餐饮采购管理手册 2.docx

餐饮采购管理手册 2.docx

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餐饮采购管理手册2

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修改记录

第一章总则1

第二章采购中心岗位设置及职责2

第三章采购模式及原则9

第四章采购管理流程11

第一节采购计划制定流程图11

第二节大宗折扣制定流程13

第三节价格变动流程14

第四节新品引进/旧单品淘汰流程16

第五节供应商引进与续签合同流程17

第六节陈列流程18

第七节门店巡查流程19

第五章采购管理制度与标准20

第一节新品引进原则20

第二节旧品淘汰原则23

第三节价格管理规定25

第四节价格变动管理28

第五节供应商管理办法30

第六节商品陈列管理办法33

附录：

相应表单36

表一合同修订通知单36

总则

第一条目的

为使北京首联商业集团有限公司（以下简称“集团”）采购活动的规范化，针对采购活动的各个阶段各岗位，制定本手册，作为集团采购中心进行采购活动及分公司与门店进行采购活动的行为准则。

第二条适用范围

适用人员：

集团采购中心、分公司、门店及相关作业人员。

适用工作内容：

采购相关工作内容。

第三条手册管理

发放方法

由部负责组织每年一次的手册修订工作，并由部签订发行。

部拥有对手册的解释权。

由部负责手册的发放、更换和回收管理工作，并制作手册领用记录。

保密要求

注意作好手册保密工作。

应按适用范围发放，采购中心、运营管理部可发放完整手册，其他人员只发放与其相关作业的部分。

应与领用者签订保密协议。

第四条手册的更新

年度内内容调整以补充文件形式发布，补充文件要求进行编号管理，发放范围及发放回收管理与手册管理相同。

手册每年更新一次，年度更新时应将年度内补充文件分类归并到手册各章节。

第五条手册密级

手册的密级为一级内部控制级，集团内部指定对象可以查阅。

指定对象：

采购中心、运营管理部、分公司总经理

采购中心岗位设置及职责

第六条采购中心组织结构图

采购中心总经理

行政副总

食品类副总

非食品类副总

生鲜处

杂货处

纺织品处

家电处

市场处

合作处

行政处

百货处

副经理

副经理

副经理

副经理

副经理

鱼档

饮料烟酒

非季节

白色电器

家用百货

熟食面包

干性副食

季节品

黑色电器

文化用品

肉

干性副食

鞋类

休闲百货

蔬果

冷冻冷藏

床品

303435

洗化

第七条采购中心经理

（1）负责制定本部门制度及经营战略

a）负责组织制订完善本部工作制度

b）负责制定集团采购策略及采购中心中长期战略规划

c）负责根据各分公司销售预测制定集团采购计划

（2）负责集团商品统一采购及供应商管理

a）拟定供应商选择标准、考核标准报集团审批执行

b）负责商品的供应商选择、质量控制、价格谈判并负责签订供货合同

c）负责评价考核供应商并进行供应商基本信息维护

d）负责承租与自建物业的一部分进行与业态相匹配项目的招商与出租

e）负责收集分析销售情况来筛选合作商

（3）负责统一采购商品的销售分析

a）负责统一采购商品的销售分析及商品组合、毛利率的分析

b）进行市场调研及分公司相关商品价格建议，控制商品价格水平及区间

c）每月根据计算机的销售排序情况，淘汰清退滞销品种与末位厂家

（4）协助组织管理库存结构及存量工作

a）协助组织分析确定商品库存总体计划

b）负责制定合理的库存预算及库存产品的结构分析

c）协助组织管理库存商品结构调整工作

（5）其他业务工作

a）负责新商品引进工作

b）负责自有品牌商品开发工作

c）与运营管理部共同制定促销计划并监督执行

d）负责制定标准化采购补货流程并监督分公司执行

e）负责维护商品基本信息

（6）负责采购中心内部管理

a）负责协助人力资源部评价下属人员，组织内部人员的培训

b）负责分组指导下属员工制定阶段工作计划并督促执行

c）负责内部人员工作的分配

d）控制部门预算使用情况

第八条非食品副总/食品副总

（1）制订所辖商品处的工作计划并组织执行

a）协助组织制订完善本部工作制度

b）协助组织收集消费者需求、商品销售、库存信息

