兰州长信机电行政管理制度.docx
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兰州长信机电行政管理制度
兰州长信机电制造有限责任公司
行政管理制度
2012年1月修订
厂办公室
目录
管理总则
1、员工日常行为规范
2、会议管理制度
3、复印管理制度
4、计算机使用管理制度
5、档案管理制度
6、印章(鉴)管理制度
7、环境卫生清扫制度
8、公文管理规定
9、节约能源管理制度
管理总则
1.公司全体员工均应遵守国家的政策法令,遵守公司的规章制度,坚决实施公司的决策,自觉维护公司的形象。
2.公司一切对外文件、协议均应上报,由指定责任人签字方可发出。
凡公司下发的各种表格,每个员工应按规定使用。
3.公司实行领导分工责任制,日常工作按已明确的职责范围分部门办理,凡上级交办的工作,经办人必须及时认真办理并将结果及时反映。
4.公司员工上班应仪容整洁,办公区域注意文明礼貌用语的使用;电话通话要简明扼要,公司员工接听电话一律使用规范用语:
“您好,兰州长信机电制造有限责任公司”。
5.保持办公环境的安静,禁止在办公区内喧哗、嬉闹;不能擅自带外来人员进入办公场所。
6.自觉维护社会公德,执行保密规定,爱护公共财产,勤俭节约,做好安全防火和卫生工作。
第一部分员工日常行为规范
第一条、总则
公司每位员工的行为、仪表都代表和反映公司的企业理念,风格和形象。
为规范公司员工行为,维护企业形象,特制定本规范,员工必须以身作则,自觉遵循。
第二条、仪容仪表
1、着装:
衣着整洁合适得体,协调大方;
2、头发:
男士不蓄长发和胡须;
3、化妆:
女士化妆淡雅洁净,切忌浓妆艳抹;
第三条、行为
1、坐姿:
应保持上身挺直,把双腿平行放好。
要移动椅子的位置时,应先把椅子放在应放的地方,然后再坐,离开坐席时应把椅子放回原来的位置,并摆放整齐。
2、公司内与同事相遇应相互问候礼或点头行礼表示致意。
3、言谈:
a)在公司内任何场所谈话以使对方听清楚并且不影响他人工作为宜。
b)员工之间相互尊重,忌相互辱骂、指责。
4、当上级站立对下级谈话或布置工作时,下级应以同样姿势进行。
5、上下级沟通或布置工作时,应给予对方充分的表达机会。
第四条、办公位
1、桌面只可以摆放电话、电脑设备、笔筒、水杯等物品;待处理文件和已处理文件不能散放于桌面,要及时存放在文件架内,所有桌面用品要摆放有序,整齐美观。
2、长时间离开办公席,桌面不得有书籍、稿纸和文件等。
3、重要文件、资料要随时存放,注意保密工作。
第五条、电话
1、接听电话首先以“您好,兰州长信机电制造有限责任公司!
