公文答复报告.docx
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公文答复报告.docx
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公文答复报告
公文,答复报告
篇一:
公文写作:
请示与报告的区别
“请示”与“报告”的区别
(一)行文目的
“请示”适用于向上级机关请求指示、批准;“报告”适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问。
前者是“请求指示、批准”,后者是“汇报(工作)”、“反映(情况)”、“答复(询问)”。
前者是主动的,后者则呈现被动性。
(二)职权范围
“请示”的内容多是职权范围内无权解决的,或虽属职权范围内却无力解决的,因此一定要上级予以批复的问题。
其内容一般是要政策、要办法、要钱物等;“报告”的内容则是向上级汇报工作、反映情况、提出建议等,而且不要求上级批复。
(三)行文时间
“请示”必须要在事前行文,经上级批复后才可行动;“报告”则视情况灵活掌握,既可在事前行文,也可在事中、事后行文。
而且属汇报和反馈性质的“报告”,多在事后行文,以使上级机关了解情况或备案待查。
(四)要否批复
“请示”一定要批复;“报告”则不要批复,而且“报告”内容中,一定不可夹带请示的内容。
这一点是“请示”和“报告”的基本区别。
(五)篇幅长短
“请示”必须是一事一请,内容单一,写清请示的原因和内
容即可,篇幅短小;“报告”,尤其是汇报性报告,涉及方面多,写法又详尽,篇幅自然长。
即使是一事一报的专题报告,篇幅也比“请示”长得多。
(六)写作风格
“请示”主要是请示性写法,“报告”一般是陈述性写法。
(七)缓急程度
“请示”时限短,上级不批复不能行动,时间紧迫;“报告”不必等上级的批复,几乎没有时限上的问题。
(八)尾语不同
“请示”的尾语一般为“妥否,请批示”、“当否,请批示”,或“以上意见妥否(当否),请批示”;“报告”的尾语一般为“特此报告”(不必加句号),或“以上报告如有不妥,请指示”。
要求上级予以批转的报告,尾语为“以上报告如无不妥(不当),请批转?
?
贯彻执行”。
“请示”和“报告”均属标准的上行文,这一点是相同的。
例文审订
篇二:
公文格式
常见公文写作格式与范文
公文格式(函、请示、报告、通知、规定的公文格式)之一
函的写作格式
一、函的概念函是不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题,或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。
函作为公文中惟一的一种平行文种,其适用的范围相当广泛。
在行文方向上,不仅可以在平行机关之间行文,而且可以在不相隶属的机关之间行文,其中包括上级机关或者下级机关行文。
在适用的内容方面,它除了主要用于不相隶属机关相互洽工作、询问和答复问题外,也可以向有关主管部门请求批准事项,向上级机关询问具体事项,还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项,以及上级机关催办下级机关有关事宜,如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。
此外,函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。
不过这种情况并不多见。
二、函的特点
(一)沟通性。
函对于不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题,起着沟通作用,充分显示平行文种的功能,这是其他公文所不具备的特点。
(二)灵活性。
表现在两个方面:
一是行文关系灵活。
函是平行公文,但是它除了平行行文外,还可以向上行文或向下行文,没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。
二是格式灵活,除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外,其他一般函,比较灵活自便,也可以按照
公文的格式及行文要求办。
可以有文头版,也可以没有文头版,不编发文字号,甚至可以不拟标题。
