行政部工作手册.docx
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行政部工作手册
行
政
部
工
作
手
册
2014年7月
目录
第1章总则……………………………………………………4
1、制定管理手册的目的…………………………………………………………4
2、行政部的职权范围……………………………………………………4
1、行政职责…………………………………………………………4
2、人事职责…………………………………………………………4
第2章部门架构……………………………………………………5
1、部门职责岗位图……………………………………………………………5
2、岗位职责描述………………………………………………………5
1、行政部主管岗位职责………………………………………………5
2、前台岗位职责……………………………………………………5
第3章行政工作管理流程……………………………………………7
1、行政制度管理…………………………………………………………………7
1、制度的建立和完善………………………………………………………7
2、规章制度的执行和监督…………………………………………………7
二、日常管理………………………………………………………………………7
1、受理电话规范……………………………………………………………7
2、来宾接待须知……………………………………………………………8
3、前台事务…………………………………………………………………8
4、公司文化建立……………………………………………………………9
第四章人事工作管理流程…………………………………………10
1、人事资源管理制度建设………………………………………………10
2、人员招聘管理……………………………………………………………10
3、员工培训和开发……………………………………………………………10
4、员工绩效管理………………………………………………………………10
5、员工薪酬管理………………………………………………………………11
6、劳动关系管理………………………………………………………………11
第一章总则
1、制定管理手册的目的
为了加强公司行政事务管理,理顺公司内部关系,使各项管理标准化、制度化、流程化、提高办事效率,我们在公司管理手册基础上结合本部门的工作特点制定《行政部工作手册》。
二、行政部的职责范围
1、行政职责
(1)后勤服务的全方位保障;
(2)建立健全各项规章制度;
(3)督促检查各部门对公司有关决议、计划及各项行政管理制度的执行情况;
(4)做好公司内部的联络沟通工作,及时向上反映情况,向下反馈信息;
(5)公司档案管理;
(6)办公用品及设备的管理;
(7)负责接待来访人员及对外联系工作;
(8)公司活动的组织。
2、人事职责
1、根据公司发展战略规划制定与实施公司人力资源规划;
2、控制人力资源管理成本;
3、落实公司组织架构和部门职能建设;
4、负责办理员工的招聘、录用、培训、转正、晋级、离职等人事手续;
5、负责公司员工的岗位职责、工作分析、岗位描述和完善;
6、负责管理员工劳动合同和人事档案、人事任免与人事政策的咨询;
7、根据公司业务需要和人力发展规划,制定公司培训规划并实施;
8、负责公司薪资、福利体系规划、设计和实施;
9、负责公司绩效管理和考评体系建立和实施;
10、处理劳动纠纷、员工申诉等;
11、负责公司企业文化建设和规划,提升归纳、深化企业文化核心理念和价值观。
第二章部门架构
一、部门岗位职责图
2、岗位职责描述
1、行政部主管岗位职责
1、组织制定及执行公司行政制度、流程和工作计划;
2、组织、协调公司的各种会议及大型活动;
3、负责公司内部、外部公共关系管理工作;
4、负责监督、指导各种行政费用的审核和控制工作,拟订行政费用的预算并监督预算的执行;
5、根据工作计划和目标,定期检查落实情况,及时向公司领导和其他部门反馈信息;
6、负责指导、管理、监督本部门人员的工作,改善工作质量和服务态度;
7、负责调查分析员工福利报酬情况,分析各岗位报酬的合理性,适时提出改善措施和办法;
8、解答员工就劳动法、政策和公司人事制度方面的疑问,协助解决人事劳资纠纷。
2、前台岗位职责
1、负责来宾的登记接待工作,来宾离开后,及时清理,把物品放回原位;
2、负责接收转发电话、邮件和信函,并做好记录、整理和建档等工作;
3、配合主管完成备忘录、通讯录、分机号等更新,文件的打印和复印工作;
4、执行公司考勤制度,负责员工的考勤记录汇总和外出登记工作;
5、负责办公用品及办公设备的清洁保养工作、环境维护、花木保养;
6、安排董事长、总经理、来宾及加班同事就餐问题;
7、做好员工、各部门及上级之间的沟通工作;
8、进行人事招聘工作,按照规定的员工入职程序,要求办理入职手续和离职手续;
9、建立并及时更新员工档案,做好每月离职、入职统计工作;
第3章行政工作管理流程
行政部是公司的直属部门,严格遵守公司各项管理制度,接受公司直接领导。
现根据公司实际状况,制定行政管理制度并适时进行补充,做到有章可循,违章必究,奖惩分明,树立正气,促使公司步入正常和快速发展轨道。
1、行政制度管理
1、制度的建立和完善
1、研究其他公司的规章制度,并参考其他公司的规章制度进行编制符合本公司的规章制度;
2、编制条例要清晰、易懂、合理、规范;
3、规章制度要全面、完整,能包括所有行为规范与准则;
4、规章制度要与公司匹配、符合,并对规章制度进行修改和完善,且不能违反相关法律条例的规定。
2、规章制度的执行与监督
1、编制完成公司的规章制度须各部门严格执行;
2、工作期间监督员工的行为是否执行公司规章制度,若有违纪者则做出警告或处罚。
二、日常管理
1、受理电话规范
1、电话铃声一响,应迅速接听。
2、总机在接听电话时要迅速,并用亲切的口吻说:
“您好!
