word排版小秘笈免费下载.docx

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word排版小秘笈免费下载

序

在我们工作的过程中经常需要进行文档编辑，如何让你的文档更专业，让看文档的人觉得赏心悦目呢？

我在本文里收集了一些文档排版方面的应注意的细节和技巧，希望对大家的工作有所帮助。

如有任何问题、意见和建议，欢迎大家联系我。

注：

别看本文档个头不大，连着封面、目录什么的也只有区区20几页，但文中提到的所有技巧都在本文的排版中体现出来了，可以说是麻雀虽小，五脏俱全（有点王婆卖瓜哦）。

所以本文既是秘笈，又是成功的例子。

2005年8月10日

目录

序i

目录ii

图片目录iii

1“开中药铺”1

1.1多级符号1

1.2编号5

1.3项目符号6

2页眉和页脚7

2.1页眉下的横线7

2.2奇偶页的页眉页脚不同8

2.3页眉文字随页面内容自动变化8

2.4同一篇文档内的不同的页码格式10

2.5每一章都从奇数页开始11

3对图片编号-题注13

4给文档添加目录15

4.1目录15

4.2图片目录15

图片目录

图11项目符号和编号1

图12多级符号生成的目录2

图13自定义多级符号列表2

图14自定义多级符号列表-高级3

图15自定义多级符号列表-链接标题样式4

图16多级符号-链接后的效果4

图17样式和格式5

图18项目符号和编号-编号6

图19项目符号和编号-项目符号6

图21页眉7

图22边框和底纹-边框7

图23页眉和页脚-奇偶页不同8

图24令页眉随页面内容动态变化的styleref域9

图25域的结果9

图26域代码9

图27域选项10

图28插入分隔符10

图29分节符长什么样11

图210在“页眉和页脚”工具栏上取消“链接到前一个”11

图211每章从奇数页开始的设置11

图31题注13

图32题注编号13

图41插入目录15

图42插入图片目录16

1“开中药铺”

说的通俗些，这就是让我们大一二三、小一二三，甲乙丙丁、ABCD得搞一大堆，也可以叫它就是传说中的“开中药铺”。

虽然“开中药铺”经常是不被提倡的，但在科技文章中，我们却必须“开中药铺”的，毕竟我们不是在写小说。

关键是我们这个中药铺子要开好，要开就要向“京城百草厅”看齐（有做广告嫌疑，hoho）。

取其精华，用它体现来体现文档的层次关系。

图11项目符号和编号

这里面我们会频繁使用的有3个label：

项目符号、编号和多级符号，我们一一来讲。

1.1多级符号

科技文章或是论文经常并不是用很简单的平铺直叙的结构就能讲清楚的，而我们经常会需要用如图XX的结构（我把内容略去，只给出了一个目录的结构）。

这样的结构对理清层次很有用。

关于多级符号我们曾在前期的officetraining中讲过，这次我们再讲一些要点。

图12多级符号生成的目录

“多级编号”经常是和“样式和格式”里的“标题1”、“标题2”、“标题3”等结合起使用的，在图1中点击“自定义”，

图13自定义多级符号列表

点击“高级”按钮

图14自定义多级符号列表-高级

然后照着下图，一一将标题样式与级别链接，可以链接到标题9哦，一般我们也很少用到这么多的级别。

图15自定义多级符号列表-链接标题样式

我们在“项目符号和编号”对话框中看到的区别就是那几个灰色的小字，不知道您注意到了没有，后者才是成功的、有效的设置。

vs.

