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备用金制度

百世集团备用金管理制度

文件审阅表

部门

审阅人

意见\签字

审阅日期

百世财务部

陆芬、AliceGuo

同意颁布

2015-10-08

修订或废除记录

版本

修订人

修订日期

修订、废除概述

郭笑岑

2013-05-24

新编制

魏强、侯纯胤

2014-03-10

修订

魏强、张莹

2015-09-23

修订

1.目的

为了加强公司备用金的管理，提高资金利用效率，有效控制资金占用，保障资金安全，特制定本制度。

2.范围

适用百世集团及下属各部门、分公司、分拔、子公司。

3.术语和定义

3.1备用金

指公司总部为了满足各部门/分拨/仓库等组织业务需要，拨付因公短期周转零星开支的现金款项。

3.2备用金账户

备用金的主要载体，用于存放备用金和业务收缴款。

3.3备用金管理员

负责管理备用金的财务人员。

3.4备用金监盘人

负责监督备用金盘点的非财务人员。

3.5备用金管理系统

记录和管理备用金收支流水账的系统。

4.职责和权限

4.1备用金管理员

备用金账户的管理人，备用金的设立及核销申请人。

对原始单据及数据进行审核付款，登记日记账，进行盘点，收缴款及其他日常备用金管理与监督。

4.2区域财务负责人

负责区域内备用金的管控与监督。

4.3总部财务审核专员

负责备用金核销费用核算，核实原始凭证。

5.备用金收支流程概况

6.备用金账户管理要求

6.1备用金主要管理载体为广发资金池多级账户，现金为辅助形式。

6.2备用金账户由备用金管理员在每月8日、20日前提出新增申请，经区域财务负责人审批通过后报总部备用金管理专员登记。

6.3备用金账户由总部备用金管理专员每月8日、20日去银行统一开户办理，开通网银K盾功能，同时可根据需要选择开通手机短信提醒业务。

6.4备用金账户用户分为提交人与复核人，可多个账户对应一个复核人。

6.5备用金账户的账号、密码应及时报备给区域财务负责人，区域财务负责人需设立所有备用金账户信息的台账，方便盘点对账查询。

6.6备用金管理员在F1系统更新维护备用金账户信息，经总部备用金管理专员审核，由采购部专人负责激活。

6.7备用金账户属于公司账户，账户内所有款项为公司财产，必须与私人款项分离，专户专用，任何人员不得挪借备用金。

6.8备用金管理员因职位调动等原因离开本岗位时，待交接人员到位后需要办理备用金账户交接手续。

7.备用金新增要求

7.1备用金新增由分公司\分拨负责人提出需求，同备用金管理员测算确定额度，经区域财务负责人邮件审批后走申请流程。

备用金额度原则上不超过半个月零星支付的资金。

7.2新增备用金在F1系统中提交，上传审批邮件作为附件，注明具体申请原因，经系统审批完毕后由总部支付至备用金账户。

7.3备用金分为一级备用金与二级备用金。

1）一级备用金由备用金管理员向总部申请核销；

2）二级备用金指因业务部门频繁性、周期性业务支出向一级备用金申请并及时核销的借款资金；

3）二级备用金设立由总部财务负责人审批，并向总部备用金管理专员备案。

7.4因特殊事项申请的专项备用金预借款，需专款专用，不允许挪用，及时完成核销，如有剩余款项及时缴回总部指定账户。

汇款备注标准：

事业部+地区+内容，示例：

BEX江苏苏州运营备用金归还。

事业部

缴回账户名称

缴回账户账号

缴回账户支行

备注

BEX

杭州百世网络技术有限公司

40072

广发银行杭州分行营业部

收款缴回

BEX

杭州百世网络技术有限公司上海分公司

0

中国农业银行上海大盈支行

借款缴回

BTR

百世物流科技（中国）有限公司

0533

中国农业银行杭州文教支行

收款、借款缴回

BISC

百世物流科技（中国）有限公司

57

招商银行杭州分行

收款、借款缴回

8.备用金支付范围

NO

支付项目

项目说明

备用金支付条件

发票类别

备注

1

电话费

因业务需要产生的座机话费、IP电话费、传真机费、开户过户费、变更费、移机费、初装费。

1、审批完成的PR；

2、电话费帐单及发票；

3、初次支付需提供合同、协议复印件。

1、电讯服务商开具的电话收费单；

2、银行代收费业务专用发票。

ØPO必须在支付后四天内完成审批并补齐发票。

2

网络费

因业务需要而产生的宽带费、光纤费、初装费、迁移费。

1、审批完成的PR；

2、费用账单（如有）；

3、发票；

4、初次支付需提供合同、协议复印件。

1、网络服务商出具的发票；

2、银行代收费业务专用发票及收据。

ØPO必须在支付后四天内完成审批并补齐发票。

3

日常耗费

因日常办公产生的相关费用，包含但不限于打印费、复印费、传真、装订费、发票工本费、纳税申报系统服务费、会议茶叶费、座位牌制作费、冲洗照片费、资质办理、证照年检、接待检查费、卫生清理保洁绿化费；配备给员工用于日常办公与营运使用的辅助用品，如：

书写工具，办公文具、编织袋、胶带、剪刀。

1、审批完成的RE、PR；

2、AMS验收入库单；

3、供应商提供的发票及销货清单;

