招标现场招标操作规范.docx
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招标现场招标操作规范.docx
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招标现场招标操作规范
现场招标操作规范
一、适用范围:
(一)技术要求相对不高,一般供应商都能满足;
(二)总金额较大。
二、供应商选择:
原则上不少于三家,优先在供应商库中选择。
三、评选办法:
经过评审的最低投标价法/综合评估法,其中报价权重占总权重的比例不低于60%。
四、具体操作流程:
(一)需求部门提报采购计划,负责编写招标方案中的技术规格书和标准,采购员结合需求部门,依照招标方案格式和要求编写招标方案,按照招标流程上报审批;
(二)公司级审批,采购部门负责人、分管领导、公司总经理。
公司内部审批完成,上报集团级审核;
(三)集团级审批,专业归口部门、招标部、集团分管领导审批;
(四)采购员依据审批的招标方案和审核意见编制招标文件,编制完成报采购部门负责人审核;
(五)审核完成的招标文件,由采购员在同一时间段内对外发放,并核实收到与否;
(六)招标答疑(若有),采购部门按照招标文件中规定的时间和组织招标答疑,采购部门负责人、需求部门技术人员或负责人、招标部代表等参加,对招标文件有实质性改动的或存在较大疑问的,出书面的答疑澄清通知,通知到所有供应商;
(七)招标会开始前,采购部门负责,招标员协助:
1、准备相关资料;
序号
资料名称
份数
备注
1
招标文件
依据评标小组成员人数
2
招标会签到表
1份
3
资质评审表(若有)
1份
4
评分表(若有)
评标小组成员人数×投标单位家数
5
技术评标报告(若有)
1份
6
商务汇总表
1份
7
综合评标报告
2份
2、联系评标小组成员准时到场;
3、联系投标单位,按时到场,并引领到指定位置;
4、接待投标单位,需要交投标保证金的引领到财务;
5、进行资质评审登记,受理密封好的投标文件。
(八)招标会按照规定时间准时开始,采购部门负责人主持招标会,依照开标会的程序进行,若采取多轮报价的方式,报价单由投标单位按照规定格式自行填写,并密封递交;
(九)开标会议完成后,投标单位全体退场,评标小组成员依据评标程序进行评审:
1、若采用经评审的最低投标价法,技术标评委评审出不符合招标文件的单位,共同出具技术评标报告,列举出实质性不响应招标文件的事项。
商务评委开封各投标报价单统计报价,并进行汇总排名。
在技术评标报告基础上依据报价从低到高选出前三名中标候选单位,形成招标结果,编写综合评标报告,所有评委签字确认,一式两份。
2、若采用综合评估法和评分表,评标小组成员先评技术部分,技术评评审完成后,商务评委开封各投标报价,按照商务标的评分标准计算出商务分值,统一填写入商务部分,计算出总分,并签字确认。
商务评委统计评分结果;按照分值高低选出前三名中标候选单位,形成拟授标建议,编写综合评标报告,所有评委签字确认,一式两份。
若能当场评选出结果的项目,投标单位暂时等待;若不能当场评选出最终的结果项目,公布入围供应商的范围(不超过3家)和确定中标单位的期限,投标单位可以离开,等待通知。
(十)将资料整理,分为两套,集团招标员一份,采购部门一份:
序号
资料名称
份数
备注
1
招标会签到表
各一份
可为复印件
2
招标文件
各一份
3
投标文件
各一份
标书及报价单
4
资质评审表(若有)
各一份
可为复印件
5
评分表(若有)
各一份
可为复印件
6
技术评标报告(若有)
各一份
可为复印件
7
商务汇总表
各一份
可为复印件
8
综合评标报告
各一份
原件
招标员须将上述资料原件带回,先经过招标部部门级审核后,上报集团分管领导审批。
(十一)采购部门依据《审核通知书》,通知未中标单位同时联系中标单位,签订相关合同,并对资料进行整理归档。
附件:
招标会签到表
项目名称:
时间:
年月日
序号
投标单位名称
联系人
联系方式
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
…
评标小组成员签字:
资质评审记录表
项目名称:
序
号
评审因素
投标单位名称
1
营业执照
2
组织机构代码证
3
资质等级
4
5
6
7
…
是否通过评审
评标小组成员签字:
日期:
年月日
商务汇总表
项目名称:
序
号
项目
投标单位名称
1
报价
2
工期
3
付款方式
4
其他优惠条款
5
…
6
