采购合同管理流程图.docx
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采购合同管理流程图.docx
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采购合同管理流程图
采购合同管理流程图
篇一:
采购合同管理流程
企业是大家的,报酬是顾客给的,工作是为自己而做!
篇二:
篇三:
采购合同制定流程图
采购合同制定流程图
18.采购合同制定流程说明表
19.采购合同复审流程图
20.采购合同复审流程说明表
采购师国家职业资格认证分为4个等级高级采购师一级采购师二级助理采购师三级采购员四级
采购师在线报名、探讨
篇四:
采购合同管理程序
1.主题
采购合同(包括物流代理合同、仓库租赁合同、装卸服务协议,以及临时性运输协议、协议补充条款等)签订及管理程序。
2.目的
规范采购合同的签订和管理程序,提高合同签订的时效性,确保公司业务的正常运作及各部门按照规范的程序管理和使用合同。
3.适用范围
此程序适用于公司总部及各分支机构签订的所有采购合同(包括物流代理合同、仓库租赁合同、装卸服务协议,以及临时性运输协议、协议补充条款等)。
4.职责
公司各分支机构负责人(或授权人员)负责寻找物流供应商(包括运输代理商、仓储资源提供及专业装卸服务提供商),并商谈价格和合同条款;总部运营管理部代表公司审核供应商资格、价格及合同条款等内容;总部财务部代表公司审核合同中费用结算等内容;运营管理部负责人负责签订临时性协议;总经理负责签订正式协议。
5.参考
6.程序
采购合同签订及管理流程
物流采购合同签订及管理流程以《TPS运营部采购合同签订与管理流程图》的形式体现(见附件A)。
采购合同的签订规定
采购合同签订分为新采购合同的签订、合同续签、临时性(一次性)协议签订、补充协议签订几种类型,新采购合同的签订主要包括新物流代理合同的签订与新仓库租赁合同的签订(装卸服务一般伴随仓储服务而存在,因此装卸服务协议一般亦体现在仓库租赁协议之中)。
新物流代理合同的签订
新物流代理合同的签订可分为运力分析与测算、运输资源需求申请、合同商谈和审核、试用代理协议的签订、正式物流代理合同的签订几个阶段。
运力分析与测算:
分支机构负责人(或指定运输负责人)经过对本分支机构的运输业
务量、运力结构及运输市场进行分析和预测后,结合公司项目需求提出需要增加运
力的承运线路、物流代理数量和所需的运输方式等。
运输资源需求申请:
分支机构需要新增运力时,分支机构负责人(或指定运输负责
人)应首先填写《运输资源需求申请表》(见附件B),由分支机构负责人签订意
见后,将申请表转交总部运营管理部,运营管理部负责人批准回复后,分支机构开
始与目标代理商洽商合同。
合同商谈和资信审核:
分支机构在确定目标物流代理商后,应尽快商谈、确定双方
合作的内容。
具体内容如下:
A.合作方式;
B.运作内容;
C.运输价格;
D.责任划分;
E.货损货差赔偿办法;
F.保险和索赔;
G.业务指标;
H.费用结算;
I.其它内容。
分支机构在商谈物流代理合同的同时,应要求物流代理商证明其经营的合法性并具备成为TPS物流代理商的资格。
具体需要代理商提供以下证明材料:
A.企业法人营业执照;
B.税务登记证;
C.组织机构代码证;
D.道路运输经营许可证(或其它行业资质证明文件);
E.发票样本;
F.企业法人证明材料等。
试用代理协议的签订:
(是否有必要)
a.在确定与新物流代理商合作后,新物流代理商必须经过三个月的试用期。
即试用
运输协议为期三个月。
b.试用期双方签订临时运输协议。
临时运输协议必须遵循双方事先商定的条款和价
格。
c.新物流代理商试运作前,如有必要,应先交纳一定数量的运作风险保证金。
保证
金在物流代理商试用期满(若正式合作,则到正式合同期满)之后,应退还给物
流代理商。
d.各分支机构直接将试用运输协议送到总部运营管理部审核。
e.试用物流代理合同由总部运营管理部负责人签订。
正式物流代理合同的签订:
a.正式物流代理合同是建立在对物流代理商试用期考核的基础之上。
签订的条件是:
