公文处理办法.docx
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公文处理办法.docx
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公文处理办法
公司公文处理办法
第一章 总则
第一条 为使公司(以下简称公司)公文处理工作规范化、制度化、科学化,根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》(国办发〔2000〕23号),结合企业实际,制定本办法。
第二条 公司系统的公文,是公司在企业管理过程中形成的具有特定效力和规范体式的文书,是进行企业管理和商务活动的重要工具。
第三条 公文处理指公文的拟制、办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理必须坚持实事求是、精简、高效的原则,做到准确、及时、安全。
第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,确保国家和企业商业秘密的安全。
第六条 公司各部门负责人应当高度重视公文处理工作,模范遵守本办法并加强对本部门公文处理工作的领导和检查。
第七条 公司办公室(党委办公室、总经理事务部)是公文处理的管理机构,主管本公司党政公文处理工作。
第八条 公司办公室(党委办公室、总经理事务部)应当设立文秘机构或配备专职人员负责公文处理工作,公司其他部门应当 兼职人员负责公文处理工作。
第二章 常用公文种类
第九条 公司常用的公文种类有:
(一)决定 适用于对重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关单位(部门)及人员,变更或撤销下属单位不适当的决定事项。
(二)通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
(三)通知 适用于传达上级的指示,要求下级办理或者需要知道的事项,批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文,任免人员。
(四)通报 适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
(五)报告 适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。
(六)请示 适用于向上级机关请求指示、批准。
(七)批复 适用于答复下级单位的请示事项。
(八)意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(九)函 适用于不相隶属机关或单位之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
(十)会议纪要 适用于记载、传达会议精神和议定事项。
第三章 公文格式
第十条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文文号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、印发机关和印发日期等部分组成。
(一)秘密等级和保密期限 公文秘密等级分为“绝密”、“机密”和“秘密”三个等级。
涉及国家秘密的公文,应当在公文首页版心右上角用3号黑体密级和保密期限,并用“★”隔开。
(二)紧急程度 紧急文件应当根据紧急程度分别用3号黑体字标明“特急”、“急件”于公文首页版心右上角。
如需要同时标明密级、保密期限和紧急程度的,按照秘密等级和保密期限并列在上、紧急程度在下的次序,上下两行顶格标明在公文首页版心上角。
(三)发文机关标识 一般由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成(会议纪要一般由会议名称加“会议纪要”组成),用套红大字居中印在公文首页上部。
联合行文主,可和主办机关名称,也可以用联署机关名称,但主办机关排列在前。
(四)发文字号 由发文机关代字、发文年度和发文序号组成。
联合行文,只标明主办机关的发文字号。
1、由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成发文机关标识的下行公文,发文字号标注在发文机关标识下方、间隔横线(文头与正文的间隔线)上方居中;上行公文的发文字号标注在发文机关左下方、间隔横线左上方。
2、只用发文机关名称(不加“文件”二字)的公文(函件),发文字号一般标注在武文线下方、公文标题上方的右侧。
3、发文机关代字自定,但应准确简明,标注在发文年度前面;发文年度的数字应当完整地标注在括号“〔〕”内;发文序号排列在年度后面。
年度和序号一律使用阿拉伯数字。
(五)签发人 上行公文应当在发文字号右侧标注“签发人”,“签发人”后面标注签发人姓名。
签发人为两人以上的,签发人姓名应竖式平排,主办机关签发人姓名排列在上。
属“请示”文种的,应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
(六)标题 由发文机关名称、公文主题和文种组成,位于红色反线下方。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
公文标题一般使用2号宋体字或小二号方正小标宋,并居中对称排列。
(七)主送机关 主送机关批公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称,位于正文上方,顶格排印。
(八)正文 正文是公文的主体部分,用来表达公文的内容,位于标题或者主送机关下方。
正文使用3号仿宋体字,文中小标题用3号宋体或者黑体字。
(九)附件 公文附件应当置于主件之后,与主体一起装订,并在正文之后、成文日期之前注明“附件”字样及其附件名称。
附件顺序用阿拉伯数字标明,附件名称后不加标点符号。
(十)成文日期 一般署会议通过或者负责人签发的日期;联合行文,署最后签发机关负责人的签发日期。
成文日期应当写明年、月、日,位于发文机关署名右下方。
(十一)印章 公文除“会议纪要”外,应当加盖发文机关印章。
印章应当盖在成文日期上,并与正文同处一面。
如加强印章的位置不足,应当调整正文行距、字距。
