Excel建立最佳做法的基础.docx

Excel建立最佳做法的基础.docx

《Excel建立最佳做法的基础.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《Excel建立最佳做法的基础.docx（14页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

Excel建立最佳做法的基础

微软处理与分析应用专家

第01课建立最佳做法的基础

微软商务应用专家课程大师级讲师邓华

概述：

扎实的基础是很重要的。

例如，理解基本术语，有助于阅读Excel资料或与Excel专家交流。

掌握工作表的各种操作技巧，能够节约大量的时间。

术语介绍：

说明：

Excel中有不少特殊的术语，必须对这些术语有一定的了解才能更好的学习电子表格软件。

工作簿：

一个Excel文件称之为一个工作簿。

窗口标题栏显示工作簿名称，见下图中标为1处。

工作表：

一个Excel工作簿中包含若干个工作表，

操作：

在Excel中新建一个文件，称之为新建一个Excel工作簿，此时Excel工作簿中会自动包含3个空白的工作表。

（默认空白工作表数量可通过【工具】菜单-【选项】-【常规】选项卡下的【新工作簿内的工作表数】来改变。

）

工作表标签：

显示表的名称，位于窗口的左下角。

见下图中标为2处。

当前工作簿：

当Excel打开了多个文件时，意味着Excel正在处理多个工作簿。

要对某个工作簿进行操作，必须首先选择（工作中往往只有一个工作簿中被用户选中）此时称之为该工作簿处于活动状态，所以被选中的工作簿称为当前工作簿或活动工作簿。

操作：

单击任务栏上的某个工作簿标签可切换工作簿的活动状态。

如单击【Book1】则【Book1】活动。

此时【Book1】即为当前工作簿。

当前工作表：

一个Excel工作簿中包含若干个工作表。

要对某个工作表进行操作，必须首先选择该表此时称之为该工作表处于活动状态，所以被选中的工作表称为当前工作表或活动工作表。

操作任务

方法

选择单张工作表

单击工作表标签。

选择两张或多张相邻的工作表

先选中第一张工作表的标签，再按住Shift单击最后一张工作表的标签。

选择两张或多张不相邻的工作表

单击第一张工作表的标签，再按住Ctrl单击其他工作表的标签。

选择工作簿中所有工作表

用鼠标右键单击工作表标签，再单击快捷菜单 上的“选定全部工作表”。

行、列：

工作表的纵向区域称为列，横向区域称为行。

每列的命名规则以A、B、C、D类推至Z，然后AA、AB、……后延。

行名以1、2、3，……后延。

Excel2003工作表大小为256列、65536行，可通过行列数字模式观察效果。

在空表中按Ctrl+向下方向键可到最后一行，按Ctrl+向右方向键可到最后一列。

反之，实现逆操作。

行标列标：

下图中标为1处为列标。

下图中标为2处为行标。

操作任务

操作

选择整行或列

单击行或列标。

选择相邻的行或列

在行标或列标中拖动鼠标。

或者先选中第一行或第一列，再按住Shift选中最后一行或最后一列。

选择不相邻的行或列

先选中第一行或第一列，再按住Ctrl选中其他的行或列。

取消选定

单击相应工作表中的任意单元格。

开启或关闭行数字、列数字模式