物流代理商试用期内连续三个月综合考核均达到TPS的运作要求且资质合格。
b.正式物流代理合同为期一年。
协议条款或价格至少每半年审核一次。
审核后需要
修改内容做为合同补充条款执行。
c.正式物流代理合同原则上执行临时运输协议内除协议期限以外的其它条款和价
格。
特殊情况下,可以修改临时运输协议,以形成正式物流代理合同,但修改必
须经过运营管理部负责人的同意。
d.各分支机构直接将正式物流代理合同送到总部运营管理部审核。
e.正式物流代理合同由公司总经理签订。
新仓库租赁合同的签订
新仓库租赁合同的签订可分为仓储能力分析与测算、仓储资源需求申请、合同商谈和审核、仓库租赁合同的签订几个阶段。
仓储能力分析与测算:
分支机构负责人(或指定仓储负责人)经过对本分支机构的仓
储业务量、仓储能力结构及仓储资源供应市场进行分析和预测后,结合项目需求提
出需要增加仓储资源的地区、仓储面积,以及仓储条件要求等。
仓储资源需求申请:
分支机构需要新仓储资源时,分支机构负责人(或指定仓储负
责人)应首先填写《仓储资源需求申请表》(见附件C),由分支机构负责人签订
意见后,将申请表转交总部运营管理部,分别由总部运营管理部、市场部及总经理
批准回复后,分支机构开始与目标仓储资源供应商洽商合同。
合同商谈和资信审核:
分支机构在确定目标仓储资源供应商后,应尽快商谈、确定
双方合作的内容。
具体内容如下:
A.合作方式;
B.仓储价格;
C.责任划分;
D.费用结算;
E.其它内容。
分支机构在商谈仓库租赁合同的同时,应要求仓储资源供应商证明其经营的合法性并具备成为TPS仓储资源提供商的资格。
具体需要其提供以下证明材料:
A.营业执照;
B.税务登记证;
C.组织机构代码证;
D.仓库经营许可证;
E.发票样本;
F.其它证明材料(如消防合格证、土地使用证、房屋产权证、仓库照片和其他资料)。
仓库租赁合同的签订:
a.仓库租赁合同签订的条件是:
经过综合考评,确定所选择的仓储资源满足TPS的
《仓库选择资质标准》。
b.仓库租赁合同的期限一般根据公司的项目需求而定。
c.各分支机构直接将仓库租赁合同送到总部运营管理部审核。
d.仓库租赁合同由公司总经理签订。
新采购合同签订的其它内容
新物流代理合同与新仓库租赁合同的签订需要在总部的指导、支持下进行。
总部运营管理部提供标准合同版本。
各分支机构可根据实际情况酌情修改。
合同的
商谈由分支机构负责人(或指定人)负责,必要时,运营管理部负责人可以指派人
员参与。
分支机构必要时需要实地考察物流供应商的经营场所和设施、设备等软硬件资源的
实际情况,并将考察情况(如代理的自有车辆情况、仓库实景照片等)会同商谈内
容汇报给总部运营管理部。
总部运营管理部负责对商谈内容和考察情况进行审核,并有权要求分支机构对合同
条款或价格做出解释或要求分支机构与资源供应商重新商讨。
必要时,运营管理部
负责人可指派人员对物流供应商进行现场考察。
采购合同续签
TPS分支负责人(或指定人)在合同到期一个月前,负责确定物流供应商评审的时间
表,并报告给运营管理部。
运营管理部负责人(或指定采购人员)会同TPS分支机构及总部相关部门人员一起
对即将到期的物流供应商的服务质量、合同价格、合作内容及条款进行综合评审。
并制定出相应的商谈目标。
TPS分支机构负责人根据制定的商谈目标与物流供应商就续约的相关情况进行商谈。
必要时,运营管理部负责人可指派人员直接参与。
仓库租赁合同续签仍需要分支机构负责人(或指定仓储负责人)提交填并得到总部
市场部、运营管理部及总经理批准回复的仓储资源需求申请。
物流代理续约合同的签订参照的d和e,仓库租赁续约合同的签订参照
的c和d。
续约合同的期限为一年(仓库租赁续约合同的期限根据项目需求而定)。
临时性运输协议的签订
临时性运输协议的使用条件:
A.分支机构运输负责人员和物流代理商对现有合同中未涉及的运点、车型的价格或
条款的临时性协议;
B.在紧急情况下,分支机构为保证客户的要求,和物流代理商对现有合同中运力紧
张的运输路线或车型达成的临时性协议;
C.为降低分支机构的运输成本,同到达地物流代理商签订的使用回程车的临时性协
议;
