农机安全监理档案管理工作规程.docx
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农机安全监理档案管理工作规程
农机安全监理档案管理工作规程
农机安全监理档案管理工作规程
第一章总则
第一条:
根据《中华人民共和国档案实施办法》和农业部有关农机安全监理工作业务规范要求以及《湖南省农业机械管理条例》的规定,制定本规程。
第二条:
农机安全监理档案是农机安全监理机构将已经办理完毕又有保存价值的文书进行立卷归档。
主要包括:
拖拉机、联合收割机、驾驶人员、驾驶人违章查处、农机事故、会计和文秘等档案。
第三条:
农机监理机构的拖拉机、联合收割机、驾驶人员、驾驶人违章查处,农机事故档案实行文书和电子档案并存。
文书档案按相关业务规范的要求建档。
电子档案由省农机安全监理总站统一保存、管理,实行资源共享,分级授权操作的方式进行管理。
第四条:
各级农机监理机构应当按照本规范建立、保管和利用农机安全监理档案。
第二章档案的建立、整理、保管
第一节档案的建立
第五条:
农机安全监理档案应分类建立档案。
会计和文秘档案因适应档案管理通则,按国家有关规定建档。
档案资料应为适宜保存,不易锈蚀的纸质等物质资料,其规格为国际标准的A4纸尺寸。
档案资料应装订成册,使用规范档案袋袋存。
第六条:
拖拉机档案立卷归档主要材料
(一)、办理注册登记材料
1、《拖拉机注册登记/转入申请表》原件。
2、《拖拉机登记业务流程记录单》原件。
3、拖拉机所有人的身份证明复印件。
4、拖拉机的来历、证明复印件或者有关单位证明原件。
5、拖拉机的整机出厂合格证明原件或者有关单位证明原件。
6、安全技术检验合格证明原件。
7、拖拉机第三者责任强制保险凭证复印件。
8、发动机号码和拖拉机机身(底盘)或者挂车架号码拓印膜。
9、法律、行政法规规定应当在拖拉机登记提交的其他证明、凭证的原件或复印件。
(二)、办理变更材料
1、《拖拉机变更登记申请表》原件。
2、《拖拉机登记业务流程记录单》原件。
3、按变更内容存入相应的材料
(1)属于更换发动机或者机身(底盘)或者挂车的,收存相应拓印膜和来历证明复印件;
(2)属于更换整机的,变更后的整机出厂合格证明原件或者进口拖拉机的进口凭证原件、原拖拉机的整机出厂合格证明或者进口拖拉机进口凭证复印件、拖拉机机身(底盘)、号码拓膜;
(3)属于两人以上共同所有的拖拉机变更所有人姓名的,变更前和变更后拖拉机所有人的身份证复印件,拖拉机为两人以上共同所有的出证证明复印件,拖拉机为夫妻双方共同所有的《居民户口薄》复印件;属于变更后拖拉机所有人住所下在农机监理机构管辖区域内的、还需存入发动机号码和拖拉机机身(底盘)或者车架号码拓印膜、行驶证原件。
(4)属拖拉机所有人住所地在农机监理机构管辖区域内迁移,只需将《变更备案申请表》存档;
(5)属拖拉机所有人住所迁出农机监理机构管辖区的,拖拉机所有人的身份证明复印件、发动机号码和拖拉机机身或者挂车架号码的拓印膜、行驶证原件、连同《拖拉机变更登记申请表》原件、《拖拉机登记业务流程记录单》原件另建档留存。
(三)、办理转移
1、《拖拉机转移登记申请表》原件。
2、《拖拉机登记业务流程记录单》原件。
3、转移后的拖拉机所有人的身份证明复印件、拖拉机的来历证明复印件;
属于转移后的拖拉机所有人住所不在农机监理机构管辖区域内的、还需存入发动机号码和拖拉机机身(底盘)或者挂车架号码拓印膜、行驶证原件。
(四)、办理抵押
1、《拖拉机抵押/注销抵押登记申请表》原件。
2、《拖拉机登记业务流程记录单》原件。
3、抵押权人身份证明复印件、抵押合同副本或者复印件。
