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办公室工作总结
办公室2013年度工作总结与2014年计划
(办公室)
2013年,办公室工作经历了几易其人。
我6月1日到达办公室岗位工作至今,已经走过了七个多月的工作历程,几个月来,我摆正自己的位置,积极、深入沟通,虚心向公司各级领导学习,努力了解公司,结合自己的工作经验,确立了适宜于本公司的办公室工作思路,既:
“协调一个中心,抓好二个管理,突出二个重点,搞好三个服务”,促进办公室工作跃上新台阶。
协调一个中心,即生产经营中心;抓好二个管理,即人力资源管理、安全管理;突出二个重点,即参谋助手作用、文秘管理工作;搞好三个服务,即为领导、为企业和各部门服务。
按照这个工作思路,围绕岗位职责,结合公司临时安排,办公室努力做好各方面工作,一切服从于公司工作中心,一切服务于公司生产经营,认真、小心翼翼的履行了办公室各项职责。
一、我的几点认识:
几个月的工作,我对公司也有了深厚的感情和深刻的认识:
首先这是一个积极向上的团队,每个人都将公司的事业当作自己的事去做,每时每刻都在奉献自己;
第二,这是一个团结的团队,每个人尽管有自己的岗位职责,但每个人都能做到互帮互助,在做好本职工作的同时去帮助别人做好公司的工作;
第三,这是有着远大发展空间的公司,市场开发布局合理,产品开发选择消费群体对路;
第四,公司经营理念良好:
“传承亚圣仁义精神,诚信缔造健康美食”,体现了“做良心食品,树诚信品牌”的发展观。
第五,这是一个极其适宜我发展的企业。
其一,我个性比较开朗,办事认真,信奉“明明白白做人,实实在在做事”的原则。
无论在任何时候、做任何事,我都会认真地对待、扎实苦干,一丝不苟、创造性地完成公司交办的各项任务。
其二,我个性比较率直,直言不讳是我一贯原则。
为了公司利益,我会毫不保留的阐述自己的观点,也许会对公司的发展起到一点作用;
其三,服从,是我的天性。
一切工作要听从领导的吩咐和安排,毫无条件的去创造条件完成。
其四,善于领会,是我的能力,我会及时理解、遵照领导的意图、有原则的去及时完成。
其五,执行,要坚决地落实贯彻领导意志,强化执行力。
但是服从并不是被动,工作要做到提前预测、积极主动地开展;及时准确地掌握各方面的工作动态,及时向领导反馈信息;注重调查分析,为领导提供决策参考;工作讲策略、讲艺术,认真、科学地搞好领导与领导、同事与同事、部门与部门之间的沟通协调工作,决不扯皮、推委、出现工作空档。
一、2013年工作汇报
(一)基本完成了部门责任目标
按照岗位职责,办公室考核指标分为10大类,通过检查总结我们的工作,各个方面基本上都按照目标要求得以圆满完成。
自9月份实行考核以来,办公室考核得分分别是:
99.5分、98.05分、98.5分。
除食堂卫生存在管理问题外,其余均能基本完成职责范围内工作。
其中:
1、有效主持办公室职责,基本完成职责范围内工作。
2、积极搞好外事接待工作,无不良影响发生。
3、积极做好办公室和办公楼前、厂区北门前卫生管理工作。
每天清扫。
4、有公司年度培训计划,按时组织有关培训,从八月份开始,分别组织了“如何当好兵头将尾”、“安全管理培训”、赵经理的“八大质量原则”培训和孟大伟的“手机微信使用”学习。
5、积极组织实施公司会议,建立了会议签到表、公文运行及时准确、规范,会议记录、协调表及时整理、规范使用,发挥了会议的作用。
6、积极参与规章制度、考核办法、工作流程的拟定、修改和编写工作,有规范的制度和执行记录。
7、积极为公司各部门提供积极的工作支持和管理信息;公司决定重大事项督办无失误、差错和遗漏,并建立了电子版工作日记,每天发企划部审核、监督。
