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办公自动化讲稿
第一章办公自动化基本理论(3课时)
本章重点:
办公自动化的要素
办公自动化结构层次
办公自动化技术
办公自动化系统的发展历程
办公自动化系统的安全控制
第一节办公自动化的基本概念
本节重点:
办公自动化定义
办公自动化要素
办公自动化结构层次
办公自动化类型
办公自动化技术
一、办公自动化概况
办公是指人们在进行生产活动、科学实践和行政管理中,为实现一个具体的工作目标,所从事的事务或信息处理,简言之,主要是指各类各级管理人员个人或群体在办公室的工作。
办公室间隔上是一个管理的过程,管理的核心是人与知识,管理的目的是加强单位内部工作人员之间的沟通(Communication)、协作(Cooperation)和控制(Control)水平。
办公活动的中心内容是办公信息的采集、贮存、传播、处理、利用、管理和发布。
这一过程是一个围绕单位的最终目标而进行信息或事务处理和决策的活动过程。
传统办公以纸张作为数据的基本载体,并且通过手工方式来完成一系列工作。
由于纸质文档的生成、查询、修改和管理既费工、费时,又容易出错,因此这种办公方式严重影响办公事务处理的效率及质量。
办公自动化是在电子计算机和通讯设备普遍应用、信息处理业务日益繁忙的历史条件下产生的。
它利用先进的科学技术和计算机等办公设备,使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成,将人们从大量的繁重、重复的办公事务中解放出来,许多办公事务实现了电子化和自动化,实现“无纸办公”、“电子办公”,从而减轻劳动强度,改善办公环境,节省办公费用,提高办公效率和质量,并将办公业务从繁琐的事务级水平提高到计算机辅助科学决策的管理级水平,是对传统办公方式的一次革命。
办公自动化是科学技术发展、管理效率提高和市场竞争条件下的必然要求。
办公自动化的概念最早由美国在20世纪60年代由美国通用汽车公司D.S.哈特提出,70年代美国麻省理工学院教授M.C.Zisman曾为新兴的办公自动化做了如下定义:
“办公自动化(OfficeAutomation,简称OA)就是将过计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学应用于传统的数据处理难以处理的数量庞大而且结构不明确的、包括非数值型信息的办公事务处理的一项综合技术。
”1992年国务院电子振兴办公室对我国的办公自动化定义如下:
“办公自动化是应用计算机技术、通信技术、系统科学、管理科学等先进的科学技术,不断使人们的部分办公业务借助于各种办公设备,并由这些办公设备与办公人员构成服务于某种办公目标的人机信息系统。
”简而言之,办公自动化就是以计算机为主要设备的人机办公信息处理系统。
综合而言,办公自动化是一门综合性科学技术,它以行为科学为主导,系统科学为理论基础,综合运用包括微电子技术、自动化技术、计算机技术和网络通信技术等在内的信息技术,完成各种办公业务。
其目的是提高办公工作的质量和效率,促使办公工作规范化、制度化,并为决策人员提供更多的办公信息和决策方案。
办公自动化中,计算机信息处理是核心,办公设备是重要条件,办公人员是决定因素。
如扬州大学的校园办公系统
由于办公自动化技术的不断发展,办公自动化新产品的不断出现,人们管理思想的不断进步,办公自动化的内涵和外延也不断地变化和扩展。
最早的办公自动化指的是传真机、打字机、复印机等办公设备的使用。
接着,办公自动化指的是用电脑进行文书存贮、排版及输出工作,用电脑对人事、财务等方面进行管理。
而现代办公自动化系统更着重于提供办公信息的共享、交换、组织、传递、监控功能,提供协同工作的环境。
随着互联网技术和通信技术的飞速发展,联机办公、移动办公、远程办公等办公方式的出现,更加丰富了办公自动化全新的内涵,办公自动化将朝着数字化、无纸化、集成化、多媒体化、信息一体化的方向发展。