(三)单一性。
函的主体内容应该具备单一性的特点,一份函只宜写一件事项。
三、函的分类。
(一)按性质分,可以分为公函和便函两种。
公函用于机关单位正式的公务活动往来;便函则用于日常事务性工作的处理。
便函不属于正式公文,没有公文格式要求,甚至可以不要标题,不用发文字号,只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。
(二)按发文目的分。
函可以分为发函和复函两种。
发函即主动提出了公事事项所发出的函。
复函则是为回复对方所发出的函。
(三)另外,从内容和用途上,还可以分为洽事宜函,通知事宜函,催办事宜函,邀请函、请示答复事宜函,转办函,催办函,报送材料函等等。
四、函的结构、内容和写法
由于函的类别较多,从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。
主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。
公函由首部、正文和尾部三部分组成。
其各部分的格式、内容和写法要求如下:
(一)首部。
主要包括标题、主送机关两个项目内容。
1、标题。
2、主送机关。
(二)正文。
其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。
(三)结尾。
一般用礼貌性语言向对方提出希望。
或请对方协助解决某一问题,或请对方及时复函,或请对方提出意见或请主管部门批准等。
(四)结语。
通常应根据函询、函告、函或函复的事项,选择运用不同的结束语。
如“特此函询()”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。
有的函也可以不用结束语,如属便函,可以像普通信件一样,使用“此致”、“敬礼”。
(五)结尾落款。
一般包括署名和成文时间两项内容。
署名机关单位名称,写明成文时间年、月、日;并加盖公章。
五、撰写函件应注意的问题函的写作,首先要注意行文简洁明确,用语把握分寸。
无论是平行机关或者是不相隶属的行文,都要注意语气平和有礼,不要倚势压人或强人所难,也不必逢迎恭维、曲意客套。
至于复函,则要注意行文的针对性,答复的明确性。
其次,函也有时效性的问题,特别是复函更应该迅速、及时。
像对待其他公文一样,及时处理函件,以保证公务等活动的正常进行。
例文通知事宜函
国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函
国办函[1993]2号
国家计委、经贸办、农业部、业部、经贸部、纺织部、技术监督局:
为进一步发展我国羊毛生产,搞活羊毛流通,提高羊毛质量,根据国务院领导同志的批示,现就有关问题通知如下:
一、要切实抓紧抓好草场改造和羊种改良工作。
(略)
二、技术监督局要加强羊毛的质量监督和检验工作。
(略)
三、要尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场。
(略)
四、为了促进国内养羊业的发展,支持纺织工业生产和扩大出口创汇。
(略)上述有关政策,请有关部门、各地区特别是羊毛生产区认真研究落实,执行中的问题,由国家计委和经贸办协调,并督促落实。
国务院办公厅(盖章)一九九三年一月三日
公文格式(函、请示、报告、通知、规定的公文格式)之二
《通知》写作要点
通知是下行文,要求下级机关办理、执行或服从安排的文种。
通知讲究时效性,是告知立即办理、执行或周知的事项。
一、标题:
制发机关+事由+通知。
二、正文:
㈠通知前言:
即制发通知的理由、目的、依据。
例如“为了解决×××的问题,经×××批准,现将×××,具体规定通知如下。
㈡通知主体:
写出通知事项,分条列项,条目分明。
三、结尾:
三种写法:
㈠意尽言止,不单写结束语。
㈡在前言和主体之间,如未用“特作如下通知”作为过渡语,结尾可用“特此通知”结尾。
㈢再次明确主题的段落描写。
通知格式:
(指示性通知)
北京积水潭医院关于××××××的通知
各科室:
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
北京积水潭医院
二○○五年三月十日例文
国务院关于调整证券交易印花税中央与地方分享比例的通知国发×号
