项目管理规范.docx
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项目管理规范.docx
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项目管理规范
项目管理规范
一、项目综合管理制度
第1章总则
第1条目的
1.结合公司《APQP管理程序》保证所有立项的项目整体目标顺利实现。
2.及时进行统筹安排,沟通、协调各方需求。
3.解决项目实施过程中的各种矛盾冲突。
4.对项目范围、进度、费用、质量、采购、沟通、人力资源、风险进行综合管理。
5.本规范仅对项目管理各项工作进行简述,具体执行按照各部门程序文件进行管理。
第2条适用范围
本制度适用于项目部(包括其他部门项目代表成员)项目综合管理各项工作。
第3条项目综合管理的原则
1.以实现公司新品立项的项目总体目标为中心。
2.确保有效沟通,协同解决问题。
3.职责分明、责任到人,保证新品开发项目中各项工作整体协调、有序运行。
第4条项目综合管理的主要工作内容
1.项目综合管理:
制定项目部相关规章制度并贯彻执行。
2.沟通管理:
项目小组成员之间,跨部门之间,上级与下级,下级与上级沟通方式与问题解决方案。
3.范围管理:
制定项目意向书/需求表,说明项目的范围。
4.时间管理:
制定项目的时间计划,进度跟进。
5.成本管理:
制定费用预算,对比实际开发成本和预估成本之间差异。
6.质量管理:
制定项目质量计划,既要保证产品品质,又要保证项目完成品质。
7.风险管理:
对项目过程中可能发生的问题,通过以往经验等方式,提前识别并做好预防措施和计划。
8.采购管理:
对所需资源进行确认,配合采购部做好供应商评审,物资要求明确,确保物资及时到位。
9.人力资源管理:
制定人力成本计划,人员技能提升与考核。
10.指导、监督项目执行过程。
11.审查所有的项目变更请求,确定是否批准并控制可交付成果。
12.参与项目完成验收,编制项目总结报告。
第5条归口管理机构
项目部长和文控负责日常项目的综合管理工作,各项目以及其他部门项目代表须配合其工作。
第2章项目计划的制订与实施
第6条项目计划的制订依据
1.客户的整车/整机主项目计划时间要求。
2.以往积累的项目开发经验。
3.公司的规划与相关制度,周期预算,包括质量管理制度、人力资源管理制度、成本制度、采购制度、供应商管理制度等。
4.项目预算。
5.公司其他相关工作计划。
第7条项目计划的内容与制订要点
1.项目计划的内容与制订要点如下表所述。
项目计划的内容与制订要点
计划种类
内容
制订要点
总体计划
包括项目的范围、目标、责任人、进度节点、资源分配、总体部署等
1.总体计划与控制
2.关键人员安排,利益相关方协调
3.资金筹措
4.计划分解WBS
实施计划
包括工作细则、工作检查及相应措施等
1.应采取什么方法组织实施项目
2.研究如何用低资源消耗获取高收益
人力资源计划
包括人员分工及协作,人员技能培训与考核
1.自上而下确认组织结构
2.自下而上编制人员分工及人力资源需求计划
设备采购计划
明确所需设备的名称,使用时间,设计、制造与验收时间,设备进货来源,合同评审
1.掌握采购物资的信息
2.项目经理/主管检查所订计划是否能保证项目管理总目标的实现
资源采
计划
明确所需物资的名称与数量,使用时间,设计、制造与验收时间
预先制订切实可行的物资、技术资源供应计划
变更控制计划
明确变更种类,包括进度变更、设计变更、费用变更、合同变更、范围变更、人力资源变更等
规定处理变更的步骤、程序及确定变更的准则
绩效报告计划
明确当前进度,预测有关工作的实施进度
1.确定所要监督的工作
2.检查工作进展情况,必要时采取调整措施
