企业传真信息化解决方案myFAX方案2.docx
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企业传真信息化解决方案myFAX方案2
企业传真信息化实施方案
——myFAX方案
导语:
myFAX传真服务器充分利用企事业单位已有电脑和局域网,协助用户建立一个统一管理、全面协作、无纸化、无污染的传真应用环境,让企事业单位的IT投资更富成效;真正实现传真收发各个环节的全程无纸化,阻止垃圾传真,降低耗材费用;同时配合丰富的权限管理和系统设定,满足用户全方位的传真需求。
提纲:
一、myFAX传真服务器介绍。
1、工作原理;
2、功能特点;
3、产品型号说明及报价、图片;
4、传真费用分析;
5、myFAX与普通纸质传真机比较;
6、myFAX与同类产品比较;
7、myFAX的优势。
二、企业传真信息化实施方案。
1、实施的目的;
2、解决方案;
3、实施方案;
4、案例应用。
一、myFAX传真服务器介绍
(一)、myFAX传真服务器的工作原理
1.1、设计原理
即使在如今电子邮件、手机短信风行的当代信息社会,无论是企业、事业单位或行政机构,传真都是不可缺少的一种通信手段,传真作为一种能同时传送图像、文字信息的通信方式,已被广泛地应用,而成为当代企事业业务来往所依赖的通信工具之一。
随着社会的发展,企业信息化管理水平的提高,传真信息化水平也一定会提升。
myFAX传真服务器是将传真技术与网络技术相结合的一种智能型高科技产品,myFAX传真服务器在设计上采用myFAX软件与myFAX硬件相结合的方式,充分发挥软件和硬件的灵活高效.
工作原理是利用myFAX硬件设备对传真信号进行转换存储,进而转换成可供计算机识别的传真文件,它将传统的传真业务与网络应用集成在一起,在网络配置许可的范围内,将myFAX传真服务器通过电话线与外界相连,通过网线与局域网设备相连,并在局域网内的任一台电脑上安装myFAX软件,即可创建为整个企业提供安全、高效的局域网传真服务.
局域网内的每一个用户能通过myFAX管理器或电子邮件方式实现电脑自动接收、传真管理等功能,发送传真时客户机只需要提交传真给myFAX传真服务器,myFAX即能自动发送,系统管理员可以对系统进行参数配置,流程定制和用户信息管理等功能操作。
1.2、连接示意图
*无需任何电脑做服务器,直接接入公司网络交换机,实现整个公司共享使用。
1.3、操作模式
1.3.1、网页操作(采用B/S结构)
采用高效简单的B/S网络结构,不用安装任何软件只需要在浏览器处输入myfax硬件IP地址登录,即可收发传真,并支持外网访问,即使在外出差也可收发传真。
B/S结构,即Browser/Server(浏览器/服务器)结构,是随着Internet技术的兴起,对C/S结构的一种变化或者改进的结构。
在这种结构下,用户界面完全通过WWW浏览器实现,一部分事务逻辑在前端实现,但是主要事务逻辑在服务器端实现,B/S结构,主要是利用了不断成熟的WWW浏览器技术,结合浏览器的多种Script语言(VBScript、JavaScript…)和ActiveX技术,用通用浏览器就实现了原来需要复杂专用软件才能实现的强大功能,并节约了开发成本,是一种全新的软件系统构造技术。
B/S架构的特点:
●维护和升级方式简单。
目前,软件系统的改进和升级越来越频繁,B/S架构的产品明显体现着更为方便的特性。
只需要管理服务器就行了,所有的客户端都是浏览器,根本不需要做任何的维护。
无论用户的规模有多大,有多少分支机构都不会增加任何维护升级的工作量,所有的操作只需要针对服务器进行;如果是异地,只需要把服务器连接专网即可,实现远程维护、升级和共享。
所以客户机越来越“瘦”,而服务器越来越“胖”是将来信息化发展的主流方向。
以后,软件升级和维护会越来越容易,而使用起来会越来越简单,这对用户人力、物力、时间、费用的节省是显而易见的,惊人的。
因此,维护和升级革命的方式是“瘦”客户机,“胖”服务器。
●具有分布性特点,可以随时随地进行查询、浏览、操作等业务处理。
1.3.2、软件操作——myFAX工作平台操作
为了更方便客户的使用习惯,myFAX传真服务器还免费提供操作软件,与网页操作密切配合,使操作更简单、方便、快捷
二、myFAX传真服务器的功能特点
myFAX传真服务器充分利用企事业单位已有电脑和局域网,协助用户建立一个统一管理、全面协作、无纸化、无污染的传真应用环境,让企事业单位的IT投资更富成效!