”来问候。
电话结束时礼貌道别,待对方切断电话,自己再放话筒。
2、电话简明扼要,严禁在电话中聊天。
3、对不知名的电话,自己不能处理时,可坦白告诉对方,并马上将电话交给能够处理的人。
在转交前,应先把对方所谈内容简明扼要告诉接收人。
4、通话时声音以保证对方听清楚而不影响周围人办公为宜。
第六条、接待
1、公司来访客人,不论级别、地位的高低,都应礼貌待之。
工作人员应主动接待、电话联络或口头通知被访人员,并将来客礼貌相让至指定地点等候。
2、在接待来访客人时,应主动热情,不怠慢。
在与客人交谈时言谈举止要落落大方。
3、在公司负责人向来访客人介绍公司情况及在座员工时,该员工应起立以示问候。
4、不得与客人交谈公司机密和与本职工作无关的事情。
第七条、环境卫生
1、员工应自觉维护公司公共卫生,不得随地吐痰,不地得乱扔果皮、纸屑。
2、员工应每天打扫所在区域卫生,保持办公用品及区域环境。
3、员工办公桌上不得摆放化妆品、食品等与工作无关的物品。
4、员工入厕后,应将马桶冲刷干净,手纸入篓,严禁向洗手池内倾倒茶叶等杂物,以免堵塞下水道。
5、员工应爱护公司摆设的花卉及绿色植物,不得向其倾倒茶叶及杂物等。
第八条、安全
1、员工下班后,应将桌面收拾干净,物品放入抽屉内,并锁好。
2、下班后,关掉电脑、复印机及其它办公设施,切断电源。
3、下班后,关掉办公室内照明设施及空调设备,切断电源。
4、下班后,检查办公室门窗是否锁好。
5、员工应具有安保、防火、防盗的意识。
第八条、其它规定
以下行为是公司内严厉禁止行为:
1、工作时间内睡觉、聊天、吃零食、化妆或吵闹。
2、语言粗俗,带有攻击或侮辱性质。
3、下班离开公司前未关所负责的窗户,未关复印机、电脑、照明、空调等设备。
4、在公司车间危险区域内吸烟。
5、损坏公司财物,浪费各种办公用品等。
6、衣帽不整。
7、满身酒气。
8、工作期间打扑克、打电脑/手机游戏、上网聊天等。
9、报刊放置办公区或阅读非专业类报刊。
10、严禁长期用办公电话、手机聊天。
11、对其他员工说长道短,说他人隐私。
12、严禁商务信息、受控文件、资料外传。
13、严禁利用公司资源,从事公司产品、技术、业务,并从中私人获取酬金或非公司产品推销、中介等各项活动。
第二部分会议管理制度
主持者应做好会议总结汇报及时以书面形式上报公司主管领导。
3.2所有与会人员须准时参加会议,并做好必要的发言准备,遵守会议纪律,无特殊原因不能迟到、请假、随意离开,违反者按公司有关规定处罚。
3.3凡需要参加外部相关培训或会议者,须由部门经理提前申请,经总经理批准后参加,会后书面提交简要会议报告
.本规定由公司办公室负责解释,以前若有与本制度抵触者,以本制度为准。
.本规定在下发之日起生效。
第三部分 复印管理制度
1、公司的复印机、打印机、传真机主要用于复印公司的各种资料、简报、报表、文件等,由人力资源部指派前台统一管理管理和操作,其他人员不得随意操作复印机或相关设备。
2、公司各部门、人员由于工作需要进行打印、复印,收发传真时应交由前台统一操作。
3、公司各部门、人员进行打印、复印时需完整填写《打印复印申请表》。
打印、复印50张以上经部门负责人审核后报人力资源部签批后方可复印。
4、复印机管理员对复印情况(纸张用量、收入金额等)进行月结,每月3日报给部长。
5、复印机管理员应按操作程序复印,发现复印机、打印机、传真机有故障时,应及时清除,清除不了的故障应及时报告人力资源部指定人员负责联系维修。
6、几涉密文件的复印,须经中心主要领导签批,由综合科专人负责监督复印,传阅后及时收回并按规定处理,严防泄密事件发生。
7、复印机管理员应认真遵守有关法律法规和公司的相关规定,不得复印违法内容,不得弄虚作假,不得泄露涉密文件内容,否则责任自负。
8、公司员工因私复印,需经分管领导同意,并按成本价收费。
未经允许,复印机管理员不得擅自复印。
9、复印机管理员下班后须关闭复印机并切断电源,防止发生故障。
本规定由办公室负责解释,以前如有与本制度相抵触者,
以本制度为准。
本规定自下发之日起生效。
第四部分计算机使用管理制度
1、目的
为了规范公司计算机使用及操作,以确保整个电脑系统的正常运转。
2、范围
本规定使用范围为西安精进测控设备有限公司的计算机管理。
3、电脑使用规范
3.1、员工所配置的电脑是为工作使用,行政部根据员工岗位需要予以配置,由行政部统一填写《办公用品采购申请单》后统一配置。
在人员离职或调动时列入移交范围。
本人所负责的电脑应妥善保管,如发生电脑的人为损坏,将照价赔偿;如果发生电脑遗失,将照价赔偿。
