场合,要注意保持坐姿雅观。
(四)礼貌
✧上班时,请主动向同事、主管招呼及问好,如:
“XX先生/小姐(也可是职务、中文名或英文名的称谓),早上好”;
✧下班时,离开办公室及工作场所前,主动向还在办公室的同事打招呼,“我先走了,明天见”。
下班分手时,请主动向同事说:
“再见(或明天见)”。
✧接听公司电话,铃声响后(原则上不超过三声)即请接听。
随即向对方说:
“您好,燕兴公司(或燕兴公司某部门)”。
而后倾听对方的电话,必要时,做出简单的记录备忘。
如对方要找的人不在,应主动询问对方是否有事情需要转告或回电,不能简单地说一声“他/她不在”,一挂了事。
✧接待客人来访,需要引领客人的,应在客人右前方一米左右的距离,做出指引,遇到岔道及进入办公室前,应做出手势予以指引,如将客人引见公司/部门主管的,应主动向客人介绍公司/部门主管的姓名及职务,同时向主管介绍客人姓名及职务。
客人离去,应将客人送到公司展厅门口。
✧接待客人过程中,不能当着客人的面有剔牙齿、挖鼻孔、掏耳朵、剔指甲等不礼貌行为。
(五)环境卫生
✧按照5S管理要求(整理、整顿、清扫、清洁、素养)保持办公区域卫生整洁。
✧在公司内不能随地吐痰,乱丢杂物和垃圾。
✧严禁在办公区域摆放与工作无关的报刊杂志,特别不得在办公桌上摆放食物。
✧注意个人用餐卫生,不得在办公区域就餐,不要将吃剩的饭菜到处乱扔,自觉保持公司办公环境的清洁。
✧注意个人身体卫生,洁身自爱,不要沾染毒品、麻醉品。
第三节规章纪律
为保证本公司之正常工作秩序,使员工能安心工作,特颁布有关规章纪律如下,请各员工自觉遵守:
(一)工作纪律
✧按规定的时间上下班,不迟到,不早退,遵照公司要求执行考勤打卡制度,不得代替或授意他人打卡。
✧工作时间不能随意离开工作岗位,不能相互闲谈、看与工作无关之书刊。
✧员工在公司正常上班时间必须佩戴好工牌。
✧公共场所需遵守秩序,不得在公司内随意张贴传单标语,严禁在公司内骚乱、起哄、寻衅闹事、吵架、聚众赌博。
✧未经公司领导同意,不得随意带外人入公司参观、拍照。
✧不得在禁止吸烟区域吸烟。
✧不得在公司内饮酒、嬉戏、讲粗言秽语。
(二)办公安全
✧办公电脑是公司的资产,系统维护和网络设定由专门部门负责管理,员工未经许可不得擅自变动系统配置和网络参数设置。
✧严禁在办公电脑上安装未经公司管理部门授权的软件或连接未经公司管理部门许可的硬件和网络设备。
✧办公电脑在不用或使用者走开时应保持处于关闭或者锁定状态,注意对公司信息保密。
✧公司作业性文件应妥善保管;非公司作业性文件应整齐有序的摆放在办公桌上,不得随意乱丢乱放。
(三)财物保护
✧爱护公司财物,不浪费,不破坏。
✧公司较为重要的办公用品或设备,都由指定人员负责管理和维护,其他人使用时,必须征得负责人的同意方可使用,否则,所造成的不良后果与损失,公司将保留追究责任和要求赔偿的权力。
✧公司员工请自觉不要使用公司的通信设施、办公设备、交通工具等公共资源办理个人私事。
✧不得偷窃、贪占公司及他人财物,一经查获,立即开除,触犯刑律者,交司法部门处理。
(四)职业道德
✧员工在公司服务期间,须认真听从公司总经理及部门经理的领导及工作安排,履行本职要求,遵守公司相关规章制度,良好地执行部门的工作计划和工作制度。
✧员工所从事的工作,或代表公司执行商务活动,都应顾及公司的利益及确立良好的公司的形象,不得做有损公司利益及形象的行为。
✧员工在公司服务期间,不得从事与公司经营利益相关的第二职业,或为第三者从事经营中介服务,如有此类行为者,一经查明,公司即予解雇。
✧员工应严守公司之商业机密,不得将车辆价格及有关数据向外泄露,如有此类行为者,一经查明,公司即予解雇,并追究相关责任。