【工具】-【选项】-【常规】-勾选或取消勾选【R1C1引用样式】

选择器：

在工作表中，总有一个黑色的矩形框选中某个单元格或单元格范围，称为选择器。

默认情况下选择器选中工作表中的第一个单元格，选择器可供用户进行单元格操作。

选择器的右下角有一个黑点，该黑点称之为移动控点，又叫填充柄。

用户可通过填充柄完成很多特殊的操作，以后课程将逐步学习。

见下图红框处。

名称框：

通常显示活动单元格的名称。

位于编辑栏左侧。

编辑栏：

用于直接编辑单元格内容，位于名称框的右侧。

若编辑栏不可见，会影响Excel的操作，勾选【视图】菜单【编辑栏】命令可确保该工具的显示。

单元格：

工作表行列交汇形成的格子。

单元格名称：

单个单元格名称与行标列标有关，如A列与第一行交汇处的格子称为A1。

活动单元格：

活动单元格就是选定单元格，可以向其中输入数据。

一次只能有一个活动单元格。

单元格区域：

工作表上的两个或多个单元格。

区域中的单元格可以相邻或不相邻。

操作任务

方法

选择单个单元格

单击相应的单元格，或按箭头键移动到相应的单元格。

选择某个单元格区域

单击区域的第一个单元格，再拖动鼠标到最后一个单元格。

选择较大的单元格区域

单击区域中的第一个单元格，再按住Shift单击区域中的最后一个单元格。

可以先滚动到最后一个单元格所在的位置。

选择工作表中所有单元格

单击“全选”按钮。

选择不相邻的单元格或单元格区域

先选中第一个单元格或单元格区域，再按住Ctrl选中其他的单元格或单元格区域。

增加或减少活动区域中的单元格

按住Shift单击需要包含在新选定区域中的最后一个单元格。

在活动单元格与所单击的单元格之间的矩形区域将成为新的选定区域。

取消单元格选定区域

单击相应工作表中的任意单元格。

录入数据：

说明：

普通用户在Excel录入数据时会很频繁的通过鼠标点击移动选择器以切换到下一个单元格进行操作，这是很笨的方法。

应当了解，按Tab键可让选择器右移，Enter键可让选择器下移，同时按住Shift键可实现逆操作。

清除单元格

说明：

录入数据后，可能需要清除这些数据。

如果清除单元格，则只是删除了单元格中的内容、格式或批注，但是空白单元格仍然保留在工作表中；而如果通过单击“编辑”菜单上的“删除”命令删除单元格，Excel将从工作表中移去这些单元格，并调整周围的单元格填补删除后的空缺。

方法：

请选定需要清除其格式或内容的单元格、行或列。

在【编辑】菜单上，指向【清除】，再单击【全部】。

清除单元格内容：

方法1：

选定单元格后按键盘上的Delete或Backspace。

（Excel将只清除单元格中的内容，而保留其中的批注或单元格格式。

）

方法2：

请选定需要清除其格式或内容的单元格、行或列。

在【编辑】菜单上，指向【清除】，再单击【内容】。

清除单元格格式：

方法：

请选定需要清除其格式或内容的单元格、行或列。

在【编辑】菜单上，指向【清除】，再单击【格式】。

删除单元格：

方法：

选定要删除的单元格。

在【编辑】菜单上，单击【删除】。

如果删除单元格区域，请在【删除】对话框中，单击【右侧单元格左移】、【下方单元格上移】。

注意，Excel更新公式的方式是：

调整移动单元格的新位置的引用。

但是，如果公式中引用的单元格已被删除，该公式将显示错误值#REF!