3.制订报告计划,确定报告编写人、报告内容和报告听取人
成本控制计划
包括费用控制计划,实际费用与预算费用的比较,确定盈亏情况
1.规定使用的预算方法
2.明确预算费用种类
3.收集、处理信息,及时检查,客户定价和实际运行成本核算,采取补救措施
文件控制计划
包括原始计划以及修订计划
阐明文件的控制方式、各种细则,并建立与维护项目文件档案
应急计划
在确定周期、编制预算时要留有余地,明确制定周期进度变更、预算变更的原则
要明确规定何种情况才能实施应急计划
支持计划
包括软件支持、培训支持和行政支持计划
要收集尽可能多的信息,综合考虑,通盘研究
2.按新品开发项目WBS进度表进行计划排布和跟进
第8条项目计划的实施
项目经理根据项目目标制订项目计划,报项目主管审批后严格执行。
第9条项目实施的依据
1.项目计划。
2.企业相关规章制度。
3.风险预防方案。
4.项目修正计划。
第3章项目监督与变更管理
第10条项目过程监督
项目团队按照项目工作计划开展项目工作,项目经理负责项目的全程监督,发现项目存在的问题要及时解决。
第11条项目变更请求
在监督项目实施过程中,各负责人可根据实际情况提出项目变更申请,如设计变更、产品信息变更、修改成本或进度计划等。
第12条提出项目变更申请的程序
按体系文件《变更管理程序》执行,提出项目变更请求须由项目团队中产品工程师填写变更申请表,按流程由项目经理签字,报项目部部长审批。
第13条实施项目变更
项目组根据已经审批的变更申请表,工艺变更需先进行试生产跟踪记录,发布变更通知单或工艺更改通知单给相关部门干系人,继续开展项目工作,相关部门及人员对其进行严格监督。
第4章项目移交管理
第14条项目验收计划
项目结束后,项目经理须组织转生产工作,相关部门及人员配合项目验收与相关文件签收,并按计划开展新项目转移生产工作,总结项目经验和收获,以提高项目管理绩效。
第15条项目验收标准
1.项目移交清单文件包及项目开发汇总资料。
2.项目完整的工作计划,包括技术质量计划。
3.项目总结报告。
第5章附则
第16条制度的编制、修订与解释
本制度由项目部负责编制、修订,解释权归项目部所有。
二、部门/项目会议管理制度
第1章总则
第1条目的
为规范项目会议管理工作,加强各部门之间的沟通与协作,本着以下四个目的,特制定本制度。
1.实现有效管理,促进项目沟通与合作。
2.提高项目执行效率,追踪各项目小组工作进度。
3.有利于各项目小组沟通工作方法,合理配备人员及设备。
4.集思广益,提出改进项目工作的建议。
第2条适用范围
本制度适用于项目部及各项目组会议工作相关事项。
第3条职责权限
项目负责人负责各项目组会议管理工作,负责会议的筹备、通知、记录和重点项目事项跟踪等,工作量较多的情况下可由文控协助整理。
第2章会议的类型
第4条会议的类型
根据召开的频率,部门会议分为以下四种类型,具体内容如下表所示。
部门会议类型说明
会议类型
召开频率
主持人
与会人员
会议内容
记录人
部门工作会议例会
每周
项目部长
总工、项目部全体人员
1.每周六17:
00,部长传达公司有关规定,部门建设等工作安排;
2.部长回顾发生的比较重大的项目问题,及落实解决方案;
文控人员
项目小组
会议
每周
项目经理
项目小组
成员
1.协调项目小组工作,及时发现并处理工作中的问题;
2.明确项目小组的工作状况,及时总结经验教训,制定下一步工作计划
项目小组成员
项目节点会议
每个阶段节点
项目经理
项目小组
成员
1、总结项目阶段概况,解决现存的问题,定制布置下一阶段的工作任务
项目小组成员
部门工作
例会
每月
项目经理
总经理、总工、各部门长、党工团代表
1.各项目小组汇报工作情况,研究工作中存在的问题,总结经验与教训,协调各小组工作
2.传达公司有关决定与指示,结合公司实际情况,拟订、贯彻落实具体的方案与措施
