常见档案参考资料的编写方法.docx

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常见档案参考资料的编写方法

常见档案参考资料的编写方法

档案参考资料种类很多，用途广泛，发下十种常见参考资料及其编写方法：

1、大事记

大事记，就是按照时间顺序，简要地记载一定时期发生的重大事件的一种参考资料。

它可以向利用者提供某一问题的历史梗概，便于人们研究史实的演变及其规律性，是总结工作、编写资料、考证历史的重要依据。

（1）大事记的种类

目前，我国档案馆室所编的大事记主要有以下四种：

1.记载一个机关在一定时期内重要活动的机关大事记，例如，《北京市**局大事记》（1949-2001）。

企业、事业单位所编持续反映本单位情况的大事记类似于这种。

2.记载国家或个地区在一定时期内重大事件的国家或地区大事记。

例如，《中华人民共和国大事记》（1949-2001）。

3.按照一定专题记载国家或一定地区、一个机关在一定时期内某一方面重大事件的专题大事记。

例如，《日本军国主义侵华大事记》。

4.记载重要人物一生重要活动的个人生平大事记（通常也称年谱）。

例如，《孙中山年谱》。

（2）大事记的体例和结构

大事记一般采用编年体，以年月为经，以事实为纬，交大事条目按时间顺序排列，以便反映同时期中大事之间的联系。

一部独立编印的叙述式大事记，一般由如下部分组成：

1.题名，即大事记的标题。

包括大事记的对象、内容、时间、名称等要素，其中时间项可以直接列入标题之中。

如《北京市档案局1973-2001年大事记》。

2.编辑说明，有的称为前方或编者的话。

是对大事记编写情况的总的说明。

其主要内容包括：

编写目的，读者对象；指导思想和原则；时间断限，选材标准，材料来源；编排体例、结构及某些需要说明的问题；编者情况。

3.序言。

介绍大事记记述对象的概况，如有关机构的组织沿革、基本职能等。

4.目录，也称目次。

是帮助读者查找大事记条目的线索。

大事记的目录应根据编排体例编写。

5.正文。

这是大事记的主体部分。

大事记的内容，主要是由大事记述和大事时间两部分组成。

（1）大事记述。

大事记是通过许多重大事件的记述，反映历史发展的概貌和规律。

大事的合理选择，是撰写这部分内容的关键。

如何选择和确定大事，要考虑如下三方面因素：

第一，要立足于本地区或本系统、本机关、本企业，突出本身活动。

属于全国或其他较大范围内的大事，只有与本地区或本系统、本机关、本企业密切相关的大事才记，否则，不予记述。

记述的目的在于说明大事的背景由来。

第二，要根据本系统或本机关、本企业的性质、任务和主要职能活动选择大事和要事。

一般情况下，反映主要职能活动的重要事件，才能列入大事记的范围。

第三，要凸显本地区或本系统、本企业的特点，突出一定时期的中心工作、重大事件和要事。

（2）大事时间。

大事时间，一般要求记载准确日期，每件大事年、月、日齐备。

对时间不确切的事件，应尽力进行考证。

大事记条款，严格按照大事发生的先后顺序排列，先排有确切日期的大事，后排接近准确日期的大事，日期不清者附于月末，月份不清者附于年末。

6.按语和注释。

按语简要介绍历史背景和大事要点，起到总括下文、引导阅读的作用；注释，有些词语、人物、地名等要注释说明，以便于读者理解。

7.附录。

即大事记的辅助材料，放在正文之后，以便宜读者查阅。

（3）大事记的编写要求

编写大事记，应按照历史唯物主义的观点，坚持实事求是的原则，尊重历史，尊重史实，维护事物的本来面目，客观地加以记述，其具体要求是：

1.观点正确，用材真实；

2.大事突出，要事不漏，小事不要；

3.系统条理，简明扼要；

4.大事记叙一般不加评述，观点寓于条文之中；

5.收集材料尽量广泛，所有材料要经过严格挑选，去粗取精，去伪存真；

6.材料来源一般注明出处；

7.建立大事记录制度。

平时由专人负责记载大事记，定期印发给机关领导和有关部门征求意见，修改补充完善，年终立卷归档。

由天大事当时记载，真实可靠，用不着考证核实，也不会遗漏。

2、组织机构沿革

组织机构沿革是系统记载一个机关、企业、地区或专业系统的体制、组织机构和人员编制变革情况的一种编研材料。

它分为机关组织机构沿革、企业组织机构沿革、地区组织机构沿革和系统组织机构沿革等几种类型。

内容大致包括机关（企业、地区、系统）概况、机构名称改变、地址迁移、成立、撤销或合并时间、隶属关系、性质和任务、职务范围、领导人员变动、编制扩大与缩小，以及内部机构设置等方面变化情况。

