办公室归档文件整理.docx
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办公室归档文件整理
归档文件整理
一、定义
1、文书档案
文书档案是指人们从事政治活动,行政管理过程中形成的具有保存价值的已归档的文字、图表等形态的历史记录。
2、归档文件
立档单位在其职能活动中形成的,办理完毕应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
3、归档文件整理
归档文件整理是指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒使之有序化的过程。
4、件
件:
是归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件(包括发文单和文件处理单),正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发与被转发文为一件,同一类型的报表、存根、名册、图册等为一件,请示与批复为一件,来文与复文为一件。
二、文书归档整理时间的要求。
根据国家档案法的规定:
立档单位应在每年的三月初对上一年度应归档案文书材料进行归档整理,4月底前完成此项工作,同时报送一套归档文件目录给当地档案行政管理部门,二级机构报送给主管单位。
三、归档文件的收集。
做好归档文件的收集工作对于确保归档文件齐全完整及平时查阅利用和整理归档工作顺利进行,都具有重大意义。
那么,应当怎样做好归档文件的收集工作呢?
主要是做好如下几项工作:
(一)做好平时归档积累工作,要把好“四关”。
1、把好登记关。
收发文登记是文件出入的必经关口,把好这一关才能保证机关或单位主要文件的完整齐全,“家底清楚”,有据可考,那么就要求各单位要建立收发文登记制度。
2、把好收集关。
各单位必须建立健全收发文“随办随归”制,即文书材料不论是谁经办的,办理完毕就应及时送去归档整理部门归入已设置好的“类目盒”或“类目柜”。
“类目盒”或“类目柜”设置可根据各单档案分类方法不同分别设置“机构类”(如:
办公室、档案管理股、业务股等)或“问题类”(如:
党群、行政、业务)。
在收集时一般本单位形成的同一文件材料收集三至四份。
但往往有的办文人员由于拖沓或工作变动等原因,未按“随办随归”的制度及时归盒。
因此,负责整理归档的人员,就必须跟踪收集。
做到办完一件收集一件,也可以定期(一个月、一个季度)收集一次。
3、把好检查关。
对收集归盒的各种文件,应有针对性的进行检查,以便发现问题及时解决。
检查内容:
(1)文件是否办理完毕,包括是否已经完成公文处理程序,是否是生效文件;
(2)文件材料是否完整齐全,包括机关内部所有机构的文件种类,类型是否齐全,每份文件的正本、定稿、重要的草稿、附件等是否完整。
如何确保文件齐全完整呢?
第一归档时要认真核对收发文登记确保“红头文件”齐全。
第二检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集齐全。
(3)文件材料的字迹、用纸是否符合归档要求。
4、把好管理关。
管理必须见之于制度。
机关档案工作部门或档案人员按照《档案法》赋予的权利与义务对归档文件整理进行检查、监督和指导外,还应建立健全各种档案管理制度。
每当文件形成并办理完毕之后,就能及时按预设的类目盒或柜格“对号入座”,进行平时归档积累,以保证归档文件完整齐全、安全无损和查找有序、方便工作。
(二)确定文书文件材料归档范围。
按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局8号令),结合档案工作实际,文书文件材料的归档范围主要有如下四个方面:
1、反映本单位基本职能活动和历史面貌的文件材料
具体包括:
一是会议文件材料:
(1)本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议,工会、共青团、妇联代表大会的文件材料;
(2)本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议,政府常务会、办公室会议的文件材料;(3)机关党组、支部(或实行党委制的党委)会议和行政办公会的纪要、会议记录;(4)本机关召开工作会议、专题会议形成的文件材料;(5)机关与外单位联合召开会议形成的文件材料;(6)机关承办国际性会议、大型展览会、博览会形成的文件材料。
二是本机关业务文件材料:
(1)本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件及中长期规划、纲要等文件材料;
(2)本机关的请示与上级机关的批复、批示及本机关对同级和下级的复函、批复;(3)本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿;(4)本机关与外机关联合行文的文件材料。
三是本机关在行政管理、执法活动中形成的文件材料。
四是本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料。
五是本机关编辑、编写的大事记、组织沿革、简报、情况反映、工作信息等。
六是本机关工作人员出国或出境访问考察、参加国际会议,接待来访等外事活动形成的文件材料。
七是本机关事务管理形成的文件材料。
2、维护权益具有凭证价值的文件材料