✧任何人员不得散布谣言,不得非法集会、拉帮结派、做伤害或有损公司名誉和利益之事。
✧讲求诚信,做事先做人,员工应对自己的职业、岗位忠诚,不推诿,勇于承担工作责任。
第三章财务管理
第一节总则
(一)为了规范企业财务行为,加强财务管理和经济核算,根据《企业财务通则》,制
定本制度。
(二)企业应当建立健全财务管理制度,完善内部经济责任制,严格执行国家规定的各
项财务开支范围和标准,如实反映企业财务状况和经营成果,依法计算缴纳国家税收,并接受主管财政机关的检查监督。
(三)企业财务管理的基本任务和方法是做好各项财务收支的计划、控制、核算、分析
和考核工作,依法合理筹集资金,有效利用各项资产,努力提高经济效益。
(四)财务管理工作必须在加强宏观控制和微观搞活的基础上,严格执行财经纪律,以
提高经济效益,壮大企业经济实力为宗旨。
(五)财务管理工作要贯彻“勤俭办企业”的方针,勤俭节约,精打细算,在企业经营
中制止铺张浪费和一切不必要的开支,降低消耗,增加积累。
第二节费用支出管理
(一)费用支出制度
1、资金预算
为有效控制公司成本费用,公司实行费用“先预算审批后开支”的制度。
公司所有各部门每月的日常开支。
各部门应根据业务开展的需要,事先做好月度资金预算表(填写“资金预算表”),于每月1日以前报主管领导审批,经总经理签字批准后方可生效。
公司各部门所需的月度资金预算外的专项资金(如信息费、市场拓展费、策划费等),事先应做好可行性研究及专项资金计划(填写“专项资金申请表”),总经理签字批准后方可生效。
各部门凭有总经理签字批准的月度资金计划表,专项资金申请表,填好相关单据,经总经理或总经理授权代理人批准,向财务部申请资金。
财务部根据以上要求审核后,发放资金。
手续不齐全者,财务部有权拒绝支付、报销。
2、日常费用开支
(A)日常费用指的是交通费、办公费、差旅费、汽车费用、业务应酬费、租赁费、
水电费等。
(B)日常费用开支可采用预借备用金形式管理,预借备用金的标准以不超过借款
人1个月的工资为限,具体情况根据业务需要由总经理确定。
也可采用先垫付后报销的形式。
(C)员工出差返回公司或采购物品完毕,须在返回后五日内办理备用金归还手续。
(D)公司要求当月费用当月报销,最迟不得超过次月的10号,否则财务部有权不
予报销,遇特殊情况(如跨月出差),需经总经理特批才可报销。
3、业务推广及宣传费开支
(A)业务推广及宣传费是公司为开拓业务而发生的费用。
(B)各部门需要开支业务推广及宣传费的,应事先作好市场预测、规划、计划及
业务推广预算,最终报总经理批准。
公司财务将根据经总经理批准后的市场推广计划及业务推广预算有计划开支相关费用,经批准的相关计划、预算作将为报销的依据。
(C)需预支业务推广及宣传费的,经财务审批程序后借支,在业务推广活动结束
后一周以内到公司财务部报销。
(D)公司财务部根据实际发生的业务推广及宣传费,按部门分项目核算和考核。
4、固定资产(设备)开支及管理
(A)固定资产(设备)定义:
凡使用年限超过1年的房屋、建筑物、机器、机械、
运输工具以及与生产经营有关的设备、器具、工具等及属于生产经营主要设备的物品,单位价值在2000元以上,且使用年限在两年以上的,均应作为固定资产,
(B)各部门根据业务需要购置固定资产(设备),应事先对市场及对固定资产(设
备)的投资回收情况进行分析并提供购置固定资产(设备)的资金预算报总经理批准,公司财务将根据董事会批准的购置固定资产(设备)的计划及预算有计划的安排资金。
(C)固定资产的归属管理
I.固定资产无论存于何处,其物权属公司,其负责管理部门为公司综合管理部。
