Excel制表技巧.docx
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Excel制表技巧.docx
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Excel制表技巧
Excel制表技巧(63)动画图解
动画图解:
Excel字符格式设置
1、设置字体:
选中需要设置字体的单元格(区域),鼠标按“格式”工具栏的“字体”框右侧的下拉按钮,在随后弹出的下拉列表中,选择需要的字体即可。
2、设置字号:
选中需要设置字号的单元格(区域),鼠标按“格式”工具栏的“字号”框右侧的下拉按钮,在随后弹出的下拉列表中,选择需要的字号即可。
3、设置字符颜色:
选中需要设置字符颜色的单元格(区域),鼠标按“格式”工具栏的“字体颜色”框右侧的下拉按钮,在随后弹出的下拉列表中,选择需要的颜色即可。
注意:
以上设置都可以通过执行“格式→单元格”命令,打开“单元格格式”对话框,切换到“字体”标签下进行设置。
4、设置填充颜色:
选中需要设置单元格填充颜色的单元格(区域),鼠标按“格式”工具栏的“填充颜色”框右侧的下拉按钮,在随后弹出的下拉列表中,选择需要的颜色即可。
注意:
以上设置都可以通过执行“格式→单元格”命令,打开“单元格格式”对话框,切换到“图案”标签下进行设置,并能设置更为复杂的填充效果。
具体操作的动画显示过程如下:
动画图解:
Excel单元格的合并
1、单元格的合并:
同时选中需要合并的单元格(如A1:
G1),然后按一下“格式”工具栏上的“合并及居中”按钮即可。
2、撤销单元格的合并:
选中合并后的单元格,然后再按一下“格式”工具栏上的“合并及居中”按钮即可。
注意:
如果是Excel2000及以前的版本,撤销单元格的合并需要这样操作:
选中合并后的单元格,执行“格式→单元格”命令,打开“单元格格式”对话框,切换到“对齐”标签下,在“文本控制”选项下面,清除“合并单元格”前面复选框中的“∨”号,再确定返回即可。
具体操作的动画显示过程如下:
动画图解:
Excel表格边框设置
1、快速设置边框:
同时选中需要设置边框的区域,单击“格式”工具栏上“边框”左侧的下拉按钮,在随后弹出的下拉列表中,选择一种合适的边框样式即可。
2、设置复杂边框:
同时选中需要设置边框的区域,执行“格式→单元格”命令,打开“单元格格式”对话框,切换到“边框”标签下,设置好边框的“颜色”、“样式”及“预置”类型后,确定返回即可。
注意:
无论是用什么方法设置的边框,同时选中需要取消边框的区域,单击“格式”工具栏上“边框”左侧的下拉按钮,在随后弹出的下拉列表中,选择“无边框”样式即可将相应的边框清除。
具体操作的动画显示过程如下:
动画图解:
给Excel数据表添加页眉页脚
1、添加页眉:
打开需要添加页眉页脚的文档,执行“文件→页面设置”命令,打开“页面设置”对话框,切换到“页眉/页脚”标签下,单击其中的“自定义页眉”按钮,打开“页眉”对话框,将相应的页眉字符输入到左、中、右方框中,确定返回“页面设置”对话框。
注意:
也可以利用上面的工具按钮,插入一些固定的页眉/页脚内容(如页码等)。
2、添加页脚:
单击其中的“自定义页脚”按钮,打开“页脚”对话框,将相应的页脚字符输入到左、中、右方框中,确定返回“页面设置”对话框。
注意:
在Excel2002及后续版本中,利用“页眉”或“页脚”对话框中的“图片”按钮,可以将图片(如公司的微标等)添加到页眉或页脚上。
具体操作的动画显示过程如下:
动画图解:
Excel表格标题重复打印
我们在打印一个多页表格时,希望每页都要有标题行,如果手动添加,麻烦不说,以后修改表格就不方便了。
其实,Excel有自动添加标题行的功能:
打开需要标题行的文档,执行“文件→页面设置”命令,打开“页面设置”对话框,切换到“工作表”标签下,单击“顶端标题行”右侧的红色按钮,此时对话框转换为一个浮动状态条,用鼠标选取作为标题行的区域(如第1、第2行),然后按浮动状态条右侧的红色按钮返回“页面设置”对话框,确定退出即可。
注意:
①设置的顶端标题行,可以不包括第1行。
②如果对“顶端标题列”进行上述设置,对于超宽表格,可以将左侧的标题列自动添加到后续每一张表格中。
具体操作的动画显示过程如下:
动画图解:
Excel标题跨列居中
对于表格的标题,我们总是让其位于整个工作表的中间,对于这一居中的结果,我们通常是用“合并及居中”功能来实现的。
这样以来,就破坏了整个工作表的二维结构,以后使用函数、排序等操作时(尤其是Excel2000及以前版本)带来一些不必要的麻烦。
为了解决这个问题,我们可以用“跨列居中”的对齐方式来实现这一效果:
先将标题字符输入到工作表最左列的单元格中,并设置好字体、字号等,然后同时选中用于显示标题的多个单元格区域,执行“格式→单元格”命令,打开“单元格格式”对话框,切换到“对齐”标签下,按“水平对齐”右侧的下拉按钮,在随后弹出的下拉列表中,选择“跨列居中”选项,再“确定”退出即可。
具体操作的动画显示过程如下:
动画图解:
Excel页面背景设置
电子表格通常是供大家在电脑屏幕上直接浏览的,为了提高观感效果,我们通常用背景功能把表格装饰一番。
步骤一、事先准备好一张合适的图片,保存在某个文件夹中。
步骤二、打开需要设置背景的文档,执行“格式→工作表→背景”命令,打开“工作表背景”对话框,定位到上述图片所在的文件夹,选中该图片,再单击“插入”按钮返回即可。
注意:
①在上述对话框中,直接双击选中的图片,也可以快速将图片设置为背景,并关闭该对话框。
②设置的背景只能供浏览,而不能打印出来。
③只要执行一下“格式→工作表→删除背景”命令,即可将设置的背景删除。
具体操作的动画显示过程如下:
动画图解:
设置Excel标签颜色
当一个工作簿中有多个工作表时,为了提高观感效果,同时也为了方便对工作表的快速浏览,我们将工作表标签(Sheet1、Sheet2……)设置成不同的颜色。
右击工作表标签,在随后旨出的快捷菜单中,选择“工作表标签颜色”选项,打开“设置工作表标签颜色”对话框,选择一种合适的颜色,确定返回即可。
注意:
这是Excel2002及后续版本新增加的功能。
具体操作的动画显示过程如下:
Excel动画图解:
按条件显示数据颜色
在用Excel制作表格时,我们经常要求让符合某种条件的数据以不同的颜色(字符颜色或填充颜色)显示出来,对于这种要求,我们可以用“条件格式”来实现。
下面,我们以成绩表为例,让大于等于90分的成绩数值以“蓝色”显示出来,让小于60分的成绩数值以“红色”显示出来。
1、选中成绩所在的单元格区域,执行“格式→条件格式”命令,打开“条件格式”对话框。
注意:
在选取较大的单元格区域时,可以这样操作:
单击鼠标,选中区域的左上角第一个单元格,然后拖拉滚动条到区域的尾首,按住Shift键,单击区域右下角最后一个单元格。
2、按第2个方框右侧的下拉按钮,在随后弹出的下拉列表中,选择“大于或等于”选项,然后在后面的方框中输入数值“90”。
3、按下“格式”按钮,打开“单元格格式”对话框,在“字体”标签中,按“颜色”右侧的下拉按钮,在随后弹出的调色板中,选择“蓝色”选项,确定返回。
4、单击一下“添加”按钮,添加一个“条件格式”,再仿照上述操作,设置好小于“60”分的“条件格式”。
5、设置完成后,确定返回。
具体操作的动画显示过程如下:
为Excel公式返回结果设置颜色
在“条件格式”中,作为条件的不仅是具体的数据,而且可以用公式的返回结果。