各省、自治区、直辖市人民政府,国务院各部委、各直属机构:
改革开放以来,我国证券交易市场有了很大发展,证券交易规模不断扩大,证券交易印花税也有了较大幅度的增长。
为进一步规范证券交易市场,妥善处理中央与地方的合配比例,增强中央宏观调控能力,国务院决定,自1997年1日1日起,将证券交易印花税分享比例由现行的中央与地方各50%,调整为中央80%、地方20%。
有关地区和部门要从全局出发,继续做好证券交易印花税的征收管理工作,进一步促进我国证券市场的健康发展。
中华人民共和国国务院一九九六年十二月十六日
篇三:
关于如何写报告、请示等几种公文
关于如何写报告、请示等几种公文
首先,讲讲报告、请示的文种含义、特点及相互关系,也就是所谓的角色定位。
搞清楚这两个文种的角色定位问题,对于写好这两种公文很有必要。
实际写作中,人们对此不够重视,随意为之,常常闹出许多笑话。
大家知道,报告文是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问的文件,是下级机关将情况通报给上级机关的主要形式。
(上情下达主要靠“通知”、“通报”,下情上达主要靠“报告”,此外,上下级之间还可以打电话、派人传达)。
报告文的特点在于“重陈述”、“有主见”。
“重陈述”是说,报告文以叙述事实为主,有条理地把情况叙述清楚,以供上级了解;“有主见”是说:
报告文在陈述清楚事实的前提下,还要表明对所陈述的情况的看法或意见,以供上级参考。
这两个特点,是从报告文的内容上看出来的。
报告文在内容上是既说事,又说理,说事为主,说理为辅。
当然,这里的“理”,只是几句话交代出来的观点、看法,不是长篇议论的大道理。
这在后面讲报告写作方法时还要详细介绍。
而请示文则是下级机关向上级机关请求指示、请求批准的文件。
下级机关不是什么问题都要向上级机关请示,在本机关职权范围内的工作都不要请示,照常规去做即可。
只是当某项工作出离了本机关职权范围(或超出自身权力范围、或超出自身能力范围、或超出自身智力范围,换言之:
出于自身权限不够、或能力不足、或认识不清)时,才要用请示行文,且必须用请示行文,而不能自以为是、自行其事。
请示文有“超前性”和“说明性”两个特点。
“超前性”说的是办事之前行文,办事之前呈送,请求上级定夺,待上级作出决断以后按上级意图行动,或办或不办,换句话说“先奏后斩”。
“说明性”指的是请示文重在说明要办的理由、说明求助的内容即要求,通过说明,说服上级、打动上级,使上级作出决断,对请示的事项给予答复或批准。
从上面的介绍中,我们不难看出,报告和请示是两个定义不同的文种,有着各自的特点。
二者虽说都是上行文(都是顶脚的下级机关写给顶头的上级机关的),但它们的不同之处是十分明显的,归纳起来,至少有以下四点不同:
1、行文时机不同:
请示是事前行文;报告是事后行文。
2、行文内容不同:
请示是侧重说明理由、要求;报告是侧重陈述情况、问题。
3、行文方式不同:
请示是主要用说明的表达方式;报告是主要用叙述的表达方式。
4、行文目的不同:
请示是要上级给予答复;报告则是只诉情况,不求回复。
报告和请示文的这四点区别,界定了二者的角色地位,分清了二者的性质特征,也限制了二者的适用范围。
在写作方式和方法上给了人们以清晰的昭示。
但是,很遗憾,实际写作中,很多人对此并不十分清楚,甚至还十分模糊。
以至在行文中,造成了很多混乱,不是弄错行文时机,就是搞混行文内容,或者用错表达方式,甚至在报告中或文尾,写上要求上级答复和批示的话语,请示中大段大段的叙述事实等等。
造成这种混乱现象,固然与写作者的知识储备不足、写作水平不高、或者责任心不强有关,也是上行文的历史状况影响所致。
以前的上行文,笼统地叫“请示报告”,把对上级的行文确定为一个名称,只要是上行文,写作时,都一律写成“请示报告”,文中既汇报工作、反映情况,又提出请求。
后来(大概是上个世纪50年代末60年代初),为了提高办事效率,把上行文一分为二,报告归报告,请示归请示,报告中只汇报工作、反映情况、答复询问,不再提请求事项;请示中也只是请求上级指示批准,而不再汇报工作等等。
“请示报告”的混合名称从此不再使用。
报告、请示这样分开的时间已经很久了,现在仍然有人不知道这一点,还常用混合名称,进行混合写作。
有些领导至今如此。
一提到给上级行文,就满嘴都是“请示报告”。
在座的朋友们,你们有没有这种情况?
