物业PR实施模板 收费管理用户手册实用.docx
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物业PR实施模板收费管理用户手册实用
万科企业股份有限公司物业管控系统收费
用户使用手册
用友软件股份有限公司
2010-5-31
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1.费用设置2
1.1周期费用设置2
1.2仪表费用设置6
1.3业务费用设置13
1.4分摊费用设置14
1.4.1仪表分摊费用设置15
1.4.2金额分摊费用设置18
2.抄表单19
2.1手工录入20
2.2EXCEL导入22
3.应收费用计算23
4.临时费用单24
4.1批量增加25
4.2增加临时费用单25
4.3审批临时费用单25
4.4退押金26
5.违约金计算27
5.1基础设置27
5.2期初余额录入30
5.3违约金计算31
6.费用调整32
6.1增加费用调整记录32
6.2修改费用调整记录32
6.3删除费用调整记录33
7.收费清单管理33
7.1查询客户欠费情况34
7.2收款操作34
7.3保存挂起费用34
7.4查看费用详细信息34
8.收费通知单35
8.1生成收费通知单35
8.2批量打印收费通知单35
8.3重新生成收费通知单36
9.收款操作36
9.1收款单36
9.1.1新增收款单37
9.1.2修改收款单37
9.1.3作废收款单37
9.1.4查询收款单37
9.1.5应收试算38
9.2预交冲抵38
9.2.1参数设置39
9.2.2基础设置40
9.2.3预交冲抵40
9.3银行划款41
9.3.1划款文件设置41
9.3.2银行划款方案47
9.3.3客户划款协议48
9.3.4出盘管理48
9.3.5回盘操作50
9.3.6回盘后查询51
10.生成凭证53
10.1财务会计平台53
10.1.1入账规则定义53
10.1.2凭证模板定义60
10.1.3凭证生成68
10.1.4平台日志69
10.2收款单汇总70
11.收款调整单72
11.1收款单调整的增加72
11.2修改收款调整单74
11.3如何查询收款单74
12.月末结算74
12.1月结操作75
13.预收款管理75
13.1预收款查询76
13.2预收款操作76
13.2.1预收款冻结76
13.2.1预收款解冻77
13.2.1预收款退款77
1.费用设置
正确的基础设置是正常产生费用的前提,在应收费用基础设置方面主要包括仪表费用、周期费用、分摊费用的设置。
仪表费用是指基于抄表用量进行计费,系统支持的计费方式为普通计价和阶梯单价两种方式。
周期费用是指按照费用发生的周期,每个周期进行一次计费,周期可以采用月、双月、季度、半年、年等方式。
分摊费用是指物业服务中心发生的公共服务费用,但要按照一定标准分摊给客户的相关发生费用。
1.1周期费用设置
周期费用的设置主要涉及到收费项目、收费标准和收费标准选用三个节点。
收费项目是集团档案,需要集团对收费项目进行定义,然后分配给需要的公司。
所以如果各地公司需要新增收费项目必须向集团相关责任人员申请增加。
收费标准是服务中心档案,是在收费项目的基础上细分每一个收费的标准。
一个收费项目可以对应多个收费标准,在收费标准上可以设定对应的收费周期,计费公式。
收费标准选用是收费标准和收费对象(客户和租户)的对照,客户选定收费标准后即可按照对应的收费标准进行费用计算。
步骤1:
收费项目设置
a)费用类型是会计凭证生成的因素,设定后成为影响会计平台生成凭证时的对应会计客户的因素。
此分类分三种,分别是经营性收费、代收费和押金收费;
b)费用类别是对于费用计算时的类别使用,将影响到收费标准选用和最终的费用生成。