4、收款人的身份证号码、联系方式。

1、供应商提供的发票或政府服务部门提供的行政收据；

2、500元以下小额支出优先使用对方收据并盖章，如果对方无法提供收据可以使用公司标准收据，必须填写收款方联系方式。

ØPO必须在支付后四天内完成审批并补齐发票。

ØAMS入库必须在PO完成审批后第二天内完成。

4

会务费

因举办各类会议产生的相关费用，主要指会场租赁费、讲师费、用餐费、资料费、奖品费。

1、审批完成的PR；

2、正规合法票据；

3、签到记录；

4、如会务费涉及加盟商承担，需要提供结算部已扣款凭据；

供应商提供的发票。

ØPO必须在支付后四天内完成审批并补齐发票。

5

邮寄费

因业务需要而产生的速递费（含到付款）、邮票费、信封费、挂号信费用、包裹费用（原则须使用百世汇通）。

1、审批完成的PR；

2、邮寄单据（面单）；

3、邮电业发票；

4、《邮寄费用明细单》及注明未使用百世汇通快递网络的原因。

邮电业发票。

ØPO必须在支付后四天内完成审批并补齐发票。

6

房屋租金

因业务需要长期或临时租用办公场所、宿舍、食堂所支付的小额零星租金、租房中介费、预定金。

1、审批完成PR；

2、房租合同复印件；

3、租赁发票或押金收据；

4、收款人的身份证号码、联系方式。

1、发票；

2、500元以下小额支出优先使用对方收据并盖章，如果对方无法提供收据可以使用公司标准收据，必须填写收款方联系方式。

Ø支付预定金时可无需提交PR、PO。

ØPO必须在支付后四天内完成审批并补齐发票。

Ø如涉及事业部之前混用的情况，需提供其他事业部总经理同意分摊比例的邮件。

Ø

7

水、电、物业杂费

因办公场所、宿舍、食堂所发生的水费、电费、卫生费、停车费、物业费、电梯费、维修基金、绿化费等。

1、审批完成的PR；

2、合同、协议复印件；

3、电力、自来水公司提供合法发票或由出租单位提供的收据及加盖出租单位公章或财务章的发票复印件；

4、水电费核销表；

5、出租单位缴费通知书（如有）；

6、水、电、物业明细；

7、宿舍水电费员工分摊表，HR确认扣款的邮件；

8、收款人的身份证号码、联系方式。

1、电力、自来水公司提供合法发票或由出租单位提供的收据及加盖出租单位财务章的发票复印件；

2、500元以下小额支出优先使用对方收据并盖章，如果对方无法提供收据可以使用公司标准收据，必须填写收款方联系方式。

ØPO必须在支付后四天内完成审批并补齐发票。

Ø如涉及事业部之前混用的情况，需提供其他事业部总经理同意分摊比例的邮件。

8

医药品

为保障员工在日常工作过程中及时对小伤小病处理所配备的日常医疗药品与用品。

1、审批完成的PR；

2、采购药品、用品清单；

3、发票。

医药销售发票。

ØPO必须在支付后四天内完成审批并补齐发票。

9

固定资产\低值易耗品

使用期限超过1年的、机器、机械、运输工具以及其他与生产、经营有关的设备、器具、工具。

1、审批完成的RE、PR；

2、AMS验收入库单；

3、合同、协议复印件（如有）；

4、供应商提供发票或相关单据；

5、销货清单；

6、发票；

7、收款人的身份证号码、联系方式。

1、货物销售增值税专用发票；

2、普通发票；

3、500元以下小额支出优先使用对方收据并盖章，如果对方无法提供收据可以使用公司标准收据，必须填写收款方联系方式。

ØPO必须在支付后四天内完成审批并补齐发票。

ØAMS入库必须在PO完成审批后第二天内完成。

10

租赁费

公司因业务需要长期租用相关设备（如：

饮水机、复印机、打印机、花卉）而支付的租赁费。