二、办公自动化要素
尽管办公自动化定义有多种不同的表述方式,但有六个要素是相同的,即科学技术、办公场所、办公业务、办公设备、办公人员、人机信息处理系统,它们缺一不可。
(一)、科学技术
办公自动化的支持理论是行为科学、管理科学、社会科学、系统科学、系统工程学、人际工程学等,直接利用的工程技术是计算机技术、通讯技术、网络技术、自动化技术等,它们是办公自动化的理论和方法。
(二)办公场所
是完成工作任务的场所,俗称办公室。
现代的办公场所,是单位内部进行业务信息的共享、交换、组织、分类、传送和处理的一个集合空间,它既可以是具体的,也可以是一个虚拟的空间。
(三)、办公业务
办公业务指办公的具体工作内容,包括事务处理(如文书写作编辑、公文传阅审批、通知打印发送、文档资料管理、会议组织安排等);信息管理(信息的收集、加工、传送、交流、存取、应用和反馈);咨询决策(收集资料、确定目标、拟订方案、分析评价、选择决定)等,是办公自动化的内容和任务。
(四)、办公设备
办公设备是办公自动化的物质条件,关系到办公的质量和效率,其中心设备是计算机,其他设备主要有以下几类:
1.输入输出设备,如扫描仪、读卡机、语音和手写输入设备、数码相机和摄像机、打印机、绘图仪等。
2.文件复制设备,如复印机、速印机、电子排版轻印刷系统等。
3.数据存储设备,如磁带机、磁盘、光盘等。
4.办公通信设备,如电话机、传真机、网络设备等。
5.其他辅助设备,如空调、稳压电源、不间断电源等。
(五)、办公人员
办公人员是办公的第一要素,是办公自动化的主体。
根据担负工作职能的不同,可以分为文秘档案人员、行政管理人员、职能部门的专业人员和领导干部,办公人员的素质和能力直接影响着办公自动化的水平。
不同的用户群对办公自动化有不同的需求。
办公自动化系统对于领导者就要起决策支持系统的作用,对于中层管理者就是管理信息系统,对于一般人员就是业务处理系统。
(六)、人机信息处理系统
一个比较完整的办公自动化系统应包括信息采集、信息加工、信息传递,信息保存四个基本环节,它的核心任务是向它的用户(各类办公人员)提供所需要的信息。
因此办公自动化又被称为办公信息系统(OfficeInformationSystem,简称OIS)。
办公自动化系统综合体现了人、机器、信息资源三者的关系。
信息是加工的对象,机器是加工的手段,人是加工过程的设计者、指挥者和成果的享用者。
三、办公自动化结构层次
从系统的信息处理功能角度,办公自动化一般可分为三个结构层次,即事务型办公自动化系统、管理型办公自动化系统和决策型办公自动化系统。
这三者的嵌套关系为:
事务型为基础层,面向具体的办公事务;管理型为中间层,它包容事务型办公系统,同时以其自有的MIS(管理信息系统)为支持;决策型为最高层,它以事务型和管理型办公系统的大量数据为基础,同时又以其自有的决策模型为支持。
如图所示(板书)。
(一)、事务型办公自动化系统(90%具体事务+10%决策分析)
事务型办公自动化系统包括基本办公事务处理和机关行政事务处理两大部分,目前应用最广,即一般所说的办公自动化。
办公事务处理经常完成的工作有:
文字和报表处理、日程管理、文件收发、公文办理、邮件处理、文档资料管理、快速印刷、数据汇总;机关行政事务处理是指与整个组织机构有关的公共事务的处理,如人事、工资、财务、房产、基建、车辆和各种办公用品的管理等。
此外,在办公事务处理级上可以使用多种OA子系统,如电子出版系统、电子文档管理系统、智能化的中文检索系统(如全文检索系统)、光学汉字识别系统、汉语语音识别系统等。
在公用服务业、公司等经营业务方面,使用计算机替代人工处理的工作日益增多,如订票、售票系统、柜台或窗口系统、银行业的储蓄业务系统(自动取款、自动存款)、酒店业的房间预定系统等。
事务型或业务型的OA系统其功能都是处理日常的办公操作,是直接面向办公人员的。