备注
编制人:
编制时间:
年月
技术标评审报告
项目名称
评选情况
扼要说明评选过程,列出不满足招标文件中技术规格书要求的投标单位及理由。
(可另附页说明)。
满足技术规格书要求的单位
序号
单位名称
1
2
3
…
技术标
评委签字确认
兹确认上述结果属实,签字确认:
年月日
备注
备注:
本表适用于采用经评审的最低投标价法的项目,不允许有涂改,采用打印或黑色中性笔填写。
综合评标报告
采购部门:
时间:
年月日
项目
名称
投标情况
序号
投标单位名称
报价或评标得分
1
2
3
4
5
…
评选情况
扼要说明评选过程,推荐中标单位理由及意见(投标单位介绍、投标报价比较、评标情况分析等,可另附页说明)
拟授标建议
序号
单位名称
1
2
…
所有评委签字确认
兹确认上述结果属实,签字确认:
年月日
采购部门所属公司意见
兹确认上述结果属实,签字确认:
年月日
备注
备注:
本页面不允许有涂改,采用打印或黑色中性笔填写。
竞争性谈判操作规程
一、适用范围:
(一)技术复杂或者性质不能确定相关技术要求的;
(二)其它招标方式不能满足紧急要求的;
(三)因其他特殊原因,必须协商谈判以便获取有利条件的。
二、供应商选择:
原则上不少于三家,优先在供应商库中选择;
三、经过评审的最低投标价法/综合评估法,其中报价权重占总权重的比例不低于40%;
四、具体操作流程:
(一)需求部门提报采购计划,负责编写招标方案中的技术规格书和标准,采购员结合需求部门,依照招标方案格式和要求编写招标方案,按照招标流程上报审批;
(对技术特别复杂或无法无法拟定技术规格的项目,可分为两个阶段进行招标:
第一阶段投标单位按照投标邀请书的要求提交不带报价的技术建议书,采购部门和需求部门根据提交的技术建设书确定技术标准和要求,编制谈判文件;
第二阶段采购部门向在第一阶段提交技术建议书的投标单位提供谈判文件,投标单位按照谈判文件的要求提交包括最终的技术方案和投标报价的投标文件。
)
(二)公司级审批,采购部门负责人、分管领导、公司总经理。
公司内部审批完成,上报集团级审批;
(三)集团级审批,专业归口部门、招标部、集团分管领导审批;
(四)采购员依据审批的招标方案和审核意见编制竞争性谈判文件,编制完成报采购部门负责人审核;
(五)审核完成的谈判文件,由采购员在同一时间段内对外发放,并核实收到与否;
(六)竞争性谈判答疑(若有),采购部门按照竞争性谈判文件中规定的时间和组织谈判答疑,采购部门负责人、需求部门技术人员或负责人、招标部代表等参加,对竞争性谈判文件有实质性改动的或存在较大疑问的,出书面的答疑澄清通知,通知到所有供应商;
(七)竞争性谈判会开始前,采购部门负责,招标员协助:
1、准备相关资料;
序号
资料名称
份数
备注
1
竞争性谈判文件
依据评标小组成员人数
2
招标会签到表
1份
3
资质评审表(若有)
1份
4
评分表(若有)
评标小组成员人数×投标单位家数
5
技术评标报告(若有)
1份
6
商务汇总表
1份
7
综合评标报告
2份
2、联系谈判小组成员准时到场;
3、联系投标单位,按时到场,并引领到指定位置;
4、接待投标单位,需要交投标保证金的引领到财务;
5、进行资质评审登记,受理密封好的投标文件。
(八)竞争性谈判会按照规定时间准时开始,采购部门负责人主持招标会,依照开标评标的程序进行,若存在多轮报价,由各投标单位按照规定格式自行填写,密封后递交;
(九)竞争性谈判会结束后,进入评标阶段:
1、若采用经评审的最低投标价法,技术标评委评审出不符合招标文件的单位,共同出具技术评标报告,列举出实质性不响应招标文件的事项。
商务评委开封各投标报价单统计报价,并进行汇总排名。
在技术评标报告基础上依据报价从低到高选出前三名中标候选单位,形成招标结果,编写综合评标报告,所有评委签字确认,一式两份。
2、若采用综合评估法和评分表,评标小组成员先评技术部分,同时采购员对所有报价进行汇总。
技术评评审完成后,商务评委开封各投标单位报价单,按照商务标的评分标准计算出商务分值,所有评委统一填写入商务部分,计算出总分,并签字确认。
商务评委收集评分表,统计评分结果;按照分值高低选出前三名中标候选单位,形成招标结果,编写综合评标报告,所有评委签字确认,一式两份。
若能当场评选出结果的项目,投标单位暂时等待;若不能当场评选出最终的结果项目,公布入围供应商的范围(不超过3家)和确定中标单位的期限,投标单位可以离开,等待通知。
(十)将资料整理,分为两套,集团招标员一份,采购部门一份:
序号
