区域维保计划管理.docx

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区域维保计划管理

区域维保计划管理

区域维保计划管理部工作职责

序号

部门职责

要做的事

工作方式与标准

检查标准

1

工程排产信息收集

1）收集工程排产信息。

每月5日从ERP中导出上月排产信息表，并更新到维保帐套。

每月6日根据ERP审核导出的排产信息表的准确性，并审核维保帐套是否按信息表进行更新。

2

工程发货信息的传递

1）收集工程发货信息。

每月5日从ERP中导出上月发货信息表，并更新到维保帐套。

每月6日根据ERP审核导出的发货信息表的准确性，并审核维保帐套是否按信息表进行更新。

2）将发货信息传递给相关工作人。

每月6日将发货信息表以电子邮件形式发给区域计划员及区域管理人员。

每月6日检查信息计划员办公电子邮箱发件记录。

3

维保类型的确定

1）根据合同类型判定维保性质更新维保帐套。

每月6日根据上月发货信息表中合同属性，初步判定项目维保类型：

公司维保、代理商维保、买断质保；将信息更新到维保帐套。

每月7日核对发货信息表与维保帐套信息是否相符。

2）根据安装分包评审判定维保性质更新维保帐套。

每周五根据当周安装分包评审室提供分包评审信息表，再次判定维保类型：

公司维保、代理商维保；将信息及代理商名称更新到维保帐套。

每周五根据分包评审信息表审核维保帐套信息准确性。

3）根据外委维保评审判定维保性质更新维保帐套。

外委评审结果确定后，及时更新维保类型：

公司维保、外委维保；将信息及外委单位名称更新到维保帐套。

每周五根据当周外委评审信息表审核维保帐套信息准确性。

4

安装竣工信息的传递

1）收集安装竣工信息。

每周四16:

00找安装计划要当周安装竣工验收信息电子表；每周五13：

00前将竣工信息更新到维保帐套。

每周五根据竣工验收信息表审核维保帐套信息准确性。

2）将安装竣工信息传递给相关工作人。

每周五16:

00前将安装竣工信息表以电子邮件形式发给区域计划员及区域管理人员。

每周五16:

00检查信息计划员办公电子邮箱发件记录。

5

项目特殊维保条款及工程信息的传递

1）合同特殊维保条款的收集。

每周五完成查阅上周分包项目的订货合同、安装合同及特殊条款审批表，将与我司标准条款不一致且我司标准维保工作规范中未包含内容录入到维保特殊条款登记表中。

每月5日对维保特殊条款帐套进行审核，日常工作中发现问题进行监督。

2）将维保特殊条款信息及工程信息传递给相关工作人。

每月6日将维保特殊条款登记表及维保帐套以电子邮件形式发给区域计划员及区域管理人员。

每月6日检查信息计划员办公电子邮箱发件记录。

6

维保员招聘审批

1）收集《维保员招聘审批表》。

通过传真或邮件形式，确定本月是否有人员招聘需求。

维保站长填写，区域维保经理审批

核对区域经理工作汇报与维保员工作统计。

2）审核审批表信息准确性。

通过近期区域离职信息及发货信息审核区域招聘计划的有效性。

区域维保计划确认

核对维保帐套及区域工作汇报。

3）将审批表报送相关部门审批。

将审批表报区域总经理、及公司总经理审批。

核对维保计划工作记录。

4）将审批结果告知区域相关工作。

将招聘计划审批结果电话告知区域维保经理。

核对维保计划工作记录及区域经理信息反馈。

5）对审批表进行存档。

招聘审批表存入区域工作档案。

定期对工作档案进行抽查，日常对计划档案管理工作进行监督。

6）对区域是否按计划进行招聘工作进行跟踪。

电话与区域维保经理联系，核对招聘计划执行情况，通过查验入职人员手续确认招聘计划执行情况。

核对维保计划工作记录。

同一地区维保招聘计划尚未执行完毕时，暂停审批后续招聘计划

7

建站租房审批

1）收集《建站租房审批表》。

每月5日电话与区域经理联系，确定本月是否有建站租房需求，并跟踪当日将审批表回传总部。

核对区域经理工作汇报与维保员工作统计。

2）审核审批表信息准确性。

通过查看安装验收竣工信息、项目特殊条款及项目基本数量信息审核区域租房审批的有效性。

核对维保帐套及区域工作汇报。

3）将审批表报送相关部门审批。

每月6日将审批表报维保经理、及经营副总审批。

核对维保计划工作记录。

4）将审批结果告知区域相关工作。

每月6日将租房审批结果电话告知区域经理。

核对维保计划工作记录及区域经理信息反馈。

5）对审批表进行存档。

每月6日将租房审批表存入区域工作档案。

定期对工作档案进行抽查，日常对计划档案管理工作进行监督。

6）对区域是否按计划进行租房工作进行跟踪。

每月5日电话与区域经理联系，核对租房进度情况，通过查验租房发生费用报销单确定其执行情况。

核对维保计划工作记录。

7）对区域建站审批进行系统登记。

每月7日借用区域工作档案，将租房审批信息及实际报销发生费用信息录入区域费用明细帐。

查看计划员工作记录，每月8日检查区域费用明细帐。

8

外委分包管理

1）收集《外委维保申请表》。

每月8日电话与区域经理联系，确定本月是否有项目需要外委，并跟踪当日将审批表回传总部。

核对区域经理工作汇报与维保员工作统计。

2）审核审批表信息准确性。

对区域回传的《外委维保申请表》结合公司外委分包制度进行审核。

核对其报批表格是否满足公司制度。

3）收集审核投标维保单位相关资质。

每月8日收集整理外委分包投标单位维保资质，并根据公司制度进行审核，查看其是否满足要求。

核对其报批表格是否满足公司制度，并对中标单位进行检查。

4）选定中标维保单位。

根据公司外委分包制度，选定资质齐全、价格适当、工程业绩良好的单位作为中标单位。

对开标过程进行监督。

5）办理外委合同审批。

每月9日填写《外委维保合同评审表》，报维保经理、经营负责对该项目外委进行审批；

查看计划员工作记录。

4）将审批结果告知区域相关工作。

每月9日将外委分包审批结果电话告知区域经理。

核对维保计划工作记录及区域经理信息反馈。

5）编制外委维保合同，并邮寄给中标单位。

每月10日结合审批结果，依据外委维保合同模板制作合同范本，经审核后盖合同章，邮寄给中标单位。

结合审批结果及模板对合同进行审核。

6）回收外委维保合同。

每月8日电话与区域经理确认中标单位，是否将前期外委合同文本盖章后返回总部，并注意跟踪实际返回情况。

核对计划员工作记录，检查外委维保档案。

7）更新外委维保帐套。

每月10日根据外委评审表及合同文本，将合同相关信息录入到外委维保帐套。

每月17日根据当期工作内容、计划员工作记录检查外委维保帐套。

8）将外委申请、评审表、合同文本、外委单位资质存档。

每月11日将当期生成相关文件存入外委工程档案，并将合同文本原件一份转送财务部。

检查工作记录，抽查外委工程档案。

9

安装维保交接跟踪

1）审批通知单有效性。

根据安装维保交接制度对交接条件进行审核，并签署意见，当日返回安装计划员。

根据区域工作汇报进行核对。

2）交接信息登记。

在接到安装计划员转入《维保进场验收通知单》后，立即将相关期限按项目跟踪表格式进行登记。

每周五核对当期工作内容。

3）通知区域工作人员进场验收。

在接到验收通知单当日将进场信息通过电话简单告知区域，并将验收通知单扫描件以电子邮件形式发给区域经理及站长。

根据项目跟踪表抽查计划员工作邮箱。

4）跟踪现场验收交接进度。

每周五12:

00前电话与区域核对工程交接进度，并核对相关资料是否返回总部。

每周五下午核对当期工程进度。

5）收集区域进场验收及交接工作记录；

每周五12:

00前将当期安装维保交接现场工作记录收集齐全，如区域未按制度返回，进行考核登记。

每周五下午核对当期工程进度。

6）审核交接工作记录。

区域返回文件后，应立即进行审核分析，遇到现场未按制度进行检查执行的立即向区域提出警示，并进行考核登记。

每周五下午核对当期工程进度。

7）与安装计划核对现场整改进度。

如区域安装未按公司规定进行整改，应立即将现场工作记录复印件转给安装计划，通知其要求安装队立即整改，如未按期整改维保外雇人员完成工作，发生费用从安装结余款中扣除。

每周五下午核对当期工程进度。

8）完善项目跟踪进度表。

每周五12:

00前将当期工程进度信息完善到跟踪进度表。

每周五下午核对当期工程进度。

9）整理相关文件并归档。

每周五12:

00前将当期工程交接相关资料存入项目工程档案。

根据跟踪进度表每月抽查。

9

用户移交

1）审核《移交审批表》信息准确性。

接到区域回传《移交审批表》后，即刻对工程信息进行核对，确认其是否满足移交条件。

根据区域工作汇报每周五核对移交状态。

2）组织对审批表进行审批。

初步确认工程状态符合移交条件后，当日完成维保经理、合同计划、经营副总相关审批。

根据区域工作汇报每周五核对移交状态。

3）通知区域审批结果。

当日将审批结果电话简要通知区域工作人，并将审批单扫描件以电子邮件形式发给区域经理及工作人。

根据区域回传信息进行监控。

4）跟踪与用户移交的工作进行。

每周五12:

00前电话与区域核对移交工作进度，并核对相关过程记录是否返回总部。

每周五下午核对当期工程进度。

5）收集审核《移交单》。

每周五12:

00前将当期现场移交记录收集齐全，并审核有效性，如区域未按制度规定时限返回，进行考核登记。

每周五下午核对当期工程进度。

6）特殊情况向上级领导汇报。

如有特殊情况总部审批通过后，但用户不接收，应跟踪区域回传书面情况说明，报领导进一步审批。

每周五下午核对当期工程进度。

7）完善项目跟踪进度表。

每周五12:

00前将当期工程进度信息完善到跟踪进度表。

每周五下午核对当期工程进度。

8）整理相关文件并归档。

每周五12:

00前将当期工程移交相关资料存入项目工程档案。

根据跟踪进度表每月抽查。

10

现场反馈处理

1）接单审核。

每天上午、下午分别两次对接到《现场问题反馈单》后对相关信息进行审核。

根据区域工作汇报进行核对。

2）将单据录入售后反馈系统。

在接到反馈单一个小时内将反馈信息在售后反馈系统中登记。

每周二检查现场问题反馈统计表。

3）将单据传递给技术支持分析。

登记后即刻将单据转给技术支持，并按商议时限及时跟踪处理结果。

每周二检查现场问题反馈统计表。

4）将单据传递给质检部判断责任。

技术分析完毕后，即刻将单据转给质检部分析，并及时跟踪判定结果。

每周二检查现场问题反馈统计表。

5）将单据转领导进行签批。

如有特殊情况，质检或其他部门不能即刻给出结论，应立即准备材料找维保经理、经营副总、总经理进行特批。

每周二检查现场问题反馈统计表。

6）将单据转办件部门发货。

将有结论的单据转办件部门通知其按其发货。

每周二检查现场问题反馈统计表。

7）跟踪发货时限。

根据协议期限跟踪办件部门发货时间，如有特殊情况立即向主管领导汇报，并通知区域做好应急措施。

每周二检查现场问题反馈统计表。

8）跟踪货到现场更换情况。

待办件发货后，回收反馈单，按单据上体现时间，以表单电子邮件形式跟踪现场到货更换情况。

每周二检查现场问题反馈统计表。

9）跟踪问题部件返厂检查结果。

每周二与办件部门核对单据检测结果。

每周二检查现场问题反馈统计表。

10）跟踪问题部件费用结算结果。

每月末与备件管理室核对部件费用检测结果。

每周二检查现场问题反馈统计表。

11）完善售后反馈数据。

将过程信息每周三维护到售后反馈系统中。

每周二检查现场问题反馈统计表。

12）对单据进行归档。

办件发货后，对单据进行回收并进行存档，待出检测结果后，将检测单附在反馈单后一通存档。

每月抽查档案整理情况。

11

备件询价、销售

1）接单审核。

收到现场回传《电梯备件询价单》后，对信息进行审核并完善。

每周二根据工作记录进行检查。

2）转报价员报价。

将询价单即时转报价计划员进行报价。

每周二根据工作记录进行检查。

3）询价报价。

根据项目名称及现场反馈信息确定具体备件规格型号，再查询数据库或通过经营报价得到最终标准价格。

每周二根据工作记录进行检查。

4）报价审批。

已有价格1日、新询价报价2个日内给出报价，联系区域经理，确认前期报价信息及下浮点位，出报价审批表及报价书，报计划部长审批。

根据审批核对报价时限并考核准确率。

5）出购买协议盖章。

经领导审批后，每天上下午2次去财务进行盖章，特殊情况可转区域计划员自己办理盖章。

根据工作记录进行考核。

6）向询价人传递报价信息。

备件报价员将盖好章的备件购买协议及备件报价审批单转给区域计划员，区域计划员根据区域提供信息把购买协议传递给接收人员。

根据工作记录进行考核。

7）收集用户购买付款信息。

接到用户或区域工作人员反馈信息确认购买（购买协议盖章生效）或接到打款信息后，到财务在购买审批单上确认。

根据工作记录进行考核。

8）审批发货。

确定打款或协议生效后，报计划部长签批发货，并将购买单转备件管理室（当日完成）。

根据工作记录进行考核。

9）整理报价电子文件及数据库。

待报价工作完毕后，将报价文件电子档按报价单号命名存档，提取报价过程信息录入报价信息库，将首次报价内容建账登记。

每月检查备件报价电子存档及报价信息库。

10）对报价审批单进行存档。

收到报价审批后进行归类存档。

根据工作记录进行考核。

12

满意度调查回访

1）制定满意度调查计划。

根据季度整体满意度调查任务，每月3日制定月满意度调查计划上报计划部长。

每月3日收集满意度调查计划。

2）执行满意度调查计划。

对满意度调查任务分解到周，按公司标准表格内容对计划的项目进行满意度调查，并填写满意度调查表。

每周二查看上周满意度调查统计表。

3）对用户有意见现场通知区域整改。

将不满意现场信息以《顾客满意程度处理报告》形式告知区域，并跟踪区域回传处理结果。

每周二查看上周满意度调查统计表。

4）跟踪现场满意度处理进程，并进行二次回访。

根据区域回传处理结果对用户进行再次回访，直到取得满意；

每周二查看上周满意度调查统计表。

5）对调查结果形成周报表。

每周二13:

00前将上周调查结果汇总到周满意调查统计表，调查表签字后连同电子版一同交给信息计划员。

每周二查看上周满意度调查统计表。

6）对调查单据进行存档。

对满意度调查相关单据进行整理存档。

每周二查看上周满意度调查统计表。

7）收集整理满意度调查周报表。

每周二13:

00收集上周各区域满意度调查统计表签字版及电子版，并做汇总。

每周二查看上周满意度调查统计表。

8）统计形成月报表，并做初步分析。

每月4日收集整理上个月满意度调查统计表，做系统分析，形成分析报告。

每月5日查看上月统计报表及分析数据。

9）季度满意度分析。

每季度对全国维保现场用户满意度情况做系统分析，得出书面报告。

查看上季度统计报表及分析数据。

13

用户投诉处理跟踪

1）用户投诉受理。

如用户来电话投诉，应详细询问投诉原因，现场电梯状态，问题发生时间，现场处理时间等具体信息；如来函件投诉应详细了解投诉内容。

检查用户投诉记录。

2）用户投诉登记。

将投诉信息录入《用户投诉处理记录》。

检查用户投诉记录。

3）投诉分析建议。

将用户投诉内容向上级领导汇报，并将处理建议通知区域。

检查用户投诉记录。

4）投诉处理跟踪。

跟踪区域对投诉问题的处理进程；

检查用户投诉记录。

5）投诉问题回访。

待问题处理完毕后对用户进行回访。

检查用户投诉记录。

6）完善信息对投诉问题进行总结。

在区域投诉登记表中完善相关信息；对问题进行分析得出改进建议。

检查用户投诉记录。

7）文件归档整理。

对投诉过程发生相关文件整理存入工程档案。

检查用户投诉记录。

14

故障召修统计分析

1）收集故障招修单。

计划员根据现场回传《故障召修单》，录入周故障召修统计表。

每周二检查周故障招修统计表。

2）故障招修分析。

录入后将《故障召修单》及时交给技术支持进行分析。

每周二检查周故障招修统计表。

3）分析结果应用。

将分析结果通知区域，要求其限期整改。

每周二检查周故障招修统计表。

4）资料整理。

将《故障召修单》存入工程档案。

每周二检查周故障招修统计表。

5）月故障招修统计。

对周故障召修统计表进行月汇总。

每周二检查周故障招修统计表。

15

外委维保费支付审批

1）付费准备。

收集付费所需审核工程档案。

对付费审批表及满足付费条件进。

2）付费审批。

填写《外委维保费支付审批表》，并组织相关审批。

对付费审批表及满足付费条件进。

3）发票入账。

将发票妥善向财务移交，并保留交接记录。

对付费审批表及满足付费条件进。

4）外委付费。

每月15日前完成当期付费相关手续。

对付费审批表及满足付费条件进。

5）档案整理。

对相关工作记录进行整理存档。

对付费审批表及满足付费条件进。

6）帐套维护。

将付费信息录入外委帐套。

对付费审批表及满足付费条件进。

16

维保员月效益奖金审核

1）收集区域回传奖金表。

每月1日收集区域奖金表，并对区域工作进行考核登记。

每月5日考察工作完成情况。

2）审核区域回传奖金表。

每月5日前将维保员奖金表依据公司制度及现场维保员工作记录及区域考核结果进行审核。

每月5日对奖金表依据制定进行审核。

3）将工作过程记录存档。

将奖金表报维保经理、经营副总审批后，转给人事管理员，电子文件进行整理归档。

每季度对工作档案进行检查。

17

公司文件执行跟踪

1）编制通知跟踪单。

公司每下达文件需区域执行的，立即填写跟踪单。

每周二工作例会检查跟踪单。

2）通知下达。

当日将通知内容以电子邮件形式下发区域经理及维保站长。

每周二工作例会检查跟踪单。

3）跟踪执行状况。

按跟踪单填写时限，定期跟踪现场完工状态，特殊事宜需区域回传工作汇报或在工作汇报中体现。

每周二工作例会检查跟踪单。

4）文件归档。

执行完毕后将通知及跟踪单归档。

检查通知执行档案。