1、审批完成的PR；

2、租赁合同、协议复印件（如有）；

3、发票；

4、收款人的身份证号码、联系方式。

1、租赁发票；

2、办公发票；

3、500元以下小额支出优先使用对方收据并盖章，如果对方无法提供收据可以使用公司标准收据，必须填写收款方联系方式。

ØPO必须在支付后四天内完成审批并补齐发票。

11

理赔款

由分拨原因导致客户快件丢失、破损、延期等产生的赔偿款。

1、审批完成的PR；

2、理赔明细清单、快件面单；

3、发票或公司标准收据或者网上交易付款凭证；

4、收款人的身份证号码、联系方式。

发票或公司标准收据或者网上交易付款凭证。

ØPO必须在支付后四天内完成审批并补齐发票或收据。

12

维修费

为确保正常运作所发生的维修维护费用，包括：

低值易耗品及办公用品、设备（流水线、空调、复印机、电话机、传真机、热水器、电视、微波炉、冰箱等）的维修费用；

1、审批完成的PR；

2、验收报告或经办人签字确认已完成维修；

3、服务类、用品类、货物销售发票；

4、收款人的身份证号码、联系方式。

1、服务类、用品类、货物销售发票；

2、500元以下小额支出优先使用对方收据并盖章，如果对方无法提供收据可以使用公司标准收据，必须填写收款方联系方式。

ØPO必须在支付后四天内完成审批并补齐发票。

Ø300元以内的食堂维修费走伙食备用金，不在此列支。

13

装修改造费

为场地、办公室、食堂等进行改善、修葺、改建事项所产生的费用。

1、审批完成的PR；

2、装修改造验收报告或经办人备注确认已完成装修改造；

3、发票；

4、业务合同、协议复印件（如有）；

5、收款人的身份证号码、联系方式。

1、装修改造发票；

2、1000元以下小额支出优先使用对方收据并盖章，如果对方无法提供收据可以使用公司标准收据，必须填写收款方联系方式。

ØPO必须在支付后四天内完成审批并补齐发票、验收报告或双方签字确认书。

14

宣传费

因业务需要通过媒介宣传推广发生的宣传材料制作费、库区宣传栏、车身宣传制作费、记者采访的支出、稿费、广告材料制作费。

1、审批完成的PR；

2、发票；

3、宣传费用明细；

4、业务合同、协议复印件（如有）；

5、收款人的身份证号码、联系方式。

1、增值税专用发票、广告业专用发票等；

2、500元以下小额支出优先使用对方收据并盖章，如果对方无法提供收据可以使用公司标准收据，必须填写收款方联系方式。

ØPO必须在支付后四天内完成审批并补齐发票。

15

手续费

备用金管理账户发生的转账手续费、通兑手续费、账户管理费、函证费。

1、审批完成的PR、PO；

2、银行打印回单或网上银行回单；

3、银行月度账单；

银行回单、电子账单。

Ø银行自动划扣项目可在银行扣款后提交PRPO，需在5个工作日内完成审批。

16

税费

因税务申报支出的相关营业税、营业税附加，印花税，堤围防护费、企业所得税、房产税，土地税、场地租赁税及合同、协议约定需由公司承担发票开具的其他税费。

纳税申报税款：

1、审批完成的PR、PO；

2、银行扣缴税款回单、完税凭证；

公司承担税费；

1、审批完成的PR、PO；

2、合同、协议复印件；

3、收据（如有）。

1、纳税申报税款：

2、银行扣缴税款回单；

3、公司承担税费：

开票税费收据。

Ø银行自动划扣项目可在银行扣款后提交PRPO，需在5个工作日内完成审批。

17

设备油耗

公司自有或租赁叉车、发电机消耗的加油费用（适用于未办理加油卡前）。

1、审批完成的PR；

2、加油费清单；

3、发票；

