神州讯盟最新IC高级版本软件使用手册.docx

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神州讯盟最新IC高级版本软件使用手册

讯盟高级版管理软件

用户手册

1.概述

在讯盟高级版管理软件的界面中，您不仅可以迅速查看、输入询价、合同的各种信息，您还可以迅速查看、输入各种信息之间的关系。

与其它一些软件产品强迫用户必须按照软件设计的单一入口和业务处理流程不同，讯盟高级版管理软件允许每个人按照自己的个性化从不同的入口进入并按自己的特点确定业务流程，这就给企业的销售管理带来灵活性与便利性，也适应客户需求千变万化、信息主体不断变更的客观现实。

讯盟高级版管理软件允许您准确获得所需要的销售信息，开展数据库营销。

使用"综合查询"工具，您可以从庞大的销售数据库中获得当前有用的记录，对全部或特定的部分信息进行差别化管理。

对当前获得的信息，既可以进一步探究，也可以查看报表，或打印输出。

讯盟高级版管理软件还为销售人员和经理人员提供了多种图表分析及预测方法。

销售分析图表化，可以帮助您最直观地洞察局部和全局。

2.前言

2.1目的和范围

本文档是《讯盟高级版管理软件用户手册》；

目的：

主要说明用户如何使用该手册、如何操作讯盟的外贸管理软件系统以及相关的主意事项。

2.2定义，缩写词和术语

名词

含义

IE

中文浏览器,InternetExplorer

双击

即连续快速的按两下

单击

即按一下鼠标键

2.3如何报告问题

讯盟公司具有专业的技术支持队伍热忱为你解决任何技术问题，提供24小时的不间断自助服务。

3.系统概述

3.1界面说明

系统管理的内容是信息，与其他类型的软件有不同的界面风格。

主要有如下几种：

3.1.1主列表界面

主列表界面可以迅速导航到系统相关的主模块,单击即可启动主列表中的菜单

在主列表的下面是系统桌面,提供了当前登陆人待办事项,及常用模块的快速启动的快捷键.如:

公告信息,内部邮件等。

（前提必须是对该模块有相应的操作权限，否则该模块无效。

3.1.2关联列表界面

业务对象关联列表表示的是业务对象之间的关系。

一般来讲，业务对象之间的关系是一

对多的。

被关联对象的详细内容显示在界面上部，界面下部显示关联对象。

关联对象可以有

新增、修改、删除操作。

查看业务对象关联列表时首先在业务对象列表中选择要查看的主业务对象记录，再使用

二级菜单查看关联的业务对象。

3.1.3选择列表界面

业务对象选择界面是在新增或修改时在编辑界面中单击按钮弹出的界面，可以界面

中查找选择要输入的业务对象。

业务对象选择界面的上方是查询条件设置框，如果要选择的客户不在当前的对象列表中，可在根据需要输入条件，单击“查询”按钮进行查询，业务对象选择界面将列示所有符合查询条件对象记录。

右上角是“确定”、“返回”按钮。

在界面的左下脚是翻页按钮，可以通过翻页查看数据。

3.2系统初始化流程

安装好系统，系统管理员的缺省帐号为:

admin,缺省密码为:

admin。

在使用系统之前必须对系统进行初始参数设置。

为了系统安全，请立即修系统管理员密码。

系统管理设置大概分四个部分:

基本信息设置、部门权限设置、审批流程设置、其它信息设置

3.2.1基本信息设置

*公司基本信息：

在系统中做报价，合同，对帐单等的时候需要选择对应的公司；

在公司基本信息中采购合同类型如果选择“英文采购合同条款”那么采购送货地址：

输入地址在“采购管理”中打印英文采购合同的时候系统会被调用并显示在送货地址，如果选择的是“中文采购合同条款”在采购送货地址在打印中文采购的时候被调用并显示出来。

同时采购合同条款也会被相应调用和显示在打印采购合同中。

*知识库类型：

KM（知识库管理）设置类别，按知识类别登记查询；

*财务科目自定义：

定义一个公司的财务科目，系统支持二级科目，先设置一级科目，如：

管理费用，收入，支出，管理费用下的科目明细（二级科目）分：

房租费，招待费等；收入的科目明细（二级科目）可分为：

产品销售等；支出的科目明细（二级科目）可分为：

产品采购等；

*费用科目自定义：

定义费用报销中的科目，以便统计分析；

*工资模版本自定义:

设置每个员工基本工资等。

*手动选择形成GP：

一般采购在提交采购合同的时候系统会自动形成GP，但有时候需要由于历史等原因，需要手动形成GP的时候可以再次操作，形成GP。

3.2.2部门权限设置

3.2.2.1部门设置

本设置可以按公司组织框架来设置，一般情况下，顶级部门只设一个，如顶级部门只设：

总经办，其它部门都可设置为总经办下级部门，如果新增加的部门从属某个部门，可在该部门右边单击增加下级部门。

部门设置中部门编号不能重复，部门类型不同将在系统中决定了该部门对系统权限范围的信息查阅权限有多大，如XXX是深圳销售部的，如果在职位权限中设置XXX能查阅潜在客户，他们XXX将能查阅深圳销售部的潜在客户信息同时也能查阅深圳销售部的下级部门的潜在客户信息，如深圳销售一部、二部的潜在客户信息，当然不能查阅比深圳销售部级别高的部门如深圳分公司，同时也不能查阅与深圳分公司没有从属关系的部门的潜在客户信息。

所以在设置部门的时候一定要先规划好公司的组织框架及各个部门的从属关系。

3.2.2.2职位权限

同一般软件的权限组概念类似，多个人可以同时属于某职位权限组，无须一一设置所带来的麻烦。

第一列：

“业务对象”即软件模块；

第二列：

“是否可用”，如果“是否可用”选中表示该模块在权限组用户的登陆界面为激活状态，且可操作，如果没有选中，则该权限用户登陆界面该模块为不可操作状态，无法打开该模块，既该模块无效，当然也不能操作；

第三列：

“新增权限”，如果选中，表示该权限组的登陆用户在该模块中可以增加信息，否则将不能增加信息；

第四列：

“修改权限”，如果选中，表示该权限组的登陆用户能修改该模块中能查看到信息，否则则反之。

第五列：

“删除权限”，如果选中，表示该权限组的登陆用户能删除在该模块中能查看到的信息，否则则反之；

第六列：

“查看权限”，如果选中，表示该权限组的登陆用户能查看到该部门或从属该部门的人员登记的信息，否则只能查看到自己登记的信息。

该权限组设置需要系统管理人员慎重设置和管理。

3.2.2.3用户管理

3.2.2.3.1新增用户

用户名：

为登陆系统的唯一标致，不能重复；

职位：

在本系统中无太多意思，只在设置审批流程的时候需要；

邮件：

在销售管理\电子促销\发送邮件的时候自动调用该处的邮件和办公电话；

职位权限组：

选择适合该用户的权限组；

登陆IP：

如果需要限制XXX用户只能在特定的电脑上使用本系统，则需要在：

是否绑定中选择是，然后在登陆IP栏目输入：

该电脑的IP或MAC地址。

3.2.3流程设置

主要包括了采购审批流程、入库审批流程、合同审批流程、费用审批流程、公告审批流程等；在本系统中如果使用有审批流程的模块之前必须先设置该模块的审批流程，否则不能使用该模块，具体体现在无法登记。

在审批流程中主要定义那个部门的那个职位的人可以使用该模块，且注意有些模块是有金额限制的，如某人做的采购合同，10000以内的采购合同只需要一个人审批，如果超过10000，则需要两个人审批等，这些审批流程具体的可以根据企业自己实际情况来设置，以达到减少失误和不可控所带来的损失。

在此重点将一下销售合同审批流程：

合同申请部门选择那些部们能做销售合同，如果选择“全部”说明所有部门人可做合同，当然也要结合后面申请职位和金额共同制约审批流程，需要注意的是在“物流负责人”中选择的负责人就是能在待出库管理那个物流能进行出库操作。