c）协助组织市场调研、库存结构分析、经营情况分析

d）协助组织制订本部采购工作计划及经营目标

e）协助组织指导实施工作计划

（2）负责所辖商品处的采购组织管理工作

a）审核确定商品处的采购计划

b）收集卖场及库房要货信息

c）组织供应商供货并监督检查供应商商品及服务质量

d）审核供应商结算工作

（3）组织各商品处经理进行供应商筛选工作

a）制定供应商评价标准和程序

b）审核定期筛选供应商

c）协助组织对供应商的评价工作

（4）督促商品处进行库存结构与存量的管理工作

a）组织分析确定商品库存总体计划

b）组织管理库存商品结构调整工作

（5）负责卖场的商品定位和布局

a）负责审核卖场的市场定位，指导商品处经理制定商品定位

b）负责指导商品处经理进行卖场品种结构、经营布局等管理工作

（6）协助采购中心内部管理

a）指导下属员工制定阶段工作计划并督促执行，评价下属工作情况

b）监督下属工作人员的工作分配，组织内部人员的培训

c）协助控制部门预算使用情况

第九条行政副总

（1）负责拟定订采购中心管理制度及工作计划并执行

a）负责合作管理制度

b）负责制定年度季度工作计划

（2）负责项目招商及出租工作

a）负责承租及自建营业面积的招商业务分析

b）负责制定招商标准

c）负责组织发布承租及自建营业面积的招商信息

d）负责招商及商户评价管理工作

（3）负责采购中心内部协调和外部协调

a）协调行政处对各个商品主管的工作支持中发生的问题

b）负责采购中心与运营和财务系统之间的工作协调

c）负责处理集团内部对采购中心的工作改进建议的督进反馈工作

（4）协助采购中心内部管理

a）指导下属员工制定阶段工作计划并督促执行，评价下属工作情况

b）监督下属工作人员的工作分配，组织内部人员的培训

c）协助控制部门预算使用情况

第一十条商品处（百货/家电/纺织/杂货/生鲜）经理

（1）负责制订本专业采购处工作计划并组织执行

a）负责组织收集本专业相关消费者需求、商品销售、库存信息

b）负责组织本专业相关市场调研、库存结构分析、经营情况分析

c）负责组织制订本专业相关采购工作计划及经营目标

d）负责组织指导实施工作计划

（2）负责组织本专业相关管理供应商筛选工作

a）负责组织制定本专业相关供应商评价标准和程序

b）负责组织定期筛选本专业相关供应商

c）负责组织对本专业相关供应商的评价工作

（3）负责本专业采购管理工作

a）负责本部门的毛利率和销售额、库存周转预算

b）指导采购主管开展工作，并完成每年的毛利、销售额和库存控制指标

c）督促落实每期促销计划，审核促销品项和价格

d）负责分析确定本专业相关商品采购总体计划

e）负责收集本专业相关卖场及库房要货信息

f）负责组织本专业相关供应商供货并监督检查供应商商品及服务质量

g）负责审核本专业相关供应商结算工作

h）制订新商品引进计划和滞销商品淘汰计划并监督落实

（4）负责本专业商品促销管理工作

a）负责制定促销计划

b）负责组织实施促销计划

c）负责促销效果的评价

（5）负责组织管理本专业相关库存结构及存量工作

a）负责组织分析确定本专业相关商品库存总体计划

b）负责组织管理本专业相关库存商品结构调整工作

（6）本部门内部管理

a）负责协助人力资源部评价下属人员，组织内部人员的培训

b）负责指导下属员工制定阶段工作计划并督促执行

c）负责内部人员工作的分配

第一十一条商品课谈判主管

（1）完成本课销售计划、毛利计划、库存周转计划的落实

a）负责本课商品计划表的落实和调整

b）负责制定本课销售计划、毛利计划、库存周转计划

c）负责监督检查销售计划、毛利计划、库存周转计划的落实情况

（2）负责本课商品的促销计划落实

a）负责市场调查，保证本部门商品的市场竞争力

b）定期巡店，与门店及时沟通，解决销售中出现的问题

c）负责本课新商品的引进和滞销商品的调换

（3）负责与本课供应商的谈判与对供应商的管理

a）负责供应商及商品审查工作

b）负责供应商接洽、谈判、签约工作

c）负责对供应商的日常供货管理工作

（4）完成领导交办的其他工作

第一十二条行政处

（1）负责拟定订采购中心管理制度及工作计划并执行

c）负责合作管理制度

d）负责制定年度季度工作计划

（2）录入商品档案信息，并及时根据谈判主管的要求进行修改

a）负责商品档案信息录入工作

b）负责档案信息内容的修正工作

