需求调研报告.docx
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需求调研报告
内部编号:
(YUUT-TBBY-MMUT-URRUY-UOOY-DBUYI-0128)
需求调研报告
XX集团信息化项目
系统需求调研报告
调研时间:
调研范围:
调研小组:
报告起草人:
XX市公共交通集团公司
厦门蓝斯通信股份有限公司
20XX年01月20日
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签发:
日期:
前言
本文档编制目的是明确XX公交集团公司ERP相关业务流程,以及为保障正常业务正常运转所需的组织结构、人员配置、岗位职责,明确详细的业务流程,明确系统功能。
本文档是XX公交集团ERP系统实施依据,并作为ERP系统验收标准。
本文档的阅读对象主要是XX公交集团高层、营运、安全、服务、机务、物资、人资、财务、行政、信息等相关负责人,以及各业务部门一线操作人员。
1业务现状与问题分析
1.1业务现状
公交企业的信息化走过了三个阶段:
IC卡信息化、财务信息化、调度信息化,随着技术的发展及企业高层对信息化认识的加深,目前正在朝信息化的第四个阶段加速前进。
公交企业第四阶段信息化的特点是企业的整体信息化,即实现部门间子系统和数据的融合和共享,消除“信息孤岛”现象,充分挖掘营运、生产、机务、物资、人资、安全、服务等数据的价值,提高快速决策能力,以及决策的科学性和准确性。
XX公交已经完成了IC卡信息化、财务信息化和BRT线路调度信息化建设。
在企业整体信息化方面,经过近几年内部挖潜和外部引进,也形成了OA、综合统计、票务系统、培训系统等业务支撑系统。
但是,系统各自独立,数据不能融合和共享,形成多个“信息孤岛”,无法形成支撑公交各业务部门的整体信息化系统。
另外,业务系统不完整,业务数据上报滞后,数据报表失真,综合统计分析复杂,无法为高层决策提供及时、有效、准确的数据支撑。
所以,实现部门间子系统和数据的融合和共享,消除“信息孤岛”,实现企业整体信息化就成为迫在眉睫的建设任务。
1.2问题分析
目前,国内大多数公交企业都面临着以下问题:
1.安全管理
1)安全事故伤亡、车损、借款、费用、理赔、处理情况等过程不能有效监控,事故信息不能做分类统计分析,对安全工作没有指导意义。
驾驶员安全里程无从统计或者统计不准确。
2.服务管理
1)无法通过热线、网站、短信等方式的为乘客提供全方位准确的出行服务。
3.人资管理
1)员工数量比较庞大,人员流动频繁,人资部门不能及时掌握到实时的人员状况。
2)人资部门主要的精力都投入到每月薪资计算中,劳动强度大,工作重复,导致无暇顾及人员培训、绩效考评等提升人员素质等工作。
4.机务管理
1)车辆档案管理比较混乱,车辆的生命周期信息无从查找。
2)不进行车辆定期保养或者无法自动化计算出准确的保养计划,随坏随修,导致车辆完好率较低,车辆整体利用率不高。
5.物资管理
1)无法实现仓库的科学化管理,造成物资积压与短缺同时存在,资金周转率低。
2)原本关系非常密切的物资系统与机务系统无法实现衔接,各自存在一套账目,产生了报表数据差异。
3)站修库是一个管理真空地带,站修仓库的库存无法及时掌握,使用情况与使用车辆无法跟踪,导致单车成本核算不准确。
2系统目标与范围
2.1系统目标
充分利用现代网络技术、通讯技术,信息技术、计算机辅助管理技术,建立企业信息管理共享平台,实现公交数据信息化,实现各部门数据融合共享、加强部门间的协作、提高管理和办公效率,建设完成XX公交ERP信息化系统。
根据公交业务管理需要,建立完善的业务流程管理体系,实现业务管理的规范化、流程化、网络化,提高企业营运生产中工作效率,提高企业管理水平,实现企业管理现代化。
建立完善的数据分析体系,提供快捷、综合的数据查询和数据统计,为公交领导层提供快捷、高效的决策信息。
2.1.1安全管理
建立完善的ERP安全管理子系统,实现驾驶员安全档案等安全相关数据的数字化管理,实现安全事故的全过程监控和管理,实现多维度的安全违章、安全事故分析、为安全培训提供有效的理论基础与数据依据,进而有效减少安全违章、安全事故的发生、降低企业安全事故处理费用、为市民提供更安全的出行保障,提高企业形象。