,尚蛙网络”;
3、需要转接时,应对来电者说:
“请您稍等,我帮您转接。
4、若分机占线,应对来电者说:
“对不起,分机占线,请稍后再拨。
”;
5、若对方电话不清晰,应说:
“对不起,麻烦您再讲一遍”。
若来电者口气不佳或粗言粗语,都应和气应答;
6、在受理电话时,要认真听取对方谈话,必要时应做好详细记录;
7、结束通话前,道“感谢您的来电,再见!
”。
2、来宾接待须知
1、对非公司同事进入,应主动询问,了解来访目的及机构,姓名。
2、打分机联络被访者,以确定是否有空或接见,如等候时间过久,应主动再联络被访人,并委婉告之来访者原因,如被访者正在开会或会客,则需告之来访者再等片刻;
3、要求被访人在前台等候,不可让来宾自行进入;
4、来访者如果是高级主管之贵宾,即应与总经办联络,由总经办前往引导。
5、事先预定来访之贵宾,前台人员应随时注意仪表。
贵宾来时,一般由公司领导亲自到门口接见。
对推销货品之人或不速之客,亦因礼貌地请其留下名片并委婉谢绝。
3、前台事务
1、每天8:
25前打开公司所有门包括走廊尽头玻璃门,开鱼缸的灯,开打印机,开董事长办公室的喷雾装置,整理和打扫董事长和总经理办公室,保持办公室桌面清洁与整洁。
检查大会议室和小会议室桌椅是否整齐,桌面是否干净;
2、每天8:
25准时在群里发开早会通知,17:
25在群里发晚会通知。
周六视情况发例会通知。
3、8:
30之前检查员工的出勤状况,并填写出勤表,迟到者发群消息批评通告并根据情况做相应的罚款;刷新各个招聘网,从应聘简历中选择合适的电话通知其面试;
4、盘点各类办公用品库存及时购买不足的办公用品;
5、若董事长或总经理在公司,或客人在与被访问者商讨事务。
于11点20分,询问他们用餐需求,并根据要求订餐;
6、四点左右去购买当天下午茶物,等下午茶时间过后做好大会议室的卫生工作;
7、下班后检查门、空调、灯、电脑、投影仪、喷雾装置等仪器有没有关闭,确认后方可离开;
8、检查男厕灯有没有关,若是周六晚上则把水房饮水机的插头拔掉;
9、询问有无加班的同事,如有需要则为其订餐;
10、安排新员工办理入职手续和离职人员离职手续;
11、若有快递,则代签收,并QQ通知收件人来前台取件;
12、定时修改完善尚蛙员工通讯录,话机位置更换,要更换分机号。
13、做好主管或上级交代的相关事务。
4、公司文化建立
1、定期检查公司环境卫生,发现有不足的地方及时清理与整改。
定时检查员工桌面整洁情况,有问题的及时提出并进行纠正;
2、每周例会主持,包括新员工介绍,公司日常制度方面的注意事项,安排各部门进行工作总结。
适时安排培训;
3、公司文化氛围的建立,以及公司文化环境的改变;
4、公司每月活动的组织和安排;
5、重大节日提前拟好活动或福利方案,经总经理批准后执行。
第4章人事工作管理流程
人事部通过招聘、录用、培训、选拨、调配、调整、流动、考核、奖惩、工资福利、劳动保险、劳动争议处理等项管理活动,谋求人与事的科学结合和人尽其才、事竞其功的目标,并不断提高员工的整体素质,有效地组织员工,充分的调动员工的积极性、创造性,最终实现企业的发展目标。
1、人事资源管理制度建设
1、制定企业人力资源战略规划;
2、建立员工日常规范;
3、企业人事制度与工作流程,组织、协调、监督人事制度和流程的落实。
2、人员招聘管理
1、根据各部门需求,制定招聘计划;
2、招聘渠道的拓展和维护;
3、招聘过程中人员的测评和人员的甄选;
4、人员招聘工作的具体实施。
3、员工的培训和开发
1、制订企业年度培训计划与培训大纲;
2、培训课程的开发和管理;
3、员工培训的组织和过程管理,进行培训效果评估;
4、员工绩效管理
1、员工的日常考核;
2、设计企业绩效考核方案并组织实施;
3、企业绩效成果的评估与管理。
5、员工薪酬管理
1、企业薪酬状况的调查分析,提供决策的参考依据;
2、制定企业人力成本预算并监督其执行情况;
3、企业薪酬体系的设计;
4、员工薪资福利的调整和奖励的实施。
6、劳动关系管理
1、定期与员工进行沟通,建立良好的沟通渠道
2、企业员工劳动合同、人事档案等资料的管理,并及时更新
3、员工的入职、调岗、离职手续的办理
4、解答员工就劳动法、政策和公司人事制度方面的疑问,解决人事劳资纠纷。
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