斯维尔OA软件方案1.docx
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斯维尔OA软件方案1.docx
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斯维尔OA软件方案1
斯维尔系统调整方案
2015年2月11日
目录
一、合同管理……………………………………………………………………3
(一)合同新增界面……………………………………………………………3
(二)合同审批流程……………………………………………………………6
(三)合同台账界面……………………………………………………………7
二、任务管理……………………………………………………………………8
(一)关联合同界面……………………………………………………………8
(二)任务下达界面……………………………………………………………9
(三)任务分配界面……………………………………………………………12
(四)任务处理界面……………………………………………………………13
(五)报告出具界面……………………………………………………………14
(六)资料归档界面……………………………………………………………15
(七)任务审批流程……………………………………………………………16
(八)任务台账界面……………………………………………………………17
斯维尔系统调整方案
一、合同管理
(一)合同新增界面
本界面包含:
1、合同编号:
自动生成,可手工修改。
生成流程如下:
(1)选择嘉造编、嘉造审、嘉造项及嘉投(设置下拉菜单)。
(2)依据签约日期确定年份。
(3)第一个编号为依据选定的类型进行排序
(4)依据合同的数量确定第二个合同编号,显示合同总数量。
格式如下:
嘉造编2015-XXX-XXX
2、合同来源(选择):
集团内监管部门委托,集团内建设单位委托,集团内招标机构委托,外部单位委托,其他委托。
3、登记日期(选择);
4、合同名称(录入);
5、客户名称(选择):
应增加选择复选框,预设后进行选择,并增加简称。
6、联系人、职务、办公电话、手机(录入);
7、项目负责人(录入):
增加此项,为合同中约定的项目负责人;
8、签约机构(选择):
嘉盛总部、第一项目部、第二项目部、第三项目部、华信分公司等等,可由系统管理员添加。
9、签约人(选择):
由操作人员选择具体合同的实施人员;
以下设定为合同主要条款。
10、项目建设地点、规模、总投资额(录入);
11、合同类型(选择):
项目全过程咨询合同,项目跟踪审计合同,项目竣工结算审计合同,概算审查合同,专业合同。
12、服务类型(勾选):
可行性研究报告、概算编制、概算审查、标底编制、预算编制、预算审查、结算审查、工程量清单及控制价编制、全过程服务、其它服务。
13、收费方式(选择):
固定包干价、固定费率、分档费率。
其中相应的填写方式如下:
(1)固定包干价(录入);
(2)固定费率,依据勾选的服务类别进行录入,如:
概算审查→→基本费率□‰×□%→→效益费率□%
标底编制→→基本费率□‰×□%
结算审查→→基本费率□‰×□%→→效益费率□%
(3)分档费率,依据勾选的服务类别进行录入,如:
概算审查→→基本费率□‰×□%→→效益费率□%
标底编制→→基本费率□‰×□%
结算审查→→基本费率□‰×□%→→效益费率□%
14、合同的起止时间(选择):
合同终止日期应包括项目竣工选项。
15、合同地址(可删除)。
16、登记人(由系统自动获取)。
17、其他要求(录入)。
18、上传合同附件分两类
(1)上传审批附件WORD版,这部分是审核版;
(2)上传最终附件PDF版,待合同最终签订后由操作人员上传。
注:
1、以上图片中划掉的部分可删除;
2、所有涉及合同回款情况不在这里体现,新建挂账及回款界面处理。
(二)合同审批流程
1、项目合同审批流程(项目全过程咨询合同,项目跟踪审计合同,项目竣工结算审计合同)审批如下:
项目经理起草(上传WORD版本,并填写完成各类数据)——业务部长审批——副总经理审批——由项目经理办理合同,确定签订后由项目经理操作完成合同并上传最终PDF版本。
2、专业合同审批流程(概算审查合同,专业合同),审批如下:
合同管理员起草(上传WORD版本,并填写完成各类数据)——业务部长审批——副总经理审批——由合同管理员办理合同,确定签订后由合同管理员操作完成合同并上传最终PDF版本。
注:
合同状态分为:
起草(部长审批以前为起草环节),待审批(副总审批以前为审批环节),待客户签订(副总审批后为此环节),签订完成(最终上传PDF版本后点击完成)。
另在合同任何一个环节过程中均可在起草界面进行操作更改状态,包括:
暂停、延期、终止、废弃。
此项由合同起草人员进行操作,并在更改后通知各个审批环节人员。
(三)合同台账界面
任何合同起草完成交由部长审批后均进入合同台账界面,包括以下项:
合同编号客户区域客户名称(简)起草时间完成时间合同来源合同类型服务类型收费方式合同开始时间合同终止时间项目负责人合同状态
(项目合同为起草人,专业合同为空白)
增加各类筛选条件:
1、年份筛选,即合同显示年份,如进入本年度本页默认显示为本年度合同列表。
2、客户区域选项,依据预设选择区域进行筛选;
3、客户名称选项,依据录入的基础数据进行筛选;
4、合同来源(选择)
5、以各类型时间进行筛选,都列出统计开始日期及结束日期,例如:
起草时间——统计开始日期□统计结束日期□
完成时间——统计开始日期□统计结束日期□
以上两项可并列选择
合同开始时间——统计开始日期□统计结束日期□
合同终止时间——统计开始日期□统计结束日期□
以上两项可并列选择
6、合同类型(选择)
7、服务类型,可勾选选择筛选
8、收费方式(选择)
9、项目负责人,依据录入的基础数据进行筛选;
10、合同状态
以上各项在有条件的情况下均可以并列筛选,筛选后自动显示项数。
另:
此界面只留合同登记及合同台账界面即可,其它均可不列入。
二、任务管理
(一)关联合同界面
此关联由任务管理员进行操作选择,如未签订合同可暂时空白,可列入单独界面提醒。
合同基础信息应增加签约人,客户区域、合同的相关联系人、合同终止日期、收费方式及取费信息、项目规模及项目负责人。
(二)任务下达界面(任务管理员)
本界面包含:
1、任务编号:
依据合同类型分两种,可分离界面,也可进行选择如嘉专,嘉项
一种为项目任务编号(包括项目全过程咨询合同,项目跟踪审计合同,项目竣工结算审计合同),
一种为专业任务编号(包括概算审查合同及专业合同)。
自动生成,可手工修改。
生成流程如下:
(1)专业任务编号:
①年份编号依据任务登记日期为准,
②第一个编号任务批次;
嘉专2015-XXX
(2)项目任务编号:
①同上
②第一个编号为本年度下达的第几个项目,代表本年度登记的项目数。
嘉项2015-XXX
2、项目类别(可删除)
3、登记日期(自动生成,可手动修改)
4、项目名称(录入),如工程超过三项,可列入等几项工程;
5、委托单位(在客户名称中选择)
6、建设单位(在客户名称中选择)
注:
5、6可以为相同的单位名称,在合同预设的联系人中应包括设计合同的一系列联系人及电话,以及涉及工程部门的联系人及电话。
如
委托单位:
新大地煤矿全称:
阳煤集团新大地煤矿有限公司
合同联系人:
王二小办公电话:
******手机号:
******(此部分由合同人员或项目部人员添加)
工程联系人:
王三小办公电话:
******手机号:
******(此部分由任务管理员添加)
工程联系人可以增加多人!
!
7、承办部门(勾选):
依据预设的部门进行勾选,项目任务只选其一
8、计划完成时间(选择)
9、服务类型:
按照预设的合同服务类型中进行勾选,专业任务直选其一。
10、其它的项目的规模情况以及取费的相关信息全部和合同关联后放置合同基础信息中。
11、编审类型可删除。
12、把任务安排部分界面加入项目登记处,新增工程界面可分为两种情况,即专业任务及项目任务(同编号设置相同)
(1)专业任务下达:
由任务管理员进行增加单项工程名称,所有单项工程名称为一项任务,发至负责人处后进行分派任务,分派任务时只增加此项工程的责任人及若干个配合人,即:
单项工程(此项由任务管理员下达):
灯房浴室联建工程
单位工程(此项由负责人分配):
灯房浴室联建工程建筑部分负责人张三
灯房浴室联建工程电照部分负责人李四
灯房浴室联建工程通风部分负责人王五
注:
如负责人对任务未进行分解,可在单项工程下直接下达负责人!