8、注重企业文化的宣传工作,围绕新制度实施、慈善捐款、安全标准化评审、农产品深加工龙头企业政策扶持评估、企业生产经营等工作,做好企业文化建设工作,包括食堂宣传栏的利用、车间重要位置的安全警示等,均较好的发挥了作用。
9、加强档案管理,各类档案按要求规档,将档案进行分类管理,分别建立了电子档案,目前录入工作已经完成80%,预计2014年第一季度末全部完成。
建立了文件发放表、文件借阅登记表、文件销毁登记表。
并制定了《档案管理制度》。
10、食堂管理小有成效;物资发放建立登记簿,实行登记监督;
11、安全按照标准化要求开展工作;
12、职工招收基本满足生产、经营所需。
(二)职责内工作:
1、关于接待:
全年未出现工作失误,基本完成上级来访、专业检查、客户访问、职工来访等接待工作,没有出现客户投诉,员工问卷调查,员工对办公室的满意率较高。
同时,为方便工作,办公室还制订了《接待工作流程》,把各种来访人员的办公室接待、生技部或其他部门准备、车间准备逐项明确,以避免临时接待工作的手忙脚乱或避免工作失误。
2、关于会议组织:
协助建立了《公司例会一览表》,并按照例会制度,按时组织、参加、记录相关会议,及时拟写会议记录、报审,及时发放有关会议的记录,提醒有关领导注意会议决议的督办。
为方便会议落实,多数会议以电子表格形式,形成《问题协调表》,明确协调解决问题、提出人、办理人、监督人、拟定对策措施或方法、执行状态、完成时间,较大的提高了办公效率,有效纠正了说了不做或定了就忘的“无效决策状态”。
3、关于企业文化:
一是在经常与干部职工进行交流沟通,交流时,把团队协作意识逐步深入大家的心中,在把自己融入企业的同时,让自己去影响团队走向更加团结的方向。
二是利用食堂黑板报,把安全提示,包括注意上下班路上的安全、注意操作安全、各路口安全隐患予以张贴,提醒注意安全。
三是有计划的宣传企业的管理制度、管理办法、发展动态和希望,激励、激发干部职工的工作积极性。
4、关于信息收集与反馈工作。
信息收集、反馈、处理工作,是办公室的重要构建更难做内容,虽然职责中不明确。
本年度的信息工作,办公室主要做好了以下工作:
A、及时了解政府有关生产安全、食品安全、企业政策、环保监督等方面的信息,及时向公司反馈并及时提出行之有效的对策措施,特别在环保管理方面。
B、建立健全特种设备的检验档案,及时提出检验建议,确保各种压力容器、试化验设备、计量设备、各种证件处在有效期内,避免脱审现象发生。
C、积极听取干部、职工合理化建议或诉求,及时进行总结、分析,选择有益于公司发展的信息,向有关部门、有关领导反馈,及时消除各种隐患;让企业在稳定中求发展,为职工创造良好的人际环境。
D、及时发现安全、管理过程中的问题,及时反馈有关信息,尽可能指出对策措施。
5、关于公司通用管理标准与规章制度的拟定、修改和编写工作:
A、按照公司要求,协助成了各部门《2013年考核标准》、《各部门工作流程》《2014年公司生产经营目标计划》的汇总、修订等工作。
完成了领导交办的多个临时性管理办法或制度。
B、根据公司安全管理现状和《安全标准化》复评要求,按照13要素完成档案整理工作、多个文件的编写工作、安全标准化复评的网上申报和书面申报工作,做好了评审课件。
C、安全管理:
积极参加每月一次的安全检查,组织好每月一次的安全例会,及时指出安全隐患,提出安全整改措施。
把安全工作当作公司的头等大事来抓:
一是根据自己多年来的安全管理经验,结合企业实际,9月份组织了公司有关人员参加的安全管理培训,取得较好的效果。
二是结合安全标准化评审工作,健全了公司安全管理网络,同时发布了40余个岗位的《安全隐患统计表》,把本岗位安全隐患、建议措施告知操作工,以书面形式予以张贴,有效的控制了安全事故发生。
三是结合企业文化建设,在安全警示方面做出了努力,在车间、厂区重要位置张贴安全警示,如提醒职工注意上下班路上安全!