(五)、办理注销
1、《拖拉机停驶、复驶/注销登记申请表》原件。
2、《拖拉机登记业务流程记录单》原件。
3、拖拉机登记证书原件。
4、行驶证原件。
(六)、办理停(复)驶
1、《拖拉机停驶、复驶/注销登记申请表》原件。
2、《拖拉机登记业务流程记录单》原件。
(七)、办理补(换)领
1、《补领、换领拖拉机牌证申请表》原件。
2、《拖拉机登记业务流程记录单》原件。
(八)、办理检验合格标志
1、拖拉机第三者责任强制保险凭证复印件。
2、安全技术检验合格证明。
3、委托检验的存《委托核发拖拉机检验合格标志通知书》回执。
受委托检验的留存《委托换发拖拉机检验合格标志通知书》、安全技术检验合格证明。
(九)、办理更正
《拖拉机登记业务流程记录单》原件。
第七条:
联合收割机档案立卷归档主要材料
(一)、办理注册登记材料
1、《联合收割机注册登记/转入申请表》原件。
2、《联合收割机登记业务流程记录单》原件和有业务审批记录的打印件。
3、联合收割机所有人的身份证明复印件。
4、联合收割机的来历证明复印件或者有关单位证明原件。
5、联合收割机的整机出厂合格证明原件或者有关单位证明原件。
6、安全技术检验合格证明原件。
7、发动机号码和机架号码拓印膜。
9、法律、行政法规规定应当在联合收割机登记提交的其他证明、凭证的原件或复印件。
(二)、办理变更材料
1、《联合收割机变更登记申请表》原件。
2、《联合收割机登记业务流程记录单》原件。
3、按变更内容存入相应的材料
(1)属于更换发动机的,收存相应拓印膜和来历证明复印件;
(2)属于更换整机的,变更后的整机出厂合格证明原件或者进口联合收割机的进口凭证原件、原联合收割机的整机出厂合格证明或者进口联合收割机机进口凭证复印件、发动机和机架号码拓印膜;
(3)属于两人以上共同所有的联合收割机变更所有人姓名的,变更前和变更后拖拉机所有人的身份证复印件,联合收割机为两人以上共同所有的出证证明复印件,联合收割机为夫妻双方共同所有的《居民户口薄》复印件;属于变更后联合收割机所有人住所不在农机监理机构管辖区域内的、还需存入发动机号码和机架号码拓印膜、行驶证原件。
(4)属联合收割机所有人住所迁出农机监理机构管辖区的,联合收割机所有人的身份证明复印件、发动机号码和机架号码的拓印膜、行驶证原件、连同《联合收割机变更登记申请表》原件、《联合收割机登记业务流程记录单》原件另建档留存。
(三)、办理转移
1、《联合收割机转移登记申请表》原件。
2、《联合收割机登记业务流程记录单》原件。
3、转移后的联合收割机所有人的身份证明复印件、联合收割机的来历证明复印件;
属于转移后的联合收割机所有人住所不在农机监理机构管辖区域内的、还需存入发动机号码和机架号码拓印膜、行驶证原件。
(四)办理注销
1、《联合收割机注销登记申请表》原件。
2、《联合收割机机登记业务流程记录单》原件。
3、行驶证原件。
(五)、办理补(换)领
1、《补领、换领联合收割机牌证申请表》原件。
2、《联合收割机登记业务流程记录单》原件。
(六)、办理更正
《联合收割机登记业务流程记录单》原件。
第八条:
拖拉机驾驶员档案立卷归档主要材料
(一)、驾驶证初次申领
1、《拖拉机驾驶证申请表》。
2、申请人的身份证复印件。
3、《身体条件证明》。
4、考试成绩表。
5、《拖拉机驾驶证业务流程记录单》。
6、驾驶员培训记录。
(二)、办理增加准驾机型
1、原拖拉机驾驶证。
2、驾驶证初次申领所需的存档材料。
(三)、办理换证
1、《拖拉机驾驶证申请表》。
2、属于有效期满换证的,收存累积记分查询结果证明和《身体条件证明》。
3、属于拖拉机驾驶人,信息发生变化换证的、收存原拖拉机驾驶证和身份证复印件。