。

编辑单元格内容：

方法1：

双击待编辑数据所在的单元格。

编辑单元格内容完成后直接按Enter键。

方法2：

通过【编辑栏】编辑单元格内容，完成后直接按Enter键

方法3：

按F2键进入编辑状态，编辑单元格内容，完成后直接按Enter键

取消编辑单元格内容：

方法：

在单元格编辑状态下按Esc键。

可撤销内容的修改。

插入一个空白单元格

方法：

选择要插入新的空白单元格的某个单元格，在【插入】菜单上，单击【单元格】并【插入对话框】中，单击要移动周围单元格的方向，【确定】。

快键键：

Ctrl+数字键盘上的加号。

插入多个空白单元格

方法：

选择要插入新的空白单元格的目标区域，选定的单元格数目应与要插入的单元格数目相等。

在【插入】菜单上，单击【单元格】并【插入对话框】中，单击要移动周围单元格的方向，【确定】。

快键键：

Ctrl+数字键盘上的加号。

删除单元格：

方法：

选择删除目标，在【编辑】菜单，【删除】。

快键键：

Ctrl+数字键盘上的减号。

插入一行：

方法：

单击需要插入的新行之下相邻行中的任意单元格。

例如，若要在第5行之上插入一行，请单击第5行中的任意单元格。

在【插入】菜单上，单击【行】。

快键键：

Ctrl+数字键盘上的加号。

插入多行：

方法：

选定需要插入的新行之下相邻的若干行。

选定的行数应与要插入的行数相等。

在【插入】菜单上，单击【行】。

快键键：

Ctrl+数字键盘上的加号。

删除行：

方法：

选择删除目标，【编辑】菜单，【删除】。

快键键：

Ctrl+数字键盘上的减号。

插入一列：

方法：

单击需要插入的新列右侧相邻列中的任意单元格。

例如，若要在B列左侧插入一列，请单击B列中的任意单元格。

在【插入】菜单上，单击【列】

快键键：

Ctrl+数字键盘上的加号。

插入多列：

方法：

选定需要插入的新列右侧相邻的若干列。

选定的列数应与要插入的列数相等。

在【插入】菜单上，单击【列】

快键键：

Ctrl+数字键盘上的加号。

删除列：

方法：

选择删除目标，【编辑】菜单，【删除】。

快键键：

Ctrl+数字键盘上的减号。

插入一个新工作表：

方法：

单击【插入】菜单上的【工作表】。

快键键：

Shift+F11。

插入多张工作表：

方法：

确定要添加的数目或工作表。

按住Shift，然后在打开的工作簿中选择要添加的相同数目的现有工作表标签。

示例：

如果要添加三个新的工作表，则可选择三个现有工作表标签。

单击【插入】菜单上的【工作表】。

快键键：

Shift+F11。

删除工作表：

方法1：

选择删除目标，【编辑】菜单，【删除工作表】。

方法2：

右击工作表标签【删除】

移动单元格：

常规方法：

【剪切】-【粘贴】

技巧操作：

选择目标后，拖动选择器边沿。

移动单元格并插入目标之间：

常规方法：

【剪切】-【插入】菜单--【剪切单元格】

技巧操作：

选择目标后，按Shift键拖动选择器边沿。

移动行或列：

常规方法：

【剪切】-【粘贴】

技巧操作：

选择目标后，拖动选择器边沿。

移动行或列并插入目标之间：

常规方法：

【剪切】-【插入】菜单--【剪切单元格】

技巧操作：

选择目标后，按Shift键拖动选择器边沿。

移动工作表：

注意：

在移动或复制工作表时要小心。

如果移动工作表，那么基于工作表数据的计算结果或图表可能会变得不准确。

同样，如果将工作表插入三维公式引用（三维引用：

对跨越工作簿中两个或多个工作表的区域的引用。

）所涉及的工作表组中，那么该工作表上的数据可能也会包括到计算中，造成计算错误。

常规方法：

【编辑】菜单-【移动或复制工作表】-选择目标工作簿或目标工作表-【确定】

技巧操作：

直接使用鼠标拖动工作表标签。

（该方法只能实现同工作簿的工作表位置移动）

复制单元格：

常规方法：

【复制】-【粘贴】

技巧操作：

选择目标后，按Ctrl键拖动选择器边沿。

复制行或列：

常规方法：

【复制】-【粘贴】

技巧操作：

选择目标后，按Ctrl键拖动选择器边沿。

复制行或列并插入目标之间：

常规方法：

【复制】-【插入】菜单-【复制单元格】

技巧操作：

选择目标后，按Ctrl+Shift键同时拖动选择器边沿。

复制工作表：

注意：

在移动或复制工作表时要小心。