小心有电!
严禁上锅台!
禁止吸烟等等,并将重点设备、重点部位落实责任人,起到了一定作用。
6、关于人力资源管理:
人力资源管理工作,是办公室日常工作重点内容。
他的主要工作时是员工招聘、员工回访、员工诉求接待等工作。
2013年6月以来,人力管理工作开始走向规范化,具体表现是:
一是建立员工报名登记表,将所有报名人员信息予以登记入册,以方便联系与回访;
二是建立企业《招聘流程》,从员工报名、介绍企业、岗前培训、上岗管理都做了规定和明确分工,员工招收走向正规化;
三是建立《员工登记表》,包括姓名、民族、身份证号码、家庭住址、联系电话、工作单位、入厂日期、合同性质、保险性质、健康状态等信息都录入登记表中,便于查询和使用。
四是关心新职工,帮助解决生活、工作问题;对新职工,加强联络,每天前往访问,反映职工诉求,力所能及的为职工提供宽松、舒心工作环境。
五是做好了工伤保险和职工意外险的管理工作,按时增减人员,保证保险使用的有效性。
7、关于食堂工作:
食堂工作是后勤工作的组成部分,食堂工作的好坏,对职工情绪的影响较大,因此,自接受食堂管理工作以来,我尽自己的能力,尽可能做好食堂工作。
平常我们主要抓好了一下工作:
A、监督食堂,保质保量准备好每日中午饭菜,并储备馒头20个以上,为可能出现的加班人员提供晚饭。
B、监督食堂搞好个人卫生,环境卫生,饭菜卫生,为职工提供健康饮食。
C、实事求是搞好食堂工作人员本职工作考核工作。
D、在保证公司食堂就餐成本的情况下,尽可能的改善职工就餐质量。
8、培训工作:
按照公司要求,做好培训组织工作。
从8月份开始,办公室每月组织一次培训会,内容涉及班组长培新,班组安全管理培训,质量管理教育培训和手机微信使用培训,取得了一定效果。
9、档案管理工作:
按照《办公室工作流程》档案管理标准进行档案管理工作。
10、关于文秘工作:
根据公司管理进程和公司要求,较好的完成了撰写、修订等工作。
其中包括:
1)形成包含晨会记录的工作日记电子版,每天提供给有关领导,为决策执行、落实打好基础;
2)形成包含每周协调、质量例会、安全例会在内例会记录,并将决策以电子表格形式发放各有关部门,直观,便于执行。
方便了管理。
3)配合“农业产业化龙头企业政策扶持项目”申报工作,形成了整套《申请资料》,并获得扶持资金10余万元;
4)配合“山东名牌申报项目”,形成一套山东名牌申报资料。
5)根据公司要求,将各部门《考核办法》,、《工作流程》,制成表格形式,直观,方便管理;
6)根据公司要求,及时准确为上级部门提供公司宣传资料,包括农业局、技术监督局、上级组织的展销会等。
7)配合安全标准化评审,完成包括各种文件、记录资料、网上申报、评审汇报、首末次会议的文字编撰工作,形成文字10余万字。
7)积极完成公司临时交办的文字起草工作,尽可能的做到领导满意。
三、存在问题与对策措施:
㈠存在的主要问题
一是理论水平还不够高,理论指导实践还有欠缺。
个人文字综合能力提高还不够快,离领导的期望和要求还有一定差距。
二是服务质量还不够高,仍有领导、职工、同事不满意的地方。
三是工作不细致,有疏漏现象存在。
四是心太直,工作不注意方法。
㈡今后的努力方向
1、随时应对各种突然出现问题,包括上级领导和公司领导交办的各项工作,并善始善终的处理好这些问题,做到不因此而影响公司生产经营,为公司发展保驾护航!