2.1.2服务管理
建立完善的ERP服务管理子系统,实现乘客表扬、投诉业务的流程化管理。
建立科学的乘客出行咨询体系,提升信息服务水平,为市民提供更温馨的出行服务,提高企业形象。
2.1.3人资管理
建立完善的ERP人资管理子系统,实现员工的基础资料、档案信息的数字化管理;实现员工薪资体系的数字化,结合各种考核数据,通过自动化统计方式准确的计算员工的薪资,减少工资填报误差,降低劳动强度;通过对人员分布和构成的分析,进行人员有效调整实现人员结构优化、提高劳动生产率。
2.1.4机务管理
建立完善的ERP机务管理子系统,实现车辆与车辆总成件生命周期管理,实现车辆的科学化管理;建立机务技经考核体系,实现公交燃料、材料、轮胎消耗的准确统计、考核,实现单车成本的准确计算;实现按营运里程自动生成车辆保养计划,提高车辆保养周期的准确性;实现车辆维修信息化管理、实现维修工单的质量跟踪,降低二次返修机率,提升营运车辆完好率。
2.1.5物资管理
建立完善的ERP物资管理子系统,实现物资的条形码管理;实现物资(车辆配件)从采购、入库、调拨、使用、报废的全程跟踪,提高业务管理水平;实现库存物料的安全库存管理、呆滞物料预警,保证物资库存保持在合理的存量;实现库存量化管理、精细化管理,加快物资流转,降低资金占用。
2.2系统建设范围
在XX公交集团搭建企业一体化的ERP系统,包含OA系统、人资系统、安全系统、服务系统、机务系统、物资系统、票务系统和决策分析系统。
所涉及到的部门包括总公司(行政部、科技信息部、营运发展部、服务质量部、机务技术部、安全保卫部、人力资源部、财务部的票务科),三个分公司,十四个车队,巴士公司,汽车修理厂,三个分公司保修厂,物资供应公司。
2.3关键变革
信息化建设的过程就是不断创新、不断变革的过程,为了满足本次信息化建设的目标,达到XX高层管理者的期望,本次信息化主要进行如下表所示的关键变革。
序号
问题
变革
价值与效果
无法进行统一的数据分析,产生信息孤岛
通过集中式的数据管理,多系统紧密融合,实现数据共享
通过数据分析,提供决策支持和综合统计
各业务部门流程随意,各自为政
通过系统标准流程化管理,实现业务统一管理
企业的流程得到固化,管理得到统一;数据一致,高效
业务人员的人为因素过多,管理难以达到刚性
各业务流程结合信息化系统,实现系统化管理
固化流程,为后期优化创造条件
配件、燃料供货资源高层无法掌控,采购风险较高
提供透明化、信息化的标准采购流程管理
统一管控,提高工作效率,降低采购风险
各部门大多数采用手工台账,数据统计与分析繁琐
使用信息系统将台账进行电子化管理
统计汇总快速准确,降低办公成本,提高工作效率
二次领料与返修无法认定
通过配件单件跟踪功能为二次领料与返修认定提供参考
降低返修率,提高维修质量,及早发现配件批次性质量问题,降低维修成本
3企业组织结构
3.1组织结构与职能
3.1.1组织结构
XX公交行政组织由总经理室决策领导,总经理室下设行政部(下设应急办、档案室)、科技信息部、服务质量部(下设服务中心、稽查大队)、营运发展部、机务技术部、安全保卫部、人力资源部(下设驾训队、教育中心)、财务部(下设票务科)、监察审计部等。
组织结构图如下:
3.1.2组织职能
序号
职能部门
职能
总经理
全面负责公司业务;
公司层面问题决策。
副总经理
业务审批;
掌控业务运营状况;
决策分析。
财务部
进行公司财务核算;
进行往来帐款的统计与结算;
工资发放;
票务台账记录;
点钞与营收统计分摊;
进行财务相关数据的分析。
营运发展部
运营计划、技经指标工作计划制定;
运营过程监管;
线网规划与调整;
设施管理;
绩效考核;
旅游车辆证件办理与年审。
人力资源部
员工档案、合同管理;
员工薪资管理;
社保、公积金管理;
员工工伤申报管理;
绩效考核管理;
员工培训、考试、评级管理;
驾训处培训管理。
机务技术部
车辆采购、基础档案初始化;
车辆定额标准管理、技术标准制定;
维修生产设备管理;
公司能源消耗管理;
总成件等配件档案管理;
维修质量跟踪。
服务质量部
市民热线咨询、投诉、表扬、建议处理;