真正实现传真收发各个环节的全程无纸化,阻止垃圾传真,降低耗材费用;同时配合丰富的权限管理和系统设定,满足用户全方位的传真需求。
⒉1、传真接收
▼自动无纸接收传真
对方来电,服务器自动发送传真信号提示,并开始接收传真,收完后自动保存到存储器里或分送到指定电脑里或转发到邮箱里,以便查阅。
▼传真虚拟分机
一台传真服务器,可以为多个客户端分配一个传真专属虚拟分机号,来电人只要输入分机号码,服务器就会将接收到的传真自动分发到对应分机号的员工电脑。
▼查看、编辑传真
接收的传真以加密形式保存在传真服务器和电脑中,可利用电脑上myFax.exe工作平台查阅传真,同时可以在电脑上完成传真数字签章后回复给发件方或进行内部转发。
▼传真转邮箱
用户在客户端设置电子邮箱地址,发给该用户的传真将通过互联网自动发送到指定的邮箱,即使出差在外,也能通过电子邮箱收看传真。
▼传真打印
myFAX的硬件可以对收到的传真通过指定网络中已共享的打印机自动打印,也可以有选择地打印出来,垃圾传真可直接删除。
▼语音提示
有来电时,服务器将自动接听并播放语音提示,来电人可按提示输入分机号,不知道分机号的来电人可直接按传真键发送到公共传真箱。
▼接收传真即时提醒
有新的传真到达时,电脑桌面的右下角会弹出提示框,提醒用户查看。
⒉2、传真发送
▲传真电脑发送
传真文件不需要打印,直接在电脑里发送。
▲高速传真
myFAX传真服务器支持SUPERG3高速传真,传真速度高达33.6K,最快平均3秒/页,是目前市场上唯一具有此功能的无纸传真机,大大提高你的传真效率。
▲虚拟打印发送
客户端工作平台安装完毕后,会自动添加虚拟打印机,任何可以打印的电脑文档、数据都可以通过传真服务器发送传真,操作如同打印一样简单。
▲传真群发
一份传真可同时发给多个号码,服务器自动完成,避免大量的重复工作,同时可以指定允许群发的时间段,使群发能在传真线路较空闲时进行。
▲定时发送传真
可指定传真的发送时间,服务器将按计划自动开始发送;发送国际传真时,可解决时差问题,并可选择费用优惠时段发送。
▲传真失败自动重发
因对方占线或无人接听导致传真失败,服务器将自动重发,并可设定重发次数。
▲传真转发
接收的传真可以按需要转发到其它传真机。
▲自动IP拨号
服务器可按设置为外地传真号码进行IP拨号,大大节省通讯费用。
▲传真实时反馈
自动将传真发送的每一阶段的各种状态向用户汇报,并能实时显示当前已经完成发送的百分比,传真发送全程把握。
▲传真发送优先级别
重要的传真将优先级别设为高时,在服务端的发送队列中将插队优先发送,不必排队。
⒉3、其他功能及传真管理
■安全数字签章
将经常使用的签名及公章扫描存入电脑,生成数字签章,签章受高强度加密保护,回复或发送传真前,使用时要密码解开后,在传真文件上电子签名或签章,使用如同在纸上一般简单。
■传真文件双重备份
传真文件在传真服务器和客户端电脑自动两重保存,双重备份,不必担心丢失传真。
■统一传真页眉
可以服务器上指定所有发送传真的页眉格式,规范传真格式,统一企业形象。
■传真排序检索
可按日期时间、传真号、收件人、来电号码等对传真进行排序检索,再多传真也能轻松找到。
■多线支持
设备型号的多样选择性,可以适应各类客户的不同传真需求,分别是myFAX100支持外接一条传真线,myFAX200支持外接二条传真线,myFAX400支持外接四条传真线,可任意设置每条传真线的收发和使用权限;当有大量传真接收或发送时,将自动寻找空闲线路接收或发送,并均衡每条传真线的传真负载量。
■三重防雷
设备内置三重防雷,能有效防止myFAX硬件设备被雷击坏而影响用户传真,并能减少用户维修设备费用。
■来电显示
myFAX传真服务器支持国际标准的FSK来电显示制式,准确辨别传真的来源,准确无误的拒绝垃圾传真。
■用户管理
所有用户均使用统一的软件界面,在myFAX软件界面上,管理员可为用户设置不同的账户、密码、管理权限、优先级等属性,方便管理。