（3）负责合同的存档管理工作

a）负责汇集整理供应商信息

b）负责汇集整理采购中心各项合同

c）负责合同及信息资料的分类整理存档工作

（4）负责根据市场处制定的DM制作计划，安排DM的制作

a）根据DM计划通知各谈判主管DM商品的拍摄时间

b）催收促销样品的收集，联系营销广告公司进行拍照

c）对DM商品进行价格审核和样片校对

d）负责DM的投递

（5）负责实施领导交办的其他事务

a）负责协调总分公司关系

b）负责采购中心业务支持工作

c）负责与运营管理部协调工作

第一十三条市场处

（1）负责整体的促销活动的计划和策划，负责根据采购计划进行促销活动计划的实施跟进

a）工作任务设计年度、季度、月度促销方案

b）制定关于促销活动组织实施的管理制度

c）负责促销活动结束后的评估总结

（2）负责对DM的整体计划和安排，并搜集各店的评估进行总结

a）制定DM的年度制定方案，并与采购及时沟通

b）催收各店对DM促销活动的评估总结

（3）负责促销宣传方案的制定，联系媒体，统一宣传形象

a）确定各款促销海报的设计版面

b）拟定宣传媒体，并交与上级审定

c）巡检各门店的宣传实施情况，并及时沟通，解决问题

（4）户外促销活动制定与安排

a）户外促销活动的策划

b）户外活动的申请手续准备

c）户外促销活动的监督巡查

（5）负责新门店开业大型促销活动的策划、组织

a）策划开业庆典，联系大型媒体和当地的促销共同体

b）筹划户外广告，审定宣传画的设计

c）布置新店内部，做好气氛渲染

第一十四条合作处

（1）负责制订合作管理制度及工作计划并执行

a）负责制定合作管理制度

b）负责制定年度季度工作计划

c）负责制度合作管理标准

（2）负责项目招商及出租工作

d）负责承租及自建营业面积的招商业务分析

e）负责制定招商标准

f）负责组织发布承租及自建营业面积的招商信息

g）负责招商及商户评价管理工作

（3）负责商户联合促销活动工作

a）负责制定促销计划

b）负责组织实施促销计划

c）负责促销效果的评价

（4）商户日常管理工作

a）负责商户经营信息分析

b）负责商户出租费用收取

c）负责商户广告、卫生、商品陈列等管理工作

采购模式及原则

第一十五条首联集团设立采购中心对所辖的分公司及其下属的各个门店均实施统一采购模式。

（1）采购中心依据集团每年销售任务计划和采购预算制定部门相应计划，指导各商品课的谈判主管完成集团下达的任务指标。

（2）由采购中心负责全部供应商的合作谈判和合同签署，统一锁定各门店的供货渠道。

（3）采购中心的主要谈判工作由各商品课的谈判主管承担，谈判主管与供应商谈判意向基本确定后要将结果上报商品处经理。

（4）采购中心与新供应商签订合同后，负责订购第一批货。

此后的商品订货任务则由门店负责。

货商不同的情况，但是所有供应商均需在采购中心备案。

（5）允许出现同类商品在不同门店中的供认证的供应商，门店才能够从该供应商处进货。

（6）促销活动由采购中心进行统一策划，各门店遵照执行。

（7）负责与供应商确定退换货的时间和频次，并且协助门店进行非常规残次品的退换货工作。

第一十六条采购中心原则

（1）统一行动：

在集团指定统一采购的商品范围内，各门店不得脱离集团，自行发生采购行为。

（2）计划为先：

采购中心谈判主管必须在工作中树立预算与计划的概念，不能因为采购工作灵活与变化多样的特点，不遵守计划与预算。

（3）优质优价。

必须意识到采购是为集团创造利润的基本点，因此，致力于优质优价是每一个采购人员必须严格遵守工作准则。

必须将这种意识渗透到每一次谈判，每一种单品的采购，每一次促销的执行中。

（4）诚实透明。

采购工作必然涉及与供应商的利益争端。

我们希望通过与供应商良好合作实现真正的共盈，增强市场竞争力。

坚决杜绝与供应商之间发生任何法律与道德都不能容许的行为。

我们希望每一名采购人员恪守职业道德，为公司的共同利益而勤奋工作，诚实守信。

采购管理流程

第一节采购计划制定流程图

部门名称

采购中心

流程名称

采购计划制定流程

层次

概要

集团高层

采购中心经理

品类副总

品类经理

采购主管

财务部

A

B

C

D

E

F

1

2

3

4

5

否

通过

审核

年度经营计划

预算计划

拟定集团年度采购计划，并分解为各商品处的采购目标