资料名称
份数
备注
1
招标会签到表
各一份
可为复印件
2
竞争性谈判文件
各一份
3
投标文件
各一份
标书及报价单
4
资质评审表(若有)
各一份
可为复印件
5
评分表(若有)
各一份
可为复印件
6
技术评标报告(若有)
各一份
可为复印件
7
商务汇总表
各一份
可为复印件
8
综合评标报告
各一份
原件
招标员须将上述资料原件带回,先经过招标部部门级审核后,上报集团分管领导审批。
(十二)采购部门依据《审核通知书》,通知未中标单位同时联系中标单位,签订相关合同,并对资料进行整理归档。
附件:
招标会签到表
项目名称:
时间:
年月日
序号
投标单位名称
联系人
联系方式
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
…
评标小组成员签字:
资质评审记录表
项目名称:
序
号
评审因素
投标单位名称
1
营业执照
2
组织机构代码证
3
资质等级
4
5
6
7
…
是否通过评审
评标小组成员签字:
日期:
年月日
商务汇总表
项目名称:
序
号
项目
投标单位名称
1
报价
2
工期
3
付款方式
4
其他优惠条款
5
…
6
备注
编制人:
编制时间:
年月日
技术标评审报告
项目名称
评选情况
扼要说明评选过程,列出不满足招标文件中技术规格书要求的投标单位及理由。
(可另附页说明)。
满足技术规格书要求的单位
序号
单位名称
1
2
3
…
技术标
评委签字确认
兹确认上述结果属实,签字确认:
年月日
备注
备注:
本表适用于采用经评审的最低投标价法的项目,不允许有涂改,采用打印或黑色中性笔填写。
综合评标报告
采购部门:
时间:
年月日
项目名称
投标情况
序号
投标单位名称
报价或评标得分
1
2
3
4
5
…
评选情况
扼要说明评选过程,推荐中标单位理由及意见(投标单位介绍、投标报价比较、评标情况分析等,可另附页说明)
拟授标建议
序号
单位名称
1
2
…
所有评委签字确认
兹确认上述结果属实,签字确认:
年月日
采购部门所属公司意见
兹确认上述结果属实,签字确认:
年月日
备注
备注:
本页面不允许有涂改,采用打印或黑色中性笔填写。
询价操作规范
一、适用范围:
(一)规格标准准确完整,市场标准化程度较高的通用性产品,总金额较少,例如:
办公用品、常规材料类钢材、水泥等;
(二)不宜公开招标的项目或采用其他方式效果不好的项目,例如环评、安评等;
(三)除满足上述
(一)、
(二)外,一般估算金额不超过50万元的项目,可以采用。
二、供应商选择:
原则上不少于三家,优先供应商库中选择;
三、评选办法:
采用经评审的最低投标价法;
四、具体操作流程:
(一)采购员根据需求部门提报的技术标准制定统一格式的询价单,询价单须明确标的物即采购的物资规格型号、数量及执行技术标准、工期、付款方式、运费、税、报价方式及报价时间,技术咨询联系人;(见参考格式)
(二)采购员按照招标流程提报招标流程进行审批,审批无问题后,采购员以电子邮件或传真的方式将询价单同一时间段发给拟选供应商;
(三)询价单发出后,采购员要与供应商进行核实是否收到,并提醒报价方式及报价截止时间;
(四)采购部对供应商提出询价单的疑问进行答疑,非常清楚了解的立即回复,若也存在疑问或把握不准的需及时上报上级领导,与技术等相关人员进行沟通,明确后及时回复供应商,若要对询价单内容作出实质性变化的要重新编制询价单,提报招标申请审批,原审批作废;
(五)在截止时间前采购员督促供应商报价,并在同一时间段接受供应商报价;
(六)采购员对所有报价进行汇总,形成书面汇总表,并形成推荐建议并签字确认,上报部门负责人审核;
(七)采购部门负责人结合技术咨询联系人或需求部门负责人对询价情况和采购员建议进行审核,形成拟授标建议并签字确认,上报集团审核;
(八)接到各公司上报的询价资料结合了解的市场信息及历史参考价格或对报价供应商进行复核等方式进行比对分析,形成审核意见,报集团分管领导审批。
(九)集团分管领导审批后,集团招标部将相关审批意见反馈给上报公司采购部门,进一步落实。
(十)采购部门依据审核通知书与中标单位签订相关合同,并对询价资料进行整理归档。
(十一)集团招标办对审批的招标申请、上报的询价资料、中标通知书进行整理,分类归档。
询价单/报价单
采购单位:
报价单位:
联系人:
联系方式:
报价人:
联系方式:
技术咨询联系人:
联系方式:
报价时间:
年月日
序号
标的名称
规格型号
执行技术标准
数量
单位
单价(元)
