福寿和物流部工作流程及制度.docx
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福寿和物流部工作流程及制度
仓储物流部管理制度
一.
仓储物流部门工作规范
第一条岗位设置
1、库房主管(库管):
负责库存商品的进、存、出管理工作。
2、配送人员(司机):
负责提货、发货工作。
3、维修技术人员:
负责商品的维修、维护、保养工作。
4、岗位设置目的:
高效率、高质量的完成商品保管和配送工作任务,确保客户及各业务部门货品供应和配送的及时、准确、完整、符合要求。
5、岗位设置原则:
三岗分工明确各负其责,又必须紧密沟通,相互监督制约、相互帮助促进。
第二条工作纪律
1、任何人严禁在库房吸烟、点火;不得存放易燃易爆等危险品。
如打火机、火柴、酒精、燃油等。
备:
水桶,水管,灭火器并保证能正常使用。
2、仓库门、窗户必须装有防盗防护网。
下班必须密闭所有窗户,反锁大门,并认真检查确认,保证库房安全。
防鼠、防猫;防尘、防水、防火、防盗。
(三关:
请随手关灯/关窗/关门)
3、任何人没有经公司授权,不得以任何借口和理由,私自接受厂家和客户的钱、物、礼品。
4、零配件,工具、赠品均属公司财务,任何人不得私自销售或转借他人。
所有票据,快递要及时上交行政部或采购部。
5、库房钥匙由(库管)专人负责保管。
未经总经理授权,不得私自复制、不得转借他人。
任何人没有库管及公司特殊授权,不得进入库房。
2.采购部流程及管理制度
第一条采购部的工作流程
1、库管根据公司各仓库库存商品实际情况及销售计划,提供要货明细报采购。
2、采购核实库存,根据库存需要和销售计划,及时有效地在速达软件中编制采购定单,并签字确认,然后会计审核签字。
3、采购将编制好采购订单及采购付款金额交会计审核签字。
再交副总经理签字,最后将采购订单交给总经理签字转会计。
4、会计将签字完整的采购订单交给出纳,通知出纳付款。
5、出纳按照采购定单上的有效金额,及时准确的将购货款以合适的方式支付给供应商。
出纳付款前应电话确认对方付款信息,付款后应通知对方,我公司已通过何种方式汇款,要求对方及时发货。
6、采购跟踪监督采购商品入库。
7、出纳付款结束后,随即由采购将付款单据准确输入“采购付款--采购预付款”模块。
然后将有效的付款单据(银行回单或网银回单)及采购订单及时交给会计。
8、会计根据出纳传递的原始凭证记帐(将付款单据及采购定单粘贴在后面)。
9、采购等到同批次采购商品入库后,再在财务软件中做采购预付款转应付款。
10、采购和会计每天核对采购付款、采购入库情况,有变动及时入账。
每周财务部门与采购部门核对应付账款余额,发现问题及时处理。
第二条采购部的任职要求:
1、熟悉采购及供应链管理,熟悉本行业相关产品知识
2、具备较强的计划、组织、协调、沟通能力
3、具有较强的人际交往能力,语言和文字表达能力
4、能熟练使用办公软件。
第三条采购部的岗位职责:
负责公司供应链的开发与管理、商品采购工作。
1、制定编码规则;对所有商品进行统一分类编码管理;
2、新商品开发、新供应商开发;
3、谈判争取最优惠的合作方式、采购价格和采购政策;争取广告促销、配送及数量折扣或赠送、返利等支持;
4、进行商品调研;竞争厂商、同类产品的价位、促销等市场信息的收集、分析;消费者信息及市场信息;
5、商品的比价、询价事项等;采购成本控制;
6、商品定价,进行商品毛利规划;
7、新品试销计划以及淘汰建议;
8、商品促销计划的制定与执行;
9、滞销商品的淘汰评估和执行
10、列出热门、冷门商品排行榜供决策用;
11、店面商品陈列布置的设计;
12、协助门店解决商品问题;
13、协助公司营运目标的达成;
第四条采购部的工作要求:
1、对部门下属的工作进行监督和检查,确保本部门工作高效开展。
2、审核单品是否调价(进/售价),并进行确认,促销单品是否合格;日期段内商品销售排行,进行商品管理分析汇总调整。
3、每月分析一次销售情况,审核各部组滞销商品的淘汰以及畅销商品的调整和新商品的导入。
4、随时掌握商品的毛利率和费用率的比例,进行及时调整。
5、随时掌握店内排面调整后对销售额的影响,并及时反馈至营运部。