4、收款人的身份证号码、联系方式。

油费发票。

ØPO必须在支付后四天内完成审批并补齐发票。

18

车辆加油费

公司因自有行政、营运车辆日常消耗加油费用（适用于未办理加油卡前适用）。

1、行政类审批完成的PR；

2、营运类审批完成的零散运力系统结算对账单（适用BEX）；

3、车辆加油费清单；

4、发票。

油费发票。

ØPO必须在支付后四天内完成审批并补齐发票。

Ø运力系统须在支付后四天内完成审批并补齐发票

19

车辆维护费

公司自有行政、运营车辆日常保养、维修维护所产生的费用。

1、行政类审批完成的PR；

2、营运类审批完成的零散运力系统结算对账单（适用BEX）

3、发票；

4、车辆维护费清单

5、收款人的身份证号码、联系方式。

1、增值税专用发票或普通发票；

2、500元以下小额支出优先使用对方收据并盖章，如果对方无法提供收据可以使用公司标准收据，必须填写收款方联系方式。

ØPO必须在支付后四天内完成审批并补齐发票。

Ø运力系统须在支付后四天内完成审批并补齐发票

20

车辆路桥费

公司自有行政、运营车辆外出公务发生的停靠、高速公路与桥梁通过费用。

1、行政类审批完成的PR；

2、营运类审批完成的零散运力系统结算对账单（适用BEX）；

3、车辆出车记录表格；

4、发票。

1、停车费发票；

2、路桥费发票。

ØPO必须在支付后四天内完成审批并补齐发票。

Ø运力系统须在支付后四天内完成审批并补齐发票

21

车辆杂费

公司为保证自有行政、运营车辆正常运行支出的保险、年审费、车船使用税、年票费用。

1、审批完成的PR；

2、车辆、交通管理部门、保险公司开具的业务单据；

3、发票；

4、收款人的身份证号码、联系方式。

1、保险公司开具的专用发票；

2、车辆交通管理部门开具的专用发票。

ØPO必须在支付后四天内完成审批并补齐发票。

22

报关费

因报关业务向海关申报时产生的相关费用。

1、审批完成的PR；

2、海关或相关代理提供发票；

3、相关人员提供并确认明细。

报关业务发票。

ØPO必须在支付后四天内完成审批并补齐发票。

23

短期雇工

因自有雇工人员短缺临时通过市场、人力中介等媒介招募的短期非正式雇佣人员产生费用。

1、审批完成的PR；

2、临时雇工合同；

3、临时雇工人员清单、身份证复印件、联系方式；

4、临时雇工单位与业务部门双方确认考勤表、签收表；

5、需临时雇工单位或个人提供合法发票，如确无法提供的需要提供公司标准收据。

1、服务发票；

2、如无法提供发票的需要提供公司标准收据。

Ø审核时要确认纸质考勤表与事先上传的电子考勤表是否一致，不一致不能付款并立即作为异常情况上报运营部总部和财务部总部。

Ø必须电话核实20%的用工情况，如果电话无法联系上的不在20%内，需加大样本抽查。

联系不到者不付款。

ØPO必须在支付后四天内完成审批并补齐发票。

24

临时装卸费

公司装卸业务因自有人员短缺或业务量增大需在市场临时寻找资源发生的费用。

1、审批完成的PR；

2、装卸合同；

3、装卸人员名单、身份证复印件、联系方式；

4、装卸公司与业务部门双方确认出勤表、签收表；

5、临时装卸单位或个人提供合法发票，如确无法提供的需要提供公司标准收据。

1、劳务发票；

2、装卸发票；

3、服务发票或公司标准收据。

Ø财务人员付款前必须电话核实20%的用工情况，如果电话无法联系上的不在20%内，需加大样本抽查。

联系不到者不付款。

ØPO必须在支付后四天内完成审批并补齐发票。

25

省际省内整车临时外请费