乘客信息发布;
服务稽查。
安全保卫部
驾驶员安全档案管理;
安全稽查管理;
安全事故管理;
事故分析与安全培训;
保卫、人武管理。
物资供应公司
采购管理;
中心仓库库存管理;
油库管理。
行政部
日常办公管理;
公文流转审批管理;
会议管理;
企业组织建设管理;
经济合同、法律咨询与质量体系管理;
科技信息部
系统正常运行支持与维护。
分公司
营运资源管理(人员、车辆;)
计划排班管理;
服务事件落实。
车队
考核数据统计汇总;
驾驶员工资计算;
站修管理。
分公司保修厂
车辆维修;
车辆保养;
维修材料领用;
维修材料分库库存管理。
汽车修理厂
除保养与小修外的车辆、总成件大修;
特约维修;
对外维修。
3.2组织关系分析
3.2.1组织的行政关系
组织间的行政关系同企业组织结构。
3.2.2组织的业务关系
1.未采用运修分离的业务管理方式,保修厂归从行政上归属于各分公司,业务上归属于机务技术部,机务技术部提供指导和监督,分公司进行人员管理。
2.保修厂、汽车修理厂仓库都属于物资公司,各仓库都是中心仓库在各分公司的代存仓库,仓库之间调拨不产生成本差异,分公司进行人员管理。
3.2.3组织的财务关系
巴士公司是独立核算公司,是上海巴士与XX公交共同出租组建。
行政上归属于XX公交公司,业务上需要与公交集团平级。
3.3岗位
3.3.1行政部岗位
本次信息化相关岗位职责如下:
序号
岗位
职责与活动
备注
行政部经理
对外公共联系的协调管理和重大应急事件协调处理;
协调公司各职能部门之间以及职能部门与基层单位之间的工作关系。
企业管理员
制定考核计划与目标,并对各处、室的数据进行汇总考评;
公司组织架构的规划、调整以及职责划分;
在合同的审批流程上针对法律上的风险进行评估归档等;
各部门提交与自己的职能相关的管理制度,企管部备案下发;
对职工的健康安全、社会责任、技术规范以及环境等等进行内审和外审;
为企业的法律相关事务提供咨询服务;
处理相应法律纠纷。
档案管理员
维护人员的相关档案信息;
保管员工档案;
公务车辆的相关档案信息进行备案管理;
站台等基建设施的信息以及工程图纸等进行备案管理;
内勤
公文处理、文稿起草、会议组织、印鉴使用等日常办公业务等等;
公司来宾和上级领导的接待工作;
办公资产进行分类管理;
进行月度或年度的目标管理跟踪;
文件进行申请、审批流转;
接待和处理群众的来信、来电、来访;
办理人大建议、政协提案及上级交办的重要信访;
获取公务车使用需求;
调派公务车;
员工日常考勤管理。
3.3.2营运发展部岗位
本次信息化相关岗位职责如下:
序号
岗位
职责与活动
备注
营运发展部经理
制定运营计划
制定技经指标工作计划
营运管理员
运营过程监管
线网规划与调整
旅游车辆证件办理与年审
综合统计
各部门统计数据汇总
3.3.3安全保卫部岗位
本次信息化相关岗位职责如下:
序号
岗位
职责与活动
备注
安全保卫部经理
安全档案审核
安全事故与稽查监督与审批
安全科长
安全事故与稽查监督与审批
安全培训计划制定
事故借款审批
事故分析
安全员
安全档案维护
安全稽查与录入
事故处理
保险理赔
安全培训记录
行车事故与违规稽查统计
驾驶员安全里程统计
3.3.4服务质量部岗位
本次信息化相关岗位职责如下:
序号
岗位
职责与活动
备注
服务质量部经理
服务质量部整体协调
投诉、服务稽查处理审批
客服中心主任
投诉、表扬事件的分发与审批
事件统计分析
客服中心接线员
乘客咨询、表扬、投诉处理
投诉、表扬工单记录
服务稽查人员
服务稽查与记录
3.3.5人力资源部岗位
本次信息化相关岗位职责如下:
序号
岗位
职责与活动
备注
人力资源部经理
内部员工管理制度制定
工资审核
工资合同管理员
人员档案维护
工资合同管理
劳动定额管理
收集分公司各类工资数据
工资计算与发放
奖励汇总与发放
调薪小组
公司工资体系维护
员工工资级别认定
内勤
员工日常调动管理
社保管理
员工满意度的测评
工伤申报
劳保用品管理
职工卡管理
绩效考核汇总
教育中心主任
员工培训、考试、评级档案审核
教育中心办事员
员工培训、考试、评级档案管理
驾训队队长
驾驶培训信息审核
组织驾驶员培训工作
驾训队信息员