6、每周参加一次与营运部的沟通会,及时解决采购与营运存在的问题。
7、定期或不定期制定促销计划,并对每期促销进行评估、总结。
8、审批并确认促销协议;确定商品促销时间。
9、每月初将上月的全部采购任务完成及未完成情况逐项列出报表,呈公司总经理及财务部经理审阅,以便于上级主管掌握全公司的采购项目。
三.库房管理制度
第一条库管的任职要求:
1、品德端正,人格高尚;廉洁奉公、忠于职守。
2、有强烈的责任心和敬业精神。
3、具一定的仓库管理经验。
商品的维护保养、安装、使用等专业知识。
4、能开创性的工作、能不断的改进方法、提高工作效率,全身心的投入工作。
第二条库管的主要职责(2个“量”)
1、保证货品的数量。
----数量不能少。
2、保证货品的质量。
----不被损坏、耗损、弄脏,能达到出仓要求。
第三条工作规范和要求
必须严格按要求,执行规定的工作流程。
1、库管必须建立库存帐(手工帐);
三要求:
真实;日清月结;帐货相符。
2、入库必须立即填写入库单。
2.1入库的货品指:
商品、赠品(或样品)、促销礼品、配件、工具等;所有公司财物均必须按规定登记入帐。
2.2库管必须根据送货凭证或送货清单,认真审核、验收入库,并填写入库单。
2.3入库单内容:
货品名、规格、型号、颜色、数量、供货厂商、入库日期。
2.4入库单一式三联:
。
收货人(库管)---入库人(采购)---财务(会计)三人签字并留存。
2.5司机和库管必须双审核、在入库单上双签字确认后由库管交采购签字入帐,再交会计确认留存。
2.6货品当日入库,当日必须填入库单上交财务和采购,并登记入手工帐。
3、出库(调拨单)必须凭有效单据出库。
3.1有效单据指:
有库管、物流主管双签字的出库单(销售单)一式四联。
3.2出库单(调拨单、批发销售单)内容:
品名、规格、型号、数量、单价、金额、日期、客户名称(收货人)
3.3库管和司机必须凭:
有业务部(经理)审核价格、财务部(经理)确认收款的双签字后的出库单(销售单),方可按指令配送发货。
3.4出库单:
一式三联库管签字确认并保存,收货人一份,交采购(下电脑胀)一份。
4、出入库注意事项
4.1入库验收注意:
包装有无破损,如有破损要开箱验收核对数量、检查质量。
保证所有入库商品的质量合格/数量完整。
4.2出库审核注意:
保证所有出库商品的质量合格;产品的厂牌、数量、规格、型号准确无误,
4.3外包装规范、结实、符合配送要求;能有效保护商品的安全、不被损害。
5、货品存放
按商品品牌/商品类别,分区/分类有序存放。
原则一:
便于清点、查找;易于存取、维护。
原则二:
保护货品不被损害、磕碰、需要安装的商品提前安装好配套附件。
具体要求:
1)医疗器械与非医疗器械分开;
2)合格品与不合格品分开;
3)效期商品要遵循“先进先出,近效先出”的原则
4)电子医疗仪器及贵重货品要特殊专管,要轻拿轻放、严禁摔碰。
5)一次性护理用品、卫生用品要防潮防酶;
6)工艺礼品、木柄手杖要注意不能磕碰手柄;
7)轮椅要注意充气均匀,随车配件、工具、说明书必须完整齐全。
8)电动轮椅、代步车:
电池必须按计划定时维护充电,每月两次。
9)手杖、座厕椅、助行器、轮椅等产品出库前均要检查是否完好无损。
目的:
保证货品在库期间的安全、合格。
6、库房管理规范
6.1货品盘点:
库房保管员要在货品入库和出库时,随时清点、核对;每周对重点贵重、小件商品进行清查。
每月全面清盘库存。
发现问题及时核对、解决、上报。
6.2要随时了解主库房和各分部的库存状况。
要统筹调配各部门货品,保证货品不积压,保证业务部及客户的货物供应及时、准确、充足不断货。
6.3新到货品要24小时内通告各业务部门,及时安排配送;
6.4积压滞销商品要督促通告各业务部门,提出处理意见。
提高库房利用率。
6.5根据出库情况及时拟订缺货采购计划,提交采购部门进货,并提出进货意见。
如:
数量、规格、款式、颜色等。
6.6旺季、畅销商品要保持库存货物充足。
淡季滞销产品要及时处理积压。
6.7近效期产品要及时通知督促业务部直到问题处理为止。
6.8库房要保持干净整洁、货品陈列美观有序。
6.9库房任何配件、赠品不得私自销售,必须整齐堆放保存。