3.商讨下一步工作计划和工作任务
文控人员
项目成员
全体会议
每半年召开一次/不定期召开
总工或项目部长
总工、项目部全体成员
1.商讨项目进展情况、重大变更及举
措等
2.对项目成员进行表彰、奖励或惩罚
3.进行项目工作总结,制订下一年度工作计划及安排
文控人员
备注
1.各项目组根据会议需要可增加相关列席人员
2.部门会议由项目部文控负责组织会议召开,并做好各项准备工作,项目小组会议由项目负责人组织召开,并做好各项准备工作。
3.项目小组会议结束后,各小组会议记录者需整理会议记录,及时提交至项目部文控存档。
第3章会前准备
第5条会议申请
会议申请通过口头或书面形式提出,口头申请仅适用于召开例会的情况。
第6条会议召开准备
1.定期召开的常规会议,在会前应明确该次会议的主题和临时出席人员。
2.不定期召开的会议,组织人须准备会议筹备报告,报告一般包括以下内容。
(1)会议的名称、议题、目标。
(2)会议的时间、地点、议程、事项。
(3)会议主持人、出席人员名单。
(4)会议当前筹备情况及进展、存在的问题、解决方案。
(5)会议的时间进度表。
3.项目启动会会议,召开前项目经理需提前准备以下内容:
(1)确定项目小组成员名单,以及岗位职责,能力评估;
(2)完成各部门可行性分析报告,汇总分析;
(3)根据销售提供的项目信息,制定详细的计划表;
(4)新项目的介绍资料;
第7条会议通知
根据会议要求,文控或者项目负责人拟订会议通知单,以邮件或电话方式做好会议通知工作,出席会议的重要人员应通过电话、当面通知等方式确认,并做好相应安排。
第8条会场准备
文控或者项目负责人要准备好会议场所、会议文件或资料,并进行会场布置、电脑/投影仪/音响等调试。
第9条与会人员准备工作
与会人员在收到会议通知后,应认真准备提案纲要等,配合主持人,确保会议达到预期效果。
第10条会议变更
已列入会议计划的会议,如需改期,或遇到特殊情况需要安排其他会议时,文控或者项目负责人需提前一天发出通知。
第4章会议过程管理
第11条会议签到
(1)与会人员应在会议工作人员准备好的签到表上签署自己的姓名。
若是涉外会议,联系簿上应列有姓名、职务、所属企业及所在部门等内容。
(2)会议记录者负责将未到场、迟到、早退、做与会议无关事项的人员记录在案。
第12条会议记录
项目会议记录要真实地记载会议的内容和进展情况。
会议记录主要包括以下四项内容。
1.会议议题。
2.围绕议题的讨论、观点。
3.会议决议事项。
4.对会议产生影响的内容或活动。
第5章会后工作
第13条会议文件的编制与分发
会议记录人员应将会议记录在一天内整理完毕,送交会议主持人核阅,核阅后交由项目部部长签字确认,然后分发至项目各小组及部门领导,以备查阅。
第14条会议决议的落实
项目部文控负责督办和催办会议形成的决议或决定,于会后一周内将会议决议事项催办通知发放到相关负责人,并收取反馈意见。
第15条会议资料的归档
文控做好会议总结,整理会议资料并进行归档。
第6章会议要求
第16条会议出席要求
参会人员必须准时出席会议,因故不能参加者,须提前向上级领导请假且另行安排人员参加,不得无故缺席或迟到,不得早退。
第17条会议记录要求
参会人员需携带记录本和笔,做好会议记录。
第18条会场要求
会议期间,参会人员应将一切通信工具置于关闭或振动状态,不得随便走动、不得吸烟、不得交头接耳、不得做与会议无关的事情,并保持会场整洁。
第19条会议时间要求
会议主持人在会议开始时应对本次会议进行简要说明,将会议进行顺序及时间安排分别告知参会人员,并指定专人控制会议进度,引导参会人员在一定时间内作出总结,在得到大家同意后方可延长会议时间。
第20条会议内容要求
会议内容应紧扣会议主题,严禁谈论与会议主题无关的内容。