公司因业务需要临时外租车辆以保障业务的正常运作而产生的费用，指跨省临时整车费用。

1、任务单和临时合同；

2、租用车牌照片；

3、临时租车审批邮件；

4、发票或公司标准收据；

5、个体承运商需要提供驾驶证，行驶证，身份证复印件；公司类承运商需要提供营业执照和组织机构代码证复印件；

6、收款人的身份证号码、联系方式。

1、提供的公路、内河、联运统一发票、服务业发票或者邮电业发票；

2、车辆加油票、停车费、路桥费；

3、公司标准收据。

Ø运力系统须在支付后四天内完成审批并补齐发票

26

省内零担物流费

省内转物流、零担费用支出，系非合同协议承运商。

1、物流四联单（发货承运凭据）；

2、租用车牌照片；

3、临时租车审批邮件；

4、任务单和临时合同；

5、发货费明细；

6、发票或公司标准收据；

7、个体承运商需要提供驾驶证，行驶证，身份证复印件；公司类承运商需要提供营业执照和组织机构代码证复印件。

1、提供的公路、内河、联运统一发票、服务业发票或者邮电业发票；

2、车辆加油票、停车费、路桥费；

3、公司标准收据。

Ø财务审核时严格核对纸质四联单上列示的件数，重量与零散动力系统相符，完全一致方可付款。

27

市内临时租车费

公司因业务需要临时外租车辆以保障业务的正常运作而产生的费用，市内。

1、任务单和临时合同；

2、租用车牌照片；

3、临时租车审批邮件；

4、发票或公司标准收据；

5、个体承运商需要提供驾驶证，行驶证，身份证复印件；公司类承运商需要提供营业执照和组织机构代码证；

6、收款人的身份证号码、联系方式。

1、提供的公路、内河、联运统一发票、服务业发票或者邮电业发票；

2、车辆加油票、停车费、路桥费；

3、公司标准收据。

Ø运力系统须在支付后四天内完成审批并补齐发票

28

代派费

因网点关停导致的派件无法正常完成，由公司操作人员临时代派、外请人员或同行进行代派产生的派件费。

1、审批完成的PR；

2、发票或公司标准收据；

3、单价必须小于总部网管最新备案价格；

4、收款人的身份证号码、联系方式。

1、由转件公司开具货物运输发票；

2、公路、内河、联运统一发票；

3、服务业发票或者邮电业发票；

4、公司标准收据。

1、查看站点是否有事前申请代派价格的备案；

2、核实代派价格是否与事前申请备案中的价格相符；

3、将单号输入Q9系统，核对是否扫入指定的派件扫描账号；

4、核实面单上的地址是否对应到关停站点的派送区域；

5、原单代派：

整理好电子明细后，需要匹配上对应的签收单，按明细中的单号顺序整理；

6、换单派送：

换单后将原单与同行面单装订好，同样整理好明细后，按照明细中的单号顺序整理。

29

盲区转件费

对于百世汇通网络中无法到达的盲区（包括尚未开通或短期关停的区域），允许当地报备超区从而产生的转件费。

1、“超区件管理系统”对应的转件清单；

2、发票或公司标准收据；

3、单价必须小于总部网管最新备案价格；

4、收款人的身份证号码、联系方式。

1、由转件公司开具货物运输发票；

2、公路、内河、联运统一发票；

3、服务业发票或者邮电业发票；

4、公司标准收据。

1、收件区县是否属于未开通区域或已公告暂停区域；

2、转同行扫描记录是否规范（转同行扫描、备注盲区），如不规范联系当地分拨规范操作；

3、审核重量、单价（单价是否与事前上报的相符）；

30

航空提货费

公司因业务需要通过航空公司提取货物所产生的的费用。

1、航空公司提供报价表（需发邮件至区域业务部门主管-总部业务部门经理审批备案）；