3.2.4其它信息设置

3.2.4.1被系统锁定用户：

如果登陆系统密码输错三次，该帐号将被锁定，需要管理员在该模块解锁。

3.2.4.2公司公告管理

管理所有发布的公告（包括修改，删除）；

3.2.4.3内部邮件，用户谈话历史，用户登陆日志，在线用户管理等都是系统管理的基本模块，供管理人员管理使用。

4.系统主界面

4.1系统登录

在使用系统之前必须登录系统，打开中文浏览器，在IE的地址栏中输入：

http:

//#.#.#.#:

portnumber即可进入系统登陆界面。

#.#.#.#是系统安装的服务器内部地址或电脑名称，portnumber是系统使用的端口号。

输入用户名和口令，点击确定按钮，系统登录。

当客户端一段时间没有操作，将自动与服务器断开，需要重新登录。

如果弹不出登陆窗口，可能是被IE拦截弹出窗口了。

4.2系统退出

为了保证系统的安全行，在系统使用完毕后，利用桌界面左下角的退出按钮退出。

并关闭所有打开的IE。

建议不要直接关闭IE来退出系统。

4.3密码修改

登录系统-单击窗口右上方的“个人设置”按钮，系统要求输入新密码，单击“保存”按钮返回则修改成功。

注意先清空旧的密码，然后设置新的密码，且记住密码是区分大小写的。

5.销售管理

客户管理包括：

自有客户，共享客户，过期客户，转移客户、询价管理、报价管理、查询图片、群发邮件、销售合同管理、GP管理等

5.1客户管理

客户是指所有潜在的或与您公司已发生业务往来的公司和组织。

如潜在客户、现有客户等。

每个客户可保存其相关业务名称、地址、电话号码和相关业务类型等，而对每个客户您还可建立与之相关的联系人、跟进、服务请求、报价、合同、收款等信息。

5.1.1自有客户（MyCus）

每个销售自己客户，且在用户管理可以限制每个销售拥有的客户数量。

客户跟进：

填写与该客户洽谈相关内容；

客户转移记录：

记录该客户在公司内部销售员之间转移情况；

Inquiry（客户询价）：

记录该客户所有询价情况；

Quote（报价管理）：

该客户所有报价历史；

Gathering:

该客户所有收款情况；

CustomerBill:

记录该客户多个帐单地址，系统形成发票的时候会自动调用该帐单地址；

ShipTO:

记录该客户多个送货地址，系统形成发票的时候会自动调用该送货地址；

EDIT（编辑）：

对客户资料进行编辑；

DEL（删除）：

对客户资料删除；

所有客户查询：

是指可直接查询非本人的客户，但不能查看具体信息，但客户提出客户占有申请，如果该客户销售员没有在9个月内成单，也没转移过，系统将自动转给申请的销售，同时每个销售最多同时只能申请5个客户申请占有。

5.1.2共享客户（CommonCus）

销售从自客户转移出来的客户放在共享客户，共其他销售使用,该模块所有销售都能看到共享所有客户，且都可以将共享客户转为自有客户。

5.1.3过期客户（DuadCus）

上栏：

有销售从自有客户那里提出申请过期占有其他销售的申请列表，管理员可以在次进行申请管理，也可以不同意申请。

下栏：

9个月没有签单自有客户且没有销售申请占有的系统会自动转移到过期客户中，管理员可以重新分配这些客户给销售。

5.1.4客户转移（TransfarCus）

管理员进行客户重新分配。

5.2客户询价（MyRFQ）

销售输入或导入客户询价信息，根据后台设置规律自动分配到相应采购中去。

5.2.1询价通知采购规则

同一个询价单销售录入后系统会分别通知亚洲采购和欧美采购：

亚洲采购按照在BasicDate中Brand管理里面设置该品牌都有那些采购负责，系统会按平均分配原则进行分配，当然前提是该采购没有在请假。

欧美采购按照在BasicDate中“需求规则”中定义类别是“非BOM采购”中该销售对应那些采购，系统会自动通知这些欧美采购。

另外系统还会有一个优先分配原则既如果该品牌该型号有采购最近有采购过或报过价，系统将优先分配给该采购。

6.销售合同（SalePO）

6.1销售合同概述

销售合同是购销双方共同签署的、确认购销活动的标志。

销售合同不仅是系统的重要单据，销售合同的重要性不仅表现在其所反映的业务资料是企业正式确认的、具有经济合法地位的文件，通过它可以直接向客户销货并可查询销售合同的发货情况和合同收款情况，是销售业务中非常重要的管理方式、从而在销售系统中处于核心地位。