为了提高办公效率和办公质量,适应人们的办公习惯,要提供良好的办公操作环境。
下图所示为一个典型的事务型办公自动化系统。
1.文字和报表处理系统:
包括各类文书(通知、报告、公函、文件)的起草、编辑、修改、排版、存储、打印等功能及各类数据表格和规范报表的编制、生成、打印等功能。
2.公文管理系统:
主要包括公文接收、登录、流转、批办、分发、拟办、催办、查询、归档等功能。
3.档案管理系统:
主要包括文献档案的接收、组卷、编目、转存、销毁、利用、检索、统计等功能,还具有档案使用的管理功能,如查阅时间登记、显示借阅清单等。
4.会议管理系统:
主要包括会务准备(准备会场、起草文件\报告)、会议通知、会议资料、会议纪要及文件归档等功能,它与公文管理系统和档案管理系统相关。
5.轻型印刷系统:
包括电脑激光照排系统和小型高速印刷机。
一般单位使用微机、文字处理软件和打印机即可满足要求。
6.行政事务管理系统:
包括人员出差管理、公务用车管理、人事管理、设备管理、后勤管理等机关和单位内部事务的处理。
7.系统维护:
主要包括业务流程管理、代码和数据维护、系统注册、权限管理、数据备份/恢复等功能。
在硬件方面,事务型办公自动化系统主要依赖微型计算机及其外设和其他一些办公设备如打印机、传真机、复印机,软件方面主要依靠通用软件(如文字处理软件、电子表格软件、小型数据库等)和办公应用软件(如人事、财务、工资管理软件等),通信方面除采用信函、电话和传真等传统的方式外,也常使用磁盘传递、计算机局域网、广域网及电子邮件、电视会议系统等方法。
此外,事务型系统也建有与办公业务有关的小型数据库系统,如机关内部文件、会议资料、办公用品发放、人事档案等内部数据库,形成信息中心。
(二)、辅助管理型办公自动化系统
辅助管理型办公自动化系统是由事务型办公自动化系统支持的,以管理控制活动为主的办公自动化系统。
管理型办公自动化系统除具备事务型办公自动化系统的全部功能外,主要增加管理信息系统功能,即以较大型的综合性数据库为主体,为单位和部门的运行、管理、分析、计划及决策等职能提供信息服务。
管理型办公自动化系统一般建立在中大型或超小型计算机的硬件基础上,同时配备多功能工作站和语音、图象处理设备等,并连成计算机网络。
设在计算中心的中大型或超小型计算机主要完成管理信息系统功能,处于第一层;设在各职能机构的高性能微机主要完成办公事务处理,处于中间层;工作站和一般微机则置于各基层科室,为最底层。
这种普遍采用的三级通信网络具有很强的分布处理能力和很好的信息共享性能。
软件方面,除具有事务型办公自动化系统的各种通用、专用办公软件外,还要建有支持管理信息系统的基础数据库和专业数据库,如政府部门的计划、贸易、统计、税务、财政、物价、物资、金融、审计等数据库和企业中的设备、产品、成本、技术、生产、工资等数据库,提供信息综合分析统计功能。
(三)、决策型办公自动化系统(10%具体事务+90%决策分析)
决策型办公自动化系统以上述两种系统为基础,是具有决策或辅助决策功能的系统所组成的最高级系统。
决策型办公自动化系统除具备前两类系统的功能外,主要具备决策支持功能,诸如国民经济计划和综合平衡决策,经济效益预测和经济结构分析等。
系统中辅助决策能力的强弱反映了该系统水平的高低。
决策支持功能必须建立各种可供决策分析参考的模型,包括经验模型和实验模型,常用的包括计划模型、预测模型、评估模型、投入/产出模型、反馈模型.结构优化模型、经济控制模型、仿真模型、综合平衡模型等。
各种模型根据大量的数据分析出多个可能的方案,为决策者提供决策建议。
决策型办公自动化系统硬件设备与管理型办公自动化系统类似,并需要综合型通信网络的支持。
另外还装备具有高速运算能力和海量存储能力的大型计算机,用以完成决策支持功能。
它是智能型系统,需要综合型数据库作为其决策信息的来源,通过模型库、方法库、知识库和专家系统进行各种决策的判断。
办公自动化系统不仅要完成常规的办公事务处理,更重要的是为管理决策层提供与管理与控制有关的信息。