(四)、办理迁出
将《拖拉机驾驶证申请表》,身份证复印件、《拖拉机驾驶证业务流程记录单》另建档留存。
(五)、办理转入
将《拖拉机驾驶证申请表》、身份证复印件、原拖拉机驾驶证档案、《拖拉机驾驶证转出通知单》、原驾驶证、《拖拉机驾驶证业务流程记录单》留存,建立档案。
(六)、办理补证
1、《拖拉机驾驶证申请表》。
2、《拖拉机驾驶证业务流程记录单》。
3、身份证复印件。
(七)、办理注销
1、《拖拉机驾驶证申请表》。
2、《拖拉机驾驶证业务流程记录单》。
3、身份证复印件。
4、拖拉机驾驶证。
5、机关文书。
(八)、办理审验
《身体条件证明》。
第九条:
联合收割机驾驶员档案立卷归档主要材料
(一)、驾驶证初次申领
1、《联合收割机驾驶证申请表》。
2、申请人的身份证复印件。
3、《身体条件证明》。
4、考试成绩表。
5、《联合收割机驾驶证业务流程记录单》。
6、驾驶员培训记录。
(二)、办理增加准驾机型
1、原联合收割机驾驶证。
2、驾驶证初次申领所需的存档材料。
(三)、办理换证
1、《联合收割机驾驶证申请表》。
2、属于有效期满换证的,收存累积记分查询结果证明和《身体条件证明》。
3、属于联合收割机驾驶人,信息发生变化换证的、收存原联合收割机驾驶证和身份证复印件。
(四)、办理迁出
将《联合收割机驾驶证申请表》,身份证复印件、《联合收割机驾驶证业务流程记录单》另建档留存。
(五)、办理转入
将《联合收割机驾驶证申请表》、身份证复印件、原联合收割机驾驶证档案、《联合收割机驾驶证转出通知单》、原驾驶证、《联合收割机驾驶证业务流程记录单》留存,建立档案。
(六)、办理补证
1、《联合收割机驾驶证申请表》。
2、《联合收割机驾驶证业务流程记录单》。
3、身份证复印件。
(七)、办理注销
1、《联合收割机驾驶证申请表》。
2、《联合收割机驾驶证业务流程记录单》。
3、身份证复印件。
4、联合收割机驾驶证。
5、机关文书。
(八)、办理审验
《身体条件证明》。
第十条:
拖拉机、联合收割机及其驾驶证立卷归档要求
农机监理机构应当建立拖拉机、联合收割机及其驾驶证档案,一机一证一档。
档案应当保存拖拉机和联合收割机及其驾驶人提交的原始资料,记录、记载、签注的有关事项,并记录机(车)主及驾驶人的联系地址。
档案应当装订成册,并填写档案资料目录,置于资料首页,案卷编号为档案编号。
档案按照档案编号顺序排列。
任何单位和个人不得擅自涂改、故意损毁或者伪造档案。
第十一条:
农机事故档案立卷归档主要材料
(一)、农机事故登记表;
(二)、现场调查、勘察材料,包括记录,事故现场勘测图和照片;
(三)、机具技术鉴定材料;
(四)、询问肇事记录;
(五)、旁证材料;
(六)、伤、亡登记及伤情诊断、死亡证明、伤残鉴定材料;
(七)、事故成因分析及责任人认定报批材料;
(八)、责任认定书;
(九)、事故经济赔偿调解协议书或经济赔偿调解终结书;
(十)、肇事驾驶员照片及驾驶证复印件;
(十一)、行政处罚文书;
(十二)、结案报告;
(十三)、其他有关材料。
第十二条:
农机事故档案立卷归档要求
(一)、立卷归档时间。
特大、重大和一般事故在结案后20日内立卷归档;轻微事故每月立卷归档1次,每年装订成册。
(二)、档案编号。
一般及其以上事故与轻微事故分开编号,均按时间顺序流水编号。
(三)、设立总册。
以事故发生时间为顺序建册,内容包括序号、当事人单位、姓名、肇事机车机型、号牌号码、事故发生地点、时间及是否结案等。
(四)、档案袋须有编号、当事人单位、姓名、肇事机车机型及号牌号码。
第十三条:
驾驶人违章处罚档案立卷归档主要材料