一是房产、土地所有权和使用权的文件材料。
二是与有关单位签订的合同、协定、协议书等文件材料。
三是机关财务预、决算。
四是机关物资(办公设备及用品、机动车等)采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料,机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料。
五是国有资产管理(登记、统计、核查清算、交接等)文件材料。
六是职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续。
七是职工住房分配、出售的规定、方案细则,职工住房情况统计、调查表、职工住房申请。
3、需归档的上级、同级、下级单位的文件材料
一是上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料。
二是上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料。
三是上级或同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料;
四是上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制及奖惩等文件材料。
五是下级机关报送的重要文件材料(重大问题的专题报告、年度以上计划、总结、统计材料等)。
4、其他有参考价值的文件材料
如各种交接手续、刊物、出版物,与单位重要的往来文书,下级报送的预算及法规性备案文件。
(三)确定文书材料不归档范围
1、上级机关的文件材料
一是上级机关普发性不需办理的文件材料;二是上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料;三是供工作参考的抄件,征求意见未定稿的文件等(讨论稿、征求意见稿)。
2、本机关的文件材料
一是重份文件;二是无查考利用价值的事务性、临时性文件(催报报表的通知信函、无实质内容的会议通知、订刊物、报纸的通知、值班、休假、作习时间的通知);三是一般性文件的历次修改稿、各次校对稿;四是无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录;五是机关内部互相抄送的文件材料;六是本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料;七是有关工作参考的文件材料。
3、同级机关的文件材料
一是同级机关不需贯彻执行的文件材料;二是不需办理的抄送文件材料。
4、下级机关的文件材料
一是下级机关供参阅的简报、情况反映;二是抄报或越级抄报的文件材料。
四、归档文件的整理。
文书文件材料要求按《归档文件整理规则》(以下简称《规则》)规定的方法进行整理,即以件为单位的方法进行整理。
具体有六个步骤,即按装订、分类、排列、编号、编目、装盒的顺序进行整理。
第一步:
装订
归档文件材料,需以件为单位要用符合档案保护要求的装订材料重新加以装订,以防文件丢失,便于归档后文件的保管与利用。
文件装订时我们要注意以下几个方面的问题:
(1)装订前,对破损的文件进行修复。
修复主要针对一些孔洞、残缺或折叠处已被磨损的文件进行修补。
(2)对字迹模糊或易褪变的文件进行复制。
目前,一般采用复印的方式进行复制。
比如传真件字迹、圆珠笔、纯蓝墨水字迹耐久性差,需复制后才能归档,也可用黑墨水手抄复制。
(3)对某些特殊超大的纸张需要加以折叠。
折叠的操作要求比较简单,但要注意尽量减少折叠次数,同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外。
取齐右边和下沿。
(4)去除易锈蚀的金属物。
如铁的订书针、曲别针等。
但对于10年保管期限的文件可以不拆针。
(5)文件材料装订时,以“件”为保管单位的各文种和稿本的排列顺序为:
正本在前,定稿和发文单在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;有文件处理单的正文在前处理单在后;转发文在前,被转发文在后;回复性文件在前,报请性文件在后;结论性材料在前,依据性材料在后。
(6)装订用品必须符合档案保护要求。
一般情况下采用不锈钢订书针对文件进行装订,但对于一些超厚的文件也可采用线装订,对于像党员组织关系,行政介绍信等类似的超小的文件材料可先将其粘贴在A4纸上再装订。
(7)装订的部位及对齐方式。
文件装订采用左上角装订的,应将左、上侧对齐;采用左侧装订的,应将左、下侧对齐。
第二步:
分类
归档文件的分类,是指全宗内归档文件的实体分类,即:
分年度、分保管期限、分机构(问题)。
(一)分年度
分年度,就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。
具体操作时,以下几种情况需要注意:
1.文件有多个时间特征的归档年度的判定。
一份文件往往有多个时间特征,包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等。
分年度时,一般以文件签发日期(或落款日期)为准来判定文件的所属年度。
2.跨年度形成的文件归档年度的判定。
(1)跨年度的会议文件材料统一归在闭幕年;
(2)跨年度的案件形成的文件材料,统一归在结案年;(3)跨年度的请示与批复,统一归在批复年,原已分开归档的应在各自归档目录备注栏内加以说明。