如果移动工作表，那么基于工作表数据的计算结果或图表可能会变得不准确。

同样，如果将工作表插入三维公式引用（三维引用：

对跨越工作簿中两个或多个工作表的区域的引用。

）所涉及的工作表组中，那么该工作表上的数据可能也会包括到计算中，造成计算错误。

常规方法：

【编辑】菜单-【移动或复制工作表】-选择目标工作簿或目标工作表-勾选【建立副本】-【确定】

技巧操作：

按住Ctrl键的同时，标拖动工作表标签。

（该方法只能实现同工作簿的工作表位置移动）

重命名工作表

方法1：

重命名当前工作表，请在“格式”菜单上，指向“工作表”，再单击“重命名”。

键入新名称覆盖当前名称。

方法2：

右击工作表标签-【重命名】-键入新名称覆盖当前名称-按回车键后完成。

方法3：

双击工作表标签，键入新名称覆盖当前名称-按回车键后完成。

任务实践：

●在新工作簿的空白工作表【Book1】中，输入数据完成下表，并练习上述操作，如插入行、插入列、插入单元格，删除行、删除列、删除单元格等。

并将【Book1】重命名为一月，插入新工作表并命名为【四月】，复制【一月】的数据到【四月】表中，再将【四月】移动到新的工作簿中。

●请思考如果要制作多个类似的表，是否应该有更快键的方法？

在多个工作表上编辑数据：

说明：

Excel允许选择多个工作表,并在其中一个工作表上更改数据时，这些更改将应用到所有选定工作表中的相同单元格中以提高工作效率。

方法：

单击包含要编辑的数据的第一个工作表的标签。

然后，按住Ctrl同时单击包含相同数据的其他工作表的标签。

在活动工作表 上，选择包含要编辑的数据的单元格或单元格区域。

（要取消选择单元格，请单击工作表中的任意单元格。

）编辑所选单元格中的数据，然后按Enter或Tab将选定区域移动到下一单元格。

重复以上步骤，直到完成所有更改。

格式修饰：

说明：

通过修饰格式，可让报表更有影响。

Excel提供了边框和底纹、字体格式、单元格对齐等技术以利于用户完成格式修饰。

任务实践：

课堂任务1

在新工作簿的空白工作表【Book1】中，输入数据完成下表，并练习上述操作，如插入行、插入列、插入单元格，删除行、删除列、删除单元格等。

并将【sheet1】重命名为一月，插入新工作表并命名为【四月】，复制【一月】的数据到【四月】表中，再将【四月】移动到新的工作簿中。

请思考如果要制作多个类似的表，是否应该有更快键的方法？

课堂任务2

任务

快捷键

1.编辑活动单元格，并将插入点放置到单元格内容末尾

F2

2.编辑活动单元格，然后清除该单元格，或在编辑单元格内容时删除活动单元格中的前一字符

Backspace

3.删除插入点右侧的字符或删除选定区域

Delete

4.完成单元格输入，并向下选择下一个单元格

Enter

5.撤消上一次操作

Ctrl+Z

6.取消单元格输入

Esc

7.插入新工作表

Alt+Shift+F1

8.移动到工作簿中的下一张工作表

Ctrl+PageDown

9.移动到工作簿中的上一张工作表

Ctrl+PageUp

10.选择当前工作表和下一张工作表

Shift+Ctrl+PageDown

11.选择当前工作表和上一张工作表

Shift+Ctrl+PageUp

12.向上、下、左或右移动一个单元格

箭头键

13.向右移动一个单元格

Tab

14.向左移动一个单元格

Shift+Tab

15.移动到当前数据区域的边缘。

Ctrl+箭头键

16.移动到行首

Home

17.移动到工作表的开头

Ctrl+Home

18.移动到工作表的最后一个单元格，该单元格位于数据所占用的最右列的最下行中

Ctrl+End

19.向下移动一屏

PageDown

20.向上移动一屏

PageUp

21.向右移动一屏

Alt+PageDown

22.向左移动一屏

Alt+PageUp

23.在选定区域内从上往下移动。

Enter

24.在选定区域内从下往上移动

Shift+Enter

25.在选定区域中从左向右移动。

如果选择单列中的单元格，则向下移动

Tab

26.在选定区域中从右向左移动。

如果选择单列中的单元格，则向上移动

Shift+Tab

27.按顺时针方向移动到选定区域的下一个角

Ctrl+句号

28.在不相邻的选定区域中，向右切换到下一个选定区域

Ctrl+Alt+向右键

29.向左切换到下一个不相邻的选定区域

Ctrl+Alt+向左键