财务管理制度.docx
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财务管理制度
财务管理制度
第一部分总则
1.为加强公司内部管理,完善和规范公司支付审批流程,提高员工工作效率,便于公司财务管理,资金调配,合理控制费用支出,特制定本制度。
2.本制度根据相关法律法规及公司管理规定,全面规范公司的财务报销、费用请付、借款流程、工资发放等流程的管理。
3.本制度适用于公司及其下属分、子公司(以下统称“公司”)。
第二部分分则
第一条借款管理
一.1借款范围
一.1.1特殊部门备用金借款。
一.1.2项目借款。
一.1.3出差借款。
一.1.4其他借款:
。
一.2借款目的和原则
实行借款制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务,从而提高工作效率,但必须做到专款专用,不得挪用、转借他人或用于其他用途,一经发现,将严肃处理。
一.3借款和冲账报销手续
一.3.1借款人按规定的格式内容填写《借款审批单》,并按流程办理签字手续,经审批后才能办理领款手续。
借款人必须为公司在编人员。
一.3.2借款手续需在支出事项发生前5个工作日内办理,并在业务完成后及时按照《费用报销单》流程完成报销冲账手续。
原则上前款不清后款不借。
一.3.3出纳人员应当按照借款日期、借款部门、借款项目、借款人、用途、金额、销帐日期等建立“应收款”台账,按月及时清理。
借款人办理报销手续时,财务人员应查阅“应收款”台账,查明报销人员原借款金额,对报销的超支款项应及时退还本人,对报销后低于借款金额款项的,应让其退回余额以结清账款,一次借款不得分多次冲抵。
一.3.4因业务原因需要长期借用备用金的部门,上报总经办根据实际情况核定金额,并规定使用范围;借款部门应设备用金登记簿记录各种支出,妥善保存各种报销凭证,按月定期向公司财务部办理报销手续。
一.3.5借款人员应及时报销冲账,对无故拖延者,财务部将发出催办通知,并有权从下月起直接从借款人工资中扣除。
一.3.6原则上借款人和冲账人需一致,如遇特殊情况确实需要转移借款人,则必须办理好交接手续,并由主管部门领导签字同意。
一.3.7如借款必须现金或支票支付,应提前一天通知财务部。
一.4借款流程
借款人填单申请→部门负责人审核→财务负责人复核→总经理签批。
第二条报销管理
二.1基本规定
二.1.1报销单据:
符合规定的发票以及相应的支出证明。
二.1.2《费用报销单》填写及粘贴要求:
二.1.2.1根据费用性质填写对应单据。
二.1.2.2严格按单据要求项目认真填写,注明附件张数。
二.1.2.3金额大小写须完全一致(不得涂改)。
二.1.2.4简述费用内容或事由。
二.1.2.5报销人本人填写,字迹清楚,报销内容与实际发生内容一致。
二.1.2.6附件粘贴要求:
二.1.2.6.1发票或原始单据从右到左,先小张后大张粘贴,粘贴时请切勿使用双面胶。
二.1.2.6.2粘贴的票据与粘贴单上下、左右对齐,不可超过贴贴单上下及左右边界,每张票据约错开1厘米左右的距离,票据呈鱼鳞状分布。
二.1.2.6.3每张粘贴单粘贴票据10-15张左右(餐费和车费可适当增加到15-20张),粘贴发票或原始单据总的要求是分类粘贴,粘贴单整齐、平整、均匀。
二.1.2.6.4当遇到发票面积较大,超过粘贴单上下限或左右限,则以可见发票内容明细的情况下以粘贴单的上下右边为基准,超出部分,请将超出粘贴单的部分折叠好。
二.1.3报销人必须为公司在编人员。
二.2报销手续
二.2.1主办会计负责审核报销单据是否符合规定,细则如下:
二.2.1.1发票是否真实,是否有盖章,发票抬头是否为公司全称。