第7章附则
第21条制度的制定与解释
本制度由项目部文控制定,解释权归项目部文控所有。
三、收文、发文管理办法
第1章总则
第1条为规范项目部的收文、发文工作,确保各项目工作顺利进行,特制定本办法。
第2条本办法适用于项目部项目文件收发的相关事项。
第3条项目部文控负责项目的文件收发管理工作,项目各组工作人员应积极配合其工作。
第2章收文管理
第4条项目组收到上级或其他部门的文件时,统一由文控登记,并送项目部长签署处理意见。
第5条文控按项目部长签署的处理意见,于当日分别送有关人员查阅,并做好传递登记工作。
第6条对上级催办的文件和项目组领导批示限期办理的文件,由文控做好催办工作,并由经办人和有关领导签字后按要求及时上报。
第7条负责文件收发的办事员对自己经手处理的公文应遵循“事事有下文、件件有落实、催办有结果、转办需及时”的原则。
第3章发文管理
第8条需由有关部门或人员会签的文件,要在发文审批单“会签”栏内写明会签部门或人员,由发文部门送签。
第9条会签部门负责人要对文件的内容进行认真阅读,必要时可以修改补充,保证文件中的意见统一。
会签人需在发文审批单“会签”栏内签名并注明会签时间。
第10条起草的文件,经核稿、会签后交项目部文控,由其及时送项目部长审核。
第11条项目部长需在日内对拟发文件在政策上进行把关,对文件内容、发文形式、文字结构等进行综合审核、修改,在发文审批单“审核”栏内填写相关领导签批意见,并注明审核人及时间,交由总经理签批。
第12条如拟发文件字迹不清、标点不清、修改混乱,需退回起草人修改后再送项目部长签批。
第13条未经项目经理核稿的文件,不得直接送项目部长任签发。
第14条经校对、批准后的文件,由文控在当日内印出。
第15条印出的文件由项目部文控,确认无误后盖章,当日分发。
第4章文件归档与销毁
第16条项目部长文控办事员需根据文书立卷归档有关规定及时整理文件,正本和有关材料并归档。
第17条需要销毁的文件经相关领导批准后,由文控定期销毁。
销毁文件需要进行登记,须有专人监督,保证不漏销、不丢失。
第5章附则
第18条本办法由项目部制定,解释权归项目部所有。
四、档案资料管理制度
第1章总则
第1条目的
为规范项目部的档案资料管理,提高档案管理的质量,特制定本制度。
第2条适用范围
本制度适用于项目部档案资料管理的日常工作事项。
第3条归档范围
项目部档案资料是指项目实施过程中形成的全部档案资料的总和,包括文书档案、技术档案和其他各类档案。
第4条档案管理原则
1.根据《技术文件管理办法》统一管理原则。
2.确保档案完整、安全的原则。
3.便于项目部对档案的利用。
第5条职责分工
项目部的档案管理工作由项目部文控档案管理员负责,其具体职责如下。
1.认真学习档案管理专业知识,不断提高专业水平。
2.认真贯彻落实项目部有关规章制度和管理办法,严格执行技术规范。
3.参与制定部门项目管理办法,对项目实施过程中形成的文件进行管理和检查。
4.负责项目档案及文书档案管理及归档工作。
5.负责对项目文件、图纸的收发和借还进行登记,及时收回借出的文件资料,将所有文件、图纸等资料保存妥当。
6.按项目进度随时检查档案归档情况。
7.认真收集、整理、统计各类档案,并及时立卷归档。
8.项目完成后,负责按项目清单完成全部档案资料的接收和移交工作。
第2章技术文件档案管理
第6条技术文件归档范围
项目部在项目实施过程中形成的,属于归档范围内的有保存价值的技术文件材料(包括图纸、图表、文字材料、声像材料等)由档案管理员负责收集整理,立卷后及时归档。
第7条技术文件归档时间
1.项目完成后的文件材料、图纸等在转移生产前或PPAP批准后整理归档。
2.项目成果材料待该项目总结评审后及时移交,要进一步参与评奖的项目,在评奖完毕后整理归档。