分项合计(元)
备注(品牌)
1
2
3
…
总计(人民币大写):
采购单位工期要求
报价单位工期
采购单位付款要求
报价单位付款说明
(若不注明视为相应采购单位要求)
报价单位需要特别说明的事项
传真号:
备注:
以上价格均为含运费、税价。
公司名称:
(盖章)
询价评标报告
采购部门:
时间:
年月日
项目名称
投标情况
序号
投标单位名称
报价
1
2
3
4
5
…
评选情况
扼要说明评选过程,推荐中标单位理由及意见(投标单位介绍、投标报价比较、评标情况分析等,可另附页说明)
拟授标建议
序号
单位名称
1
2
…
所有评委签字确认
兹确认上述结果属实,签字确认:
年月日
采购部门所属公司意见
兹确认上述结果属实,签字确认:
年月日
备注
备注:
本页面不允许有涂改,采用打印或黑色中性笔填写。
议价操作规程
一、适用范围:
(一)技术复杂、单一来源或者原厂家维护配套等;
(二)因其他特殊原因,必须议价以便获取有利条件的。
二、供应商范围:
单一来源或处于垄断地位的供应商;
三、参加人员范围:
需求部门分管领导(或授权人)、负责人、技术员及采购部门负责人、集团招标部代表;
四、具体操作流程:
(一)需求部门结合技术部门提报采购计划,负责编写招标方案中的技术规格书和技术标准。
(二)采购员根据需求部门提报的物资计划进行前期的准备工作,调研周边单位采购价格及使用情况,根据对潜在供应商了解,制定详尽的招标方案,按照招标流程上报审批;
(三)公司级审批:
公司级审批,采购部门负责人、分管领导、公司总经理。
公司内部审批完成,上报集团级审核;
(四)集团级审批:
专业归口部门、招标部、集团分管领导审批;
(五)采购员依据审批的招标方案和审核意见编制招标文件,编制完成报采购部门负责人审核;
(六)审核完成的招标文件,由采购员及时根据审核意见调整在同一时间段内对外发放,并核实收到与否;确认供应商是否到场参加谈判等事项,不能到达现场的采用传真报价的形式予以报价。
(七)要求供应商到达现场参与议价谈判的,谈判会开始前,采购部门负责,招标部协助做好准备工作。
1、准备相关资料;
序号
资料名称
份数
备注
1
招标文件
依据评标小组成员人数
2
技术评标报告(若有)
1份
3
商务报价表
1份
4
综合评标报告(议价)
1份
2、联系评标小组成员准时到场;
3、联系供应商按时到场,并引领到指定位置;
不需要供应商前来议价讨论的(供应商传真报价的),电话确认报价(传真)截止时间。
(八)要求供应商到达现场参与议价谈判的,按照规定时间准时开始谈判。
采购部门负责人主持,依照竞争性谈判的程序进行。
采购部门汇总报价,并填写综合评选报告;不需要供应商前来议价讨论的,采购部门收取报价,分析对比此前调研的市场价格,形成意见上报部门负责人,未达预期的,再次进行议价,收取谈判过程报价,并将议价谈判过程记录表上报采购部门负责人审批签字。
(九)将资料整理,分为两套,集团招标部一份,采购部门一份:
1、需要供应商现场议价谈判的项目需要以下资料:
序号
资料名称
份数
备注
1
技术评标报告(若有)
各1份
可为复印件
2
投标文件
各1份
标书及报价单
3
综合评标报告(议价)
各1份
原件
不需要供应商现场议价谈判的项目需要以下资料:
序号
资料名称
份数
备注
1
报价单(各次报价)
各1份
原件
2
议价谈判过程记录表
各1份
原件
招标员须将上述资料带回,先经过招标部部门级审核后,上报集团分管领导审批。
(十一)采购部门依据《审核通知书》,通知未中标单位同时联系中标单位,签订相关合同,并对资料进行整理归档
备注:
谈判过程前要求参与谈判的人员了解供应商信息,熟悉供货产品技术性能,掌握相关行业使用及运行情况,有较强的谈判议价能力。
后续的供应商管理中,根据采购项目关键性及重要性、合作情况等把此类供应商放在战略供应商、优秀供应商中,做好此类供应商关系维护方案,加强沟通和交流,保障后期合作顺畅。
议价综合评标报告
采购部门:
时间:
年月日
项目名称
投标情况
序号
投标单位名称
报价或评标得分
1
2
过程记录
简明扼要说明议价谈判过程(报价时间、报价方式、评标情况分析等,可另附页说明)
推荐单位名称
所有评委签字确认
兹确认上述结果属实,签字确认:
年月日
采购部门所属公司意见
兹确认上述结果属实,签字确认:
年月日
备注
备注:
本表格适用于议价。
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- 招标 现场 操作 规范