否

通过

审定

意见反馈

意见反馈

搜集意见并修改

上交领导审核

计划目标分解下达

接收目标

接收目标

门店名称

密级

共1页第1页

签发人

签发日期

第一十七条节点A1、F1

集团高层制定年度的经营目标，财务部根据高层的年度经营计划目标制定集团的年度财务预算。

集团高层会根据年度预算细化制定出集团年度的经营计划。

然后下发各个部门。

第一十八条节点C2

采购中心品类副总根据集团高层拟定集团年度经营计划和财务部的年度预算，参考各分公司去年的经营情况拟定采购工作计划，并将任务分解为各谈判主管的采购目标。

第一十九条节点D3、E3

品类副总将采购计划与商品处经理和谈判主管征求意见。

根据反馈的意见，制定采购计划，并上报采购中心经理。

第二十条节点C4

采购中心经理审核通过则转到上交集团主管采购的副总和集团高层审定；如果没有通过，则返回品类副总进行修改。

主管集团运营工作的副总审定采购中心拟定的年度采购计划以及目标分解。

如果审核通过则在高层在班子会上进行审定；如果没有通过，则返回采购中心进行修改。

第二十一条节点C5、D5、E5

采购中心品类副总根据领导批示将任务分解下发给品类经理，品类经理下发给谈判主管。

第二节大宗折扣制定流程

部门名称

采购中心

流程名称

大宗折扣制定流程

层次

概要

集团高层

采购中心

运营管理部

分公司

门店

A

B

C

D

E

1

2

3

4

5

领导审核并备案

否

通过

审核

按照不同的课，制定出折扣折让的销售范围和对应的折扣额度

通过市场调查和供应商谈判进行大宗品种筛选

执行销售范围和对应的折扣额度，制定相关的管理规定

执行销售范围和对应的折扣额度，以及集团相关规定

遵照规定

给予新折扣

发生意外的大笔销售需要向采购中心请示

执行销售范围和对应的折扣额度

门店名称

密级

共页第页

签发人

签发日期

第三节价格变动流程

部门名称

采购中心

流程名称

价格变动流程

层次

概要

供应商

新品委员会

品类副总

商品

谈判主管

门店

A

B

C

D

E

F

1

2

3

4

5

6

谈判

出现变价需求

出现变价情况：

正常变价、促销变价、清仓变价

决策

特殊调价

否

审定

决策

发现市场上出现比促销低价商品价格具有冲击力的信息

否

权限以外

审核

决策

决策

争取支持

否

审核

决策

决策

根据谈判情况调整价格方案，形成报告

执行决策

根据情况调整价格

执行新价格

门店名称

密级

共页第页

签发人

签发日期

第二十二条节点A1、B1、C1、D1、E1、F1

采购中心新品委员会集体决策认为需要根据某种市场变化、竞争需要、季节变动等因素调价需要通知谈判主管进入调价程序。

品类副总、商品、谈判主管、门店无论谁发现了发现市场上出现比促销低价商品价格具有冲击力的信息，或者供应商本身根据市场需要申请调价。

都要反映到采购中心。

第二十三条节点E2

采购中心谈判主管根据情况调整价格，在调价时充分考虑并争取供应商的支持。

第二十四条节点A3

供应商根据谈判主管的意向进行考虑。

第二十五条节点E4

谈判主管根据与供应商谈判的结果进行价格调整。

如果供应商同意则可进行调价。

如果供应商不同意，则需要考虑是否需要改变价格。

第二十六条节点B5、C5、D5

谈判主管将调价报告上报给商品，商品权限内的则可由商品决定是否用此调价报告。

商品权限外的则上报品类副总。

品类副总权限内的则可由品类副总决定是否用此调价报告。

品类副总权限外的则由新品委员会紧急开会讨论。

新品委员会的决定为最终决定。

第二十七条节点E6、F6

谈判主管根据领导决策在信息系统内进行调价，并通知门店。

门店执行采购中心调价通知，及时更换价签。

第四节新品引进/旧单品淘汰流程

部门名称

采购中心

流程名称

新单品引进/旧单品淘汰流程

层次

概要

新品委员会

商品处经理

采购中心谈判主管

D

E

1

2

3

4

5

6

通过

否

接受批件，发送主管进行实施

发出批件

审批

新品/供应商申报单

新品/供应商申报单

通过

否

审核

引进商品进入系统

选择需要引进的新品/需要删除的旧品，上报直接上级

门店名称

密级