驾驶培训信息存档
3.3.6机务技术部岗位
本次信息化相关岗位职责如下:
序号
岗位
职责与活动
备注
机务技术部经理
车辆采购审批
技术标准审批
车辆技术管理员
车辆文档资料建档;
车辆技术资料下发";
车辆初始化基础档案的初始化录入;
车辆基础档案变化的维护;
制定车型定额标准;
技术质量管理、维修质量管理;
对车辆保修工艺规范、技术标准、质量标准、工艺技术文件及各类技术定额、保修定额的修订,并督促各基层单位执行;
组织实施企业技术开发计划,不断推广新工艺、新技术、新材料(配件)、新设备、车辆新装备的应用,提高技术含量和水平等工作;
安排车辆的定时安全检查和不定时的检查。
设备管理员
维修设备、生产设备管理
设备资产管理
内勤
维修工工资统计
机务事故调查处理
3.3.7物资公司岗位
本次信息化相关岗位职责如下:
序号
岗位
职责与活动
备注
物资公司经理
价格审批;
采购审批;
供应商准入审批。
采购科长
采购审批;
供应商准入审批;
年度、月度采购计划制定。
采购员
根据上报计划进行采购;
临时零星采购。
仓库科长
库存交易单据审核。
仓库保管
采购验收入库;
调拨出库;
库存外销;
库存到期预警处理;
库存月结余盘点。
油料管理员
统计内部加油数量
统计IC卡加油数量
统计外部加油数量
3.3.8票务科岗位
本次信息化相关岗位职责如下:
序号
岗位
职责与活动
备注
票务科长
票务审核
点钞员
现金清点与记录
统计员
营收统计分摊等;
信息中心人员
IC卡数据收集分类。
3.3.9分公司岗位
本次信息化相关岗位职责如下:
序号
岗位
职责与活动
备注
分公司经理
分公司营运情况分析。
车队长
车队营运情况分析;
安全服务时间上报审核。
营运人员
线路排班;
人员调动;
营运管理;
安全服务人员
安全服务稽查;
安全服务稽查落实调查
车队事故处理;
事故借款处理;
事故理赔处理。
机务人员
保养计划制定;
线路车型定额设定;
车辆日常例行检查。
统计员
驾驶员绩效奖金计算;
营运各类数据统计。
保修厂厂长
保修厂维修配件业务管理;
维修检验审核。
调度
车辆维修的派工与调度。
检验员
车辆维修入场初检;
车辆维修完工检验。
仓库保管员
配件调拨入库审核;
维修领料出库;
库存月结与盘点。
4业务流程
4.1流程概述
4.1.1业务清单
职能
业务
备注
行政
《办公管理》
《会议管理》
《资产管理》
《项目管理》
《费用管理》
《信访管理》
《公务车管理》
营运
《营运管理》
《报表管理》
《统计分析》
安全
《驾驶员安全档案管理》
《稽查管理》
《事故管理》
《年审换证管理》
《安全奖励管理》
《安全培训管理》
《统计分析》
服务
《乘客服务管理》
《乘客出行查询服务》
《统计分析》
人资
《员工档案合同管理》
《薪资管理》
《劳保物品管理》
《培训管理》
《绩效考核管理》
《统计分析》
机务
《车辆相关基础数据管理》
《维修相关基础数据管理》
《保养管理》
《维修管理》
《年审保险管理》
《统计分析》
物资
《基础信息管理》
《采购管理》
《库存管理》
《统计分析》
4.1.2流程图例
图例
说明
流程的起始点,一个流程需要至少一个开始
流程的终止点,一个流程需要至少一个结束
流程中的系统外活动,活动须是一个动宾结构的词语
流程中的通过计算机系统完成的活动,活动须是一个动宾结构的词语
子流程,可以是预定义的,也可以是可以关联的其它流程
分支判断
流程中的手工文档,或者计算机系统的输出文档,或者是系统内部存储的文档或记录
流程的流向连接线
4.2安全管理
安全管理系统主要包括基础信息、稽查管理、事故管理、统计分析、其他等功能模块,主要完成驾驶员安全信息、服务稽查管理、事故管理、驾驶员年审换证、驾驶员安全培训记录等信息的管理和设置,并提供相关报表进行数据统计分析。
业务处理流程采用工作流进行业务流转,实现公交业务的编制提交、多级审核、领导审批、驳回等多级审批处理,业务流程可按角色进行自定义灵活设置,实现工作流的角色权限控制。
4.2.1基础信息管理
4.2.1.1驾驶员安全档案管理
1.功能描述
驾驶员安全档案共用ERP系统人员库,对驾驶员的安全信息进行维护。
包括驾驶档案和驾驶简历。