如管理员可以添加、删除所有用户信息(用户名,密码用户权限传真转Email设置等),设定每个用户的收发权限,每条传真线的使用权限,是否自动转发到Email等。
■电话簿管理
用户可以使用电话簿,管理自己的联系人信息;可将公司名、电话、联络人全部输入保存。
支持新建电话簿,支持电话簿导入导出功能;支持新建群发组。
■传真日志
接收和发送的详细内容都会记录在用户日志中,每个用户发送和接收的传真自动按月份备份;同时支持用户自建日志文件夹,将特定类别的传真保存到一个文件夹中,方便管理。
系统支持日志查询功能,用户可以通过文件名、电话、日期、收发件人等信息,查找任意时间内收发过的任意传真文件安全数字签章
三、产品型号说明及报价、图片
3.1、产品型号
myFAX型号
100/100S
200/200S
400/400S
电话线路
1条
2条
4条
市场价格(人民币)
最大用户数
不限
不限
不限
存储容量
256M
256M
512M
传真存储数量
4000页
4000页
8000页
网络协议/接口
TCP/IP(10/100M)RJ45
传真线接口/类型
RJ11/PSTN
传真分辨率
98/196DPI
分机号位数
用户自定义
来电显示
FSK/DTMF
压缩方式
JBIG*/MMR/MR/MH
兼容传真速度
33.6k*/14.4K/9.6K/4.8K
兼容传真标准
SUPERG3*/ITU-TG3/G4
传真路由
来电号码/线路/传真机标识/分机号
客户端软件
支持(中文简体、中文繁体、英文)
浏览器操作
支持(中文简体、中文繁体、英文)
远程收发
支持(内置动态域名模块)
文件格式
任何可打印的文档
外形尺寸
280X150X45mm
450X150X45mm
电源
外置12VDC,1A
内置AC220V
认证
CE/FCC
只有100S、200S、400S才具有SUPERG3功能
3.2、产品保修
●产品执行国家三保政策,3个月包换,1年保修。
终身免费提供软件升级包。
3.3、产品图片
四、myFax传真服务器和传统纸质传真机费用分析
用myFax传真服务器,可以大幅度节省纸张、油墨、人力及传真机的采购、保养、维修成本。
通过实际试验计算得出,myFax传真服务器比传统纸质传真机的传真成本的节省80%以上。
我们以某公司每天发送传真30份(每份2张),接收30份(每份2张),以每年300天来计算。
试验得出的各项最低的成本计算得出,每年可为用户节约22132元传真成本,不计算人工成本,也能节省14632元。
耗材费用分析对比表:
(按照市场价计算)
项目
热敏纸传真机
喷墨传真机
激光传真机
myFAX无纸传真机
传真纸
0.15元/页
0.05元/页
0.05元/页
0
色带/墨盒/碳粉
0.05元/页
0.25元/页
0.15元/页
0
打印成本
0.20元/页
0.30元/页
0.20元/页
0
每天收发传真耗材费
24元
36元
24元
0
设备折旧费
300元
400元
500元
0
设备维修费
50元
100元
200元
0
每年收发传真耗材费
7550元
11300元
7900元
0
人工费用分析对比:
项目
传统传真机
普通数码传真机
myFAX
发送一份2页传真花费的时间(包括打印、填写封面、人工拨号、手动送纸、发送和传真保存归档等)
5分钟
50秒
50秒
每天发送30份传真时间
30×5=150分钟
30×50秒=25分钟
30×50秒=25分钟
平均人工成本(按照月工资2000元计算)
0.2元/分钟
0.2元/分钟
0.2元/分钟
每天发送传真人工费用
30元
5元
5元
每年发送传真人工费用
30×300=9000元
5×300=1500元
5×300=1500元
(此数据为单次发送比较,如果群发传真数据将根据群发的倍数而增加)
通信费用分析对比:
项目
传统传真机
普通数码传真机
myFAX高速传真
发送一页传真的时间(2份/页)
120秒
80秒
30秒
平均每天市内传真通信费用
0.22×15份=3.3元
0.2×15份=3元
0.2×15份=3元
平均每天长途传真通信费用
2分钟×0.7元/分钟×15份=21元
