法律文书 企业供应商管理文件制度.docx
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法律文书企业供应商管理文件制度
供应商准入流程
1目的
为了更好的发展和培育新的供应商,从源头上规范供应商的管理,保证采购物资质量,降低采购成本,特制定本流程。
2适用范围
本流程适用于公司供应商的开发,从提出供应商开发计划开始到与选择的供应商签订供货合同为止的供应商准入全过程。
3职责
3.1流程责任
序号
步骤
供应部
技术部
质量管理部
设备工程部
1
供应商开发申请
负责申请
负责申请
负责申请
负责申请
2
查询供应商资源
负责
3
收集供应商资源
负责
4
采购调研
负责
5
技术交流、寻价
组织
参与
参与
6
确定潜在供应商
负责
7
联合评审
组织
参与
参与
参与
8
评审总结会议
组织
参与
参与
参与
9
商务谈判
负责
10
入围供应商推荐
负责
11
供应商确定
组织
参与
参与
参与
12
供货合同
组织
参与
参与
3.2流程文件
序号
文件名称
填表部门
审核
批准
分发部门
归档部门
1
《供应商开发申请表》
技术部、供应部、质量管理部
发起部门
负责人
发起部门分管领导
技术部、供应部、质量管理部
供应部
2
《供应商确定表》
供应部
部门领导分管领导
总经理
技术部、质量管理部
供应部
3
技术协议
技术部或设备工程部
负责人
部门分管领导
供应部
供应部
4
供货合同
供应部
部门领导分管领导
总经理
供应部
4工作流程
4.1供应商开发申请
供应商开发申请可由技术部、设备工程部、供应部或质量管理部等部门负责提出、填写《供应商开发申请表》,经分管领导审批后报供应部。
4.1.1当技术部或设备工程部研发新产品或寻求某种替代原材料或设备,需要新的供应商介入时,技术部或设备工程部可以提出供应商开发申请,并且填写供应商开发申请表,经分管领导审批后,报供应部。
提供的开发申请表必须附有技术指标,性能要求等相关的技术资料。
4.1.2当现有原材料或设备成本太高而无法降低、供应商供货保证和服务无法满足公司要求时,供应部可以提出供应商开发申请并且填写申请表;
4.1.3当现有原材料或设备出现严重的质量问题或经整改无法达到要求时,质量管理部可以提出供应商开发申请,经分管领导审批后,报供应部。
4.2收集、寻找供应商资源
4.2.1潜在供应商信息收集
A.供应部在接到相关部门提交的供应商开发申请后,根据具体要求寻找符合公司要求的潜在供应商并收集相关信息。
潜在供应商资源信息主要由以下几个途径收集:
公司现有合格供应商;
通过各种网络、展会、专业杂志;
媒体收集的相关企业信息;
企业自荐或其他企业推荐;
其它途径。
B.潜在供应商信息应包括以下几个方面的内容:
企业基本资料;
企业主要工艺设备、主要产品、生产能力;
质量体系认证情况;
产品销售情况;
产品技术指标;
其它资料(企业主要生产设施、关键设备图片、认证证书、获奖证书复印件等)。
4.2.2潜在供应商的确定
A、供应部应寻找至少2家以上的潜在供应商;
B、在完成对潜在供应商的信息收集后,要求供应商提供样品由技术部或设备工程部对样品进行检测、试用。
C、样品检测、试用合格后,供应部组织潜在的供应商与技术部或设备工程部进行技术交流;同时供应部要求潜在供应商进行初步的报价并和潜在供应商进行商务交流;
D、供应部根据技术和商务交流的结果确定潜在供应商,提交给质量管理部、技术部或设备工程部;
E、供应部在收到开发申请表后一个月内必须确定潜在的供应商并且通知质量管理部、技术部或设备工程部。