1、联合上报的公文,由主办机关加盖印章;
2、联合下发的公文,发文机关都应当加盖印章;
3、三个以上机关联合发文,必须在落款处署发文机关名称并加盖印章同时将主办机关排列在前。
(十二)附注 公文如有附注(需要说明的其他事项),应当在成文日期的下一行加括号标注。
(十三)文字 公文文字从左至右横写、横排,一般每页排字22行,每行28字。
第十一条 公文用纸一般采用国际标准A4(210mm*297mm),左侧装订。
张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。
第十二条 公文中各组成部分的标识规则,除本办法规定外,参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。
第四章 行文规则
第十三条 行文应当确有必要,注重实效,坚持少而精,可发可不发的公文不发,可长可短的公文要短。
第十四条 第十四条 公司的行文关系,根据各自隶属关系和职权范围确定。
(一)公司除单独行文外,还可以根据需要与公司党委联合行文。
(二)除公司总经理事务部(公司党委办公室)外,公司的其他部门不得向下一级单位正式行文,如确实需要向下一级单位行文,应当报请公司总经理事务部或以公司总经理事务部(公司党委办公室)的名义行文。
(三)公司部门之间对有关问题未经协商一致或者未经上级批准的,不得以公司或公司办公室的名义向下行文。
如擅自行文,应当责令纠正或者撤销。
(四)公司各部门依据部门职责范围,可以函的形式向下一级单位及相关业务部门行文,告知事项、联系工作、商洽业务、询问和答复问题等。
第十五条 公司系统的公文,应当统一发文单位标识、代字。
(一)以“海南三叶制药厂有限公司文件”为标识的行文,代字统一为“琼三药企字”。
(二)以“公司”为标识的函件的行文,代字统一为“**函字”。
第十六条 “请示”应当一文一事,不应当在非“请示”中夹带请示事项;“请示”一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级机关;不能将同一“请示”分送多位领导者。
“报告”不得夹带请示事项。
第十七条 除上级领导直接交办的事项外,不得以公司或者公司负责人的名义向上级领导报送“请示”、“意见”和“报告”,应当送总经理事务部按规定程序处理。
第十八条 对不符合行文规则要求的公文,总经理事务部可退回报文单位,并要求其按规定纠正后重新报送。
第十九条 承办公文撰稿的部门,应当准确注明公司的主送、抄送单位及印制份数。
第五章 公文适用范围
第二十条 公司公文的适用范围:
(一)以“***公司文件”为标识、“**企字”为代字的公文,适用于部署全局性重要工作,发布重要决定,批转公司部门有指导意义的公文,向上级机关请示、报告工作,批复下级单位的请示事项,办理公司任免干部事项,以及需要以此形式行文的其他事项。
(二)以“***公司”为标识、“**函字”为代字的公文,适用于与省政府部门、省农垦总局或者其他不相隶属机关、单位商洽工作,询问和答复问题,请求批准有关事项等。
第六章 发文办理
第二十一条 公司的发文办理指以本公司名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、登记、复核、缮印、用印、分发等程序。
第二十二条 草拟公文应当做到:
(一)符合国家的法律、法规及其他有关规定和上级机关的指示精神,完整、准确地体现发文单位的意图,并同本公司现行有关公文相衔接。
(二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清晰,格式规范,文字精练,字词、标点正确,篇幅力求简短。
(三)公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。
(四)内容涉及其他部门业务事项的公文,草拟时应当征求相关部门的意见,必要时进行会签;联合行文的公文,应当征求各联名单位的意见,或由联名单位共同草拟。
(五)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。
(六)人名、地名、时间、数字、引文准确。
引用公文应当先引标题,后引发文字号。
引用外文应当注明中文含义。
日期应当写明具体的年、月、日。
(七)结构层次序数,第一层为“一”,第二层为“
(一)”,第三层为“1、”,第四层为“
(1)”。
(八)应当使用国家法定计量单位。
(九)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。
使用国际组织外文名称或者其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
(十)公文中的数字,除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
在同一公文中,数字的使用要前后一致。
(十一)草拟、修改和签批公文,必须使用符合存档要求的纯黑、蓝黑墨水笔或黑墨水笔。
严禁使用红、纯蓝墨水笔和铅笔、圆珠笔草拟、修改和签批公文。
第二十三条 拟制公文,对涉及其他部门业务的事项,主办部门应当主动与有关部门协商,取得一致意见后方可行文;如有分歧,主办部门的主要负责人应当出面协调,仍不能取得一致时,主办部门可以列明各方理据,提出建设性意见,并与有关部门会签后报请公司分管领导黑市或裁定。
第二十四条 公文稿送领导人签发前,须经总经理事务部指定核稿人员核稿。
以公司名义制发的公文稿,由总经理事务部负责核稿。
核稿的重点是:
是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的要求,公文格式是否符合本办法的规定等。
第二十五条 公文稿如需作较大修改,要与原拟稿部门协商或请其修改;如由总经理事务部作较大修改的,应征求拟稿部门的意见。
第二十六条 公文签发应当严格按照领导分工和权限进行。
重要公文应当由公司主要领导人签发,联合发文须经所有联署单位的主要领导人签发。
领导人签发公文,应当明确签署意见,并写上姓名和时间。
(一)以公司名义制发的公文,由总经理事务部审核后,由公司行政主要领导签发;如公司行政主要领导外出且急需上报或者下发的,可由总经理事务部电话请示公司行政主要领导同意后先制发,后补签,但应做好登记说明。