此分类为三种,分别是周期类、仪表类和业务类。
对于周期类费用我们只能设置周期费用标准进行对应,进行应收费用计算时按照只能周期进行计费;对于仪表性费用系统按照仪表费用收费标准进行计算,进行应收费用计算时按照抄表单的用量进行计算;业务性费用指除周期性费用和仪表性费用外的其他费用;
c)应缴延后几月是指应收费用计算出后应缴日期延后几个月,如果是当月则为“0”,需要后延几个月则录入相应数字就可以;
d)应缴延后几日是指应收费用计算出后应缴日期延后几日,如果是每个月1日则为“0”,需要后延几日则录入相应数字就可以。
此参数可以和“应缴延后几月”参数配合使用;
e)精度是指计算后的金额精度位数,选择方式包括财务精度、元、角、分。
财务精度指按照财务系统的精度计算,默认都是到分,但可以调整;元是指应收费用计算完成后金额精确到元,角、分依次类推。
具体舍位方式依据舍入方式字段进行处理;
f)舍入方式是指舍入计算原则,选择包括三种方式,分别是四舍五入、取整和进位,系统默认四舍五入方式。
步骤2:
收费标准设置
设置收费标准时选择对应的收费项目后点击【修改】按钮,在【行操作】按钮下选择【增行】进行选择。
a)单价是指周期性费用和非阶梯性仪表费用的单价函数取数。
此参数在周期性费用中和“单位”字段进行对应计算;对于仪表性费用直接和用量进行计算;
b)计算公式是对于应收费用计算的具体规则,公式设置界面如下:
对以周期性费用公式必须加“PRTM(-1)”函数。
对于每个函数的说明在操作界面上有函数说明进行提示。
c)
计费周期是指计费的时间长度,简单说就是要求一次算几个月费用,如果选择季度计费则选择“3”,半年则为“6”等。
这样计算出费用的应缴日期全部和计算当月的费用应缴日期一致;
d)当月费用是对于在“计费周期”参数选择大于等于2的情况下,计算出的费用产生多少条收费清单记录。
例如:
计费周期选择3,如果我选择当月费用,则计算出一条收费清单;不选择当月费用则会计算出3条收费清单记录;
e)后几个字段直接取收费项目上对应的字段,但可以更改,系统计算时按照收费标准上对应的数值进行计算。
步骤3:
收费标准选用
收费标准选用是收费标准和收费对象(客户和租户)的对照,客户选定收费标准后即可按照对应的收费标准进行费用计算。
收费标准选用可以通过批量添加的方式,如果对于个别客户的收费标准添加,可以选定客户后点击【增加】按钮即可
进行收费标准选用时,要先把选定所挂费用的类型,如挂接仪表费用,则应该把仪表标准选中后进行增加。
周期费用中有几个特殊字段需要进行注意:
a)开始日期是对于费用的计算开始日期,如果在开始日期以前的费用则不进行应收费用计算。
b)截止日期是对于费用如果选定到某日截止则选择截止日期,对于长期收费的,截止日期默认为空,代表永不截止。
c)收费周期等后几个字段和收费标准一致,但可以手工更改。
1.2仪表费用设置
仪表费用是指基于抄表用量进行计费,系统支持的计费方式为普通计价和阶梯单价两种方式。
仪表费用设置主要包括仪表类型、房产仪表关系、客户仪表关联、收费项目、收费标准、收费标准选用。
仪表费用基础设置流程:
设置仪表费用,分两条业务线进行处理,分别是业务线要从仪表类型开始设置,然后设置房产仪表,最后设置客户仪表关联。
收费线先从收费项目开始进行设置,然后设置收费标准,最终在收费标准选用节点把客户、仪表、收费标准三个设置进行关联,在日后进行抄表后就可以进行应收费用计算。
步骤1:
仪表类型
a)计量单位字段进行选取就可以,系统内设的计量单位字段包括吨、立方、度、小时等单位,如有计量单位不足的单位,请及时向集团申请添加。
b)倍率是对于仪表用量的倍率,例如仪表用量是10,我们实际要按照10倍率进行计算则是倍率为10。
系统计算用量的公式是(本次读书-上次读书)*倍率。
c)最大量程是对于仪表归零时的最大读数值。