(一)、违章证据材料,现场监督检查笔录等;
(二)、行政处罚文书,包括行政处罚决定书、送达回执及结案单等;
(三)、听证材料,举行听证的,须有听证会通知书和报告书等。
(四)、强制执行材料,申请法院强制执行的,须有强制执行申请书等;
(五)、复议材料,当事人申请复议的,须有复议裁决书等;
(六)、行政诉讼材料,当事人提起行政诉讼的,须有答辩状、判决书等,提起上诉或重审的、还须有二审材料;
(七)、国家赔偿有关文书,当事人申请国家赔偿的,须有申请书、审批、执行文书等,通过诉讼解决的,须有答辩状和判决书等;
(八)、其他必要材料。
第十四条:
驾驶人违章处罚档案立卷归档要求
(一)、立卷归档时间,结案后15日内立卷归档。
(二)、立卷归档案件范围,按一般程序处罚的案件须立卷归档,一案一档;当场处罚(适用简易程序)的案件不一一立卷,只将当场处罚决定书归档,年底装订成册、归档、按时间顺序排列。
(三)、设立总册、以时间顺序排列。
内容包括序号、违章人姓名、住址、证号、机型、牌照号、违章时间、地点及处理情况。
(四)、设立农机日常安全检查登记表,记载每天的查机验证简况。
(五)、设立农机违章登记表,按时间顺序登记,年底装订成册归档。
(六)、档案袋须有编号、违章人姓名、住址、违章时间及地点。
第二节档案的整理
第十五条:
档案资料整理的事项为:
一、复核应收存的档案资料是否齐全完整。
二、去除纸屑资料上易锈蚀的金属物。
三、对破损资料进行修裱。
四、将尺寸较小的资料粘贴在A4“农机监理档案资料粘贴纸”上。
将大于A4纸尺寸的资料按A4纸的尺寸折叠。
第十六条:
每一个业务项收存的档案资料以“件”为单位进行整理、装订。
一件或者若干件档案资料组成一份档案。
每件档案资料按相应规范规定的排列顺序装订,装订要求如下:
一、采用左侧装订,装订时将左、下侧对齐。
二、用不锈钢订书钉装订。
第十七条:
办理拖拉机、联合收割机及驾驶人转出和转入时档案整理和装订要求。
办理转出业务时,把各件档案资料按形成的时间先后依次排列,折钉〈线〉后合并装订成一份档案。
前、后两件档案资料之间用“农机监理档案隔页纸”隔离。
办理转入业务时,接收的原档案排列在转入地农机监理机构新建档案形成的资料之后一并装订,建档入库。
第三节档案的保管
第十八条:
农机监理机构应根据保存农机安全监理档案资料的数量设置必须的档案专用库房和柜架。
档案室要与牌、证业务室相通或者邻居,以便办理业务时查阅。
档案室应防尘、防潮、遮光、防火、防盗、无鼠害、无虫蛀,并在适当位置放置防火器。
档案室必须保持清洁,不得存放与档案无关的物品。
做好保卫保密工作。
注意控制室内的温度和湿度,改善档案保管条件。
各种电器安装应牢固可靠,严禁在档案室内吸烟。
档案室由专人负责,并建立相应的保管制度和档案人员岗位职责,建立《档案调阅登记薄》。
第十九条:
档案柜及档案存放:
农机安全监理档案应按档案分类和单独存放的要求配置档案柜。
档案多柜存放的,应绘制档案存放示意图或者明示档案柜标签。
注明档案类别及起止序号。
档案柜内,同一格内的档案袋上的序号、页号等在一条直线上。
第二十条:
拖拉机、联合收割机及驾驶人员档案资料按如下要求收存保管:
一、机、证档案以“份”为单位分别装袋保管,并在档案袋封面打印(或填写)记录事项。
有条件的农机监理机构应当按档案的编排序号逐份装盒保管(一盒可装一份或者若干份档案),归盒时应设置《备考表》。
二、按照拖拉机、联合收割机号牌号码或者驾驶证档案编号从上到下,从左到右的顺序排列。
三、严禁堆放档案。
第二十一条:
拖拉机、联合收割机及驾驶证档案,除办理转出本辖区转出业务外,已入库的档案原则上不得再出库。