第8条技术文件归档要求
1.归档的文件材料按“项目开发文件包清单”整理归档,包括所有变更记录,必须齐全。
2.归档的文件材料必须准确地反映各项活动的真实内容和过程。
3.归档的文件材料必须层次分明、分类准确、便于查找。
第9条技术文件归档工作要求
1.文件夹标题要准确、简明地反映文件夹内文件的内容。
2.确定保管期限。
3.文件夹内文件材料、图纸、图表都要逐页编号,单面的文件材料页号编在右下角,双面书写的文件材料正面页号编写在右下角,背面页号编写在左下角。
4.文件夹封面、文件夹目录不编页号。
5.认真填写文件夹内的目录。
6.准确注明每个文件夹的编制单位,每项工作的责任者和本文件夹的编制日期。
第3章文书档案管理
第10条文书归档范围
项目部在各项活动或者外部培训中形成的有价值的材料,以及采购的专业书籍,标准文献,均由档案管理员负责收集整理,立卷后按时归档。
第11条文书归档要求
1.归档的文件材料必须齐全。
2.归档的文件材料必须准确地反映本项目部各项活动。
3.归档的文件材料必须层次分明、分类清晰,并符合其形成规律。
第4章档案使用管理
第12条一般档案借阅
因工作需要借阅一般档案材料者,严格按照《文件借阅流程》操作,无申请单或者无签字确认一律不允许借阅
第13条重要档案借阅
1.技术图纸、产品工艺、成本报价、技术方案必须经项目部长同意后方能借阅,且只供在项目部办公室查阅,不能外借。
2.必要时,经项目部长批准可复印部分档案材料,用完后需归还复印件。
3.原则上,技术档案中的原始资料不外借,只能在公司内部借阅。
确实需要外借时,可借阅复印件。
第14条档案维护
1.所有档案材料、图纸,借阅时不论任何理由都不能涂改、增删字、画线、剪切等,应保持档案的完整与整洁。
2.对损毁、丢失或擅自毁掉档案者,企业按有关规定处理,严重者追究法律责任。
3.借阅档案的人员离职或调离本企业的,所借阅的档案材料归还,否则档案室、上级部门领导有权不在离职/调动清单上签字。
第15条外单位借阅规定
1.项目部人员不得向外单位人员提供项目部一切档案材料,不得私带外单位人员到文控处查阅资料。
2.外单位人员不得借阅项目部档案,未经项目部经理批准,不能复印任何档案材料。
3.凡与项目部协作的单位需借阅档案时,须经项目部经理同意,由接洽人员按规定办理借阅手续。
第16条借阅手续办理
借阅档案必须办理借阅登记手续,归还时应当面点收清楚,并办理注销手续,填写“档案借阅登记表”。
项目沟通管理制度
一、项目沟通管理制度
第1章总则
第1条目的
为了达到以下目的,特制定本制度。
1.所有项目信息能及时、清楚、具体的有效传递。
2.项目部内部、跨部门沟通交流能顺畅进行。
3.对外项目技术交流能严谨、合理,维护公司利益,树立公司良好形象。
第2条适用范围
本办法适用于公司项目部内部、跨部门、对客户/供应商所有项目的沟通交流工作。
第3条管理职责
1.项目小组的职责如下。
(1)定期召开/参与项目小组会议,以会议形式进行沟通交流,做好会议记录与归档。
(2)及时召开/参与项目阶段评审,以评审记录方式进行沟通交流,做好记录与归档。
2.项目部经理的职责如下。
(1)规范项目小组的沟通交流方式,及时更新项目小组成员名单,以及联系方式。
(2)负责内部各部门的资源协调与申请,客户需求响应。
(3)做好小组间的沟通交流,把控对外发布的邮件信息。
3.项目部长的职责如下。
(1)确保各部门对项目部的信息输入和输出的完整性,准确性,以及流程通畅。
(2)确保对外的交流信息符合公司规定,从维护公司利益出发,认真审核项目部所有对外的信息交流。
第3章规定
第4条邮件交流规定
1.所有新入职员工在完成转正手续后,方可申请公司邮件开通事项,特殊情况可提前申请。