D.其它需要签订临时性或一次性运输服务协议的情况。
分支机构负责人(或指定运输负责人)在运用本规定时,必须填写《临时性运输协
议表》(见附件D),交物流代理商签字确认后返回分支机构。
临时性运输协议经过分支机构负责人书面同意并得到总部运营管理部负责人批示后
即可执行。
临时性运输协议需提交总部运营管理部备案并作为临时运输费用结算的
依据。
若临时协议涉及现有合作供应商,可将临时性协议转为协议补充条款。
协议补充条
款的签订遵循本程序第条。
协议补充条款的签订
协议补充条款是指对现有物流供应商合同中未涉及的或双方任何一方提出修改的,经过双方一致同意的合同部分。
协议补充条款一旦经双方签订,应被视为正式合同等同使用。
协议补充条款要求如果由物流供应商提出,则
a.物流供应商必须以书面形式向分支机构负责人提出;
b.分支机构负责人接到书面要求后,提出意见并转交运营管理部;
c.运营管理部负责人批复意见后,交分支机构负责人执行;
d.临时协议的补充条款由运营管理部负责人签订;
e.正式物流采购合同的补充条款由总经理签订。
协议补充条款要求如果由TPS部门或分支机构提出,则
a.提出要求的单位必须向运营管理部提出书面说明;
b.运营管理部负责人签订意见后,交分支机构负责人执行;
c.补充条款的签订同的d和e。
采购合同的评审规定
TPS分支机构就物流业务与物流供应商洽谈后制作合同文本。
篇五:
合同管理流程图
编号:
ZZP-GS-06级别:
公司级编制单位:
综合部
合同管理制度
1.目的
为规范公司经济合同的管理,防范与控制合同风险,有效维护公司的合法权益,制定本规定。
2.适用范围
本规定适用于公司对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议等。
3.职责
公司总经理负责公司销售、采购合同及其他经济合同的审批;
公司销售部、供应部负责公司各类合同的管理工作,具体职责是:
负责制定销售、采购合同统一文本;
负责各部门提交的各类合同的合法性、可行性、有利性审查;
负责本规定的监督执行。
4.合同的签订
合同的主体
订立合同的主体必须是公司及所属各公司中具有法人资格,能独立承担民事责任的组织,其他部门、机构、分公司等不得擅自签订合同。
订立合同前,应当对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查,不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同,也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的经济合同。
公司一般不与自然人签订经济合同,确有必要签订经济合同,应经公司总经理同意。
合同的形式
订立合同,除即时交割(银货两讫)的简单小额经济事务外,应当采用书面形式。
“书面形式”是指合同书、补充协议、公文信件、数据电文(包括电报、传真、电子邮件等),除情况紧急或条件限制外,公司一般要求采用正式的合同书形式。
合同的内容
当事人的名称、住所:
合同抬头、落款、公章以及对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致。
合同标的:
合同标的应具有唯一性、准确性,买卖合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级等内容;服务合同应约定详细的服务内容及要求;对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件。
数量:
合同应采用国家标准的计量单位,一般应约定标的物数量,常年经销合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式(如电报、传真、送货单、发票等)。
质量:
有国家标准,部门行业标准或企业标准的,应约定
所采用标准的代号;化工产品等可以用指标描述的产品应约定主要指标要求(标准已涵盖的除外);凭样品支付的应约定样品的产生方式及样品存放地点。
价款或报酬:
价款或者报酬应在合同中明确,采用折扣形式的应约定合同的实际价款;价款的支付方式如转帐支票、汇票(电汇、票汇、信汇)、托收、信用证、现金等应予以明确;价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付。
履行期限、地点和方式
履行期限应具体明确定,无法约定具体时间的,应在合同中约定履行期间的方式;
合同履行地点应力争作对本方有利的约定,如买卖合同一般约定交货地点为本公司仓库或本公司的住所地;约定具体地名的应明确至市辖区或县一级;
买卖合同在合同中一般应约定交付的手续,即合同履行的标志,如托运单、仓库保管员签单等。
合同的担保
合同中对方事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保的,应结合具体情况根据《担保法》的要求办理相关手续。
合同的解释
合同文本中所有文字应具有排它性的解释,对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。
保密条款
对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。
违约责任
根据《合同法》作适当约定,注意合同的公平性。
解决争议的方式
解决争议的方式可选择仲裁或起诉,选择仲裁的应明确约定仲裁机构的名称,双方对仲裁机构不能达成一致意见的,可选择第三地仲裁机构。
签订合同的工作流程
签订合同前,业务人员或公司指定的其他谈判人员应按照本规定条对对方当事人的有关情况进行审查,并复印对方当事人的法人营业执照及专业资格证书留存。
审查通过后,由主办业务人员与对方当事人商谈后拟好合同草稿报总经理、法务部等审批及修订。
审批和重新修订好的合同由业务人员与对方当事人进行商谈,确定正式合同条款。
正式合同必须由双方签字和盖章后生效。
合同正式签订后,合同文本除经办人自行保管外,应当随合同会审表交存公司一份备案。
5.附签订合同工作流程图
签订合同工作流程图
篇六:
采购管理及流程图
采购管理流程图
采购流程
目的
便于在最适当的时间,可能的范围内,以最低价格,向最适当的供应商购买品质最佳、数量最恰当的原料、商品和服务。
对采购过程和合格供应商进行控制,确保所购物资满足工厂生产的需求。
过程
1、生产计划部门制定《采购申请单》,仓库对常用材料可制定《月采购计划》。
生产计划部制定的《临时采购申请单》,需经部门负责人审批。
重大、重要物资需经高层领导批准,经仓库核实后送交采购部。
仓库制定的《月采购计划》每月底交采购部。
采购单必须注明所购产品的名称、型号、质量、数量、交货日期、理想单生产价、验收标准等相关事项。
可推荐供应商。
采购部收到采购单后,根据实际情况认真组织、收集供应信息合理安排。
对一些需要定做的材料,假如计划量达不到厂家一次性定做的量,此时我们就必须与计划部门协调,根据生产实际情况,加大定量,以期达到最理想的定量。
对一些专用的产品,请生产计划部门对产品的规格型号进行认真细致的确认,以便完全正确。
方便我们采购时找到生产的源头厂家。
对一些专用的,价格较昂贵的产品,及时的与生产计划部及技术工艺部沟通,讨论是否可以使用替代产品。
2、根据所购材料对最终产品性能的影响程度,将采购物资分成三类。
重要物资:
直接影响最终产品使用或安全性能,可能导致顾客投诉的物资;
一般物资:
不影响使用性能或即使稍有影响可采取措施予以弥补的物资;
辅助物资:
包装材料及在生产过程中起辅助作用的物资。
3、识别、掌握采购要求,确定供货方向。
识别、掌握所购产品的性能、精密度、品牌、厂家及其它的特殊要求。
确定产品的采购方向。
对于重要物资,确定采购方向时,不能局限于一个地区,一个范围内,要尽可能多的找不同的地区的不同的厂家进行比较,在同等质量的前提下,寻求合理的价格。
对于一般物资、辅助物资,只要在质量能保证的前提下,我们应尽可能的找价格低的厂家。
即不管生产产品的厂家的规模如何,只要它的产品质量符合我们的使用要求,价格合理,我们就选用。
了解产品的申购部门及申购人,以便进行技术洽谈。
4、对供方的评定三类物资的区别。
对于重要物资,需要经过样品测试和小批量试用测试。