第三章档案的利用
第二十二条:
农机安全监理档案是现行档案,主要供本机构和上级主管部门使用,不属于开放范围。
第二十三条:
人民法院、人民检察院、公安机关或者其他行政执法部门、纪检监察部门以及公证机构、仲裁机构、律师事务机构因办案需要查阅有关档案资料的,按下列程序办理:
一、档案管理人员审查查询公函和经办人工作证明。
二、报经业务领导批准。
三、查阅档案应在档案室进行,档案管理人员应当在场。
四、需要出具证明或者复印档案资料的,应当经业务领导批准。
第二十四条:
农机监理机构在审查人民法院、人民检察院、公安机关或者其他行政执法部门依法要求查封、扣押拖拉机、联合收割机的公函和经办人的工作证明后,档案管理人员将公函存入该机档案,告知牌证管理岗将查封信息,录入计算机登记系统,告知受理审查岗暂停受理该机的各项登记业务。
农机监理机构接到原查封单位的公函通知解封拖拉机、联合收割机档案的,档案管理人员将解封公函存入该机档案,牌证管理岗将解封信息录入计算机登记系统,受理审查岗恢复受理该机的各项登记业务。
第二十五条:
已注册登记的拖拉机、联合收割机被盗抢。
其所有人申请封存(或解除封存)该机档案事项,参照本规范第二十四条规定办理。
第二十六条:
拖拉机、联合收割机所有人或者驾驶人申请查询本人的拖拉机、联合收割机档案或者驾驶证档案,农机监理机构在审查其身份证明和登记证书或者驾驶证后,按本规范第二十三条二到三项程序查询。
第四章档案的更正
第二十七条:
办理拖拉机、联合收割机登记事项更正的业务流程和具体事项为:
一、相关岗位
(一)、属于拖拉机、联合收割机所有人提出更正申请的,受理审查岗审查该机所有人提交的《行驶证》、《登记证书》,核实错误的登记事项。
确属登记错误的,收存相关资料,出具《受理凭证》,告知该机所有人到牌证管理岗办理;制作《拖拉机登记业务流程记录单》,并在“请示事项”栏注明需要更正的事项。
(二)、属于牌证管理岗或者档案管理岗提出更正要求的,分别由牌证管理岗或者档案管理岗制作《拖拉机、联合收割机登记业务流程记录单》,并在“请示事项栏”注明需要更正的事项。
二、业务领导岗
复核更正事项,同意更正的,在《拖拉机、联合收割机登记业务流程记录单》签章,并在“业务领导岗意见”栏签注更正意见。
三、牌证管理岗
(一)、需要改变拖拉机、联合收割机登记编号的,确定新的登记编号,按规范要求,重新核发号牌,收回原号牌。
(二)、需要重新制作《行驶证》和《检验合格标志》的按规范要求制作《行驶证》和《检验合格标志》,收回原《行驶证》和原《检验合格标志》并销毁。
(三)、在《拖拉机、联合收割机登记业务流程记录单》签章,并在《拖拉机、联合收割机登记业务流程记录单》和《登记证书》的登记栏逐行签注:
1、“登记事项更正”(居中签注)。
2、“更正为”和更正后的内容。
3、属于改变拖拉机、联合收割机登记编号的,还应当签注拖拉机、联合收割机登记编号和改变后的拖拉机、联合收割机登记编号。
(四)、退还《登记证书》如重新制作《行驶证》、《检验合格标志》的,则将之交其所有人。
(五)、在《拖拉机登记总册》记载更正事项。
(六)、将相关资料送档案管理岗。
四、档案管理岗
(一)、更正档案。
(二)、制作拖拉机、联合收割机档案资料目录,连同《拖拉机、联合收割机登记业务流程单》存档。
第二十八条:
办理拖拉机、联合收割机驾驶证档案记载事项更正的业务:
一、相关岗位
(一)、属于驾驶人提出更正申请的,受理审查岗审查驾驶人提交的《驾驶证》,核实错误的登记事项。
确属登记错误的,收存《驾驶证》及一寸近期同底证件相片1张,出具《受理凭证》,制作《拖拉机、联合收割机驾驶证业务流程记录单》。