2、航空公司出具货物运输发票；

3、审批完成的零散运力系统结算对账单；

4、提货费明细；

5、收款人的身份证号码、联系方式。

1、货物运输发票；

2、航空公司提货费发票。

Ø运力系统须在支付后四天内完成审批并补齐发票

31

铁路发货费

公司因业务需要通过铁路部门进行货物的中转所产生的的费用。

1、铁路发货报价表（需发邮件至区域业务部门主管-总部业务部门经理审批备案）；

2、铁路包裹票、公路、内河、联运统一发票；

3、审批完成的零散运力系统结算对账单；

4、发货费明细；

5、收款人的身份证号码、联系方式。

1、铁路包裹票、公路、内河、联运统一发票；

2、代理公司服务发票。

32

工伤医疗费

员工在上班期间因公发生的突发人身伤害。

1、遇紧急情况需暂借，2000元以内，经过分总和区域财务负责人审批，大于2000元还需要总部财务负责人审批；

2、人事和主管部门确认的邮件；

3、最终总部核销时需要医疗发票原件或复印件；

4、收款人的身份证号码、联系方式。

借款性质没有发票。

Ø暂借备用金工伤款，需由受伤员工或其直接主管在三个工作日内通过F1系统补做员工预借款申请（写明借款原因注明受伤员工姓名工号），预借款到位后一日内归还备用金借款。

33

福利费

改善员工生产生活条件，进行的生日会、高温补贴、节假日活动等。

1、审批完成的PR；

2、参加人员名单；

3、费用明细；

4、发票。

正规合法票据。

ØPO必须在支付后四天内完成审批并补齐发票。

34

特殊支付

超出以上支付范围的紧急特殊性支出（正常必须走总部付款流程）。

1、审批完成的RE、PR；

2、超出支付范围审批流程：

备用金管理员—区域财务负责人—总部区域财务负责人；

3、正规合法票据；

4、收款人的身份证号码、联系方式。

5、其他相关必要资料

正规合法票据。

ØPO必须在支付后四天内完成审批并补齐发票。

8.1供应商因资质问题或经办人丢失、损毁、污染等问题无法提供合法有效的正规票据时，需由经办人提起发票替代申请，提供前三个月（单据提交财务审核日期起）内同年份同类型发票用于替代，备用金管理员核实后提报审批，第一集团浙江、广东、江苏、上海、北京、山东、福建2万元以内的由区域财务负责人审批，超出2万元继续报总部财务负责人审批；其他区域1万以内额由区域财务负责人审批，超出1万继续报总部财务负责人审批（若有财务负责人跨集团管理的，适用最高集团标准）。

8.2备用金支付前必须满足支付条件，否则不予付款。

实际收款人与提报的供应商信息必须一致，500元以下小额支出优先使用对方收据并盖章，如果对方无法提供收据可以使用公司标准收据，必须填写收款方联系方式如果电话联系不到，总部在核销时拒不付款。

同时由经办人发起替票申请审批。

8.3区域可以根据实际情况提现，需及时核销，同时提现金额和使用期限纳入备用金管理考核范围。

9.备用金日常管理规定

9.1有备用金的地方必须使用备用金管理系统进行逐笔收支业务的记录

9.2备用金账户的K盾与现金不得携带出办公场所，应存放于保险箱中，密码不得泄露。

特殊情况需要带出，需跟区域财务负责人报备。

9.3备用金使用原则是实报实销，不得预核销。

个人因公支付金额不超过1000元的可以自行垫付，取得合规报销凭证后再到备用金管理员处核销；超过1000元的，可以通过下述三种办法支付：

1）与备用金管理员共同购买，由备用金管理员付款，具体由区域财务负责人进行判断；

2）通知供应商凭有效票据与资料直接在备用金管理员处结算；

3）业务经办人提供供应商账号、联系方式及相关证照，备用金管理员安排转账付款，经办人