3.2、在使用电脑的过程中,如有任何软硬件故障,请及时通知行政部,由行政部安排相关管理人员予以处理,严禁个人私自安装拆卸计算机软硬件配置。
3.3、如电脑需要增删配件或维修,需书面申请行政部予以维修,严禁私自拆装电脑设备及网络设备或更改电脑配置文件。
如有违反,需按所拆装零件的市场价进行赔偿。
3.4、员工所配置的电脑是工作使用,在任何时候均不允许利用电脑系统玩游戏。
3.5、为维护公司机密,所有的电脑均需设置屏幕保护程序,并设置密码,且启动屏幕保护程序的时候应小于15分钟。
3.8、所有用户只能登录至本人电脑,如需使用他人的电脑,应事先向行政部申请,获得批准后方可使用。
4、邮件使用规范
4.1、公司为员工设置的电子邮件,主要用于联络工作,原则上不允许用于工作之外的用途。
更不允许:
A、在工作时间传播与工作无关的原件;B、传播违反社会道德及国家法规的邮件;C、故意传播电脑病毒。
如有违反,并视情况追究当事人相关责任。
5、机房管理
5.1任何人员不得随意进出机房,因工作需要必须网络管理员同意。
5.2机房门钥匙由系统管理员保管,保持机房卫生整洁、通风。
6、本规定由公司人力资源部负责解释,以前若有与本制度抵触者,以本制度为准。
7、本规定自下发之日起生效。
第五部分 档案管理制度
第一章总则
第一条目的
为加强公司员工档案管理工作,使档案管理制度化,有效保护和利用档案,明确档案的查/调阅流程,维护公司合法权益,特制定本制度。
第二条定义
档案:
指过去和现在的,公司各级部门及职员从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的有存档价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑存盘、声像、胶卷、荣誉实物、资质证书等不同形式的历史记录。
第三条原则
1.公司及其各部门、职员有保管档案的义务。
2.档案工作由公司行政部统一领导,档案管理员负责档案的接收,收集、整理、立卷、和调查/调阅工作。
3.归档的文件资料必须按一定分类原则(如部门、密级、年度)建档。
4.公司各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的文件资料,都需按照本制度的规定分别建档、归档。
5.公司各部门制定专人负责档案管理工作。
6.公司各部门制定人员应保证所送交归档文件资料的系统性和完整性(文件资料的各种附件一律不准抽存)。
7.工作变动或因离职时将经办的文件资料向接办人员交代清楚,不得擅自带走后销毁。
第二章职责
第四条公司各部门均应制定人员负责文件资料的收集整理,并保持相对稳定。
一但
人员有所变化,应及时(不超过三个工作日)通知行政部,以方便工作联络。
第五条专(兼)职档案管理人员的职责:
1.了解本公司(部门)的工作业务,掌握本公司(部门)文件资料的归档管理,收集管理本公司(部门)的文件资料。
2.认真执行平时归档制度,对本公司(部门)的文件资料及时收集归档。
3.部门兼职档案管理人员应在每季度第一月十个工作日前将上一季度的文件资料整理成册,并向档案室办好交接手续。
4.严格归档文件资料的借阅登记手续。
第三章归档范围
第六条涉及日常行政工作
1.重要的会议资料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报及会议记录等。
2.上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、条例、规定及计划等。
3.本公司对外的正式发文及与有关单位往来的文件资料。
4.反映主要职能活动的报告及总结。
5.各种工作计划、统计报表及简报。
6.本公司干部任免的文件资料以及关于职工奖励、处分的文件资料。
7.本公司的历史沿革,大事记及反应本公司重要活动的简报刊、照片、录音及录像等。
第七条涉及专项工作
1.本公司与有关单位签订的合同、协议书等。
2.技术性文件资料:
独特技术性的操作标准,与他人技术合作或者他人技术指导资料,产品开发、改进或测试资料,国外现场实习报告及其他技术上具有归档价值的资料。
3.业务性文件资料:
销售成本资料,市场情报,国外业务考察报告及其业务上具备归档价值的文件资料。
4.证券文件资料:
法人信息、股东资料
5.人事文件资料:
员工薪资、员工信息、培训资料
第八条其他经部门经理(以上)认为有必要列入档案管理的一切文件资料。
第四章操作标准
第九条作业要求
1.平时归档
(1)建立、健全平时归档制度。
对处理完毕或批存的文件资料,由专(兼)职档案管理人员统一进行管理。
(2)承办人员应及时将办理完毕或经部门经理?