因此,办公自动化系统与管理信息系统(ManagementInformationSystem,简称MIS)和决策支持系统(DecisionSupportSystem,简称DSS)三者之间有密切的关系,既相互独立,又互相渗透。
三者的关系如右图所示。
其中OA指事务型办公自动化系统,三者融合的阴影部分即决策型办公自动化系统。
事务级OA系统、信息管理级OA系统和决策支持级OA系统是广义的或完整的OA系统构成中的三个功能层次。
三个功能层次间的相互联系可以由程序模块的调用和计算机数据网络通信手段做出。
一体化的OA系统的含义是利用现代化的计算机网络通信系统把三个层次的OA系统集成一个完整的OA系统,使办公信息的流通更为合理,减少许多不必要的重复输入信息的环节,以期提高整个办公系统的效率。
一体化、网络化的OA系统的优点是,不仅在本单位内可以使办公信息的运转更为紧凑有效,而且也有利于和外界的信息沟通,使信息通信的范围更广,能更方便、快捷地建立远距离的办公机构间的信息通信,并且有可能融入世界范围内的信息资源共享。
通常,事务级OA系统称之为普通办公自动化系统,而信息管理级OA系统和决策支持级OA系统称之为高级办公自动化系统。
例如,市政府办公机构,经常定期或不定期的收集各区、县政府和其它机构报送的各种文件,然后分档存放并分别报送给有关领导者阅读、处理,然后将批阅后的文件妥善保存,以便以后查阅。
领导者研究各种文件之后作出决定,一般采取文件的形式向下级返回处理指示。
这一过程,是一个典型的办公过程。
在这一过程中,文件本身是信息,其传送即是信息传送过程。
但应当注意到,领导在分析决策时,可能要翻阅、查找许多相关的资料,参照研究,才能决策,所以相关的资料查询、分析,决策的选择也属于信息处理的过程。
例如,扬州市广陵区政府报来文件要求某地区盖一座公共建筑,申请批准,文件传递到市政府有关机构,市有关领导看到文件后,要安排城建、规划等有关部门去查找有关盖楼规划的文件法规,又需要安排财政部门研究全市的经费预算,以及其它许多参考资料,然后研究决定同意或不同意。
并以文件或通知的形式把决定这一信息反馈给广陵区政府。
这个例子中,信息以文件方式传递、处理;领导查阅、参照的有关法规也是信息,这是数据信息。
研究决定过程,主要是领导者的意志。
但是客观信息分析,可以做出几种可选择的方案。
在这个全过程中,如果采用计算机处理来往的文件,可以说是初步程度的自动化。
如可以用计算机查询各种资料数据,这是更进一步的自动化。
如果由计算机自动分析有关本事件的资料,自动提供若干个供决策者采用的可能决策,则是更深层次的有人工智能观念的办公自动化。
再进一步分析这个例子,如果市政府微机办公系统和市政府法规信息数据库系统、市政府财务管理系统是一个集成化的统一系统,计算机自动从有关系统中寻取机关资料,这种系统就是办公自动化更高层次的集成化。
另外,如果市政府办公系统和区政府办公系统是一个集成的计算机网络系统,可以通过网络传递信息,可以远程处理业务,那这就是一个更进一步的网络化的办公室自动化系统。
所以,办公自动化系统本身是一个多层次的系统,在各种层面上,可以说实现了办公自动化的一部分业务,而从最初级的自动化开始,随着采用的技术不同而逐步构成一个更高级的自动化系统。
四、办公自动化类别
面对不同的业务环境和管理规模,办公自动化可分为若干类型。
(一)、从业务类别上划分,办公自动化系统可分为六类
1.政府型办公自动化系统。
政府型办公自动化系统的职能主要是保证政令和法令的畅通和实施。
在我国,政府型办公自动化系统可分为国家、部委省市、地市和县市四个级别。
同级政府机关的办公自动化系统以及同一层次的各个(厅、局)系统之间有着许多共性,可以据此为办公自动化系统设计出机构设置及功能模型或办公自动化设备配置模型。
2.事业型办公自动化系统。
事业型办公自动化系统适合于学校、医院、研究所、公用事业、社会团体等事业型单位,它们的人事、财务、后勤等职能有许多共性。