步骤2:
房产仪表
房产仪表的功能相当于把仪表安装到房产,是仪表和房产的关联。
房产仪表可以通过批量添加的方式,如果对于个别房产的仪表进行关联,可以选定房产后点击【增加】按钮即可
注:
房产仪表中的安装日期字段一定在应收费用计算前,否则无法对抄表进行应收费用计算。
步骤3:
客户仪表关联
客户仪表关联是仪表和收费对象(客户和租户)的对照,客户和仪表关联后即可按照对应的仪表用量信息就可以和收费对象建立关系。
客户仪表关联可以通过批量添加的方式,如果对于个别客户的仪表进行关联,可以选定客户后点击【增加】按钮即可
注:
仪表的关联日期必须在费用计算前,否则系统无法计算相关费用
步骤4:
收费项目
a)费用类型是会计凭证生成的因素,设定后成为影响会计平台生成凭证时的对应会计客户的因素。
此分类分三种,分别是经营性收费、代收费和押金收费;
b)费用类别是对于费用计算时的类别使用,将影响到收费标准选用和最终的费用生成。
此分类为三种,分别是周期类、仪表类和业务类。
对于周期类费用我们只能设置周期费用标准进行对应,进行应收费用计算时按照只能周期进行计费;对于仪表性费用系统按照仪表费用收费标准进行计算,进行应收费用计算时按照抄表单的用量进行计算;业务性费用指除周期性费用和仪表性费用外的其他费用;
c)应缴延后几月是指应收费用计算出后应缴日期延后几个月,如果是当月则为“0”,需要后延几个月则录入相应数字就可以;
d)应缴延后几日是指应收费用计算出后应缴日期延后几日,如果是每个月1日则为“0”,需要后延几日则录入相应数字就可以。
此参数可以和“应缴延后几月”参数配合使用;
e)精度是指计算后的金额精度位数,选择方式包括财务精度、元、角、分。
财务精度指按照财务系统的精度计算,默认都是到分,但可以调整;元是指应收费用计算完成后金额精确到元,角、分依次类推。
具体舍位方式依据舍入方式字段进行处理;
f)舍入方式是指舍入计算原则,选择包括三种方式,分别是四舍五入、取整和进位,系统默认四舍五入方式。
步骤5:
收费标准
设置收费标准时选择对应的收费项目后点击【修改】按钮,在【行操作】按钮下选择【增行】进行选择。
a)单价是指非阶梯性仪表费用的单价函数取数。
对于仪表性费用直接和用量进行计算;
b)计算公式是对于应收费用计算的具体规则,公式设置界面如下:
对于每个函数的说明在操作界面上有函数说明进行提示。
c)计费周期是指计费的时间长度,对于仪表性费用计费周期都设置为“1”即可;
d)单位字段对于仪表性费用无效,因为是必输项。
所以选择“月”即可;
e)阶梯费用对于需要阶梯计费的费用应选择“阶梯费用”,选择后阶梯费用页签可以打开,设置阶梯单价。
选中收费标准中某一条记录后,可以通过切换页签设置或查看阶梯计价公式。
非阶梯费用的计费公式为:
单价*用量
阶梯费用的计费公式则按照超过规定用量按照对应单价的方式进行计费。
f)后几个字段直接取收费项目上对应的字段,但可以更改,系统计算时按照收费标准上对应的数值进行计算。
步骤6:
收费标准选用
收费标准选用是收费标准和收费对象(客户和租户)的对照,客户选定收费标准后即可按照对应的收费标准进行费用计算。
收费标准选用可以通过批量添加的方式,如果对于个别客户的收费标准添加,可以选定客户后点击【增加】按钮即可
进行收费标准选用时,要先把选定所挂费用的类型,如挂接仪表费用,则应该把仪表标准选中后进行增加。
1.3业务费用设置
步骤1:
收费项目设置
a)费用类型是会计凭证生成的因素,设定后成为影响会计平台生成凭证时的对应会计客户的因素。
此分类分三种,分别是经营性收费、代收费和押金收费;
b)费用类别是对于费用计算时的类别使用,将影响到收费标准选用和最终的费用生成。
此分类为三种,分别是周期类、仪表类和业务类。
业务性费用指除周期性费用和仪表性费用外的其他费用;