II.凡固定资产都须经过综合管理部的确认,综合管理部有权将固定资产合理调配,任何固定资产的调配必须由综合管理部统筹安排,其他部门无权支配。
综合管理部必须负责对属下的所有资产进行系统地编号,确保档案号与所有资产号一致,固定资产的任何变动与档案记录必须保持一致,同时综合管理部负责资产的维修、考核、评价等。
(D)固定资产购置的申报程序
固定资产购置由使用部门根据计划向综合管理部提出申请,申请单应包括资产的用途、名称、规格、型号、数量、单价、金额,由综合管理部上报总经理,再由总经理提董事会批准后,由综合管理部负责购置、专用设备由技术部门协助购置。
(E)固定资产的验收
I.经办的采购人员携同实物、发票、申购单到综合管理部办理验收手续。
验收合格的固定资产由综合管理部编号、登记后移交使用部门。
固定资产的编号规则:
公司代码+资产类型代码+编号,如:
LAFC-001
资产类型
台式电脑(PC)
笔记本电脑(NoteBook)
办公设备(officeequipment)
代码
FC
FN
FO
编号
三位数,从001号顺序编起
II.使用部门应根据自己申购所需固定资产的型号、质量、厂家对新增固定资产进行调试、运作等测试工作,严格按质验收。
采购经办人员根据上述办妥的固定资产验收单、发票、合同到财务部办理货款结算。
如固定资产的验收单上有不明确之处,财务部有权拒绝处理。
(F)固定资产的领用
公司内部(个人)领用电脑等设备,首先按申领单的要求填写“申领单”,向综合管理部提出申请,由综合管理部向总经理提出申请并获批准后,综合管理部按单出货并签名确认。
(二)费用支出相关操作说明
1、费用支出单据类别
(A)《差旅费报销单》:
员工出差报销的凭证,原始凭证是车、船、飞机票,住宿费
及与本期出差有关的费用。
适用于公司人员出差后的原始单据报销。
(B)《费用报销单》:
员工报销费用的凭证,原始凭证是不需办理旅差的手续的费用
开支票据,如餐费、电话费、邮寄费、业务接待费、礼品、运费等票据。
(C)《借款审批单》:
员工向公司借款的依据。
(D)《支付证明单》:
付款部门申请用银行付款方式付款的依据或无法取得正规票据
的各种费用的支付。
2、报销票据的粘贴
员工将票据整理后,分别齐左呈梯次整齐地用胶水粘贴在费用报销单上,,并填妥附件张数及金额。
切记不可用订书钉装订。
3、报销单的填写
填写内容如实、完整体现报销票据内容,使用钢笔或签字笔填写,不得使用其它书写工具如圆珠笔或铅笔,不得涂改。
用来报销的票据,经办人需在报销单上用钢笔或签字笔签名。
4、费用支出的要求及应注意的问题:
(1)招待费:
100元以上的(含100元)招待费须以信用卡/借记卡方式支出,报销时附上持卡人存根作为报销凭证。
如遇特殊情况未能提供存根的应在发票后注明原因并报上级领导批准。
(2)发票或专用收据:
付款单位名称按费用所属单位的名称填写,并盖有收款单位发票专用章,如没有发票章的票据应附上一份“付款凭证”,并说明原因及送部门主管签名确认。
(3)需办理入库手续(如购物料)的报销:
应附上发票、进仓单、购货合同或采购订单,代
其他部门垫支的费用,需注明该费用的归口部门,并由费用归口部门的部门主管审批确认。
(4)同一期出差费用填写费用类别时:
与车、船、飞机票、住宿费有关的附加费用如保险、机场建设费等归类于对应的车船费和住宿费中,其余费用按相应的栏目分类填列。
(5)旅差补助及住宿标准报销:
差旅费使用标准按综合管理部的规定执行。
出差期间有代他人支出的费用,不属于同一部门,需在报销单注明费用归口,并由该部门主管审批。