我们仍然以成绩表为例,让前10名的成绩数值以“蓝色”显示出来,让低于平均分的成绩数值以“红色”显示出来。
1、选中成绩所在的单元格区域,执行“格式→条件格式”命令,打开“条件格式”对话框。
2、按第1个方框右侧的下拉按钮,在随后弹出的下拉列表中,选择“公式”选项,然后在后面的方框中输入公式:
=C2>=LARGE(C$2:
C$61,10)。
注意:
①由于是对整个区域一次性设置的,所以我们对C2单元格和C列作了“相对引用”;而成绩都位于第2行至第61行,所以我们对这个区域作了“绝对引用”,即在相应的位置前面添加了一个“$”符号。
②上述公式的含义是:
当单元格中的数值大于或等于第10名成绩时(用“LARGE(C$2:
C$61,10)”公式确定),使用该格式。
3、按下“格式”按钮,打开“单元格格式”对话框,在“字体”标签中,按“颜色”右侧的下拉按钮,在随后弹出的调色板中,选择“蓝色”选项,确定返回。
4、单击一下“添加”按钮,添加一个“条件格式”,再仿照上述操作,设置好低于平均分的“条件格式”。
注意:
平均分用“AVERAGE(C$2:
C$61)”公式计算。
5、设置完成后,确定返回。
具体操作的动画显示过程如下:
动画图解:
Excel数据格式设置
利用“格式”工具栏上的快捷按钮,可以快速为Excel数据表格设置数值的特殊格式。
1、设置货币格式:
选中相应的数值区域,单击“格式”工具栏上的“货币样式”按钮,即可为数值添加上货币符号(默认情况下是人民币符号)。
注意:
在按住Ctrl键的同时,用鼠标单击或拖拉,可以同时选中不连续的单元格(区域)。
2、设置百分比格式:
选中相应的数值区域,单击“格式”工具栏上的“百分比样式”按钮,即可将普通数值转换为百分数形式。
3、增加和减少小数位数:
选中相应的数值区域,多次单击“格式”工具栏上的“增加小数位数”(或“减少小数位数”)按钮,即可快速增加(或减少)小数的位数。
注意:
如果要清除数值所设定的格式,可以这样操作:
选中需要清除格式的单元格区域,执行“编辑→清除→格式”命令即可。
具体操作的动画显示过程如下:
动画图解:
Excel数据排序操作
在浏览Excel表格中的数据时,为了查找的方便,我们经常要对数据进行排序。
下面,我们以“员工基本情况登记表”为例,来看看具体的操作过程:
1、快捷排序:
如果我们希望对员工资料按“工龄”由长到短进行排列,可以这样操作:
选中“工龄”列任意一个单元格,然后按一下“常用”工具栏上的“降序排序”按钮即可。
注意:
①如果按“常用”工具栏上的“升序排序”按钮,则将“工龄”由短到长进行排序。
②如果排序的对象是中文字符,则按“汉语拼音”顺序排序。
③如果排序的对象是西文字符,则按“西文字母”顺序排序。
2、多条件排序:
如果我们需要按“学历、职称、工龄”对数据进行排序,可以这样操作:
选中数据表格中任意一个单元格,执行“数据→排序”命令,打开“排序”对话框,将“主要关键词、次要关键词、第三关键词”分别设置为“学历、职称、工龄”,再设置一下排序方式(“升序”或“降序”),然后按下“确定”按钮就行了。
注意:
在“排序”对话框中,应根据数据表的具体情况,确定选中“有标题行”或“无标题行”选项(默认为“有标题行”。
)
具体操作的动画显示过程如下:
Excel动画图解:
按笔画排序姓名
当我们对“姓名”列进行排序时,默认情况下是按字母顺序进行排序的,而对于中国人来说,喜欢按“姓氏笔划”对姓名进行排序:
1、选中姓名列任意一个单元格,执行“数据→排序”命令,打开“排序”对话框。
2、单击其中的“选项”按钮,打开“排序选项”对话框,选中其中的“笔划排序”选项,确定返回到“排序”对话框。
2、设置
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