首先，销售合同是物流在销售业务中流动的起点，是详细记录企业物资的循环流动轨迹、累积企业管理决策所需要的经营运作信息的关键。

无论是销售合同自身的确认，还是其业务顺序流动、被下游单据精确执行，都能反映在销售合同上，通过销售合同，销售业务的处理过程可以一目了然，通过销售合同，将在企业内部产生销售出库（发货）单等、物流由企业流向客户。

其次，销售合同是资金流的入点。

销售合同可以生成到应收款（发票），通过应收款（发

票），资金由客户流向企业内部。

所有的应收款必须有销售合同存在。

再次，销售合同企业生产制造的来源点，对合同生产型企业，或大部分工业企业，企业

生产来源于客户合同。

6.2销售合同的内容组成

销售合同上包含的业务和管理信息非常多，在介绍销售合同操作功能之前，有必要对这

些信息的业务内涵和录入方法先给予详细描述。

外贸管理软件的业务单据都包括单据主体和单据明细两部分，单据主体部分用来描述针对该业务处理过程共性的业务信息，如单据编码、单据日期等；单据明细部分用来描述不同产品的基本信息和单据信息，如每条产品数量、每条产品价格等等主体信息及输入控制。

a.编号本张单据的号码，为必录项，由系统根据自动生成。

b.销售合同日期默认为当前日期

c.币别用于标识当前销售合同使用的交易币别，销售合同中的单价、金额都是基于这个币别的。

6.3新增销售合同

在销售合同列表中单击“新增”按钮，出现新增界面，在填入销售合同的相关信息后，单击“保存”按钮，系统提示保存成功，进入销售合同明细列表界面。

6.4修改销售合同

只有状态为草拟中、返回修改中的销售合同才能修改。

如果要修改销售合同资料，在销售合同列表中选择要修改的销售合同，单击选择要修改的销售合同记录超级链接，或者单击“修改”按钮，进入销售出库单编辑界面，完成属性修改，按“保存”按钮返回主列表界面。

或选择要修改的合同明细，单击“修改”按钮，完成属性修改，按“保存”按钮返回销售合同明细列表界面。

6.5删除销售合同

删除销售合同只能删除状态处于草拟中的销售合同，对于状态为审批中、执行中状态的销售合同不能删除。

如果要删除销售合同资料，选择要删除的销售合同记录，然后单击“删除”按钮。

6.6报批销售合同

销售合同输入完毕后，可以报批，所谓报批就是把当前销售合同提交上级审批，报批后销售合同的状态将变为审批中（根据销售合同审批设置找到合适的审批人），或执行中（根据销售合同审批设置找到合适的审批人）。

6.7合同流程概述及注意事项

销售草拟合同也可由询价单形成合同—》合同审批—》采购根据销售合同下达采购合同----》采购合同审批---》采购入库—》邮件通知销售、物流---》物流安排出库---》形成发票---》发票确认---》形成应收款