(A)住宿费必须凭旅馆、招待所正式发票(或收据)在规定范围内按实报销。
超
过规定的需要报告理由,并经部门经理批准。
特殊情况由部门经理审批报销。
但不得超过标准的20%。
(B)预借差旅费标准是下列若干项的合计。
i.往返行程之路费
ii.预计行程天数×住宿标准
iii.因业务需要由总经理特批的借支
iv.预借差旅费将列入借款人个人借支项目。
(C)固定资产购置:
购买物品在2000元以上的属于固定资产购置,需办理固定资
产申购、验收手续。
购买2000元以上的资产由财务部直接汇款。
具体规定见本章第三节的“固定资产管理”。
(D)业务招待费报销:
须在发票背面注明请客日期、事由、客户名称及人数。
(E)其他费用报销的原始发票:
属购置物品的,须同时备齐“申购单”、原始票据一同报销。
原始票据:
应由经手人、验收人、审批人签名才可报销。
(F)交通费报销:
外勤、出差员工在当地乘坐交通工具,除特别紧急或携带大件
物品或公司车辆不能安排,一般以公交车作为交通工具,确实需要乘坐的士的,必须有正当理由,并经部门经理同意。
车票须在发票背面注明乘车日期、起止地点、事由,否则不予报销。
(G)通讯费用的报销:
标准按综合管理部的规定执行。
凭相应手机号营运商正式发票在限额内按实报销。
(H)日常办公用品和其他杂费:
统一由综合管理部负责购买和报销。
(I)与福利费相关的费用,需要先送综合管理部审核、登记。
(J)与培训、团队建设相关的费用,需要先送综合管理部审核、登记。
(K)发生的书报等资料费用,需要先送综合管理部审核、登记。
(L)公司要求当月费用当月报销,最迟不得超过次月的10号,否则财务部有权不
予报销,遇特殊情况(如跨月出差),需经总经理特批才可报销。
(M)所有借支、付款、报销的单据,不允许涂改,必须更改的须划双红线并签章。
5、付款流程或报销程序
一般流程如下:
经办人填单
部门负责人审批
主管副总经理审批
财务会计审核
总经理审批
财务部出纳结算
会计记账
各具体流程详见《公司内部各项工作流程》
6、备用金归还规定
(A)时间要求:
员工出差返回公司或采购物品完毕,须在返还期五日内办理备用
金归还手续。
(B)员工借款统计表:
对于已到归还期尚未归还的各项借款,出纳根据预计归还
期进行统计编表,交各部门主管,进行归还通知,各主管应督促下属归还备用金,七日后,逾期不返纳的,每天按借款额3%扣罚滞纳金,罚金从当月工资中扣除,并不予再次借支借款。
月末,出纳核对备用金账项,统计未返纳情况,报各部门,由各主管催促下属返纳。
(C)监控:
对于借款数额较大、余额超2000元以上、连续两个月以上仍未返纳的,
会计要加强监控、及时催收。
员工离职或工作调动前,须清收其所有借款,并督促归还公司财物。
(三)各项津贴、报销标准
公司对员工实行通讯费、餐费、出差费等补贴或报销标准,各员工在标准内按实报销。
如员工兼其他职位的,按其中最高职位的标准进行报销,不得累加。
1、餐费津贴
全体员工餐费(午餐)补贴实行统一标准:
100元/月。
餐费补贴按月、以现金形式发放。
2、通讯费补贴
为方便各部门开展业务,公司针对不同职位级别进行不同通讯费补贴标准,各员工在
标准范围内按提交的通讯发票实数报销。
具体规定如下:
(A)新员工试用期内话费报销标准减半,当月15日前(含15日)入职的员工从当月开始报销通讯费,15日后入职的员工从次月开始。
非实名用户的员工按标准的80%报销。
非实名用户如有两部工作手机,可在报综合管理部备案后凭两部手机的相应发票按100%报销。
(B)各职位报销标准如下:
管理、业务部门后勤支持部门
总经理:
500元/月非业务部门经理:
100元/月
