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采购管理制度
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一、目录
1、目录:
......................................................2
2、编撰采购管理制度的目的和范围 .............................3
3、权责部门 ................................................3
四、采购作业流程..............................................3
五、责任......................................................4
六、采购控制程序................................................5
七、采购作业实施细则.............................................7
二、采购管理制度的目的和范围
1、目的
阐述在采购职能的执行过程中应遵循的原则、程序和惯例,指导执行和参与采购职能的部门、职员执行采购相关程序,推进采购职能按合理的的流程正直、高效、实用的执行,从而有效降低采购成本,提高公司采购效率,加强部门间配合,特制订本制度。
2、范围
适用于公司(原材料、辅料、备品备件、固定资产、劳保用品、办公用品)的采购。
三、权责部门
2.1销售部:
根据销售订单编制销售计划并下发相关部门。
2.2计划部:
根据销售计划、生产产能以及物控提供物料数据制定生产计划和物料需求表下发给采购部。
2.3生产技术部:
根据销售部销售计划,编制原辅材料需求清单。
负责模具、量板等外包产品、技术服务以及其他外协业务采购申请及计划的编制。
2.4采购部:
根据计划部门报送的材料需求清单,核实仓库存量,结合材料库存安全定额,编制采购计划,报经总经理批准后组织采购。
2.5办公室:
负责编制公司劳保、办公用品的采购和办公用品日常维修申请计划。
2.6副总:
负责权限内的采购审批和超出权限的采购初审,总经理负责生产经营采购、固定资产购置、维修等计划的审批。
2.7财务部:
负责日常采购的价格审查,负责对价值10万元以上的采购组织或上报集团公司进行招标。
2.8品质部:
负责原材料、辅料的验收,设备部会同生产技术部负责备品备件、设备、监视和测量工具及维修等劳务的验收。
四、采购作业流程
3.1采购计划
计划部门根据销售部的月度出货计划,制定采购计划,采购计划需含采购物料的名称,规格型号、单位、数量等基本内容。
3.2物料需求
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3.2.1计划部门根据销售计划或销售订单,制定物料需求表,物料需求表需含采购物料的名称规格
型号、单位、数量(当前库存数量和所需投产数量)等基本内容。
3.3采购比价
3.3.1采购部门在采购前须将采购计划或申请,交财务部进行比价;在提交采购计划或申请的同时,采购部门应对新采购物品提供至少3家以上的供应商报价和联系资料,有财务部队提供的供应商(但不仅限于)进行询价或实地调查。
3.3.2所有采购业务应景物价审查后方可报总经理签批。
3.4采购实施及物资验收
3.4.1公司的采购业务统一由采购部门负责办理,其他部门或人员不得自行采购。
3.4.2采购部门应根据生产技术部下达的原辅材料需用计划结合库存物资的数量编制采购计划,报副总批准后执行。
3.4.3采购部门根据批准的采购计划组织采购,除零星采购外,批量采购业务必须先与供应商签订采购合同,并与财务部、品质部、技术部等相关部门进行会审,采购合同应包括品种、规格、数量、质量、价格、交货日期、运费承担、结算方式及经济处罚等项条款。
在采购合同有效期内,若因市场行情发生较大变化时,经过总经理批准可以与供货商签订《调价协议》,并报请财务部门备案。
五、责任
4.1不按规定程序未经审批采购的,由经办部门和人员自行负责处理,已经与供方签订购销合同,导致公司因不能履约而发生的损失由经办人员全额承担。
4.2经审批的采购计划和申请,负责采购的部门和人员应在规定采购期限内采购到位,由于人为原因不能按时采购而影响正常经营的,每发现查实一次罚款500元。
4.3未经比价即进行采购的,采购价格明显高于比价结果的,价格高出部分由采购人员自行承担。
提交供应商报价时,与供应商串通抬高价格,从中谋取私利;或未认真进行比价而导致采购价格明显过高;经查实后采购人员承担相应损失,损失额在5000元以上的责令其下岗。
4.4采购部门在确保品质的前提下,必须充分考虑市场变化和库存成本等因素,制定采购方案,落实供货单位。
并对采购物品的品质、货款结算安全负责。
若因玩忽职守,造成公司经济损失的,应负相应的经济赔偿责任。
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4.5财务部门必须认真履行审核监督责任,对审核把关工作不严、不及时向总经理汇报有关事情真相,并造成公司经济损失的,给予相应的经济和行政处分。
4.6品质部门必须对所有运抵本公司的采购物品,依照采购合同规定的质量要求进行质量检验。
若发现品质不符时,必须及时报告采购部门(必要时直接报告副总经理)处理。
严禁品质不符的外购物品入库。
因检验员玩忽职守造成经济损失的,给予相应的经济和行政处分。
4.7仓库对品质部门验收合格的外购物品办理入库手续,并对入库采购物品的数量负责。
若发现数量不符时,应当及时向有关部门报告(必要时直接报告总经理),同时妥善保管该批采购物品等待处理。
对仓库保管员工作马虎,未按本办法规定操作,造成入库数量短缺、超计划采购或不合格物资入库的应负相应责任。
六、采购控制程序
5.1.目的
为加强采购过程中及对供方进行控制,以及在买卖双方维持良好关系下,长期确保所需要的原物料等,以合理价格且适时、适质、适量提供本企业所需,达成生产目标,特制定本程序。
5.2.适用范围
