02记录.docx

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02记录

中铁十四局集团

文件名称

记录控制程序

生效日期

2008年3月1日

文件编号

QSEB14G/6/02-08A

页数

共7页

记录控制程序

（依据GB/T19001－2000idtISO9001:

2000标准）

（依据GB/T24001－2004idtISO14001:

2004标准）

（依据GB/T28001－2001标准）

受控文件未经许可不得复制

受控号

14G/6－

持有人

中铁十四局集团电气化工程有限公司

编制人

周范文

审核人

张凤杰

批准人

修改记录

版本号

修改页

修改内容概要

修改人

审核人

批准人

生效日期

中铁十四局集团

文件名称

记录控制程序

生效日期

2008年3月1日

文件编号

QSEB14G/6/02-08A

页数

共7页/第1页

记录控制程序

1目的

对与管理体系运行有关的各项活动的记录进行控制和管理，以保证产品质量、环境质量、职业健康安全符合规定要求，为管理体系有效运行提供客观证据。

2适用范围

适用于本公司及其所属项目部与产品实现过程及管理体系运行有关的各项活动所建立的各种记录的控制和管理。

3术语和定义

引用公司《管理手册》中的有关术语和定义。

4相关文件或引用文件

公司《文件控制程序》。

5职责

5.1工程管理部

a）是本程序的主管部门；

b）负责对公司相关部门及所属项目部实施本程序情况进行监督、检查、指导；

c）建立公司程序文件规定的记录清单，并在《管理手册》中发布；

d）记录格式更改时，及时下发更改通知单；

e）建立、保存本部门有关活动记录。

5.2相关部门

a）负责本部门主管程序应建立的记录格式的编制；

b）按程序文件规定职责建立、保存本部门有关活动记录；

c）负责对相关部门、项目部执行本部门主管程序所要求记录的建立、保存、归档情况,进行监督、检查、指导。

5.3项目部

a）负责所承建项目应建立记录的编制，并在《项目质量、职业健康安全、环境管理

中铁十四局集团

文件名称

记录控制程序

生效日期

2008年3月1日

文件编号

QSEB14G/6/02-08A

页数

共7页/第2页

计划》中发布；

b）负责项目工程期间与质量、安全、环境有关的各项记录的建立、管理。

工程竣工后，按《文件控制程序》要求逐级移交归档;