(4)回顾纪念文件归入定稿或发表年;(5)法规性文件归入公布年度;(6)跨年度的计划、总结、预决算、统计报表统一归在成文年度;
3.几份文件作为一件时年度的判定。
几份文件作为一件时,判定“件”的年度,以装订在前面的文件日期为准。
4.无落日期的文件要标注日期。
此类情况多见于内部文件,需要分折文件内容,通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期。
5.对有专门年度形成的文件材料,应按照专门年度归类。
比如教学年度、计生年度等。
6.临时性机构,存在时间不长(2年以内),文件材料较少,形成的文件可以不分年,放在工作结束年度归档;如果每年文件数量较多,也可以分散在各个年度内归档。
(二)分保管期限
分保管期限,就是根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类。
保管期限的划分:
按照“国家档案局8号令”的要求归档文件的保管期限分为二种:
永久和定期,定期又分为30年和10年。
1.永久保管
本机关文件材料中作永久保管的主要包括:
(1)本机关召开或联合召开以我为主的重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料;
如:
请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、贺词、题词、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、会议记录、公报、主席团会议记录、总结等
(2)本机关年度和年度以上计划总结、统计报表及重要职能活动的总结、重要专题的调研材料;
(3)本机关制定的方针政策、法规性、普发性业务文件,中长期规划、纲要等文件材料;
(4)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料;
如:
职能管理工作制度、程序、规定;职能活动中形成的执法检查情况汇总、通报、整改通知,审批、审查、核准,处罚、处分、复议等文件材料。
(5)本机关联合行文以我为主的重要业务文件材料;
(6)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示;
(7)本机关关于机构演变、干部、人事、劳资、社保、福利及区级以(含区级)上表彰等文件材料;
(8)党、团、工会工作中形成的重要文件材料;
如:
工作报告、总结、换届选举结果;重要专项活动的报告、总结;党团、工会人员名册、批准入党团、工会的文件材料。
(9)纪检、监察工作中形成的重要文件材料;
如:
综合性报告、调查材料;受警告(不含)以上处分的文件材料。
(10)本机关编辑、编写的大事记、组织沿革;
(11)本机关房屋买卖、土地征用材料、重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料;
(12)本机关处理人民来信来访有领导重要批示和处理结果的;
(13)出国或出境访问考察、参加国际会议,接待来访等外事活动发表的公报,签订的协议、协定、备忘录,重要的会议记录、纪要等;
上级、同级、下级机关文件材料中作永久保管的主要包括:
(1)上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的重要讲话、题词等文件材料;
(2)上级机关制发的属于本机关主管业务的政策性、法规性、中长期规划等文件材料;
(3)上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料;
(4)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关复函、批复等文件材料。
2.30年保管
本机关文件材料中作30年保管的主要包括:
(1)本机关召开或联合召开以我为主的重要会议、举办重大活动等形成的一般性文件材料;
如:
A.本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议,工会、共青团、妇联代表大会的重要贺信、贺电,筹备工作、选举过程中形成的文件,小组会议记录、会议服务机构的计划总结等文件材料;
B.本机关召开工作会议、专题会议的典型材料、代表发言材料、简报;
C.机关联合召开工作会议、专题会议的典型材料、代表发言材料、交流材料、简报;
D.本机关为协办会议的请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本;
E.本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道;
(2)本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料;
如:
A.20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料;
B.一般性行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料;
(3)本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿;
(4)联合发文一般性业务问题本机关主办的和重要业务问题本机关协办的;