c)以后其他项目对业务性费用都不起作用,因为业务性费用直接在前段的业务单据上填列,不需要进行计算,所以无须填写。
违约金相关设置见违约金计算章节,此设置对违约金计算有效。
步骤2:
业务项目档案
业务项目档案是对于业务操作进行分类设置,分类时如果对于需要进行收费的业务项目,可以设置对应的收费项目,以便系统在生成费用时对应到收费项目。
在“费用项目”字段可以设置此业务项目对应的费用项目。
1.4分摊费用设置
分摊费用是指物业服务中心发生的公共服务费用,但要按照一定标准分摊给客户的相关发生费用。
分摊性费用可以细分为按照仪表进行分摊的仪表分摊费用和按照金额进行分摊的金额分摊费用。
1.4.1仪表分摊费用设置
步骤1:
仪表类型
a)计量单位字段进行选取就可以,系统内设的计量单位字段包括吨、立方、度、小时等单位,如有计量单位不足的单位,请及时向集团申请添加。
b)倍率是对于仪表用量的倍率,例如仪表用量是10,我们实际要按照10倍率进行计算则是倍率为10。
系统计算用量的公式是(本次读书-上次读书)*倍率。
c)最大量程是对于仪表归零时的最大读数值。
步骤2:
房产仪表
房产仪表的功能相当于把分摊仪表安装到房产或楼栋。
分摊仪表是分摊性质仪表,数量较少,所以可以选定房产或楼栋后点击【增加】按钮即可
注意事项:
1、分摊性仪表中,“是否分摊”字段一定选择分摊。
否则不能进行分摊。
2、房产仪表中的安装日期字段一定在应收费用计算前,否则无法对抄表进行应收费用计算。
步骤3:
分摊费用
物业公司需要住户分摊的费用设置,比如公共区域的水,电等。
分摊的方式非常的灵活,按照比例分摊,按照房间分摊等等。
1.分摊类别
a)用量差额分摊:
从总表与分表用量之差来获得。
分摊前需事先录入总表的本次读数和上次读数。
分摊总量=((总表本次读数-总表上次读数)-下级分表总用量+额外用量)*计算比例。
下级分表为该分摊所属所有客户下所有同类型仪表。
b)直接用量分摊:
直接取总表走表量为分摊总量。
分摊前要事先录入总表的本次读数和上次读数。
分摊总量=(总表本月读数-总表上月读数+额外用量)*计算比例。
c)直接金额分摊:
直接指定需分摊的总金额。
分摊前需要事先录入总表应该向下分摊的总金额,这个金额是指定的。
分摊总量=(指定的一个分摊金额+额外金额)*计算比例
2.分摊方式
a)分表用量:
分摊总量×(该表分走表量/所有分表走表量之和)
下级分表为该分摊所属所有客户下所有同类型仪表。
b)收费面积:
分摊总量×(该用户收费面积/所有用户收费面积之和)
c)分表金额:
分摊总量×(该分表走表费用/所有分表走表费用之和)
d)比例分摊:
分摊总量×指定的分摊比例(在分摊关系设置中定义)
e)户数分摊:
分摊总量×(1/总户数)
f)系数分摊:
分摊总量×(该用户楼层电梯分摊系数/所有用户的电梯分摊系数)
步骤4:
客户分摊
一种分摊费用,由哪些客户进行分摊。
左侧列出多有的分摊费用,右侧显示出参与分摊的房间客户。
分摊系数如果在分摊费用中设置为系数分摊,则去分摊系数列的相关数据进行分摊。
分摊比例是在分摊费用中选择比例分摊时,则按照此列的比例进行分摊,分摊比例的合计是100%。
额外用量对于某一户有特殊需要录入的用量,则录入额外用量。
计算结果是在分摊用量上添加额外部分用量。
1.4.2金额分摊费用设置
步骤1:
分摊费用
物业公司需要住户分摊的费用设置,比如公共区域的水,电等。
分摊的方式非常的灵活,按照比例分摊,按照房间分摊等等。
对于直接进行金额进行分摊房产仪表中进行分摊的仪表,自动填写分摊编码、分摊名称。
1:
分摊类别
a)直接金额分摊:
直接指定需分摊的总金额。
分摊前需要事先录入总表应该向下分摊的总金额,这个金额是指定的。
分摊总量=(指定的一个分摊金额+额外金额)*计算比例