2、在工作自律方面,将继续按照公司领导的要求,不断加强和提高服务意识,把为公司服务落实到具体工作的每一个程序中。
树立强烈的责任感和事业心,树立强烈的时间观念、价值观念、效率观念,不断提高服务水平,争当“公司先锋”,为我公司经济的发展做出积极的贡献。
3、提高个人修养和业务能力方面,我将做到以下三点:
1)积极参加安排的培训,提升自身的专业工作技能。
2)向领导和同事学习工作经验和方法,快速提升自身素质。
3)通过个人自主的学习来提升知识层次。
4)为人处事尽可能做到“含蓄”。
四、2014年工作计划:
1、自身建设:
1.1加强业务学习和政治学习,每天不低于1小时的网络浏览学习,0.5小时的新闻阅览,每天0.5小时的国家政策或军事知识阅览,不断丰富自己的知识面,提高素质、气质,为做好窗口工作打好基础。
1.2做好为领导服务:
及时完成办公室主任、各部经理和部门主管交办的各项的工作。
要成为领导的助力、助手,急领导所急,想领导所想,做到手勤、嘴勤、腿勤、脑勤,当好参谋助手。
1.3做好各部门服务:
加强与各部门之间联络与沟通,系统的、快速的、有效的传递信息,保证信息在公司内部及时准确的传递到位。
1.4做好员工服务:
加强与员工的沟通,及时收集员工的信息,向公司领导反馈,做好员工与领导沟通的桥梁。
1.5协助公司完善集团各项规章制度。
1.6做好信息保密工作:
保存好办公室常用文档,做好存档保密工作;要及时、准确、全面的收集各方面信息并做好存档工作。
1.7做好文书工作:
及时完成领导交办的各种文稿,学习各种文字材料的写作,提高自身写作功底。
2、日常工作计划(执行《办公室一日工作流程》)
2.1积极按照公司领导意图,及时起草、报审、有关文件、合同、协议等;
2.2继续协助有关部门,积极规范企业文件资料的起草、发放、监督执行、文件资料收回、归档、立卷、保管、借阅等各个环节,制定有关文件头、发文表格、规范文件等,从文秘角度进行规范化管理。
2.3完成《公司档案分类大纲》的编制工作,逐步把企业档案按照既定大纲分类完毕。
三月份完成上年企业档案归档工作。
2.4完成专项电子档案的建立工作,为领导提供及时准确的档案信息。
2.5协助有关领导,不断补充、完善企业岗位职责、规章制度、考核等。
3、内部沟通工作计划:
内部沟通是办公室工作的重要内容,他和文秘工作密不可分,也是文秘工作不可分割的部分,关于公司内部沟通工作,我们计划如下:
3.1、认真组织好企业内部、外部会议的通知、会议组织和会议记录工作。
3.2、及时传达会议精神,督促会议内容的贯彻执行,协助有关部门跟踪内容执行效果。
3.3、做好与职工的沟通工作,认真听取职工意见,及时向公司反馈。
做好公司与职工沟通的桥梁作用。
3.4、逐步做好企业文化的宣传工作。
4、环境卫生与来访客人的接待工作计划:
办公室卫生与访客接待工作好与坏,是公司形象的体现。
作为办公室人员,是这个对外窗口的形象代言人,必须做好有关工作。
计划如下:
4.1、每天早晨晨会后,立即进行办公室、办公楼前环境整理和卫生清洁工作,保证办公室、办公楼前卫生整洁,给来访人员创造一个良好的环境。
4.2、严格执行《接待工作流程》。
当有客人来访时,要问清客人来访意图、联系接待人员、介绍企业情况,以热情、饱满的精神状态,以落落大方的形象笑对访客。
4.3、对上级业务部门来访,要及时告知有关领导和生技部,对于坚持要进入车间的上级领导,在挣得同意后,提醒检查领导穿戴好卫生防护用品。
4.4、全年不允许出现因接待问题而造成的客户投诉。
5、质检、安全、环保、劳动保障等行政监督部门沟通工作计划:
5.1、质量技术监督局:
5.1.1尽快建立或完善公司《特种设备登记台帐》、《特种作业操作证登记台帐》,密切关注证件的有效性,及时进行有关证件的复审。