二.2.1.2发票是否和报销事项一致。
二.2.1.3合计金额是否前后一致。
二.2.1.4是否为无据支出等。
二.2.2如有不符或不明之处,主办会计应问清楚各项业务的情况,如填写不全或不清楚的则有必要退回报销人重新填写,无误后再次由主办会计确认。
二.2.3主办会计审核通过的报销,提交给财务负责人审核时,由财务负责人审核报销凭证的合法、合理性。
发现原始凭证出现申请报销单附件和原审批事项不一致,或者不符合支付规定的,财务负责人将报销凭证驳回给主办会计或报销人员,完善相关报销手续后,财务负责人办理复核手续。
二.2.4经财务负责人复核无误的报销单,由财务部统一呈递总经理签批。
二.2.5采购类报销须办理入库手续后才能进行报销支付/冲账,除发票外必须提供采购明细等相关单据,否则不予报销。
二.2.6差旅类报销需填报《差旅费报销单》。
二.2.7有借款的报销参照借款管理规定执行。
二.3公司财务支付日及支付时间:
二.3.1公司费用报销一月一次,递交报销单时间为每周三(外勤人员每周三前将经主管审核后的报销单交综合管理部销售内勤处汇总),报销时间为次月5日。
二.3.2用于公司采购物资的报销,递交报销单时间为每周三,报销时间为每周四。
二.3.3每日下午16点以后财务不再对外付款,16点以后的付款单据将在第二天完成处理。
二.4报销流程
报销人→部门负责人→主办会计→财务负责人→总经理→出纳处报销(领款/冲账)。
第三条采购管理
三.1目的
为了所有物资采购在质量、数量、价格、纪律上符合公司经营管理策略,确保所购物资按时、按量、优质、低价,从而控制成本、提高效益、促进公司健康发展,特制定本制度。
三.2适用范围
三.2.1本规定适用于公司所有物资采购人员和环节。
包括经营性商品、低值易耗品、宣传品、虚拟服务等。
三.2.2用于销售的经营性商品统一由物流部安排采购。
三.2.3印刷物、广告投放、市场活动所需的市场活动物资统一由销售内勤采购。
三.2.4低值易耗品、办公用品、固定资产等(以下统称“其他自用物资”)采购由综合管理部统一汇总后,提交物流部安排采购。
三.3采购流程
三.3.1采购申请:
三.3.1.1经营性商品:
采购人员根据《销售订单》或直接备货生成《采购订单》,财务部根据对应的《销售订单》需求及采购合同、供应商价目表等资料进行审核。
三.3.1.2市场活动物资:
各销售部门将所需购置的市场活动物资以电子文档形式在销售内勤处报备,销售内勤将各销售部门报备的市场活动物资进行汇总,填制《申购单》,列支各种物资的参数要求及预计采购价格,经财务负责人审核、总经理审批后自行安排采购。
三.3.1.3其他自用物资:
各部门每季末将下季所需采购的日常物资以电子文档形式交综合管理部汇总。
综合管理部填制《申购单》,列支所需采购物品的规格型号及预计采购价格,经财务负责人审核、总经理审批后交物流部统一安排采购。
三.3.2进入询价环节的事项:
三.3.2.1客户所需产品为我司首次采购。
三.3.2.2合同到期需续签。
三.3.2.3常规性产品定期询价。
三.3.2.4其他需进入询价环节的情况。
三.3.3询价类别:
三.3.3.1单一来源:
客户指定了产品厂家的情况下,公司只能向特定厂家或具有该厂家授权的代理商询价(厂家优先)。
此种情况必须向供应商索要齐全的资质文件及授权文书(如有),详细的产品价格目录表。
三.3.3.2零星采购:
对于没有固定供应商,普通物资采购,由物流部自行安排采购。
采购中按照货比三家,优质低价的原则。
三.3.3.3除单一来源和零采外其他情况:
由物流部备份至少三家供应商报价明细表,并附供应商联系方式以便公司核查及后期甄选。
最后选定的供应商如为首营企业,则需向供方索要齐全的资质文件及授权文书(如有),详细的产品价格目录表。