共页第页

签发人

签发日期

第五节供应商引进与续签合同流程

部门名称

采购中心

流程名称

供应商续签合同流程

层次

概要

采购中心经理

品类副总

商品

谈判主管

A

B

C

否

D

1

2

3

4

5

6

7

8

通过

通过

否

审定

通过

否

审核

通过

否

审核

与供应商谈判

存档

初次定单

签定合同

审核

草拟初步意向书

检验样品

门店名称

密级

共1页第1页

签发人

签发日期

第六节陈列流程

部门名称

采购中心

流程名称

陈列流程

层次

概要

品类副总

品类经理

采购行政处

门店经理

营业部长

A

B

C

D

E

1

2

3

4

5

6

是

否

审核

根据反馈调整图纸

与门店交换意见

草拟卖场布局图

存档、分解、下发

完成正式图纸

编辑打印出图

接收图纸

修改意见

修改意见

门店名称

密级

共1页第1页

签发人

签发日期

第七节门店巡查流程

部门名称

采购中心

流程名称

门店巡查流程

层次

概要

采购中心经理

品类副总

采购主管

运营管理部

营运部

门店

A

B

C

D

E

F

1

2

3

4

是

否

审核

汇总检查巡店分析，将问题列出并写出建议

制定巡店要求

填写巡店分析

填写巡店记录

按规定巡查或根据需要进行抽建

接收检查报告，并进行更正

接收检查报告，并进行更正

更正

签字证明已经巡店且据实情填写纪录

门店名称

密级

共1页第1页

签发人

签发日期

采购管理制度与标准

第一节新品引进原则

第二十八条新品引进原则

（1）新品与供应商的选择需要根据门店的业态定位

（2）根据市场情况、竞争者的情况、发展趋势

（3）供应商能够在整体带来利润，但以损失单品利润为代价

（4）根据集团的战略导向，想给市场一个什么印象

（5）带来毛利、新品时尚、科技含量、健康绿色……

第二十九条商品的定位

通过商品结构系统的合理组合和陈列来体现。

公司经营的商品不仅在销售额利润额的贡献上有所不同，在商场的形象体现上发挥的功能也是不同的。

根据商品的不同贡献的不同权重可分为：

形象商品，销量商品，效益商品。

（1）形象商品：

最具有低价和品牌代表性，并为消费者所熟知的生活必需品。

视其降价力度和品牌在市场的影响力的程度，分为全店形象商品和部门形象商品，其特征为：

a）售价代表全店的低价形象。

b）对顾客有吸引力的生活必需品，或大多数顾客熟悉其价格、品质，知名度大的品牌商品；

c）单品有规模销量，对专业客户有吸引力；

d）价格水平在一定时期内稳定（至少30天）。

（2）销量商品：

价格较市场有优势，能达到一定的销量要求，保证获取正常毛利的商品，其特征为：

a）品项较多，单品销量能达到一定规模：

b）保证正常毛利水平；

c）由市场认可的成熟商品组成；

d）采购重点监控管理的商品。

（3）效益商品：

新品、个性化商品、季节性商品等为效益商品，其特征为：

a）品项多，为满足顾客一次性购足目标不可缺少的品项，对树立品项丰富形象起到重要作用。

b）销量低，季节性强，但对扩大销量可起到衬托作用，通过市场培育可发掘出部分销量商品或形象商品，促进供应商的信心。

c）效益高：

定位于效益商品的品种，需保证高毛利，最佳营业外收入和较高返利，对经营效益好坏起到决定性作用。

第三十条商品采购执行标准

（1）产品执行标准有“国家标准”、“专业（部）标准”及“企业标准”，其中又分为“强制性标准”和“推荐性标准”。

（2）属于“强制性标准”的产品有药品、食品、兽药标准，产品及产品生产、储运和使用中的安全、卫生标准等。

不符合强制性标准的产品，禁止生产、销售和进口。

（3）销售的产品，必须达到产品技术标准，有质量检验合格证。

在产品或其说明书、包装上应当标注所执行标准的代码、编号及名称。

有关安全的产品，必须附有安全使用说明书。

第三十一条谈判主管采购商品的审核内容

（1）中文标明的商品名称、生产厂商厂名和厂址。

（2）商标、品牌、价格、用途、性能、生产批号、定量包装、商品的净含量及其标注方式。

（3）根据商品的特点和使用要求，需要标明的规格、等级、所含主要成份的名称和含量。

（4）限期使用商品的生产日期和安全使用期或者失效日期（