2.分摊方式
a)收费面积:
分摊总量×(该用户收费面积/所有用户收费面积之和)
b)比例分摊:
分摊总量×指定的分摊比例(在分摊关系设置中定义)
c)户数分摊:
分摊总量×(1/总户数)
d)系数分摊:
分摊总量×(该用户分摊系数/所有用户的分摊系数)
步骤2:
客户分摊
一种分摊费用,由哪些客户进行分摊。
左侧列出多有的分摊费用,右侧显示出参与分摊的房间客户。
分摊系数如果在分摊费用中设置为系数分摊,则去分摊系数列的相关数据进行分摊。
分摊比例是在分摊费用中选择比例分摊时,则按照此列的比例进行分摊,分摊比例的合计是100%。
额外用量对于某一户有特殊需要录入的用量,则录入额外用量。
计算结果是在分摊用量上添加额外部分用量。
2.抄表单
抄表单是对于抄取上个月的仪表,以进行计算。
抄表单支持直接手工录入抄表数据,也支持生成抄表数据后导出到EXCEL表格,然后在EXCEL中填列本次读数后导入到物业管控系统。
2.1手工录入
新设置:
上次抄表日期将做为费用的开始日期,本次抄表日期作为费用的截止日期
会计年月是仪表读数发生的月份,例如:
在2009年1月底或2月初抄1月份仪表读数,则会计年月为2009年1月;
抄表日期为实际抄表的时间,可以通过此字段控制一个月多次抄表,系统要求每个月有多次抄表本次抄表时间不能早于上次抄表的日期和时间。
保存按钮是对于抄表数据保存后可以直接进行应收费用计算,应收费用计算后的抄表数据不可以进行更改。
但如果没有进行应收费用计算,则可以更改抄表信息。
保存时如果没有录入本次读数的行系统认为是无效数据,不进行保存;
暂存按钮是对数据提供一个录入人员暂时保存的功能;
本次读数是必录选项,对于抄到表的客户,录入本次读数,系统要求本次读数不得小于上次读数,且如果当月用量(本次读数-上次读数)如果上个月用量的两部则系统自动进行提示;
换表标志是对于客户仪表因为种种原因进行换表,打上换表标志后需要录入旧表终止读数,新表开始读数,最终在本次读数录入新表的读数。
用量会按照旧表用量+新表用量计算新表用量。
转表标志是对于仪表读数归零问题进行计算,选择此标志后本次读数可以小于上次读数。
仪表用量按照转表的方式进行计算。
2.2EXCEL导入
Excel导出是对于形成的抄表单进行导出excel表格,导出时应该在浏览按钮选择导出的路径后点击导出按钮,则导出一个如下图的excel表格。
在报表上录入本次读数、换表标志、转表标志等相关信息,对于换表标志、转表标志信息录入汉字“是”即可。
对于修改完成的excel表格,可以通过【excel导入】按钮,按照相关提示,选择对应的excel表格,导入相关抄表数据后进行保存。
保存后的数据可以进行应收费用计算。
3.应收费用计算
应收费用计算是对于周期性费用、仪表性费用和分摊性费用的计算,计算时可以通过选择不同的条件进行过滤计算的数据。
费用计算按钮是按照你选定的表头条件进行费用计算,表头条件必选项是会计年月,也就是必须选择计算的会计年月后可以再次选择其他条件。
最后点击费用计算后计算应收费用。
应收费用计算完成后会有如下提示:
计算完成后保存数据。
对于应收费用计算完成保存数据时会有自动进行行审批的功能,如果有需要弃审进行修改的数据,必须此收费清单条目不能被收款、银行划款、预收冲抵。
然后进行
注意事项:
应收费用计算已经增加参数“应收费用计算保存即审批”对于应收费用计算启用此参数,则保存后应收费用计算及审批。
如果计算错误需要修改则需要先弃审。
4.临时费用单
物业公司财务日常业务中,发生的临时性应收款。
这些款项不能通过应收费用计算生成,单据审批通过以后,直接写入收费清单。
比如:
写字楼的每月的电话费。
可以按照房客关系录入临时费用,也可以按照客户进行临时费用的录入。
支持批量操作。