三.3.4采购支付:
三.3.4.1付款(先款后货):
如采购合同签订的支付条款为先款后货,则由采购专员填制《付款申请单》,后附财务部已经审核的采购订单,列明供应商付款信息及本批商品的简单说明。
提交财务负责人审核,待总经理审批后方可付款。
三.3.4.2付款(先货后款):
所有先货后款的商品,提交《付款申请单》的附件不再是采购订单,而是带有库管员签字的《采购入库单》,签审流程与先款后货一致。
三.3.4.3报销:
如采购人员在采购时已将货款垫付,则在物资入库后按报销流程进行报销。
后附物资采购票据、供应商出库单及公司由库管员签字的物资入库单。
三.3.5验收入库:
采购物资到货后,物流部应按采购订单进行核对,及时验收入库。
如发现问题产品,应归入退货区单独管理并及时退换货。
第四条合同会签及支付管理
四.1目的和范围
为规范公司合同签订、履行和付款程序,并最大限度的避免风险,特制定本管理规定。
本规定适用于公司签署的所有经济类合同的管理,不适用于劳动合同等其他类合同的管理。
四.2合同会签基本规定
四.2.1公司各部门负责起草本部门工作职责范围内的相关合同,参与合同谈判,组织合同会签、合同支付等流程,并参加对合同履行的评价。
四.2.2部门负责人负责审核本部门内的合作条款是否符合公司需求。
四.2.3综合管理部负责审核所有法律权益是否符合公司利益,有标书的审核与标书条款有无偏离。
四.2.4财务部负责审核签约方名称、合同价款支付方式、发票形式、代扣代缴等与财务核算和纳税相关的条款。
四.2.5合同应做到内容合法、条款齐全、文字清楚、表述规范、权利义务和违约责任明确、期限和数字准确。
四.3合同内容包括但不仅限于:
四.3.1合同名称。
四.3.2甲乙方名称及地址,经办人联系电话。
四.3.3甲乙方法人代表或其合法代理人签字、公司公章或合同专用章。
四.3.4合同签订日期。
四.3.5标的(内容)。
四.3.6数量、质量。
四.3.7价款或酬金(计价方法、支付方式)。
四.3.8履约方式、地点、费用的承担。
四.3.9违约责任(甲乙方权利和义务)。
四.3.10生效、失效条件。
四.3.11争议解决的方法。
四.3.12保密条款(视合同性质需要)等。
四.4合同签订流程
四.4.1经办人拟定合同电子版发邮件至部门负责人对合作内容进行审核确认,部门负责人确认无误后发邮件至综合管理部,由综合管理部进行法律条款审核确认,综合管理部审核后将合同发邮件至财务部审核支付条款;财务部审核无误后将合同电子版发邮件至经办人。
四.4.2经办人打印合同文本,并填写《合同审核会签表》,将合同与《合同审核会签表》提交至部门负责人签批→综合管理部主任签批→财务负责人签批→总经理签批。
四.4.3经办人将完成签审流程的《合同会签表》和合同文本提交至综合管理部,由综合管理部提交至总经办盖章。
四.5其他规定
四.5.1只有会签完整的合同才能加盖公章或者合同章。
四.5.2合同生效原则:
经法人签字、加盖公章或者合同章。
四.5.3采购合同原件归档在财务部,销售合同原件归档在综合管理部,经办部门复印扫描留档使用。
四.5.4合同如果产生了变更、转让、补充或解除等变化,经办人应在一周内完成修改存档和通知,方式和范围同合同存档、备案的相关规定。
各部门应对原合同文本进行标示,以免错误的执行原合同。
第五条预算管理
五.1目的
五.1.1为实现公司的经营目标,保证决策所确定的最优方案在实际工作中得到贯彻与执行。
五.1.2监督和控制公司企业经济运行和资金运行过程中出现的问题。
五.1.3分析和考核公司各部门的经营成果和经济效益。
五.2预算编制的原则
五.2.1全面整体原则:
预算必须以公司总体规划为依据,力求将全部经营活动中的各项收入和支出全部纳入预算。