4.3分析评审
在初步评估合格后,新开发的供应商必须进行现场评审,由质量管理部负责组织供应部、技术部或设备工程部、生产部门的相关人员,按照《XX供应商审核评分标准》,对供应商的现场进行评审;
4.4供应商确定
供应部根据分析评审的结果,组织相关部门填写《供应商确定表》,最后报公司分管领导和总经理审批。
4.5签订合同
供应部和确定的供应商签定供货合同,技术部或设备工程部和确定供应商签定技术协议。
4.6对于生产急需的采购物资,打报告经分管领导和总经理批准后可先行采购。
供应部会同质量管理部、技术部或设备工程部在一个月内根据本流程的相关要求对该供应商进行评审。
5附录
附录1:
《供应商开发申请表》
附录2:
《供应商确定表》
附录1:
编号:
供应商开发申请表
供应商名称
原料名称
规格型号
技术标准
其他性能要求
申请时间
申请理由
申请人
申请部门
部门分管领导
供应部
备注
注:
1、本表由供应部、质量管理部、技术部或设备工程部发起填写,送供应部归档;
2、供应商的详细信息可另做附件附后。
附录2:
编号:
供应商确定表
供应商名称
开发原料
使用部门
负责人:
审核:
技术部
或设备工程部
负责人:
审核:
质量管理部
负责人:
审核:
供应部
负责人:
审核:
分管领导审批
审批:
日期:
总经理批准
批准:
日期:
备注
注:
1.本推荐表由采购员负责组织各相关部门填写、供应部长审核,分管领导审批、总经理批准,并由供应部归档。
供应商过程和业绩评价流程
1.目的
对所有采购物资供应商进行控制和管理,确保所采购原辅材料和设备符合质量要求。
规范对供应商过程和业绩进行定期评价,使供应商管理更合理公正,特制定本流程。
2.适用范围
适用所有采购物资供应商,对其供应过程和业绩进行监控,定期评价。
3、职责
3.1供应部是供应商过程和业绩评价的归口管理部门,负责对供应商的价格、交货期及服务等方面内容进行考核评价。
3.2检验中心、设备工程部负责对采购物资的产品质量进行检验或验收,提供相关考核数据。
3.3仓储管理部负责对采购物资进行验收和保管。
3.4质量管理部、技术部或设备工程部负责及时将原材料或设备在生产过程的使用状况进行监督,及时将使用信息反馈供应部。
3.5供应部组织质量管理部、技术部等定期进行评价,并将评价结果及时反馈供应商。
4.供应商评价程序
4.1评价项目
供应商交货业绩评价项目及分数比例如下(满分100分):
(1)品质评价:
40分。
(2)价格评价:
30分。
(3)交期评价:
20分。
(4)服务评价:
10分
4.2评价办法
4.2.1品质评价
由检验中心依据进料验收的批次合格率进行评分,每月汇总统计上报供应部。
(1)计算:
进料批次合格率=(检验合格批数/总交验批数)×100%
(2)评分:
得分=40×进料批次合格率
4.2.2价格评价
由供应部对供应商的价格水平进行评分,每月汇总统计,方式如下:
(1)价格公平合理,报价迅速:
30分。
(2)价格尚属公平,报价缓慢:
24分。
(3)价格稍微偏高,报价迅速:
16分。
(4)价格稍微偏高,报价缓慢:
8分。
(5)价格甚不合理或报价十分低效:
0分。
4.2.3交期评价
由供应部依据订单规定的交货日期进行评分,每月汇总统计,方式如下:
(1)每次如期交货得分20分。
(2)偶尔迟交货15分。
(3)经常迟交货8分。
(4)每次都迟交货0分
4.2.4服务评价
4.2.4.1抱怨处理评分
由供应部对供应商之抱怨处理予以评分,每月汇总统计,评分如下:
(1)诚意改善:
5分。
(2)尚能诚意改善:
3分。