(5)本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示,一般性工作报告、总结、统计报表等;
(6)出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录;
(7)本机关处理一般性人民来信来访处理结果的文件材料;
(8)本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作制度、规定、办法、受区级以下表彰、奖励、警告处分等文件材料;
(9)重要接待工作的计划、方案;
(10)本机关财务预算;
(11)机关物资(办公设备及用品、机动车等)采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料,机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料;
(12)职工住房分配、出售的规定、方案、细则,职工住房情况统计、调查表及职工住房申请;
上级、同级、下级机关文件材料中作30年保管的主要包括:
(1)上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的一般的文件材料和本地区、本机关工作汇报材料;
(2)与同级机关、下级机关一般业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料;
(3)下级机关报送的重大问题的专题报告。
3.10年保管
本机关文件材料中作10年保管的主要包括:
(1)各级各类会议讨论未通过文件材料、本机关联合召开会议为协办的典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制或副本;
(2)本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会及其委员会、分会会议和学术会的讨论记录,会议代表登记、接待安排等;
(3)联合发文关于一般性业务问题本机关协办的;
(4)本机关编辑、编写的简报、情况反映、工作信息等;
(5)本机关在行政管理工作中形成的备案文件材料、年度以下的计划、总结、统计材料、一般活动的总结、一般问题的调研材料、保卫部门的安全检查、调查记录;
(6)本机关事务管理一般性接待工作计划、方案;
(7)本机关一般的国有资产管理(登记、统计、核查清算、交接等)文件材料;
上级、同级、下级机关文件材料中作10年保管的主要包括:
(1)上级机关制发的属于本机关主管业务一般性文件材料;
(2)上级、同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料;
(3)下级机关报送的年度和年度以上的计划、总结、统计材料。
具体划分参照“8号令”和各单位制定的《本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。
(三)分机构(问题)
分机构(问题)是两种分类法:
一种是按机构分类,即将归档文件按其形成和承办机构归入相应类目的过程。
这种分类法只适用于内部机构设置稳定形成文件多的大单位(区委、人大、组织、财政、纪检等)。
在实践中应注意以下五个问题:
1.业务部门承办、起草的文件以单位或文秘部门名义对外发文的,文件归入业务部门。
2.党务工作的文件材料归入相应的党的工作部门,业务或行政工作文件材料归入相应的业务或行政工作部门,经党委或党组讨论以机关名义发的非党务工作文件,不归入党务工作部门,而归入相应的业务或文秘机构。
3.由领导临时指示某部门有关人员起草的,其内容又不是其所在部门职能范围的文件材料,应归入文件材料内容所属的职能部门。
4.当一份文件材料内容涉及两个以上部门时,分类应视情况而定,有主办部门则归入主办部门,无主办部门则归入文秘综合部门。
5.按机构分类要有规律性,如涉及到几个机构的归档文件是归入文件主要内容的类目,还是归入综合类,立档单位应有一个明确的规定,以便做到有规可循。
第二种是按问题分类,就是按照文件内容所说明的问题对归档文件进行分类。
这种分类方法一般在县、市(区)以下的机关单位用的较多。
一般情况下机关单位对归档文件材料设党群、行政、业务类。
乡镇、街道设党委、行政、人协群团类,各乡镇、街道可根据乡镇情况对类目设置进行调整,也可设党群、行政、人大、政协类。
社区一般设党群、社区政务类。
1.党群类。
包括:
(1)党务工作文件材料(党委或党组、支部综合性的文件材料如:
会议文件材料、工作计划、总结、统计、报告等);
(2)组织工作文件材料(计划、总结、人事任免、表彰等);(3)宣传工作文件材料(计划、总结、宣传报道、双文明等);(4)纪检工作文件材料(计划、总结、廉政、惩处等);(5)政法工作文件材料(公安、601、司法、综治等);(6)武装工作文件材料;(7)统战工作文件材料;(8)妇女工作文件材料;(9)共青团工作文件材料;(10)工会工作文件材料;(11)老年协会工作文件材料;(12)关协工作文件材料。
2.行政类。
包括:
(1)政务工作文件材料(行政工作综合性文件材料如综合性会议文件材料、工作计划、总结、统计和事务管理等);
(2)人事劳资工作文件材料(调资、社保、福利等);(3)财经工作文件材料(招商引资、财税、经济建设等);(4)农林水工作文件材料;(5)教科文卫体工作文件材料;(6)计生工作文件材料(7)其它行政工作文件材料。