(二)未经拟稿部门负责人作意见或者部门之间未经协商会签的文稿,总经理事务部不受理;未经总经理事务审核的文稿,公司领导人不受理。
(三)经领导人签发的文稿,不得擅自改动。
如发现已签发文稿还有必要修改的,应当征得签发人同意后,再作修改。
第二十七条 公文正式印制前,总经理事务部应当进行复核,重点是:
审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。
经复核如需要对文稿进行实质性修改的,应当按照程序复审。
第二十八条 缮印公文,要及时准确、字样清晰、版面整洁、装订整齐、符合格式。
缮印公文应当按照轻重缓急安排,紧急公文要及时印制,不得延误;对缮印公文的校对,必须认真细致,准确无误。
如发现不妥之处,应当及时与拟稿人或者核稿人商量改正。
校对人应当在公文清样上签名,以示负责。
秘密公文的印刷、校对应当尽量减少接触人员。
第二十九条 公司印章和公司法人代表的名章,由总经理事务部指定专人掌管,并负责用印监印。
凡以公司名义制发的公文,必须凭公司行政主要领导签发的文稿,方予用印(加盖公司法人代表的名章,须经法人代表签名同意)。
如发现公文不符合要求,监印人有责任向有关人员提出意见,经修正后方可用印,并填写用印登记。
第三十条 凡以公司名义制发的公文,发文字号统一由总经理事务部指定的文秘人员编写,并将其标题、密级、紧急程度、主送单位、份数、发文日期、签发人等登记清楚,以利查询。
第三十一条 传递公文必须做到及时、准确、安全。
传递缮印好的涉及国家秘密和企业商业秘密的公文,由承办部门送公司总经理事务部保密室统一办理;其他非涉密的公文,由承办部门分发。
第三十二条 严禁利用传真系统传送秘密公文。
凡需存档或者送领导人批示的传真件,应当复制后再进行处理,以利长期保存。
第七章 收文办理
第三十三条 收文办理包括公文的签收、登记、审核、拟办、批办、传阅、承办、催办等程序。
第三十四条 签收公文应当逐件清点,如发现问题,应当及时向发文单位查询,并采取相应的处理措施。
急件应当注明签收的具体时间。
第三十五条 收到公文,应当将公文标题、密级、发文字号、来文单位、成文日期、主送单位、份数、收文日期、办文编号等情况逐项登记清楚。
对秘密公文,要认真核查密封、编号、正文和附件的份数、页数,如发现问题应当立即查明情况,并妥善处理。
第三十六条 收到下级单位上报的需要办理的公文,总经理事务部应当进行审核。
审核的重点是:
是否由本公司办理;是否符合行文规则;内容是否符合国家法律、法规和其他有关规定;涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签;文种使用、公文格式是否规范。
对不符合规定的公文,经总经理事务部负责人批准后,可退回来文单位并说明理由。
第三十七条 经审核,对符合本办法规定的公文,总经理事务部负责人应当提出拟办意见,呈公司领导批示或交有关部门办理,需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。
紧急公文,应当明确办理时限。
第三十八条 承办部门接到交办的公文后,应当及时办理,不得延误、推诿;属紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明;涉及其他部门职权的事项的,应当与有关部门协商办理;重点问题须报请公司领导审批的,承办部门应当提出处理意见,经部门负责人审核签署后连同原件报请公司领导审批;对不属于本部门职权范围或者不适宜本部门办理的,应当及时退回总经理事务部,并说明理由。
第三十九条 审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的,圈阅表示已阅知。
第四十条 送负责人批示或者交有关部门办理的公文,总经理事务部办文人员要负责催办。
做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。
对总经理事务部办文人员催办的公文,有关部门应当说明办理情况。
对下发的重要公文,总经理事务部应当及时反馈执行情况。
第八章 公文归档
第四十一条 公文办理完毕后,应当按照《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,将具备存查价值的公文定稿、正本和有关材料收集齐全,及时进行整理(立卷)、归档。
个人不得保存应当归档的公文。
第四十二条 归档范围内的公文,应当根据其相互关系、特征和保存价值等整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整,以正确反映本公司的主要工作情况,便于保管和利用。
第四十三条 两个以上单位联合办理的公文,其原件及底稿由总经理事务部保密室整理(立卷)、归档,其他部门保存复制件或者其他形式的公文副本。
第四十四条 拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
第九章 公文管理
第四十五条 公司的公文由总经理事务部办文人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
公司的公文接收,由总经理事务部保密室统一签收、拆封、登记,除领导个人交办外,任何部门不得避开总经理事务部保密室将公文直接呈送公司领导个人。
第四十六条 公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。
第四十七条 不具备归档和存档价值的公文,经过鉴别并经负责人批准,可以销毁。
公司的秘密公文,统一由总经理事务部保密室负责销毁。
销毁秘密公文,必须严格履行登记手续,经总经理事务部负责人批准后,由二人以上监销,保证不丢失、不漏销。
公司各部门保存的非涉密公文,经部门负责人批准,可以销毁。
第四十八条 公司部门合并时,全部公文应当随之合并管理。
公司部门撤销时,需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交总经理事务保密室,其他公文按照有关规定登记销毁。
工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第十章 附则
第四十九条 本办法自年月日起施行。
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