(3)改善诚意不足:
2分。
(4)置之不理:
0分。
4.2.4.2退货交换行动评分
由供应部对不良退货交换行动评分,每月汇总统计,评分如下:
(1)按期更换:
5分。
(2)偶尔拖延:
3分。
(3)经常拖延:
2分。
(4)置之不理:
0分。
4.2.3评分方式
(1)供应部每月负责收集各部门对供应商过程和业绩评价结果。
(2)供应部组织质量管理部、技术部或设备工程部、仓储管理部、生产部对其业绩进行季度评价和年度评价。
每季度评价从品质和交期两方面进行评价,每年再综合评价一次,年度评价从品质、价格、交期和服务四方面进行评价,供应部及时将每次评价信息及时反馈给供应商。
(3)根据评价结果,由供应部填写《供方评价表》,经参加评价部门的会签后建立《合格供方名单》。
A类物资的合格供方名单报总经理批准;B类物资的合格供方名单由供应部经理和分管领导签字认可;其中A、B类物资分类参照《产品和原材料标准汇编》。
经批准后的《合格供方名单》下发给采购人员及质量管理部、仓储管理部、检验中心。
(4)供应商评价记录,应当包括供应商名称、营业执照编号、注册地址、联系人、联系电话、原料通用名称、商品名称、原料生产企业的生产地址、许可证明文件编号和质量标准编号,以及评价内容、评价结论、评价日期、评价人员签名等信息。
(5)合格供应商名录,应当包括供应商的名称、原料通用名称、商品名称、原料生产商、原料生产企业生产地址、许可证明文件编号等信息。
4.2.4评价分级
供应商评价等级划分如下:
(1)平均得分90.1~100分者为A等。
(2)平均得分80.1~90分者为B等。
(3)平均得分70.1~80分者为C等。
(4)平均得分60.1~70分者为D等。
(5)平均得分60分以下者为E等。
4.2.5评价处理
(1)A等厂商为优秀厂商,予以付款、订单优惠奖励。
(2)B等厂商为良好厂商,由供应部提请厂商监督改善不足。
(3)C等厂商为合格厂商,由质量、供应等部门予以必要之辅导并监督改善。
(4)D等厂商为辅导厂商,由质量、供应等部门予以辅导并监督改善,如三个月内未能达到C等以上予以淘汰。
(5)E等厂商为不合格厂商,予以淘汰。
(6)被淘汰厂商如欲再向本公司供货,需再经过供应商调查评估。
供应商淘汰流程
1目的
为了对供应商进行有效管理,选择优秀的供应商,淘汰质量和信誉落后的供应商,特制订本制度。
2适用范围
适用于本制度适用于所有为公司提供采购物资的供应商
3职责
3.1供应部负责与供应商相关信息的沟通,定期对供应商进行评价。
3.2质量管理部负责按照审核计划组织相关部门对供应商进行审核。
4供应商淘汰标准及工作流程
4.1、供应商淘汰标准:
4.1.1在供应商过程和业绩评价中列入不合格等级的供应商。
4.1.2在对供应商审核中审核结论列入不合格等级的供应商。
4.1.3公司不再采购所提供物资的供应商。
4.1.4在诚信守法经营方面出现问题的供应商。
4.1.5连续三个月以上不能为公司供货的,或供应商破产及其它原因导致无法正常供货的。
4.1.6被淘汰的供应商如是独家供应商。
应进入预备淘汰的供应商目录,一旦公司确定新的可替代供应商,应立即启动淘汰程序。
4.2、供应商淘汰工作流程
4.2.1供应部根据相关部门对供应商过程和业绩评价结果,对不合格供应商提出淘汰申请。
同时供应部、技术部、设备工程部、质量管理部同样有权对符合淘汰标准的供应商提出淘汰申请。
4.2.2相关部门提出供应商淘汰申请后,统一递交供应部负责组织技术部、设备工程部、质量管理部等部门进行意见汇签,最后经部门领导审核、分管领导审批、总经理批准后执行。