属于它们专业范畴的子系统,如教务、医务、科研项目管理等.则需根据各单位需求而单独开发(如扬州大学图书借阅、教务管理、学生管理、财务管理、科研项目管理等子系统)。
3.企业型办公自动化系统。
企业的管理职能可以分为生产管理、经营管理和决策管理,办公信息处理应围绕生产和经营管理进行。
随着管理思想和技术的进步及企业信息化水平的提高,企业管理已经发展到MRPⅡ(ManufacturingResourcePlanning,制造资源计划)和ERP(EnterpriseResourcePlanning,企业资源计划)的应用阶段,企业的办公自动化系统应同其有机地结合起来。
4.专业事务型办公自动化系统。
指专业性的机构,如律师、会计师、经济师事务所等使用的办公自动化系统和以某项事务性处理为主的办公自动化系统,如民航订票系统、海关报关系统、商检系统及银行、保险公司等使用的办公自动化系统。
5.案例型办公自动化系统。
指以案例为主要业务的办公自动化系统,如法院的诉讼裁决系统、公安局的案例分析系统、医院的病理分析系统等,需要数据库和辅助决策系统的支持。
6.控制中心型的办公自动化系统。
指各类测试控制中心、计算中心、卫星发射中心、电话局等单位的办公自动化系统。
(二)、从管理规模上划分,办公自动化系统可分为巨型、大型、中型、小型和微型五种。
1.巨型办公自动化系统。
巨型办公自动化系统是一种全国性的办公自动化系统。
主层是全国的办公自动化控制和管理中心,它由三层子系统组成:
第一层子系统由中央各部门和各省的计算机中心组成;第二层子系统由各省的部、委、厅、局及大型厂矿企业的计算机中心组成;第三层子系统由市、县、公司、工厂的计算机中心组成。
2.大型办公自动化系统。
大型办公自动化系统是全国的办公自动化系统下的一级子系统,是以一省或中央某系统如石油系统为范围而建立起来的计算机办公网络。
3.中型办公自动化系统。
中型办公自动化系统是全国的办公自动化系统下的二级子系统,是以在大、中城市和省内大型厂矿企业为范围而建立起来的计算机办公网络。
4.小型办公自动化系统。
小型办公自动化系统亦称局部办公自动化网络,主要适用于省内专业公司和中小企业的办公管理。
5.微型办公自动化系统。
微型办公自动化系统是办公自动化系统中的最小单元.是以PC机为中心的单机办公自动化系统,既可独立工作,也可与其他计算机联机工作。
五、办公自动化技术
办公自动化综合了多种信息处理技术,这些技术以计算机技术和通信及网络技术为基础,主要有以下几个方面:
(一)、数据处理技术。
数据处理是指非科技工程方面的对任何形式的数据资料的各种计算、管理和操作,包括财务数据、人事数据、文档数据、产供销数据、市场数据、人口数据、气象数据等各种数据的处理。
数据处理的特点是数据量大,要求准确、快速且实时性强.其关键在于使用什么样的软件,存储设备的容量和存取速度。
在一般办公室环境下,数据处理是通过数据库软件、电子表格软件以及应用数据库软件设计的各类管理信息系统或其他应用软件实现的,它们包括对数据信息的输入、存储、计算、分类、索引、查询、汇总、制表、编排等内容。
数据库技术是办公自动化系统进行数据处理的强有力工具,它为用户提供了最方便实用的数据共享、检查和修改等数据处理功能。
数据库中的数据按其组织结构一般分为层次型、网络型和关系型三种数据模型。
关系型数据库对数据的表示能力较强,而且直观易学,使用方便,因而,在目前微机上应用的数据库管理系统(DBMS)基本上都是关系型的,如dBase,FoxBASE到FoxPro,VisualFoxPro,Access和SQLServer等。
另外,在一些大型办公自动化系统中采用一些大型的分布式的数据库管理系统来进行数据处理,如SYBASE,INFORMIX和ORACLE(甲骨文)等。
电子表格是指用计算机制表,包括表格设计、数据输入和结果计算,其速度与准确性是手工制表无法比拟的。