四.各店销售管理制度
第一条销售小票规范化
1、各店销售小票与当月交回的销售汇总明细表要一致。
2、各店售出商品后发生顾客退换货时,需收回顾客联和原小票装订
并标注作废一起交回,退换货要在销售汇总表上体现,用红色笔标
志。
3、当月的销售小票与销售汇总明细表由店长签字在次月3号前交给
采购(商品部),外地店在5号前交回。
商品部复核签字把结果和
票据交给财务部会计。
4、在次月的7号前采购要将上月业务收入汇总(各店、批发、团购)
表交给刘总。
5、各店不准打白条拿商品(除刘总签字外),后果自负。
第二条盘点方式
1.各直营店每月必须对店内存货进行自查盘点,实行店长签字负责
制。
次月5号前各店将截至到上月末的存货盘点情况汇总表报业务部、
财务部各一份。
2.业务部、财务部要责成专人负责,细致核对账目。
发现问题及时处
理、上报。
如有隐瞒、失职,追究相关责任人的责任。
3.业务部、财务部要定期不定期的对各店的库存进行盘查,以保证公
司财产安全。
五.司机管理制度
第一条司机的岗位职责
1、必须严格保管提货或发货的原始凭证单(运输合同单);提货、发货原始凭证,每周编号装订封存,每月底汇总交公司财务部统一保存,至少2年以上;司机分类按日期顺序登记发货(出货)和提货(收货)的流水帐;发货后一周内确认货品是否被客户完整合格收取。
发货单必须有业务部确认签字。
2、提货的原始凭证(运输合同单)必须有库管(收货人)收货后的签字确认;协同监督库管,认真审核入库,并填写入库单一式三联,交财务和采购确认。
3、厂商的随货同行单和发货清单必须由司机(库管)随入库单一并交会计审核后交采购确认并留存。
4、司机给外地客户发货前必须认真核对收货人姓名、电话和地址。
避免电话和姓名填写错误,发错货。
5、发货:
根据出库单(销售单),认真核对货品名、规格、型号、数量,产品质量是否合格;包装是否符合要求;核对发货的件数、收货人姓名、电话、地址;确认发货方式:
汽运、火车快运;运费是现付(我方付)或提付(客户付)。
了解货运的基本情况如:
何时发、何时到、大约几天?
整理和登记货运公司档案。
进行评估评级(A/B/C三级)评估和筛选,对信用良好、价格公平、服务周到的货运公司进行长期的签约合作(签订长期货运合同)
6、货品维护
保证提取或发货配送保管期间产品的精心呵护,不被损坏、损耗、弄脏。
提发货品均要根据货品妥善整齐摆放,贵重商品要专门保管;轮椅原则要带纸箱完整配送、否则必须保证带塑料袋套装、轮胎不得着地、不得弄脏或磕碰,开包装的必须保证配件齐全、配套;手杖严禁磕碰手柄;电子仪器等贵重货品要轻拿轻放严禁挤压摔碰;包装盒不得挤压不得影响销售;
7、提货
首先确认发货地;发货厂商;货品名称;数量;货运站名称、地点;确认有无运费、手续费等,货运站的联系电话。
准备提货手续、合理安排提货时间、提货方式。
提货要注意:
核对货品的数量(件数)是否与发货单对应;包装是否完整;如数量不否或包装破损,要立即与货运公司交涉处理,并通知公司相关负责人。
等候指令后处理。
确保提货的数量完整、质量合格。
第二条司机任职要求:
1、具备专业资格和技能
有5年以上的实际驾驶经验,能熟练、安全的驾驶公司指定的汽车;了解汽车保养和维护的相关知识、有一定的车辆故障排除和检修能力。
必须熟悉《中华人民共和国道路交通管理条例》及有关交通安全管理的规章规则,并能自觉遵守、保证安全驾车。
2、高度的工作热情,良好的职业素养。
3、熟悉公司的产品、业务流程
4、高度的责任心和敬业心,能忠于职守、服从工作安排。
第三条工作规范
1、车辆的维护和保养
1.1要爱惜所驾驶车辆,时时注意车辆的保养,经常检查车辆的主要机件。
每周、每月对自己所开车辆进行检修和维护,确保车辆能正常安全行驶。
发现车辆有故障时要立即检修。
无能力处理或处理不了的,应向公司报告,并提出具体的维修意见(包括维修项目和大致需要的经费等),批准后执行。
未经批准,不许私自将车辆送厂维修,违者费用不予报销。
1.2出车前、均要例行检查车辆的轮胎胎压、油、水、电、及其他性能是否正常;出车在外或出车归来停放车辆,一定要注意选取合法合规安全的停放地点和位置,不能在不准停车的路段或危险地段停车。