3.业务类。
指本机关主管业务工作形成的文件材料,比如档案局关于档案业务指导、档案法规宣传、档案管理方面工作形成的文件材料属业务类。
在按机构(问题)分类时我们要注意几个问题:
不要将文件材料划分为“文件类”、“材料类”。
不应单独按文件名称分类(通知类、决定类、通报类等)。
一个机关应力求准确,保持分类方法的一致性。
第三步:
归档文件排列。
归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度排列确定归档文件先后次序的过程。
我们采用的是保管期限—年度—机构(问题)分类法,那它的最低一级类目就是“机构”或“问题”。
也就是归档文件在同一“机构”或“问题”内的排列次序。
在具体排列时有三种情况大家要注意:
1、同一事由内的归档文件的排列,可按文件形成时间的先后顺序排列,或者按照文件的重要程度排列。
我们一般采用文件的重要程度排列,比如党务工作先排综合会议文件材料、工作计划、总结、规章、领导讲话再排其它材料。
2、不同事由的归档文件的排列。
一般我们是按事由的重要程度来排列。
比如党群先排党务再排其它工作。
3、对具有保存价值,但没有及时归档的零散文件,应排列在相应机构(问题)归档文件的最后,或与相关的某份文件装成一件,并在归档目录备注栏中加以说明。
在搞好以上几步工作的基础上,不要急于编号,要注意搞好复查定盒,它是保证文件归档质量的必要措施。
复查内容如下:
1、文件收集是否齐全完整,注意有没有漏收、重份的问题。
2、年度是否分清。
注意跨年度文件、专门年度文件是否归类准确。
3、盒内文件排列是否合理。
4、归档文件保管期限划分是否准确。
注意不同保管期限保存的文件有无交叉现象。
5、同一事由的文件是否集中,注意有无夹杂其它内容。
做好复查工作后我们就可以编号了。
第四步:
归档文件的编号。
归档文件的编号,是指将归档文件在全宗内的位置标识为符号,并以归档章的形式在归档文件上注明。
编号是编目工作的起点和基础,其目的是反映分类、排列这些系统化工作的成果,通过编号使归档文件在全宗的位置得以确定,并为后续的编目工作以及将来查找利用时实体存取提供了条件。
(一)下面给大家介绍一下归档章的项目和填写方法。
归档章格式:
全宗号:
是档案馆给立档单位编制的代码。
没有的可以不用填。
年度:
按文件材料形成或处理年度,以四位阿拉伯数字标注如“2011”。
室编件号:
是在对归档文件分类、排列后,按归档文件实体顺序编制的件号。
比如档案局永久2011年党群类归档文件有40件,行政类有50件,业务类有20件,那么党群类从01编到40,行政类又从01开始编到50,业务类也是从01开始编到20。
馆编件号:
指档案移交给档案馆前后,对档案进行进馆鉴定(如出现调整保管期限、抽出、补入、销毁等变化情况)、进馆后整理,而发生件号变化时重新编的件号。
我们不用填写。
编制件号要注意三个问题:
同一保管期限同一年度不同机构(问题)的归档文件分别从01开始编制流水号。
同一保管期限,不同年度同一机构(问题)的归档文件编号分别从01开始编制流水号。
同一保管期限,同一年度同一机构(问题)的归档文件,不论装几盒档案,件号相连。
机构(问题):
填写归档文件所归入的机构(问题)类目名称。
如:
“党群”、“行政”、“业务”。
保管期限:
填写归档文件所属保管期限。
如:
永久、30或10即可。
(二)盖归档章的具体要求:
1、盖归档章的位置。
一律加盖在归档文件首页上端居中的空白位置。
如果领导批示、收文章等占用上述位置,可将归档章盖在其它空白位置,但以上端为宜。
2、填写归档章项目应使用符合档案保护要求的字迹材料,如蓝黑、碳素墨水等,不能使用铅笔、纯蓝墨水、圆珠笔等不耐久字迹材料。
3、归档章不要压盖文字字迹。
4归档章统一使用黑色印油盖制。
第五步:
归档文件的编目。
归档文件的编目是指编制归档文件目录,是归档文件整理工作的重要内容之一,它实现了归档文件从一次文献向二次文献的初步转化,为档案的保管、鉴定、检索、统计等工作的开展提供了基本条件。
编目必须按照分类、排列的的结果逐类、逐件编制目录,以系统、全面的揭示归档文件的全貌。
(一)、归档文件目录共有7个项目。
下面给大家介绍一下各项的填写要求;
1、件号:
按室编件号逐件填写。
一般用两位阿拉伯数字表示,不足两位的前面补“0”。
2、责任者:
指制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。
联合发文填前三个主要责任者就可以了,不必一一填写,但发文字号单位必须在其中。
责任者要填正规的简称,不能填“本机关”或“本单位”。
3、文号:
即文件的发文字号,是由发文机关按发文次序编制的顺序号,一般由机关代字、年度、顺序号组成,可按竖3排照实填写,无文件字号的不填。
文号栏内不得填写刊期、会期、图号等,可将这些内容填写在题名栏内。
例:
或
4、题名:
即文件标题。
在填写题名时要注意以下几个问题:
(1)、文件标题一般要照实抄录,标题太长可以简化(但不能更改原意),标题抄写时第一行应空两格。
(2)、无标题或标题不规范的,要自拟标题,外加[]号。
主要有三种情况。
一是文件标题是“通知”或“便函”一类的,可以根据文件内容重新拟写标题;二是批转性文件只反映字号
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