(以上)批存的文件资料,收集齐全,加以整理,送交本公司(部门)专(兼)职档案管理人员归档。
(3)专(兼)职档案管理人员应及时将需要归档的文件资料按分类原则进行分档、归档。
2.建档要求
(1)遵循文件资料的形成规律和特点,保持文件资料之间的有机联系,区别不同的级别,以便保管和使用。
(2)归档的文件资料的份数及每份书面文件资料的页数信息均应登记齐全完整、准确无误。
3.保持期限
(1)保存期限分为四个级别,包括:
永久保存、10年保存、5年保存及1年保持。
、
(2)永久保存:
①公司章程;
②股东名薄;
③公司规程及作业制度;
④董事会及股东会议记录
⑤财务报表;
⑥政府机关核准文件;
⑦不动产所有权证书及其他债权凭证;
⑧工程设计图;
⑨其他经核准须永久保存的文件资料;
(3)10年保存
①预算、决算书等;
②会记凭证;
③经营计划;
④其他经核定需保存10年的文件资料
(4)5年保持
①期满和解除的合约;
②其他经核定须保存5年的文件资料
(5)1年保存:
无长期保持必要者
第十条作业流程
1.点收
(1)部门兼职档案管理收集整理好本部门需归档文件资料后,填写好《档案交接清单》中的相关栏位,随同文件资料一并交档案室。
(2)档案管理员应认真查对文件资料的名目及数量同《档案交接清单》是否一致、完整;如有缺少或不符者,应立即指明,并补全撤换。
2.分类
(1)文件资料应按年,依部门别分类
(2)保密级别(从高到低)
①A类(绝密):
具有专利性、独特技术性的及特定列管的绝密文件资料。
②B类(机密):
凡关系重大,足以影响本公司权益的机密文件。
③C类(普通):
公开范围有一定限制的普通文件资料。
④D类(公开):
可在公司内外完全信息共享的公开文件资料,但不包括书刊杂志(另编写《书刊杂志管理制度》对书刊杂志加以管理)
3.整理
(1)同一类文档装订一档夹。
(2)文件资料如有皱折、破损、参差不齐等情形,应先整补,裁剪折叠,使其整齐划一。
4.归档
(1)每一档夹封面内页应有“目录表”,文件归档时依序编号,登记;并以一档一“目次”编号为原则。
(2)视实际需要使用“见出纸”注明目次编号,以便查阅。
(3)档夹的背脊应标明档夹内所包含文件资料的名称及编号,以便查阅。
5.查/调档
(1)查/调阅程序
①本公司职员因工作需要查/调阅文件资料时,应填具《查/调档申请单》,依所需文件资料的级别经主管核决(详见《查/调档复核决单》)后向档案管理人员办理查/调档。
②档案管理人员按《查/调档申请单》经核查无误后办理查/调档,并在《查/调档申请单》上注明办理日期。
③如属调档,归还文档时,档案管理人员核查无误后在《查/调档申请单》上注明归还日期,档案即行归入档夹。
④《查/调档申请单》由档案管理人员留存备查。
(2)查/调档管理
①《查/调档申请单》以一单一案为原则。
②查/调档复审核决权限
查/调档复审核决权限表
类别
权限
部门经理
副总经理
行政人事经理
总经理
A类
查档
○
○
◎
调档
○
○
○
◎
B类
查档
○
◎
调档
○
○
◎
C类
查档
◎
调档
○
◎
D类
查档
/
/
/
/
调档
/
/
/
/
注:
○复审;◎核决
③调阅时间最长以14个工作日为限:
A类2天;B类3天;C类7天;D类14天。
如遇节假日,顺延至第一个工作日。
如有特殊情形欲延长调阅期限时,应按查/调档程序重新办理。
④调档人员应爱惜被调阅文档,不得私自复制、抽取、调换、涂改、污损、划线等,更不能随意乱放,以免遗失。
如有发生,按公司相关规程处理。
⑤调档人员应于规定期限内归还被调阅文档。
期间不得私自授予其他人员使用。