80秒÷6秒×0.03元/分钟×15份=6元
30秒÷6秒×0.03元/分钟×15份=2.25元
平均每天传真总费用
3.3元+21元=24.3元
3元+6元=9元
3元+2.25元=5.25元
一年300天合计
通信费用
24.3元×300=7290元
9元×300=2700元
5.25元×300=1575元
总费用对比表
项目
热传真机
喷墨传真机
激光传真机
普通数码机
myFAX高速传真机
每年耗材费
7550
11300
7900
0
0
人工费用
9000
9000
9000
1500
1500
通信费用
7290
7290
7290
2700
1575
费用总合计
23840
27590
24190
4200
3075
节约成本
87%
89%
87%
27%
五、myFAX传真服器与普通纸质传真机比较。
普通纸质传真机
myFax传真服务器
收发传真,需要纸张和油墨,费钱。
收发传真电子化,无耗材,省钱。
单机单用,多部分要购多台机,多维护,浪费多
能以一顶百,局域网传真共享,最实用。
拨号、上纸、分派文件等需要人工操作,费时
拨号、收发、分派等机器自动完成,省时
经常要换纸和墨粉、时不时卡纸维修等,麻烦
全程无纸化,即插即用,免维护,省事
大量的垃圾传真,没办法阻止,浪费纸墨
垃圾传真,电子格式保存,想删就删。
群发传真,人工操作,耗时耗力,效率低
群发自动完成,一天能发1000个号码,效率高
大量的历史传真文件,查找无处下手,不易保管
电子文件,容易归类存档,查找方便,保存久
出差异地,传真订单,无法接收
传真自动转邮箱,邮箱发传真,异地也能收发传真
七、myFAX传真服器的优势。
1、不需要电脑做服务器。
Myfax既是传真机又是一台服务器,采用系统软件和硬件集成,能够24小时独立稳定不间断
运行,不需要电脑做服务器,只要myfax设备开着就可以传真转E—MAIL,远程访问,传真
群发等。
2、B/S架构的IE界面,不需要安装任何软件就可以使用。
特别适合于与办公系统OA、ERP相互配合使用,简单实用。
3、带S系列支持SuperG3高速传真标准,最高速度可达33.6Kbps。
他支持更高的传真压缩方式JBIG,支持更多地区的来电显示美规FSK欧规FSK日规FSK和所有的DTMF,具有更好的抗干扰能力。
让传真更省时、省钱!
4、超大的临时存储空间 。
myFAX各型号的存储空间分别为256M512M1GB ,一次性可分别存4000页8000页8000
页传真,并且循环使用无后顾之忧。
5、安全保密 。
myFAX提供传真管理员与虚拟分机号相配合的功能,任何人都只能查看到自己应该看到的传真,避免公司的机密不应有的泄露,不是在服务器上可以查看所有的传真
6、与传统纸质传真机比较,myFAX传真服器更:
7、与同类产品比较,myFAX传真服器更:
二、公司传真信息化实施方案
(一)、实施传真信息化的目的:
1、完善无纸办公的内容,提升企业信息化水平。
2、传真统一管理,随时掌控。
3、节省办公成本。
4、节能环保、低碳办公的发展需要。
5、提高工作效率,优化业务流程。
(二)、传真数字化解决方案
普通纸质传真机面临的问题
myFax传真服务器解决方案
收发传真,需要纸张和油墨,费钱。
收发传真电子化,无耗材,省钱。
单机单用,多部分要购多台机,多维护,浪费多
能以一顶百,局域网传真共享,最实用。
拨号、上纸、分派文件等需要人工操作,费时
拨号、收发、分派等机器自动完成,省时
经常要换纸和墨粉、时不时卡纸维修等,麻烦
全程无纸化,即插即用,免维护,省事
大量的垃圾传真,没办法阻止,浪费纸墨
垃圾传真,电子格式保存,想删就删。
群发传真,人工操作,耗时耗力,效率低
群发自动完成,一天能发1000个号码,效率高
大量的历史传真文件,查找无处下手,不易保管
电子文件,容易归类存档,查找方便,保存久
出差异地,传真订单,无法接收
传真自动转邮箱,邮箱发传真,异地也能收发传真
(三)、myFAX传真信息化实施方案
方案实施非常简单!
