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办公用品管理办法细则
办公用品管理办法(暂行)
一、目的
为规范公司办公用品的采购与使用,使之既满足员工工作需要又杜绝铺张浪费,特制定本办法。
二、适用范围
公司内部所有人员。
三、管理部门
办公用品的管理部门是公司办公室,采购由办公室根据各部门及分公司需要实施采购。
由公司总经理室监管执行。
四、日常管理
1、办公用品分为消耗性办公用品和非消耗性办公用品。
非消耗性办公用品包括桌椅、文件柜、电话机、电脑、打印机、复印机、传真机等,同时遵守固定资产管理制度。
消耗性办公用品包括签字笔、胶水、铅笔等进行以旧换新,并且根据岗位需求量进行领取。
2、办公用品如分配为个人使用的,由个人自己负责管理,如计算机、笔类、尺类、橡皮等;如为部门业务共同使用的,由部门负责人指定专人管理,如打印机、复印机等。
3、公共财产发生损坏时,使用人或责任人需负相应的责任。
4、员工要爱护所有公司的公共设备,离开办公室,要检查关闭设备电源及容易发生危险的器具,保证安全。
5、属于个人使用的物品,如因使用不当造成损失的,由使用人全额进行赔偿。
如因使用年限时间过长损坏,使用人需以旧换新进行申领。
6、任何人未经领导批准,不能将专用办公设备带出办公地点,否则一切后果自负。
五、采购管理
1、公司所有办公用品的采购工作,统一由办公室负责,由总经理进行审批。
2、各部门及分公司应于每月25日至30日根据工作需要编制下月的办公用品需求计划,需填写《办公用品申领单》,交办公室进行审核,办公室根据各部门需要,统一进行审报,由总经理审核后进行采购。
具体物品发放依据实际需要
情况而定。
3、办公用品采购的一般程序为:
A、办公室定期向各个部门统计需采购的物品,填写《办公用品申领单》(附
表一);
B、办公室确认库存无可用或可替代的物品后,填写《办公用品采购预算清单》(附表二)并及时上报总经理审批后进行采购;
C、办公室将物品发放给所需部门人员,领用人需在《办公用品领用登记表》
(附表三)上签字确认;六、用品入库
1、办公用品入库前须进行验收,对于符合规定要求的,由办公室登记入库,财务部进行验收;对不符合要求的,由采购人员负责办理调换或退货手续。
2、物品采购发票由财务部、办公室签字确认入库后,方可报销。
3、办公室须对办公用品做到分类存放,码放整齐,清洁有序。
4、要认真做好新购物品入库前的检查、验收工作,要建立办公用品管理台帐,做到入库有手续、发放有登记。
七、办公用品的领用1、一般办公用品的发放,由办公室依据《办公用品领用标准表》(附表四),
在登记好《办公用品领用登记表》(附表三)后,直接发放给使用部门或个人。
2、领用时,领用人须在《办公用品领用登记表》(附表三)上写明日期、
领取物品名称及规格、数量、用途等项并签字。
领取接待用品(如水果、烟、茶、纸杯等)时应由办公室接待人员在《办公用品领用登记表》(附表三)上登记签字。
3、办公用品定期进行领用,每周原则上只需领取一次。
4、领取的非消耗性办公用品(如订书器、计算器、剪刀、台历架等)应列入移交,如重复申领,应说明原因或凭损毁原物以旧换新,杜绝虚报冒领。
5、特殊办公用品的发放,应由办公室指定专人负责,经使用部门办理有关领用手续后,交使用部门具体使用和管理。
6、领取的原则是:
工作任务清楚,使用目的明确,一次一领,随用随领,用多少领多少,专领专用。
7、办公用品管理部门及人员应恪尽职守,坚持原则,照章办事,严格控制
办公用品的领取数量和次数,保证办公需要。
对于消耗品,可根据历史记录和经验法则设定领取基准。
明显超出常规的申领,领用人应作出解释,否则保管员有权拒付。
八、办公用品的保管1、办公用品由办公室统一保管。
2、库存办公用品的种类和数量要科学确定,合理控制。
常用、易耗、便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存。
要避免不必要的储存或过量积压,确保供应好、周转快、消耗低、费用省。
3、批量购入的办公用品应及时入库存储,采购人员应做好验收及时入库,在(办公用品入库登记本)上如实填写接收物品的名称、规格、单价和数量。
4、加强对办公旧物的管理。
阶段性使用和暂时闲置的物品要妥善保管,随时待用;替换下的各类办公设备交由办公室统一保管,要及时回收。
登记造册,修旧利废,充分利用。
5、定期进行办公用品库存盘点,确保帐物相符。
随时掌握库存物品的数量、质量和需求情况,适时增加库存,保障供给。
九、办公用品的使用1、使用办公用品应以室为家,牢固树立节约光荣、浪费可耻的思想,在日
常工作中,处处精打细算,提倡节省每一张纸、每一颗钉、每一滴墨、每一分钱,努力降低办公成本。
2、办公用品应为办公所用,不得据为已有,挪作私用;不得用办公设备干私活,谋私利;不许将办公用品随意丢弃废置。