如有发生,按公司相关规程处理。
6.清理
(1)每年年度交替时,依第四章第九条第3款的规定清理一次,已届保存期限者,可予以销毁。
销毁前应造册呈总经理审核,并于目次表的备注栏内注明销毁日期。
(2)保管期限届满的文件资料中,经核定仍有保存、参考价值,应于目次表上备注栏内注明“续存”字样。
第五章处罚
第十一条有下列行为之一,根据情节轻重,给予50-500元扣薪处理;如构成犯罪依法追究刑事职责:
1.复制、抽取、调换、污损;
2.擅自向外界提供、抄摘;
3.涂改、伪造或遗失。
第六章附则
本制度经总经理批准后公布实施,修正时亦同。
查/调档申请单
申请部门:
年月日
查调档案內容
档案编号
档案内容
档案密级
□A类□B类□C类□D类
查/调件数及页数
查/调性质
□原文借出(需填借出栏)□复印带出
用途
(请详细填写)
借出时间
月日时分
归还时间
月日时分
公司领导
档案管理部门
申请部门
总经理
行政人事经理
部门经理
档案管理员
部门经理
申
申请人
说明:
1.须查/调档案的申请人,请在档案保管部门领取并详细填写《查/调档案申请单》,呈送该部门经理审核,方可送档案保管部门以查/调所需文件;
2.申请表的签核流程按照对应《查/调档复审核决权限表》实施。
第六部分印章(鉴)管理制度
1.目的:
加强印章(鉴)管理,规范印章(鉴)使用,规避印章(鉴)在市场经营活动中的风险和损失。
2.范围:
所有经营管理活动,全体员工。
3.管理:
3.1公司所有印(鉴)章必须由专职安全管理和按规定使用。
明细如下:
序号
印鉴名称
印鉴管理者
备注
1
公司公章
人力资源部
2
总裁手签章/方章
总经理
3
财务专用章
财务总监
4
合同专用章
总经理
3.2公司印(鉴)章的使用一律由公司统一管理,如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责并连带相关经济和法律责任;
3.2.1公司重大的协议和决策意向、合同、合作协议、公司的担保、重要人事的任免等文件均由主管部门经理申请并报总经理审核后方可盖章;
3.2.2公司非计划内业务用章,须报总经理审核后方可盖章;
3.2.3对于公司技术项目的鉴定,研发项目的合同事宜须盖章时,须经公司主管技术总监以书面形式汇报并经总经理同意后方可盖章;
3.2.5各部门正常业务范围须履行印鉴手续的,须经主管副总经理明确批示意见方可盖章;
3.2.6属于部门内日常业务需用章时,必须计划在先,经得公司主管副总签署意见后由印章(鉴)管理人员盖章;
3.2.7属于财务部门正常的报表及业务处理时,须经公司财务总监明确批示意见(或须经财务授权经理批准)后方可盖章;
3.2.8一般公司内部正常对外联系,介绍信和公司内部正常行政、人事、等业务须经主管副总批准后方可盖章;
3.2.9印章(鉴)管理人员除总经理明确说明和批示意见外,任何须盖章(鉴)事由须有严格规范的申请程序和表格,否则,印鉴管理人员有权不予办理。
3.3公司所有需要盖印鉴必须签写《用印申请表》(见附表一),已备追溯查询、存档并落实到行政部归档。
3.4公司不允许开具空白介绍信、证明,如因工作需要或其它特殊情况确须开具时,必须经总经理签字批条后方可开出,持空白介绍信外出工作回来时向公司汇报其介绍信用途,未使用的须交回。
3.5所用公司文件材料盖章后出现的意外情况由最高批准人负责。
3.6公司印章在丢失、损毁、被盗的情况时,各管理者应迅速向总经理递交说明原因的报告书。
同时,总经理根据情况做出及时处理。
3.7印章使用人和专项管理人员必须随时待盖章材料及文件,文书一并呈报审批人和印章(鉴)盖章人员,印章(鉴)管理人员必须严格控制用印范围和仔细检查用印申请是否有批准人员的明确意见。