组织机构沿革可以采取文字叙述或图表的形式，也可图文并茂。

其主体结构的体例通常有两种：

一种是以时期（年度或阶段）为主线，先将材料分成若干阶段，然后在每个时期下面再分别叙述其内容；另一种是以题目为主线，先将材料按其叙述的内容分为若干题目，然后在每个题目下面再逐年或逐阶段叙述。

3、全宗指南

全宗指南是以文章的叙述形式介绍和提示档案馆室所保存的某一个全宗档案内容和成分及其利用价值的一种材料，又称全宗介绍，是一种书本式检索工具。

其体例包括以下内容：

（1）立档单位和全宗的历史概况。

此部分可简要地叙述立档单位成立的时间、人数、机构设置情况，主要领导的配备，立档单位的性质、任务及主要职能活动情况，隶属关系以及全宗历史的沿革等。

（2）全宗内档案内容和成分的介绍。

这是全宗指南的主体部分。

其叙述方式，首先介绍全宗内档案的构成及数量；其次，以档案内容或以组织机构为主线分别介绍档案情况，突出有价值的内容；第三，介绍全宗内档案的整理（分类、编目）及保管情况。

（3）全宗指南的辅助材料。

此部分主要包括：

关于利用全宗内档案材料的说明（利用方式、服务手段、利用效果），有关立档单位历史和全宗历史的参考资料情况（自编参考资料的种类、数量）等。

4、统计数字汇集（基础数字汇集）

统计数字汇集，就是反映一定机关、企业、地区、系统或某一方面基本情况的一种数字材料。

由于这种材料简单明了，形式灵活，因而是了解情况、研究问题、制订计划、指导工作和总结经验的不可缺少的依据和参考。

统计数字汇集按其内容可分为综合性和专题性两种。

综合性的统计数字汇集是记载和反映一个机关、企业、地区、系统全面情况的数字汇集，其包容性强，篇幅较大。

如《**县统计数字汇集》，应包括该县土地面积、资源分布、人口、工农业产量、产值、利润、文化教育设施等多方面的数字情况。

专题性的统计数字汇集则是记载一个机关、企业、地区或系统某方面基本情况的，如《**市医药卫生统计数字汇集》。

编写统计数字汇集，最重要的是统计数据必须准确可靠。

对统计报表，调查的数字要认真核对，征询业务部门的意见，请他们参加核实，最好使用统计部门的材料。

因此，编写统计数字汇集，可以由档案部门编，也可以与统计部门、有关业务部门全编，以保证各种数字的完整、准确，提高汇集的质量。

5、专题概要

专题概要，是以文章叙述的形式，简要地说明和反映某一方面工作、生产或其他社会现象和自然现象的产生、发展变化的一种参考资料。

例如，《**县自然概况》、《**地区工业发展基本情况》等。

这种资料的主要用途是向利用者集中地提供某项工作、生产和其他方面系统的专题材料。

编写专题概要的基本要求是：

（1）内容全面，材料详实。

编写时应力求将有关专题的来龙去脉、因果始终、经验教训叙述清楚，使读者通览以后即可知晓该专题之基本情况。

（2）叙中有议，评介得当。

专题概要可在叙述过程中对某些情况作重点说明，对有关问题给予适当评述，这些对读者具有一定的提示和启发作用，但要做到客观公正，符合历史事实，简洁精炼，寓评于述；

（3）叙述准确，文字朴实。

专题概要的选题广泛，编写人员在确定题目后应该学习和了解有关领域的基本知识，防止写出外行话或出常识性错误。

要讲究行文技巧，对标题段落、文字要认真推敲，力求层次清楚，用语规范；

（4）文图结合，不拘一格。

专题概要通常以文字叙述为主，也可以辅之一些表格、图示、照片、附录等。

6、会议简介

会议简介，是简明扼要地记述会议基本情况的一种编研材料。

由于召开会议、民主协商问题，是我国党政机关、群众团体和企业事业单位进行管理活动的一种重要方式，广大机关、企业事业单位干部在日常工作中，经常需要查考会议的档案材料，因而会议简介颇受欢迎。