驾驶档案的基础信息有:
驾驶证类型、准驾车型、驾驶证号、驾驶员档案号、公交驾驶日期、初次领证日期、上次年审日期、上次换证日期、公交驾龄(年)、安全里程、公交总里程等信息。
驾驶简历管理驾驶员的驾驶简历。
实现驾驶员的安全里程与公交总里程自动记录功能(取营运里程与安全事故处理扣除里程)。
2.界面展示
4.2.2稽查管理
4.2.2.1
1.功能描述
通过查询车载机上报的超速,产生超速处罚单,通过车队、分公司、总公司三级工作流处理机制完成超速处理。
2.工作流程
3.界面展示
查询生成处理单据并提交
处理
4.2.2.2
1.功能描述
记录电子警察违规情况,管理数据:
违章类型、线路、车辆、驾驶员、时间、地点、违规描述、交警处理情况、安服科意见、分公司处理意见等,实现附件资料管理。
2.界面展示
4.2.2.3稽查管理
1.功能描述
稽查单位进行安全稽查,产生稽查单据,通过车队、分公司、总公司三级工作流处理机制完成稽查处理。
稽查管理管理数据:
线路、车辆、驾驶员、检查时间、检查人员、违章地点、违章情况(五大类等)、违规描述、处理情况(绩效分、罚款)、处理意见等,可附加稽查单进行明细管理。
2.工作流程
3.界面展示
4.2.3事故管理
通过记录安全事故的详细信息,分类统计分析安全事故多发路段、多发时段等来指导安全生产工作和培训,从而规避安全事故,以此来达到减少事故,降低事故费用,提高安全生产水平。
包含【事故地点】、【保单管理】与【事故管理】三部分。
4.2.3.1事故地点
管理事故多发路段的基础信息,含名称、类型、区域、备注字段,供事故管理与事故分析使用。
4.2.3.2保单管理
1.功能描述
管理车辆保单基础信息,与事故中的理赔相关联。
用于做保单成本分析。
包含数据:
名称、组织、车辆、保险公司(可自定义)、保单类型(可自定义)、保单金额、费率浮动、起止日期、退保金额、备注等。
2.界面展示
4.2.3.3事故管理
1.功能描述
实现安全事故的处理过程监控,包括事故发生、报案、伤亡、车损、借款、理赔、费用等情况。
通过车队、分公司、股份公司的多级审批工作流流程进行事故处理,并作相应的安全里程处罚,自动维护驾驶员安全里程。
基础信息包含:
事故发生时间、地点、天气、组织\线路、驾驶员、事故概况、事故性质、事故种类;
处理基本信息包含:
受理部门、是否报案、责任认定、处理人员、处理日期、处理方式、个人经济赔偿、扣除安全里程方式、扣除绩效考核分数。
处理流程信息包含:
处理步骤、处理人、处理意见。
伤亡信息包含:
人员区分(类别区分对方、己方可自定义)、姓名、性别、年龄、电话、身份证号、单位、治疗医院、伤情程度(轻伤、重伤等可自定义)、伤情描述。
车损信息包含:
车辆区分(类别区分对方、己方可自定义)、车牌号、车辆类型、内部估价、保险公司估价、评估中心估价、当事人、电话、单位、车损程度(可自定义)、车损情况描述。
借款信息包含:
借款人、借款日期、借款金额、备注
理赔信息包含:
报案号、保险种类、保险赔付金额、理赔送付日期、理赔完成日期、理赔进度、保单(自动筛选)。
事故资料:
可上传保存多个FLASH、图片等事故相关资料。
费用信息包含:
费用内容、分类(可自定义)、金额、备注。
2.工作流程
3.界面展示
基本信息
伤亡
车损
借款
理赔
费用
处理
4.2.4其他功能
该模块包含【】、【】与【】三部分。
4.2.4.1
1.功能描述
换证/年审可根据驾驶员上次换证/年审日期自动生成提示信息,并实现预警(黄色背景)和逾期(红色背景)显示。
2.界面展示
4.2.4.2奖励管理
实现对驾驶员的奖励管理。
记录奖励日期、人员、奖励类别、描述、意见等。
4.2.4.3安全培训
可自定义培训、并记录参加培训驾驶员与成绩。
4.2.5统计分析
统计分析是安全管理的报表。
包括驾驶员安全里程,地点安全事故,保险理赔,事故明细(驾龄),事故明细(费用),事故数量(驾龄),事故数量(费用),车载机违规汇总,站点超速,安全事故。
以下举例说明:
4.2.5.1
1.功能描述:
按事故发生地点统计事故数量。
2.报表展示
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