4.2.3确定执行淘汰程序后,供应部负责书面通知供应商,同时配合财务部门做好供应商货款清算工作。
供应商货款清算后,供应部负责联系SAP管理部门对被淘汰供应商从SAP账户进行剔除。
4.2.4供应部负责将被淘汰的供应商从《合格供方名单》中删除,重新分发并通知采购人员终止采购。
4.2.5对于预备淘汰的供应商,供应部应逐步控制和减少业务量,同时组织相关部门尽快寻找替代供应商,待寻找到合格替代供应商后启动淘汰程序。
供应商审核流程
1目的
为了确保采购的产品符合公司规定的采购要求,保证采购产品的质量,定期对供应商现场进行审核,考查供应商质量体系的运行状况和稳定提供高品质产品的能力。
2适用范围
适用于所有提供采购物资的供应商
3职责
3.1供应部负责审核前后与供应商的沟通
3.2质量管理部负责对供应商进行文件资料和现场审核
3.3供应部、技术部、设备工程部等相关职能部门参与审核
4现场审核流程
4.1成立现场评审小组
由质量管理部、供应部及相关人员组成专门的评审小组,并指定一名小组成员为评审小组长。
4.2、制定评审计划及评审前的准备
4.2.1供应部组织相关部门讨论在每年年底前制定下年度的供应商审核计划。
4.2.2在到现场审核的前一周供应部与供应商联系,将审核计划、审核要求、审核标准等信息告之供应商,并确定评审时间。
4.2.3确定评审时间后,供应部及时告之现场审核小组组长,小组组长或成员对拟审核的供应商一年来的供货、质量、交期、价格、服务等信息进行收集整理。
4.2.4质量管理部制定详细的《XX供应商审核评分标准》。
4.3现场评审
4.3.1到达供应商所处的现场后,由小组组长主持召开首次会议,告知本次评审的目的,范围,及相应的评审标准等;
4.3.2通过现场询问、观察、验证、查看文件记录等方式,把审核的证据与《XX供应商审核评分标准》进行对比评价。
4.3.3现场评审结束后,与供应商进行交流并召开末次会议通报评审结果及改进建议。
4.3.4质量管理部负责编制供应商审核报告,依据《XX供应场审核评分标准》对供应商进行评分,作出审核结论。
4.3.5要求供应商在一个月时间内提供书面的整改计划,质量管理部将对供应商的书面整改资料进行验证。
采购价格监督、计价流程
1.目的
通过比价管理和价格监督,降低采购成本,提高采购工作透明度与管理水平,为企业增收节支,提高经济效益。
2.适用范围
适用于原材料、设备采购比质比价管理。
3.职责
3.1业务员负责采购物资价格的调研。
3.2供应部部长负责价格监督。
4.管理标准和流程
4.1比价采购
4.1.1业务员要广泛收集物资的质量,价格等市场信息,掌握主要采购物资信息变化,对采购物资的价格进行动态管理。
4.1.2业务员接采购计划后,属合同内采购的,要严格按合同有关质量与价格等规定执行,合同以外的采购,实施货比三家采购,并将按要求如实填写《比质比价单》,报供应部部长审核、分管领导审批后报总经理批准方可执行采购。
4.1.3若是在阳光电子采购平台上招标购买的物资,无需填写《比质比价单》。
4.1.4比价要充分考虑质量、交货期、交货方式、付款方式等因素,价格只有在一定的质量水平条件下才可以比较。
4.2价格审核监督
4.2.1供应经理对采购价格的真实、合理性,是否执行寻价、比价、议价程序,合同订立是否符合国家《合同法》有关规定,是否与本公司有利等项目进行严格审核把关。
4.2.2采购合同范围内物资的价格变动,由采购业务人员写报告说明变动原因,经供应部经理审核批准后方可执行。
4.3业务入帐
4.3.1内勤员把已发生的一切采购业务及时登记,录入采购业务相关台帐以便自我控制,保持采购质量、数量、价格的可追溯性,并接受供应经理的监督。