可编简介的会议主要有党代表、人代会、政协会议、职代会、团代会、妇代会、董事会、经理办公会和其他重要会议等。

会议简介的主要内容应包括会议届次，召开的时间、地点、主持人、参加人（代表名额、分配情况、列席范围），会议议程，讨论与议决事项以及选举结果等。

编写会议简介要注意以下四点：

（1）事实清楚、准确。

无论是会议基本情况，还是会议内容，都不能出现重大遗漏或失实现象；

（2）语言简炼，要点突出。

会议情况可以从简，会议报告、会议决议可以稍详；

（3）一次会议的简介，要眉目清楚。

对于同类历届会议的简介，可以按届次顺序依次排列，排列汇集成册并编制目录；

（4）要写好会议简介，必须全面认真地研究有关会议的文件，尤其是会议报告、决议、简报、记录等，从中了解会议的主要精神，抓住要点。

7、科技成果简介

科技成果简介，是科技档案的编研成果之一，是指科研、设计部门，对获得成果的科研设计项目的档案资料，扼要摘录其内容，汇集编印成册的一种参考资料。

其内容一般包括：

项目名称、项目内容、投资费用、主要技术经济指标或主要技术参数、经济效益、应用推广情况、鉴定评审情、获奖情况、转让方式和费用等。

科技成果简介有多种功效：

能起到促进学术和技术技术交流，推动科技成果推广的作用；能起到检阅和考核获取科技成果能力和水平的作用；能起到推动技术成果转让的媒介作用。

科技成果简介，有用简明文字叙述的，也有采用表格形式的，它根据所汇集成果数量的多寡，既可以编印成一册，也可以编印成多册。

8、图集

图集，也称图册，是以各种专业图样为主体，配以必要的文字和数字说明，集中揭示科技档案中图形信息的编研资料。

图集种类较多，主要有产品研制、工程设计服务的图集，如《**地区水电站厂房设计图册线图》等；有为科技交流和技术贸易服务的图集，如《**市电网电器结线图》等；有为科技交流和技术贸易服务的图集，如光学仪器厂编印的《二十一种镜头系统图集》，不仅汇集了该厂生产的各种镜头产品图样，还分别注明技术条件、技术数据和技术转让的要求。

编辑图集，要密切结合科研、设计、生产、经营及其管理工作的实际，选择应用性较强题目进行，以便充分发挥图集的作用。

还要按照图集的特殊编辑方式和印刷图表的特殊要求来进行。

9、手册

手册，是以科技档案信息为依据，简明、扼要地概述或罗列有关科技活动的专业基础知识，包括基础数据、计算公式、基本方法、措施和规范等资料性、知识性的工具书。

手册具有简明、实用和使用方便的特点。

简明——以专业技术语言表述科学技术问题，较多地运用图表，以较小的篇幅，清楚具体地说明用大量文字才能说明的内容；实用——汇集的科技档案信息，是经过实践验证和反复比较优选的，具有一定的规范性和广泛的应用价值；使用方便——体积较小，便于利用者随身携带和查阅。

如一些建筑设计部门编辑的《工业建筑设计手册》、《工程设计主要技术经济指标》等小册子，发给设计人员随时查考备用。

编辑手册根据利用目的、利用对象和可能收集到的材料，决定其内容。

综合性手册，内容丰富、栏目较多，而专门性手册，内容较少、栏目也相应减少。

手册选材应注意：

通用性，即手册应根据实际工作要求，概括主题的基本内容，以满足不同工作、不同条件和不同水平的利用需要；先进性，即应处理好先进技术与一般技术的关系，既要反映先进技术，又要考虑到科技、生产部门的实际需要，将先进性与实用性有机地结合起来；可靠性，即手册反映的内容必须经过实践检验和认真的核对，以保证其准确无误。

10、年鉴

年鉴，即以年度为时限，汇集反映一年内重要工作活动和成就的文件、数据、图片等档案信息，分栏目叙述该年度基本情况的编研成品，是密集型资料性工具书。

年鉴一般逐年编辑出版，栏目相对固定，而具体内容则随年度发展变化而更新。

年鉴必须在封面上标明年份，即2001年出版，其内容是2000年的信息，截止日期是2000年12月底。

近几年来，国家档案局每年都编辑出版《中国档案年鉴》，北京市地方志办公室每年都编辑出版全面反映首都各项事业的《北京年鉴》。

年鉴是载录一年重要信息的资料汇集，其信息容量大，信息准确可靠和全面，具有索引的功能。

年鉴一般分为两种：

一是综合性年鉴，内容包括政治、经济、文化、教育、社会生活等各个方面，涉及范围广，选材全面，如某一国家或某一区域的综合年鉴；二是专题年鉴，它按照专业或专题编辑，记述一定范围内各方面发展情况的材料，多为专业工作者所使用，是年鉴体系中数量和品种最多的一种，如《中国档案年鉴》、《北京统计年鉴》等。

编辑年鉴，收集材料必须全面，不能缺漏；内容必须准确、真实，使之具有权威性和史料价值；收录的内容应该概括，讲求实用，不能巨细无遗地都收进年鉴。