五.2.2实事求是原则:
预算编制要从实际情况出发,充分估计各项目标在实现过程中可能发生的变动因素,保证预算能切实可行,充分发挥其指导和控制作用。
五.2.3节俭原则:
尽量做到不考虑可有可无的支出,推后可早可晚的支出。
五.2.4精准率:
预算与决算的差异率应控制在正负10%的范围内。
如因特殊原因取消支出项目的除外。
五.3预算周期
预算编制分为季度预算和年度计划,均以自然季度、自然年为周期计算。
五.4预算申请流程
五.4.1季度预算申报
各部门负责人于每季度最后一月25日前填写《部门季度预算表》,经部门负责人审核确认后,提交至财务部审核汇总,然后由财务部于每月28日前提交给总经理审批。
五.4.2年度计划申报
各部门负责人于每年12月10日前填写《部门年度计划表》,提交至财务部审核汇总,然后由财务部于每年12月20日前提交给总经理审批。
五.4.3做季度预算时,各部门应根据该年年度计划调整余下季度的任务达成目标,以保证年度计划得以按阶段执行完成。
五.5预算审核规定
五.5.1部门负责人需考虑预算内容是否符合公司经营需要、是否为预算周期内必要的支出项目计划、预算金额是否合理等。
五.5.2财务部负责审核各部门提报的预算计划是否填写规范,是否符合预算编制原则。
如发现问题则驳回申报部门,修改无误后,财务部再进行预算汇总,并根据公司整体财务情况制定预算周期内的资金规划建议,呈报总经理审核签批。
五.5.3总经理签批后的预算表原件由财务部归档,复印件发各执行部门使用。
五.6预算的追踪管理
五.6.1财务部应对预算的正确实施负责,并对执行情况进行跟踪分析,及时向总经办汇报预算执行情况。
五.6.2财务部在预算周期结束后10个工作日内,向总经办出具各部门预决算分析报告,对各部门的预算完成情况作出合理评价,作为下期预算审核的决策参考。
第六条员工薪酬支付管理
六.1工资支付
六.1.1每月6日前由综合管理部编制本月工资表,同时附送社会保险等信息,递财务部。
六.1.2每月8日前财务部根据各项信息,核对各数据勾稽关系、核对各项社保扣款。
六.1.3每月9日前综合管理部按照工资审批流程完成工资表签字版确认。
递财务部安排发放。
六.1.4每月10日财务部通过银行转账支付上月基础工资。
六.1.5工资发放完成后,员工应即时核对,如有疑问,可咨询综合管理部或财务部,最终解释权归综合管理部所有。
六.1.6综合管理部在每月10日将工资明细分别以邮箱的方式发给各位员工。
如在工资发放后发现错发漏发,将在下月薪资发放中予以调整,当月不再进行更改。
六.1.7如遇节假日,工资表发放顺延,相关工资表编制流程也相应延后,特殊情况除外。
六.2劳务费用、临时工资:
劳务费用和临时工资参照费用报销流程执行。
六.3社会保险支付
六.3.1综合管理部负责每月进行社会保险相关手续的办理,并将人员缴纳明细表递交至财务部。
六.3.2财务部负责办理社会保险支付的银行托收手续,每月5日前财务部应将社会保险本月应扣款明细递综合管理部,若有差异综合管理部应查明原因并按实际情况进行调整。
六.4其他各项津贴、奖金支付
其他各项福利费支出按公司综合管理部相关规定执行。
第七条差旅费及交通费管理
七.1定义
七.1.1差旅费是指在本市主城辖区以外区域因公出差而产生的费用。
七.1.2交通费是指在本市主城辖区以内区域因工作需要而产生的交通费用,比如汽车、公交车、轨道交通、出租车费。
七.2差旅费
七.2.1差旅费标准:
职级
项目及标准
员工级
主管级/经理级
副总级
总经理
住宿
港澳台/境外区域
500元/间
800元/间
1000元/间
实报实销
一线城市
(直辖市/经济特区/省会城市/沿海发达城市)
250元/间
350元/间