5.1.2积极做好《质检证报告》、《生产许可证》的保管工作,准确记录客户索要三证的时间、电话、证件名称等有关信息。
5.1.3做好质监局领导来访的接待工作,尽可能做到让“领导满意”。
5.1.4及时传达或保管质量技术监督局有关会议、文件资料,密切关注有关政策动态,积极为领导提供有关信息。
5.2、安全监督管理局:
5.2.1按照安全标准化13个要素档案分类标准,随时补充、完善有关安全档案。
5.2.2做好“三级安全标准化”的复评工作。
争取一次性过关。
5.2.3做好安监局、镇安检办领导来访的接待工作,尽可能做到让“领导满意”。
5.2.4及时传达或保管安监局、镇安检办有关会议、文件资料,密切关注有关政策动态,积极为领导提供有关信息。
5.2.5参加公司安全检查,做好安全记录,督促安全整改。
组织、召开好每月一次的安全例会。
5.2.6安全工作重点
A根据实际情况修订完善安全生产规章制度,并督促落实。
B坚持参加每周的安全检查和安全例会,配合安全管理制度化、标准化。
C协助公司、车间、部门把安全隐患消除在萌芽状态。
D配合相关部门,坚持员工的岗前、岗中教育培训制度,定期进行职工安全思想教育,坚持不同季节的生产现场、上下班路上的安全温馨提示,提高员工的安全思想意识,从根本上保证生产的安全。
E高度重视,强化落实。
在“落实”上下功夫,保证落实及时有效。
F提醒、配合有关部门,加强学习,更新管理方法,即有科学性,又有实用性;即有严肃性,又做到“以人为本”。
5.3、环保局
5.3.1建立电子版的公司《环保文件登记表》,密切关注有关证件、检测报告的有效性,及时申请委托检测。
5.3.2积极做好环保文件的保管工作。
5.3.3做好环保局、镇安环保办领导来访的接待工作,尽可能做到让“领导满意”。
5.3.4及时传达或保管环保局有关会议、文件资料,密切关注有关政策动态,积极为领导提供有关信息。
5.4、劳动保障:
5.4.1积极参加劳动保障部门会议,及时向公司汇报有关信息。
5.4.2做好一年一度的劳动保障部门的劳动年检工作。
5.4.3做好有关领导来访的接待工作,尽可能做到让“领导满意”。
5.4.4及时传达或保管有关会议、文件资料,密切关注有关政策动态,积极为领导提供有关信息。
5.4.5做好工伤保险的管理工作,及时缴纳、及时做好减员、增员工作,及时利用工伤保险。
6、各种证书及证件的到期年检与申报计划
6.1、首先将各种证件列表统计,掌握有关证件的到期信息。
6.2、根据到期信息,及时向有关部门报告检定信息。
6.3、积极配合检定,及时提供有关资料。
6.4、做到无脱审。
7、企业管理工作计划:
7.1、协调工作:
出好谋划好策
7.2、关于考核
协助好工作
7.3、关于制度
按照领导要求,修订、贯彻
7.4、关于培训:
按照公司要求和计划进行。
7.5、关于规范化管理:
以提高管理人员素质为重点,使公司管理更加规范,形成现代企业管理雏形。
8、人力资源管理计划
人力资源管理,是我们的重要工作内容。
它不仅包括员工入厂岗中管理,还包括岗前、岗后管理,异常繁杂。
我们尽可能的做好该项管理工作,即要保证劳动力资源满足生产需求,又要保证职工情绪稳定和维护劳动秩序,同时还要尽可能的节约劳动成本。
主要工作是:
8.1做好招工宣传,积极做好招工工作
8.2搞好员工的岗前、岗中培训教育工作。
8.3做好保险的管理工作,做好人社局和企业的桥梁。
8.4开展文化宣传活动,增加企业凝聚力。
8.5人力资源满足生产经营所需。
9、服务工作计划:
9.1、克服人员少,服务内容多的困难,采取加班、借人、请人帮忙的方法,做好服务工作,尽量满足客人、领导要求。
9.2明确职责,补充、修订、重申部分管理制度,尽可能做到有章可循、各负其责。