2.所有涉及对客户、供应商商务方面的信息,项目部人员在没有得到公司总经理授权情况下,不得私自对外发布邮件,做出处理决定。
项目部仅需提供对应的数据信息,内部给出参考意见即可。
有违反者,记过通报,以及酌情进行一定的经济处罚。
3.所有涉及工艺报价、技术方案资料等邮件,需经过小组评审签字(至少两人)确认后,才能发布各部门或客户处。
4.所有对外邮件发送原则:
下级发送邮件同时需抄送给其直接领导及部门最高领导知晓。
有违反者,记过通报,以及酌情进行一定的经济处罚。
5.离职员工邮件处理办法:
离职员工在办理交接手续期间,需及时发布邮件给自己负责对接的所有客户,告知自己离职信息以及工作交接人员信息。
离职后将邮件密码移交给交接人员,交接人员接收邮件密码后当天更改密码,并于一个月后向总经办申请注销该离职人员邮箱的使用权限。
第5条电话沟通管理规定
1.所有涉及需客户或供应商确认的信息,包括:
图纸技术要求确认、工艺更改确认、模具/检具方案的确认、技术协议的确认等。
一律不允许仅通过电话进行口头确认,需发送邮件要求客户同样以邮件方式回复确认。
2.紧急的事项需发送邮件同时进行电话沟通,要求相应的配合部门或客户及时反馈信息,不能仅发布邮件后就弃之不理。
3.对外业务量比较多的均可申请公司手机号,给予一定的话费补助。
对外地客户,长途电话,可以使用办公司座机进行沟通交流,保持信息通畅,主动积极维护客户关系。
与客户沟通尽量使用公司手机号,离职后该手机号需在移交手续办理同时,归还总经办。
第2章附则
第6条办法的编制、修订与解释
本办法由项目部负责编制、修订,解释权归项目部所有。
项目启动规划管理制度
一、项目规划管理办法
第1章总则
第1条目的
为了达到以下目的,特制定本办法。
1.在项目开始前形成整体的项目管理指导框架。
2.保证项目后续工作顺利完成。
3.规范项目规划流程,提高项目规划的准确性与合理性。
第2条适用范围
本办法适用于企业所有项目的规划工作,具体的项目规划工作包括以下事项。
1.制定项目章程和工作说明。
2.规划项目需求和项目范围,对项目进行概况描述。
3.制订项目管理计划以及项目过程监督和指导的相关规定。
第3条管理职责
项目小组构建要求:
小组成员由各职能部门的工程师或经理或其上级领导组成。
职能代表,需满足相应的工作技能和专业熟练程度要求。
通过《项目组人员能力评价报告》对项目组各职能代表进行评价,能力不足者,需进行一定的培训,符合要求后,再委任相关项目任务,纳入《项目小组成员名单》。
职能代表,需明确自己在项目中的角色,包括需要完成的工作职责,项目要求的时间节点,项目管理的要求。
配合项目经理,及时反馈项目移交物,做好相关文件记录。
1.项目小组的职责如下。
(1)负责编制项目章程,对项目进行启动授权。
(2)组建项目团队,确定项目部及项目职能的相关责任人,对其进行分工。
2.项目部经理的职责如下。
(1)负责指导项目范围的确定、项目计划的制订等工作,并负责审核项目规划。
(2)制定项目运营过程中的指导、沟通和协调办法。
3.项目规划人员的职责如下。
(1)根据项目章程编制项目工作说明书、项目范围说明书、工作分解结构等项目规划文件。
(2)在工作进行过程中对上述规划文件进行修改和完善。
第4条项目规划管理原则
通过对公司项目的精细化管理,达到项目管理效益最大化和风险最小化。
第5条项目规划管理的依据
1.项目合同的要求,包括招标文件、合同文件、设计文件等。
2.法律、法规的要求,包括适用的法律法规及相关的技术标准、规范等。
3.《产品设计与开发管理程序》、《APQP管理程序》。
第2章制
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
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