副总经理、业务部门总监:
300元/月非业务部门副经理/主管:
80元/月
业务部门经理:
300元/月非业务部门人员:
50元/月
业务部门副总经理/主管:
120元/月内勤人员/助理类:
50元/月
业务部门人员:
100元/月
3、公关招待费报销
为业务人员良好开展业务和有效进行成本控制,对公司领导及业务部门人员设定日常公
关招待费报销标准,各人员在标准范围内按实报销,超出部分自付。
如遇特殊情况(如招待高级领导)则需报总经理特批后方可进行和报销。
其他部门负责人如需招待客人,则需报总经理审批后方可进行和报销。
具体标准如下:
✧总经理、副总经理、业务部门总监:
2000元/月
✧非业务部门总监:
500元/月
✧业务部门经理:
1000元/月
✧业务人员:
500元/月
4、差旅费报销
员工出差需填写出差单,报部门经理审批,报销时需附上出差单作为报销凭据。
原则上短途出差须当天来回。
第三节其他
印章、印信使用和保管办法
一.总则
为保证印章、介绍信使用的合法性、严肃性和可靠性,有效地维护公司利益,杜绝违法行为的发生,特制定本办法。
二.印章的刻制
公司印章刻制均须报总经理批准,由综合管理部凭公司介绍信统一到公安机关办理刻制手续。
印章的形体和规格,按国家有关规定执行。
根据国际、国内先进、适用的质料和种类。
3.下属企业和部门的根据需要要以申请刻制内部或对外用章,但须经总经理批准。
三.印章的启用
新印章要做好戳记,并留样保存,以便备查。
印章启用应事先须发启用通知,注明启用日期、发放单位和使用范围。
启用印模应用蓝色印油,以示首次使用。
四.印章的保管、交接和停用
(一)公司各类印章必须有专人保管。
董事会、公司的正式印章、专用印章、钢印、手章应指定综合管理部长保管;
各部门印章由各部门指定专人负责保管;
印章保管须有记录,注明印章名称、颁发机关、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。
(二)印章保管必须安全可靠,须加锁保存。
特制印章要放在保险柜。
印章放在办公室或随身携带,不准委托他人代管。
(三)印章保管有异常现象或遗失,应保护现场,及进汇报,配合安保部门查处。
(四)印章移交须办理手续,签署移交手证明,注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。
(五)有下列情况,印章须停用:
机构变动要机构名称改变;上级部门通知改变印章图样;
印章使用损坏;
印章遗失或被窃,声明作废。
(六)印章停用要提出处理办法,并报经领导批准,及时将停用印章送制发机关封存或销毁,建立印章上交、清退、存档、销毁的登记档案。
五.印章的使用
(一)使用范围。
凡属以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司法人章;
凡属公司内部行文、通知,使用公司内部印章;凡属部门业务范围内加盖部门印章;
凡属合同类的用合同专用章;凡属财务会计业务的用财务专用章。
(二)使用印章,一律实行审批制度。
凡经领导批准方可盖印,其权限分级掌握,使用哪级印章,由哪级领导批准,并由其负责。
凡不符合需要的,均应拒绝盖印。
用印人填写用印登记簿,领导在该表上签批。
(三)使用印章,一律实行登记制度,注明用印事由、数量、申请人、批准人、用印日期。
代章因工作急需而又无合适印章,可以采用借章办法,借章要在落款处加注“借印”、“代”字样。
使用印章时,保管人应对盖印
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