如果有,就要改过来,以后也不再这样做。
如果看到别人这样做,就大胆、善意、及时地指出来,帮他改正。
以使报告、请示文的角色地位更加确定、更加清晰,从而承担起各自应当承担的责任和职能。
这对公文写作的规范化无疑是十分有益的。
(13种行政公文的写作都存在需要进一步规范化的问题。
)明确了报告、请示文的角色地位,再来讲这两个文种的格式和写作,就比较容易了。
第二,讲讲报告、请示的文面格式。
报告、请示都是上行文,都是下级机关写给直接的上级机关的,它们文种体例一样,文面格式相同,都有:
标题、主送机关、正文、结语;都要:
落款、署时、盖章。
在写法上,除了正文、结语有区别,其它各项也都相似。
标题:
既可以:
发文机关+事由+文种(或报告、或请示),也可以采取省略式,通常省略发文机关,写成:
事由+文种(报告或请示)。
但不能只用文种做标题,写成“报告”或“请示”。
主送机关(收文单位):
“一定有”(即不能省略),“有一定”(即写出发文机关的顶头上级机关)(叙述)情况正文:
报告正文通常写两部分内容(表明)看法(讲)理由;请示正文通常也写两部分内容(提)要求“特此报告”结语:
报告结语常写(但不写要求性结语)“专此报告”;请示结语常写:
“以上要求当否,请批示(批复)”落款:
“一定有”(即不能省略),“有一定”(即写出发文机关)署时:
都要写出年、月、日。
行政公文落款处的年、月、日都要用汉字小写数字,不能用阿拉伯数字,报告、请示当然不例外。
盖章:
报告、请示与其它行政公文一样,都必须加盖发文机关的公章,盖章才能生效,才有严肃性。
以上说的是报告、请示的文面格式和各个项目的写作方式、方法。
第三,讲讲报告、请示的写作要领。
全面掌握报告、请示的构成体例,严格按照报告、请示的文面格式和具体项目去写,这是写作报告、请示的基本要求。
但仅仅符合这些基本要求,还不一定能够写好报告、请示。
要真正写好这两种公文,还必须掌握这两种公文各自的类型及写作要领,注意吸取他人写作这两种公文的经验教训。
工作报告简单地说,报告从写作目的上分有三种类型:
情况报告、答复报告、综合报告;从写作容量上分有两种类型:
专项报告、请准类请示。
请示文的类型比较少,只有两个,前者是请求上级机关批请帮类请示准办理某件事;后者是请求上级机关给予精神上、物质上的帮助,比如给权力、给精神、给政策,给人、财、物等等。
在写作报告、请示的时候,要根据这些类型的不同,采取一些不同的方式,要根据内容、目的的不同,有针对性地写,有重点地写。
总而言之,不同类型的报告、请示,承担的写作任务不同,因此在写法上有明显差异,写作时要具体对待。
但是,不管报告、请示这两个文种的类型有多么复杂,写作的任务有多么不同,具体的方法有多么纷繁,每个文种的写作总有些共性的要求值得注意。
就报告文而言,写作时必须注意以下几点:
(一)陈述事实要完整清楚。
所谓“完整”,是事实要写得有头有尾,说清来龙去脉,交代出事实(工作、情况、问题)的起因、经过、结果、影响;所谓“清楚”是事实脉络清晰,一件事可按时间先后顺序来写,多件事可按性质分类叙述。
(二)分析要精炼,观点要鲜明。
分析情况,阐述意见,理性表达不能缺,但不必详尽,也就是不像写议论文那样在摆出论点以后加以详细缜密的论证,而是只讲观点、结论,免去论证过程。
这在前面已经提及,此处再作说明。
而为使报告的主见突出,观点、结论鲜明,采取“分点列举”办法,使用数字序码。
(三)语言要朴实,格式
要正确。
格式要正确,前面已经讲过,这里不再重复。
关键是语言要朴实,要实话实说。
少用花哨的形容词,少作长篇大段的议论,不用含糊不清或过于灵活的概念。
因为报告是写给自己的上级机构和顶头上司的,只能实话实说,只能用尊敬、谦虚的态度和语气,不能夸夸其谈、虚张声势,当然也不必讨好卖乖、阿谀奉承。
就请示文而言,写作时必须注意三个方面:
一是遵循请示规则,二是讲清理由要求,三是行文得体对路。
请示规则有六条:
①一文一事,②单头请示(只写一个主送机关),③不同时抄送下级;④一般不直送领导者个人(除非是领导者个人关注、交办的事情),⑤一般不越级请示(除非时间紧迫,关系紧张);⑥受双重领导的机关写请示文,要分清主送、抄报,由主送机关负责办理。
比如深圳大学是受深圳市政府的行政领导和广东省高教厅的业务领导,写请示文就要分清主送一个上级、抄报另一个上级。
请示文要讲清理由要求。
这是写作请示文的重点,也是写好请示文的关键。
向上级写请示文,无非是要求上级作出指示,或批准自己作某事,或为帮助自己做好某事而给人、给钱、给物、给精神、给权力、给政策。