把myFAX传真服务器连接到局域网内的路由器上,就可以让网内的所有电脑通过它进行接收或发送传真,实现传真共享,相当于给每位员工配置了专属传真机,以及统统解决了普通纸质传真机所带来的问题!
(四)、案例应用
1、背景描述:
A公司有一个总部和12个分公司,总部和分公司各设有行政部、财务部、销售部、研发部,总部与分公司之间的网络通信用宽带连接,没有组成VPN,总部和分公司有各自的局域网和传真号码,每家有30人使用传真,分公司各部门的传真文件同步自动抄送一份到总公司相应部门。
公司组织结构如下:
2、myFAX方案应用示意图
公司总部
网线
分公司1
网线
转
邮
箱
2、应用要求和实现方法:
应用要求
实现方法
1、每家分公司有30个人用传真,需要共享一台传真服务器;每个人不需要到传真机旁,在电脑上就能收发传真。
每家分公司配置一台myFAX传真服务器,按原传真号码数量配置不同线路类型的服务器。
把myFAX传真服务器连接到局域网内的路由器上,分配一个IP地址;并给每位员工分配一个虚拟分机号;就能实现传真共享,每位员工都能用电脑收发传真。
2、分公司的传真同步汇总到总公司。
员工的传真能够自动转到邮箱,并同步自动抄送一份汇总到总公司对应的部门里。
例如,B1的传真自动转发一份到B的邮箱里。
分公司的传真同步汇总到总公司。
因为总部与分公司没有VPN连网,所以可以通过传真转邮箱方式实现,即是B1的传真由传真服务器自动转发到它的邮箱,同时发一份给总部。
如下图配置所示:
4、实施方案费用。
只有一次性购买产品的费用,软件终身免费升级,一年保修,三个月包换。
产品型号的选择原则,原有多少个传真号码,就选多少口线路型号的产品。
假设,总部和三间分公司有两个传真号码,其他9间分公司只有一个传真号码。
型号选择、数量、费用如下表所示。
型号选择
单价(元)
数量(台)
总额(元)
MyFAX100
9
MyFAX200
4
合计
13
5、实施myFAX方案后的预期效果:
1、实现总部和12间分公司的员工都能通过局域网进行电脑接收或发送传真,相当于每人拥有一台专属的传真机。
2、整个公司的传真,实现统一管理。
分公司各部门的传真文件,每一份都会汇总到总部相对应的部门里备案,分公司的情况多一种方式及时了解。
3、节省办公成本。
整个公司的传真系统实现电脑收发,无需纸张和油墨,无耗材,免维护,一年能省上万元。
4、传真自动群发、收发,替代手工,节省时间和人力,提高工作效率;
5、完善无纸办公的内容,提升企业信息化水平;
6、数字化签名、批条、盖章,传真文件审核签章实现走网络化流程;
7、传真转邮箱,邮箱发传真,实现出差异地也能漫游收发传真;
8、传真文件高效管理,电子文件容易归类存档,容易查找,容易备份,保存久。
9、避免垃圾传真的干扰。
10、能够与办公系统OA、ERP相互配合使用,里面的报表不必打印再传真,可直接发传真,收到的传真文件可整合到ERP等软件里,存档和备份,形成统一管理。
安域电脑咨讯系统有限公司
http:
//www.myfax.cc
联系人:
李生
电话:
153********
QQ:
1075267855
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