c）本项目部记录格式有更改时，及时通知相关方。

6工作程序

6.1工作流程图

6.2应建立和保持的记录

6.2.1与综合管理体系有关的记录

a）文件控制记录；

b）使用的法律法规与其他要求的记录；

c）信息交流记录；

d）培训记录；

e）与管理体系运行有关的各项更改记录；

f）内部审核记录；

g）管理评审记录；

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记录控制程序

生效日期

2008年3月1日

文件编号

QSEB14G/6/02-08A

页数

共7页/第3页

h）纠正、预防措施记录；

i）监视和测量装置的校准或检定的记录；

6.2.2与质量管理有关的记录

a）与产品要求有关的评审记录；

b）与产品有关的设计和开发评审、验证、确认、更改的记录；

c）采购过程的供方评价记录；

d）生产和服务提供过程的确认记录；

e）标识与可追溯性记录；

f）有关顾客（业主）财产的报告记录；

g）产品的监视和测量记录；

h）不合格品控制记录。

6.2.3与职业健康安全管理有关的记录

a）职业健康安全检查记录；

b）职业健康安全管理审核记录；

c）协商与沟通记录；

d）事故记录；

e）职业健康安全会议记录；

f）事故、事件、不符合跟踪记录；

g）因工伤害人员医疗诊断记录；

h）员工健康监测记录；

i）防护用品发放和管理记录；

j）应急响应预案及演练记录；

k）危险源辨识、风险评价和风险控制记录。

6.2.4与环境管理有关的记录

a）环境因素识别、评价记录；

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记录控制程序

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2008年3月1日

文件编号

QSEB14G/6/02-08A

页数

共7页/第4页

b）重要环境因素信息记录；

c）环境绩效检测和测量记录；

d）环境管理审核记录；

e）有关供方与承包方信息记录；

f）事故报告记录；

g）应急准备与响应信息记录；

h）相关方投诉记录。

6.3记录的形式

记录可采用表格、文件、软件等任何形式或类型的媒体。

6.4记录填写的要求

a）记录应及时填写，（包括：

名称、标识、编号、形成时间、记录内容、记录人、审核人、批准人、保存期限等），不得后补，以确保记录的有效性和可追溯性；

b）填写记录时不得用铅笔，应字迹清晰、内容完整、真实、准确；记录表格中应无缺项、漏项；标识、编号应准确，易于辨认、检索和保存；

c）记录均应遵守相应控制程序文件的要求，并符合国家、行业规范及上级文件强制性标准的要求。

6.5记录的标识、编号、编目

6.5.1各程序文件要求建立的记录的标识、编号。

6.5.1.1在记录的左上角标注标识、编号；

a）标识

具体标识为：

CRSS6JL

“CRSS”为中铁十四局集团代码，“6”为电气化工程有限公司代码，“JL”为“记录”两字汉语拼音字首。

b）编号

以程序文件编号及记录编号表示。

中铁十四局集团

文件名称

记录控制程序

生效日期

2008年3月1日

文件编号

QSEB14G/6/02-08A

页数

共7页/第5页

具体标识、编号：

CRSS6JLXX-XX

CRSS6JLXX-XX

记录标识

程序编号

记录编号

6.5.2各部门、项目部建立的记录的标识、编号。

6.5.2.1按程序文件要求应建立的记录的标识和编号在6.5.1.1的基础上增加部门/项目部编号及记录序号表示。

具体标识、编号：

CRSS6JLXX-XX-XX-XX

CRSS6JLXX-XX-XX-XX

部门/项目部

编号

记录序号

记录编号

程序编号

记录标识

a）部门编号为公司各部门全称中前两字汉语拼音字首。

如：

工程管理部-GC，公司办公室-GS，企业策划部-QY。

b）项目部编号用项目部名称中汉语拼音字首表示。

如：

西合项目部-XH，广梅汕项目部-GMS。

6.5.2.2部门/项目部引用顾客、监理、地方、上级主管部门及其它区域的记录或自行编制的特殊记录的标识为CRSS6JL、编号为XX：

具体标识编号：

CRSS6JL-XX-XX

CRSS6JL-XX-XX

部门/项目部

编号

记录编号

记录标识

6.5.2.3若引用顾客、监理、地方、上级主管部门或其它区域的记录，不允许添加标识、编号时，在《项目质量、职业健康安全和环境管理计划》公布记录清单时注明不加标识、编号直接引用。

中铁十四局集团

文件名称

记录控制程序

生效日期

2008年3月1日

文件编号

QSEB14G/6/02-08A

页数

共7页/第6页

6.5.3记录的编目

在记录的右上角标注页码第页/共页。

6.6记录的管理

6.6.1公司本级的记录，由程序文件主管部门及相关部门按职责范围和程序文件要求，负责整理、分类、编目、保存；

6.6.2项目部的记录，包括顾客、监理、地方、上级主管部门或其它区域所要求的记录，由项目部负责整理、分类、编目、装订、保管。

工程竣工交付时，按《文件控制程序》及其它相关程序要求，移交或传递至有关部门或单位归档、保存；

6.6.3记录管理人员应适时检查、清点记录，发现破损、模糊或失效应及时处理；

6.6.4妥善保护记录，不得损坏或丢失。

6.7记录的更改

6.7.1记录格式的更改

a）记录是一种特殊类型的文件，程序文件要求应建立记录的格式一经确定，不得随意对其进行修改，需要修改时，由相关部门提出修改意见，拟定修改样表，报管理者代表审批后，发布实施；

b）项目部记录格式更改或产品需要添加特殊记录的格式，由项目部相关部门提出修改意见，拟定样表，经项目总工批准后实施。

6.7.2记录内容的更改

由于某种原因需对记录中的数据或文字进行更改时，应由记录中所涉及的人员确认并标识。

6.8记录的贮存

记录贮存方式应便于存取和检索，存放于适宜的环境，防火、防盗、防潮、防晒、防尘、防虫、防鼠害。

6.9记录的保存期限

6.9.1各程序主管部门规定本程序建立记录的保存期限，一般应不少于2年,以满足内审、外审及存档的需要。

6.9.2项目部根据产品特点、合同及公司《档案工作管理办法》要求规定项目部建立记录

中铁十四局集团

文件名称

记录控制程序

生效日期

2008年3月1日

文件编号

QSEB14G/6/02-08A

页数

共7页/第7页

的保存期限；应满足内审、外审及工程保修期的需要。

6.10记录的借阅

需借阅记录时，经保存部门或单位领导批准后，按《文件控制程序》填写《文件借阅登记表》，办理借阅手续。

6.11记录的处置

6.11.1对到期的记录，经部门、单位领导审批后，按《文件控制程序》要求销毁；

6.11.2对到期仍有参考价值或需保留的记录，应在左上角标明作废留查，以防误用。

7记录

7.1《工作活动记录表》CRSS6JL02-01

7.2《质量记录目录》CRSS6JL02-02

工作活动记录表

CRSS6JL02-01第页/共页

中铁十四局集团

电气化工程有限公司

活动类型

记录人

年月日

参加人员

主要内容：

保存部门：

保管人：

保存期：

3年

记录目录

CRSS6JL02-02第页/共页

序

号

记录标识

编号

记录名称

保存期

备注

保存部门：

保管人：

保存期：

年