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9报表的使用及自定义报表
9、报表的使用及自定义报表
第九章、报表的使用及自定义报表
第一节、报表的分类
将单据中的内容以不同方式统计即产生报表,因此,报表的数据来源于单据,如果单据中的数据错误,将导致统计结果的错误;另外,统计方式的不合理,也将产生错误的统计结果。
从报表的统计形式来分,可分为明细表、汇总表。
明细表仅将单据中的内容照搬过来,一般仅作排序处理,如“销售明细表”仅将销售单中的数据照搬过来,对数量、单价、金额等项目不要求进行汇总或求平均处理,同一个产品可能在报表中出现多行的情况;汇总表通常是对单据中的内容按某种要求统计后产生的报表,如“销售汇总表(按产品汇总)”,要求对不同单据中同一个产品对数量、金额进行相加统计,对单价进行求平均统计,一个产品只有一行。
统计方式可以是多样化的,比如:
按单号统计、按客户统计、按产品统计、按客户+产品统计、按产品+库位统计等等。
从反形式来分,可分为一般报表(图9.1-1)、分组报表(图9.1-2)、分栏报表(图9.1-3)。
一般报表通常按一个项目进行统计,如销售汇总表(按产品汇总)、销售汇总表(按客户汇总)等;分组报表一般要求按两个以上项目进行统计,如销售汇总表(按客户+产品汇总)、销售汇总表(按业务+产品)等;分栏报表通常仅用于打印项目较少,而纸张较大情况下。
按客户分组每组作一个小计
第二节、报表的查看
各种报表的查看方式大体相同,我们以销售报表(按产品汇总)为例,说明报表的查看方式。
通过菜单“报表?
销售报表”可查看销售报表。
一、填写报表日期
在进入销售报表时,系统首先要求用户填写报表日期(图9.2-1)。
报表日期决定了报表的数据时间段。
报表日期系统默认为当天的日期,如果与结帐关联的报表,如:
应收汇总表、应付汇总表、库存报表等,系统默认为最后一次结帐的日期到当天的时间。
日期可以修改。
如果要指定查看某一个客户的
销售情况,可以在填写日期后
指定要查看的客户,可采用帮
助录入方式。
如果需要可
以指定客户,如果要指定查看某一个产品的
销售情况,可以在填写日期后
如果需要可以指定要查看的产品,可采用帮
指定产品助录入方式。
在指定了客户、产品后,报表
中的内容仅反映指定客户或产
品的销售情况,其它客户或产品的销售情况将不反映在报表中。
如果经常要了解某一个客户(或某一类客户)、某一个产品(或某一类产品)的销售情
况,可以在定义报表中,通过设定报表条件来专门定义一份相应的报表,查看时
更加方便。
如:
商场类客户销售统计表、高露洁系列产品销售统计表等。
二、选择报表
在填写好报表日期后,按确定按钮,系统要求用户选择报表(见图9.2-2)。
用鼠表点击
“销售汇总表(按产品)”,然后点确定即可。
在选择报表后,系统将自动产生相应的报表内
容(见图9.2-3)。
报表选择窗口中报表,均由用户在
自定义报表中设定的报表,如果在
自定义报表时,删除了所有报表,
选择报表窗口中将为空白。
如果所选择的报表定义不完整,在
产生报表内容过程中有可能出现错
误信息,此时,用户可以在定义报
表中检查定义报表的合理性。
报表中数据是否正确,主要取决于
报表定义的合理性,特别应注意明
细表与汇总表的区分、数值型项目
的求和与求平均。
指定的日期报表标题筛选条件等内容
表格标题
功能按钮报表合计
报表中的栏目顺序,按定义报表中项目的排列顺序排列。
报表中每一栏目的宽度,用户可用鼠标调整。
三、对报表数据进行排序
报表中的数据允许按任何项目重新排列顺序。
如要进行排序,可点击排序按钮,系统
将弹出排序窗口(见图9.2-4),选择好排序项目、排序方式,按确认即可,报表中的数据将
按指定的要求重新排列顺序。
通过排序,
我们可以从报表中了解更多的有用信息,
对管理和决策更加有利。
按金额或数量排序,可以产
品销售排行榜。
从中了解到
选择排序方式哪些产品更好暢销,哪些产
品滞销,更有利于我们进货
选择排序项目决策。