!
其中:
任务管理员下达单项工程如下菜单:
工程任务编号(此项是在专业任务编号后再增加一个编号,显示是所有单项工程数量)
工程名称(录入)
承办部门(预设后选择)
负责人(选择):
此处选择具体分配人员;
流程名称:
此处可不必选择,自动默认为专业任务下达流程;
资金渠道(选择):
预设后选择——
阳煤成本阳煤安全阳煤大修阳煤维简阳煤环保阳煤科研资金阳煤转产资金阳煤可持续发展资金阳煤研发费
股份成本股份安全股份大修股份维简股份环保股份研发费
矿成本矿安全矿大修(矿修理费)矿维简矿折旧费洗煤厂折旧费矿科研费
公租房资金专项资金住宅建设资金采煤沉陷治理专项资金物业公共维护费开发成本资金住宅开发资金
技改资金铁路维修费环境治理保证金固定资产折旧费自筹资金项目资金银行贷款
备注(录入)。
注:
此处不再选定项目负责人
(2)项目任务下达:
同上,但项目下达后无论前期下达的任务是否完成,均可以不断增加单项工程并发至项目部!
!
此处需选定项目负责人
(三)任务分配界面(任务管理员或项目经理)
明细界面
任务编号委托单位建设单位工程名称承办部门登记日期计划完成时间
备注
录入界面
以上录入的任务信息(合同信息除外)均显示在任务分配界面以上
1、专业任务分配
任务管理员所加入的单项工程可自行发送至负责人界面,由负责人进行分配,菜单如下:
工程任务编号(已生成)
工程名称(已生成):
此项可分解单位工程,如上例,对该任务进行增加配合人员,如不进行分解可直接在此任务上进行下达任务。
责任部门资金渠道(已生成)
专业类型(预设中选择):
根据选定的责任部门再一步细化。
矿建工程:
矿建井筒、矿建硐室、矿建巷道、勘探测量
建筑工程:
公共建筑、工业建筑、构筑物、道路硬化、装饰装修、场面绿化、场面工程、建筑配套
安装工程:
机电安装、机电检修、输电线路、综合管网
服务类别:
责任人(选择)任务分配时间(选择)要求完成时间(选择)备注(已生成)
2、项目任务分配
项目任务下达:
任务管理员录入完成以上信息后不再增加任何单项及单位工程,直接发至项目负责人处,由项目负责人进行分解!
!
此项应增加项目录入总金额框(待项目终结,项目经理应录入项目总金额,其中包括建安工程费用、设备费用、其它费用),出具阶段性报告及项目总报告上传发送阶段。
(四)任务处理界面(部长、项目经理或预算员)
此项由分配后的预算人员进行处理,每个人的界面均显示任务下达后的相关信息,并只显示本人。
菜单如下:
明细界面(只显示本人任务)
工程任务编号委托单位建设单位工程名称流程描述任务分配时间要求完成时间服务类型专业细化负责人责任人执行状态(包括任务审批中编审过程中工程审核中工程编审完成待出具报告报告审批中待归档)
此项完成后自动消失,转入另一个界面。
录入界面
工程名称(已生成)委托单位(已生成)建设单位(已生成)工程任务编号(已生成)服务类型(已生成)专业细化(已生成)审核负责人(此项为下达任务人员)任务分配时间(已生成)要求完成时间(已生成)
编制金额(如为编制工程此项录入)送审金额、审定金额、核减金额(如为审查工程此项录入)
具体情况填报(增加此部分)
在此取消成果文件上传
以上项如为预算员录入界面,可进行相应录入。
如为部长或项目经理审批,则只审批和填写意见,同意或驳回修改。
并显示每次审批记录!
!