然后由技术部把测试结果反馈给采购部,测试不合格时,允许供方重新送样,但最多不能超过两次。
测试合格后,通知供方小批量的送货,技术人员对送样产品检验合格后,交由生产部门试用。
对于一般物资,采取样品试验的方法,样品试验后由技术部把测试结果反馈给采购部,测试不合格时,允许供方重新送样,但最多不能超过两次。
测试合格后,通知供方小批量的送货,技术人员对送样产品检验合格后,交由生产部门试用。
对于辅助物资,采用使用前对其进行检验或验证的方法作出评价。
并且保存检验或验证记录,评价合格后由采购部通知其送货。
5、询价、报价、招标。
对供应商进行最大限度的询价,供应商应不少于两家。
对其价格性能进行综合比较、对市场趋势和前景进行分析。
询价采购:
同时找几家供应商进行比质、比价、比服务。
竞争性采购:
同时找多家供应商,根据我们产品要求、技术指标进行竞争性的招标采购。
单一采购:
对一些因为受技术、工艺、专利等原因控制的产品,只由单一的供应商提供。
既然产品是单一的,那么它的用
户也是有限的,它们也希望获取更多的定单,赢得更多的用户,这是对我们有利的。
对供应商所提供的产品我们一定要了如指掌,在谈判时做到有的放矢。
选择性的招标采购:
对一些本来产品质量就差,工厂又无实力,售后服务又不好的厂家,就没必要对其发标。
谈判采购:
对一些已确定的供应商,在随市场变化的过程中,需要调整价格、服务时,双方面对面进行单独的商谈,加强对各供应商的管理。
确保质量的前提下,尽可能的享受供应商长期供货的优惠价格。
6、确定运输方式,核算运输费用、装卸货费用,并估算不可预测的费用。
7、确定供应商。
对供应商的质量、价格、付款方式、交货期和售后服务进行比较,并对其综合的供货能力作出评价。
请相关的部门对其产品和质量管理体制进行全面的认证。
使用公司的规范合同,与供应商订立采购合同和质量保证协议,此合同必须符合法律的要求,便于执行。
此合同必须有详细的质量保证体系、技术标准、验收条件、违约责任、付款方式等相关内容,对供方的组织结构、程序、过程、资源等方面同样的要求。
产品的质量保证应不少于12个月,起始日为产品验收之日。
综合各方面,对合同填制《合同订立评审表》。
8、审查供方的生产是否按合同规定。
通过定期或不定期的到供方工厂对其生产工艺、生产材料、包装材料等进行严格的审查,确保其按合同规定生产。
同时考察其生产进度,确保供方按合同要求准时交货。
需方有权在供方或本公司对供方提供的产品进行初步的验证,此验证不能免除供方提供不合格产品的责任,也不能排除其后需方
的拒收。
所有的验证结果都必须向相关的技术人员(部门)反映,并记录其相关的验证数据。
9、产品到货后的处理。
产品到货后,通知使用部门或技术部门对其到货产品进行检验。
包括产品的数量、性能、外观、包装、配套的零部件及其产品的使用说明书、质量合格证、权威部门的检测报告等各种合同要求的。
对到货产品的检验,我们可以根据生产需要做出各种性能的检验,包括专检、送检、自检、全检、抽检五种检验方式。
检验不合格的产品,及时反馈处理,包括是否修复或退换处理等。
根据合同要求是否对其进行索赔,是否要求其重新交货;检验合格的产品要求仓库做收料单进账。
根据检验的结果,确定所购产品的合格率和次品率。
及时了解产品在生产中的使用情况,积极与各部门沟通,认真处理产品的质量反馈意见。
10、对供方的质量监控。
合同执行完毕后,对供方执行合同的情况进行全面的评审、定级。
记录每批货物的质量情况,每次送货的配合情况,货到后的服务情况。
本部门每半年对合格供方进行一次业绩评估,评估时质量占40%的份额,价格占30%的份额,交货期占10%,付款方式占10%,配合度、售后服务等其它的占10%。
经评估达不到我们要求的,将取消其合格供方的资格。
如要求留用的,需经各相关部门讨论决定。
(总经理室、生产部、采购部、财务部等)
同一供应商提供的同一产品,连续两批货物不合格的,我们将要求其分析原因,采取措施改善质量。
在接到通知后,供方的产品质量无明显改善的,将取消其合格供方的资格。
结果
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