否则,责任由印鉴管理人员和使用人员共同承担。
4.本制度由公司办公室负责解释。
如有和本制度抵触者以本制度为准。
5.本制度自下发之日起执行。
附表一:
第七部分环境卫生清扫制度
环境卫生工作是公司对外形象宣传和个人身心健康的综合体现。
因此,卫生工作是不容忽视的关键性工作。
现规定如下制度,望公司各级员工自觉遵照执行。
1.任务分配:
1.1公共环境卫生为办公区域及生产区域;
1.2每日上班后由各办公室员工分工打扫各自所属办公室的环境卫生,每周一至周六根据值日表安排打扫走廊、卫生间及公共区域卫生;
1.3人力资源部负责公司办公区域及生产区域卫生检查管理工作
2.清洁、保洁要求
2.1公司各部门在搞好各自办公室卫生的同时,有维护和确保公共环境卫生工作的责任和义务;
2.2值日人员必须保证无垃圾和杂物堆放,每天用拖把等工具彻底打扫清洁卫生;
2.3各部门内卫生要保持桌面、门窗整洁、干净、墙壁无灰尘等;
2.4要求:
地面无杂物、窗台干净无灰尘、卫生间地面无积水、干净整洁;
2.5垃圾及时清理,保证无异味;
2.6爱护公物、、节约各个清洁用品,不得随意浪费;
2.7人力资源部将不定期检查各区域卫生打扫情况。
3.本制度自下发之日起执行。
第八部分 公文管理规定
1. 目的
为加强公司文件管理,做好公文处理工作,使之规范化、制度化,根据有关规定,结合本公司实际,特制定本管理规定。
2.公文发文流程:
拟稿、核稿、签发、编号、打印、盖章、分发。
发文的处理:
1) 拟稿:
按照各部门谁主管,谁拟办的原则。
涉及两个部门以上会稿的,由主办部门牵头拟办,有关部门协办。
稿件需填写公司统一的发文稿纸作面页,按规定要求拟稿。
2) 核稿:
由部门经理初核,在面页上签名并签署日期;送人力资源部审核,从公文规格、内容上把关。
3) 签发:
以公司名义对外的发文,由公司总经理签发。
4) 编号:
由综合部统一登记、编号、计算份数等。
5) 打印:
拟办部门打印完毕,拟稿人校对并在页面上签名。
6) 盖章:
由综合部办理有关盖章手续。
7) 分发:
由综合部助理统一分发,原稿与正文1份(原件)存档。
3. 收文流程:
拆封、登记、拟办、呈阅及呈批、交办、办结。
收文的处理
1) 、拆封:
当天的来文当天拆封。
收文单位署名公司的,由综合部拆封;署名有关部门的,由部门拆封;由政府部门所发的文件,由综合部拆封存档并复印给相关部门。
2)、 登记:
凡明确是公司收文的,不论以何种形式收到,都统一由综合部登记、编号。
各部门收到的由部门登记、编号。
3)、 拟办:
综合部根据公文内容、性质提出拟办意见。
4) 呈阅、呈批:
根据拟办意见,由综合部助理呈送公司领导批示或分送有关部门办理。
5) 、交办:
根据公司领导的批示传递到承办部门。
紧急公文,文书人员应提出办理时限,加强督促催办。
6) 、办结:
经办理的文件要注明办理结果和日期,然后存档。
第九部分节约能源管理制度
一、节约用水
1.杜绝细水长流。
自觉养成节约用水、随手关水的良好习惯。
加强用水设
备的日常检查维护和管理,发现问题及时与园区物业管理部门联系处理。
2.积极采取措施,创造条件,倡导水资源的二次利用和循环使用。
二、节约用电
1.杜绝长明灯、白昼灯。
办公室、实验室都要做到晴天时不开灯,人少时少开灯,人走时随手关灯;调整各处室办公桌位置,尽量采用自然光,少开照明灯;会议室、活动室、卫生间、走廊等公
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