逐步形成可行、易操作的制度保障体系。
五、关于公司工作的建议:
1、领导队伍“规范管理”的思想意识需要进一步规范,让管理队伍全体认同规范管理;领导干部的一言、一行、一动都要做到“有法可循”、“有章可查”
2、想方设法,提高车间主任以上管理人员的素质,学会生产的计划管理、调度管理、质量管理、现场管理和安全管理,变“人治”为“法治”,而后向“文治”转变。
3、尽快考察、配齐基层管理人员,包括班组长、车间调度,把车间主管从忙碌中解脱出来,有精力去抓管理,抓调度,为“降低劳动力成本”创造基础条件。
4、继续规范公司决策的形成程序问题。
总经理要参加公司决策。
公司决策是否对公司长远发展、大发展有利,是由公司决策层判断的,如果有利,就必须立刻做出决定,并下发执行,基层管理人员需要考虑的是如何去执行,如何去做好。
目前公司决策层不明显,总经理缺席决策,组织机构分工职责不明朗,副总级缺员或作用未发挥;基层管理人员没有自己的工作思路,让咋干就咋干,养成“等、靠、要”的工作思想。
5、目前,影响企业成本降低的最大障碍是人工费,减少用人,提高生产效率是每一个企业管理者首当其冲考虑的主题。
而解决上述问题的关键,一是加强调度管理,减少人工浪费,二是在设备管理上下功夫,尽可能的提高设备效率,三是无论新上项目或者是现有设备技改,要充分考虑机械设备的自动化、半自动化,减少用人,降低劳动力成本。
2014年,企业应在技改上多下功夫。
6、继续建议生产车间推行生产计划管理制度,为实行全面经济考核和发挥考核的促进作用奠定基础条件。
7、用“考核”强化各级管理人员的“执行力度”,彻底解决“只答应不做”的管理作风。
8、2014年,企业将面临较大的发展机遇,企业应该清醒的认识市场、认识自己,及时淘汰没有成长能力的老客户,发展具备一定经营能力和思想先进的新客户;及时淘汰原料采购难、制造成本高、利润低下、竞争力差的产品,开发具有市场竞争力的新品,替代面临淘汰的产品。
对于弘一设计的投入,应该在做好市场开发计划、生产计划后集中投入,避免盲目投放。
赞成“外整市场,内练硬功”的经营策略。
9、加强销售力量,经常性走访客户、调查市场,通过客户沟通、市场调研,及时开发新产品,确保公司产品保持成长性;同时,由于部分经销商所经销企业产品,利润低下,客户的销售积极性受到影响,通过走访客户,与经销商商谈解决的措施,可以帮助客户找回销售积极性。
10、2014年,涨价产品要给予客户一个“缓冲期”;同时,对因涨价而不订货的客户进行适时走访,帮助他们制定销售措施,解决因涨价而造成的客户销售额度下滑,想法保住客户,帮助他们重新树立销售信心。
11、建议企业高管要积极参加重要会议,及时审批文件,包括每天审阅各部门工作日报、销售报表、财务报表,对于所有报表或汇报,应该都签署意见,并尽可能的反馈意见。
12、各部门都应加强交流沟通工作,包括与职工下属的沟通和与部门主管的沟通。
目前存在的问题是直接领导不明确或直接领导不组织会议,无法汇报工作或了解上级意图。
下级确定的重大决策,必须要以书面形式逐级予以报批,直接领导批准后方能执行。
13、直接领导对于上报文件要及时审批,不得超过12小时,必要时组织会议讨论确定。
14、各部门负责人应尊重直接上级,服从上级管理,对不同意见要事后阐明,通过交流沟通协商解决;下级要注意汇报工作的方式与语气,避免“得理不饶人”或“盛气凌人”,坚决避免激化矛盾。
15、各部门应制定自己的学习计划,并留有笔记,企划部挑头,对自学计划的实施情况进行检查。
通过这种方式,激发个人的学习劲头,提高干部素质。
进行走访,想法保住客户。
必要时总经理亲自出马。
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