目的既然如此明确,理由自然也就应当充分,要求自然也就应当合理。
换言之,为了实现请示目的,写作请示时,就要力求把理由讲得更加充分,把要求提得更加合理。
行文时,应当先陈述理由,后提出要求。
要写好请示文,尤其要注意行文的得体对路。
所谓得体,就是态度要得体,所谓对路,就是语气要对路。
(尊敬、谦虚;亲切、关怀;尊重、谦让——公文写作三种态度和语气)请示文的写作对象是上级,作为写作主体的下级当然要用尊敬的态度和语气,这跟写报告时所持的态度没有什么两样,而且在某种程度上来说,应该比写报告所持的态度更加谦虚,对上级更加尊敬,语气上要更加讲究。
因为你是求上级批准、帮助,你就不能态度上太过仗义,语气上太过强硬。
为此,在遣词造句时,就要做到语气委婉些,态度客气些。
要用商量的口吻,讨论的口吻,切勿强词夺理、强人所难、逼人就范,那样的话,是不会有好效果的,当然也不必过于软弱,可怜兮兮地像乞丐要饭似的。
因为写请示文毕竟是为了处理公务,既然如此,就应当公事公办,只要公平、公正、公开、合法、合理、合情就行了。
这才是真正的得体对路。
以上说的是报告、请示文的的写作问题,是讲下级如何向上级行文。
除了报告、请示这两种上行文,还有一种上行文就是议案。
议案这种上行文比较特殊。
它是政府向同级人代会及其常委会呈送的公文,从发文的方向上看,似乎应该是平行文。
但由于它是执法机关的政府呈送给立法机关的人大的公文,所以它具有下级向上级呈送公文的属性,因为在法的问法上,人大高于政府,因此议案就是上行文。
十三种行政公文中,只有报告、请示是标准的上行文,议案是特殊的上行文。
因为讲到了报告、请示这两种上行文,连带着这里就不得不提到另一个上行文议案,至于议案的写作方法和注意事项,因为时间关系,就难以去说而不得不从免,请大家原谅。
十三种行政公文中大量的是下行文,包括命令、决定、公告、通告、通知、通报、批复、会议纪要八种。
函主要在平行机关、兄弟单位、友邻部门之间使用,即以平行为主,也可以上行、下行。
列入行政公文行列为时不久的意见则是可上行、可下行、可平行、可斜行,即可朝多个方向行文,是多向性行文。
基层单位常用的除了报告、请示,还有通知、通报、函、会议纪要。
它们的写作包含的内容很丰富,涉及的范围很广泛,短时间内是讲不完的,只好在下面简要提及。
通知是公文中使用频率最高的文种,文种是公文总数的1/13,可使用量却占总量的1/2。
行政机关可以用它转发上级、平级机关的来文,批转下级机关的来文;可以用它发布行政法规和规章;可以用它部署全面和重要工作;可以用它任免干部职务(多是基层单位干部);而更多的是用来通知事务。
它是下行文,多用来办理事务,似乎相当于事务文书,但有些重要通知则份量很重,口气很硬,相当于决定、指示,甚至命令,下级接到后要不折不扣地贯彻执行。
也就是说,在一般人眼里,通知不过就是用来办理零头八碎事务的公文,实际上这是低看了通知这个文种在全部公文中的地位。
至于通知的写作要看用于什么公务,作用不同,写法不同,头绪纷繁,一言难尽。
通报是用来表彰先进、批评错误、传达重要情况或精神的公文,根据作用可以分为表彰性通报、批评性通报、情况通报(含事故通报),是行政机关为了推动自身工作而使用的。
具体地讲,或通过树立先进典型,带动面上的工作;或通过提供反面教员,促进面上的工作;或介绍经验教训,推动面上的工作,总之,通报出于推动自身工作的需要,用事例进行宣传,让榜样出来说话的特点很突出。
函这个文种在古代是私人用来交流信息、沟通情感的工具,即所谓信函。
后来被社会管理者借来用作办理公共事务的手段,即所谓公函。
这种公文适用面很广,事务性很强,体制短小,易于写作。
会议纪要是记载、传达会议情况及议定事项的文件,是根据会议精神进行整理加工写成的。
只要把住会议精神,根据传达需要组织安排材料,即可写好会议纪要。
它也是由标题、正文和文尾构成的,标题有两种写法:
①会议名称+纪要;②正、副标题:
正标题体现会议精神,副标题反映会议议题。
正文一般包含三方面内容;⑴会议概况,简略写出会议时间、地点、名称、议题、出席者、主持人、基本过程;⑵会议内容:
主要介绍发言情况和会议决议内容,要写得充实、完备、观点鲜明;⑶结语:
对会议代表提出关于传达、学习、贯彻、落实会议精神的希望和要求。
文尾可署名、署时,也可不写,不盖章。
13种行政公文只有会议纪要不盖章,因为会议不是常设机构,开过即罢,无章可盖。
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