适用于企业所有的采购过程和外包过程,以及过程作业中涉及有关的单位与个人。
5.3.职责
5.3.1采购部:
负责组织对供货商的评价、选择和日常管理,签订订购合约的组织和实施及供货商相应的文件的收集归档。
5.3.2计划部:
根据销售计划、生产产能以及物控提供物料数据制定生产计划和物料需求表下发给采购部并监督采购计划实施及物料到位时间。
5.3.3品质部:
负责对于关键的材料和元器件进行验收和质量控制,参与供应商的日常管理和年度评估。
5.3.4生产部和行政办公室:
负责编制采购清单或配料单、产品图纸及必需的有关技
术资料及明细要求。
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5.3.5技术部:
负责采购产品的样品认可、产品图纸及技术支持。
5.3.6仓管:
负责采购物资存储和领发。
5.3.7副总经理:
负责申购单、供货商信息、采购议价数据及采购订单的审批。
5.5.4.作业流程(见下页)
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七、采购作业实施细则
6.1.目的
为使采购作业有章可循,规范采购作业事务,提高采购成效,特制订本细则。
6.2.适用范围
适用于各项材料的采购。
6.3.总要求
6.3.1采购对象:
采购前对厂方材料质量、性能、供应商报价水平、交货期限、售后服务等作出评价,以供选择时参考。
6.3.2价格质量:
以合理价格购取较高品质材料。
6.3.3时限:
配合使用部门需要日及需要量,联络厂方即时供应。
6.3.4采购方式
采购部门应视材料使用状况、用量、采购频率、市场供需状况、交易习惯及价格稳定性等因素,选择最有利的采购作业方式办理采购作业。
6.3.4.1定期合同采购:
对于经常使用且生产过程中不可或缺的或经常使用且市场价稳定的材料,可选用本方式办理。
6.3.4.2一般采购:
不适用于前述采购方式者可按本方式采购,程序如下:
采购部门按请购部门提出的请购单,逐笔询价、议价,并了解交易条件后订购。
6.3.5采购期限
6.3.5.1采购部门应按照计划部门提出的“到位时间”办理采购。
为达到这一要求,掌握适当采购时机。
原则上应以采购订单拟明的交货期限为准,加计请购呈批及验收所需时间。
6.3.5.2原订采购期限变更时,采购部门应告具体原因,在交期前5天报计划部门核准后,通知各有关单位,以利于存量管制及适时提出请购。
6.4.供应商管理
6.4.1各项材料的供应商至少应有3家,各家背景及交易资料应记载于“合格供应商名录”存档备用。
6.4.2新供应商的开发,由生产、技术、品质等部门会同采购人员实地考察生产设备、工艺流程、生产能力、产品质量等以后,填制供应厂商资料卡呈总经理核准后,列为备选厂商。
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6.4.3对于交货质量不良、无法按期交货或停止营业的供应商应予撤销设定。
届时由采购部门以签呈方式说明原因,送生产管理部门复查,并呈总经理核准后,通知对方。
6.5.采购作业
6.5.1询价作业
6.5.1.1采购部门收到“请购单”时,转采购经办人员办理询价作业。
6.5.1.2各采购经办人员收到“请购单”,应先判断请购材料品名、规格、需求日期、数量等是否填写明确,有无供应厂商报价。
对于资料填写不全或规格不详者,注明“填单异常,说明欠详”等字样后退请购部门修订。
6.5.1.3询价程序
(1)由采购经办人员参考过去采购记录或供应厂商资料拟定至少三家询价对象,独家代理、原厂牌零配件无法替代等并报经主管核准者除外,并填记在“请购单”上。
(2)对于加工合同采购项目,采购部门应要求厂商填具“成本分析表”连同报价单一并送来,作为议价参考。
(3)采购经办人员询价时,应将询价截止日期填注于“请购单”内以便通知供应厂商。
(4)采购经办人员于通知厂商报价后,应紧跟催进度。
6.5.1.4询价完成后,采购助理人员应将询价、报价的全部资料整理报送采购经办人员,据以议价。
6.5.2议价作业
6.5.2.1采购经办人员收到不需会签或已会签完成的询、报价资料时,应结合会签结果、各厂商报价,查阅前购记录及供应商资料卡、市场行情,经成本分析后,拟订议价对象、议价策略及拟购底价(并报告有关主管),以供议价之用。
6.5.2.2议价原则
(1)议价时除注意质量、价格外,还应注意交货期有无保证,能否向厂商争取分期付款等。
(2)议价可采用多种形式进行。
议价完成后,由采购经办人员拟定合作对象,呈请有关领导核批。
6.6.采购异常处理
6.6.1交货质量异常:
各采购经办人员收到品质部门验收不合格的“进料检验异常报告”时,应尽速与供应厂商交涉扣款、退货、换货等事宜,并将交涉结果记录于“进料检验异常报告”的“采购处理结果”栏内,并呈副总经理核签后,预留副本待追溯查阅。
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6.6.2对于需退料、换料或补交者,采购经办人员应于“进料检验异常报告”的“采购处理结果”栏内注明厂商电话及预定的处理日期。
6.6.3因质量不合格而退货换料,可按逾期交货处理。
而逾期日数应从采购经办人员通知厂商换料之次日起计算。
6.6.4采购经办人员如未能按请购部门意见处理时,应将与厂商交涉结果记入采购处理结果栏,送原请购部门签注意见,或会同原请购部门共同处理。
6.7价格变动处理
6.7.1外销产品原材料价格变动时,采购部门应即通知外销部门重新审理产品报价水平,避免不当损失。
6.7.2采购部门应于奇数月5日前,核算各种材料价格变动情形,填具“主要原材料价格波动月报表”,呈总经理核批处理。
6.8采购作业进度控制
6.8.1采购经办人员对于每一采购订单均应根据需要确定作业进度管制点,预定作业进度。
6.8.2预定作业进度应能配合请购项目缓急,且各作业进度须在预定日期前完成。
6.8.3对于未能在预定日期前完成的采购项目,采购经办人员会同计划部门研究处理对策。
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