4.3.2采购业务相关台帐对供应部内部人员实行公开,以备有关人员进行核查。
比质比价单
订单编号填写日期:
年月日
原料名称
请购数量(吨)
前购单价
前购厂家
备注
序号
供应商单位名称
报价(元/吨)
议价(元/吨)
运费
付款方式
备注
1
2
3
总经理:
供应部:
经办人:
供应商招标、议标流程
1目的:
规范招标采购程序,实现竞争采购,降低采购成本,提高采购工作质量及采购工作透明度。
2适用范围:
适用于所有物资的采购招标管理。
3职责
a)供应部负责招标采购的日常管理。
b)技术部、设备工程部、财务部及相关部门参与评标、定标等有关活动。
4管理标准和程序
4.1招标采购范围和方式
4.1.1本公司所需机电设备、五金、电器仪表等,一次性采购金额达30万元以上,必需进行招标采购。
对于固定使用的原辅料包材以及其它辅料设备配件等采购,根据实际情况在阳光采购平台上操作,实施货比三家、择优采购方案。
4.1.2下列情况可不进行招标:
a)只能从唯一或极少数供方处进货;
b)涉及本公司重要秘密的;
c)技术部门或使用部门指定的供应商;
d)已购买设备相对应的非标准或需要定制的配件;
e)法律法规另有规定或上级另有计划的;
4.1.3一般物资采购采取定向邀请招标的方式,通用物资采取公开招标的方式;大型物资采取国内外公开招标的方式;复杂的可对外委托招标。
4.2定向邀请招标程序
4.2.1准备工作:
供应部根据计划情况提出招标申请;组织有关人员成立招标工作小组,编写招标文件;确定潜在投标名单。
4.2.1.1招标工作小组应由供应部责任人、业务主管、质量管理部、财务部、技术部或设备工程部、使用部门等有关人员组成。
4.2.1.2招标文件包括:
采购物资技术规范、需求量、交货期、招标邀请函、投标要求、投票方法、开标地点、时间等。
4.2.1.3潜在投标方来源:
a)《合格供方名单》中选择:
b)由采购员提供;
c)从外部信息媒体选择;
d)从内部网络信息中选择;
e)其他来源。
4.2.1.4对潜在投标方进行资格审查,可通过电话联系、书面调查、现场调查等方式进行。
4.2.2向潜在投标方发出邀请函。
内容包括采购物资名称、技术规范、需求量、交货期、投标文件要求、投标方法、截止日期、开标时间等。
4.2.3投标
4.2.3.1投标文件应在邀请函规定折投标截止时间之前密封送达或邮寄到供应部。
与招标文件要求不符的投标文件无效。
4.2.3.2投标文件应包括:
a)投标函
b)投标方资格、资信文件
c)投标方案及说明
d)投标数量及价格表
e)招标文件中规定提交的其它资料或投标方认为需要加以说明的其它内容。
投标文件由投标方负责人签字或盖章后生效。
4.2.3.3投标过程中发现需要澄清或变更的内容应及时通知所有投标方。
4.2.4开标、评标
4.2.4.1开标会由供应部组织,由财务部、技术部或设备工程部、质量管理部、使用部门等组成的评标工作小组扩投标方代表参加。
4.2.4.2开标会议程序:
a)宣布参加投标单位代理人名单及资格审查结论。
b)宣布本公司评标工作小组名单。
c)企业简介复述招标邀请函中的主要内容。
d)宣布开标注意事项及后续工作程序。
e)投标方唱标
f)评标工作小组审查投标方件,听取投标方意见,要求投标方对不明确的事项进行解释。
g)宣布会议结束。
4.2.5定标:
4.2.5.1评标工作小组依据“公正、科学、严谨”的原则,综合分析投标方资信、产品质量、价格、交货期、付款方式等条件,优选出中标方。
4.2.5.2供应部负责向投标方发出落标通知书。