司机离开车辆时,要锁好保险锁,防止车上物品及车辆被盗。
1.3保持车辆的清洁、卫生;保持良好的车容车貌。
1.4车辆的年审或年检,各项手续的办理等。
2、接待任务
接、送客人(贵宾)时要积极热情、并注意维护公司的形象。
2.1要提前做好车辆清洁卫生工作,确保车内干净、无异味,座椅清洁并安装到位。
2.2要注意自己的仪表形象、着装整齐。
2.3言谈举止要得体、安排要周到。
3、工作纪律
3.1司机对自己所开车辆的各种证件的有效性应经常检查,出车时保证证件齐全。
3.2工作日期间或工作时间段内(中午)严禁喝酒,严禁酒后驾车,违者重罚。
因酒后驾车所造成的一切后果(交通事故或违章)均由司机本人承担全部责任。
3.3未经公司批准,不得私自将车开离公司;不得公车私用;不得将自己所驾的车辆随便交给其他人驾驶;否则责任自负、并受重罚。
特殊说明:
公司车辆原则一律不准私自外借或出租;任何人特殊情况需要用车,司机要要提前申请并征得公司批准,并提出承担燃油费用及车辆损耗两项费用的收费标准的意见,由公司批准后方可授权使用。
如:
一是燃油费(车辆用完后要主动加满油),
二是车辆损耗费用,最低100起,到500元不等,根据情况而定)
私自用车所产生的的违章或交通事故由当事人承担后果。
3.4司机驾车一定要遵守交通规则,文明开车,不准危险驾车(包括高速、追尾、争道、赛车等)。
如发生交通事故,能适用快速处理的,快速处理方式解决;否则应当立即报警待处,不得逃离现场。
3.5司机因违章被罚款的,罚款金额不予报销。
违章造成事故的由当事司机承担全部责任和后果。
3.6必须坚守工作岗位,做到随叫随到,不得擅自离岗、早退或迟到,任何时候,司机必须随身携带手机,对公司领导或同事的呼叫,应立即应答。
情况特殊确实不能应答的,事后一定要说明原因。
3.7司机对上级的的调度安排,应无条件服从,积极配合公司各个部门不准借故拖延或拒不出车。
3.8服从部门经理的安排,完成本部门的其他工作任务。
如:
配合库管出入库、整理库房;配合维修技术人员进行产品维修等。
3.9费用报销:
司机所有因公费用,实报时销;不得虚报瞒报;不得贪污或变相侵占公司钱财和物品;要时时以公司利益为重、维护公司的财产不受损失、为公司节约成本费用。
每月汇总报告油耗统计表。
注:
物流外包参照外包协议执行。
六.退换货管理制度
第一条商品退换货政策
自商品购买之日起7天内,为您提供退换货服务。
(详细说明)1、一件商品只提供一次退换货服务,为了确保您的权益,请考虑周全后与我们联系。
2、特殊商品之护理用品类,如座厕椅、纸尿裤、护理床等,购买后非质量问题不予退换。
3、任何因非正常使用及保管导致出现质量问题的商品,不予办理退换货。
4、办理退换货前,请与客服联系(客服电话:
400-0351-046,告知您的购买日期购买门店及退换货原因、联系方式等,我们将竭诚为您解决相关问题)
5、办理退换货时,请保证商品购买时的小票、配件、及包装完整。
若有赠品,请一并退回。
6、如您进行礼包或套装中的商品部分退换,将无法享受礼包或套装购买时的优惠。
7、如您购买商品时已向您提供发票,则请您携带发票办理退货或订单金额发生变更的换货,请您妥善保管发票,如发票丢失,将无法办理退换货。
8、在您办理退换货后,根据您退换货的具体商品积分原则,您在福寿和的会员卡积分将会相应增减。
9、特殊商品之血压计、血糖仪等如出现质量问题,将为您安排维修,请与客服联系(客服电话:
400-0351-046),我们将竭诚为您服务。
第二条退换货方式及费用承担
1、支持上门退换货区域(购买门店方圆5公里内):
一件商品,只为您提供一次上门退换货配送服务,大件商品如电动轮椅、电动代步车将根据商品重量或商品价格收取一定比例的服务费,详询店内。
2、在不支持上门退换货的区域,请您联系客服后,携带商品及购买凭证到购买门店办理退换货
七.维修服务人员管理规范
所有维修和售后服务,均按公司业务部门规定的收费标准进行收费、服务后24小时内安排业务部进行回访。
并进行满意度调查。
作为工作考评依据。
收费、必须登记入帐、交财务。
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