500元/间
其他城市
200元/间
250元/间
300元/间
除主城外本市各区县
150元/间
200元/间
200元/间
差旅补贴包干
港澳台/境外区域
150元/天
200元/天
250元/天
一线城市
(直辖市/经济特区/省会城市/沿海发达城市)
100元/天
150元/天
200元/天
其他城市
80元/天
100元/天
150元/天
除主城外本市各区县
50元/天
80元/天
100元/天
交通工具
飞机
经济舱
视情况自定
火车(高铁/动车)
5小时以内车程
硬座(二等座)
软座(一等座)
火车(高铁/动车)
5小时以上车程
硬卧
软卧
轮船
三等舱
二等舱
七.2.2差旅费补充说明:
七.2.2.1两人以上出差,住宿应该本着节约不浪费原则,同性的两人为一间房间,标准根据就高原则。
七.2.2.2住宿费报销时必须提供匹配的住宿发票,实际发生金额未达到住宿标准金额不予补偿,超出住宿标准部分由员工自行承担。
七.2.2.3本辖区至出差地(市外)往返的交通统一由综合管理部办理订票手续。
七.2.2.4实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间至返回时间为准,12:
00以后出发或12:
00以前返回以半天计,12:
00以前出发或12:
00以后返回以一天计。
七.2.2.5出差时由对方接待单位提供住宿将不予报销相关费用。
七.2.2.6出差时宴请客户经主管部门负责人同意批准后可报销招待费及相应交通费用。
七.2.3差旅费申报手续
七.2.3.1借支差旅费:
出差人员填写《借款单》,备注说明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等,经由主管部门负责人审核、财务负责人审核后,报总经理签批,凭签审完整的《借款单》到出纳处借款。
七.2.3.2差旅费报销:
出差人员应在差旅结束返回后及时完成报销流程,参照差旅费用标准,填写《差旅费报销单》,并根据报销管理规定进行报销手续的办理,有借款的则参照借款管理完成报销冲账。
七.3市内交通费
七.3.1市内交通费随当月工资发放。
七.3.2标准如下(单位:
人民币元):
职级
人员类别
员工级
主管级
经理级
副总级
总经理
内勤人员
100
200
300
400
实报实销
外勤人员
200
300
400
500
第八条通讯费管理
八.1固定电话费
八.1.1公司为员工提供工作必须的固定电话(含公办移动电话),并由公司统一支付话费。
八.1.2固定电话费由综合管理部指定专人按借款和报销相关管理规定办理支付手续。
八.1.3若财务部发现固定电话费发生异常变动情况,应要求综合管理部到通信部门查明原因,在报销单上备注清楚方予办理报销手续。
八.1.4如发现员工因私事使用公司固定电话造成费用异常,则由综合管理部根据公司行政管理相关规定予以追偿。
八.2移动通讯费
八.2.1为了兼顾效率与公平的原则,员工的手机费用的报销采用与岗位相关制,即依据不同岗位,根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准。
八.2.2标准如下(单位:
人民币元):
职级
人员类别
员工级
主管级
经理级
副总级
总经理
内勤人员
100
200
300
400
实报实销
外勤人员
200
300
400
500
八.2.3对因工作需要,通讯费超出补贴标准较多的人员,由本人提出申请,经公司领导研究同意后,予以报销。
八.2.4享受移动通讯费用补贴后,必须保证工作联系的畅通。
造成工作延误者,公司可视情况扣发其移动通讯费用补贴。
第九条发票管理办法
九.1目的
为了更好的加强财务监督,跟踪应收款项,进一步规范公司的发票管理,特制定本办法。