在客户销售汇总表中,如果
按金额排序,我们可以了解
哪些是我们的主要客户。
在销售退货汇总表中,如果
按数量排序,我们可以了解
哪些产品退货较多。
四、对报表数据进行过滤筛选
在我们只需要了解一部份客户或一部份产品的销售情况,而非所有的客户或产品的销
售情况时,可采用系统提供了简易过滤筛选法。
你可以从报表中逐步筛选出所需要的数
据。
下面以例题来说明过滤筛选法的使用。
例题:
要求在销售报表中筛选出01类产品,且销售额在1000元以上的产品。
方法如下:
用鼠标点击产品编号栏的表格标题,筛选条件将变为产品编号,在筛选条件的起
始条件项中填写01,结束条件项中填写01或不填写,输完后按回车,报表中将
过滤出产品编号是01开头的产品。
用鼠标点击金额栏的表格标题,筛选条件将变为金额,在筛选条件中起始条件项
中填写1000,终止条件中填写999999,输完后按回车,系统将筛选出金额大于
1000元的产品。
(注:
999999是估计金额中最大的数)
特别说明:
如果要取消筛选,显示出所有报表内容,可按全显按钮,系统将取消原有的筛
选。
报表中的任何项目均可以作为筛选条件。
在点击表格标题时,系统将光标所在位置的内容自动填写在条件中。
如果要对品名、客户名称等文字型项目进行模糊,在填写筛选条件时,只须填写起始条件,不必填写终止条件,此时,系统将采用模糊筛选方式。
五、报表打印
点击打印按钮,系统将弹出打印选择窗(见图9.2-5)。
1.打印全部内容
如果要打印报表中的全部内容,在打
印选择窗中选择“打印全部”,然后,点击
确定即可。
如果打印前,对报表内容进行
了筛选,仅打印筛选后的内容。
因此,如
果只需打印部份内容时,可在筛选后,点
击打印按钮。
2.仅打印选定内容
如果只想打印报表中的部份内容,而且这些内容难以使用过滤筛选法进行筛选时,可在选定栏,对要打印的内容选定(即打上钩),然后点击打印按钮,并在选择打印窗中选择“仅打印选定内容”,再点击确定即可。
3.不打印选定内容
如果有个别内容不希望打印出来,可以在报表的选定栏,对不要打印的内容进行选定,然后点打印按钮,并在选择打印窗中选择“不打印选定内容”,再点击确定即可。
4.转成EXCEL文件
系统允许将报表中的内容转成EXCEL文件。
用户可以利用EXCEL的强大数据分析能力对数据作进一步的分析处理。
如果要转成EXCEL文件,点击打印按钮,然后选择“转成EXCEL文件”,再点击确定即可,系统自动将报表中的内容转成EXCEL文件,并打开EXCEL系统。
如果只要求部份转成EXCEL文件,可以预先进行筛选,然后再转。
注:
如果要转成EXCEL文件,要求安装有EXCEL系统。
5.预览打印
在选择打印窗中按确定后,系统将询问“是否输出到打印机,”,如果回答“是”,系统将打印内容发送给打印服系统,如果选择“否”,系统将进行预览打印。
预览打印的主要目的在于观察打印效果,实际打印时所使用的纸张与预览时所使用的纸张会不一样,将导致实际打印效果与预览效果不一样。
因此,打印时,请不要通过预览打印来打印报表。
六、更换报表日期
如果在进入报表后,如果要更换报表日期,可用鼠标点击日期,系统将弹出日期窗口供用户重新填写(见图9.2-1)。
更换报表七、
在查看一份报表后,如果要查看另一份报表,可点击报表标题,系统将弹出报表选择窗供用户选择另一份报表(见图9.2-2)。
八、在报表中使用快捷键
在报表中,除了使用鼠标进行操作外,也可以通过系统提供的快捷键方便操作。
更换报表日期:
/(相当于用鼠标点击报表日期)
更换报表:
END(相当于用鼠标点击报表标题)
更改筛选条件:
HOME(相当于用鼠标点击表格标题)
取消筛选(全显):
SPACE(空格键,相当于用鼠标点击全显按钮)
打印:
P(相当于用鼠标点击打印按钮)
排序:
S(相当于用鼠标点击排序按钮)
第三节、自定义报表
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- 关 键 词:
- 报表 使用 自定义