(五)报告出具界面(新增此项界面,为流程一部分,由预算员及档案管理员操作)
经负责人审批完成后直接进入此界面。
明细界面(只显示本人任务)
工程任务编号委托单位建设单位工程名称流程描述任务完成时间专业细化
服务类型负责人责任人执行状态(包括任务审批中编审过程中工程审核中待出具报告报告审批中待归档)
依据(四)的录入界面增加报告上传界面。
并增加报告编号生成或录入框。
报告编号生成规则如下:
1、专业任务报告编号
按照服务类型划分标底编制、预算编制、预算审查、结算审查、概算审查
例如:
嘉标编2015-XXXX-XXXX第一个编号为本服务类型的数量,第二个编号为专业报告的总份数。
2、项目任务报告编号
除按照类型划分外,另增加阶段性报告及项目总报告。
例如:
嘉(自定义录入)项2015-XXXX-XXXX第一个编号为该项目报告数,第二个编号为项目报告总数。
其中阶段性报告及项目总报告应由项目负责人出具,任务下达后在可在分配界面中增加阶段性报告及项目总报告界面,流程相同。
编号如下:
嘉(自定义录入)项分2015-XXXX-XXXX及嘉(自定义录入)项总2015-XXXX-XXXX编号规则如上!
所有报告以此系统内的单项工程出具,并考虑增加报告合并功能!
!
具体以模板形式还是上传形式待定******
档案管理员接到预算人员可对报告进行查看、修改及上传,也可写出反馈意见进行打回,如报告金额和上数金额不符可直接打回重新编辑。
如没有问题可直接进行出具报告,并上传最终的成果报告。
(六)归档界面
报告出具后转入归档界面(新增此项界面,为流程一部分,由预算员及档案管理员操作)
明细界面(只显示本人任务)
工程任务编号报告编号委托单位建设单位工程名称流程描述报告出具时间专业细化服务类型负责人责任人执行状态(包括任务审批中编审过程中工程审核中待出具报告报告审批中待归档)
依据(五)的录入界面新增资料上传界面
上传界面包含:
成果文件上传签证资料上传委托书或联系函上传其它资料上传(所有资料上传转PDF格式),上传完成后发至档案室审批。
档案室经审核确定纸质资料与电子版资料相同,可予以批准归档。
完成归档后此项任务完成。
(七)任务审批流程
专业任务审批流程:
1任务管理员接收任务并登记录入——2业务部部长审批——3下达的负责人审批并对预算人员下达任务——4预算人员录入金额——5二级审核——6三级审核——7预算人员出具报告——8档案管理员审批——9预算人员上传成果——10档案管理员审批
注:
打回原则2—13—15—46—48—710—9
项目任务审批流程:
1任务管理员登记项目录入——2业务部部长审批——3下达至项目负责人(此处可任意添加单项及单位工程)——4预算人员录入金额——5负责人审批——6总工程师审批——7预算人员出具报告——8档案管理员审批——9预算人员上传成果——10档案管理员审批
注:
1、如出具项目阶段性报告或总报告可直接发至7,继续后面流程。
2、打回原则2—13—15—46—48—710—9
执行状态包括:
任务审批中编审过程中工程审核中待出具报告报告审批中待归档任务完成
(八)任务台账界面
任务编号客户区域委托单位建设单位工程名称流程描述服务类型专业类型负责人责任人任务下达时间计划完成时间要求完成时间任务完成时间报告出具时间归档时间编制金额(审定金额)核减金额执行状态
增加各类筛选条件
客户区域(选择)
委托单位(选择)
建设单位(选择)
工程名称(模糊筛选)
专业细化(选择)
服务类型(选择)
负责人(选择)
责任人(选择)
各类时间并列筛选
执行状态(选择)
注:
1、各类型筛选后自动生成项数合计及金额合计
2、工程名称处增加单项工程展开功能
3、各个工程应增加查看细节,点击打开后可看到工程的细致描述,并在打开后可随意下载报告及成果文件
4、每人依据权限只能看到本人的任务或本人下达的任务,权限应分明。
如项目经理只能看到自己所负责的项目。
任务管理员及有关管理人员可看到全部任务,权限设置重新调整。
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