并在“请示事项”栏注明需要更正的事项。
(二)、属于牌证管理岗或者档案管理岗提出更正要求的,分别由牌证管理岗或者档案管理岗制作《拖拉机、联合收割机驾驶证业务流程记录单》,并在“请示事项”栏注明需要更正的事项。
二、业务领导岗
复核更正事项,同意更正的,签注《拖拉机、联合收割机驾驶证业务流程记录单》,并在“业务领导岗意见”栏签注准予更正的意见。
三、牌证管理岗
(一)、需要重新制作驾驶证的,按规范要求制作,核发《驾驶证》,同时收回原《驾驶证》,并销毁。
(二)、签注《拖拉机、联合收割机驾驶证业务流程记录单》。
四、档案管理岗
(一)、更正档案。
(二)、制作《拖拉机、联合收割机驾驶证档案资料目录》,连同《拖拉机、联合收割机驾驶证业务流程记录单》存档。
第五章档案的补建和销毁
第一节补建档案
第二十九条:
农机监理机构因意外事件致使拖拉机、联合收割机或者驾驶人档案损毁、丢失的,补建档案按下列规定程序办理。
一、书面报告省农机安全监理总站,经书面批准。
二、按计算机管理系统的信息补建档案。
三、打印在计算机管理系统内的所有记录信息。
四、补充收存拖拉机、联合收割机所有人或者持证人身份证明复印件。
五、补建后报农机安全监理总站审核。
六、收存“书面批准”、“核对公函”文书资料。
第三十条:
驾驶人在办理转出、转入期间丢失拖拉机、联合收割机或者驾驶证档案的,可以向转出地的农机监理机构申请补建档案。
转出地的农机监理机构按照本规范第二十九条规定办理。
第三十一条:
补建的拖拉机、联合收割机或者驾驶证档案与原拖拉机、联合收割机或者驾驶证档案具有同等效力。
第二节档案的保管与销毁
第三十二条:
农机安全监理各类档案的保管期限为:
序号
档案名称
保管
期限
序号
档案名称
保管
期限
1
拖拉机档案
长期
10
注销的联合收割机档案
2年
2
联合收割机档案
长期
11
注销、吊销的驾驶证档案
2年
3
驾驶证档案
长期
12
撤消的驾驶证档案
3年
4
一般以上农机事故档案
长期
13
肇事逃逸吊销的驾驶证档案
长期
5
轻微农机事故档案
10年
14
拖拉机年检表
2年
6
驾驶人违章查处档案
10年
15
联合收割机年检表
2年
7
会计档案
按国家规定保存
16
文件、请示、批示、报告
20年
8
文秘档案
长期
17
总结、报表
15年
9
注销的拖拉机档案
2年
第三十三条:
销毁档案应严格按照下列程序进行:
一、登记造册,填明销毁档案的名称、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限及销毁时间等内容。
单位负责人在档案销毁登记册上签注意见,并书面上报上一级农机监理机构。
二、上级农机监理机构审查批准。
三、本机构业务领导指定监销人、销毁人和销毁地点。
四、在监销人的监督下,销毁人在指定地点销毁档案。
五、监销人和销毁人在登记薄上记录销毁档案情况并签名备查。
第六章附则
第三十四条:
本规范规定的“农机安全监理档案资料粘贴纸”、“农机安全监理资料隔页纸”、档案盒,《备份表》由县(市、区)级农机监理机构按规定的式样自行制作。
附:
1、“农机安全监理档案资料粘贴纸”式样
2、“农机安全监理档案资料隔页纸”式样
3、“备考表”式样
附件1
农机安全监理档案资料粘贴纸
(本页共粘贴资料张)
附件2
农机安全监理档案资料隔页纸
(注:
纸张颜色为彩色)
附件3
备考表
盒号:
起止档案号:
盒内档案情况说明:
整理人:
检查人:
年月日
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- 农机 安全 监理 档案 管理工作 规程