如果销售合同没有出库，具有合同返回权限的人可以直接对合同主体信息进行修改，如果该产品采购没有下采购单，也是可以直接修改产品明细的，无须返回合同。

7.采购管理

7.1供应商（Supplier）管理

采购管理自己负责供应商，如果权限管理中没有“查看权限”则只能查询到类别和自己在用户管理里面类别一直的供应商信息，如欧美采购只能查询到欧美采购供应商。

7.2Brand&Supplier

按采购所负责品牌查看供应商，包括该品牌都有那些供应商下过采购单。

7.3MyRFQ（采购询价管理）

上栏显示当前采购需要回复销售发过来的客户询价；

如果是采购经理点Search系统会显示该采购经理负责部门所有待回复询价；

采购也可以将自己负责询价单共享给其他采购；

如果采购点选某询价列表，在下栏会自动显示该型号，该品牌历史采购价和报价，同时也会显示该品牌历史PO供应商；

如果亚洲采购4个小时没有回复销售，系统会自动共享给下一个采购，如果下一个采购4个小时没有回复，系统会自动共享给所有采购；

现货需求7个工作日设置为无效，长单需求3个工作日设置为无效；

7.4StockOffer（供应商库存管理）

导入供应商库存信息。

7.5AutoMatch（自动匹配管理）

7.6PO（采购管理）

8.KM知识库

知识库是一个解决方案仓库，是服务人员智慧的结晶，可以作为经验或标准提供给其它

服务人员，以达到知识共享，提高服务质量的目的。

知识库的建立是个长期的过程，它是不

断完善，不断发展的。

可以增加（全部员工均可，其他操作一般员工不可操作），删除，修改。

9.仓库管理（warehouse）

入库管理、出库管理、发票管理等。

产品可以认为是可以给企业带来销售收入、销售利润的有形产品和无形产品，它可以既包括企业自制产品、采购来的产品、代销的产品，也可以包括企业提供给客户的培训、服务等无形产品。

产品是企业经营运作、生存获利的物质保障。

10.销售报表

可以方便快速的按客户编号、产品型号、区域、负责人、起始日期及终止日期分析，管理层可及时了解产品总的销售额、成本额、毛利润等情况。

11.使用设置

服务器端要求：

服务器端必须支持TCP/IP协议，浏览器可正常使用；

在服务器端设置规定的局域网IP地址或服务器名称；

客户端要求：

必须支持TCP/IP协议，浏览器可正常使用；

如何进入系统：

打开浏览器----在地址栏输入http:

//服务器IP地址或服务器的名称:

9100，即可登陆系统，然后输入帐号和密码；

IE设置:

1）在ＩＥ中使用ＣＲＭ系统的时候，常常由于ＩＥ的缓存而出现，信息修改或增加后，但ＣＲＭ系统依然显示旧的数据，其实这个时候数据已经存入系统，只不过由于ＩＥ缓存的问题，如果在ＩＥ中进行如下设置可避免（除使用某些代理服务器共享上网外）：

打开ＩＥ----》选择“工具”菜单——》选择“Internet选项”--》选择“设置”--－》选择“每次访问此页时检查”。

设置页眉页脚：

如果在打印报表的时候在报表上下出现页眉页角，可进行如下设置：

打开IE----然后单击“页面设置”最后将“页眉页脚中的内容全部去掉”。

1.销售模块：

1．销售所用主要模块：

1.1自有客户：

登记、查询、跟进自己客户

1.2共享客户：

存放没有跟进或自己不跟进客户，可以将自有客户转为共享客户，也可以将共享客户转为自有客户；

1.3过期客户：

可以设置规则，比如3个月没有成单客户，如果启动规则，则就会自动转移到过期客户，然后由有权限人进行客户重新分配；

1.4客户合并：

如果一个客户有多个名字或客户登记由于不规范，造成客户登记重复，可以在客户合并操作，将多个客户名字合并为一个客户名字，同时客户跟进，联系人，需求，订单等都会自动转移到合并后的客户名下；

1.5客户转移：

由于销售人员变动等可以在客户转移，进行客户资料转移，将之前销售负责客户转移给新的销售；

1.6项目管理：

销售登记、跟进一些项目信息；

1.7现货需求：

属于紧急需求，销售登记客户询价产品，然后通知给采购（如果该型号之前有人采购过或报过价格，系统会优先分配给采购过或报过价，如果都没有人采购或报过，然后再根据系统后台设置需求规则分给对应采购或按品牌分给对应采购）