3、精心使用办公设备,认真遵守操作规程,及时关闭电源。
定期维护保养,最大限度的延长办公设备、用品使用寿命。
4、办公用品使用要物有所值,物尽其用,不要大材小用,贵材贱用。
复印纸应用于复印,不得用做草纸、包装纸;大头针、曲别针等要反复使用;纸张可双面利用,修改校对稿可先用废旧纸张打印等,充分发挥各种办公用品的最大使用效率。
5、印制文件材料要有科学性和计划性,并力求使印制数与需用数基本相符,
略有余富,避免不必要的浪费。
6、对于高档耐用办公用品,部门间应尽量协调相互借用,一般不得重复购
置。
使用中办公设备出现故障,由办公室人员负责协调和联系退换、保修、维修、配件事宜;因使用不当,人为造成设备损坏的,直接责任人应负赔偿责任。
7、办公用品因使用不当,由使用人负责赔偿。
十、用品转移
1、员工离职时应依《办公用品领用登记表》(附表三)所领物品一并退回(消耗品除外),由办公人员填写《办公用品移交表》(附表八),离职员工签字确认。
2、办公事务用品如桌椅、公文柜、电话机、电脑、打印机等的迁移,需经财务部办理迁移手续后,方可执行。
十一、物品维修1、电脑、打印机、传真机、复印机等办公用品出现故障及需维护(加碳粉)
时由使用部门向办公室提出维修申请。
2、办公室若发现用品为人为故障,应追究使用人或责任人的责任。
3、如无法维修,可联系供应商或外部维修机构进行维修,并填写《办公用品维修记录单》(附表五)。
4、维修经办公室和使用部门验收后在维修单上签字作为报销凭证,相关费用由财务部按规定报销。
5、如办公用品由于损坏或超出使用年限等情况,维修费用较高,需淘汰或新品替换,则需对于该物品进行报废处理,填写《办公用品报废凭证》(附表七)说明情况,并说明是直接淘汰还是需要购置新设备,该表将提交总经理室,由总经理决定是否需进行报废处理。
十二、遗失物品管理1、公司员工应爱护和节约的办公用品,同时应承担良好保管的义务。
2、如办公物品出现人为遗失,应由使用人员及其部门负责人共同承担相应责任。
3、如办公室出现被盗、抢劫等情况,导致贵重办公物品及公司机密文件被盗,遗失部门应积极配合警察侦破案件,如能追回遗失物品和遗失文件,则相关
人员应被处口头警告,同时被警告人应加强防盗、防劫观念,积极建议改进防盗
措施;如遗失物品及文件不能追回,则由相关人员及部门负责人对该事件负责,具体处罚措施由总经理室商议决定。
4、如公司出现内盗情况,一经查出,直接派送公安局。
该人员应归还被盗物品,并对公司及公司员工所受损失负责,承担相应责任,公司应视情节给予严厉处罚。
附表一:
《办公用品申领单》附表二:
《办公用品采购预算清单》附表三:
《办公用品领用登记表》附表四:
《办公用品维修记录单》附表五:
《办公用品遗失单》附表六:
《办公用品报废凭证》附表七:
《办公用品移交表》
附表一
办公用品申领单
申请月份:
月申请人:
部门/职位:
序号
物品名称
单位
需要型号
数量
申领部门
申领人签字
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
附表二:
办公用品采购预算清单
采购人:
年月日
序号
物品名称
型号
单位
库存
采购数量
单价
合计
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
费用合计
万千百拾元角分¥
编制人:
审核人:
审批人:
附表三:
办公用品领用登记表
序号
品名
标签
规格型号
单位
数量
领用人签字
领用时间
备注
附表五:
办公用品维修记录单
编号
申请部门
申请人
维修品名
数量
维修内容
损坏性质
维修时间
是否已维修
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
日期:
________年____月____日填表人:
_____________
备注:
损坏程度主要分为人为损坏和自然损坏,人为损坏需将赔偿金额附备注。
附表六:
办公用品遗失单
时间:
________年____月____日填表人:
________
编号
部门
遗失物品名称
数量
使用人
使用时间
遗失原因
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
部门意见:
财务部意见:
总经理室意见:
附表七
办公用品报废凭证
申请部门
申请时间
物品名称
配置时间
物品编号
物品编码
报废说明
部门意见:
财务部意见:
总经理意见:
附表八
办公用品移交登记表
年月日
日期
物品名称
单位
数量
移交人
所在部门
接收人
所在部门
备注
注:
此表由办公室管理员登记,如若办公用品回收,则管理员为接收人,并负责登记入库。
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