九.2发票领购
发票领购统一由财务部安排专人负责,根据实际需要的种类、数量领购。
如发票管理员工作变动,必须严格履行发票管理交接手续。
九.3发票保管
未开具的空白发票必须在财务部妥善保管。
如有空白发票丢失,必须及时向单位领导汇报,税务机关备案,造成的损失由发票管理员承担。
九.4发票开具
九.4.1开具发票前,经办人应先到公司物流部打印对应物资的出库单,列明详细的货物名称、规格型号、数量、单价、金额及购货单位名称。
如需开具增值税专用发票,则还需提供购货人的一般纳税人资格证书。
九.4.2发票开具时,应按发票号逐份打印,并加盖单位发票专用章,附上填制的发票签收单一并签出。
发票开具后,应逐笔在发票登记本上记录发票信息,由领走发票的经办人签字。
九.4.3送货验收时,经办人应请购货方的发票接收人在发票签收单上签字,并及时将发票签收单返回财务部,财务部应将返回的发票签收单按月归档,并在发票登记本上做好标记。
如经办人遗失发票及发票签收单导致当笔货款到期未收,经办人应负责赔偿该笔全额货款。
如事后货款以其他途径追回,则在扣除该笔货款超期利息费(每日按万分之三计息)后返还经办人当时赔偿货款。
九.4.4开具的增值税发票发生销货退回、开票有误等情形,如在当月发生,可在收到退回的发票联后即时作废。
跨月和对方已认证抵扣的发票应向主管税务机关填报《开具红字增值税专用发票申请单》,申请开具红字专用发票。
九.4.5发票管理员严禁违规开票,若有违犯公司将严肃处理。
九.5发票取得
九.5.1公司在购买商品、接受服务以及从事其他经营活动支付款项时,必须向收款方索取发票。
取得发票时,不得要求变更品名和金额。
九.5.2经办人员取得各类发票时,应严格审核其真伪,检查内容开具是否合规。
不符合规定的发票,不得作为财务报销凭证。
第十条销售回款管理办法
十.1目的
为了进一步加强应收账款管理,加大货款回收和清欠力度,从而更优的实现资金的时间价值,特制定本办法。
十.2适用范围
本办法适用于公司各销售部门业务人员及其他相关人员。
十.3实施细则
十.3.1发货前发货人员必须与销售合同进行核对,保证货、票、出库单与合同一致。
十.3.2销售部在销售货物后应随时跟踪关注,对不同的客户实施不同的催款策略,在货款形成的早期就与客户一直保持良好的沟通联系,随时关心款项的进展。
十.3.3财务部实行定期对账制度,针对不同的客户每隔一个季度或半年需与对方核对一次账目(销售人员配合),确保产品销售和货款回收的连续性,避免账目混乱的情况发生。
十.3.4财务部应详细记录每笔货款的回收情况,对不同客户进行不同的账龄分析管理。
十.3.5物流部处理单据时须分清各类不同的发货性质,借调、退货、换货等行为在处理时应特别谨慎,杜绝错账的发生。
十.3.6财务部负责编制《未收款跟踪》报表,每月按时递交给对应项目的销售部负责人。
销售部负责人应针对不同项目指定专人负责回款催收。
十.4奖惩制度
十.4.1应收款回款完成率纳入每月绩效考评,影响当月绩效成绩,并作为今后提拔任免和年终奖惩的依据。
十.4.2每月回款完成率全公司排名第一且高于90%的销售人员奖励300元,排名倒数第一罚款200元,排名倒数第二罚款100元(当月回款完成率超过80%的销售人员取消罚款)。
当月无应收款项的业务人员不参与评定。
回款完成率=当期实际回款额/当期理论回款额
理论回款额:
应回款日期截至当期最后一天的所有应收款之和。
十.4.3超期应收款(到期3月及以上)按每天万分之三计息,业务人员和直属主管各一半在当期应发工资中扣除。
因应收款账龄分析出
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