图16多级符号-链接后的效果

一般来说经过这样的设置以后，整个文章的大体结构就不会有什么大的出入了。

至于每级标题对应什么样式您可以在“格式/样式和格式”任务窗格里进行修改或自定义您喜欢的样式。

图17样式和格式

1.2编号

多级符号里的标题如果设置得过多，会让文档结构比较复杂，标题太长也容易混乱，所以我们可以将多级符号与编号结合起来使用。

比如说文章里的多级符号固定到第三级，那么下面如果还需要细分，就可以使用编号了。

图18项目符号和编号-编号

1.3项目符号

项目符号和编号作用差不多，都是为了进行列举。

项目符号可以让被列举的内容更项目。

图19项目符号和编号-项目符号

2页眉和页脚

在页眉页脚里我们其实有很多事情可以做，我们所做的每件事都可以让文档更专业。

让我们带着问题去学习。

2.1页眉下的横线

图21页眉

Q：

页眉下面或页脚上面的横线是用“绘图”画上去的么？

A：

当然不是了。

那样画出的线条位置和长短都不好掌握。

正确的做法是选中页眉（或页脚），点击菜单“格式/边框和底纹”，先选择“线形”，再在如下图“边框”label里红线圈起来的位置，相应部分点击即可。

图22边框和底纹-边框

2.2奇偶页的页眉页脚不同

Q：

在正式的出版物里，奇数也和偶数页的页眉及页脚往往是不相同的，首页经常是不需要页眉的，这是如何实现的呢？

A：

在“文件/页面设置”菜单的“版式”label里，钩选红线框起来的部分，就可以做到。

至于页眉页脚写什么内容那就随您了。

图23页眉和页脚-奇偶页不同

2.3页眉文字随页面内容自动变化

Q：

在页眉页脚奇偶页不同的前提下，能不能让页眉显示所在标题的内容呢？

一般的出版物，奇数页显示章的标题，右对齐；偶数页显示书名，左对齐。

A：

这样的功能也是可以实现的。

如问题中所问，我们先进入任一个奇数页的页眉，把输入点放在你想要插入页眉的地方，“插入/域”，域名选择“StyleRef”，章的标题样式一般总是“标题1”，如图24，确定。

（我们曾经说过，域的最大优点是可以根据文档的改动或其他有关因素的变化而自动更新，看看它的优点是如何体现的。

）

图24令页眉随页面内容动态变化的styleref域

看看是不是每章的页眉已经不一样了。

图25域的结果

点击它时，它的内容回变成灰色，因为它是我们插入的域。

这样的页眉还有个小小的不足，它只显示出了相应的章标题的内容，并没显示出是第几章。

不过既然我们插入的是域，那这样的问题就很好解决了。

我们按“Alt+F9”，可以发现页眉的域代码是{STYLEREF“标题1”\*MERGEFORMAT}，为了弥补上述的小不足，我们现在就要在页眉插入两个域，具体做的时候，我是把后面那个copy了一个，把域代码做稍微的修改。

图26域代码

\r的意思是“插入相关内容这引用段落的段落编号”，如图27（插入\域\域代码\选项）。

图27域选项

做完了上述这些事情，再次按下“Alt+F9”，就可以看到域的数据了。

至于让偶数页显示书名（我们经常是让它显示文档名），直接手工输入就行了，因为它是固定不变的嘛。

2.4同一篇文档内的不同的页码格式

Q：

对于一篇比较大的文档，我们想把正文之前的页码采用i、ii、iii……的格式，而对正文采用1、2、3……的格式，甚至对附录也采用不同的页码格式，也就是一篇文档有好几套页码格式，可以吗？

A：

当然可以。

要实现这样的功能，我们得分几步走：

Step1:

这就要用到分节的概念。

需要有几个页码格式就分几节。

“插入/分隔符”，

图28插入分隔符

注意“分节符类型”为“下一页”，如下图。

图29分节符长什么样

Step2:

图210在“页眉和页脚”工具栏上取消“链接到前一个”

再在页眉页脚视图下，我们会看到“与上一节相同”的提示。

而且，“页眉和页脚”工具栏上的“链接到前一个”按钮默认是被选中的，我们只要点击“链接到前一个”取消它就可以对该节独立设置页码了。

2.5每一章都从奇数页开始

Q：

从奇数页开始每一章很符合我们阅读的习惯，这又是如何实现的呢？

A：

还是要分节，每一章都要分，分好节以后做如下设置：

节的起始位置“奇数页”，并应用于“整篇文档”。

图211每章从奇数页开始的设置

注意：

页眉页脚是否正确，尤其是每一节的首页。

如有不妥，可作微调。

请注意每节是不是从奇数页开始的。

（页面视图下，空白页并不显示，可用“打印预览”观看效果。

）

3对图片编号-题注

图片可以对文档理解起很积极的作用，科技文档里往往会有很多的图片，这么多的图片如何管理呢。

我们可以通过“插入/引用/题注”来进行。

“标签”就是在每张图下面显示的类似于“图、图表…”这样的文字，本文中的题注用蓝色字体标识，标签选用“图”。

图31题注

另外，题注的编号格式也可以做设置，我们让它“包含章节号”，并将章节起始样式设为“标题1”，分隔符设为“-”，这样以来，本文中的题注就是“图X-X”的格式了。

图32题注编号

4给文档添加目录

4.1目录

想必大家已经很熟悉了，“插入/引用/索引和目录”，目录label。

图41插入目录

4.2图片目录

和传统目录稍有差别，在“图表目录”label里，要注意题注标签要和先前文中的设置的一样。

图42插入图片目录