4.2.6签订合同
按事先约定在规定日期内与中标方签正式合同,合同内容不得与投标文件内容有实质性区别。
4.3招标文件的档案管理
4.3.1招标过程中形成的文件由供应部负责建立保管档案,具体包括:
4.3.1.1招标邀函
4.3.1.2招标采购量、交货期、技术规范
4.3.1.3投标文件
4.3.1.4开标会议记录和评标定标记录
4.3.1.5中标落标通知书等。
4.3.2招标档案应永久保存
4.4招标工作纪律
违犯下述规定的,视情况进行经济或行政处罚,情节严重的依法追究责任。
4.4.1严格保密制度不得提前向投标方泄露中标信息、标底等内容。
4.4.2严禁与某一投标方串通,排挤其他投标方,骗取中标。
4.4.3严禁私自拆看投标文件。
4.4.4严禁利用职权和影响干扰招标工作。
4.4.5严禁向投标方索取经济利益。
4.4.6严禁提前向投标方私自许诺。
供应部采购工作流程
1、目的
为规范采购工作的相关管理,提高经营合理化水准,特制定本规章。
2、适用范围
凡本公司内采购的物资及相关供应商均依照本规定办理。
3、职责
3.1供应部负责本工作流程的执行。
3.2检验中心负责采购原材料的检验工作,设备工程负责采购设备的验收工作,仓储管理部负责对采购原辅料和设备保管。
3.3采购管理和采购业务应分开,不得相互兼职。
4、管理细则
4.1物资采购
4.1.1供应部每月30日前完成原材料采购计划,并报部门领导审核、分管领导审批、总经理批准。
设备采购计划在接到设备部门计划后才能采购。
4.1.2物资采购计划依据当月生产部下发的《生产计划》为准,对临时采购的原料以仓储管理部的《物资采购申请单》为准。
4.1.3采购人员应按采购计划和采购合同或协议,在合格供方中实施采购。
对于由于生产急需在合格供方之外采购辅助材料或零星材料时,供应部须填写《临时采购申请单》,报分管领导和总经理批准。
4.2采购合同的管理制度
4.2.1采购范围:
采购物资金额在5000元以上,均需签订书面合同,对额度小,但涉及售后服务或当时对难以检验产品内在质量和技术性能或易引起纠纷的采购也应签订书面合同。
对经常发生业务的供方,可签订年度合同,每月再根据采购计划以书面形式确定数量及价格。
4.2.2合同的起草:
合同的起草由业务员负责,起草合同要遵守法律法规及企业规章制度,做到内容齐全,责任明确,规范严密有必要时应补充附件。
4.2.3合同评审:
签订书面合同,在正式生效前必须经供应部负责人或相关授权人进行评审,同时以填写用印申请表的形式报由部门领导审核、分管领导审批、总经理批准;对技术难度较大的合同,须公司法务进行评审;对经评审合格的合同,由供应部加盖合同专用章并由内勤进行统一编号整理后交由档案室进行存档,一般合同编号规则为:
YJ+GY+四位数年份+2位数月份+三位数流水号,例如:
YJ-GY-2018-01-001;年度合同编号规则为:
N+四位数年份+三位数流水,如:
N2018001;新康合同编号规则为:
XK+GY+四位数年份+三位数流水,如:
XK-GY-2018001;
4.3采购物资的进货程序
4.3.1当采购物资到厂后,仓储管理部及时报检,由检验中心、仓储管理部或设备工程部负责检验或验收。
4.3.2对检验或验收合格的采购物资由仓储管理部办理入库手续。
4.3.3对检验不合格的采购物资,业务员应及时通知供方,并按公司的有关程序办理。
文件发放范围:
质量管理部、仓储管理部、设备工程部、供应部、技术部、检验中心、新康集团
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