对于押金类型费用,可以在该节点录入金额,也可以进行退押金的发起。
4.1批量增加
批量增加功能是对于需要多个临时费用单的批量进行添加,点击“批量增加”按钮后选定特定的条件后自动生成表体的相关单据,在批量添加时对于除房产名称、客户名称外的其他字段是必填项。
填写完成条件后点击“生成”按钮则自动生成表体的单据信息。
可以进行增行、删行操作。
款项类型:
根据对于不同收费项目的费用类型自动关联此收费项目的费用类型,以方便进行收取和日后的退款操作。
4.2增加临时费用单
点击【增加】按钮,通过【行操作】增行的方式录入系统临时费用,对于表头上的客户、房产等信息如果选定后,表体则会限定必须是表头信息的内容。
4.3审批临时费用单
保存后的临时费用单如果需要走审批流则需要事先配置相关审批流信息。
如果不需要审批流则直接进行【提交】和【审批】即可。
删除临时费用单:
选中需要删除的临时费用单,单击【作废】按钮并确认系统提示后,对该记录执行删除操作。
已经审批的临时费用单单据不能审批。
4.4退押金
选中费用类型为押金的收费项目的费用记录,点击【退款】按钮,弹出界面录入扣款日期和扣款金额字段。
写入该条记录行
如何查询临时费用单
单击〖查询〗按钮,在弹出的查询条件窗口中自定义查询条件,定义完查询条件,单击〖确定〗按钮,过滤出查询结果。
当存在并发用户时,单击〖刷新〗按钮,可以查询出当前自定义项的最新结果。
注意事项:
1) 可以支持没有房产的客户的费用的录入和押金的退还。
2) 退押金的时候生成两条记录。
一条为负的押金记录,一条为正的扣款记录。
5.违约金计算
关于违约金计算,系统功能已经完成,系统功能说明如下:
5.1基础设置
步骤1:
参数设置
是指服务中心的违约金计算方式的参数,如下图:
注意事项:
1)违约金计算方式参数是指违约金是按照“天”还是“月”计算,选择相应的值填入;
2)如果第一个参数选择按照月,则设置第二个参数,开始计算的第一个月是固定天数还是自然天数。
如:
从1月5日开始收违约金,第一个月是6日到月末。
如果选择自然天数,则按照26天进行计算。
如果选择固定天数,则按照第三个参数设定的参数进行计算。
步骤2:
收费项目设置
1)在收费项目上设置
此工作由公司的财务进行完成,需要设定违约金的公司请联系项目组,将开放权限给相关人员,公司设定后全公司有效。
设置步骤如下:
a)设置“是否计算违约金”参数,如果计算违约金则在此复选框上打钩进行处理。
例如:
深圳公司所有费用都要计算违约金,则都打钩;
b)违约金计算日期标准是指违约金是从何时开始计算,该下拉框有三个选项,分别是“费用计算开始日期”、“费用计算截止日期”和“应缴费日期”。
这个选项直接决定位于计算日期起点。
例如深圳公司选择为“应缴费日期”。
c)违约金计算日期延后几月是指违约金计算在“违约金计算日期标准”的基础上加几个月,如果是当月则是“0”;实际情况因各个收费项目可能会有差异。
例如深圳的违约金计算的周期性、仪表性费用应该是当月计算,而其他费用是下个月进行计算。
则周期性费用、仪表性费用此项值为“0”,而其他费用是“1”;
d)违约金计算日期延后几日是指违约金计算在“违约金计算日期标准”的基础上加几个月后还要加几日才开始计算违约金,如果是当日则是“0”;实际情况因各个收费项目可能会有差异。
例如深圳的违约金此参数值都为“0”;
e)违约金比例字段录入计算违约金的比例,此比例是按照日违约金比例进行计算。
如:
每日万分之五,则应该录入0.0005。
注意事项:
此项只对非应收费用计算产生的金额产生作用,对于应收费用计算产生费用见“收费标准计算”
步骤3:
收费标准计算
在每个服务中心对于应收费用计算产生的违约金,则按照收费标
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