1.8长单需求：

属于长期需要的产品，操作同现货需求一样方法；

1.9客户报价：

可以根据客户需求形成报价，同时也可以打印或转成PDF

1.10产品图片：

可以根据客户名称、型号等查询卖给客户产品图片等；

1.11电子促销：

在用户管理设置发送人的SMTP等信息，设置方法同平时设置OUTLOOK或Foxmail一样方法，然后可以批量选择客户，对客户群发邮件；

1.12销售合同：

做销售合同之前需要在系统管理设置好合同模版（主要是一些销售合同条款），然后做合同先选择销售合同模版，在选择客户信息、产品信息等，然后提交审批，注意如果不能提交审批，请必须定义后销售合同审批流程，否则不能做销售合同，同时注意填写数字的输入框不能填写字母和汉字等，在输入产品的时候注意选择该销售合同中的产品是否需要采购员进行采购还是直接出库存库存，如果需要采购员去采购，那么在WhethertoBuy的是否必须选择YES，同时选择采购员，销售合同审批后系统会在待采购那里自动形成一个待采购产品信息；

1.13样品管理：

销售登记客户需要样品，注意在输入产品的时候注意选择该样品单中的产品是否需要采购员进行采购还是直接出库存库存，如果需要采购员去采购，那么在是否采购必须选择是，同时选择采购员，那么样品审批通过后系统会自动在待采购形成需要采购样品单；

1.14退货管理：

在退货前需要定义好退货模版，然后选择退货模版及退货销售合同中选择退货产品，然后提交审批，审批通过后系统会自动到待入库界面，进行入库；

2．采购管理模块：

3．

2.1供应商资料：

登记、导入供应商基本信息及该供应商供应那些品牌，同时可以品牌查询供应商信息等；

2.2现货报价：

分上下两栏，上面为销售发过来的需要采购报价的型号，下面是采购报价历史，如果需要报价，则选择上面型号，则在下面就可以填写报价及供应商等信息，可以报多个价格；

2.3长单报价：

操作方法同现货报价；

2.4共享报价：

如果采用按品牌分配规则，如果4个销售不报价，系统会自动将需求转为共享需求，共享需求是所有采购都能看到的需求，且都可以报价；

2.5产品BOM：

导入产品BOM表，可以在综合查询使用；

2.6自动匹配：

2个模块之间数据进行匹配，如可以用需求匹配报价，就是说通过系统看看那些需求有报价，也可以匹配库存等，这样就不用一个个型号查询；

2.7电子促销：

可以群发邮件给供应商;

2.8采购管理：

采购单可以由销售合同形成采购合同，也可以单独做采购排单，没有销售合同，采购合同2栏，上面是待采购，下面是草拟采购合同，一般可以建议由销售合同形成采购合同，然后进行审批，同时做采购合同之前必须要设置好采购合同模版及定义好采购合同审批流程；

2.9付款申请：

采购需要付款可以在该模块进行付款申请、审批等。

2.10产品图片:

采购查询自己采购回来产品图片等信息。

3.物流管理

3.1友好库存：

导入供应商供应产品，供采购、销售等查询

3.2库存查询：

管理公司自己实际库存，同时可以导入、导出等

3.3入库管理：

入库管理分2栏，上面是待入库采购单，下面是入库单，可以由采购单形成入库单，如果是原装货物，则入库单不需要品检，如果前必须上传入库产品图片，同时也可以填写各种费用；

3.4调货管理：

可以进行多个仓库产品之间调拨；

3.5产品图片：

查询入库产品图片；

3.6出库管理：

出库管理分2栏，上面是待出库，出库的时候可以直接从公司已有库存出，也可以从对应采购单出；

3.7PI打印PI

3.8草拟发票：

一个销售合同可以形成多个发票，同时也可以多个销售合同形成一个发票，如果不需要一个客户多个型号形成在一张发票中，则操作形成发票，新出库产品就会形成一个新的发票，同时确认发票没问题确认后系统就会自动形成应收款；

4．财务管理

4.1往来帐目：

登记所有收款、付款凭证，及统计；

4.2GPReport:

销售报表，可以填写其他费用、银行费用、统计销售、利润等；

4.3付款管理：

应付款：

对供应商所有未付款的明细，同时如果要收款，则点开就可以填写收款金额；

4.4付款管理：

已付款：

所有已经付款信息；

4.5收款管理：

登记、统计所有应收款、已收款信息；

5．系统主要流程图