另外,根据表格中的原始数据和结果数据,电子表格还能自动生成各种统计图表,大大减少了人工绘制统计图表的麻烦,并使生成的统计图表精确化。
目前普遍使用的电子表格软件是Lotusl-2-3和MicrosoftExcel。
数据库技术发展趋势会向两头发展—大的越来越大,小的越来越小。
所谓大的,指的是企业级数据库的规模。
10年前,数据库存储的数据大都以GB为基准衡量,几十GB就已经非常庞大。
而现在,只广东移动每个月新增的数据量,就已经以TB衡量,不出3年,很多企业要存储的数据就要达到PB级。
数据量越来越大,需要更大的数据库做支撑,这就是数据库的发展方向之一。
另一方面,数据库也会越来越小。
现在,Sybase的数据库已经安装在高档的Casio手表中了,这些手表中记录的有天气情况、气压、佩带者的血压、心跳等数据。
这种数据库并不要求数据存储量大,但是要求在低计算量的情况下反应快,而且能够适应外界环境的变化。
存储方式从行到列的改变。
以前数据库都是以行的形式存储的,理由很简单,用户需要的是对单条数据的读取和存储。
而现在,单纯的数据记录已经不足以支撑企业发展了,企业更需要的是数据分析和决策支持。
那么,单纯看一条记录没有任何意义,而是要把所有数据的某一项都统计出来进行分析,这就是列的概念。
以中国移动为例,上亿个用户,每个月上TB的数据,哪些是VIP用户,该如何根据他们的需求提供专有服务,对于那些动感地带的用户,到底应该制定哪些优惠政策,除了看话费,是不是还能挖掘出他们的消费特点,进行更有针对性的业务推广活动?
这些,就不是看一条数据的问题,而需要频繁对列进行操作。
我预计,不出半年,各大数据库厂商都会推出以列为存储方式的数据库。
(二)、文字处理技术。
文字处理是指用计算机完成文字工作,其核心是使用文字处理软件,包括文字信息的输入、编辑、排版、存储、印刷等,这是办公室的主要工作之一。
从20世纪70年代末,就出现了WordStar(中文之星)等文字处理软件,之后又有了WordPerfect,MicrosoftWord,LotusAmiPro,PageMaker,WordPro以及我国的金山软件WPS及WPSOffice等,这些软件随着操作系统平台的更新和用户要求的不断提高在不断升级和更新。
以著名的文字处理软件MicrosoftWord为例,2000年推出的中文Word2000及最新的Word2003使Word这种文字处理软件不仅具备编辑、修改、存储、排版和复制等基本的文字处理功能,而且更加实用和使用方便,并增加了扩展的智能感知技术和Internet网络传送及共享等许多强大的功能。
在我国,文字处理的关键是汉字输入方法,除常用的键盘汉字编码输入外,各种非键盘输入技术和设备已经相当成熟,如汉字手写体输入、印刷体识别和汉语语音识别等,大大简化了汉字处理工作。
目前国内开发的“汉王”、“蒙恬”等手写识别输入技术处于国际领先水平,具有识别率高、手写自由度大、符合人体自然原理等诸多优点,可识别简体字、繁体字、异体字、英文、数字和符号等两万多字符,并且连笔书写和倒插笔书写皆能较准确识别,对于书写工整的各种字符,辨识率可以接近100%的理论极限,而且通过一段时间的适应性训练,对连笔字的识别率也可以达到98%以上的水平。
在印刷体识别方面,利用扫描仪配上国内常见的“清华紫光”、“尚书”等OCR软件(OpticalCharacterRecognition光学字符识别,简称OCR)可以高效地读取并判断、识别出印刷品上的文本信息,然后再到Word等文字处理软件中进行排版等处理,减少了键盘输入文字的麻烦,从而提高工作效率。
现在,许多产品和办公软件将手写识别、OCR软件、语音识别技术集成一体,如MicrosoftOfficeXP、WPS2000都集成了手写识别和语音识别功能,大大方便了用户
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